GAZİANTEP DEFTERDARLIĞI MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ Genel Esaslar BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE.1. Bu Yönergenin amacı, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Gaziantep Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü nün hizmet alanlarına, görevlerine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE.2. Bu Yönerge; Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü nün görev, çalışma usul ve esasları kapsar. Dayanak MADDE.3. Bu Yönerge; Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE.4. Bu Yönergede geçen; a) Defterdarlık: Gaziantep Defterdarlığını, b) Defterdar: Gaziantep Defterdarını, c) Birim Amiri: Birimlerin başında bulunan en üst amirlerini (Milli Emlak Dairesi Başkanı, Muhasebe Müdürü, Milli Emlak Müdürü, Personel Müdürü, Muhakemat Müdürü, Yetkili Hazine Avukatı) d) Yöneticiler: Defterdar, Defterdar Yardımcısı ve Birim Amirlerini e) Merkez Birimleri: Milli Emlak Dairesi Başkanlığı/Müdürlüğü, Muhakemat Müdürlüğü, Muhasebe Müdürlüğü ve Personel Müdürlüğü f) Muakkip: Dava ve İcra Takip Memurunu, g) BİMER: Başbakanlık İletişim Merkezini, h) METOP: Merkez Erişimli Taşra Otomasyon Programını, i) Say2000i: Saymanlık Otomasyon Sistemini,
j) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, k) KEÖS: Kamu Elektronik Ödeme Sistemini, l) HYS: Harcama Yönetim Sistemini, m) MEOP: Milli Emlak Otomasyon Projesini, n) PEROP: Personel Otomasyon Programını, o) EKAP: Elektronik Kamu Alımları Platformunu, p) SGB.net: Strateji Geliştirme Başkanlığı Otomasyon Programı, q) Yönerge: Bu Yönergeyi, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Daireler ve Görevleri Defterdarlık Birimleri MADDE.5. Defterdarlık aşağıdaki birimlerden oluşur. a) Muhakemat Müdürlüğü/Hazine Avukatlığı b) Muhasebe Müdürlüğü c) Milli Emlak Dairesi Başkanlığı/Milli Emlak Müdürlüğü d) Personel Müdürlüğü e) (Varsa, mevzuatı gereği birim olarak görev yapan diğer birimler eklenir) ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Birim Yönergesi ile Muhasebe Müdürlüğüne Verilen Görevler Tahsilat İşlemlerine Ait Süreçler MADDE.6. 1 ) İdari Para Cezası Tahsilatı Süreci : Çeşitli nedenlerle kamu idarelerince verilen İdari Para Cezası için süresinde vezneye yatırılmak istenen tutarların tahsili yapılır. a. İdari Para Cezası Tutanağının vezne servisine gelmesi: Kamu kurumlarınca çeşitli nedenlerle verilen idari yaptırıma ait tutanağın vezne servisine gelmesi ile süreç başlar. b. Evrağın kontrolünün yapılması: Kamu kurumlarınca verilen ceza tutanağının 7201 Sayılı Tebligat Kanunu uyarınca zamanında yatırılıp yatırılmadığına bakılır. 15 günlük süre geçmediyse tahsile devam olunur. Süre geçmiş ise ceza tutanağı ilgilisine iade edilir.
c.muhasebe Kaydının Kabul Edilmesi: Say2000i sisteminde ilgili kurumsal kodlarla muhasebe kaydı yapılır. d. Muhasebe Yetkilisince İmzalanması: Muhasebe Yetkilisi veya Yardımcısı muhasebeleştirmeye ait Muhasebe İşlem Fişini imzalar. e.muhasebe İşleminin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısının Muhasebe İşlem Fişini imzaladıktan sonra Sistem üzerinde muhasebeleştirme işleminin onayı yapılarak Vezne alındısı ilgilisine verilir. f. Tahsilata İlişkin Evrakın Arşivlenmesi: İdari Para cezası tahsilatı yapıldıktan sonra Muhasebe işlem fişi ve eki idari para cezası tutanağı arşive kaldırılmak üzere dosyalanır. MADDE.7. 2 ) Kişi Borçları İşlem Süreci. Kamu idarelerinin faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan ve kamu idarelerince tespit edilen kamu zararından doğan alacaklar ile diğer alacakların izlenmesi için kullanılır. Kişilerden alacaklar hesabı kontrol, denetim, inceleme, kesin hükme bağlama ve yargılama sonucunda ortaya çıkan kurumlardan gelen Kişi Borcu Dosyasına istinaden say2000i sisteminde Kişilerden Alacaklar Bilgi Giriş Formu üzerinden kişi borcu dosya numarası alınarak ilgili tutar MİF ile kişi borcu alacaklarına kaydı yapılır. a.kişi Borcu Dosyasının açılması. İlgili kurumlardan kişi borcu dosyası açılarak ilgili kişiden borcun tahsil edilmesini bildirir yazının gelmesi ile birlikte kişiye Say2000i üzeridne kişi borcu dosyası açılır. Daha sonra da tahakkuk kaydı girişi yapılır. b. Kişi Borcu Tahsilatının yapılması. Kişi borcu tahsilatı çeşitli yollarla yapılır. b.1 Kasa Tahsilatı: Kişi borcu dosyası açılan kişi Muhasebe Veznesine nakden parayı yatırması ile tahsilat yapılır. b.2 Saymanlıklar Arası İşlemle Tahsilat: Kişi Borcu dosyası açılan kişinin başka saymanlık aracılığıyla parayı yatırması ve parayı tahsil eden saymanlığın saymanlıklar arası işlemle yapmış olduğu tahsilatı ilgili saymanlığa göndermesi ile tahsilat yapılır. b.3 Maaştan yapılan kesinti ile Tahsilat: Harcama dairesi ilgili personelin maaşından kesilmesi yönünde bir talimat vermişse maaş bilgi girişinden maaş hesaplatılmadan önce bilgi girişi yapılır. Maaşın hesaplatılıp onaylanması ile tahsilat gerçekleştirilir. c.yapılan tahsilatlara ilişkin Muhasebe İşlem Fişi Muhasebe Ytekilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanır. d. Muhasebe İşlem Fişinin imzalanmasından sonra ise sistem üzerinden işlem onaylanır. e.muhasebe işlem fişi ve varsa eki belgeler arşive kaldırılmak üzere dosyalanır.
