Yardım Dosyası Doküman Versiyon : 1.01.01 Tarih : 29.04.2011 Sayfa-1
1- ÇALIŞMA ŞEKLİ HAKKINDA KISA BİLGİ Laboratuar ile çalışan doktor kayıtları, dişler üzerinde yapılan işlemler, doktorların ödeme bilgileri, belirtilen aralıklarda kayıt filtreleme modüllerinden oluşmaktadır. Program içerisinde yapabileceğiniz işlemler kısaca şu şekilededir; Şirket ve çalışma yılı kayıt sistemi ile birden fazla şirket üzerinde çalışabilme imkanı, Hekim cari hareketler ve bakiyeler listesinin raporlanabilmesi, Randevu takip sistemi, Döviz bazında hesapların kontrolü, Hekim ve cari bazında bakiyeler listesinin raporlanması, Tek veya toplu SMS gönderebilme, Hekim, Cari, Renk, İşlem kayıtlarının yapılabilmesi, Güçlü ve çok kullanıcılı veritabanı desteği, Masaüstüne hatırlatma notu ekleyebilme, Otomatik veri yedekleme ve geri yükleme işlemlerinin yapılabilmesi, İsteğe bağlı özel yazıcı çıktısı hazırlayabilme, Kasa girişi, günlük ve genel kasa raporları. Şifreleme sistemi ile maksimum veri güvenliği, Yapılan işlemlerin anlık olarak muhasebesel entegrasyonu. Personel kaydı ve detaylı yetkilendirme sistemi. 2- KULLANIMI 2-1- Hekim / Cari 2-1-1- Hekim / Cari Kart Kaydı Sayfa-2
Hekim / Cari Kart Kaydı bölümü (Genel Bilgiler ve Özel Bilgiler) alanında hekimlerinizin yada carinizin Ad, Soyad, Adres, İl, İlçe, V.Dairesi, Vergi No, Telefon numaraları, Fotoğraf, E-Mail vb. bilgilerini girebileceğiniz alandır. Hekim/Cari kart kaydında Kullanılacak Fiyat bölümü önemlidir bu kısımda belirlediğiniz fiyat üzerinden ücretlendirme yapılmaktadır. Bakiye sekmesinde hekiminizin yada carinizin yapmış olduğu veya görmüş olduğu işlemler karşılığı ücret bilgisi bulunmaktadır. İlk kayıt'a gider. Önceki kayıt'a gider. Sonraki kayıt'a gider. Son kayıt'a gider. Yeni kayıt girmek için kullanılır. Kayıt silmek için kullanılır. Aktif kaydı düzenlemek için kullanılır. Girilen bilgileri kaydetmek için kullanılır. Aktif kayıttaki değişiklikleri iptal etmek için kullanılır. Aktif kaydı yeniler. Sayfa-3
2-1-2- Hekim / İşlem Kayıt Hekim işlem kayıt butonuna bastığımızda karşımıza gelen ilk formdan hekimimizi seçmemiz gerekmektedir. İşlem Bilgileri alanına hasta bilgileri,diş ile ilgili yapılan işlemler girilerek hastalara yapılan işlemlerin takibi yapılır. Hekim seçimi yapılmamışsa Hekim Bul butonuna basarak hastayla ilgilenen hekim seçimi yapılmalıdır. İşlem gören dişlere hangi işlemlerin yapıldığını belirtmek için numaralarına göre kutucukları işaretlemeniz yeterlidir. (Dentin, metal, iskelet, diş için ayrı ayrı alanlar bulunmaktadır.) Açıklama girmek için ise CTRL tuşuna basılı iken işaretli kutucuğun üzerine mouse sol tuş ile tıklamanız yeterli olacaktır. Yapılan Alt İşlemler sekmesinde bulunan İşlem kutucuğunun sağındaki butona basarak işlem seçimi yapılır ("Sabitler-İşlem Sabitleri" bölümünden işlemlerin tanımını ve ücretini ekleyebilirsiniz.) Aşağıda bulunan stok alanından ise kullandığınız malzemelerin girişini yapabilirsiniz. Resimler-Dosyalar, alanında yapmış olduğunuz işlemlerin fotoğraflarını web cam'den yada herhangi bir digital ortamdan alarak o anki durumu ileri tarihli kontrollerde hastanızın işlem fotoğraflarını görerek takip edebilirsiniz. İşlem Toplamları, alanından yaptığınız işlemlere ait ücret toplamlarını görebilirisiniz. Sayfa-4
