ÖRNEK OLAY ÇÖZÜMLEME Orange Saat Şirketi (Orange Clockworks Company-OCC) OCC, 1932 yılında Elijah Patterson tarafından California da Orange kasabasında kuruldu. Patterson çocukluğundan beri saat işinde çalışıyordu ve piyasadakilerden daha iyi saatler yapmaya karar verdi. Önsezisinin kanıtladığı gibi Orange saat ünlü bir firma oldu. OCC alarmlı saat üretimi konusunda dünya lideri olarak öncelikle işlem kademeleri geliştirdi. Bir saat kurulduğunda 7 gün boyunca durmadan çalışmaktaydı. 1950 ler boyunca OCC elektrikli saat üretimini geliştirdi ve model çeşitliliğini arttırdı. Elektrikli saatler çok başarılı olmuştu, kurmalı saatler Amerika piyasasından çekildi ve yalnızca az bir elektrik gücü olan az gelişmiş kasabalar için üretildi. OCC, 1950 lerde veri işleme için darbeli kart makinaları kullandı. 1960 larda OCC nin üst düzey yöneticileri OCC nin kendi bilgisayar donanımına ve bununla birlikte diğer sorumluluklara sahip olmasını istemediklerine karar verdiler. Böylece veri işleme fonksiyonunu bilgisayar servis bürosuna yüklediler. 1985 te üst düzey yöneticiler sonunda bilgisayar sektörüne atlamaya karar verdiler. Ernest Barnett veri işleme yöneticisi olarak işe başladı. Kendisi finans bölümü başkan yardımcısı olan Bill Stuart a rapor vermekteydi. Üst ast ilişkisi hala mevcuttur. Barnett ın ilk faaliyeti IBM in küçük işletme bilgisayarına yüklemekti. Bugün sistemin ilerleyişinden sonra yüklenen IBM mini bilgisayarın kalitesi yükseltilmektedir. Bilgisayar uygulamaları şunları içermektedir: Ödeme döngüsü Envanter kontrolü (bitmiş ürünlerde) Faturalama Hesapların kabul edilebilirliği Genel hesap defteri Finansal konular Satış analizi Bilgisayar ödeme miktarını hesaplayıp, yazdırmaktadır. Yıl sonunda, W-2 formları yıllık gelir ve vergi miktarlarını yazdırmaktaydı. Çalışanlar, gelir vergisi dönüşlerini hazırlamada bu formları kullanırlar. Aynı zamanda bilgisayar da devlet için vergi raporları oluşturuyordu. Bitmiş ürünlerin envanteri disk dosyası olarak korunuyordu. 225 farklı saat modelinin her biri için disk dosyasında (dosya, veri tabanının bir parçası değildir) bir kayıt vardır. Miktar, üretim sonucu arttığı veya satışlar sonucu düştüğü her zaman kayıtlar güncellenmektedir. Her ayın sonunda son ürün envanterinin değerini göstermek için dosyalar listelenir (her kayıt için bir satır yazılır). Bilgisayar her ürün için birim maliyet olarak mevcut dengeyi hesaplar. Hesaplama departmanı, bu bilgiyi kullanarak denge tabakaları ve gelir özetlerinin aylık finansal raporlarını hazırlar. Kayıtlar müşteri siparişi olan her saat modeli için bilgisayar içinde anahtar rol oynamaktadır. Kayıt, müşteriyi tanımlayan bir kod ve saati tanımlayan başka bir kod içerir. Miktar düzenlemesi kaydedilir. Bu sipariş kayıtları mevcut dengeleri azaltmak için envanter dosyasına karşı işlenir ve faturalama işlemi için hazırlanan müşteri isim ve adres kayıtları ile birleştirilir. Faturalama boyunca bilgisayar, hesap dosyasını güncellemek için kullanılan her fatura için bir kayıt hazırlar. Müşteriler ödeme yaptığında hesap dosyasından uygun kayıtlar silinir. Dosyada kalan kayıtlar OCC nin alacaklarını gösterir ve her ay bilgisayar tüm kayıtlar listesini yazdırır. Kredi yöneticisi, geçmiş 30 günün alacaklarını toplamak için fatura tarih sütununu tarayarak müşteri ödemelerini takip etmek için bu raporları kullanır. Müşteri sipariş kayıtları ay sonuna kadar tutulan borçlanma işlemleri için kullanılır. Satış elemanı için satışları, müşteri için satışları ve ürün için satışları gösteren raporlar hazırlamak için üç farklı
