İZİBİZ BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ A.Ş. ÖZEL ENTEGRASYON MÜŞTERİSİ OLUŞTURMA OPR-DIS-0001 Uygulama Prosedürü DOKÜMAN VERSİYONU 1.0.0 21.12.2013 İZİBİZ Bilişim Teknolojileri A.Ş. nin yazılı izni olmadan doküman üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz, başka bir amaçla bütünüyle kullanılamaz ve referans gösterilemez.
İçindekiler 1. GİRİŞ... 1 2. BAYİ YAPI AĞACININ KURULMASI... 2 2.1. Genel... 2 2.2. Bayi Kaydının Açılması... 2 2.3. Bayi İşlemleri... 3 3. MÜŞTERİ TARAFINDAN SİSTEME GEÇİŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER... 4 3.1. Gelirler İdarisi Başkanlığına E-Fatura Sistemi Kullanım Başvurusu... 4 3.2. Mali Mühür Tedariği... 4 3.3. Mali Mühür Yazılımlarının Kurulumu... 4 3.4. Özel Entegratör Firma İle Sözleşme Yapılması... 5 4. MÜŞTERİ KAYITLARI VE SİSTEM KURULUMU... 6 4.1. Müşteri Kaydının Açılması... 6 4.2. Müşterinin GİB Nezdinde Kullanıcı Aktivasyonu... 7 4.3. E-Fatura Özel Entegrasyon Sisteminin Portal Üzerinden Test Edilmesi... 9 4.4. Bilgi Sistemi Entegrasyonu... 9 4.5. Bilgi Sistemi Entegrasyon Testi... 9 5. DOKÜMAN TARİHÇESİ... 10 A-i S a y f a
1. GİRİŞ 1.1.1. Özel Entegrasyon Müşterisi Oluşturma Uygulama Prosedürü, E-Fatura Özel Entegratör Hizmeti almaya istekli bir mükellefin (müşteri) başvuru, müşteri kaydı, E-Fatura Sistemi kullanıcı kaydı açılması ve canlı sistemde kullanıma başlaması süreçlerinde izlenecek prosedür adımlarını belirlemektedir. 1.1.2. Prosedür, gerek Portal gerekse de bilgi sistemi üzerinden entegrasyon hizmeti alacak müşterileri tanımlayacak ve ilk kurulumlarını gerçekleştirilecek dağıtıcı ve/veya bayiler tarafından kullanılacaktır. 1.1.3. Prosedür üzerindeki değişiklikler, versiyon numarası ile takip edilecektir. 1.1.4. Dokümana konu olan işlemler aşağıda belirtilen adres bağlantısı üzerinden ve bilgi sisteminden yapılacaktır. https://efatura.izibiz.com.tr:9033/efaturaportal A-1 S a y f a
2. BAYİ YAPI AĞACININ KURULMASI 2.1. Genel 2.1.1. İZİBİZ E-Fatura Özel Entegrasyon Sistemine müşteri kabulü hiyerarşik bir yapıda yapılır. 2.1.2. Müşteri kabulüne yetkili roller dağıtıcı ve bayi rolleridir. 2.1.3. İZİBİZ E-Fatura Özel Entegrasyon Sisteminde en üstte KANAL yapısı tanımlanır. Kanallar doğrudan İZİBİZ ile iletişim içerisinde olan kurumsal öğelerdir. Aynı zamanda da İZİBİZ Özel Entegrasyon Sistemi ile ERP Sistemleri arasında iletişimi sağlayan yazılım ve/veya servis sağlayıcılarıdır. 2.1.4. Her bir KANAL içerisinde çeşitli DAĞITICILAR yapılandırılır. DAĞITICILAR, kanal yapısı içerisinde BAYİ ler ile iletişim kuran ve onlara servisleri sağlamakta yardımcı olan bölgesel ana unsurlardır. Kanal yapısı içerisinde DAĞITICI rolünü üstlenen KANAL lara da bir DAĞITICI tanımı yapılır. 