İÇİNDEKİLER Tanımlar ve kısaltmalar 1. Giriş 2. INGeF Hakkında 2.1.Genel 2.2.INGeF Kullanımı İçin Gereksinimler 3.E-Fatura İşlem Menüleri 3.1 Kullanıcı İşlem Etiketi 3.2 Alıcı İşlemleri 3.2.1 Alıcı Firma Girişi 3.2.2 Alıcı Güncelleme/İptal 3.3 E-Faturaya Kayıtlı Kullanıcılar 3.3.1 E-Fatura Firmaları 3.4 Fatura İşlemleri 3.4.1 Fatura Oluştur 3.4.2 Gelen Fatura Görüntüleme 3.4.2.1 Gelen Fatura Onay/Red 3.4.2.1.1. Gelen Fatura Onaylama 3.4.2.1.2 Gelen Fatura reddetme 3.4.3 Giden Fatura Görüntüleme 3.4.4 Fatura Dosya Yükleme 3.5 Ödeme İşlemleri 3.5.1 Fatura Ödeme 3.6 Müşteri İşlemleri 3.6.1 Fatura Logo Yükleme 3.6.2 Müşteri Profil Bilgileri Görüntüleme 3.7 Yetki İşlemleri 3.7.1 Kullanıcı Yetki Tanım/Güncelleme 3.8 Ürün Tanımlama ve Güncelleme 1
Tanımlamalar ve Kısaltmalar Başkanlık e-fatura : T.C Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı : Elektronik Fatura Gönderici Birim: e-faturanın düzenlenmesinden ve gönderilmesinden sorumlu birim Posta Kutusu: Gönderilen e-faturanın alınmasından sorumlu birim TCKN VKN Web Servisi sistemi : T.C. Kimlik Numarası : Vergi Kimlik Numarası : Bilgisayarlar arasında ağ üzerinden etkileşimi ve uyumluluğu sağlayan yazılım XML : (Extensible Markup Language) Verinin tanımlanması ve tarif edilmesi için kullanılan genişletilebilir işaretleme dil UBL UBL-TR Kullanıcı İşlem Etiketi : (Universal Business Language) Evrensel İş Dili : UBL Türkiye Özelleştirmesi : Müşteri için GİB nezdinde tanımlanmış olan posta kutusu Fatura Oluşturma Tarihi : e-faturanın oluşturulma tarihi. Fatura Geliş Tarihi Fatura Gönderim Tarihi : Gönderici tarafından oluşturulan, tarafınıza ulaştırılmış olan faturanın geldiği tarih. : Alıcısına iletilmek üzere göndermiş olduğunuz e-fatura gönderim tarihi. 2
1. Giriş Bu kullanım kılavuzu, INGeF portalının kullanımı ile ilgili olarak, kullanıcıların ihtiyaç duyacağı temel bilgileri sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Kılavuzun birinci bölümünde INGeF portalı hakkında genel bilgiler yer almaktadır, ikinci bölümde portalde yer alan menüler hakkında bilgi verilmiş, son bölümde ise menülerin kullanımına ilişkin detaylı açıklamalara yer verilmiştir. 2. INGeF Hakkında 2.1 Genel INGeF, e-fatura oluşturma, gönderme, alma ve arşivleme için yeterli teknolojik altyapıya sahip olmayan firmaların, bu işlemleri etkin ve kolay bir şekilde gerçekleştirebilmeleri için geliştirilmiş web tabanlı ve yüksek güvenlikli platformdur. E-Fatura uygulamasının gerektirdiği tüm temel fonksiyonları bünyesinde bulunduran INGeF kullanıcılarına; UBL-TR formatına uygun e-fatura oluşturma, Oluşturulan e-faturaları GİB sisteminde yer alan kayıtlı kullanıcılara gönderme, Harici programlar ile hazırlanan XML formatındaki faturaların, INGeF portalına yüklenerek e-faturaya çevrilmesi ve alıcılarına iletilmesi. ERP sistemleri için geliştirilmiş olan Adaptörler aracılığı ile gönderilen e-fatura dosyalarının e-faturaya çevrilerek alıcılarına iletilmesi. Gelen faturaların görüntülenmesi, onaylanması ve /veya reddedilmesi Gelen ve giden e-faturalara ilişkin GİB statü bilgilerini nanlık olarak görüntülenmesi, Gelen faturaların ödenmesi(opsiyonel), Gelen ve Giden Faturaların arşivlenmesi ve arşivden görüntülenmesi imkanı sağlamaktadır. INGeF e ING kurumsal bankacılık sekmesinden ulaşılabilmektedir. 2.2 INGeF Kullanımı İçin Gereksinimler Kullanıcıların INGeF platformunu kullanabilmeleri için sistemlerinde herhangi bir harici uygulama kurulumuna gerek bulunmamaktadır. Kullanıcılar, internet tarayıcıları aracılığı ile http://www.ingbank.com.tr/ adresine giriş yaparak Kurumsal İnternet Bankacılığında kendilerine tahsis edilen kullanıcı kodu ve şifreleri ile platforma giriş yapabilmektedir. 3
