AKTİVİTE SÜRECİ Aktivite Süreci Talep Giriş-Takip Süreci ve Otorizasyon Süreci ni kapsamaktadır. Bu doküman kapsamında Acente Talep Giriş süreci anlatılmaktadır. Talep süreci Acente kullanıcısının Aktivite Merkezi nden ACENTE TALEP GİRİŞ menüsünden işlem girmesi ile başlar. ACENTE KULLANICISI WINSURE => BAŞLAT => AKTİVİTE MERKEZİ Aktivite Merkezinde solda yer alan ACENTE TALEP GİRİŞ menüsü seçilir. Acente Talep Giriş menüsü seçildiğinde kullanıcının önünde Talep/Öneri/Şikayet işlemlerini girebileceği ekran açılır.
Öncelikle girilecek talebin poliçeye bağlı olup olmadığının seçilmesi gereklidir. Bunun için Poliçe ile İşlem alanından Evet/Hayır seçilir. Poliçeli işlem ise (Poliçe İle İşlem =EVET) ; Poliçe No alanında seçim yapılması zorunlu olur. Buradan poliçe no bilgisinin girilmesi gereklidir. Poliçe No manuel yazılabileceği gibi Arama yapılarak da seçilebilir. Poliçe Arama için arama butonuna basılır ; Arama butonuna basıldığında poliçe arama ekranı açılır. Poliçe No seçildiğinde / yazıldığında o Eğer poliçe no hatalı ise Poliçe No Hatalı uyarısı verilir. o Eğer poliçe no farklı bir acentede ise poliçe arama seçim yapılamaz. o Poliçe ile ilgili devam eden talep varsa (daha önce aynı poliçe için talep girilmişse) uyarı verilir ve poliçe seçtirilmez (Poliçe için devam eden talep varken yeniden aynı poliçeye talep girilemez)
Poliçe No doğru girildiğinde poliçeye ait bilgiler otomatik doldurulur ve değiştirilemez. Talep Konusu alanından uygun talep başlığı seçilir. (Talep konuları talep açılan poliçenin ait olduğu ürüne göre getirilir. Her bir ürün için farklı başlıklarda talep bulunabilir) Talep Konusu seçildikten sonra Notlar bölümüne talebin detayı yazılır. Her talep girişinde Talep Detayının (Notlar) yazılması zorunludur.
Eğer talebe evrak girişi yapılacaksa talep giriş alt ekranın sağ üst kısmında yer alan Evrak Ekleme butonu kullanılır. o Butona basıldığında Dosya Ekleme linki gelir. o o Buradan Browse seçeneğinden ilgili dosya seçilip Ekle butonu yüklenir. Eğer seçilen dosya silinmek istenirse Dosya Ekleme butonunun yanında yer alan Dosya Silme butonu kullanılır.
o Eklenen dosya/dosyalar Adet olarak gösterilir ve OK işaretine basılarak görüntülenebilir. *1 adet FORMÜL adında xls dosyası ekli Poliçe ve talep bilgileri girilip (varsa) doküman eklendikten sonra talebin kaydedilmesi için sağ üstte yer alan KAYDET butonuna basılır ve talep kaydedilir.
Talep poliçeden bağımsız ise (Poliçe İle İşlem =HAYIR) ; Poliçe ile ilgili alanlar otomatik olarak kapanır. Sadece Talep Konusu ve talep detayının girilebileceği Notlar alanı aktif kalır. Ürün/poliçe bazlı olmayan taleplerde talep konuları ayrıca listelenir. Talep detayının Notlar alanına yazılması gerekir. Evrak eklenecekse Evrak Ekleme butonu ( ) ile eklenebilir Sistem tarafından poliçeden bağımsız açılan talep için sistem otomatik olarak Talep No üretir ve atar.
Kaydet butonuna basıldığında talep kaydedilir. Talep kaydedildikten sonra (Poliçeli/Poliçesiz fark etmeksizin) kullanıcının ekranı Aktivite Merkezi ana ekranına geri döner. Kullanıcı açtığı talepleri ekranında yer alan Tamamlanmış sekmesinden takip edebilir Ekranda tamamlanan / bekleyen işler liste görünümünde yer alır ve istenirse filtre uygulanabilir. Kullanıcı talebin sürecini görüntülemek isterse iş listesindeki Açıklama başlığı altında yer alan Açıklama metni üzerinde sağ click yaparak Süreç İzleme özet ekranını açabilir. Acente kullanıcısı talep girişini yaptığında iş otomatik olarak GM-Teknik servise yönlendirilir ve Teknik kullanıcısının görev listesinde yer alır. *Aktivite merkezinde Bekleyen sekmesinde kullanıcının üzerinde iş olarak bekleyen ve kullanıcı tarafından sonuçlandırılması gereken (görev listesi) işlemler yer alır. Bekleyen listesi kullanıcının üzerine atanmış iş listesidir.
