911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 1 / 6 REVİZYON DURUM Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama
911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 2 / 6 1. Amaç: Bu süreç, Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Biriminin faaliyetlerini gerçekleştirmesini amaçlar. 2. Kapsam: Bu süreç, Mehmet Akif Ersoy Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Biriminin faaliyetlerini gerçekleştirmesini kapsar. 3. Sorumlular: İlgili Birimler Daire Başkanı Muhasebe Yetkilisi Muhasebe Birim Yöneticisi Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı Bağlı Birim Elemanları 4. Tanımlar: EBYS: Elektronik belge yönetim sistemi SAY2000i: Web tabanlı saymanlık otomasyon sistemi Ö.B.(Ödeme emri belgesi ve Muhasebe İşlem Fişi): Web tabanlı saymanlık otomasyon sistemi (SAY200i) veya Kamu harcama ve muhasebe bilişim sistemi(kbs) aracılığıyla oluşturulan ödeme belgesidir KBS: Kamu harcama ve muhasebe bilişim sistemi 5. Doküman Akışı: Muhasebe kesin hesap raporlama birimi alt birimlerinin iş bölümleri Muhasebe kesin hesap ve raporlama birimi iş tanımları prosedüründe tanımlanmıştır. İlgili birimlerden, Ö.B. ile SAY2000i sistemi emanet işlemlerine ait yazıların aslı ve EBYS programı aracılığıyla elektronik belgesi, kurum dışından gelen yazıların ise aslı gelmektedir. Bunların dışındaki tüm kurum içi yazışmalar, EBYS programı aracılığıyla elektronik ortamda yapılmaktadır. Muhasebe kesin hesap ve raporlama birimince hazırlanan yazışmalar elektronik ortamda yapılır ve yine elektronik ortamda arşivlenir. Birim elemanları, kurum dışı dağıtımı yapılacak olan yazışmaları, imza makamının onayı sonuna kadar EBYS programından takip etmek ve onaylandıktan sonra yazının çıktısını alıp dağıtımını yapmak zorundadır.
911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 3 / 6 5.1.1 Gelen Evrak Süreci:, EBYS programı üzerinden Daire başkanı tarafından sevk edilen yazı kontrol edilir ve yapılacak işlem türü yönüyle incelenir. Gelen yazı hatalı ise ilgili birime yine EBYS programı üzerinden iade edilir. yazıyı işlem türüne göre inceler. Yazıya, bağlı alt birimlerce bir işlem yapılmayacaksa EBYS programı üzerinden yazı sonlandırılır ve arşivlenir. İşlem yapılacaksa Daire başkanına yada ilgili bağlı birim eleman(lar)ına yönlendirilir. İç kontrol ve ön mali kontrol biriminden gelen ödeme belgeleri, Muhasebe yetkilisi yardımcısı tarafından kontrol edilir. Ö.B. nde bir hata var ise ilgili birim personeline hatanın düzeltilmesi için sevk edilir. Muhasebe Yetkilisi/Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı Ö.B. ni imzalar ve ilgili birim elemanına Muhasebeleştirilmesi için sevk eder. 5.1.2 Giden Evrak Süreci: İlgili birim elemanı EBYS programı üzerinden yazıyı hazırlar ve muhasebe birim yöneticisinin parafına sunar. yöneticisi tarafından yazıda hata olup olmadığı kontrol edilir. Hata yok ise strateji geliştirme daire başkanına EBYS programı üzerinden sunulur. Daire başkanı ve varsa diğer ilgili onay makamlarınca da onaylanan yazının kurum içi dağıtımı EBYS programı üzerinden otomatik olarak yapılır, kurum dışı dağıtımlı yazı, dağıtım için ilgili birim elemanına EBYS programı tarafından geri gönderilir. İlgili birim elemanınca, yazının kurum dışı dağıtımı için çıktısı alınır, kaşelenir, imzalanır ve dağıtımı yapılır.
911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 4 / 6 5. 2.1 Gelen Evrak Akış Şeması: Süreç Sahibi : Yapılan İşin Süresi: 1 gün Sorumlu Personel Akış Şeması Dokümanlar İlgili Birimler BAŞLA EBYS programından veya kurum dışı gelen yazı ya da Ö.B. / Muhasebe yetkilisi Yrd. EBYS programından yada kurum dışından gelen yazı incelenir Ödeme belgesi mi? Ö.B. kontrol edilir / Muhasebe yetkilisi Yrd. Yazı hatalı mı? İade edilir Ö.B. hatalı mı? / Muhasebe yetkilisi Yrd. Yazı sonlandırılır, arşivlenir veya İlgili servis(ler)e sevk edilir İmzalanır ve ilgili servis(ler)e sevk edilir. Maaş ve ek ders servis / Bağlı birim elemanları Muhasebeleştirme işlemleri gerçekleştirilir Bütçe Kesin hesabı hazırlanır İcmal cetvelleri ve mali istatistikler hazırlanır Raporlama ve arşivleme işlemleri gerçekleştirilir Yazı, yevmiye numarası, raporlar, Ö.B. BİTİŞ
911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 5 / 6 5. 2.2 Giden Evrak Akış Şeması: Süreç Sahibi : Yapılan İşin Süresi: 1 gün Sorumlu Personel Akış Şeması Dokümanlar İlgili Birimler BAŞLA Bağlı birim elemanları yazı oluşturulur ve muhasebe birim na sevk edilir kontrol eder. Evrak hatalı mı? Evrak EBYS programından ilgili birim elemanına iade edilir daire başkanının onayına sunulur Daire Başkanı Evrak EBYS programından ilgili birim na iade edilir Evrak hatalı mı? Daire Başkanı dağıtım planına göre imzalanır yada paraflanır EBYS programından otomatik dağıtımı yapılır Kurum dışı dağıtımlı evrak mı? Bağlı birim elemanları Evrağın 2 adet yazıcı çıktısı alınıp, kaşelenir, imzalanır ve dağıtımı yapılır Çıktısı alınıp kaşelenen ve imzalanan yazı BİTİŞ
911.MKH.GYS/P01 01.07.2014 6 / 6 6. İlgili Dokümanlar: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler Yılı Bütçe Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 2914 sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 6245 Sayılı Harcırah Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler Gelir, KDV ve Damga Vergisi Kanunları ve buna bağlı düzenlemeler 5510 sayılı Sosyal Güvenlik Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 2004 sayılı İcra İflas Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler Sayıştay Kanunu ve buna bağlı düzenlemeler 7. Kaynaklar: Ofis araç-gereçleri 8. Girdiler: İlgili birimlerde veya kurum dışı gelen evrak. Ö.B. 9. Çıktılar: MİF Evrak Kayıt Numarası Yevmiye Numarası Raporlar (Sayıştay Raporları / Kesin Hesap Raporlar vb.) Arşiv klasörleri Vezne Alındı Belgesi 10. Performans Kriterleri: Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama biriminin işlemlerinin hatasız yapılması. 11. Risk Analizi: