YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ Türksel KAYA-BENSGHİR* Günümüzde yönetim faaliyetlerini desteklemede bilgisayarlar ön plana çıkarak, örgütlerde bulunması gereken vazgeçilmez araçlar arasında yer alml tır. 1980'li yıllarda mikrobilgisayarların maliyetlerinin oldukça dü mesine kaqın yeteneklerinin artması ile ya anan devrim, pekçok yöneticinin elinin altında bilgisayarların bulunmasını sağladı. Örgütlerin ba arısında verilerin i lenme ve bilgilerin kullanılmasındaki etkinlik önemli bir gösterge olmaktadır. Bu olgu, sürekli deği en, karma ık bir çevrede faaliyetlerini sürdürmek ve ba arılı olmak durumunda olan günümüz örgütleri için çok daha fazla geçerlidir. Yöneticiler örgütün günlük faaliyetlerini yürütme ve özellikle planlama, kontrol ve karar alma i levlerini yerine getirmede doğru, zamanlı, tam ve güvenilir bilgilere ihtiyaç duyarlar. Tüm bu sayılan özelliklere sahip bilgileri "nitelikli bilgi" olarak tanımlayacak olursak, yöneticiler bu bilgilere ancak bilgisayarları, kurulacak bir bilgi sistemi çerçevesinde etkin kullanarak eri ebilirler. Bilgisayarların büyük hacimlere ula an verileri i leme ve yönetmede sağladığı ba arı, yöneticiye çevrede var olan ve olması beklenen fırsat ve tehlikeleri zamanında görme ve değerlendirme olanağı tanır. İ te yöneticinin bu avantajı elde edebilmesi, bilgisayarları yalnızca veri i leyen bir makine olarak görmeyip, onu verileri ve özellikle verilerin i lenmesi ile elde edilen bilgileri yönetmekte kurulacak sistemin yalnızca bir unsuru olduğunu dü ünmesine bağlıdır. Burada kurulmasından söz edilen sistem, bilgi teknolojilerinin geli imine paralelolarak örgütün deği ik niteliklere sahip düzeyleri için geli tirilen "bilgi sistemleri"dir. Bilgi Sistemleri alanı, bilgisayara dayalı veri i leme ve bilgilerin yönetimi ile ilgili geli meleri incelemek üzere ortaya çıkmı tır. Bilgi sistemleri yalnızca bilgi teknolojilerinin geli imi ile ilgilenmez, aynı zamanda u sorular üzerinde durur: (1) Bilgi sistemleri etkin olarak nasıl geli tirilebilir? rodale Asistanı.... İıMrai IJrrpi, Cil 26, Siqıl, Mtut 1993.
240 AMME IDARESİ DERGİSİ (2) Bilgi sistemleri en iyi nasıl yönetilebilir ve uygulanabilir? (3) Bilgi sistemlerinin daha geni uygulama alanlan yaratılabilir mi? Yöneticilerin bilgisayarlardan etkin ve verimli yararlanabilmeleri de ancak böyle bir sistem çerçevesinde örgütün sorunlanna çözüm yollan aramalan ile mümkündür. Örgütün mevcut bilgi sistemlerinin analizinde ve kurulacak yeni sistemin tasanmında yukanda sıralanan sorular, yöneticilere önemli ipuçlan sağlar. Bu makalede, günümüze kadar geli tirilen bilgi sistemleri -Elektronik Veri i leme (EVi), Yönetim Bilgi Sistemi (YBS), Karar Destek Sistemi (KDS), Uzman Sistem (US), Yönetici Destek Sistemi (YÖDS)- Yönetim Destek Sistemleri (YDS) b8 lığı altında incelenmi ve bu sistemlerin örgüt sorunlanna etkin çözümler üretmede sunduklan olanaklar birbirleri ile kaqıl8 tırmalı olarak ele alınmı tır. BİLGİ SİSTEMİ VE TEMEL UNSURLARı Amacı verileri bilgilere çevirmek olan bilgi sistemi, örgütün günlük faaliyetleri ile ilgili veriler ve bilgiler elde etmesine, kaynak dağıtımına esas olacak bilgilerle donatılmasına ve stratejik planlama için gerekli bilgilerin temin edilmesine katkıda bulunur. Bilgi sisteminin temel unsurlan arasında donanım, yazılım, personel, veri tabanı ve prosedür yer alır.i Donanım; veri i leme, ileti im süreci ve diğer bilgi i lem faaliyetlerini destekler. Sistemin girdi, i lem ve çıktı i levlerini gerçeklc tirmede gerekli olan mekanik, manyetik ve elektronik aygıtlann tümü donanım olarak adlandınlmaktadır. Yazılım; bilgi i leme