Hekim Bakiyesi, alanından hekiminizin bütün hastalarına yapmış olduğu işlemlerin bakiyesini görebilirsiniz. 2-1-3- Hekim / Cari Hareket Girişi Hekim / Cari Hareket Girişi, alanından hekiminize ya da carinize hareket girişi yada çıkışı yapabilirisiniz. Burada yapmanız gereken cari bul butonundan hekim/carinizi bulduktan sonra işlem tutarını yazmanızdır. Yapılan ödemeler veya tahsilatları borç yada alacak alanından seçim yaparak kaydet butonuna basmanız yeterlidir. Cari Hareketler, sekmesinden yapmış olduğunuz tüm hareketlerin listesini görebilirsiniz. 2-1-4- Hekim / Cari Kart Arama Hekim Cari Kart Arama, bölümünden aramak istediğiniz hekimin yada carinin (Filtre, Aralıklar, Sıralama) alanlarından herhangi bir arama kriterini girerek hekimlerinizin yada carinizin kartına ulaşabilirsiniz. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Sayfa-5
Filtreleme alanından Bil Cr.Kodu, Cari Kodu, Adı, Soyadı, Tic. Ünvan, Grubu, Alt Grubu, Özel Kodu 1, Özel Kodu 2, Özel Kodu 3, İli, İlçesi alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapabilirsiniz. Aralıklar alanından (Kayıt Tarihi) alanına aradığınız kaydın tarih aralıklarını girerek filtreleme yapabilirsiniz. Tablo butonuna basmanız durumunda bir menü formu gelmektedir. Bu menüden Özelleştir alanından tablo yerleşimini değiştirebilir, yaptığınız değişiklileri Tablo Yerleşimini Kaydet butonuna basarak kişiselleştirebilirsiniz. Yada kişiselleştirdiğiniz tablonuzu varsayılan görünümüne Orjinal Tablo Yerleşimini Yükle butonuna basarak tekrar döndürebilirsiniz. Excel veya html olarak bilgilerinizi farklı ortamlara kaydetmek isterseniz Excel'e Aktar, HTML'ye Aktar butonlarını kullanarak bilgilerinizi farklı ortamlara aktarabilirsiniz. Kısayol Tuşları F2 :Filtrele (Kayıtlarınızı girdiğiniz kriterlere göre filtreler) F3 :Hepsi (Filtreleme kriterlerini dikkate almadan bütün kayıtları filtreler) F4 :Yazdır (Yazdırma seçenekleri menüsünü ekrana getirir) F8 :Kartını Aç (Tabloda seçilmiş kişinin kartını ekrana getirir) Alt + T :Temizle (Filtreleme kriterlerinin hepsini temizler) Esc :Kapat (Aktif pencereyi kapatır) 2-1-5- Eski Cari Hareketler Eski Cari Hareketler, bölümünden aramak istediğiniz hekimin yada carinin (Cari, Cari Hr., Aralıklar, Sıralama) alanlarındaki herhangi bir arama kriterini girerek hekimlerinizin yada carinizin eski hareketlerine ulaşabilirsiniz. Sayfa-6