İnternet şubesinden kurumsal bankacılık seçilir. Açılan sayfada kullanıcı kodu ile şifre girilir. 4
Sistemde kayıtlı olan cep telefonu numaranıza gelecek olan tek kullanımlık SMS şifreyi yeni açılacak sayfada belirtilen süre içerisinde girilmesinin ardından ING Bank İnternet Bankacılığı sayfasına ulaşabileceksiniz. Girişte E-Fatura bölümüne ulaşmak adına ilk olarak seçilmesi gereken Nakit Yönetimi sekmesidir. 5
ING internet bankacılığı menüsünde yer alan e-fatura sekmesi ile ING e-fatura servisi olan INGeF e ulaşılabilir. 2.2.1 Kullanıcı İşlem Etiketi Her e-fatura mükellefinin GİB nezdinde oluşturulan bir veya birden fazla Gönderici Birim Etiketi ve Posta Kutusu Etiketi bulunmaktadır. Kullanıcılar gerçekleştirecekleri işlem öncesinde işlem yapılacak olan ilgili etiketi(kullanıcı İşlem Etiketi) seçmelidir. Kullanıcı İşlem Etiketi sekmesi seçiminin ardından açılan çoktan seçmeli ekran menüsünde, işlem yapılacak olan etiket seçilerek yapılacak olan işleme ilgili etiket üzerinden devam edilmelidir. 6
e-fatura İşlem Menüleri e-fatura sekmesi altında yer alan menüleri kullanarak, ihtiyacınız olan e-fatura işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Bu menüler; A. Alıcı İşlemleri 1. Alıcı Firma Girişi 2. Alıcı Güncelleme/İptal 3. Excel Alıcı Ekleme B. E-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar 1. E-Fatura Firmaları C. Fatura İşlemleri 1. Fatura Oluştur 2. Gelen Fatura Görüntüleme 3. Giden Fatura Görüntüleme 4. Fatura Dosya Yükleme D. Ödeme İşlemleri 1. Fatura Ödeme E. Müşteri İşlemleri 1. Fatura Logo Yükleme 2. Müşteri Profil Bilgileri F. Yetki İşlemleri 1. Kullanıcı Yetki Tanım/Güncelleme A. Alıcı İşlemleri 7
Alıcı İşlemleri menüsünü kullanarak, e-fatura gönderiminde bulunacağınız müşterilerinize ait bilgileri sisteme tanımlayabilir, güncelleme yapabilirsiniz. Alıcı Firma Girişi Bu sekme altında, e-fatura gönderiminde bulunacağınız müşterilerinize ait bilgileri sisteme tanımlayıp kaydedebilirsiniz. Fatura kesim anında, fatura gönderilecek tanımlı müşteriye ait bilgiler elektronik fatura üzerinde bulunması gereken ilgili alanlara otomatik olarak taşınacaktır Alıcı firma girişi yapılırken girilmesi olan Kullanıcı İşlem Etiketi seçilmelidir. Alıcı Firma Girişi yapılabilmesi için gerekli olan zorunlu alan bilgileri işareti ile belirtilmiştir. 8
Giriş yapılan VKN/TCKN nin mükellef bilgileri ile uyumsuz olması halinde aşağıda belirtilen uyarı görülecektir. Bu durumda, girilmiş olan bilgiler kontrol edilerek tekrar girilmeli ve Devam sekmesi seçilmelidir. Onay ekranında giriş yapılan bilgiler kontrol edilerek, herhangi bir düzeltme/ekleme yapılacaksa, geri sekmesi seçilerek bilgiler düzeltilmelidir. Girilen bilgiler doğru ise Onay sekmesi seçilmelidir. 9
Giriş yapılan bilgilerin onaylanması sonrasında, firma bilgileri sisteme kaydedilmiş olacaktır. 10
2. Alıcı Güncelleme/İptal Sisteme daha önce girişi yapılmış olan firma bilgilerinin görüntüleme, düzeltme veya iptal işlemleri bu menüden yapılabilmektedir. İşlem yapılmak istenen kullanıcı seçilmelidir. VKN/TCKN, Kısa isim, Unvan, Ad, Soyadı bilgilerinden uygun olan birisi ilgili alana girilerek arama yapılabilir. Sisteme kayıtlı müşterilerinizin tamamını görüntülemek ve işlem yapmak için, herhangi bir bilgi girişi yapmadan, ara sekmesini seçiniz. Sisteme henüz e-faturaya dahil olmayan müşterilerinize ait bilgileride kaydedebilirsiniz Görüntülenecek olan listede, yalnızca e-fatura Sistemine kayıtlı alıcıları görüntülemek için; İlgili ekranda, e-fatura Sisteminde Kayıtlı mı? sekmesi seçilerek, Evet ^işaretlenmeli ve bu şekilde arama yapılmalıdır. 11
