Toplantı Tarihi: 27/01/2010 TS EN ISO 9001 : 2000 KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ TOPLANTI TUTANAĞI 1/16 TOPLANTI GÜNDEMĠ VE GÖZDEN GEÇĠRĠLEN KONULAR 1. Önceki Yönetimin Gözden Geçirmesinden devam eden etkinlikler, 2. 2009 yılı KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik sonuçlarının görüģülmesi, 3. MüĢteri memnuniyeti ve müģteri geri beslemesi sonuçları, 4. Birimlerin 2009 yılı hedeflerinin değerlendirilmesi, 5. Birimlerin 2009 yılı performans değerleri (proses ölçüm sonuçları), 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi, 7. Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin gerçekleģmeleri, 8. 2010 Hedeflerinin görüģülmesi, 9. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler ve iyileģtirme için öneriler. 1. Önceki Yönetimin Gözden geçirilmesinde alınan kararlar çerçevesinde gerçekleģtirilen etkinlikler; 1. 2009 yılı ilk altı ayı içersinde birimlerde yapılan anketler sonucuna göre memnuniyet derecesi % 70 in altında kalan birimlerden iyileģtirme önerileri istenmiģtir. 2. 2009 yılında yeni kayıt yaptıran öğrencilere kayıt günlerinde Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı koordinatörlüğünde yapılan Oryantasyon eğitiminde ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili bilgilendirme yapılmıģtır. 3. Bütün birimlerin ana ve alt proseslerinde uygunsuzlukla ilgili Formların (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) etkin olarak uygulanmaları konusunda yapılan toplantılarda bilgilendirme yapılmıģtır. 4. Y2009 yılı ilk altı ayı sonunda yapılan değerlendirmelerde performansı en yüksek çıkan Fen Bilimleri Enstitüsü Ayın birimi seçilmiģtir.
2. Birimlerin 2009 Yılı Kalite Hedeflerinin GerçekleĢmelerinin Değerlendirilmesi; 2/16 Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığı birimler tarafından 2009 yılında ulaģılan ve performans ölçümü yapılmıģ bulunan kalite hedefleri tablosu aģağıda verilmiģtir. Sıra No Ana/Alt Prosesler Ana Proses Performansı (Kalite Hedefi) % Yapılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet 1 Genel Sekreterlik 100-2 Hukuk MüĢavirliği 50-3 Personel Dai.BĢk. 83-4 Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk. 84-5 Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk. 100-6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 100-7 Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. 100-8 Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk. 100-9 Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk. 100-10 Strateji Gel.Dai.BĢk. 97-11 Basın ġube Müdürlüğü 100-12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 100-13 Basımevi Müdürlüğü 100-14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 100-15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 100-16 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. 100-17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 100-18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 100-19 Sosyal Bilimler Enstitüsü 100-20 Fen Bilimleri Enst.Md. 100-21 Mühendislik Fak.Dek. 94-22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 100-23 Teknik Eğitim Fakültesi 100-24 Ġlahiyat Fakültesi 100-25 Eğitim Fakültesi 100-26 Fen Edebiyat Fakültesi 100-27 Güzel Sanatlar Fakültesi 100-28 Sağlık Yüksek Okulu 97-29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 100-30 Devlet Koservatuvarı 99-31 Sakarya M.Y.O. 86-32 Hendek M.Y.O. 100-33 Akyazı M.Y.O. 100-34 Sapanca M.Y.O. 95 4 35 Geyve M.Y.O. 98-36 Adapazarı M.Y.O. 93-37 Pamukova M.Y.O. 100-38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 77-39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 99-40 Karasu M.Y.O. 96-41 Ferizli M.Y.O. 100-42 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 100-43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 100-44 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı 100 - Kalite Yönetim Sistemi Kalite Hedefleri GerçekleĢme Performansı (%) %94 4
3/16 Birimlerin 2009 değerlendirmesinde hedef gerçekleģmesi genel ortalaması % 94 dür. 3. KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik Planı doğrultusunda gerçekleģtirilen KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkikleri sonucunda meydana çıkan uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler: S.NO 01 02 03 04 05 06 07 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM GENEL SEKRETERLĠK HUKUK MÜġAVĠRLĠĞĠ SĠVĠL SAVUNMA UZMANLIĞI BASIN ġube MÜDÜRLÜĞÜ HALKLA ĠLĠġK. ġube MÜDÜRLÜĞÜ KORUMA VE GÜVENLĠK ġube MÜDÜRLÜĞÜ BASIMEVĠ MÜDÜRLÜĞÜ UYGUNSUZLUKLAR 3 UYGUNSUZLUK; 1. Prosesin haricinde diğer dokümanların güncel hale getirilmediği, 2. Dokümanların belirlenmesi, ulaģılabilirliği ve muhafazası prosedürüne göre eksiklikler arz ettiği, 3. Gözden geçirme ve gerektiğinde revizyonların yapılmadığı tespit edilmiģtir. 1 UYGUNSUZLUK; 1. Dokümanların kontrolü prosedürüne göre, Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü prosesinin kontrollü kopyaları dosyada bulunmamaktadır. TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Reyhan YILDIRIM 1. Birim personelinin Kalite Yönetim Sistemi eğitimlerine katılımlarının sağlanması sistemin iģleyiģine ve çalıģanlara katkı sağlayacaktır. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, Cevriye ÇAKAR KURT 1. Birimin müģterisi olmadığından anket ve öneri istek uygulaması yoktur. 2. Birim dokümanlarının revizyon ve güncellemeleri yapılmıģ fakat Doküman ve ArĢiv Saklama listesinini içeriği eksik bırakılmıģtır. 3. Birimin dosyalama sistemi örnek teģkil edecek Ģekildedir. Tetkikçiler: AyĢen AKBABA, ġuayip KAHYA 1. KYS ne ait kullanılacak dokümanlar belirlenmeli, kayıtları yapılıp güncel hale getirilmeli, 2. Kayıt altına alınan ve kullanılacak dokümanlarda iģlerlik ve ulaģılabilirlik sağlanmalı Tetkikçiler: Vildan YÜZDAĞ, ġuayip KAHYA 1. Proses güncellemesi yapılması (evrak akıģı sorgulaması, kullanılan destek form numaralarının belirtilmesi ve kaynak olarak mevzuat ilave edilmesi) ve iyileģtirmelerin kayıt altına alınması önerilmektedir. 2. Personelin KYS eğitimi alması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Ahmet G. KILIÇARSLAN Tetkikçiler: ġeref AKER, Efrahim FINDIK 1. Doküman ve ArĢiv Saklama Listesindeki DÜġÜNCELER bölümüne gerekli bilgilerin girilmesi gerekmektedir. 2. 00.00.FR.21 numaralı forma uygunsuzlukların etkin olarak iģlenmesi önerisinde bulunulmuģtur. Tetkikçiler: Emin SOYLU, Yılmaz TOÇOĞLU 1. 30.03.2009 tarihinde yapılan afiģ basım talebinin 1 nolu talimat doğrultusunda yapıldığı gözlemlenmiģtir. 2. 13.02.2009 tarih ve 405 nolu yazı ekinde gelen SBE Akademik inceleme dergisinin basımının 2 nolu talimat doğrultusunda yapıldığı gözlemlenmiģtir. 3. Matematik Temelleri ile sonlu elemanlar yöntemine giriģ kitabının 3 nolu talimat doğrultusunda yapıldığı gözlemlenmiģtir. 4. ġubat 2009 ayına ait 36 adet iģin 4 nolu talimat doğrultusunda takibinin yapıldığı gözlemlenmiģtir. 5. Öneri ve Ġsteklerin değerlendirilmesi neticesinde yayın kapak kalitesinin arttırıldığı gözlemlenmiģtir. 6. Doküman ve ArĢiv Saklama Listesin revizyonunun uygulanmadığı gözlemlenmiģ ve düzeltilmesi sağlanmıģtır.