Filtreleme alanından Bil Cr.Kodu, Cari Kodu, Adı, Soyadı, Tic. Ünvan, Grubu, Alt Grubu, Özel Kodu 1, Özel Kodu 2, Özel Kodu 3, İli, İlçesi alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapabilirsiniz. Aralıklar alanından (Kayıt Tarihi) alanına aradığınız kaydın tarih aralıklarını girerek filtreleme yapabilirsiniz. Tablo butonuna basmanız durumunda bir menü formu gelmektedir. Bu menüden Özelleştir alanından tablo yerleşimini değiştirebilir, yaptığınız değişiklileri Tablo Yerleşimini Kaydet butonuna basarak kişiselleştirebilirsiniz. Yada kişiselleştirdiğiniz tablonuzu varsayılan görünümüne Orjinal Tablo Yerleşimini Yükle butonuna basarak tekrar döndürebilirsiniz. Excel veya html olarak bilgilerinizi farklı ortamlara kaydetmek isterseniz Excel'e Aktar, HTML'ye Aktar butonlarını kullanarak bilgilerinizi farklı ortamlara aktarabilirsiniz. 2-1-6- İşlem Arama İşlem Arama, bölümünden hastaya işlem yapan hekimin yada hastanın Filtreleme, Aralıklar, Sıralama sekmelerinden herhangi bir arama kriterini girerek hekimlerinizin yapmış olduğu işlemlere ulaşabilirsiniz. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Filtreleme alanından Bil Cr.Kodu, Cari Kodu, Hasta Tc No, Hekim Adı, Hekim Soyadı, Tic. Ünvan, Grubu, Alt Grubu, Özel Kodu 1, Özel Kodu 2, Özel Kodu 3, Hasta Adı, Hasta Soyadı, İşlem Kodu alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapmanız mümkündür. Metal Provaya Gidenler, Dentin Provaya Gidenler, İskelet Provaya Gidenler, Diş Provaya Gidenler kutucuklarını işaretlediğiniz takdirde bu kriterlere göre filtreleme yapmaktadır, Biten İşlemleri Gösterme kutucuğunu işaretlerseniz işlem bitiş tarihi girilmiş kayıtlar filitrelenmemektedir, Faturalanmayanlar kutucuğunu işaretlerseniz işlem kayıt alanında faturalandı kutucuğu işaretli olmayan yani faturalandırılmamış kayıtlar filtrelenmektedir. Sayfa-7
Aralıklar alanından İşlem Kayıt Tarihi, İşlem Bitiş Tarihi, Metal Geliş, Metal Gidiş, Dentin Geliş, Dentin Gidiş alanlarına aradığınız işlemlerin tarih aralıklarını girerek filtreleme yapabilirsiniz. 2-1-7- Alt İşlem Listesi Alt İşlem Listesi, bölümünden hastaya işlem yapan hekimin yada hastanın Filtreleme, Aralıklar, Sıralama alanlarından herhangi bir arama kriterini girerek hekimlerinizin yapmış olduğu Alt işlemlere ulaşabilirsiniz. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. 2-1-8- Cari Hareket Raporu Carilerinize yada hekimlerinize girmiş olduğunuz tüm hareketlerin listelendiği ve toplam borç, toplam alacak, toplam bakiye bilgilerini alabileceğiniz bir rapordur. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Filtreleme alanından cari sekmesine Bil Cr.Kodu, Cari Kodu, Adı, Soyadı, Tic. Ünvan, Grubu, Alt Grubu, Özel Kodu 1 alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapabilirsiniz. 2-1-9- Bakiyeler Listesi Carilerinizin yada hekimlerinizin bakiyelerinin listelendiği ve toplam borç, toplam alacak, toplam bakiye bilgilerini alabileceğiniz bir rapordur. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Filtreleme alanından Bil Cr.Kodu, Cari Kodu, Adı, Soyadı, Tic. Ünvan, Grubu, Alt Grubu, Özel Kodu 1, Özel Kodu 2, Özel Kodu 3, İli, Para Birimi alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapmanız mümkündür. (Bakiyesi Olanları Göster) kutucuğunu işaretlerseniz bakiyesi olmayan kayıtlar filitrelenmemektedir. Sayfa-8