Arama sonuçları görüntüleme sayfasında yer alan alıcı listesini Bilgisayarıma indir sekmesini kullanarak, bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. İşlem yapmak istediğiniz alıcı bilgilerinin yanında yer alan sekmeleri kullanarak görüntüleme, düzeltme veya iptal işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. 12
Sekmesini tıklayarak seçmiş olduğunuz firmaya ait tanımlı olan, alıcı firma bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Sisteme kayıtlı Alıcı firma bilgileri üzerinde düzeltme ve değişiklik yapmak için seçilmelidir. Düzeltme/değişiklik yapabileceğiniz alanlar aktif olarak gelecektir. sekmesi İlgili düzeltmeler yapıldıktan sonra kayıt için Devam tuşuna basılmalıdır. 13
Yapılan düzeltmelerin/değişiliklerin tamamlanması için, açılan sayfada Onay sekmesi seçilerek işlem tamamlanmalıdır. İşleminiz başarılı olarak gerçekleştiğinde ekranınızda bunu gösteren uyarı görülecektir. 14
Sisteme kayıtlı bir firmayı iptal etmek için tuşuna basılmalıdır.. tuşuna bastığınızda İPTAL işleminizin onay uyarı ekranı açılacaktır. 3.Excel Alıcı Ekleme OK tuşuna basıldığında iptal işleminiz gerçekleştirilecektir. E-fatura menüsünde Alıcı İşlemleri sonrasında Excel Alıcı Ekleme sekmesine girildiğinde bu şekilde bir ekran görülecektir..choose File butonuyla eklemek istediğiniz.xls dosyası seçilip devam denilir.sistemde kayıtlı olan alıcıların toplu yüklemesi için aşağıdaki yere tıklayıp Excel formatımız daki dosyanız indirilebilir. 15
B. E-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar E-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar menüsü üzerinden, e-fatura sisteminde kayıtlı firmaları sorgulayabilir veya bu firmaların listesini bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. 1. E-Fatura Firmaları 2. Herhangi bir firmanın GİB e-fatura listesine kayıtlı olup olmadığını, Kurum ünvanı veyavkn/tckn bilgilerinden herhangi birisinin girişini yaparak sorgulayabilirsiniz. Kamu/Özel seçimini kullanarak, firmaları bu kritere göre sorgulayabilirsiniz. VKN/TCKN veya Kurum Unvanı girilerek arama yapıldığında, kurum e-fatura kayıtlı kullanıcısı ise kuruma ait, sistemde yer alan bilgiler ekrandaki şekilde görüntülenecektir. Sorgulama sonucunu, listelemeleri indir tuşuna basarak sisteminize kaydedebilirsiniz. Seçilen kriterler ile gerçekleştirilen sorgulama sonuçlarına uygun herhangi bir firma bulunmaması halinde aşağıda belirtilen uyarı ekranı görüntülenecektir. Bilgiler doğru girilerek arama gerçekleştirildi ise, sorgulama yapılan firmanın e-fatura Kayıtlı Kullanıcılar listesinde yer almadığı anlamına gelecektir. 16
GİB sisteminde yer alan güncel e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesi, web servisler aracılığı ile otomatik olarak güncellenmekte olup bu listeye INGeF platformu üzerinden ulaşılabilmektedir. Sorgulama ekranında Tüm Kurumları İndir tuşuna basarak güncel listeyi bilgisayarınıza indirebilir veya görüntüleme yapabilirsiniz. 17
C. Fatura İşlemleri Fatura işlemler menüsünü kullanarak; Fatura oluşturma, Gelen ve Giden fatura görüntüleme, Fatura gonaylama/reddetme, dosya yükleme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. 1. Fatura Oluştur Fatura Oluştur menüsünden, e-fatura alıcısı kullanıcılara manuel olarak oluşturacağınız faturaların gönderimi gerçekleştirebilirsiniz. İşlemin gerçekleştirileceği, Kullanıcı İşlem Etiketi seçilmelidir. Alıcı bilgileri sistemde yer almayan bir kuruma ilk defa fatura oluşturulurken, bu kurum bilgilerinin sisteme kaydedilmesi isteniyorsa, belirtilen kutu seçilmelidir. Alıcı girişi daha önce tanımlanmış bir kuruma Fatura Oluşturulacak ise, Alıcı Firma sekmesi kullanılarak listeden ilgili firma seçilebilir. 18