MADDE.8. 3) Değerli Kağıt Tahsilatı Süreci: Muhasebe Müdürlüğünce zimmetle verilen veya vezne tarafından satışı yapılan değerli kağıtların tahsilat işleminin yapılmasıdır. a.listenin Vezneye gelmesi ve karşılaştırılması: Zimmetle verilip ilgili kurumca satılan değerli kağıtlara ait liste kontrol edilir. Her hangi bir hata mevcutsa düzeltilmesi için iade edilir. b. Muhasebeleştirme işleminin yapılması: Evrakların incelenmesi sonucunda noksanlığı bulunmayan evraklara ilişkin muhasebeleştirme kaydı Say2000i üzerinde yapılarak kabul edilir. c.muhasebe İşlem Fişinin Muhasebe Yetkilisince imzalanması: Say2000i sisteminde kabul edilen işleme ilişkin Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı alınarak Muhasebe Yetkilisine imzalatılır. d. Muhasebe İşleminin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından Muhasebe İşlem Fişi imzalandıktan sonra sistem üzerinde muhasebe işleminin onayı yapılır. Para alındıktan sonra da iki nüsha Alındı Belgesi düzenlenir. Düzenlenen alındılardan birinci nüsha ilgilisine verilir. İkinci nüsha ise Veznede saklanır. e.tahsilata İlişkin Evrakın Arşivlenmesi: Değerli kağıt satış tahsilatı yapıldıktan sonra Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler arşive kaldırılmak üzere dosyalanır. MADDE.9. 4) Banka Tahsilatı: Muhasebe Müdürlüğünün T.C. Ziraat Bankası A.Ş. nezdinde açılmış olan tahsilat hesabına yatırılan tutarların muhasebeleştirilmesi ile tahsilatın yapılmasıdır. a. Bankadan Ekstrenin gelmesi. Bankaya yatırılan tutarlara ilişkin her gün KBS üzerinden tahsilat ekstresi alınır. b. Muhasebeleştirme işleminin yapılması: Ekstreye göre muhasebeleştirme kaydı Say2000i üzerinde yapılarak kabul edilir. c. Muhasebe İşlem Fişinin Muhasebe Yetkilisince imzalanması: Say2000i sisteminde kabul edilen işleme ilişkin Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı alınarak Muhasebe Yetkilisine imzalatılır. d. Muhasebe İşleminin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından Muhasebe İşlem Fişi imzalandıktan sonra sistem üzerinde muhasebe işleminin onayı yapılır. e. Tahsilata İlişkin Evrakın Arşivlenmesi: Tahsilat yapıldıktan sonra Muhasebe işlem fişi ve varsa ekleri arşive kaldırılmak üzere dosyalanır. Ödeme İşlemlerine Ait Süreçler MADDE.10. 1) Ödemeler Süreci: İhale, sosyal haklar, aboneliğe bağlı ödemeler, Ek ders ödemeleri gibi çeşitli nedenlerle yapılan ödemelerle ilgili işlem sürecidir. a) Ödeme Emri ve Teslim Belgesinin karşılaştırılması: Harcama birimlerince yapılacak ödemelere ilişkin ( ihale, elektrik faturası, su faturası vs.) belgeler muhasebe birimine teslim tutanağı ile getirilmesi ile başlayan süreçte ödeme emri ve eki belgeler ile Teslim/Tesellüm belgesi karşılaştırılır. Ödeme Emri ve eki belgeler ile Teslim/Tesellüm belgesi tutarsız ise noksanlıkların tamamlanması için iade edilir. Noksanlık söz konusu değilse ödeme emri ve eki belgeler kabul edilerek muhasebeleştirme işlemine geçilir.
b) Ödeme Emri ve eki belgeler kontrol edilir: Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği kapsamında ödeme emrinde ve eki belgelerde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun vermiş olduğu yetkiler çerçevesinde kontrol yapılır. Ödeme emri belgesi ve eki belgelerde hata, noksanlık gibi eksiklikler ve hatalar varsa düzeltilmesi amacıyla iade tutanağı düzenlenerek ödeme emri belgesi iade edilir. Ödeme emri belgesi ve eki belgelerde noksanlık söz konusu değilse muhasebeleştirme işlemine geçilir. c) Ödeme Emrinin sistemde Kabul Edilmesi: Harcama dairesi tarafından KBS ortamında gönderilen muhasebe işlemi Say2000i üzerinde kabul edilir ve işlem numarası üzerine yazılarak Muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. d) Ödeme Emri Belgesinin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya limitler dahilinde Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanması gereken ödeme emri Belgeleri Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanır ve sistem üzerinden onaylanır. e) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması: Ödeme işlemi onaylandıktan sonra ilgilinin hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. f) Evrakların Dosyalanması: Ödemesi tamamlanan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler izleyen yılın mayıs ayı sonuna kadar harcama dairelerine verilmek üzere dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.11. 2) Personel Maaşları İşlem Süreci: Personel kanunları çerçevesinde istihdam edilen personellerin her ay başında aldıkları aylıklarının işlem süreci ile ilgilidir. a) Personel bilgilerinin sisteme girilmesi: Maaş hesaplatılmadan önce varsa personellerle ilgili değişikler ( terfi, kira, sendika vs.) sisteme girişi yapılır. b) Maaşın hesaplatılması: Personel bilgileri girildikten sonra maaş hesaplaması yapılır ve harcama birimi sistem üzerinde kontrolleri yaptıktan sonra imzalı evrakları muhasebe birimine getirir. c) Evrakların Kontrol edilmesi: Ödeme Emri belgesi ve eklerinde noksanlıkların olup olmadığına dair kontroller yapılır. Evraklarda noksanlık bulunduğunda ise iade tutanağı doldurularak evraklar iade edilir. d) Evrakların Muhasebeleştirilmesi: Evraklarda noksanlık söz konusu olmadığında sistem üzerinden kabul edilerek imza ve onay için Muhasebe Yetkilisine veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısına sunulur. e) Ödeme Emri Belgesinin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya limitler dahilinde Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanması gereken Ödeme Emri Belgeleri Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanır ve sistem üzerinden onaylanır. f) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Ödeme işlemi onaylandıktan sonra harcama dairesinin m hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. g) Evrakların Dosyalanması: Ödemesi tamamlanan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler izleyen yılın mayıs ayı sonuna kadar harcama dairelerine verilmek üzere dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.12. 3) Bütçe Gelirlerinden Red ve İadeler: Bütçe gelirlerinden fazla ve yersiz yapılan tahsilatların red ve iade işlemlerini yapmaktır. a) Evrakların Kontrol Edilmesi: Düzeltme ve iadeye ilişkin belgeler kontrol edilir. Belgelerde noksanlık olması durumunda düzeltilmesi için ilgili kişi veya kuruma iade edilir. Noksanlık yoksa düzeltme ve iade belgesi düzenlenip iki adet düzenlenen düzeltme ve iade belgesi düzenleyen Şef, Uzman ve Muhasebe Yetkili Yardımcısı ile Muhasebe Yetkilisi tarafından imzalanır. b) Muhasebeleştirme İşleminin Yapılması: Düzeltme ve iade belgesi düzenlenip imzalandıktan sonra Say2000i sisteminde muhasebeleştirme işlemi yapılarak kabul edilir. Düzenlenen Muhasebe İşlem Fişinden üç adet çıktı alınarak Düzenleyen ile Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanır. c) Muhasebeleştirme İşleminin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından sistem üzerinde muhasebe işlemi onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Bütçe gelirlerinden red ve iade işlemi onaylandıktan sonra harcama dairesinin hak sahibinin hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. e) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.13. 