S.NO 08 09 10 11 12 13 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM PERSONEL DAĠRESĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRESĠ ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRESĠ BĠLGĠ ĠġLEM DAĠRESĠ KÜTÜPHANE VE DOK. DAĠRESĠ SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAĠRESĠ UYGUNSUZLUKLAR TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ 4/16 Tetkikçiler: Emin SOYLU, Mesut OKTAY 1. Akademik Tayin ġube Müdürlüğünde gelen evraklar gelen evrak defterinde değil, bilgisayar ortamında tutulmaktadır. 2. Ġdari Tayin ġube Müdürlüğü dosyasında bululan dokümanların güncellemeleri eksik yapılmıģ, (doküman gözden geçirme, doküman değiģiklik formları), gelen-giden evrak defterlerinde daksil kullanımının fazlalığı göze çarpmıģ kendilerine daksil kullanılmaması konusunda bilgilendirme yapılmıģtır. 3. Hizmet içi Eğitim ġube Müdürlüğünde 03.02.2005 yılında iptal edilen TL 02 baģka adla kullanılmaya devam edildiği görülmüģ kendileri uyarılmıģtır. 4. Özlük Hakları ġube Müdürlüğünde Doküman güncellemelerinin eskileri takip bakımından bulunmadığı gözlenmiģtir. 5. Sicil ġube Müdürlüğünde Gelen-giden evrak defterlerinin kullanımı, düzeni ve güncellemelerinin takibinin yapılmıģ olmasından dolayı teģekkür edilmiģtir. 6. Daire BaĢkanlığına bağlı tüm birimlerin görev tanımları eksiksiz yerine getirilmiģ, ayrıca personel görevleri konusunda her türlü donanımı sağlanmıģ, konularına hakim oldukları görülmüģ, birim içi toplantılarının ve takiplerin yapıldığı görülmüģtür. 7. Tüm birimlere örnek olacak Ģekilde etkileģim Ģemaları hazırlanmıģtır. Tetkikçiler: Gökçe BÜYÜKġENGÜR, ġaban CENGĠZ Kalite dokümantasyon ve iletiģim çalıģmaları örnek teģkil edecek düzeyde yürütüldüğü görülmüģtür. Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Cemile YUSUFOĞLU 1. Birim çalıģanlarının Kalite Yönetim Sistemini benimseyip bu konuda gayretle çalıģtıkları gözlemlenmiģtir. 2. Gelen-Giden Evrak defterlerinde (Genel Evrak ġube Müdürlüğü hariç) dosya dağıtım sütunu daha etkin olabilir. 3. Yapılan revizyonlarda gözden kaçan kaçak hataların biraz daha dikkatle giderilmesi mümkündür. (proses planında olduğu halde Hedef-Anket Bildirim Formunda bulunmayan hedeflerin yıllık ölçülmesi ifadesi ve hedef belirlenmemiģ olmasına rağmen hedef gerçekleģme yüzdesi ifadesinin bulunması) Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Ahmet G. KILIÇARSLAN 1. Revize edilen Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Prosesi 3 Ģube müdürlüğü alt prosesi olarak belirlenmiģ, bununla ilgili olarak Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı El Kitabı hazırlanarak tüm çalıģan personele tebliğ edilmiģtir. 2. SAÜ Kalite El Kitabında 11.3 Tasarım ve GeliĢtirme maddesinin alt açılımı olan maddelerin Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığınca değil BAUM tarafından yürütüldüğü belirtilerek KEK in yeniden revize edilmesi gerekliliği ortaya çıkmıģtır. Tetkikçiler: Zuhal KARAGÜLLE, Metin GÜNGÖR 1. Birim gündemli toplantıların düzenli olarak yapıldığı, kayıt altına alındığı ve tüm personelin katılımının sağlandığı gözlenmiģtir. 2. ÇalıĢmaların daha sağlıklı Ģekilde yürütülebilmesi için ilave mekanlara ihtiyaç duyulduğu ve mevcut binada havalandırma sisteminin yetersiz olduğu ve kullanıcıların bu konuda memnuniyetsizliklerinin dile getirildiği gözlemlenmiģtir. 3. KYS nin tüm çalıģanlar tarafından özümsendiği ve müģteri memnuniyeti için yapılabilecek iyileģtirme tekliflerinin bizzat çalıģanlar tarafından getirildiği görülmüģtür. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Mesut OKTAY 1. BaĢkanlık destek formlarının talimat Ģeklinde ve yasal mevzuatlarla desteklenerek hazırlandığı, anket sonuçları ve öneri istek ve memnuniyet formlarının açıldığı, birim içi toplantılar yapılarak kayıt altına alındığı görülmüģtür. 2. Birim arģiv çalıģmalarının yeterliliği görülmüģtür. 3. Prosesler ve proses planları arasındaki etkileģimin
S.NO TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM UYGUNSUZLUKLAR TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ iyileģtirilmesi önerilmiģtir. 5/16 14 15 16 17 18 YAPI ĠġLERĠ VE TEKNĠK DAĠRESĠ STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRESĠ BAġK. DÖNER SERMAYE ĠġLETMESĠ MÜD. SOSYAL BĠLĠMLER ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ FEN BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ 1 UYGUNSUZLUK; 1. Dokümanların kontrolü ve gözden geçilmeleri yapılmamıģ. (Doküman Gözden Geçirme Formu, Güncel Doküman Listesi, Doküman ve ArĢiv Saklama Listesi) Tetkikçiler: Melek TÜREL, Derya DEĞER Tetkikçiler : Zuhal KARAGÜLLE, Metin GÜNGÖR 1. Birim gündemli toplantıların düzenli olarak yapıldığı, kayıt altına alındığı ve tüm personelin katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 2. Az sayıda personel ile çok çeģitli iģin baģarı ile yürütüldüğü gözlemlenmiģtir. Özellikle sistem tasarımı konusunda deneyimli personelin bulundurulması Kalite Yönetim Sistemi çalıģmalarına olumlu etki sağlayacağı ve tüm üniversiteye danıģmanlık hizmetinin daha sağlıklı verilebileceği görüģündeyiz 3. Kalite Yönetim Sisteminin tüm çalıģanlar tarafından benimsendiği görülmüģtür. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Reyhan YILDIRIM 1. Birimde izlenebilirlik, kayıtların kontrolü ve muhafazası konusuna özen gösterilmektedir. Gelen-giden evrak defterleri, arģivlik malzemenin saklanması ve dosyalama konusuna önem verildiği gözlemlenmiģtir. Gelen-Giden- Zimmet Defterlerinin yıl sonu kapatılımının yapılması, arģivlik malzemenin sağlıklı saklanması için çelik dolaplar alınması ve arģiv saklama planının güncellenmesi ve arģiv giriģinde arģiv yerleģim planı oluģturulması konusunda önerilerde bulunulmuģtur. 2. Hizmet ve etkinliklerin yerine getirilmesi esnasında personelin mevzuatları sık sık elektronik ortamdan takip ettikleri ve geliģmeleri izledikleri, gündemli toplantılarda birim sorumlusunun personeli sürekli bilgilendirdiği ve hizmetiçi eğitimlere personelin sürekli katıldığı gözlemlenmiģtir. 