dizi içinde sıralanırlar. Bu raporlar, pazarlama başkan yardımcısı Sally James e gönderilir. James, raporları kullanmadı, onlar ondan önceki çalışan tarafından düzenlenmişti ve James onlarda bir değer göremedi. James raporları aldığında onları çöp kutusuna atmıştı. OCC için satışları ve karları yıllardır istikrarlı bir oranda artmaktaydı. 1990ların başında satışlar düşmeye başladı. Başta, yönetim problemin ekonomiden kaynaklandığını düşündü. Ancak, ekonomi sonraki 3 yılda düzeldi ve bu durum OCC nin alarmlı saat piyasasındaki payını kaybetmekte olduğunu kanıtladı. OCC müşterileri tarafından aranan satış elemanları (departman depoları, dükkanlar ve süpermarketler) sert rekabetten şikayet etmeye başladılar. Müşteriler dikkatlerini saatli radyo gibi diğer ürünlere çevirdiler. OCC alarmlı saatlerinin saatli radyodan çok az pahalı olmasına rağmen, saatli radyo saat ve radyonun ayrı satılmasından daha ucuzdur. 1993 yılı için yıllık gelir 22 Milyon $ olarak tahmin edildi. Ancak, gerçek 1993 satışları 17 Milyon $ dı- yansıtılandan 5 Milyon $ daha az. Ek satış elemanı ele alındı ve komisyon oranları satışları arttıracak bir çaba içinde arttırıldı. Bu faaliyet 1994 te küçük bir etki yaptı, satışlar 16 Milyon $ a düştü. Artık bu konuda hiç şüphe kalmamıştı- OCC nin satış hızı düşüyordu. 1994 sonuçları OCC yönetimi tarafından öğrenildiğinde (yıl sonundan 6 hafta sonra) özel bir yönetim toplantısı yapıldı. Toplantıya J.L.Patterson, Bill Stuart, Sally James ve Jim Casey katıldı. Patterson şirket kurucusunun büyük oğlu ve ailesi firmanın hisselerinin yaklaşık %80 ini kontrol etmektedir. Aynı zamanda firmanın başkanı ve üst düzey yöneticisidir (CEO). Jim Casey imalat departmanı başkan yardımcısıdır. J.L.Patterson: 1994 rakamları elimizde ve iyi görünmüyorlar. Problemi, büyük problemi görebilmek için bir ekonomi dehasına gerek yok. Saat piyasası değişti ve biz hiçbir şey yapmadık, olduğumuz yerde kaldık. Üretim hattına, daha doğrusu tarih öncesi üretim hattına takıldık. CEO olarak, ne olduğuna dair tüm sorumluluğu almalıyım. Size geçmişte de rehberlik ettim, şimdi de yol göstereceğim. Biz hepimiz bu birliğin içindeyiz. Böyle bir durumda nasıl kararlar aldık daha önce? Sally? Sally James: Sanırım bu, iki şey yüzünden oluşmaktadır. İlki, rakiplerimizin yaptığı gibi ürünlerimizi geliştirmeyi başaramadık ve ikincisi, rekabetçi ürünlere sahip değiliz. J.L., yıllardır ulusal TV reklamları bütçesine para vermen için seni ikna etmeye çalışıyorum. Rakiplerimiz milyonlar harcıyor, yatırım yapıyorlar. Piyasa; yüksek sesli alarmlı saat değil de, saatli radyodan gelen yumuşak bir müzikle uyanmanın daha iyi olduğuna inandırdı. Bugünlerde insanlar sadece seyahate çıkacakları zaman alarmlı saatler alıyorlar, portatif saatli radyolar bu piyasayı da kesmeye başlayacak. Biz saat endüstrisinde lider konumdaydık ama şimdi kendimizi çıtanın yükseldiği bir alan olan elektronik endüstrisinde rekabet ederken buluyoruz. Yeni ürünler olmaksızın OCC yi suyun üzerinde tutabilmemizin hiçbir yolu yok. Suçu kaybettiğimiz satışlarımıza yüklemeyeceğim. R&D işlemine gerçekten sahip miyiz diye merak ediyorum bazen. Jim Casey: bir dakika bekle, Sally. Biliyorsun bu şirket asla R&D yi öne sürmemiştir. Bu iş için yalnızca iki adamım var ve onlar piyasa ihtiyaçlarının gerektirdiği değişimi yapmak için tüm güçlerini harcıyorlar. R&D bir gecede yaratılan bir şey değildir. Daha iyi bir R&D çabasına ihtiyacımız olduğunu düşünüyorsanız, bu biraz zaman ve para gerektirecektir. İmalat darbe almayacaktır. Satış için imal edilen malların maliyet oranı asla daha iyi olmamaktadır. Pazarlama ürünleri sattığında, OCC onları güzel bir karla üretebilir. Sally, bana öyle görünüyor ki sen kendi alanını bilmiyorsun- ki bu pazarlamanın sorumluluğu, benim değil. J.L.Patterson: Bill, ne söylemen gerekiyor?