4) Kamu Kurum payları İşlem Süreci: Nakden veya mahsuben tahsil edilen bütçe gelirlerinden özel kanunları gereğince, mahalli idareler ve fonlar ile diğer kurumlara aktarılmak üzere hesaplanan paylar ve bütçe gelirleri ile birlikte tahsil edilen diğer kamu idarelerine ait payların izlenmesidir. Tahsilat işlemleri süreciyle Kamu Kurumlarına aktarılacak tutarlar ilgili emanet hesaplarına alınır. a) Muhasebe kaydı çıkış işlemi: Hak sahibi kurum veya kuruluşun hesabına aktarılmak üzere Say2000i sistemi üzerinde muhasebeleştirme işlemi yapılır. b) Muhasebe İşlem Fişinin Muhasebe Yetkilisince imzalanması: Muhasebe çıkış kaydı kabul edildikten sonra Muhasebe işlem fişinin çıktısı alınarak imzalanmak üzere Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısına sunulur. c) Muhasebe İşlem Fişinin onaylanması: Muhasebe işlem fişinin Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Say2000i üzerinde onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Kamu Kurum payları işlemi onaylandıktan sonra hak sahibi kurumun hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. e) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.14. 5) OYAK Aidatı Süreci: Kanunu gereği ilgili personellerin maaşından kesilen aidatlar emanete alınır ve emanetten de hak sahibi kurumun hesabına aktarılması sürecini ifade eder. a) Maaş İşlemleri Süreci ile Aidatın emanete alınması: Maaş İşlemleri süreci ile aidatlar personellerin maaşından kesilir ve emanete alınır b) Muhasebe Kaydının yapılması: Maaş işlemi ile emanete alındıktan sonra OYAK ın hesabına aktarılmak üzere Say2000i sistemi üzerinde muhasebeleştirme işlemi yapılır. c) Muhasebe İşlem Fişinin onaylanması: Muhasebe işlem fişinin Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Say2000i üzerinde ilgili personel tarafından onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Kamu Kurum payları işlemi onaylandıktan sonra hak sahibi kurumun hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. e) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.15. 6) Sendika Aidatı İşlem Süreci: İlgili mevzuat çerçevesinde sendikaya üye olan personelden kesilen sendika aidatlarının hak sahibi sendikanın hesabına aktarılması sürecidir. a) Sendika Bilgilerinin girilmesi: Maaş hesaplatılmadan önce sendikaya üye olan personelin bilgisi say2000i sisteminde kesinti bilgisi girilir, maaşın hesaplatılması ile de sendika aidatı emanet hesaplarına alınır. b) Muhasebe Kaydının yapılması: Maaş işlemi ile emanete alındıktan sonra OYAK ın hesabına aktarılmak üzere Say2000i sistemi üzerinde muhasebeleştirme işlemi yapılır. c) Muhasebe İşlem Fişinin onaylanması: Muhasebe işlem fişinin Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Say2000i üzerinde onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Kamu Kurum payları işlemi onaylandıktan sonra hak sahibi kurumun hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. e) Kesinti Bilgilerinin Hak Sahibi Sendikaya Gönderilmesi: Sendika aidatı aktarıldıktan sonra bankaya yatırılan tutarın dekontu ve kesinti listesi bir yazı ile Hak sahibi sendikaya gönderilir. f) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.16. 7) Kefalet Aidatı İşlem Süreci: İlgili mevzuat çerçevesinde kefalete tabi olan personelden kesilen kefalet aidatlarının hak sahibi sendikanın hesabına aktarılması sürecidir. a) Kefalet Kesintisinin girilmesi: Maaş hesaplatılmadan önce kefalete tabi olan personelin bilgisi say2000i sisteminde kesinti bilgisi girilir, maaşın hesaplatılması ile de kefalet aidatı emanet hesaplarına alınır. b) Muhasebe Kaydının yapılması: Maaş işlemi ile emanete alındıktan sonra Kefalet Sandığı Başkanlığı hesabına aktarılmak üzere Say2000i sistemi üzerinde muhasebeleştirme işlemi yapılır. c) Muhasebe İşlem Fişinin onaylanması: Muhasebe işlem fişinin Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Say2000i üzerinde onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Kefalet Aidatı işlemi onaylandıktan sonra hak sahibi kurumun hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. e) Kesinti Bilgilerinin Kefalet Sandığına Gönderilmesi: Kefalet aidatı aktarıldıktan sonra bankaya yatıırlan tutarın dekontu ve bordro bir yazı ile Kefalet Sandığı Başkanlığına gönderilir. f) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.17. a) Sosyal Güvenlik Primlerinin Aktarılması süreci: 5510 sayılı kanun çerçevesinde maaşlarından sosyal güvenlik primleri kesilen personellerin sosyal güvenlik primlerinin aktarılması sürecini ifade eder. a) Kesenek Bildirgelerinin Muhasebeye Gönderilmesi: Maaş işlemleri süreci ile hesaba alınan sosyal güvenlik primlerinin tahakkuku harcama dairelerince verilir ve bu tahakkuk bilgilerini gösteren Kesenek Bildirgesi Muhasebe Müdürlüğüne getirilir. b) Bildirge İle Aktarılacak Tutarın karşılaştırılması: Harcama birimlerince verilen bildirgeler ile maaşlardan yapılan kesinti tutarları karşılaştırılır. Miktarlarda tutarsızlık varsa bildirgenin doğru yapılması için ilgili kuruma iade edilir. Noksanlık söz konusu değilse Muhasebeleştirme işlemine geçilir. a) Muhasebeleştirme İşlemi: Sosyal Güvenlik Primleri aktarma işlemi Say2000i üzerinde otomatik yapılır ve onaylı olarak çıktısı alınıp Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısına imzalatılır. b) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması :Sosyal Güvenlik Primlerinin aktarılması işlemi onaylandıktan sonra hak sahibi kurumun hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. c) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.18. b) İcra ve Nafaka İşlemleri Süreci: Harcama Daireleri, İcra dairelerinin icra veya nafaka kesilecek personel hakkında göndermiş olduğu yazıyı bir üst yazı ile Muhasebe Müdürlüğü ne gönderirler. İcra dairesinin yazısı doğrultusunda Borçlu personel adına bir dosya açılarak Tahakkuk kaydı yapılır ve ilgili personelin maaşından kesilerek hak sahibi icra müdürlüğüne gönderilir., a) İcra Dosyasının Açılması: Harcama dairesinin göndermiş olduğu yazıya istinaden icra dosyası açılır. Kişinin başka icra dosyası varsa dosya sıraya konulur. Nafaka için ise sıra beklenilmeden tahakkuk kaydı girilir. b) İcra veya Nafaka Kesintisinin Maaş işlemi ile Emanete alınması: Maaş işlemi ile nafaka veya icra kesintisi emanete alınır. g) Muhasebe Kaydının yapılması: Maaş işlemi ile emanete alındıktan sonra beş iş günü içerisinde hak sahibi icra müdürlüğünün hesabına aktarılmak üzere Say2000i sistemi üzerinde muhasebeleştirme işlemi yapılır. c) Muhasebe İşlem Fişinin onaylanması: Muhasebe işlem fişinin Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Say2000i üzerinde onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : İcra kesintilerinin Emanetten iadesi işlemi onaylandıktan sonra hak sahibi kurumun hesabına aktarılması için gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. e) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.19. c) Teminat İade İşlem Süreci: Mevzuatı çerçevesinde ihalenin sonuçlanmasına kadar geçici teminat ve ihaleye konu işin bitimine kadar kesin teminat adı altında alınan nakdi veya teminat mektubu şeklinde emanette saklanan teminatların iadesi işlem sürecidir. a) Teminatın iadesi için yazının harcama dairesinden gelmesi: Daha önce ihale aşamasında alındı karşılığında emanete alınan teminatın iadesine ilişkin yazı ve alındı belgesinin müdürlüğümüze gelmesi ve yazı ve eki belgelerin ( SSK ve Vergi Borcu ) incelenmesi ile süreç başlar. Evraklarda noksanlık varsa noksanlıkların tamamlanması için yazı ve ekleri iade edilir. Noksanlık yoksa, teminatın iadesi işlemine geçilir.