faaliyetlerinin yürütülmesinde donanımın kullanacağı talimatlan kapsar. Bilgisayarla ilgili tüm programlar, yordamlar ve ilgili belgeler yazılım olarak ifade edilir. Yazılımlar uygulama programlan ya da sistem programlan olarak geli tirilmektedir. Uygulama yazılımı; örgütün veri i leme faaliyetini desteklemek amacıyla ÇC itli i levleri gerçeklc tirmek üzere yazılan programlardır. Örnek olarak; personel bordrolannın hesaplanması, muhasebe kayıtlannın tutulması sipari yönetimi ve stok kontrol i lerinin yapılmasına yönelik programlar verilebilir. Sistem yazılımı ise, donanımın uygulama yazılımlannı ça1ı tırmasl için tasarlanan ve i levi sistemin operasyonlannı yönlerdirmek ve denetlemek olan programlardır. Personel; bilgi sisteminin tasarlanmasından, kullanıma sunulmasına kadar geçen her evrede çc itli i leri yürütmekle görevli ki ilerdir. Bu görevleri genel olarak üç b8 lık altında toplayabiliriz: 1 CeDgiz Yılmaz, ~... Ye YÖlaetUlBiIIP sa.te.i, Erciyes Üniversitesi ıktisadi ve ıdari Bilimler PaUltesi, Yayıa No: 2, 1988,1.16
YÖNETIM DESTEK SİSTEMLERİ 241 (1) Sistem tasarımcısı (2) Programcı (3) Operatör Veri Tabanı; çc itli kullanıcıların kullanımına olanak tanıyacak ekilde hazırlanan bilgi kütüğüdür. Örgütün veri kütükleri ve veri tabanlarıyla donatılması, bunların bakımı ve denetimi veri tabanı yönetim sistemi ile gerçeklc tirilir. Prosedür; bir sorunun çözümü için gerekli ve ilgili adımlar dizisidir. Bir problemin çözüm ~leminin nasıl yapılacağını açıklar. BİLGİ SİSTEMLERİNİN EVRİMİ Örgütlerde bilgisayarların kullanılması 19S0'li yıllarda b3 lasa da gerçek anlamda kullanım, çok amaçlı mainframe bilgisayarların 1960'larda gel~tirilmesi ile ancak 1960'ların sonlarında gerçeklc m~tir. 1970'li yıllarda makinelerin ~lem yapma hızlarının artması, bellek birimlerinin kapasitelerinin geni letilmesine kar ın maliyetlerinin dü mesi, daha kullanı lı bilgi saklama araçlarının üretilmesi ve programlama dillerindeki gel~meler pekçok örgütün bilgisayar kullanımına dayalı uygulamalarını artırm1 tır. Bu dönemlerde bilgi sistemleri ve teknolojilerinin evrimi üzerinde çalı an ar3 tırmacılar bilgi sistemlerinin evrimsel geli imini gösteren modeller üzerinde durmu lardır. Bu ar3 tırmacılara örnek olarak Gibson, Nolan, King, Kraemer ve Wiseman verilebilir. Bilgi sistemlerinin evrimsel gel~imini ortaya koyan modellerden ilki ve en çok bilineni Gibson ve Nolan tarafından 1974'de geli tirilmi tir 1. B3 lagıçta dört 3 amalı olarak belirlenen modele yazarların 1979'da iki 3 ama daha ilave ettikleri görülür. Bu yeni modelde örgütün bilgisayarla ma süreci altı 3 amada ele alınmaktadır. Bu 3 amalar sırasıyla; Başlangıç - Maliyetlerde tasarruf sağlamak üzere, büro faaliyetlerini (batch processsing) toplu i lem sürecp ile otomatiklc tirme, Gelişme - Daha çok faydalar sağlamak üzere bilgisayar kullanınım alanında artı ve (on line) çevrim içi bilgi i lem 4 sistemine geçme, Kontrol - Yönetime maliyet kontrolü i lemlerinde yardımcı olma, 1 Gibson,CF,Nolan RI..,"Managing the Four Stages or EDP GrowtIı",Harvanl B... ı... Rniew,Jan-Feb 1974. 3 Batch processing - Toplu i lem: Bilgisayar terminolojisinde kullanıcı etk.ilqimi olmayan, belirli bir 'Greyi kapsayan i lem ve kayıtlan toplayarak bilgisayar ortamına tek bir programda alınan bilgi i lem torfldgr.bu tor bilgi i lemde bilgiler, yığınlar halinde toplanırve dödemsel olarak i ledir. 4 OD lide data processing - Çevrim içi bilgi i lemi -,girit verileridin kayııakladma DoktalanndaD çıkarak doüvdad bilgisayara aktanldığı ve Çıkı bilgileridin doüvdad kulladım yerleride iletildili sistemdir.sistem rasgele eri imli bellek ile çah ır.