2.1.5. Her Bir DAĞITICI içerisinde çeşitli BAYİLER yapılandırılır. BAYİLER, kanal yapısı içerisinde doğrudan müşteri ile yüzyüze ilişkide bulunan, bilgi sistemi entegrasyonu ara yazılımlarını müşteri lokasyonunda kuran ve 1. Seviye bakımı veren unsurlardır. 2.1.6. Her bir DAĞITICI, aynı zamanda bir BAYİ gibi davranış sergileyebilir ve BAYİ rolünü de üstlenebilir. 2.1.7. DAĞITICI ve BAYİ ler her biri birbirinden bağımsız olarak müşteri kabulü yapar, müşteri ile birebir sözleşme ilişkisine girerler. 2.2. Bayi Kaydının Açılması 2.2.1. Her bir dağıtıcı, dokümanın Giriş bölümünde verilen bağlantı adresinden kullanıcı kodu ve şifre ile girerek kendilerine bağlı bayi kayıtlarını oluştururlar. 2.2.2. Dağıtıcı, her bir bayi için Ticari Ünvan, Vergi Kimlik Numarası ve Vergi Dairesi, adres bilgilerini girdikten sonra bayi için bir kullanıcı kodu tahsis ederek bayinin iletişim için kullanılacak E-posta adresini belirler. A-2 S a y f a
2.2.3. Tahsis edilen kullanıcı kodu bayi tarafına gönderilir. 2.3. Bayi İşlemleri 2.3.1. Bayiler kendilerine otomatik eposta ile gönderilen bağlantı adresini tıklayarak ya da tarayıcı üzerine kopyala-yapıştır yöntemi ile aktararak aktivasyon ekranına yönlendirilirler. 2.3.2. Aktivasyon ekranında her bir bayi kendi şifresini belirler. 2.3.3. Her bir DAĞITICI ya da BAYİ rolündeki kişi veya işletme, kendi şifreleri ile Özel Entegrasyon sistemine giriş yaparak Hesap İşlemleri menüsünüden müşterilerini ve ve kendi hesaplarını yönetebilir. A-3 S a y f a
3. MÜŞTERİ TARAFINDAN SİSTEME GEÇİŞ ÖNCESİ YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER 3.1. Gelirler İdarisi Başkanlığına E-Fatura Sistemi Kullanım Başvurusu 3.1.1. Müşteri, mevcut durumda GİB Portal ortamını kullanıyor ve özel entegrasyon hizmeti almak istiyor ise; 3.1.1.1. Bütün gereksinimler tamamlanmış olup 3.4 maddesine doğrudan geçilebilir. 3.1.2. Müşteri, mevcut durumda GİB Portal ortamını kullanmıyor, GİB Portalini kullanacağı yönde başvuruda bulunmuş ve özel entegrasyon hizmeti almak istiyor ise; 3.1.2.1. Öncelikle GİB Başkanlığına e-posta ile e-fatura uygulamasından özel entegrasyon yöntemini kullanacağına dair bir dilekçe ile başvurulur. 3.1.2.2. Özel entegrasyon yöntemi ile e-fatura gönderme ve alma onayını aldıktan sonra diğer gereksinimler için madde 3.2. maddesine geçilebilir. 3.1.3. Müşteri, mevcut durumda GİB Portal ortamını kullanmıyor, Özel Entegrasyon hizmeti alacağına yönelik başvuruda bulunmuş ve özel entegrasyon hizmeti almak istiyor ise; 3.1.3.1. Diğer gereksinimlerin kontrolü için 3.2 maddesine geçilebilir. 3.1.4. Müşteri, mevcut durumda hiçbir hizmet almamış ve GİB nezdinde bir başvurusu bulunmuyor ve özel entegrasyon hizmeti almak istiyor ise; 3.1.4.1. Öncelikle GİB Başkanlığına e-fatura uygulamasından özel entegrasyon yöntemini kullanacağı belirtilerek elektronik ortamda başvurulur. Başvuru adresi aşağıda belirtilmiştir. Bu başvuru ile aynı zamanda mali mühür başvurusu da yapılmış olunur. https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/mm.go 3.1.4.2. Başvuru sonrası 3.2. maddesine geçilebilir. 