Bu sayede Alıcı Firma Girişi daha önce tanımlanan kuruma ait bilgiler otomatik olarak ekrana gelecektir. Fatura oluşturma sırasında yapılacak alıcı firma bilgi düzeltmelerinin bundan sonraki işlemlerde kullanılmak üzere kaydedilmesi isteniyor ise belirtilen kutucuk işaretlenmelidir. Gerekli bilgilerin girişi tamamlandıktan sonra Devam butonu seçilerek bir sonraki sayfaya geçilebilir. Açılan yeni sayfada, fatura oluşturmak için gerekli bilgilerin tamamlanması gerekmektedir. 19
Oluşturulacak olan Fatura senaryo tipi seçilmelidir. Oluşturulacak olan Fatura tipi seçilmelidir. Oluşturulacak olan Fatura döviz cinsi seçilmelidir. 20
Firmanızın muhasebe kayıtlarında numaralandırarak takip edeceği Fatura numarası girilmelidir. Faturada yer alacak olan, Mal ve Hizmet bilgisi, miktar, Birim, Birim Fiyatı girişi yapılmalıdır. Faturaya girişi yapılan Mal ve Hizmet Miktarı, Birim fiyatı ile hesaplanarak Mal ve Hizmet Tutarı otomatik olarak ekrana getirilecektir. Faturada yer mal ve hizmet üzerinde iskonto uygulanacak ise, uygulanacak iskonto oranı belirtilmelidir. Mal ve Hizmetin tabi olduğu KDV Oranı% seçilmelidir. 21
Mal ve Hizmet Bilgileri %0 KDV ye tabi satır içeriyor ise, belirtilen ekran uyarısı görüntülenecektir. OK sekmesi seçilerek, KDV istisna sebebi satır alanına açıklama girilmelidir. Faturada yer alan mal ve Hizmete ait özel Vergi Türü belirtilecek ise, Fatura Oluşturma ekranında yer alan Vergi Türü çoktan seçmesi seçilerek, açılan listede ilgili vergi türü işaretlenmelidir. Seçilen vergi türü ekle butonu kullanılarak faturaya eklenir. Faturada belirtilen Mal ve Hizmet için özel bir vergi türü girişi yapılması halinde söz konusu vergi ile ilgili Tevkifat oranı ve veya tutarı belirtilmelidir. 22
Oluşturulmak istenen faturada, ürüne ait satır açıklaması ve fatura açıklaması eklenmek isteniyor ise, belirtilen alanlara ilgili açıklamalar eklenebilir. Faturaya eklenecek olan Mal ve Hizmet bilgileri girildikten sonra Kaydet butonu seçilerek, aynı faturada yer alacak başka bir mal ve hizmet girişi yapılabilir. 23
Faturaya konu olan Mal ve Hizmet girişi tamamlandıktan sonra Devam tuşuna basılarak ilerlenmelidir. Oluşturulan fatura detayını gösteren onay ekranı sayfası açılacaktır. Faturada yer alan bilgiler kontrol edilerek, herhangi bir değişiklik yapılacaksa Geri sekmesi seçilerek bir önceki ekrana dönülmelidir. Fatura mevcut Hali ile onaylanacak ise Onay tuşuna basılarak. 24
Giriş yapılan bilgiler onaylandığı takdirde Fatura Oluşturma işleminiz tamamlanacaktır. 25
2. Gelen Fatura Görüntüleme Gelen Fatura Görüntüleme menüsünü kullanarak, tarafınıza gönderilmiş olan e-faturalarınızı görüntüleyebilirsiniz. Gelen faturalarınızı görüntülemek için öncelikle görüntüleme yapmak istediğiniz Kullanıcı İşlem Etiketini seçmeniz gerekmektedir. Kullanıcı İşlem Etiketi seçildikten sonra, seçmiş olduğunuz posta kutusu etiketine gönderilen e- Faturaları görüntüleyebilirsiniz. Kullanıcı İşlem Etiketi sekmesi kullanılarak, posta kutusu seçilmelidir. Bir vergi numarası altında birden fazla şubeniz varsa ve her şube için ayrı gelen ve giden posta kutuları tanımlanmış ise bu alanda çoklu gelen kutuları görülecektir. Gelen faturlarınızı, ekranda yer alan filtreleme kriterlerini kullanarak görüntüleyebilirsiniz. Gelen faturalarınızı, Gönderim Tarihi(Zarf Tarihi) veya Fatura Düzenlenme Tarihine göre görüntüleyebilir, gönderici bazında faturalarınızı ayrıştırabilirsiniz. Bu menüyü kullanarak, 10 yıl geriye dönük olarak, tüm e-faturalarınızı kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. 26