b) Muhasebeleştirme İşleminin Yapılması: Say2000i sisteminde muhasebeleştirme işlemi yapılarak kabul edilir. Düzenlenen Muhasebe İşlem Fişinden iki adet çıktı alınarak Düzenleyen ile Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından imzalanır. c) Muhasebeleştirme İşleminin Onaylanması: Muhasebe Yetkilisi veya Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından sistem üzerinde ilgili personel tarafından muhasebe işlemi onaylanır. d) Nakit Talebi ve Hak Sahiplerinin Hesabına Paranın Aktarılması : Teminat, nakit olarak yatırılmış ise hak sahibinin banka hesabına aktarılmak üzere gün içerisinde saat 15:30 a kadar Hazineden nakit talebinde bulunulur. Gün sonunda Hazine tarafından serbest bırakılan nakit Kamu Elektronik Ödeme Sistemi ( KEÖS) üzerinden ilgilinin banka hesabına aktarılır. Teminat Mektubu şeklinde yatırılmış ise teminat mektubu hak sahibine veya yetkili kılınmış personele iade edilir. e) Evrakların Dosyalanması: İadesi tamamlanan işleme ait Muhasebe işlem fişi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. Diğer İşlem Süreçleri MADDE.20. 1) Ön Ödeme İşlemleri Süreci: Çeşitli nedenlerle alınan avansların verilmesi ve avansın kapatılması işlemlerinin izlendiği süreci ifade eder. a) Ön Ödeme İşlemleri: Ön Ödemenin talep edilmesi sonucu ödenek kontrolü yapılır. Ödenek mevcutsa Onay belgesi hazırlanır Harcama Yetkilisince imza edilir. b) Tertibin belirlenmesi ve ödeneğin kontrol edilmesi: talep yazısı geldikten sonra hangi tertipten ödeme yapılacağı ve ödeneğin olup olmadığı kontrol edilir. Ödenek varsa işleme devam edilir. Ödenek yoksa ödenek talebinde bulunulur. c) Ödenek temin edilememesi: Ödenek talebi karşılıksız kalırsa talep eden birime bilgi verilerek talep reddedilir. d) Ödenek Temin edilirse: Talep edilen miktar avans limitinin aşıp aşmadığı kontrol edilir. Limit aşılmışsa kredi açılması gerekmektedir. limit aşılmamışsa harcama talimatı düzenlenir. Limit aşılmışsa kredi talepnamesi düzenlenir. e) Muhasebe İşlem Fişinin hazırlanması: Ek belgeler tamamlandıktan sonra sistem üzerinden Muhasebe İşlem Fişi hazırlanır ve Gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisine imzalatılır. f) Sistem üzerinden işlemin gönderilmesi: Harcama Yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisi imza ettikten sonra sistem üzerinden muhasebe birimine gönderilir. g) Teslim belgesinin hazırlanması: Belgeler tamamlandıktan sonra muhasebe birimine fiziki olarak teslim edilmesi için teslim belgesi düzenlenir. h) Evrakların Arşivlenmesi: Yıl sonunda Sayıştay a gönderilmek üzere Muhasebe İşlem Fişleri ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.21. 2) Doğrudan Temin İşlem Süreci: Müdürlüğümüzün ihtiyaçları olan mal veya hizmetin alınmasında 4734 sayılı kanun hükümleri çerçevesinde yerine getirilmesi sürecini ifade eder. a) İhtiyacın Doğması: Mal veya hizmete ihtiyacın doğması ile mutemetliğe ihtiyacın temin edilmesi doğrultusunda talep edilmesi ile doğrudan temin işlem süreci başlar. b) Alım Yapılacak Tertibin Belirlenmesi ve Ödenek Kontrolünün Yapılması: Talep edilen mal/ hizmetin işinin satın alınacağı tertibin tespiti ve ilgili tertipte yeterli ödenek bulunup, bulunmadığının kontrol edilmesi. c) Ödenek Kontrolü Yok İse: Tespit edilen ilgili tertipte ödenek yok ise, ödenek temin edilip edilemeyeceği belirlenir. Ödenek temin edilemeyecek ise talep ilgili birime iade edilir. d) Yaklaşık Maliyetin Tespiti: Alınması istenilen mal/hizmetin işi için piyasa fiyat araştırması yapılarak yazılı/sözlü fiyat araştırması yapılır e) Onay Belgesinin İmzalanması: Onay Belgesi Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır.: f) Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Düzenlenmesi: Alımı yapılacak olan mal/hizmet işine ilişkin onayın imzalanması sonrası yeniden fiyat araştırması yapılır veya ilk belirlenmiş uygun fiyata göre Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenerek, Onay Belgesinde Harcama Yetkilisince belirlenmiş olan fiyat araştırması yapmakla görevli personel/personeller tarafından imzalanır. g) Sözleşme Düzenlenmesi Gereken Hallerde: Yapılan araştırma sonucunda fiyatı uygun görülen firma ile sözleşme düzenlenir ve ilgili firma yetkilisince imzalanması sonrası gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından da imzalanır. Harcama Yetkilisince sözleşmenin imzalanması sonrası bir örneği yükleniciye yazılı/elden tebliğ edilir. Aynı şekilde bir örneği de ilgili birime bildirilir. h) Taahhüt Dosyasının Oluşturulması: Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 6 ıncı maddesi gereğince hazırlanan Taahhüt Dosyası Muhasebe Birimine bir üst yazı ile gönderilir. i) Sözleşme Yapılmasına Gerek Yok İse İşin Yapılmasının Bildirilmesi: Fiyatı uygun görülen firmaya yazılı/sözlü olarak malın- malzemelerin teslimi veya hizmet işinin yapılmasına ilişkin yazılı/sözlü bildirimde bulunulur.. j) Kabul İşleminin Yapılması: Yüklenici firma söz konusu irsaliye/faturası ile birlikte idarenin göstereceği yere malzemeleri teslim edilmesi, hizmet işini tam ve eksiksiz olarak yerine getirmesinden sonra idareye faturasını verir. k) Muayene ve Kabul Komisyonu Kurulması: Alıma ilişkin olarak SGB net üzerinden düzenlenen Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı, Komisyon üyelerince alınan mal/hizmet işinin görülmesi halinde imzalanır.
l) Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmesi için Gönderilmesi: Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağının ilgili birimden gelmesi sonrası, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine elden Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmek üzere gönderilir. m) Evrakların Dosyalanması: Taahhüd dosyası dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.22. 3) Ambar İşlem Süreci : Müdürlüğümüzün ihtiyaç duyduğu taşınırların saklanması korunması ve ihtiyaç halinde talep eden personele verilmesi işlerinin yapılmasını ifade eder. a) Ambar görevlisinden ihtiyaç duyulan taşınırın talep edilmesi: Serviste kullanılma ihtiyacı doğan taşınır için ambar görevlisinden talepte bulunulur b) İhtiyaç duyulan taşınırın mahiyetinin kontrol edilmesi: Taşınırın tüketime yönelik mi yoksa dayanıklı tüketim malzemesi mi belirlenir c) İhtiyaç duyulan taşınırın mahiyetinin kontrol edilmesi: Taşınırın tüketime yönelik mi yoksa dayanıklı tüketim malzemesi mi belirlenir. c.1 Tüketime Yönelik Mal veya Malzeme ise: Taşınırın mahiyeti belirlenir. c.1.1 Stokların kontrol edilmesi: talep edilen tüketime yönelik mal ve malzemelerin mevcudiyeti kontrol edilir.. c.1.2 Talep edilen taşınır mal veya malzeme mevcut değil ise: Talep eden birim veya personele bilgi verilir ve talep geri çevrilir. c.2 Talep edilen taşınır Demirbaş ise: Demirbaşın mahiyeti belirlenir. c 2.1 Demirbaşın mevcudiyeti kontrol edilmesi. c 2 2 Demirbaş mevcut ise : Demirbaş zimmet kaydı düzenlenerek talep eden personele teslim edilir. c 2 3 Demirbaş yok ise durum personele bildirilerek talep geri çevrilir. MADDE.23. 4) Doğum Yardımı İşlem Süreci : Doğum Yardımı yapılacak personelim doğum yardımı dilekçesinin mutemetlik servisine gelmesi ile başlar ve ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde gerekli belgeler hazırlanarak, Ödeme Emri Belgesi ve eki belgelerin harcama yetkilisince imzalanmasının ardından Muhasebe Servisine teslim tutanağı ile teslim edilmesi ile doğum yardımı işlem süreci tamamlanmış olur. a) Verilerin sisteme girilmesi: Doğum yardımında bulunan personelin bilgileri sisteme girilerek hesaplama yapılır ve ödeme emri belgesi ve eki belgeleri çıkartılır. b) Belgelerin İmzalatılması: ödeme emri belgesi ve eki belgeler gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır c) sistem üzerinden muhasebe birimine gönderilmesi: KBS den muhasebe birimine gönderilir. d) Muhasebe Birimine gönderilmek üzere dosyalanması: Teslim tesellüm belgesi oluşturularak muhasebe birimine fiziki çıktılar gönderilir.
MADDE.24. 5) Gelen Evrak Kayıt İşlem Süreci: Müdürlüğümüze gelen evrakların kaydedilmesi ve ilgililerine gönderilmesi sürecini ifade eder. Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden işlemler yapılmaktadır. a) Üst yazının servise gelmesi: Üst yazı ve varsa eklerinin servise gelmesi ile başlar. b) evrakların kontrol edilmesi: Evraklarda her hangi bir noksanlık olup olmadığına dair kontrol edilir c) Evraklarda eksiklik varsa: Evraklarda noksanlık varsa veya gelen evrakın mahiyeti müdürlüğümüz yetki ve görev alanı dışındaysa iade edilir. d) Evraklarda noksanlık yoksa: evraklarda noksanlık yoksa gelen evrak defterine kayıt yapılır. e) Muhasebe Müdürüne gönderme: İlgilisine tevdi edilmek üzere muhasebe müdürüne tevdi edilir f) Muhasebe Müdürünce Havale edilmesi: Muhasebe müdürü tarafından evrakın mahiyetine göre gereğinin yapılması için ilgili personele havale edilir. g) Cevap verilmesi gereken evrak ise: Cevap verilmesi gereken evrak ise giden evrak işlem süreci başlatılır h) Cevap verilmesi gerekmeyen yazı ise : Arşivlenmek üzere dosyaya konur. i) Evrakın arşive kaldırılması: işlemi biten evraklar arşivlenmek üzere dosyalanır. MADDE.25. 6) Kasa fazlası İşlem Süreci: Her yıl belirlenen Parasal sınırlar ve oranlar Hakkında Tebliğde belirtilen sınır aşılması ile kasa fazlası tutarın bankaya yatırılması için işlem başlatılır. a) Teslimat müzekkeresinin düzenlenmesi: Teslimat müzekkeresi 3 adet düzenlenerek teslim tutanağı ile kasa fazlası tutar teslim tutanağı ile Banka görevlilerine teslim edilir. b) Gönderilen tutarın kasa çıkışının yapılması: Paranın görevlilere tesliminden sonra kasa çıkışı muhasebeleştirilir. c) Paranın bankaya yattığına dair ekstrenin gelmesi: Kasa fazlası tutarın bankaya yattığına dair ekstrenin vezneye gelmesi ile kapatma işlemi muhasebeleştirilir.. d) Evrağın arşive kaldırılması için dosyalanması: Muhasebe İşlem Fişi ve eki belgeler arşivlenmek üzere dosyalanır. MADDE.26. 7) Kıymetli Evrak Ambar Kayıt Süreci: Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu kıymetli evrakların Darphaneden getirilip ambara alınması sürecini ifade eder. a) Kıymetli evrakın darphaneden talep edilmesi: Büyük ambarda kıymetli evrak kalmadığında darphaneden talep edilir. b) Kıymetli evrakın darphaneden gelmesi:
c) Kıymetli evrakların kontrol edilmesi: Gönderilen kıymetli evraklarda eksik hata, olup olmadığı kontrol edilir. Eksiklik varsa bir tutanakla iade edilir. d) Kıymetli Evrakların ambara alınması: Ambara alınan kıymetli evrakın muhasebeleştirme işlemi yapılır. e) Muhasebe kaydının onaylanması: Muhasebe işlem fişi imzalandıktan sonra sistem üzerinden onaylanması yapılır. f) Evrakların dosyalanması: Evraklar arşivlenmek üzere dosyalanır. MADDE.27. 8) Kıymetli Evrak zimmet Süreci: Zimmet kaydının izlenmesi için kullanılır. a) Evrak Kontrolünün Yapılması: Kıymetli evrak talep eden kurumlardan gelen zimmet talep yazısı incelenir. Noksanlık veya hatalı bir nokta varsa iade edilir. Noksanlık yoksa diğer işlemlere geçilir. b) Ambarda yeterli değerli kağıdın olup olmadığı kontrol edilmesi: Ambar kontrol edilerek talep edilen değerli kağıdın ihtiyacı karşılayıp karşılamayacağı belirlenir. Ambarda yeteri kadar kıymetli evrak yoksa uygun görülen miktarda değerli kağıt verilir. c) Zimmetin muhasebe kaydının yapılması: Sistem üzerinden zimmet kaydı muhasebeleştirilir. d) Evrakların Arşive kaldırmak için dosyalanması: Zimmet işlemine ilişkin muhasebe işlem fişi ve eki belgeler arşive kaldırmak için dosyalanır. MADDE.28. 