242 AMME İDARESİ DERGİSİ Bütünleşme - Veri tabanları aracıhğı ile mevcut sistemlerde bütünlük sağlama, Veri Yönetimi - Kullanıcılara veri tabanın yeteneklerini sunma, Olgunluk Dönemi - Örgüt geli tirme ile oldukça koordineli olarak örgütte bilgi sistemleri ve teknolojilerini planlama ve geli tirmektir. 1980'li yıllara gelindiğinde, bilgi teknolojilerindeki ilerlemelere paralel olarak, uygulamada örgütlerin bilgi sistemlerindeki geli im çizgisisinin Gibson ve Nolan'nın modelindeki 3 amalarla uyumlu olmadığı ve o dönemlerde yapılan varsayımların geçerliliğinin kalmadığı görülmü tür. King, Kraemer ve Wiseman yaptıkları çah malarda Gibson ve Nolan modelinin yetersizliği üzerinde durmu lardır.! Bu yazarlara göre Gibson ve Nolan modeli, özellikle 1984'den sonra örgüt ve çevresinde Y3 anan deği ime ko ut olarak önemi artan stratejik planlama ve karar alma i levlerine yönelik stretejik bilgi sistem fırsatlarını tanımlamada ve açıklamada yetersiz kalmaktadır. Bilgi sistemlerinde stratejik planlama ve karar alma i levlerinin önemini benimseyen Ward, Griffiths ve Whitmore birlikte yazdıkları ItStrategic Planning For Information Systemsit adlı eserlerinde, bilgi sistemleri evrimini üç alanh bir modelle açıklaml lardır6. Bu modelde yer alan 3 amaları ve bunların hedefledikleri amaçları öyle ifade edebiliriz (ŞekilI): ı. Veri İşleme - Bilgi i leme sürecini otomotikle tirmek suretiyle operasyonel düzeyde etkinliği artırmak 2. Yönetim Bilgi Sistemi - Yönetimin bilgi gereksinimini kar ılayarak yönetsel etkinliği artırmak 3. Stratejik Bilgi Sistemi - Örgüt ve çevresinde Y3 anan deği imi yöneterek örgütün rekabet gücününü artırmak Temelolarak veri i leme, sorgulama ve analizler yapma i levlerini yerine getirmek üzere tasarlanan bilgi sistemleri birbirlerini destekleyecek ekilde planlandığında sinerjik etki yaratarak örgütün etkinliğini ve verimliliğini YÜkseltmektedirler. Bu nedenle kullanım amaçlarına göre farklı yapıya sahip bilgi sistemleri yaratacakları sinerjik etkinin en yüksek düzeyde olmasını sağlayacak ekilde birlikte dü ünülmeli ve geli tirilmelidir.! KiDg.J.L. Kraemer, K.L,"EvolutioD add OrgaDisatioDal IDformation Systems:Aad assesment of Nolan's stage model", Co unie.llona olacm, Tl, 5, May-1984., JohDward. Pat Griffiıhs, Paul Whitmore, Stratejik Plannina ror ınronaation SyReIM, WUey Series in Information SystemsJohn-Wiley-Sons 1990,1.10 12
YÖNETIM DESTEK stslemler! 243 şekıl ı Bu çalışmada günümüze kadar geli tirilen bilgi sistemleri Elektronik veri işleme, Yönetim Bilgi Sistemi ve Yönetim Destek sistemi olmak üzere üç b3 lık altında toplanmıştır. Yönetim Destek Sistemleri (YDS); bilgi sistemlerinin özellikle yönetsel sorunlan desteklemek üzere geli tirilen Karar Destek Sistemleri, Uzman Sistemler ve Yönetici Destek Sistemlerini kapsar (Şekil 2). Yönetim Destek Sistemleri altında yer alan sistemler, örgüt yönetimine stratejik kararlar alabilmelerine olanak tanıyarak rekabet avantajı sağlamaktadır. Bu açıdan bakıldığında Yönetim Destek Sistemleri,yukanda sözedilen Ward, Griffits ve Whitmore'nin bilgi sistemlerinin vardığı son 3 ama olarak tanımladıklan Stratejik Bilgi Sistemleri ile aynı işlevlere sahip sistemler olarak kaf ımıza çıkmaktadır. Şekil ı Bilgi Sistemlerinin Evrimi 1960 1970 1980 1990 Elektronik Veri işleme ---------------------------------------------------------------------------------------> Yönetim Bilgi -------------------------> Sistemleri Yönetim Destek -------------> Sistemleri
244 AMME IDARESt DERGtsl YÖNETİM DESTEK SİSTEMLERİ VE SUNDUKLARI OLANAKLAR YDS'lerinde yer alan sistemler, örgütün deği ik düzeylerine göre daha etkili olabilmektedirler. (Şekil 3). A ağıda günümüze kadar geli tirilen bilgi sistemleri ve bu sistemlerin örgütlere sundukları olanaklar kaqıl8 tırmalı olarak i lenecektir. Şekll3 Yönetim Düzeylerine Göre Bilgi Sistemleri Operasyonel Kontrol Veri i,ieme Elektronik Veri İşleme (EVi) 1960'lı yıllarda örgütlerde yaygın olarak kullanılmaya b8 lanan Elektronik Veri İ leme Sisteminde temel amaç, daha önce el ile yapılan sıkıcı, zaman alan, yorucu ve çe itli hesaplamalar gerektiren i leri otomatik olarak programlar aracılığı ile gerçekle tirmektir. Bu niteliğe sahip i ler arasında balistik hesaplamalar, logoritmik tabloların olu uturulması, nüfus sayım sonuçlarının değerlendirilmesi, bordroların hazırlanması sayılabilir. Veri i leme sistemi, verileri yöneticilerin kullanımına hazır duruma getirmeyi hedefler. Bu sistemde i lemlerde etkinlik sağlamak ön planda tutulmu tur. Geçmi ve çok yakın gelecekteki verilerin değerlendirilmesi ile günlük i lerde etkinlik sağlamaya çalı ılmı tır. Sistemde geli tirilen programlarda algoritmik-mantıksal süreçlerden yararlanılmı tır. Bu sistemin kullanıcıları olarak; operatörler, (veri giri i letmenleri), çe itli görevleri üstlenen büro çalı anları ve ef düzeyindeki görevliler sayılabilir.