Fatura geliş tarihi veya fatura gönderim tarihine göre görüntüleme yapabilirsiniz. Belirtilen Arama Kriterinin uygulanacağı Başlangıç ve Bitiş Tarihi aralığı girilmelidir. Başlangıç ve Bitiş tarihleri arasında en fazla 30 gün olmalıdır. Arama Kriteri, Başlangıç ve Bitiş Tarihi aralığı belirtilerek, gelen e-faturalar seçilen filtreye uygun olarak görüntülenebilmektedir. 27
Gönderici bazında gelen e- Faturalarınızı filtrelemek için, Gönderen VKN/TCKN, Unvan veya Ad Soyadı bilgilerini kullanarak arama gerçekleştirebilirsiniz. Bu şekilde yapacağınız aramada, yalnızca belirtilen göndericiden gelen e- Faturalar görüntülenecektir. Fatura numarasını belirterek, görüntülemek istediğiniz e- Fatura, posta kutunuza iletilmiş ise Statü durumlarına göre filtreleme yaparak, arama kriterlerini daraltabilir, hepsi durumunu seçerek, tüm kriterlere uygun olan e-faturalarınızı görüntüleyebilirsiniz. 28
Gelen e-faturalarınızı görüntülemek için, seçmiş olduğunuz kriterleri tamamlayarak ara tuşuna basınız. Arama kriterlerinize en uygun içeren sonuçlar aşağıdaki şekilde ekranınıza yansıyacaktır. Gelen faturalarınıza ait detay bilgilerini bu ekran üzerinden görüntüleyebilirsiniz. Fatura görselini görüntülemek istediğiniz faturayı seçerek Fatura Görsel tuşuna bastığınızda ilgili faturayı bilgisayarınıza kaydedebilir veya yalnızca görüntüleyebilirsiniz. Gelen e-faturalarınızı görüntülemek için, seçmiş olduğunuz kriterleri tamamlayarak ara tuşuna basınız. 29
Aşağıdaki tabloda gösterilen detaylarda görüntüleyebilirsiniz. Gelen e-faturalarınızın tek sayfada görüntülenememesi durumunda, bir sonraki sayfayı görüntülemek için bir sonraki sayfa numarasını seçmeniz gerekecektir. Gelen e-faturalarınızı PDF formatında görüntüleyebilir Excel ve XML formatında bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. 30
Fatura görseline erişmek istediğiniz e-faturayı işaretledikten sonra Fatura Görseli tuşuna basılmalıdır. PDF fatura görseli 31
Gelen e-fatura listesini bilgisayara kaydetme Gelen e-fatura listenizi Excel listesi olarak almak için, Excele Aktar sekmesini kullanabilirsiniz Gelen Fatura Onay/Red Onay veya reddetmek istediğiniz e-faturayı seçerek, Onayla( ) ve ya Reddet( ) butonlarını kullanarak işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. 32
Yalnızca ticari senaryo türünde olan Onaylanabilir/Reddedilebilir. Temel senaryo türündeki faturalar otomatik olarak onaylandığından bu işlemleri gerçekleştirmek istediğinizde ekranda aşağıdaki uyarı mesajı görünecektir. Gelen e-fatura Onaylama Onaylamak istediğiniz ticari senaryodaki e-faturayı seçerek,, Onayla( ) sekmesini kullandığınız taktirde gelen e-faturanız onaylanarak, karşı tarafa akıbet onaylandı bilgisi iletilecektir. 33
Onay işleminiz tamamlandığında, bilgilendirme ekranı açılacaktır Gelen e-fatura Reddetme Tarafınıza gelen bir e-faturayı reddetmek istediğinizde, Reddetme sebebini belirterek işleminizi gerçekleştirebilirsiniz. Reddetmek istediğiniz e-faturayı seçerek,, Reddet( ) tuşuna basmalısınız Reddetme işleminizi gerçekleştirebilmeniz için RED sebebinin girilmesi gerektiğini belirten uyarı mesajını alacaksınız. Bu uyar penceresini OK tuşuna basarak kapatabilirsiniz. 34
Red işleminiz tamamlandığında, bilgilendirme ekranı açılacaktır 35
Giden Fatura Görüntüleme Kullanıcı İşlem Etiketi sekmesi kullanılarak, fatura gönderimi yapılan posta kutusu seçilmelidir. Giden e-faturalarınızı, ekranda yer alan filtreleme kriterlerini kullanarak görüntüleyebilirsiniz. Giden faturalarınızı, Gönderim Tarihi veya Fatura Düzenlenme Tarih kriterlerine göre görüntüleyebilir, alıcı bazında faturalarınızı ayrıştırabilirsiniz. Bu menüyü kullanarak, 10 yıl geriye dönük olarak, tüm giden e-faturalarınızı kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. 36