9) Maaş İşlemleri Süreci: Personelin Özlük haklarında değişiklik varsa bu değişikliğe ilişkin yazının muhasebeye gelmesi ile başlar, Maaş evraklarının ödemeler servisine teslimi ile biter. a) Sistem üzerinde bilgilerin girilmesi: Servise gelen personel bilgileri ( terfi, nakil, doğum yardımı vs..) KBS üzerinden girişi yapılır ve aynı sistem üzerinde maaş hesaplatılır. b) Evrakların kontrol edilmesi : Ödeme emri ve diğer eklerinin çıktıları alınıp incelenir. Noksanlık varsa gerekli düzeltmeler yapılarak tekrar maaş hesaplatılır. Yeniden alınan çıktılar gerçekleştirme görevlisince imzalanıp Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur. c) Teslim Belgesinin oluşturulması: Harcama Yetkilisince Maaş evrakları imzalandıktan sonra teslim tesellüm belgesi oluşturularak muhasebe biriminde ilgili servise teslim edilir ve ayrıca Say2000i sistemi üzerinden de onaylanmak üzere gönderilir. d) Evrakların Arşivlenmesi: Ödemesi tamamlanan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler izleyen yılın mayıs ayı sonuna kadar Harcama dairelerine verilmek üzere dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.29. 10) Muhasebe Birimleri Arası İşlem Süreci: Çeşitli nedenlerle başka saymanlıklar aracılığıyla yapılan tahsilatların Say2000i sistemi üzerine düşmesi ile muhasebeleştirilmesi sürecini ifade eder. a) Karşı saymanlıkça yapılan işlemin sisteme düşmesi: Karşı saymanlıktan yapılan işlemin onaylanması ile işlem Saymanlıklar arası işlemler tablosu ekranına düşer b) Sistemden gelen işlemin kontrolü: Sistemden gelen işleme ait Muhasebe İşlem Fişinin çıktısı alınarak işlemin mahiyeti kontrol edilir c) Gelen belgenin harcama birimi ile ilgisi yoksa: Muhasebe işlem fişinin kontrolünde işlem harcama birimlerini, ilgilendirmiyorsa muhasebeleştirme işlemine geçilir d) Muhasebe İşlem Fişinin İmzalanması: Muhasebeleştirme işlemi yapıldıktan sonra Muhasebe İşlem Fişi çıktısı alınır ve imzalama yetkisi olanlara imzalatılır e) Muhasebe İşleminin onaylanması: Muhasebe İşlem Fişinin imzalanmasından sonra Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından sistem üzerinde ilgili personel tarafından onaylanma işlemi yapılır f) İşlem harcama birimini ilgilendiriyorsa: Harcama birimine haber verilir g) Harcama Biriminden istenen belgenin gelmesi: Harcama birimi verilen bilgiye istinaden işleme ait düzenledikleri belgeyi muhasebe birimine getirir h) Harcama Biriminden gelen belgenin kontrol edilmesi: Harcama biriminden gelen belge ile Ekrana düşen işleme ait bilgiler karşılaştırılır i) Belgelerde tutarsızlık varsa: Belgelerde tutarsızlık mevcutsa düzeltilmesi amacıyla iade edilir j) Belgelerde noksanlık yoksa: Muhasebeleştirme işlemine geçilir k) Muhasebeleştirme işleminin yapılması: Muhasebe işlem fişinin kontrolünde herhangi bir noksanlık söz konusu değilse muhasebeleştirme işlemine geçilir l) Muhasebe İşlem Fişinin İmzalanması: Muhasebeleştirme işlemi yapıldıktan sonra Muhasebe İşlem Fişi çıktısı alınır ve imzalama yetkisi olanlara imzalatılır m) Muhasebe İşleminin onaylanması: Muhasebe İşlem Fişinin imzalanmasından sonra Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı tarafından sistem üzerinde ilgili personel tarafından onaylanma işlemi yapılır n) Evrakların Dosyalanması: Muhasebe İşlem Fişleri ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.30. 11) Mazeret İzinleri İşlem Süreci: Müdürlüğümüz personelinin mazeret izinlerinin yasal mevzuat çerçevesinde yürütülmesi a) mazeret iznine dair belgenin servise gelmesi: mazeret izni isteyen personel mazeret izni kullanmak istediğine dair dilekçesini gerekçesi ile birlikte muhasebe müdürlüğüne verir b) mazeret izin dilekçesinin kontrol edilmesi: mazeret izninin doğup doğmadığına dair dilekçe kontrol edilir c) Mazeret izni kullanılması uygun değil ise: İzin vermeye yetkili amir tarafından mazeret izni kullanılmasını gerektirecek gerekçenin yeterli olmadığına karar vermiştir.
d) Mazeret İzni kullanılması uygundur: İzin vermeye yetkili amir tarafından mazeret izni kullanılmasını gerektirecek gerekçenin yeterli olduğuna karar vermiştir. e) Mazeret izninin verilmesi: mazeret izni vermeye yetkili amir tarafından talep imzalanarak izin verilir. f) Arşive kaldırmak üzere dosyalanması: Yıl sonunda personel müdürlüğüne bilgilendirme amaçlı gönderilmek üzere arşive kaldırılır. MADDE.31. 12) Nakit talebi ve Banka Ödeme İşlemleri Süreci: Ödemeler süreci ile onaylanarak nakit talep ve tahsisleri hesabına düşülen tutarın hak sahiplerinin hesabına aktarılması için kullanılın süreçtir. a) Ödemeler ve Emanetten Ödemeler Süreci: Ödemeler ve Emanetten ödemeler süreçlerinin tamamlanması ile Nakit talep ve tahsisleri hesabına düşen tutarların hak sahiplerinin hesaplarına aktarılmak üzere hazineden talep edilmek üzere izlenir. b) Nakit talebinin KEÖS'ten talep edilmesi: Ödemeler ve Emanetten ödemeler süreçlerinin tamamlanması ile Nakit talep ve tahsisleri hesabına düşen tutarların hak sahiplerinin hesaplarına aktarılmak üzere sistem üzerinden hazineden talep edilir c) Nakit talebinin hazinece karşılanması: Gün içerisinde saat 15:30'a kadar talep edilen nakitler gün sonunda hazinece karşılanır d) Sistem üzerinden Karşılanan nakitlerin Merkez Bankasına aktarılması: Gün sonunda Hazine tarafından karşılanan nakit sistem üzerinden hak sahiplerinin hesabına aktarılmak üzere Merkez Bankasına aktarılır e) Otomatik oluşan MİF in Sistemden çıktısının alınması: Naktin hazineye gönderilmesiyle birlikte otomatik oluşan MİF Muhasebe Yetkilisince imzalanmak üzere çıkartılır. f) Muhasebe İşlem Fişinin Muhasebe Yetkilisince İmzalanması: Otomatik oluşan Muhasebe İşlem Fişlerinin Muhasebe Yetkilisince imzalanması. g) Sistemden Aktarılan tutarın ilgililerin hesabına geçip geçmediğinin kontrol edilmesi: Ertesi gün Sistemden gönderilen tutarlar kontrol edilir. h) Aktarılan Tutar Hesaba geçmesi/ Geçmemesi: Hesap Özet Cetvelinde hesaba geçen tutarların kapatma işlemi yapılır. Geçmemiş ise Tekrar gönderilmek üzere emanete alınır. i) Aktarılan Tutarların Hazineye aktarılması işlemi: Hesabın kapatılması için ilgili hesaplar çalıştırılır. j) Arşivlenmek Üzere dosyalanması: Sayıştay a gönderilmek için dosyalanır. MADDE.32. 13) Tüketim Malzemesi Çıkış İşlemleri Süreci: Tüketim malzemelerinin takibini yapmak. a) Talebin gelmesi: Tüketim malzemesi ihtiyacı olan birimce taşınır istek belgesi ile birlikte servisten talepte bulunur. b) Stokların kontrol edilmesi: talebin karşılanabilmesi için stoklar kontrol edilir. c) Yeterli tüketim malzemesi yok ise: talep eden birime haber verilir ve işlem reddedilir.