3.2. Mali Mühür Tedariği 3.2.1. Mali mühür başvurusu yapıldıktan sonra mükellefe ait mali mühür müşteriye gönderilir. 3.2.2. Mali mühür, E-Fatura imzalama, kullanıcı kaydı açma, kullanıcı kaydı sonlandırma süreçlerinde kullanılır. 3.2.3. Özel Entegrasyon Sisteminde özel entegratör mali mührünün kullanılmasının tercih edildiği durumda faturaların imzalanmasında mali mühür gerekmez. 3.2.4. Müşteri kendi mührünü imzalama fonksiyonlarında tercih ettiği durumda, her fatura gönderiminde mutlaka mali mühür kullanılır. 3.3. Mali Mühür Yazılımlarının Kurulumu 3.3.1. Gönderilem mali mühürü kullanabilmek amacıyla gönderilen zarf içeriğinde belirtilen yazılım ve sürücüler KAMUSM sayfalarından indirilir ve sistemlere yüklenir. A-4 S a y f a
3.4. Özel Entegratör Firma İle Sözleşme Yapılması 3.4.1. Bayi aracılığı ile özel entegratör ile sözleşme imzalanır. A-5 S a y f a
4. MÜŞTERİ KAYITLARI VE SİSTEM KURULUMU 4.1. Müşteri Kaydının Açılması 4.1.1. Müşteri kaydının açılması, DAĞITICI veya BAYİ rolüne sahip kişi veya firmalarca yapılır. 4.1.2. Yeni müşteri ekranında kurumsal ya da bireysel müşteri tipi seçilir. Kurumsal müşteriler için Vergi Kimlik Numarası kayıtta kullanılır iken bireysel müşterilerde TC Kimlik numarası kullanılır. 4.1.3. Kurum tipi özel ya da kamu olabilir. Tüm firmalar veya bireysel müşteriler için Özel kurum tipi, devlet kurumları için ise Kamu kurum tipi seçilir. 4.1.4. İmzalama yönteminde kullanılacak yöntemler aşağıda belirtilmiştir. 4.1.5. Faturaların ve uygulama cevaplarının imzalanmasında müşterinin mali mühürü kullanılacak ise Müşteri İmzası, entegratör mali mühürü kullanılacak ise Entegratör İmzası seçilir. Diğer seçimler müşterinin HSM e özel diğer yapılandırılmasında kullanılmaktadır. 4.1.6. Müşteri ile ilgili bilgiler tamamlandıktan sonra Adres bilgileri doldurulur. Adres bilgisi, PORTAL ortamında fatura oluşturma süreçlerinde kullanılmaktadır. A-6 S a y f a
4.1.7. Kullanıcı tanımları kısmında ise müşteri için bir kullanıcı tahsis edilir ve kullanıcının entegratör sistem ile ilişkisini sağlamak üzere e-posta adresi belirlenir. 4.1.8. Yaratılan müşteri kaydınon aktifleştirilmesi için kullanıcıya e-posta üzerinde bir aktivasyon postası gönderilir. 4.2. Müşterinin GİB Nezdinde Kullanıcı Aktivasyonu 4.2.1. Aktivasyon e-postası ile gönderilen bağlantı adresi tıklanarak müşteri tarafından yeni bir şifre değeri oluşturulur. 4.2.2. Müşteri kendisine tahsis edilen kullanıcı kodu ve oluşturduğu yeni şifresi ile sisteme girer. (https://portal.izibiz.com.tr:2443/efaturaportal/login 4.2.3. Hesaplarım menüsünü görüntülediğinde, kendi firması ile ilgili hesabın Yeni Hesap kodu ile Efatura Sistem Onayı Bekliyor durumunda beklediğini görür. A-7 S a y f a