Bill Stuart: Finans, problem değil. Bu hepimiz için doğru olmayabilir. İhtiyacımız olan önümüzdeki zamanı bildiğimizde para sağlayabiliriz. OCC nin yerel borçlanma kurumlarının tamamıyla yüksek limitli kredi hesapları var. Yeterli fona sahip olamadıysak bunun nedeni finansın ihtiyacımız olan miktarı bilmemesinden kaynaklanmaktaydı. Problemimiz olarak parasızlığı kabul edemem. Sorunun daha derin olduğuna inanıyorum. Üç yıl öncesini hatırlarsan, finansın içinde bir planlama grubu kurmuştum. Görevimiz OCC liderken ihtiyacımız olan para miktarını belirlemek için beş, altı veya belki on yıllık geleceği incelemekti. Kısa sürede öğrendik ki bu tahminlemeyi pazarlama ve üretimin ortaklığı olmaksızın etkili bir şekilde yapamayacağız. Bu ortaklık asla oluşmadığından, uzun-dönemli planlamadaki orijinal fikrimizi geri çekmek ve yalnızca gelecek yılla ilgilenmek zorunda kaldık. Sally James: Bu hikayeyi ilk kez duyuyorum. Jim Casey: Ben de. Bill Stuart: Evet, doğru. Kısa-süreli planlama döneminde, çok iyi bir iş yaptık. Çok iyi birkaç planlamacım var. Pazarlama ve üretimden gelen girdiler olmaksızın yaşadığımız yılın ötesini göremiyoruz. Eğer OCC de karlılık bekliyorsak, çözülmesi gereken bazı çok ciddi problemlerimiz olduğunu düşünüyorum. J.L.Patterson: Bill, haklı olabilirsin. Aslında, hepiniz haklısınız. Şimdi, ne yapıyoruz?
Form 1 Problemin Düzenlenmesi Çevresel Elemanlar: Müşteriler rakiplerin saatli radyosunu tercih etmektedir. Patterson ailesi şirketin büyük ortağıdır. Rekabet elektronik endüstrisi firmaları arasında olmaktadır. OCC finans endüstrisinde iyi kredi oranlarına sahiptir. Önemli Gerçekler: Bilgisayar işlemleri 1985 yılında başladı. Daha çok veri işleme uygulamalarından oluşmaktaydı. DP (veri işlemci) direktörü Earnest Barnett tir. Satışlar 1990larda düşmeye başladı. Tarih öncesi üretim hattı. Asla R&D öne sürülmedi.
Form 2 Sistem Olarak Firmanın Elemanları Amaçlar ve/veya Standartlar: OCC herhangi birine sahip gibi görünmüyor. Eğer öyle olsaydı, geçmişte temel aldıkları projeksiyonlardaki miktarları satarlardı. Pazarlama ve imalat ortaklığı başarısız olduğundan uzun-süreli planlama suya düştü. Kısa-süreli planlama iyi bir temelde yapıldı. Çıktı: Farklı ürünlere müşteri talebinin durumu yüzünden satışlar düştü. Ürünler yaratıcı değildi, yalnızca bazı dış görünüş değişiklikleriyle hayatta kalıyordu. OCC ayakta duramıyordu. Yönetim ve Organizasyon: Fonksiyonel organizasyon. Başkan yardımcısı tarafından birçok nokta işaret edildi. Daha üst seviye iletişime ihtiyaç var. Bilgi İşlemci: Bilgisayar esas veri işleme için kullanılıyordu. Muhasebeye verilen bilgisayar çıktıları finansal raporları hazırlamak için kullanılıyordu. Kredi yöneticisi geçmiş dönem raporlarını kullanmaktadır. Pazarlama VP si (başkan yardımcısı) satış analiz raporlarını kullanır. Yıllık raporlar geç kalmaktadır. Girdi ve Girdi Kaynakları: Burada eksiklik yok. Dönüşüm Süreci: İmalat işlemi çok verimlidir mal üretiminde düşük maliyet vardır. Çıktı kaynakları: Problem yok.
