Devir Malzeme Girişi iş akışı 1 gün 4 saat dekan Malzeme Talep yazısının onaya sunulması ve ilgili birime üst yazı ile istenmesi İstek kabul edildi mi? İşlemlerin iptal edilmesi Malzemenin teslim alınması 4 Fakülte Sekteri / Taşınır İsteğinin onaya sunulması 4 İlgili Birimin Taşınır Kayıt Kontrol Malzemeyi verecek birimin Taşınır Kayıt Yönetim Sisteminden(TKYS) çıkış yapması ve çıkış Taşınır İşlem Fişini üst yazı ile bildirmesi 1 gün Malzemelerin TKYS den girişinin yapılması, TİF alınması ve arcama Yönetim Sistemine(YS) gönderilmesi 15 dk Tahakkuk ve Satın Alma YS den muhasebe birimine gönderilmesi ve tahakkuk numarasının TİF e yazılması 1 Taşınır istek yazısı, TKYS den alınan TİF devir giriş ve çıkış çıktılarının birer nüshasının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi
Birimi ibe Yoluyla Taşınır Mal Girişi 43 Dk Yetkilisi ibe alınacak malzemeye ait fatura ve resmi evraklar incelenir. 3 Dk Yetkilisi Faturadaki taşınırların TKYS ye ürün marka ve özellikleri tanımlanarak girişi yapılır. Giriş işlemleri tamamlanan TİF in 3 adet çıktısı alınır. Çıktılardan biri hibe yapan birime, diğeri Merkezi Ayniyat birimine ve sonuncusu taşınır biriminde dosyalanır. 15 Dk Yetkilisi Onaylanan TİF arcama Yönetim Sistemine TYS den gönderilir. YS de onaylanan TİF Merkez Muhasebe birimine sistem üzerinden gönderilir. 4 saat 5 Dk Yetkilisi Giriş işlemleri tamamlanan taşınırların depoya taşınması ve düzenli bir şekilde yerleştirilmesi sağlanır 20 DK
Kayıttan Düşme iş akışı 1 gün 6 saat 20 dk. Fakülte Sekteri / urda Ayırma Komisyonunun onayına sunulması 30 dk. Fakülte Sekteri Komisyon olurunun üyelere tebliğ edilmesi Komisyon Üyeleri Ömrünü tamamlamış veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmaz hale gelen malzemelerin Komisyon tarafından belirlenmesi 1 gün Komisyon Üyeleri Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunun arcama Yetkilisine bildirilmesi urdaya ayrılacak malzemelerin değeri Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen üst değeri aşıyor mu? Kurumun üst yöneticisinin onayı ile kayıttan düşme işleminin gerçekleşmesi arcama Yetkilisinin onayı ile Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilen malzemeler için Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden(TKYS) Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı hazırlanarak çıktısının alınması Komisyon Üyeleri / Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının Komisyon üyeleri ve arcama Yetkilisi tarafından imzalanması 30 dk. TKYS den hurdaya düşen malzemelere ait Taşınır İşlem Fişi(Çıkış) oluşturularak imzalanması Malzemeler imha edilecek mi? İmha komisyonu oluşturularak malzemelerin imha edilmesi urdaya ayrılan malzemelerin Makine Kimya ndüstrisi Kurumuna teslime edilmesi 2 saat Komisyon Üyeleri urdaya ayırma işlemi tamamlanan malzeme listesi ve eklerinin üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilmesi
Taşınır Çıkış iş akışı 45 dakika Fakülte Sekreteri Taşınır istek taleplerinin alınması, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden(TKYS) Taşınır İstek Formunun doldurulması ve Yetkilisine bildirilmesi 1 Malzeme taleplerinin stok kontrolünün yapılması Stokta Mevcut mu? Olmayan Malzemelerin Bildirilmesi(Satın Alma İş akışı) Taleplerin karşılanarak Taşınır İşlem Fişi(Çıkış) ve Taşınır İstek Formunun çıktısının alınması Fakülte Sekreteri Taşınır İstek Fişini kontrol etmesi ve imzalaması Taşınır İşlem Fişinin ilgili kişiye imzalatılması ve malzemelerin teslim edilmesi