Arama kriteri seçeneklerinde yer alan, Fatura Gönderim Tarihi veya Fatura Düzenlenme Tarihi kriterlerinden birisi seçilmelidir. 37
Belirtilen Arama Kriterinin uygulanacağı Başlangıç ve Bitiş Tarihi aralığı girilmelidir. Başlangıç ve Bitiş tarihleri arasında en fazla 30 gün olmalıdır. Arama Kriteri, Başlangıç ve Bitiş Tarihi aralığı belirtilerek, tüm göndericilerden gelen e-faturalar seçilen filtrelemeye uygun olarak görüntülenebilmektedir. 38
Alıcı bazında giden e-faturalarınızı filtrelemek için, Alıcı VKN/TCKN, Unvan veya Ad Soyad bilgilerini kullanarak arama kriterlerini özelleştirebilirsiniz. Bu şekilde yapacağınız aramada, yalnızca belirtilen alıcıya gönderilen e- Faturalar görüntülenecektir. Fatura numarasını belirterek, görüntülemek istediğiniz e- Faturayı görüntüleyebilirsiniz. Statü durumuna göre filtreleme yaparak, arama kriterinizi daraltabilir, hepsi durumunu seçerek tüm kriterlere uygun olan e-faturalarınızı görüntüleyebilirsiniz. 39
Belli bir tarih aralığında aradığınız faturayı seçip işlem tipi olarak okla gösterilen, yapmak istediğiniz işlem tipini belirleyebilirsiniz. İşlem tipinde fatura görsel seçildiğinde seçilen fatura görüntüsü görüntülenir. 40
İstenilen fatura seçimi yapılıp işlem olarak ticari fatura ise onay/red işlemi 7 gün içinde yapılabilir. Giden e-faturalarınızı görüntülemek için, seçmiş olduğunuz kriterleri tamamlayarak ara tuşuna basınız. Arama kriterlerinize en uygun sonuçlar aşağıdaki şekilde ekranınızda görüntülenecektir. Giden faturalarınıza ait detay bilgilerini bu ekran üzerinden görüntüleyebilirsiniz. Fatura görselini görüntülemek istediğiniz faturayı seçerek, Fatura Görsel tuşuna bastığınızda ilgili faturayı görüntüleyebilirsiniz. 41
Giden faturalarınızı aşağıdaki detayda görüntüleyebilirsiniz. Giden e-faturalarınızı PDF ve HTML, formatlarında görüntüleyebilir ve kaydedebilirsiniz. Görüntülemek istediğiniz e-fatura işaretlendikten işlem tipi seçilerek fatura üzerinde aşağıda görülen işlemler yapılabilmektedir. 42
Giden Fatura Görseli İşlem tipi olarak fatura görsel seçilirse giden fatura bu şekilde görüntülenebilir. 3. Fatura Dosya Yükleme Fatura Dosya Yükleme menüsünü kullanarak, oluşturmuş olduğunuz e-fatura bilgilerinizi XML formatında yükleyebilirsiniz. Dikkat edilmesi gereken hususlar; Yükleme yapacağınız XML dosyasında maksimum 100 adet fatura bilgisi yer almalıdır. Dosyanın 100 adetten fazla fatura bilgisi içermesi halinde, dosya yüklemesi başarısız olacaktır. Fatura bilgilerinizin yer aldığı XML içerisinde birden fazla alıcıya gönderilmek üzere hazırlanmış fatura bilgileri yer alabilir. XML in portale yüklenmesi ile, XML içerisinde bilgileri yer alan faturalar, alıcı etiketlerine göre ayrılarak alıcısına iletilecektir. XML dosyası oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli konu, XML içerisinde bilgileri yer alan fatura alıcılarının tamamı e-fatura alıcısı olmalıdır. XML içerisinde alıcısı e-fatura kapsamında olmayan bir fatura olması halinde dosya yüklemesi başarısız olacaktır. Dosya yüklemesi için Browse butonu seçilerek, dosya dizini bulunmalı, yüklenecek olan XML dosya seçilerek OPEN sekmesi seçilmelidir. 43
Fatura yüklemesini yapacak olan kullanıcı işlem etiketi seçilmelidir. 44