Form 3 Firmanın Alt Sistemleri Alt Sistem: Pazarlama Müşteri ihtiyaçlarına ayak uyduramıyor. Piyasadan resmi bilgi geri besleme eksikliğinin var olduğu görünüyor. Güçlü fonksiyonel davranış; imalatı suçlamak için acele edilmiş. Alt Sistem: İmalat İşlem verimli olmalı, çünkü üretim hattı sınırlı ve sık sık değişiklik yapılmamaktadır. R&D malının önemi biliniyor gibi görünmüyor. Pazarlama ile aynı davranışa sahip. Alt Sistem: Finans İyi kredi oranlarına sahip. Uzun-dönemli planlama yapamadı. Başkan yardımcısı üst seviyede iyi iletişim kuramıyor. Alt Sistem:
Form 4 Problemler ve Semptomları Çevre: Sert rekabet. Amaçlar ve /veya Standartlar: Uzun-dönemli plan yok. Çıktı: Artık kullanılmayan üretim hattı. Yönetim ve Organizasyon: Fonksiyonel davranış; zayıf iletişim. Bilgi işlemci: Bazı rapor çıktılarıyla veri işleme için kullanıldı. Girdi ve Fiziksel Sistem İmalat işlemi düşük maliyette çalışır. Asıl Problem: 1. Üst seviye yönetim planlarının yetersizliği 2. Fonksiyonel yönetim davranışı 3.
Form 5 Alternatifler Alternatif: En üst düzey uzmanların oluşturduğu üst düzey komite yapısı Avantajlar: 1. Üst düzey uzmanların iş hakkında bilgisi var. 2. Planlama tüm-işletmenin odak noktası olmalı. Dezavantajlar: 1. Üst düzey uzmanlar doğru planlama yeteneğine sahip olmayabilir. 2. Üst düzey uzmanların yeterli zamanı olmayabilir. Alternatif: Finansın planlanması Avantajlar: 1. Planlama personeli çoktandır işletmede mevcut. 2. Düşük başlangıç maliyeti Dezavantajları: 1. Planlama Finans fonksiyonuna yardımcı olabilir.
Form 5 Alternatifler Alternatif: Raporlar ve üst düzey komitenin planlama yapısı Avantajlar: 1. Profesyonel planlamacılar 2. Tam-zamanlı planlama işi. 3. İşletmenin konumu fonksiyonel odaklanmayı değil, tüm- işletmeye odaklanmayı sağlamalıdır. 4. Mevcut planlama personelinde oluşturulabilir. Dezavantajlar: 1. Planlamacılar işletme ve ürünlerinin iyi bilgisine sahip olmayabilir. 2. Planlamacılar pahalı olabilir. Alternatif: Avantajlar: Dezavantajları:
Form 6 Karar ve Uygulama Karar: Üst düzey komite için profesyonel planlamacıların rapor hazırlama yapısının planlanması. Gerçekleştirme için İhtiyaç Duyulan Kaynakları: Ek planlama personeli Planlama yazılım ve belki de donanım yapısında bilgisayar desteği. İşletme, ürünleri ve piyasası için yeni planlamacıların oryantasyonu için eğitim programı. İzlenecek Uygulama Adımları: 1. Planlama için yönetici işe alınmalı. 2. Finanstan planlamacı transferi yapılmalı. 3. İhtiyaç duyulan planlama personelinin işe alınması. 4. İşletme eğitim programının yönetilmesi 5. Gerekli bilgisayar kaynaklarının alınması 6. Planlama prosedürü oluşturulmalı-- üst yönetim için toplanan veri ve rapor sonuçları 7. İşlem içinde planlama sisteminin kurulması