3. Görev tanımlarının gözden geçirilip ayrıntılandırılarak güncelleģtirilmesi önerilmiģtir. 4. Tüm çalıģan personelin KYS hakkında bilgi sahibi olduğu, iyileģtirmelere katıldıkları gözlemlenmiģ, birim hedeflerinin hedef takip çizelgeleri ile personel tarafından takip edildiği gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Recep ECE, Mustafa BAYCU 1. Kalite ile ilgili iģlemlerin titizlikle yapılmaya çalıģıldığı, arģiv çalıģmalarının yapıldığı, defter kayıtlarının yazı iģleri tarafından takip edildiği görülmüģtür. 2. Güncel Doküman ve Gözden Geçirme iģlemlerinin kayıtlarının birimlerde ayrı ayrı sekreterlikte bir arada gösterilmesi önerilmiģtir. 3. Uygunsuzluk kayıtları yapılmaktadır. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, Ahmet G. KILIġARSLAN 1. Birim toplantıları yapılmıģ, bu toplantılarda KYS tarafından alınan kararların personelle paylaģımı ve onların bu toplantılarda KYS dokümanları hakkında bilgilendirilmesi ve sunum yapmaları uygun olacaktır. 2. Doküman ve ArĢiv Saklama Listesinde belirlenen dokümanların (birim arģivinde ne kadar süre kalacağının) yönetmelikte belirlenen sürenin yazılması uygun olacaktır. 3. Yapılan DÖF lerin birer fotokopisinin alt proseslerde de saklanması takibi açısından daha uygun olacaktır. Birim arģivi düzenlemesi uygun olmuģ, arģiv malzemelerini takip amaçlı defterin tutulmasının uygun olacağı önerilmiģtir.
S.NO 19 20 21 22 23 24 25 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM MÜHENDĠSLĠK FAKÜLTESĠ Ġ.Ġ.B.F. ĠLAHĠYAT FAKÜLTESĠ GÜZEL SANATLAR FAK. TEKNĠK EĞĠTĠM FAK. FEN-EDEBĠYAT FAKÜLTESĠ EĞĠTĠM FAKÜLTESĠ UYGUNSUZLUKLAR 1 UYGUNSUZLUK 1. Dokümanların güncellenmesi yapılmamıģtır. 1 UYGUNSUZLUK 1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü okunarak KYS tarafından gerekli görülen dokümanların gözden geçirilmesi ve güncellenmesi uygun olacaktır. 4 UYGUNSUZLUK 1. Doküman ve arģiv saklama listelerinin standart dosya planına göre oluģturulmadığı tespit edilmiģ, 2. Görev tanım teslim tutanağının eksik düzenlendiği tespit edilmiģ, 3. Öğrencilere yönelik anket çalıģmasının nisan ayı olmasına rağmen hala yapılmadığı tespit edilmiģtir, 4. Öneri, istek ve Memnuniyet formlarının kayıt altına alınmadığı ve iyileģtirmelerin takip edilmediği tespit edilmiģtir. 1 UYGUNSUZLUK 1. Revize iģleminden sonra doküman ve arģiv saklama listesinin ve güncel doküman listelerinin içerik revizyon numaralarının değiģtirilmemesi 3 UYGUNSUZLUK 1. Görev tanım formları güncel halde değil 2. KYS tarafından gerekli görülen dokümanların (KEK prosedür, proses, TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ 6/16 Tetkikçiler: Zuhal KARAGÜLLE, Metin GÜNGÖR 1. Uygulanan Hasta Sevk ĠĢlemleri, Staj Takip ve Konferans Salonu Takibi ile ilgili geliģtirilen bilgisayar programlarının çok iģlevsel olduğu, zaman ve iģgücü tasarrufuna olumlu etkiler sağladığı görülmüģ ve tüm üniversite içersinde kullanımının uygun olacağı kanaatine varılmıģtır. 2. Tüm idari personelin KYS içine dahil edilmesinin uygun olacağı kanaatine varılmıģtır. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, Ahmet G. KILIġARSLAN 1. Dokümanların güncellenmeleri tamamlanmıģ 2. Birim içerisinde yapılan toplantılarda personelin kalitenin son hali ile ilgili bilgilendirme yapılması uygun olacaktır, bu toplantılarda personelin KYS hakkında sunum yapılmasını sağlamak daha yararlı olacaktır. 3. Birimin arģivlemesinin ve dokümanlarının muhafazasının iyi yapıldığı yalnız çelik dolaplar kullanılmasının yararlı olacağı kendilerine önerilmiģtir. 4. Birimde Gelen-Giden-Zimmet defterlerinin yıl sonu kapanıģlarının yapılmadığı görülmüģtür. 5. Bölüm sekreterliğinin defterlerinde sadece kayıt tarihinin olduğu gözlenmiģ evrak tarihinin de olması gerektiği önerilmiģtir. Tetkikçiler: Ġsmail BaĢ, M.Ramazan Ekici 1. Hedef-Anket Bildirimi ile ilgili ölçümlerde mevcut formların ihtiyacı karģılamadığı ifade edilmiģ ve standartlarda yer almayan formların kullanıldığı belirlenmiģtir. Tetkikçiler: Gökçe BÜYÜKġENGÜR, ġaban CENGĠZ KYS çalıģmalarının örnek teģkil edecek düzeyde yürütüldüğü görülmüģtür. ÇalıĢanlar tarafından; Öğrenciler için düzenlenmesi gereken oryantasyon programının tüm akademik birimlerde takip edilecek Ģekilde zorunlu hale getirilmesi önerisi dile getirilmiģtir. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Reyhan YILDIRIM 1. Ana ve alt proses planlarının yeniden gözden geçirilerek revizyon iģleminin uygun olacağı gözlemlenmiģtir. 2. ArĢiv dosyalarının yıllar itibariyle düzenlenmesi, geçmiģ yıllara ait evrakların özellikle yazı iģlerinde Genel Evrak adı altında dosya sırtlarının oluģturulması, aranan arģiv evrakının bulunabilirliğini ortadan kaldırıyor. ArĢiv çalıģmaları daha etkin olabilir. 3. Güvenlik açısından önemli olan yangın tüplerinin periyodik bakımlarının yapılmaması ileride doğabilecek bir yangın durumda risk taģıyabilir. 4. Tüm personelin iç tetkiklere daha aktif katılımının sağlanması ve sorumluluğun tek bir bireye değil, tüm personele ait olduğu bilincinin yerleģtirilmesi KYS sisteminin iģleyiģini ve etkinliğini arttıracaktır. Tetkikçiler : Recep ECE, Mustafa BAYCU 1. Kalite çalıģmalarının titizlikle yapılmaya çalıģıldığı, arģiv çalıģmalarının yapıldığı, 2. Kalite toplantılarının kayıt altına alındığı, 3. Defter kayıtlarının yazı iģleri tarafından takip edildiği görüldü. 4. Uygunsuzluk formunun iģlendiği görüldü. 5. Güncel doküman ve gözden geçirme listelerinin birimlerde ayrı, ancak fakülte sekreterliğinde bir arada gösterilmesi önerildi. Tetkikçiler: Muharrem YILMAZ, Neriman KANBUR 1. Proseslere ait Görev tanım formları, KEK, prosedür, proses, proses planı, talimat, formlar ve dıģ kaynaklı dokümanlarda güncelleme ihtiyacı duyulmuģ ve güncel hale getirilmiģtir. Toplantı gündem formları alt proseslerin KYS dosyalarına alınması sağlanmıģtır.