XML dosya seçildikten sonra, Dosya ve dosya dizininin doğrluğu kontrol edilmelidir. Belirtilen dosya XML dosyayı yüklemek için Devam sekmesi seçilerek işlem tamamlanır. INGef XML: Bankamızın belirlediği formatta oluşturulan XML fatura dosyasıdır. UBL-TR Zarf XML: Gelir idaresinin belirlediği UBL-TR formatındaki zarfı ifade eder.zarf içerisinde alıcı ve gönderici VKN ve etiket bilgilerinin bulunması gerekmektedir. UBL-TR Fatura XML: Gelir idaresinin belirlediği UBL-TR formatındaki zarflanmamış fatura dosyasını ifade eder. TOPLU UBL-TR Fatura XML: Birden fazla UBL-TR Faturanın toplu olarak sisteme yüklenebildiği modulü ifade eder. Aşağıdaki şekilde UBL-TR Fatura dosyaları Ziplenerek toplu yüklemeye hazır hale getirilebilir. Detaylı anlatım aşağıdaki gibidir; 45
TOPLU UBL-TR Fatura XML YÜKLEME 1. Faturalar Muhasebe/Finans sisteminden oluşturulan faturalar, daha önceden tanımlı olan klasörlere çıkarılır, her bir fatura zipli ve zipsiz olarak oluşmuş olabilir, 2. Zipli ve zipsizlerin alt alta olması için Penceredeki Tür alanına tıklanarak dosyaların sıralaması değiştirilir, 3. Sıralanan dosyalardan zipsiz olan (açık olan) Fatura XML dosyalar mouse ile seçilir ve mouse un sağ düğmesine tıklanır, Arşive ekle seçilir, 46
4. Arşiv penceresinden Arşiv biçimi olarak ZIP seçilmelidir, 5. Tamam butonuna basıldığında tüm XML dosyalar tek bir zip dosya olarak aynı klasörde yer alır, 47
6. İlk etapta Faturaların yükleneceği etiket seçimi yapılır, 7. INGeF Portalden Fatura Yükleme / TOPLU UBL-TR Fatura XML in başındaki kutucuk işaretlenir, 48
8. Dosya seç butonuna tıklanarak biraz önce zip olarak oluşturulan dosya seçilir, 9. Devam butonuna basılarak faturalar ön yüze yüklenir, 49
10. Yüklenen faturaların teker teker, etiketleri seçilir, 11. Faturaları Yükle butonuna basılarak, fatura yükleme işlemi tamamlanır. 50
3.5 Ödeme İşlemleri 3.5.1 Fatura Ödeme Ödeme işlemleri menüsünü kullanarak, gelen e-faturalarınızı hızlı ve kolay bir şekilde ödeyebilirsiniz Ödeme yapabileceğiniz tüm faturaları görüntüleyebilir, firma, döviz cinsi tarihe göre filtreleyerek ödenebilir faturalarınızı sorgulayabilirsiniz. Açılacak olan liste üzerinde, ödemek istediğiniz faturayı seçerek, listenin sonunda bulunan Öde butonuna basmalısınız. 51
Ödemenin yapılabilmesi için gerekli olan, alıcı bilgilerinin hatasız olarak yeni ekranda girişinin yapılması gereklidir. Girmiş olduğunuz bilgileri kontrol ettikten sonra, Tamam butonunu kulanarak işleminizi neticelendirebilirsiniz. 3.6Müşteri İşlemleri Müşteri işlemleri menüsünü kullanarak, Göndereceğiniz e-fatura görselinde yer almasını istediğiniz logoyu ekleyebilir ve düzenleyebilir, Müşteri profil bilgilerinizi görüntüleyebilirsiniz. 3.6.1 Fatura Logo Yükleme Fatura Logo Yükleme menüsünü kullanarak, giden faturalarınızda yer almasını istediğiniz firma logonuzu düzenleyebilirsiniz. Yüklenecek olan logo, 100x150 pixel ve 50kb boyutunda JPEG dosyası olmalıdır. 52
Yüklenecek olan Logo, Browse sekmesi kullanılarak ilgili dosya dizini altından seçilir Logo dosyası seçilerek Open sekmesi seçilir. 53
Seçilen dosyanın yüklenmesi için Devam sekmesi seçilerek işlem tamamlanır Yüklemiş olduğunuz logo, fatura üzerinde aşağıdaki alanda görünecek ve alıcılarınızda logonuzu faturalarında görüntüleyecektir. 54
3.6.2 Müşteri Profil Bilgileri Görüntüleme Müşteri profil bilgileri görüntüleme ekranını kullanarak GİB nezdinde kayıtlı firma sicil bilgilerinizi, kurumunuza ait Müşteri etiket&adres bilgilerinizi, ödemelerinizin geleceği alacaklı ve ödemelerinizi yapabileceğiniz borçlu hesap bilgileriniz ile internet kullanıcılarınıza ait bilgileri görüntüleyebilirsiniz. Bilgilerini görüntülemek istediğiniz üst başlığı seçerek alt detayları görüntüleyebilirsiniz. Müşteri Etiket&Adres Bilgileri başlığı altında, VKN/TCKN, Mevcut kullanıcı etiketleri ve etiket rolleri, etiketin tanımlı olduğu adres tipi, adres bilgileri, Telefon&Faks numarası, e-posta adresi, web sitesi bilgilerinizi görüntüleyebilirsiniz. 55