Taşınır Yıl Sonu İşlemleri 3 Saat 40 Dk arcama Yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği gereği arcama Yetkilisinin onayı ile başkan ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi dahil en az üç kişiden oluşan Sayım Kurulu kurulur. 20 Dk Taşınır Sayım Kurulu Sayım Kurulunca öncelikle ambardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağına kaydedilir. 1 Saat Taşınır Sayım Kurulu Ambar sayımından sonra ortak kullanım alanlarına ve kişilere verilen taşınırlar, zimmet fişleri esas alınarak sayılır ve sonuçlar Sayım Tutanağına kaydedilir. 30 Dk Sayımda bulunan miktarlar ile kayıtlı miktarlar arasında fark var mı? Noksan ise Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ile TİF (Çıkış), Fazla ise TİF (Giriş) düzenlenerek, kayıtların sayım sonuçları ile uygunluğu sağlanır. Taşınır kayıt Kontrol Sayım Kurulunca hazırlanıp onaylanan Taşınır Sayım Döküm Cetveline göre üç nüsha arcama Birimi Taşınır Yönetim esabı Cetveli düzenlenerek arcama Yetkilisinin onayına sunulur. 4 Taşınır kayıt Kontrol azırlanan Yönetim esabı Cetvelleri, arcama Yetkilisinin onayından sonra Muhasebe kayıtları ile uygunluğu kontrol edilmek üzere Muhasebe Yetkilisinin onayına sunulur. 20 Dk Muhasebe kayıtları ile arcama Birimi kayıtları arasında fark var mı? arcama Birimi ve Muhasebe Birimi arasındaki farklar Kuruş Farkı Cetveli düzenlenerek uygun hale getirilir. Taşınır kayıt Kontrol azırlanan Yönetim esabı Cetvellerinin bir nüshası, Sayım Döküm Cetveli ve yıl sonu itibari ile en son düzenlenen TİF sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Muhasebe Birimine gönderilir, bir nüshası dosyalanır, bir nüshası ise Sayıştay yetkililerine ibraz edilmek üzere bekletilir. 4
Taşınır Yıl Sonu İşlemleri iş akışı 7 gün 3 saat er yıl sonunda sayım için görev alacak personelin onaya sunulması, Sayım Kurulunda yer alacak personele tebliğ edilmesi Sayım Kurulu / Taşınır Kayıt Kontrol Kurulda yer alacak personelin tüketim ve demirbaş malzemelerinin sayımını yaparak en son işlem yapılan Taşınır işlem Fişi numarası ile Sayım Tutanağını oluşturması 2 gün Sayım Kurulu / Taşınır Kayıt Kontrol Sayımı yapılan malzemelerin Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemindeki(TKYS) mevcut malzemeler ile karşılaştırılması 1 gün Sayımda uyumsuzluk var mı? ataların incelenip gerekli işlemlerin yapılması Sayım Kurulu / Taşınır Kayıt Kontrol Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile Fakülte Taşınır esaplarının karşılaştırılması 1 gün esaplar tutmuyorsa hataların incelenip düzeltilmesi/kuruş farkı varsa Kuruş Farkı Cetvelinin hazırlanması esaplar tutuyor mu? Sayım Kurulu / Taşınır Kayıt Kontrol / Muhasebe Yetkilisi / TKYS den Taşınır Sayım Tutanağı,Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli ve arcama Birimi Taşınır Yönetim esabı Cetvelinin çıktıları alınarak imzalanması 3 gün Yıl sonu işlemlerinin üst yazı ve ekleri ile birlikte onaya sunulması Üst yazı ve eklerinin birer nüshasının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Teslim dilmesi
Taşınır Kayıt ve Kontorl Birimi Zimmet iade 4 saat 35 dakika Kişilerden gelen taleplerin incelenerek teslim alınacak malzemenin kontrol edilmesi 30 dk. Malzeme eksik veya arızalı mı? İnceleme yapacak Komisyonun oluşturularak onaya sunulması Komisyonda görevli Personel Komisyonun arızanın kişisel kusurdan kaynaklanıp kaynaklanmadığına dair rapor hazırlaması Kusur kişiden mi? Değer Tespit komisyonu kurularak Onaya sunulması Komisyonda görevli Personel Malzemenin rayiç bedelinin tespit edilerek ilgiliden tahsil edilmesi Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden Zimmet İade Fişi hazırlanarak ilgili kişiye imzalatılıp malzemelerin alınması
Zimmet verme 40 dakika Fakülte Sekreteri Zimmet istek taleplerinin alınması ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisine bildirilmesi 1 Malzeme taleplerini stok kontrolünün yapılması Stokta Mevcut mu? Olmayan malzemelerin bildirilmesi(satın Alma İş akışı) Zimmet Taleplerinin karşılanması ve Zimmet Fişinin çıkartılması Zimmet Fişinin ilgili kişiye imzalatılması ve malzemelerin teslim edilmesi