S.NO 26 27 28 29 30 31 32 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM SAĞLIK YÜKSEK OKULU B.E.S.Y.O DEVLET KONSERVATUVARI SAKARYA M.Y.O HENDEK MESLEK YÜKSEK OKULU AKYAZI MESLEK YÜKSEK OKULU SAPANCA MYO. UYGUNSUZLUKLAR proses planı, talimat formlar dıģ kaynaklı dokümanlar) gözden geçirilmesi güncellenmesi eksik, 3. DÖF takip formu liste halinde eksik 3 UYGUNSUZLUK 1. Dokümanların kontrolü ( Proses ölçüm formunda imzalar eksik, birim destek formlarının onayları eksik, güncel doküman listesi güncellenmemiģ, DÖFler forma iģlenmemiģ, 2008 yılı iç tetkik raporu dosyada mevcut değil) 2. Doküman ve ArĢiv Saklama Listesi güncellenmemiģ 3. Proseslerin sırası ve birbiri ile etkileģimi belirlenmemiģ olup iç ve dıģ etkileģim Ģeması oluģturulmamıģ. 3 UYGUNSUZLUK 4. Görev tanım formları güncel halde değil 5. KYS tarafından gerekli görülen dokümanların (KEK prosedür, proses, proses planı, talimat formlar dıģ kaynaklı dokümanlar) gözden geçirilmesi güncellenmesi eksik, 6. DÖF takip formu liste halinde eksik TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ 7/16 Tetkikçiler: Pınar SULAK, Reyhan YILDIRIM 1. Birimde izlenebilirlik, kayıtların kontrolü ve muhafazası konusuna özen gösterilmektedir. Gelen-giden evrak defterleri, arģivlik malzemenin saklanması ve dosyalama konusuna önem verildiği gözlemlenmiģtir 2. Birim sorumlusunun gündemli toplantılarda personeli sürekli bilgilendirdiği ve hizmet içi eğitimlere personelin sürekli katıldığı gözlenmiģtir. 3. Tüm çalıģan personelin KYS hakkında bilgi sahibi olduğu, iyileģtirmelere katıldıkları gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Emin SOYLU, Yılmaz TOÇOĞLU 1. Gözden Geçirmelerin zamanında yapıldığı gözlenmiģtir. 2. Döf ler mevcuttur. 3. Tespit edilen uygunsuzlukların kayıtları tutulmaktadır. 4. 2009 yılında 4 adet birim toplantı yapılmıģ ve kayıtları mevcuttur. 5. Gelen-Giden-Zimmet Defterlerinin düzenli tutulduğu görülmüģtür. Tetkikçiler: Zeliha KÖKSAL, Cemile YUSUFOĞLU 1. Personelin çalıģtıkları prosese uygun çalıģtıkları, sürekli yenilikler yapmak için çaba gösterdikleri gözlenmiģtir. Yapılan iyileģtirmelerin DÖF formuna dönüģtürülmesi tavsiye edilmiģtir. Tetkikçiler: ġeref AKER, Efrahim FINDIK 1. 00.00.FR.21 nolu forma uygunsuzlukların etkin olarak iģlenmesi önerilmiģtir. Tetkikçiler: Muharrem YILMAZ, Neriman KANBUR 1. Proseslere ait Görev tanım formları, KEK, prosedür, proses, proses planı, talimat, formlar ve dıģ kaynaklı dokümanlarda güncelleme ihtiyacı duyulmuģ ve güncel hale getirilmiģtir. Tetkikçiler: Metin GÜNGÖR, M.Ramazan EKĠCĠ 1. ÇalıĢmalar en az sayıda personel ve özveri ile sürdürülmektedir. Yazı iģleri ve kütüphane biriminde personel ihtiyacı bulunmaktadır. Tetkikçiler: ġeref AKER, Efrahim FINDIK 1. Doküman ve ArĢiv Saklama listesindeki düģünceler bölümüne gerekli bilgilerin girilmesi gerekmektedir. 2. KYS dosyalarının bir arada ve daha kolay anlaģılır olması uygun olur.