Görüntüleme sayfasının devamında yer alan bilgileri sağlamak için detay göster diyebilirsiniz. Alacaklı IBAN/HESAP Bilgileri başlığı altında, e-faturalarınız üzerinde belirtilen alacakalı hesap bilgilerinizi, IBAN, Hesap tanım adı ve döviz cinsi olarak görüntüleyebilirsiniz. 56
e-fatura alıcılarınız faturalarınız üzerinde yer alan, ekranda belirtilmiş hesaplara ödeme yapabilecektir. Borçlu IBAN/HESAP Bilgileri başlığı altında, gelen e-fatura ödemelerinizde kullanacabileceğiniz borçlu hesabınıza ait, IBAN, Hesap Adı ve dövz birimi bilgilerinizi görüntüleyebilirsiniz. Borçlu hesap bilgileri yalnızca tarafınızdan görüntülenebilecek olup, e-faturalarınız üzerinde yer almayacaktır. 57
e-fatura alıcılarınız, faturalarınızda belirtilen, ekranda belirtilmiş hesaplara ödeme yapabilecektir. İnternet Şube Kullanıcı Bilgileri Başlığı altında, ING Bank internet bankacılığı ile e-fatura menüsü kullanım yetkili kullanıcılara ait Etiket, kullanıcı kodu, kullanıcı adı, kullanıcı e-posta adresi bilgilerinizi görüntüleyebilirsiniz. 58
3.7 Yetki İşlemleri 3.7.1 Kullanıcı Yetki Tanım/Güncelleme Kullanıcı yetki tanımlama ekranı yalnızca Tam Yetkili/Super Admin kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Tam yetkili kullanıcılar, Kullanıcı Yetki Tanım/Güncelleme menüsünü kullanarak, diğer e-fatura kullanıcılarının yetkilerini tanımlayabilir ve güncelleyebilirler. Yetki tanımlama ekranında yetkilendirmek istediğiniz kullanıcı ve kullanıcı işlem etiketini (Gönderici birimi/posta kutusu)seçerek ara butonuna basılır. Gönderici birim etiketleri için yetki tanımlaması yapmak istediğinizde, bu yetkilendirme için seçilebilir yetkileri gösteren ekran açılacaktır. Bu ekranı kullanarak, kullanıcıların gönderici birim etiketlerine tanımlı yetkilendirmesini yapabilirsiniz. 59
Kullanıcının işlem yapmaya yetkili olacağı firmaları belirtebilir veya tüm firmalar için aynı yetki tanımlamasını gerçekleştirebilirsiniz. Tüm E-Fatura kurumlarına yetki ver seçilerek yetki de verilebilir. Yetki tanımlaması yapmak için, seçeceğiniz kriterleri belirterek, Yeni Yetki Ekle butonunu seçmelisiniz. Gönderici işlem etiketi için seçilebilecek olan yetkilendirmeler aktif olarak gelecektir. Kullanıcıları yetkilendirmek istediğiniz alanları belirterek Kaydet butonunu seçmeniz gerekmektedir. Posta kutusu etiketleri için yetki tanımlaması yapmak istediğinizde, bu yetkilendirme için seçilebilir yetkileri gösteren ekran açılacaktır. Bu ekranı kullanarak, kullanıcıların posta kutusu etiketlerine tanımlı yetkilendirmesini yapabilirsiniz. Yetkilendirmek istediğiniz alanları belirttikten sonra Güncelle butonunu seçerek işleminize devam edebilirsiniz. 60
Tanımlamanız tamamlandığı zaman, ilgili kullanıcı için mevcut yetkilendirmeler ekrana gelecektir. Bu ekranda, kullanıcıların mevcut yetkilerini; görüntüleyebilir, düzeltebilir ve iptal edebilirsiniz. 3.8. Ürün Tanımlama ve Güncelleme Ürün işlemleri menümüzden aynı ürün bilgilerini içeren fatura kesimlerine yardımcı olması ve otomatik olarak sistemden seçilmesi adına ürün tanımlama ekranımıza giriş yapabilirsiniz. Burada ürün adı,birim fiyatı, miktar, iskonto oranı ve kdv bilgileri girilip kaydet butonuna basılır. 61
Ürün tanımlaması dışında ilgili ürünün bilgilerinde güncelleme yapılmak istenirse E-Fatura menüsünden Ürün Bakım seçilip gelen ekranda kayıtlı ürün adı yazılıp arama yapılır. Ürün bilgileri geldiğinde butonuna tıklanır. Ürün bilgileri yukarıdaki şekilde elde edilip bilgi güncellemesi sonrasında Kaydet butonuna tıklanır. 62