4.2.4. Kaydın üzerine tıkladığında Düzenle düğmesi görüntülenir. Bu düğme basılarak müşteri tarafından kayıt tekrar düzenlenebilir. 4.2.5. Müşteri PORTAL ortamını fatura gönderim amacıyla kullanacak ise bu ekranda fatura koçan ve seri numarasını belirler. PORTAL üzerinden fatura gönderimlerinde bu seri numarası başlangıç olarak kullanılır. 4.2.6. Hesaplarım bölümünde görüntülenen kayıt tıklandığında hesabın GİB üzerinde aktifleştirilmesine yönelik bir düğme gözükür. 4.2.7. Hesap aktifleştirme isteği bulunulduğunda aşağıdaki bilgiler kullanılarak GİB nezdinde kullanıcı yaratma isteği oluşturulur ve entegratör tarafından imzalanarak müşteriye APPLET ortamında gönderilir. 4.2.7.1. Müşteri VKN/TCKN 4.2.7.2. Müşteri Gönderici Birim Adresi 4.2.7.3. Müşteri Posta Kutusu Adresi 4.2.8. APPLET üzerinden müşteri mali mührünü kullanarak ve şifresini girerek bu isteği onaylar. 4.2.9. Onaylanan kullanıcı yaratma isteği GİB Başkanlığına gönderilir. A-8 S a y f a
4.2.10. Olumlu sonuçlanan kullanıcı yaratma isteği ile ekranda hesap durumu aktif (Yeşil) duruma geçer. 4.3. E-Fatura Özel Entegrasyon Sisteminin Portal Üzerinden Test Edilmesi 4.3.1. Aktifleştirilen hesap ile müşteri, E-Fatura özel entegrasyon yöntemiyle fatura gönderebilir duruma anında geçer. 4.3.2. E-Fatura Uygulaması kullanıcı listesi GİB tarafından günlük yayınlandığı için kendisine kesilecek faturaları en erken 1 gün sonra görebilir. 4.3.3. Sürecin doğru yapılandırıldığını test etmek için müşteri, bilinen bir mükellefe 1 TL tutarında bir TEMEL FATURA oluşturur ve gönderir. Faturanın karşıya başarılı şekilde ulaştığı görülür. 4.3.4. Sürecin doğru yapılandırıldığını test etmek için müşteri, bilinen bir mükellefe 1 TL tutarında bir TİCARİ FATURA oluşturur ve gönderir. Faturanın karşıya başarılı şekilde ulaştığı görülür. 4.4. Bilgi Sistemi Entegrasyonu 4.4.1. Bilgi sistemi yapılandırmasında aşağıda belirtilen parametreler kullanılır. 4.4.1.1. Özel Entegratörün web servis bağlantı adresi https://efatura.izibiz.com.tr:2443/efaturaoib 4.4.1.2. Müşteriye tahsis edilen kullanıcı kodu ve şifresi 4.4.1.3. Müşteriye tahsis edilen gönderici birim adresi 4.4.1.4. Müşteriye tahsis edilen posta kutusu adresi 4.5. Bilgi Sistemi Entegrasyon Testi 4.5.1. Sürecin doğru yapılandırıldığını test etmek için müşteri bilgi sistemi üzerinden, bilinen bir mükellefe 1 TL tutarında bir TEMEL FATURA oluşturur ve gönderir. Faturanın karşıya başarılı şekilde ulaştığı görülür. 4.5.2. Sürecin doğru yapılandırıldığını test etmek için müşteri bilgi sistemi üzerinden, bilinen bir mükellefe 1 TL tutarında bir TİCARİ FATURA oluşturur ve gönderir. Faturanın karşıya başarılı şekilde ulaştığı görülür. A-9 S a y f a
5. DOKÜMAN TARİHÇESİ Versiyon Dokümanı Oluşturan Değişiklik Değişiklik Nedeni Numarası Tarihi 1.0.0 M Akif İZGİ 21.12.2013 İlk Oluşturma A-10 S a y f a