S.NO TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM UYGUNSUZLUKLAR TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ 8/16 33 GEYVE M.Y.O Tetkikçiler: Melek TÜREL, Turan TURGUT 34 35 36 37 38 39 40 KARASU MESLEK YÜKSEK OKULU PAMUKOVA M.Y.O. ADAPAZARI M.Y.O. SAĞLIK HĠZMETLERĠ M.Y.O. ALĠ FUAT CEBESOY M.Y.O FERĠZLĠ MESLEK YÜKSEK OKULU KAYNARCA SEYFETTĠN SELĠM MYO 3 UYGUNSUZLUK 1. ArĢiv Saklama Listesinin bulunmadığı görülmüģtür. 2. DıĢ Kaynaklı Doküman Listelerinin güncellenmediği görülmüģtür. 3. Doküman Gözden Geçirmeleri yapılmıģ ancak alt proseslerde bilgiler girilmemiģtir. 1 UYGUNSUZLUK 1. Dokümanların kontrolü prosedürüne göre; gözden geçirme formlarının revize tarihleri yazılmamıģ, güncel doküman listesi güncellenmemiģ, birim toplantı tutanaklarında belirtilen gündem ve kararlarda uygunsuzluklar görülmüģ, doküman ve arģiv saklama listeleri güncellenmemiģ ve dosya numaraları mevcut değildir. 2 UYGUNSUZLUK 1. Hedef değerlendirme ölçümlerinin proseste belirtilen zaman aralıklarına göre yapılmamıģ olması 2. ArĢiv saklama listelerinin hazırlanmamıģ olması Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, M.Ramazan EKĠCĠ Alt proses evrak dosyalama sisteminin Ģeklen uygun olmadığı görülmüģtür. Tetkikçiler: Metin GÜNGÖR, M.Ramazan EKĠCĠ 1. Birimde KYS nin iyi özümsendiği ve kurumsal yapılaģma ve iģleyiģ ile örtüģtüğü görülmüģtür. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, Cevriye ÇAKAR KURT 1. Dokümanların güncellemeleri yapılmıģ olup, ana proses güncel doküman listesinde yapılan güncelleme yansıtılmamıģtır. 2. MüĢteri memnuniyetinin arttırılmasına yönelik düzeltici faaliyetler yapılmıģ fakat kayıt altına alınmamıģtır. 3. Birim içerisinde etkin olarak kullanılan çağrı merkezi ile kargo hizmetlerinin proseste yer alması ve görev alacak personelin bu iģlerle ilgili eğitim almasının uygun olacağı kanaatine varılmıģtır. 4. Kayıtların kontrolü prosedürüne göre satınalma, mali iģler, taģınır mal kayıt kontrol birim içersinde yapılan yazıģmaların kendi birimlerinde muhafaza edilmesi gerekirken, yazı iģleri prosesinde muhafaza edilmektedir. 5. Bölüm sekreterliği biriminin gelen-giden evrak kayıtlarının tüm birimlere örnek teģkil edecek Ģekilde tutulduğu gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Gökçe BÜYÜKġENGÜR, ġaban CENGĠZ 1. Kalite sistemi ile ilgili aksaklıklar görülmüģ ve giderilmiģtir. Personelin konuya hakim olduğu, bazı konularda eksikliklerin olduğu görülmüģ, kısa sürede giderilmiģtir. Tetkikçiler: Melek TÜREL, Turan TURGUT 1. Alt proses dosya içeriklerinin daha düzenli hale getirilmesi gerekmektedir. 2. ArĢiv odası yeterli olmadığından mezun ve kaydı silinmiģ öğrencilerin sicil dosyaları kolilere konmuģ, bu durum kalite ve müģteri mülkiyeti güvenliği açısından etik gözükmüyor. Ayrıca idari personel yetersizliği alt birimlerdeki kalite uygulamalarına da yansımaktadır. Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Cemile YUSUFOĞLU 1. Birim çalıģanlarının kalite sistemini benimseyip bu konuda gayretle çalıģtıkları gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Cemile YUSUFOĞLU Birim çalıģanlarının KYS ni benimseyip bu konuda gayretle çalıģtıkları gözlenmiģtir. Uygulamalar takdir edilecek güzelliktedir.
S.NO 41 42 43 44 45 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM YAYIN KOMĠSYONU YABANCI DĠLLER BÖLÜM TÜRK DĠLĠ BÖLÜM ATATÜRK ĠLKELERĠ VE ĠNKILAP TARĠHĠ BÖLÜM SAÜSEM MÜDÜRLÜGÜ UYGUNSUZLUKLAR 1 UYGUNSUZLUK 1. 2009 yılı kalite hedefleri yazılı hale getirilmemiģ ve beyan edilmemiģ. 2 UYGUNSUZLUK 1. 2008 yılı proses ölçüm formunun yapılmadığı tespit edilmiģtir. 2. DıĢ kaynaklı doküman listesinde geçerlilik tarihi ile ilgili bilgiye rastlanmamıģtır. Güncellenmelidir. 2 UYGUNSUZLUK 1. 2008 yılı proses ölçüm formunun yapılmadığı tespit edilmiģtir. 2. DıĢ kaynaklı doküman listesinde geçerlilik tarihi ile ilgili bilgiye rastlanmamıģtır. Güncellenmelidir. Uygunsuzluğa rastlanmamıģtır. TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler : ġeref AKER, Derya DEĞER 9/16 Tetkikçiler : ġeref AKER, Derya DEĞER 1. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesindeki düģünceler bölümüne gerekli bilgilerin girilmesi gerekmektedir. 2. Hizmet ve etkinliklerin yerine getirilmesi için yeni personele ihtiyaç duyulduğu gözlenmiģtir. Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, M.Ramazan EKĠCĠ 1. 2008 Yılı hedef değerlendirmesi ile ilgili iģlem yapılmadığı tespit edilmiģtir. 2. Mevcut prosesin gözden geçirilerek yenilenmesi ve yapılan iģ ile prosesin uyum sağlamadığı tespit edilmiģtir. Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, M.Ramazan EKĠCĠ 1. 2008 Yılı hedef değerlendirmesi ile ilgili iģlem yapılmadığı tespit edilmiģtir. 2. Mevcut prosesin gözden geçirilerek yenilenmesi ve yapılan iģ ile prosesin uyum sağlamadığı tespit edilmiģtir. Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Ahmet G. KILIÇARSLAN 1. Str.Pln.ġube Müdürlüğü ile koordineli olarak ana prosesin yeniden düzenleneceği bildirilmiģtir. 45 birimde Yapılan tetkikler sonucunda 16 birimde 32 adet uygunsuzluk tespit edilmiģ ve yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler ile uygunsuzluklar giderilmiģtir.
D.F. S. NO 10/16 5. Kalite Yönetim Sistemi Master Planı (00.00.PL.02) ve 8.1 MüĢteri memnuniyeti Değerlendirme Anketleri bölümü uyarınca gerçekleģtirilen anket uygulaması ve müģteri memnuniyetleri: 5.1. 2009 yılı ilk altı aylık anket ortalamaları; Ana/Alt Prosesler Anket ve MüĢteri Memnuniyeti % Düzeltici Önleyici/Faaliyet 1 Genel Sekreterlik 78,08-2 Hukuk MüĢavirliği - - 3 Sivil Savunma Uzmanlığı - - 4 Personel Dai.BĢk. 80,98 2 5 Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk. 81,48 1 6 Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk. 90,21 4 7 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 77,18 3 8 Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. 74,53-9 Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk. 80,24 3 10 Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk. 82,36 2 11 Strateji Gel.Dai.BĢk. 70,42 1 12 Basın ġube Müdürlüğü 86,5-13 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 83,66-14 Basımevi Müdürlüğü 74,24-15 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 67,50-16 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 65,73-17 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. - - 18 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı - - 19 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı - - 20 Sosyal Bilimler Enstitüsü 89,15-21 Fen Bilimleri Enst.Md. 93,19-22 Mühendislik Fak.Dek. 64,29 4 23 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 80,83 1 24 Teknik Eğitim Fakültesi 76,10 1 25 Ġlahiyat Fakültesi 88,94 1 26 Eğitim Fakültesi 89,51 2 27 Fen Edebiyat Fakültesi 72,06-28 Güzel Sanatlar Fakültesi 63,68 1 29 Sağlık Yüksek Okulu 76,75 1 30 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 83,49 4 31 Devlet Koservatuvarı 84,99-32 Sakarya M.Y.O. 77,31-33 Hendek M.Y.O. 68,35 3 34 Akyazı M.Y.O. 75,12 1 35 Sapanca M.Y.O. 43,42 6 36 Geyve M.Y.O. 69,51 3 37 Adapazarı M.Y.O. 75,65 1 38 Pamukova M.Y.O. 76,82 1 39 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 74,02-40 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 67,88-41 Karasu M.Y.O. 67,52-42 Ferizli M.Y.O. 81,31-43 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 80,92 5 44 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 92,30-45 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı - - KYS GENELĠ: %77,08 45