YONE'I1M DESTEK SİSTEMLERİ 245 Elektronik Veri İ leme Sisteminin bu özelliklerine rağmen hedeflenen sonuçlan gerçeklqtirilemeyeceği görülmü tür. 7 Bunun temel nedeni ise sistemin bilgi talebinde bulunanlann sorulannı yanıtlamayıp, yalnızca verileri bilgiye dönü türmesidir. Sistem tasanmcılan bu eksikliği gidermek üzere, veri i leme sistemini verileri i leyerek bilgi türeten, bunlan toplayan, saklayan ve kendisine yöneltilen sorulan yamtiayabilen sistem olarak, Bilgi İ lem sistemini geli tirmi lerdir. Bilgi İ lem Sistemi,bir önceki sistemden farklı olarak çift yönlü bilgi akı ına olanak sağlar. Kullamcı sistemin bünyesinde bulunan veri ve bilgi bankasından yararlanarak sorulanna kaqılık alabilir. 1970'li yıllann ortalanna gelindiğinde bilgi teknolojisi alanındaki ilerlemeler ve bilgisayarlann bilgi i leme ve raporlama yeteneklerindeki geli meler bilgi sistemlerinin yöneticilere destek sunacak ekilde tasanmını gerekli kılmı tır. Özellikle 1975-1980 döneminde bilgisayarl3 an örgütlerin Yönetim Bilgi Sistemi kurma faaliyetlerne ağırlık verdikleri görülür. Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Yönetim Bilgi Sistemi, örgütün ihtiyaçlannı kaqılamak üzere verilerin toplanması, nakledilmesi, sunulmasını sağlayan ve bilgilerin tüm örgüt düzeylerinde akı ını kolayl3 tıran bütünlqik veri ve bilgi yapısından olu maktadır. Sistem; - kayıt tutma ve veri i leme fonksiyonlarını destekler, - ortak veri tabanlannı kullanarak örgütün tüm fonksiyonlanna hizmet eder, - Örgütün operasyonel, yönetsel ve stratejik düzeylerinde bulunan yöneticilerine yapısal niteliğe sahip, eri imi kolay bilgileri sunar, - Tüm veri ve bilgilere eri imi yalnızca yetkili personel ile sınırlandırarak sistem güvenliği sağlar. Yönetim Bilgi Sistemini Elektronik Veri İ lemeden ayıran temel özenikler arasında unlar sayılabilir: - Yönetim Bilgi Sistemi, örgütün bilgi ihtiyacını kaqıladığı gibi tüm örgüt fonksiyonlarını da desteklerkent Elektronik Veri İ leme yalnızca bir örgüt fonksiyonunu destekler. Bu açıdan bakıldığında Yönetim Bilgi Sistemi daha esnek ve örgütün i levleri arasındaki bilgi akı ını bütünlqtirici nite1iğe sahiptir. - Elektronik Veri İ leme yalnızca operasyonel düzeylerdeki yöneticilere, Yönetim Bilgi Sistemi ise tüm örgütsel düzeylere destek sunar. 7 Ydau."Joe., 1.59. Larıy LoDIo ~t WoraMioII S,..., Preatic:e HalL. Eapewood aif&. NJ.. 19&9,1.44.
246 AMME İDARESİ DERGİSİ - Yönetim bilgi sisteminde yöneticinin bilgi ihtiyacı online olarak kaqılanırken, Elektronik Veri İ lemede bu ıhtiyaç önceden programlanan raporlarla giderilmektedir. Yönetim Bilgi Sistemi, yapısı gereği programlanabilir ve yapısal nitelikteki kararlara destek sağlarken yan yapısal ve yapısalolmayan nitelikteki kararlan destekleyemez. Örgütün üst düzeylerinde deği en çevre ko ullan altında stratejiler ve politikalar olu turma durumundaki üst düzey yöneticileri ile kararlar alma sorumluluğu bulunan orta düzey yöneticilerini desteklemek üzere,özellikle 1980'lerden sonra, Yönetim Destek Sistemleri emsiyesi altında toplayabileceğimiz Karar Destek Sistemleri (KOS), Yönetici Destek Sistemleri ve Uzman Sistemleri geli tirilmi tir. Karar Destek Sistemleri (KDS) Örgütlerde bilgisayara dayalı bilgi sistemleri disiplini olarak KOS'den ilk defa 1970'li yıllann b8 lannda sözedilmi tir. Bu dönemde pekçok ar8 tırmacı, sistemin öncüllerini olu turan Evİ ve YBS'den olan farklılıklan üzerinde durmu tur. Sistemin kavramsalolarak tanımlanmasına ise Bilgisayar Bilimleri, Yönetim Bilimleri, Yöneylem Ar8 tırmalan gibi deği ik disiplinlere mensup ara tırmacılann katkılan olmu tur. KOS'tanımını ilk defa Scott Morton yapmı tır. 9 O'na göre KOS, yan yapısal ve yapısalolmayan sorunlann çözümünde karar alıcıya veri ve modeller kullanmak suretiyle yardımcı olan etkile imli bilgisayar sistemleridir. KOS'nin 1990'lı yıllara gelinceye kadar pekçok deği ik tanımı yapılmı tır. Ancak sistemin sahip olduğu temel nitelikler aynı kalmı tır lo. KOS; - karar vericinin yerini almaktan çok ona destek sağlar, - yarı yapısal ve yapısalolmayan göreli olarak açık uçlu sorunların çözümüne katkıda bulunur, - SimonU tarafından üç a amalı olarak tanımlanan - sorunun tesbit edilmesi,çözüm önerileri geii tirme ve test etme,en iyi çözümün seçimi ve uygulanması - karar sürecinin tamamını destekler, - sorunların çözümünde karar vericinin gereksinim duyduğu kullanımı kolay, geni bir veri tabanı ve modeııer sunar, - kullanıcının istekjerine, i in yapısına ve çevre ko ullarındaki deği ime göre esneklik ve uyumjuluk sağlar. 9 Keen, P.G.W, Scott Morton, Deeiaion Support Sy.te..:An Orpnimtional Perspectiye, Addison Wesley Reading, 1978. 10 S.Neethl. S.Krishnamoorty, "Decision Support Systems (DSS) A Critical Review", Manllprial Decialon Support Syste... Elsevier Science Publishers B.V., North-Holland, 1988. II Herbert ASimoD, New Selence ofmanaplhftt DeclıNo... Harper & Brothers NeIN)'ork, 1960, 554.