2-1-10- Cari Hareket Analizi Hekim Cari Kart Arama, bölümünden aramak istediğiniz hekimin yada carinin Filtre, Aralıklar, Sıralama alanlarından herhangi bir arama kriterini girerek hekimlerinizin yada carinizin kartına ulaşabilirsiniz. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. 2-1-11- İşlem Bazında Stok Raporu Hekimlerinizin yapmış olduğu işlemlerin listelendiği ve toplam adet,toplam tutar bilgilerini alabileceğiniz rapordur. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Sayfa-9
2-2- Randevu 3-2-1- Randevu Kayıt Muayenehanenize gelecek olan kişilere daha önceden verdiğiniz randevuları kayıt edebileceğiniz alandır. Randevuyu alan kişi işe ilgili bilgileri girdikten sonra, tarih ve saat aralığı belirtiniz. Randevu saatinden önce programın sizi uyarmasını istiyorsanız, "Alarm Aktif" seçeneğini işaretleyiniz. "Notlar" alanına eklemek istediğiniz notları yazdıktan sonra kaydederek randevu işlemini tamamlayabilirsiniz. Sayfa-10
3-2-2- Organizer Kaydettiğiniz randevularınızı toplu bir şekilde görebileceğiniz ve yeni randevu kaydı için kullanabileceğiniz alandır. Randevu defterini günlük veya aylık olarak alabilirsiniz. Randevu kaydetmek istediğiniz günün üzerine çift tıklayarak açılacak olan "Randevu Kayıt" ekranına randevu bilgilerini yazarak kaydedebilirsiniz. 3-2-3- Mevcut Randevular Kayıt etmiş olduğunuz randevularınızı liste şeklinde raporlayabileceğiniz alandır. Dilerseniz randevu durumu belirterek randevusuna gelenleri, gelmeyenleri, iptal edilenleri, beklenenleri ve gecikenleri ayrı ayrı raporlayabilirsiniz. Yukarıda bulunan "Ran. Kartı Aç" butonu sayesinde randevu kartına erişebilirsiniz. "Yazdır" butonu sayesinde liste çıktısı alabilirsiniz. 3-2-4- İptal Edilmiş Randevular İptal etmiş olduğunuz randevuları raporlayabileceğiniz alandır. Dilerseniz müşterinizin adına ve soy adına göre sorgulama yapabilirsiniz. Yukarıda bulunan "Ran. Kartı Aç" butonu sayesinde randevu kartına erişebilirsiniz. "Yazdır" butonu sayesinde liste çıktısı alabilirsiniz. 3-2-5- Randevuya Gecikenler Randevuya geciken müşterilerinizin listesini alabileceğiniz alandır. Dilerseniz müşterinizin adına ve soy adına göre sorgulama yapabilirsiniz. Yukarıda bulunan "Ran. Kartı Aç" butonu sayesinde randevu kartına erişebilirsiniz. "Yazdır" butonu sayesinde liste çıktısı alabilirsiniz. Sayfa-11
2-3- Diş Açıklamaları 2-3-1- Dentin Diş Açıklamaları Hastalara yapılan müdahalelerde İşlem Yapılan Dişler alanına girilen açıklamaların listelendiği bir raporlama alanıdır. 2-3-2- Metal Diş Açıklamaları Hastalara yapılan müdahalelerde (Çekim Yapılan Dişler) alanına girilen açıklamaların listelendiği bir raporlama alanıdır. 2-3-3- İskelet Diş Açıklamaları Hastalara yapılan müdahalelerde (İskelet İşlem Yapılan Dişler) alanına girilen açıklamaların listelendiği bir raporlama alanıdır. 2-3-4- (Diş) Diş Açıklamaları Hastalara yapılan müdahalelerde Diş İşlem Yapılan Dişler alanına girilen açıklamaların listelendiği bir raporlama alanıdır. 2-4- Kasa 2-4-1- Yeni Kasa Hareketi Diş laboratuvarlarınızda yapmış olduğunuz harcamaların gelir-gider takibini kasa hareket girişinden yapabilirsiniz. 2-4-2- Günlük Kasa Raporu Günlük kasa giriş çıkışlarınızın listelendiği raporlama alanıdır. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. 2-4-3- Genel Kasa Raporu Genel kasa giriş çıkışlarınızın listelendiği raporlama alanıdır. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Sayfa-12