11/16 5.2. 38 ayrı noktada bulunan öneri, istek ve memnuniyet kutularından 01.01.2009 31.12.2010 tarihleri arasında çıkan öneri, istek ve memnuniyetlerin sayıları: S.NO Birimler Memnuniyet Öneri-istek Yapılan Faaliyet Sayısı Sayısı Önleyici Düzeltici 1 Genel Sekreterlik - - - - 2 Hukuk MüĢavirliği - - - - 3 Sivil Savunma Uzmanlığı - - - - 4 Personel Dai.BĢk. 1-1 4 5 Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk. 76 13-1 6 Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk. 4 10-5 7 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 76 138 2 17 8 Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. - - - - 9 Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk. 3 8-7 10 Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk. 33 33-2 11 Strateji Gel.Dai.BĢk. - - - - 12 Basın ġube Müdürlüğü - - - - 13 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü - - - - 14 Basımevi Müdürlüğü - - - - 15 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. - 3 - - 16 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. - - - - 17 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. - - - - 18 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı - - - - 19 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı - - - - 20 Sosyal Bilimler Enstitüsü - - - - 21 Fen Bilimleri Enst.Md. - - - - 22 Mühendislik Fak.Dek. - - - - 23 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi - - - - 24 Teknik Eğitim Fakültesi 9 17-2 25 Ġlahiyat Fakültesi 40 93-1 26 Eğitim Fakültesi - - - - 27 Fen Edebiyat Fakültesi - 218 - - 28 Güzel Sanatlar Fakültesi 7 8-1 29 Sağlık Yüksek Okulu 12 7 - - 30 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 13 6 - - 31 Devlet Koservatuvarı - - - - 32 Sakarya M.Y.O. - 8-5 33 Hendek M.Y.O. 2 6 34 Akyazı M.Y.O. 2 3 35 Sapanca M.Y.O. 26 171 5 3 36 Geyve M.Y.O. 35-1 37 Adapazarı M.Y.O. - - - - 38 Pamukova M.Y.O. 13 92 39 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 6 12 40 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 3 2 41 Karasu M.Y.O. 7 11 42 Ferizli M.Y.O. - - - - 43 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 8 10-2 44 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi - - - - 45 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı - - - - KYS GENELĠ: 341 909 8 51
6. Birimlerin Performans Değerleri 12/16 Kalite Yönetim Sistemi Master Planı 8.6 Proses Performanslarının Ölçülmesi bölümü uyarınca ana/alt proseslerin performansı. (MüĢteri memnuniyeti sonuçları, Kalite hedefi gerçekleģmeleri, Ġç Tetkik sonuçları ve DÖF lerin değerlendirilmesi sonucu belirlenmiģtir.) Ana/Alt Prosesler Anket % Ana Proses Performansı (Kalite Hedefi) % Yapılan ĠyileĢtirmeler Ġç Tetkik Performans % 1 Genel Sekreterlik 78,08 100-100,00 88,54 2 Hukuk MüĢavirliği - 50-100,00 69,09 3 Sivil Savunma Uzmanlığı - - 3 90,63 92,45 4 Personel Dai.BĢk. 80,98 83 12 100,00 85,85 5 Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk. 81,48 84 34 100,00 85,36 6 Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk. 90,21 100 12 100,00 96,95 7 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 77,18 100 26 100,00 92,74 8 Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. 74,53 100 5 100,00 88,75 9 Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk. 80,24 100 16 100,00 97,52 10 Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk. 82,36 100 10 100,00 92,22 11 Strateji Gel.Dai.BĢk. 70,42 97 7 100,00 93,70 12 Basın ġube Müdürlüğü 86,5 100-100,00 93,56 13 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 83,66 100 1 96,88 95,33 14 Basımevi Müdürlüğü 74,24 100-100,00 83,30 15 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 67,50 100-100,00 89,60 16 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 65,73 100 1 100,00 77,76 17 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. - 100 2 100,00 90 18 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı - 100 2 100,00 90 19 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı - 100 2 100,00 90,91 20 Sosyal Bilimler Enstitüsü 89,15 100 3 100,00 96,04 21 Fen Bilimleri Enst.Md. 93,19 100 6 96,88 88,65 22 Mühendislik Fak.Dek. 64,29 94 17 96,88 87,57 23 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 80,83 100 14 96,88 94,55 24 Teknik Eğitim Fakültesi 76,10 100 9 87,50 85,22 25 Ġlahiyat Fakültesi 88,94 100 5 100,00 89,05 26 Eğitim Fakültesi 89,51 100 5 90,63 94,25 27 Fen Edebiyat Fakültesi 72,06 100 1 96,88 83,30 28 Güzel Sanatlar Fakültesi 63,68 100 3 100,00 79,60 29 Sağlık Yüksek Okulu 76,75 97 3 100,00 88,96 30 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 83,49 100 6 100,00 91,07 31 Devlet Koservatuvarı 84,99 99-100,00 91,79 32 Sakarya M.Y.O. 77,31 86 10 90,63 89,92 33 Hendek M.Y.O. 68,35 100 6 90,63 90,31 34 Akyazı M.Y.O. 75,12 100 1 100,00 80,65 35 Sapanca M.Y.O. 43,42 95 28 100,00 99,95 36 Geyve M.Y.O. 69,51 98 8 100,00 89,24 37 Adapazarı M.Y.O. 75,65 93 2 100,00 83,55 38 Pamukova M.Y.O. 76,82 100 1 100,00 86,06 39 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 74,02 77 1 96,88 75,20 40 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 67,88 99-100,00 80,30 41 Karasu M.Y.O. 67,52 96 3 90,63 77,35 42 Ferizli M.Y.O. 81,31 100 8 93,75 90,99 43 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 80,92 100 8 100,00 93,00 44 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 92,30 100-100,00 90,95 45 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı - 100 4 100,00 92,73 TOPLAM %77,08 %94 285 %98,17 88,54
1.Resmi yazıģma kurallarına uyulmamıģtır. 2.Standart dosya planı kodları hatalıdır. 3.Yazının ekleri eksik/hatalıdır. 4. Dağıtım birimleri eksik/hatalıdır. 5.YanlıĢ birime / daireye / kuruma yazılmıģtır. 6. Paraf / imza yetkilisi eksik / hatalıdır. 7. Yazım ve imla hataları vardır. 8. Yazı içeriği uygunsuzdur. 9. Mevzuata uygun değildir. 10. Diğer T O P L A M 2009 Yılında Proseslerin ortalama performansı 88,54 olarak gerçekleģmiģtir. 13/16 7. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģtirilmesi esnasında ortaya çıkan uygunsuzluklar; 2009 Yılında gerçekleģen uygunsuzluklar; H A T A VE N O K S A N L I K L A R OCAK - HAZĠRAN 2009 B Ġ R Ġ M L E R Genel Sekreterlik 0 0 2 0 0 0 1 0 0 0 3 Hukuk MüĢavirliği 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sivil Savunma Uzmanlığ 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 Personel Dairesi BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 2 8 0 0 0 10 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 0 0 1 0 0 0 31 0 0 0 32 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 1 0 3 0 0 0 3 0 0 1 8 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı 0 1 2 0 0 0 8 0 0 0 11 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 Yapı ĠĢleri veteknik Dairesi BaĢkanlığı 1 0 4 0 0 2 5 0 1 0 13 Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 3 5 0 0 0 8 Basın ġube Müdürlüğü 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Basımevi Müdürlüğü 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Özel Güvenlik TeĢkilatı Koruma ve Güvenlik Müd. 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 Atatürk Ġlkeleri ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sosyal Bilimler Enstitüsü 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Fen Bilimleri Enstitüsü 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Mühendislik Fakültesi Dekanlığı 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 2 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi Dekanlığı 1 1 9 1 0 0 1 0 4 2 19 Teknik Eğitim Fakültesi Dekanlığı 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 2 Ġlahiyat Fakültesi Dekanlığı 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Eğitim Fakültesi Dekanlığı 0 0 2 0 0 0 1 0 0 0 3 Fen Edebiyat Fakültesi Dekanlığı 0 0 4 0 0 0 0 0 0 0 4 Güzel Sanatlar Fakültesi Demanlığı 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 2 Tıp Fakültesi Dekanlığı 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sağlık Yüksekokulu Müdürlüğü 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 2 Devlet Konservatuvarı 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 2 Sakarya Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Hendek Meslek Yüksekokulu 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 Akyazı Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Sapanca Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Geyve Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Adapazarı Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Pamukova Meslek Yüksekokulu 0 0 1 0 1 0 2 3 0 0 7 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 1 2 0 0 0 1 4 Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Karasu Meslek Yüksekokulu 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 2 Ferizli Meslek Yüksekokulu 1 0 0 0 0 0 2 0 0 0 3 Kaynarca Seyfettin Selim Meslek Yüksekokulu 0 0 0 0 0 0 3 0 0 1 4 Sürekli Eğitim Merkezi Müdürlüğü 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 TOPLAM 5 4 35 1 3 11 77 3 6 8 153 Uygun olmayan hizmetin değerlendirilmesinde kullanılan 00.FR.26 A/B formu ile 153 adet uygunsuzluk tespit edilmiģtir.