d) Yeterli Tüketim malzemesi varsa: Sistem üzerinde taşınır zimmet fişi düzenlenir. e) Taşınır İşlemi Fişi Oluşturulması: Sistem üzerinden tüketim malzemesi çıkış işlemi yapılarak Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. f) Muhasebe Birimine gönderilmesi: Sistemi üzerinden dönem sonunda muhasebeleştirme işlmei yapmak üzerine gönderilir. g) Evrakların Arşivlenmesi: Yıl sonunda Sayıştay a gönderilmek üzere evraklar dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.33. 14) Teminat Mektubu İşlem Süreci : kamu kurumlarının yapmış olduğu ihalelerde teminat olarak yatırılan Teminat Mektuplarının iadesi işlem süreçlerini ifade eder. a) Teminat Mektubunun tahsili için yazının vezneye gelmesi: Teminat olarak gönderilen mektupların tahsili için yazı ve ekleri gönderilir. b) Vezneye gelen teminat mektubu ve ek belgelerin incelenmesi: Belgelerde noksanlığın olup olmadığı incelenir. c) Evraklarda noksanlığın olması: Evrakta noksanlık varsa düzeltilmesi için iade edilir. d) Evraklarda noksanlık yoksa: Firmanın SGK ve Vergi borcunun olup olmadığına bakılır. Borcu varsa mektup paraya çevrilerek borç miktarı mahsup edilerek muhasebeleştirme işlemi yapılır. e) Muhasebe işleminin onaylanması: Muhasebe kaydı ile çıktı olarak alınan Muhasebe İşlem Fişinin Veznedar ve Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanmasından sonra sistem üzerinde onaylanır. f) Evrağın dosyalanması: Arşive kaldırmak için Muhasebe İşlem Fişi ve eki belgeler arşive kaldırmak üzere dosyalanır. MADDE.34. 15) Telefon faturası Ödeme Süreci: Müdürlüğümüzce kullanılan Telefonların faturalarının ödenmesi sürecini ifade eder. a) E-Faturanın sistem üzerine düşmesi: Her ayın belli dönemlerinde fatura harcama yönetim Sistemi ne düşmesi ile işlem süreci başlar. b) Ödeme Emri Belgesi oluşturma: Sistem üzerinde ilgili ekonomik kodlar kullanılarak fatura kaydedilir. Tahakkuk kaydı oluşturulmuş olur. c) Ödeme Emri ve belgelerin çıktısının alınması: Sistem üzerinden Ödeme Emri ve eki belgeler çıkartılarak gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkisince imzalanır. d) Ödeme emri ve eklerinin teslim edilmesi: Ödeme Emri belgesi ve ekleri teslim belgesi düzenlenerek muhasebe birimine gönderilir. e) Evrakların Arşivlenmesi: Yıl sonunda Sayıştay a gönderilmek üzere Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır.
MADDE.35. 16) Yolluk İşlemleri Süreci: Personelin yer değiştirme suretiyle atanması veya görevlendirme gereği başka yere gitmesi durumunda yapılacak görev yolluğu işlem sürecidir. a) Yolluk işlemlerinin yapılması: Talep doğrultusunda yolluğun çeşidine göre gerekli işlemlerin yapılması b) Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri: Personelin yer değiştirme suretiyle atamasının yapılması durumunda sürekli görev yolluğu ödemesi Harcama yönetim sistemi üzerinden yapılır ve Ödeme Emri belgesi ve eki belgeler Gerçekleştirme görevlisi ile Harcama yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra teslim belgesi ile muhasebeye gönderilir. c) Geçici Görev Yolluğu Ödemesi: Geçici görevle görevlendirilen personelin görevlendirme oluru alındıktan sonra Harcama Yönetim sisteminden süreç başlatılır. Talep halinde avans verilir. Ön ödeme işlemleri süreci başlatılır. d) Görev Yolluğu Bildiriminin Verilmesi: İlgili personel görevi tamamlayıp geldikten sonra E-Devlet üzerinden görev yolluğu bildiriminde bulunur ve Harcama yönetim Sistemine gönderir. e) Görev Yolluğu Bildirimi ve Diğer belgelerin mutemede ulaşması: Harcama Yönetim Sistemine gönderilen Yolluk Bildirimi ile fiziki olarak getirilen fatura ve benzeri belgeler incelenir ve sistem üzerinde muhasebeleştirme işlemi yapılır. f) Ödeme Emri ve eki belgelerin imzalanması: Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisince ödeme emri ve eki belgeler imzalanır. g) Ödeme emri sistem üzerinden muhasebe birimine gönderilmesi: harcama yönetim sistemi üzerinden muhasebe birimine gönderilir. h) Evrakların Arşivlenmesi: Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler dosyalanarak arşive kaldırılır. MADDE.36. 17) Sıhhi İzinler İşlem Süreci: Müdürlüğümüz personelinin sıhhi izinlerinin mevzuata uygun şekilde takibinin yapılması sürecini ifade eder. a) Sıhhi izin dilekçesinin gelmesi: Sıhhi raporun servise gelmesi ile başlar. b) Sıhhi izin onayının çıkartılması : Gönderilen rapora istinaden sistem üzerinde sıhhi izin onayı oluşturulur c) Sıhhi izin onayının imzalanması : İzin vermeye yetkili amir tarafından imzalanır d) Rapor heyet raporu ise : Rapor alındığında personel müdürlüğüne bildirilir, personel tekrar göreve başladığında personel müdürlüğüne gönderilerek personelin dosyasına eklenir. e) Rapor heyet raporu değilse : Rapor heyet raporu değilse takibinin yapılması amacıyla mutemetlik servisine gönderilir.