YÖNETIM DESTEK SİSTEMLERİ 247 Sprague KDS'nin üç temel elemanından söz etmiştir: ll (i) Veri Yöneticisi,(ii) Model Yöneticisi, (iii) Diyaloglar Geliştirme Yöneticisi. Bonezek, Holsapple ve Whinston bu elemanlara ek olarak üç özellik daha ilave etmişlerdir: 13 (i) Dil Sistemi, (ii) Sorun Çözme Sistemi ve (iii) Bitgi Sistemi. Sonradan ilave edilen elemanların öncekilerinden temel farkı, karar alma sürecinde bu elemanların sorun çözme sistemi içinde işbirliği sağlamalarıdır. Karar Destek Sistemleri yukarıda bahsedilen özellikleri ile Yönetim Bilgi Sisteminden oldukça farklıdır. Öncelikle YBS yalnızca yapısal ve programlanabilir sorunların çözümüne katkıda bulunurken KDS bu tür sorunlara ilaveten yapısında yer alan Modelleme, Bilgi Sistemi ve Sorun Çözme elemanlarıyla yapısalolmayan ya da yarı yapısal sorunların çözümünü de gerçekleştirebilmektedir. Uzman Sistemler (US) Örgütler oldukça karmaşık sorunlarla karşılaşıp, karar verme durumlarında olduklarında genellikle bu sorun ile ilgili konularda uzmanlaşmış kişilere baş vururlar. Uzmanlar belirli bir konuda derinliğine bilgi sahibi oldukları için soruna çok daha geniş bir perspektifden bakabilmekte ve dolayısıyla çok daha fazla çözüm önerileri geliştirebilmektedirler. Ancak sorunların karmaşıklık derecesi arttıkça ve yapısal bir niteliğe sahip olmayan sorunlar gündeme geldikçe uzmanlardan yararlanmanın maliyeti de yükselmektedir. İşte örgütlerin bilgisayarlardan karşılaştıkları sorunlara çözümler getirmede bir çeşit uzman gibi yararlanabilmelerini..:ağlama düşüncesi Uzman Sistemlerin geliştirilmesine ön ayak olmuştur. Bu gün pekçok alanda geliştirilmiş Uzman ';İstemlcrc ra~ılamaktayız. Uzman sistemler ilk defa geliştirildikleri dönemde (J 960 'lı yılların ortaları) Yapay Zekanın (Artificial Intelligent) bir uygulama alanı olarak görülmüştü. Bugün ise bilgi sistemleri içinde ayrı bir yere sahiptir. Tanım olarak; US, belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin o koni! ile ilgili bilgisayara aktarılan bilgilerini ku11anarak sorunlara çözüm getiren sistemdir.l 4 Tanımdah da anlaşıldıgı gibi US 'hilgi temelli' sistemlerdir. Gelişmi bir Uzman Sistem şu elemanlara sahiptir: 15 - Bilgi Elde etme (Bir uzman yada bilgi mühendisi) - Bilgi temeli 12 Sprague, Rh.CarlsoD, ED., Building meclin l>«iaion Support. Sy.'e.., Prenuce Ilall, 1982 13 Bonezek. RH. Holsapple, C.V., WhiD510D, AB., Foundation or Deeislon Support. Syaıe... Academic Press, New York. 1981. 14 Efraim TurbaD, Declslon Support And ~rt Sysleıu:Manage.ent Support. Sysleaa., Maxwcll Macmillan InternatioDal Ed.New York. 1990, s.424. 15 Turban a.g.e., s.431.