8. Düzeltici / Önleyici Faaliyetlerin GerçekleĢmesi; 14/16 8.1 2009 Yılında gerçekleģen Düzeltici Faaliyetler; Sıra No: ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠ YAPAN BĠRĠM/BÖLÜM ADI YAPILAN DÜZELTĠCĠ FAALĠYETĠN KONUSU Ġç Tetkik Anket Öneri- Ġstek Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM 1 Genel Sekreterlik 0 2 Hukuk MüĢavirliği 0 3 Sivil Savunma Uzmanlığı 3 3 4 Personel Dai.BĢk. 2 4 2 3 11 5 Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk. 1 9 23 33 6 Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk. 4 5 3 12 7 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 3 17 1 3 24 8 Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. 2 2 9 Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk. 3 7 6 16 10 Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk. 2 2 4 11 Strateji Gel.Dai.BĢk. 1 2 3 6 12 Basın ġube Müdürlüğü 13 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 1 14 Basımevi Müdürlüğü 15 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 16 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 17 Atatürk Ġlkeleri ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 2 18 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 2 19 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 2 2 20 Sosyal Bilimler Enstitüsü 2 2 21 Fen Bilimleri Enst.Md. 1 1 22 Mühendislik Fak.Dek. 1 4 1 5 11 23 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 1 1 12 14 24 Teknik Eğitim Fakültesi 4 1 2 7 25 Ġlahiyat Fakültesi 1 1 2 26 Eğitim Fakültesi 3 2 5 27 Fen Edebiyat Fakültesi 1 1 28 Güzel Sanatlar Fakültesi 1 1 2 29 Sağlık Yüksek Okulu 1 1 2 30 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 4 4 31 Devlet Koservatuvarı 0 32 Sakarya M.Y.O 3 5 2 10 33 Hendek M.Y.O 3 3 6 34 Akyazı M.Y.O 1 1 35 Sapanca Meslek Yüksekokulu 2 3 1 4 10 36 Geyve Meslek Yüksekokulu 3 1 4 37 Adapazarı M.Y.O 1 1 38 Pamukova M.Y.O Md. 0 39 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 1 1 40 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 0 41 Karasu Meslek Yüksekokulu 3 3 42 Ferizli Meslek Yüksekokulu 2 1 4 7 43 Kaynarca M.Y.O. 5 2 7 44 Sakarya Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi 45 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı 1 1 2 TOPLAM 32 45 51 1 31 61 221 0
15/16 8.2 2009 Yılında gerçekleģen Önleyici Faaliyetler; Sıra No: ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠ YAPAN BĠRĠM/BÖLÜM ADI Ġç Tetkik YAPILAN ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠN KONUSU Anket Öneri- Ġstek Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM 1 Genel Sekreterlik 2 Hukuk MüĢavirliği 3 Sivil Savunma Uzmanlığı 4 Personel Dai.BĢk. 1 1 5 Öğrenci ĠĢl.Dai.BĢk. 1 1 6 Ġdari ve Mali ĠĢl.Dai.BĢk. 7 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 2 2 8 Bilgi ĠĢlem Dai.BĢk. 9 Yapı ĠĢleri ve Tekn.Dai.BĢk. 10 Kütüphane ve Dok.Dai.BĢk. 11 Strateji Gel.Dai.BĢk. 12 Basın ġube Müdürlüğü 13 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 14 Basımevi Müdürlüğü 15 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 16 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 17 Atatürk Ġlkeleri ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 18 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 19 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 20 Sosyal Bilimler Enstitüsü 21 Fen Bilimleri Enst.Md. 22 Mühendislik Fak.Dek. 23 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 24 Teknik Eğitim Fakültesi 25 Ġlahiyat Fakültesi 26 Eğitim Fakültesi 27 Fen Edebiyat Fakültesi 28 Güzel Sanatlar Fakültesi 29 Sağlık Yüksek Okulu 30 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 31 Devlet Koservatuvarı 32 Sakarya M.Y.O 33 Hendek M.Y.O 34 Akyazı M.Y.O 35 Sapanca Meslek Yüksekokulu 4 5 3 6 18 36 Geyve Meslek Yüksekokulu 4 4 37 Adapazarı M.Y.O 1 1 38 Pamukova M.Y.O Md. 1 1 39 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 40 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 41 Karasu Meslek Yüksekokulu 42 Ferizli Meslek Yüksekokulu 1 1 43 Kaynarca M.Y.O. 1 1 44 Sakarya Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi 45 Yayın Komisyonu BaĢkanlığı 2 2 TOPLAM 0 6 8 3 0 47 64
9. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler; 16/16 9. Bir önceki YGG toplantısında (28.01.2009) alınan kararlar gereği yapılanlar; 9.1 Birimlerin Yıllık Toplantı Planları ve gerçekleģtirilen toplantılar ile ilgili sonuçları takip edilmiģtir. 9.2 Bütün birimlere 00.00.FR.26A-B form koçanları teslim edildi ve uygulayan birimlerin dokümanları birimlerin kendi dosyalarında ve strateji geliģtirme dairesi baģkanlığında arģivlenmektedir. uygunsuzluklarla ilgili listeler tutulmaktadır. 9.3 7-8 Nisan 2009 tarihlerinde Proseslerin Yönetimi, EtkileĢimi ve ĠyileĢtirme Teknikleri, 5-6-7 Mayıs 2009 tarihlerinde de Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Temel Eğitimi konularında TSE eğitimcileri tarafından ilgili personelimize eğitim verilmiģ olup, Anket Eğitimi ve Problem Çözme Teknikleri konulu eğitimler ertelenmiģtir. 9.4 - Eğitim öğretim birimleri ortak hedef ve ortak anket sorusu belirlenmesi için kurulan komisyonun belirlediği anket soruları ve hedefler birimlerimize gönderilmiģtir. 9.5 proseslerin incelenmesi için oluģturulan komisyonların raporları doğrultusunda eğitim öğretim birimlerinin prosesleri yeniden gözden geçirilerek revize edilip onaylatılarak birimlere teslim edilmiģtir. 10. 