MADDE.37. Genel Bütçe kapsamındaki kamu idarelerinden yapılacak red ve iadeler, gümrük mevzuatına göre olanlarda bu mevzuata göre, diğerlerinde ise Bakanlıkça ( Gelir İdaresi Başkanlığı ) belirlenecek usul ve esaslara göre yapılır. 1-Vergi dairelerine ait ret ve iadelerin gerçekleşmesi için VEDOP dan gelen ret ve iade teminatı sistemine uyumlu KEOS da ilgili hesaplara alınıp MİF kesilerek ödeme süreci gerçekleşir. Eğer sistemde uyumlu değilse KEOS dan ilgili vergi dairesine iade edilir işlem gerçekleşmez. 2- Bütçe Gelirlerinde yapılacak iadelerde Düzeltme İşlem Fişi İle muhasebeleştirilerek ilgilin hesabına aktarılarak iadesi yapılır. 1- Bütçe Gelirlerinden Ret ve İadeler işlem Keos İşlem Süreci MADDE.38. MİF ve ÖEB sinde 325 hesabına alınan say2000i sisteminde onaylanarak ödenmesi gerçekleşen evraklara ait 325 hesabındaki tutarlar KEOS sistemine düşmektedir. KEOS sisteminde Talimat Aktarma Yetkili Yardımcısı Nakit Talebi bölümünden nakit talebi yapılarak, talep gerçekleştirilmiş olur. Hazineden Nakit Talebimiz karşılandıktan, KEOS sistemi üzerinden muhasebeleştirme işlemi yapıldıktan sonra Talimat Aktarma Yetkilisi Yardımcısı tarafından Talimat Aktarma Yetkilisinin onayına sunulur. Talimat Yetkilisi tarafından KEOS sisteminden Merkez Bankasına aktarılarak ödeme gerçekleştirilmiş olur. Vezne Tahsilat Süreci MADDE 39. Genel Bütçe Tahsilatları Muhasebe Birimleri Arası, Müdürlüğümüz banka hesabına veya Vezneye yatırılarak gerçekleşir. Veznemize yatırılması istenilen İdari Yaptırım Tutanağı, yazı, dilekçe veya MİF ilgili kurumlardan geldikten sonra olumlu ise MİF kesilip ilgili hesaplara alınarak yetkili tarafından imzalanır ve ilgili tutar vezne alındısı ile tahsil edilir. Taşınır İşlem Süreci MADDE 40. Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince ÖEB belgesi ve TİF gelen taşınırlar hesap itibariyle kontrol edilerek olumlu ise say2000i sistemi üzerinden (KBS) işlem ve onay numarası alınarak hesaplara alınır. Kurumdan gelen TİF lere göre Hurda Çıkışı, Birimler Arası Devir de amortismana tabi bir taşınır ise MİF düzenlenerek hesaplardan amortisman çıkış kaydı yapılır. Sosyal Güvenlik İşlem Süreci MADDE 41- Kurumların Muhasebe Birimine teslim ettiği Bildirgedeki tutarlar ile ilgili ay ÖEB leri de Emanet Hesabına alınarak aylık mizana yansıyan Sosyal Güvenlik Kesintilerindeki tutarlar sistemden alınarak Kesenek Dökümü ile kontrol edilir. İlgili ay kadrolu maaş ÖEB ile emanet hesabına alınan tutarlar ilgili ayın 25 i ile son günü arasında sigortalılara ait Emanet Hesabında bulunan tutarlar takip eden ayın 15 ine kadar SGK Kesenek ve Pirim Gönderme formundan ilgili kurumun birim kodu ve ekonomik kodu 1 seçilerek MİF oluşturulur ve SGK hesabına gönderilir. MBAİH Gelen Kişi Borcu Hesabı İşlem Süreci
MADDE 42-Say 2000i sisteminden; başka saymanlık tarafından tahsil edilerek Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı ile gelen Kişi Borcu MİF oluşturularak muhasebeleştirilip ilgili kamu zararı tahsilatı yapılır. Pul ve Değerli Kağıtlar İşlem Süreci MADDE 43-Pul ve Değerli Kağıtlar İşlemleri; 1-Darphane ve Damga Matbaası Muhasebe Biriminden değerli kağıt isteyen İl Muhasebe Birimlerince 4 nüsha değerli kağıt istemi, gönderme ve teslim alma fişi düzenlenir. İstenilen değerli kağıtların cinsi, birim değeri, adeti ve tutarı orta tablodaki 1 ve 2 numaralı sütunlardaki bölümlere alt alta yazıldıktan sonra toplam adetleri tutara alınır. Alt tablodaki isteme yazısı bölümünü Muhasebe Yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra fişin üç nüshası değerli kağıt istenilen Muhasebe Birimine gönderilir. 2-Kendisine gelen üç nüsha istem fişini alan muhasebe birimi üst tablodaki gönderme fişi numarasını kendi ad ve kodunu yazar. Talep edilen değerli kağıtları alt tablodaki gönderme tutanağı düzenleyerek muhasebe yetkilisi ve veznedarı tarafından imzalanarak 2 nüshasını değerli kağıt isteyen muhasebe birimine gönderilir. 3-Değerli Kağıtların gönderildiğine dair 2 nüsha gönderme fişi gelince değerli kağıtlar veznedar tarafından ilgili yönetmeliğin açıkladığı şekilde teslim alarak MİF ile muhasebe kaydı yapılar değerli kağıtlar büyük ambarına konulur. Ön Ödeme İşlem Süreci MADDE 44- Ön ödeme yapılabilmesi için Genel Bütçeli kurumlardan gelen MİF kontrol edilir, olumsuz ise tutanak ilgi kuruma iade edilir. Olumlu ise Olumlu ise MİF e say2000i sisteminden işlem numarası alınarak Muhasebe Yetkilisi tarafından onay verilerek ilgiliye ön ödeme yapılır. Ön ödeme mahsubu ile ilgili harcama belgeleri eki ile saymanlığa gelen ÖEB incelenerek (süresinde mahsup yapılıp yapılmadığı) mahsup işlemi yapılır. Süresinde mahsup ediilemeyen ön ödeme kişi borçları hesabına alınır. Hakediş Ödeme Süreci MADDE 45- Harcama Birimlerince düzenlenen ÖEB ve ekleri yapılacak ödemenin mahiyetine göre ilgili olduğu mevzuat yönünden incelenir. Hak sahibinin kimlik bilgileri, ilgililerin imzaları, hakediş raporundaki hesaplamalar ve ekli belgeler ilgisine göre Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre teyit edilerek kontrolü yapılır. Hakediş yıllara sari ve kısmi ödeme ise say2000i sisteminde taahhüt kartı açılıp taahhüt numarası verilir.say2000i sisteminden MİF kesilerek taahhüt hesaplarına alınır. Say2000i üzerinden ÖEB sine Muhasebe Kayıt Formu (KBS) ndan kabul edilerek işlem numarası alınır.evrakları incelemekten sorumlu olan personelin paraflamış olduğu ÖEB 1 no lu parasal sınırlar cetvelinde belirtilen tutara göre Muhasebe Yetkilisi Yrd./Muhasebe Yetkilisi ne imzaya gönderilir ve ilgili personel tarafından onaylanır. Muhasebe Yetkilisi Yrd./Muhasebe Yetkilisi tarafından imzalanan ÖEB say2000i sisteminden Muhasebe Kayıt Formu (KBS) onaylanarak hesaplara alınır ve ödeme yapılır. Emanet Hesabı İşlem Süreci MADDE 46-Emanetler Hesabı, emanet olarak nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarların izlenmesi için kullanılır. Emanet olarak nakden tahsilat kurumların yazılarına istinaden say2000i de MİF düzenlenerek hesaplara aktarılır. Aylık ücret veya diğer istihkaklardan mahsuben tahsilat ÖEB üzerinden say2000i Muhasebe Kayıt Formu üzerinden hesaplara aktarılır.