248 AMME ıdaresı DERGıSı - Çıkanmlar yapan araç - Çall ma hafızası - Kullanıcı arabirimi - Açıklayıcı sistem - Bilgileri anndıran sistem Günümüzde pekçok alanda Uzman Sistemlerden yararlanılmaktadır. Örnek olarak; tıp alanında tanılann yapılması, madencilikte çe itli madenlerin çıkartılması i lemlerini yürütme ve karm3 ık i dünyasında borç ve alacaklann yönetimi, Stratejik planlama, vergi konulannın takip edilmesi, hata tesbiti ve örgüt içinde çe itli alanlarda denetimlerin yapılması verilebilir. Uzman Sistemlerin kullanıcılara sağladıklan olanaklan öyle sıralayabiliriz:" - Çıktılarda ve verimlilikte artı - Hata yapma olasılığını azaltmak suretiyle kalitede artı - Bekleme zamanlannda önemli ölçüde dü me - Kıt olan uzmanlık bilgilerini elde etme - Üretim ve hizmetlerde esneklik sağlama - Güvenirlilikte artı - Hızlı yanıtlar verebilme - Deği ik uzmanlann görü lerini bütünle tirme - Eksik bilgi ve belirsizlik ortamında çalıima fırsatı sağlama - Karm3 ık sorunlan çözebilme yeteneği kazandırma - Bilgileri uluslararası sınırlan 3 arak çe itli coğrafik alanlara gönderme fırsatı Uzman sistemlerin geleceği 01dukça parlak gözükmektedir. Halihazırda günümüz bilgisayarlan sınırlı da olsa insana özgü bazı duyu iilemlerini -usa vurma gibi- yapabilmektedir. Donanım alanındaki geli meler bilgisayarlara kısa bir süre sonra, bu niteliklere ilaveten görme, dokunma, duyma ve konu ma gibi duyulan i leyebilme özelliği kazandırabilecektir. Bu niteliklere sahip olan bilgisayarların bulunduğu ortamlarda yaratılacak uzman sistemler, uzmanlann yaptıklan i performansı düzeyininde üstünde bir performans artl ı sağlayabilecektir.
YÖNETIM DESTEK SİSTEMLERİ 249 Yönetici l7 Destek Sistemleri (yôds) Yönetici Destek Sistemlerini geli tirme fikri, yöneticileri bilgisayarlar konusunda üst düzeyde bilgilendirmek yerine; bilgisayarlan yönetimle ilgili bilgilerle donatarak yönetsel zekaya ka~turmak dü üncesinden doğmu tur. Tanım olarak YÖDS, ileti im,ofis otomasyonu ve analizler yapma olanağı tanıyarak üst düzey yöneticilerin yalnızca bilgi ihtiyaçlannı gidermekle kalmayıp, karar sürecine destek sağlayan daha kapsamlı bir sistemdir. ıı Kaba bir sınıflandırma yapıldığında yöneticiler YÖDS'nin 8 8ğıda bahsedilen üç yönetsel amacı gerçeklqtirmesi beklenir. ı, Bu amaçlar aynı zamanda sistemin alt elemanlarını olu turmaktadır Ofis Destek Hizmetleri Ofis destek hizmetleri bilgi teknolojisinin sağladığı olanaklar yardımıyla örgüue yürütülen günlük i lerde verimliliğin yükseltilmesini sağlar. Bu hizmetler içinde yer alan olanaklar üç grupta toplanabilir: a. İleti im Temelli Uygulamalar : Elektronik postalama, haberlqme ve kelime İ lem, b. Verileri ve Bilgileri Analiz Etme Araçlan:Elektronik tablolama, c. Düzenlemeler Yapma Araçlan:Elektronik takvim, borç ve alacaklann izlenmesi, örgütün Planlama ve Kontrol Süreçlerini iyileştirme Yönetici destek sistemlerinden beklenen en önemli yarar, planlama ve kontrol süreçlerinin yeniden yapılandınlarak etkinliğin sağlanmasıdır. Uygulamada YÖDS'nin planlama ve kontrol süreçleriyle ilgili u alanlarda destek sağladığı görülmektedir: ıo a.örgütün genelinde ve bölümleri düzeyinde var olan raporlama hizmetlerini iyilqtirme b.yönetimle ilgili raporlama sisteminin kritik faktörler gözönüne alınarak yeniden düzenleme c.planlama ve tahminleme süreçlerinde deği imlerin yapılması ı7 Yöaedei bvra.1, 6ıJfItIl tntejik pl.ala.. iılmııi IIde.ea IIt dlzeyy6aelcileri.i if.de etaektedir. ıı Tuıb.ıa...e. 1.366. 19 Jo'" F.Rocbrt, David W.De Loaı. F.ıreeUtM suppoıt s,.a-tirıe...oltop M... eo.,.ter UM, Bui.eII Oae 11Wla. Ho.ewood,lUi.ois, 60430, 19S.~...41-42 ıo Daha fazı. bilp içia bb.... s.95 120.