2009 yılı iç tetkik programı hazırlanarak belirlenen tarihlerde tetkiklerin yapılması ve tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların giderilmesi sağlanmıģtır. ayrıca; iç tetkikçiler tarafından yapılan gözlemler ve öneriler ile ilgili durum değerlendirilmesi yapılarak rapor halinde YGG toplantısına sunulmuģtur. 11. KYS el kitabı, prosedürler, Master planı ve sistem formları TS-EN-ISO 9001:2008 versiyonuna göre uyarlanarak revize edilmiģ. Revize edilen dokümanlar birimlerimize teslim edilmiģtir. 12. Öneri, istek ve memnuniyet uygulamaları ile düzeltici önleyici faaliyetlerin hazırlanması (DÖF) konularında bazı birimlerimizde sunumlar yapılmıģtır ve yapılmaya devam edilecektir. 13. KYS formlarından; 00.00.FR.25 proses performansı ölçüm formu, 00.00.FR.24 anket analiz formu ile 00.00.FR.14-00.00.FR.17 öneri, istek ve memnuniyet formları revize edilmiģtir. 14. Standart anket formu hazırlanarak (00.00.FR.32) e uygulamaya konulmuģtur. 15. Öneri, istek ve memnuniyet kutularının sayıları çoğaltılarak, öğrenci ve çalıģanların daha net anlayabilmeleri amacıyla üzerindeki yazı yeniden düzenlenmiģtir. 16. TS-EN-ISO 9001:2000 KYS ISO tarafından (2008) olarak revize edilmiģ olması nedeniyle SAÜ KYS de revize yapılması amacıyla TSE de (Ankara da) bilgilendirme toplantısına katılınmıģtır. DEĞERLENDĠRME VE SONUÇ ; - Belirlenen hedeflerin ölçülmesinde; genelde hedeflere ulaģıldığı görülmekle birlikte, hedef ölçümleri sonucu gereken Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler daha etkin yapılmalıdır. Yeni hedeflerin belirlenmesinde çalıģanların daha etkin rol oynaması sağlanmalıdır. - Eğitim öğretim birimlerimizde 2009 yılı ilk altı ayında web üzerinden yapılan anketler sonucu düģük çıkan memnuniyet oranları ile ilgili iyileģtirmeler yapılması için birimlere yazı yazılmıģtır. Daha etkin iyileģtirmeler yapılarak memnuniyetin artırılması sağlanmalıdır. - Öneri, istek ve memnuniyet uygulamalarının etkinliğinin artırılması ve sonuçlarına göre DÖF yapılarak uygulamaların müģteri istekleri doğrultusunda iyileģtirilmesi gerekmektedir. - Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün bir önceki yıla göre daha etkin uygulandığı görülmekle birlikte; uygunsuzluk formlarının etkin bir Ģekilde uygulanması sağlanmalıdır. Sonuç olarak :Yapılan değerlendirmeler neticesinde, hizmetlerin daha etkin yapılabilmesi ve değerlendirilebilmesi için aģağıdaki kararlar alınmıģtır.
17/16 NO NO: 01 NO: 02 NO: 03 NO: 04 NO: 05 NO: 06 NO: 07 NO: 08 ALINAN Bir önceki YGG Toplantısında alınan karar gereği TSE eğiticileri tarafından personelimize verilmesi planlanan eğitimlerden; Proseslerin Yönetimi, EtkileĢimi ve ĠyileĢtirme Teknikleri eğitimi 7-8 Nisan 2009 tarihlerinde, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Temel Eğitimi 5-6-7 Mayıs 2009 tarihlerinde TSE eğitimcileri tarafından ilgili personelimize verilmiģ olup, Anket Eğitimi ve Problem Çözme Teknikleri konulu eğitimler TSE eğiticilerinin istekleri üzerine ertelenmiģtir. 2009 yılı KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik sonuçları görüģüldü, uygunsuzluk bulunan birimlerin uygunsuzlukları ile ilgili Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler yaparak iyileģtirmeler yapıldığı tespit edildi. * MüĢteri memnuniyeti ve müģteri geri beslemesi sonuçları görüģüldü; Anket sonuçları % 70 in altında gerçekleģen birimlerin yapmıģ oldukları iyileģtirmeler gözden geçirildi. * Öneri, Ġstek ve Memnuniyet uygulamalarında; Öneri ve Ġstek çıkan birimlerce iyileģtirmeler yapılması ve geri dönüģümlerin daha etkin olarak uygulanması kararlaģtırıldı. Birimlerin 2009 yılı hedeflerinin değerlendirilmesi sonucunda, genelde hedeflere ulaģıldığı görülmüģtür. Birimlerin 2009 yılı performans değerleri (proses ölçüm sonuçları) incelendi: KYS Proses Ölçümü ve veri analizleri ile ilgili ölçüm sisteminin gözden geçirilerek Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı koordinatörlüğünde Proses Ölçümü ve veri analizleri ile ilgili iyileģtirme çalıģmaları baģlatılması ve 2010 yılı sonuna kadar sonuçlandırılıp uygulamaya konulması kararlaģtırıldı. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi yapılmıģ olup; Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün daha etkin çalıģtırılması amacıyla, Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) birimlerimiz alt proseslerinde de uygulanması kararlaģtırıldı. Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürlerinin daha etkin çalıģtırılması için; tüm çalıģanların Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlere (DÖF) katılımının sağlanması ve teģvik edilmesi kararlaģtırıldı. Birimlerin 2010 yılı hedefleri gözden geçirilerek kabul edildi. a) Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler görüģülmüģtür. b) KYS kapsamında ön görülen ĠyileĢtirme Önerileri; * iyileģtirmelerin daha etkin yapılması için birimlerin kendi içinde iyileģtirme ekipleri kurulması, * Birimlerde yürütülen ArĢiv Hizmetlerinin yönetmelikler doğrultusunda yerine getirilmesi ve Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı koordinatörlüğünde standart bir uygulama oluģturulması, NO: 09 * Birimlerde her ay yapılmakta olan birim içi periyodik toplantılar ile her toplantıda proses sorumlularınca yapılan sunum çalıģmalarına devam edilmesi, kararlaģtırılmıģtır. * KYS uygulamalarının daha etkin hale getirilmesi amacıyla 2010 yılında Proses Sorumlularına ve Ġç Tetkikçilere; - TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi, Dokümantasyon Eğitimi ve Ġç Tetkik Eğitimi verilmesi kararlaģtırılmıģtır. EKLER : 1 - Toplantı Katılım Listesi (1 Sayfa)