2-5- Fatura 2-5-1- Alış Faturası Alış faturası alanından Cari Bul butonuna basarak faturayı keseceğiniz Satıcı kaydını bulup kayda çift tıklayınız, sonra fatura hareketleri alanında bulunan Sonraki butonuna basarak alacağınız ürünleri fatura edebilirsiniz. Yanlış girilen ürünleri Sil butonuna basarak silebilir, Yazdır butonuna basarakta faturanızın çıktısını alabilirsiniz. 2-5-2- Satış Faturası Satış faturası alanından Cari Bul butonuna basarak faturayı keseceğiniz Satıcı kaydını bulup kayda çift tıklayınız, sonra fatura hareketleri alanında bulunan Sonraki butonuna basarak alacağınız ürünleri fatura edebilirsiniz. Yanlış girilen ürünleri Sil butonuna basarak silebilir, Yazdır butonuna basarakta faturanızın çıktısını alabilirsiniz. Not: Fatura Satıcıların alıcılara sattıkları bir mal veya hizmet karşılığında düzenledikleri resmi evraktır. Bu evrak üzerinde; alıcının ticari bilgileri, satılan mal türü, miktarı, fiyatı mutlaka belirtilmek zorundadır. Sayfa-13
2-5-3- Toplu İşlem Faturalandırma Toplu İşlem Faturalandırma alanından cari kodu kutucuğunun sağında bulunan butona basarak faturalarını keseceğiniz hastalarla ilgilenen hekimin kaydını bulup kayda çift tıklayınız,sonra listelenen hastalardan hangilerinin faturasını kesmek istiyorsanız Ctrl tuşuna basarak mouse'un sol tuşu ile seçim yapınız. Seçili işlemleri faturalandır butonuna basarak toplu fatura kesebilirsiniz. Yazdır butonuna basarakta faturanızın çıktısını alabilirsiniz. 2-5-4- Alış/Satış Fatura Listesi Fatura Listesi alanından Filtreleme kriterlerini girerek filtrele butonuna basmanız durumunda, girdiğiniz kriterler doğrultusunda kayıtlı faturalar listelenecektir. Aşağıda bulunan genel toplam alanından listelenen faturalarınızın Toplam KDV ve Genel Toplam bilgilerini görebilirsiniz. Yazdır butonuna basarak faturanızın listesini çıktı olarak alabilirsiniz. Filtre alanından Bil Ft.Kodu, Cari Kodu, Yetkili, Tic Ünvan, Özel Kodu, Açıklama alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapabilirsiniz. Aralıklar alanından Fatura Tarihi alanına aradığınız faturanın tarih aralıklarını girerek filtreleme yapabilirsiniz. Butonuna basmanız durumunda aşağıda örnek resimde görülen menü formu gelmektedir. Bu menüden Özelleştir alanından tablo yerleşimini değiştirebilir, yaptığınız değişiklileri Tablo Yerleşimini Kaydet butonuna basarak kişiselleştirebilirsiniz. Yada kişiselleştirdiğiniz tablonuzu varsayılan görünümüne Orjinal Tablo Yerleşimini Yükle butonuna basarak tekrar döndürebilirsiniz. Excel veya html olarak bilgilerinizi farklı ortamlara kaydetmek isterseniz Excel'e Aktar, HTML'ye Aktar butonlarını kullanarak bilgilerinizi farklı ortamlara aktarabilirsiniz. Sayfa-14