250 AMME İDARESİ DERGİsİ d.bilgi ve veri bankalannı kullanarak ad hoc analizler yapma olanağı elde etme e.ki isel ileti im sağlama olanaklanm geni letmek suretiyle, yöneticilerin örgütün önemli konulanyla daha fazla ilgilenmesine olanak tanıma f.proje tipi örgütlenmeye giden kurulu larda program yönetiminde etkinlik sağlamak Planlama ve kontrol süreçlerini iyilqtirmek amacıyla Yönetici Destek Sistemlerini yaygın olarak kullanan örgüt yöneticileri sistemin kendilerini 3 ağıdaki konularda düzenlemeler yapmaya zorladığını belirtmi lerdir. 11 Bilgi ihtiyacını belirlerken örgüt için önemli olan konulan dikkate almak Yönetim planlama ve kontrol süreçlerini yeniden düzenlerken geçmi ten çok geleceği göz önüne almak Raporlama sürecini revize etme i lemini dinamik hale getirmek İ levsel koordinasyonu geni letmek Örgütün veri yönetimini etkinlqtirmek Akıllı Modeller Geliştirme Akıllı model terimi, kavram olarak herhangi bir ki inin belirli bir alanda sahip olduğu anlayı ı tanımlayan bili sel yapısıdır. ll Akıllı model, bir anlamda yöneticiye zihinsel aktivitelerinde kavramsal bir çerçeve sunmaktadır. İ te Yönetici Destek Sistemlerinin yöneticilere b~yle bir araç sağlamak suretiyle etkinliğini artırması beklenmektedir. Ancak YODS'nin yöneticinin algılamasını nasıl desteklediği pek açık değildir. YÖDS'ne sahip örgüt yöneticileri bilgi teknolojileri kullanımının kendilerine 3 ağıdaki avantajları sağladığını belirtmektedirler: Örgüt dışı veri kaynaklarına erişimi kolayla tırmak Çok sayıda veri kaynaklarından elde edilen verileri bir arada toplayabitmek Verileri daha anlamlı biçimlerde sunabilmek Model kurma ve analizler yapma yeteneklerini geliştirmek İ Jerle ilgili olarak ortaya çıkan varsayımları test etme olanağı elde etmek Literatürde Mintzberg ve daha bir çok ara tırmacı Üst yönetim için modelleme tekniklerinin potansiyel önemi üzerinde durmu lardır. Son yıllarda yazılım alanındaki ge1i meler ve bi1gisayar okur yazarlığındaki artı, çok sayıda II John F.Rockart, David W.De Long. a.l. s.121. II John M.Carroll, "Satisfaction Conditions for Mental Models", Conteaıporal')' Pıychology. vol 30 Iıv.~; i Yı:». s.693.
YÖNETIM DES1EK SİS1EMLERİ 251 üst yöneticinin bilgisayarlı modellemeyi değerli bir araç olarak görmelerini sağlamı tır. YÖDS'lerinin yaygın kullanılmasını engelleyen en önemli neden sistemin uygulanmasının yeterince anla ılamamı olmasıdır. Sistemin ba anyla uygulanmasına temelolan sekiz faktör bulunmaktadır: LSistemin olu turulmasından ve uygulanmasından sorumlu bir yöneticinin bulunması, 2.Sistemin İ letiminden sorumlu bir kullanıcının tayin edilmesi, 3.İ alanı ile ilgili bilginin yanı sıra, teknik konulara hakim bilgi sistemi personelinin bulunması, 4.Uygun teknolojinin (donanım ve yazılımlar) seçimi, s.iç ve dı kaynaklardan güvenilir verilere eri imde etkin veri yönetimi, 6.Sistemin örgüt hedefleriyle uyumu 7.Örgüt içi ve örgüt dı ından gelecek tepkilerin yönetimi YÖDS'den önce geli tirilen Yönetici Bilgi Sistemleri (YÖBS) yöneticinin bilgilere daha çabuk ve yönetsel raporlara doğrudan eri imini sağlayarak yalnızca bilgi ihtiyaçlannı gidermektedir. Bu nedenle YÖBS yöneticiye bugün örgütün ne durumda olduğunu gösterirken gelecekte nasıl olabileceği konusunda yeterince yardımcı olmaz. Sistemden elde ettiği bilgilere göre örgütün gelecekte nasıl bir deği ime uğrayacağını yöneticinin sorumluluğuna bırakır. Dolayısıyla YÖBS yöneticiye akıl vermez,yalnızca bilgi verir. Yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarını kar ılamaya ilaveten planlama, analiz yapma, ve ileti im ihtiyaçlarını gideren Yönetici Destek sistemleri aslında Yönetici Bilgi Sistemleri'ne KOS'lerinin unsurlarının (modelleme ve sorgulama) katılmasıyla tasarlanmı tır. Bu nedenle Yönetici Destek Sistemi, Yönetici Bilgi Sistemini içine almakta ve kendisi de büyük ölçüde Karar Destek Sisteminin bir alt elemanı olmaktadır. Rockart, Treacy,S.Morton, Levinson ve Keen YÖDS'ni veri temejli KOS'nin bir uzantısı olarak görmektedirler. D (ŞEKİL 4 ). Bu iki sistemi bir birinden ayıran temel farklılıklar öyle sıralanabilir: - KOS spesifik olarak belirlenmi belirli bir karar sorununa çözüm getirmek üzere, tek bir karar alıcı yada alıcılar için geli tirmrken, YÖDS üst düzey yöneticilerine destek sunmayı hedefler. - KOS model ağırlıklı ve veri yoğun bir yapıdadır. YÖDS'de ise bilgi temeli daha ağırlıklıdır. - KOS'de yer alan kararlar tekrar eden bir niteliğe sahiptir. YÖDS'de ise istisnai durumlar için kararlar alma sözkonusu olabilmektedir. 23 Rockart. Long..k.,.5.16.