*Tamamlanmış sekmesinde kullanıcı tarafından yapılıp kaydedilmiş (tamamlanmış) işler yer alır ve burada listelenen iş/işler için herhangi bir aksiyon alınmaz. Acente kullanıcısı talebini gönderdikten sonra iş listesinde (Bekleyen) kalmaz, girdiği talep Tamamlanmış listesinde olur. Acentenin talebine karşılık GM-Teknik ekibi ilgili talebi Acente kullanıcısına geri gönderebilir (Eksik/Hatalı bilgi) veya talebi çözüp kapayabilir. Girilen talep iki farklı şekilde acenteye geri dönebilir. (1) Talep GM kullanıcısı tarafından Çözüldü durumuna getirilir. Bu durumda çözüm bilgisi acentenin önüne iş olarak gelir ve acentenin çözümü kabul/red etmesi gerekir. (2) Talepte eksik/hatalı bilgi vardır ve GM kullanıcısı acente kullanıcısından yeni bilgi talep eder. Bu durumda bilgi talebi acentenin önüne iş olarak gelir ve işlemi tamamlaması gerekir. Acente önünde oluşabilecek iş listesi örneği aşağıdaki gibidir. Gelen örneklerde acentenin açtığı ilk talep GM kullanıcısı tarafından Çözüldü durumuna getirilmiş ve acenteye TALEP SONUÇ BİLDİRİMİ işi oluşmuştur. Kullanıcı Açıklama metninin üzerine tıklayarak (ACENTE TALEP SONUÇ BİLDİRİMİ) işin içine girip detaylarını görüntüleyip işi sonuçlandırabilir. Talep Sonuç Bildirim ekranı aşağıdaki gibi açılır. Buradan girilen sonuç bilgisi gösterilir ve acente kullanıcı sonucu kabul / red eder.
Eğer talep çözülmüşse acente kullanıcısının Sonuç Kodu alanından Talebi Kapat seçeneğini seçmesi gerekir. Talebi kapat seçildiğinde acente kullanıcısı ilgili talep için yapılan çözümü kabul edip talebi kapatmış olur. * Eğer talep çözülmüşse talebin mutlaka Talebi Kapat seçeneğinden kapatılması gerekir. Eğer kapatılmazsa iş listesinde bekleyen iş olarak devam eder ve ilgili talep/poliçe için bekleyen iş olarak görüntülenir. Eğer talep çözülmemişse (ilgili talep için talep devam ediyorsa) acente kullanıcısının Sonuç Kodu alanından Talebi Yeniden Aç seçeneğini seçmesi gerekir. Bu durumda talep yeniden GM kullanıcısına yönlendirilir ve açık kalmaya devam eder. Gelen örneklerde acentenin açtığı ikinci talep GM kullanıcısı tarafından Acenteden Bilgi Talep Et durumuna getirilmiş ve acenteye ACENTE BİLGİ TALEBİ işi oluşmuştur. Kullanıcı Açıklama metninin üzerine tıklayarak (ACENTE BİLGİ TALEBİ) işin içine girip detaylarını görüntüleyip işi sonuçlandırabilir. Bilgi Talebi ekranı aşağıdaki gibi açılır. Ekranda yer alan notlar alanında talebin neden acente kullanıcısına geri döndüğünün (tamamlanması gereken bilginin ne olduğu) açıklaması yer alır. Eğer talep devam etmiyorsa (geçerli değilse) acente sonuç kodu alanında Talebi Kapat seçerek talebi kapatabilir. Eğer talep devam ediyorsa ve acente kullanıcısı GM kullanıcısına talebi geri iletecekse bu durumda eksik/hatalı bilgiyi tamamlayarak Bilgi Ver seçeneğini seçip kaydetmesi gerekir. Sonuç kodu Bilgi Ver seçilip kaydedildiğinde işlem GM kullanıcısına girilen yeni bilgilerle geri döner. Acente işlem/işlemleri sonuçlandırdığında sonuçlanan işlem Tamamlanmış iş listesinde yer alır.