Kısayol Tuşları F2 :Filtrele (Kayıtlarınızı girdiğiniz kriterlere göre filtreler) F3 :Hepsi (Filtreleme kriterlerini dikkate almadan bütün kayıtları filtreler) F4 :Yazdır (Yazdırma seçenekleri menüsünü ekrana getirir) F8 :Fatura Aç (Tabloda seçilmiş olan faturayı açar) Alt + T :Temizle (Filtreleme kriterlerinin hepsini temizler) Esc :Kapat (Aktif pencereyi kapatır) 2-6- Stok 2-6-1- Stok Kayıt Stok Kayıt alanından Stok Kodu, Stok Adı, Grubu, Alt Grubu, Kalite, Birimi, Kayıt Tarihi, Fiyatı ve Resim alanlarına gerekli bilgileri girerek stok kaydı yapabilirsiniz. Önceki kayıtlarınızı bulmak istiyorsanız Stok Ara butonuna basarak kayıtlı diğer stoklarınızın listesini görebilirsiniz. Resim eklemek için Resim Ekle butonuna basarak herhangi bir digital ortamdan alınmış resim dosyasını, yolunu belirterek seçebilirsiniz. Web cam'den resim eklemek için web cam butonuna basarak stoğun resmini kaydetmeniz gerekmektedir. Sayfa-15
2-6-2- Stok Hareket Girişi Stok hareketlerinizin kayıtlarını girmenizi ve düzenlemenizi sağlar. Stok hareketi yaparken dikkat edilmesi gereken bir husus; Stok Hareket Girişi butonuna basılınca açılan pencereden öncelikle stok kartını seçmeniz gerekmektedir. Bu işlem yapıldıktan sonra hangi stoğa ne gibi bir hareket uygulamak istiyorsanız o stok kart bilgileri karşınıza gelecektir. Bir diğer dikkat edilmesi gereken nokta ise İşlem türünün seçilmesidir. Yani stok girişi mi yoksa stok çıkışımı olduğunu belirtmeniz gerekmektedir. Çünkü bu kartta yapacağınız işlem bir stok hareketidir. İlk kayıt'a gider. Önceki kayıt'a gider. Sonraki kayıt'a gider. Son kayıt'a gider. Yeni kayıt girmek için kullanılır. Kayıt silmek için kullanılır. Aktif kaydı düzenlemek için kullanılır. Girilen bilgileri kaydetmek için kullanılır. Sayfa-16
Aktif kayıttaki değişiklikleri iptal etmek için kullanılır. Aktif kaydı yeniler. 2-6-3- Stok Grup Kayıt Stok Grup Kaydı stoklarınızı cinsine, ebatına, türüne vb. özelliklerine göre gruplandırmanızı sağlar, bu gruplandırmalar filtreleme alanlarında daha hızlı işlem yapmanızı sağlar. 2-6-4- Stok Hareketleri Stok alış satış hareketlerini bu alandan listeleyebilirsiniz. Raporun yazıcı çıktısını almak isterseniz Yazdır butonuna basmanız yeterlidir. Filtreleme alanında Cari sekmesinde bulunan Bil Cr.Kodu, Cari Kodu, Adı, Soyadı, Tic Ünvan, Grubu, Alt Grubu, Özel Kodu 1 alanlarının herhangi birini yada birkaçını doldurarak filtreleme yapabilirsiniz. 2-7- Sabitler 2-7-1- Renk Kayıt A1, A2, A3.5, A4, B1, B2 vb. diş renklerini bu alandan giriniz. Hastalarınızın kaydını yaparken renk seçiminde bu alana yazdığınız renk kayıtları gelmektedir. 2-7-2- İşlem Sabitleri Yaptığınız sabit işlemleri bu alana ücretleri ile kaydetmelisiniz. (Hekim İşlem Kayıt - Yapılan Alt İşlemler - İşlem) bölümünde bulunan butona bastığınızda bu alanda kaydettiğiniz işlem kayıtları karşınıza gelmektedir. Sayfa-17