252 AMME İDARESİ DERGİSİ - Sunduğu bilgi YÖOS ile birlikte aynı olmakla beraraber KOS daha çok alt düzeylerdeki uzmanlar için uygundur. Şekil 4 Karar Destek Sistemleri İçinde VÖBS ve VÖDS'nin Veri Yukandaki açıklamalardan anl8 ılacağl gibi YÖOS ve YÖBS birbirinden farklı sistemlerdir. Ancak literatürde bu iki terimin birbirine karqtınldıgı görülür. Pekçok eserde YÖBS her iki sistemin yerine kullanılmaktadır. YÖOS'nin Yönetim Bilgi Sistemi (YBS)'nden olan farklığına bakacak olursak, YBS zengin bir veri tabanına eri imi için kolayolmayan bir yöntem önerirken; YÖOS, verileri anlamlı yönetim bilgilerine aktarma, bilgiler üzerinde filitrelemeler yapma ve deği ik biçimlerde düzenlemeler yapma fırsatı sağlamaktadır. SONUÇ Bu makalede, bilgisayarlann örgütlerde yaygın olarak kullanılmaya b8 landığl dönemlerden günümüze kadar geçen süre içinde, çqitii örgütsel sorunlann çözümüne destek sağlamak üzere geü tirilen bilgi sistemlerinin evrimi ve bu sistemlerin sunduklan olanaklar kaqı18 tırmalı olarak incelenmi tir.
YÖNETIM DESTEK SİSTEMLERİ 253 Bilgi sistemleri b8 langıçta maliyetlerden tasarruf sağlamak üzere, örgütün büro i lerini otomatiklqtirmek suretiyle yalnızca veri i leyen ve saklayan bir sistem olarak dü ünülüp tasarlanml tır. Günümüzde ise hızla deği en ve karm8 lk bir yapıya bürünen çevrede varlığını sürdürmek durumunda bulunan örgütler için yalnızca verileri i leme ve yönetmekte faydalar sağlayan sistemler yeterli olamamakta, sistemin aynı zamanda analizler ve tanılar yapması beklenmektedir. Bugün artık yöneticiler örgütlerinde kurulacak bilgi sistemlerinin kendilerine yalnızca veri sunmakla yardım sağlamanın ötesinde, alacaklan kararlara alternatifler sunarak ve bunlan deneme fırsatı sağlayarak katkıda bulunmalannı beklemektedirler. Böylece bilgi sistemleri bilgi teknolojisinde Y8 anan geli melere ve yöneticilerin sistemden beklentilerindeki deği melere bağlı olarak nitelikli bilgi sağlayan bir yapıdan (Elektronik Veri işleme ve Yönetim Bilgi Sistemleri) analizler ve tanılar yapabilen yapılara (Yönetim Destek Sistemleri, -Karar Destek Sistemleri, Uzman Sistemler, Yönetici Destek Sistemleri- ) kavu mu tur. Bugün bilgisayarlan yönetim sorunlanna destek sağlayacak ekilde etkin kullanan geli mi ülke örgütleri, ihtiyaçlarına uygun bilgi sistemlerini geli tirerek sorunlanna çözümler aramaktadırlar. Bu ülkelerde örgütün çqitli bölümlerine ili kin yönetsel sorunlara çözüm getirmede Karar Destek sistemleri ve Uzman Sistemleri; yöneticilere yönelik olarak da Yönetici Destek Sistemleri yaygın olarak kullanılmakta ve bu sistemleri geli tirmek üzere çqidi çalı malar yapılmaktadır. Bu açıdan ülkemizdeki duruma bakılacak olursa; bilgisayarl8 manın özellikle 1985'lerden sonra Y8 andığı ülkemiz örgütlerinin oldukça yüklü yatınmlar yaparak gerekli donanımlara sahip olmalarına rağmen, yönetsel alanda bilgisayar desteği sağlamada ihtiyaçlan olan bilgi sistemleri konusuna çok az yer verdikleri görülür. Geli mi ülkelerin yöneticileri ve bilgi sistemleri konusunda uzmanl8 an ar8 tırmacılar örgütün üst düzeylerindeki sorunlara destek sağlamak üzere bilgi sistemlerini geli tirme çabasında bulunurken, ülkemizde bilgisayarlar hala veri i leme aracı olarak görülmekte ve bilgi sistemlerinin veri İ leme boyutuna ağırlık verilmektedir. Ancak uygulamada, çok az da olsa bilgisayarla mada belirli bir düzeye ul8 ml büyük ölçekli özel kuru lann örgütün bütün düzeylerini destekleyecek bir bilgi sistemi tasanmına gitme arayı ı içinde olduklan gözlenmektedir. Sınırlı sayıdaki kurulu ların bu çabalan gelecekte bilgi toplumu içinde kendine sağlam bir yer arayı ı İçinde olan ülkemiz için yeterli değildir. Dünyada bilgiye dayalı kurulu ların sayısının hızla arttığı bilgi toplumuna uyum sağlayabilmek için, ülkemizde gerek kamu gerek özel kurulu lar, bilgisayarl8 ma sürecinde bilgi sistemlerinin olanaklarından yararlanma yollannı hızla ar8 tırmalıdırlar.