Datasoft Yazılım Banka Ekstrelerini Otomatik Muhasebeleştirme... Đçindekiler: Sayfa Açıklama 02 Banka Ekstre İşlemlerinin Tanıtımı 03 Veri Okuma Sekmesi işlev açıklaması 03 Hesap Tanım Sekmesi işlev açıklaması 04 Banka Ekstre Verisinin okunması 05 Hesap Tanım Sekmesinin işlem açıklaması 06 Aynı Açıklaması olup farklı hesaplara kayıt oluşturacak hareketler (Borç/Alacak) 07 Hesap Tanımına Ait Örnek Uygulama 08 Okunan Veriyi Tanıma Uygun Eşleştirme 08 Okuna Verinin (Tarih, Muhasebe Hesap Kodu) Sıralanması 09 Eşleştirmenin Silinmesi 09 Muhasebe Fiş Tanımı işlemi 09 Eşleşen Veriden Muhasebe Fişi Oluşturma 10 Eşleşmeyen verinin başka bir dosyaya kaydedilmesi 10 Banka Ekstre İşlemlerinden Oluşturulan Fiş Hareketlerinin Silinmesi 11 12 Bankalardan Farklı Formatlarda Gelen Ekstre Verisinin Datasoft Ekstre Formatına çevrilmesi 13 Farklı Ekstre Verisinin Datasoft Formatına Otomatik Çevrilmesi 14 Panodan Yapıştır İşlemi 15 Okunan Hesap Özeti i Verisinden işaretli satırların silinmesi 15 Okunan Hesap Özeti satırları içinden sadece işaretli olanlardan muhasebe fişi oluşturma 18 19 Dövizli Banka Hesap Özetlerinin Muhasebeleştirilmesi, Döviz Miktarının, Muhasebe Fişinde Miktar kolonuna Kaydedilmesi 20 Veri Okuma Sayfasında Aynı Tarihli Hesap Hareketlerinin Birleştirilmesi Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 http://destek.datasoft.com.tr Sayfa 1
Datasoft Yazılım Banka Ekstrelerini Otomatik Muhasebeleştirme... Sizin zamanınızı çalan Banka Ekstrelerini muhasebeleştirmek, Sorun olmaktan çıktı. Sizin için çözümü biz ürettik. Datasoft Yazılım Genel Muhasebe Programında yapılan yenilik ile Banka Ekstrelerini otomatik muhasebeleşmesini sağladı. Her ay bankalardan gelen ve tümü de birbirinden farklı yapıda olan Banka Ekstrelerini muhasebede kaydetmek meslek mensubunun önemli bir zamanı almakta iken, yapılan düzenleme ile bu yük meslek mensubundan alınmış oldu. Müşterilerinizin çalıştığı Banka Ektre satırlarında geçen açıklamaların, hangi hesaplar için Muhasebe kaydı oluşturacağını bir kez tanımladığınızda, daha sonraki tüm hesap ektrelerinde tanıma uygun olarak kayıt yapılacak Muhasebe Hesapları ile eşleştirilmekte ve bu eşleşmeye uygun olarak Muhasebe Fişi kaydı otomatik oluşturulmaktadır. Eşleştirme sonrasında, daha önce tanımlanmamış banka hareketlerini aynı ekranda tanımlamak mümkündür. Hareketlerin Muhasebe Fiş oluşturmasında, her harekete bir fiş, her güne bir fiş, 10 güne bir fiş ve aya bir fiş seçeneği mevcuttur. Banka hareketlerinden otomatik fiş üretirken tanımsız hesapların tercih edeceğiniz bir hesaba muhasebe kaydı oluşturmasını tercih edeceğiniz gibi, tanımsız hesapların liste kalmasını sağlayıp ve muhasebeleşmeyen bu kayıtları da Datasoft Özel Formatında kaydederek daha sonra tanımlayarak muhasebeleştirmeniz de olasıdır. Otomatik oluşan Muhasebe Fişlerini anında veya sonrada silmekte mümkündür. Banka Kodu Banka Adı Banka Kodu Banka Adı 0000 Datasoft Ekstre Formatı 0123 HSBC Bank 0046 Akbank 0099 ING Bank 0203 Al Baraka Türk 0064 Đş Bankası 0135 Anadolubank 0205 Kuveyt Türk 0208 Bank Asya 0059 Şekerbank 0134 Denizbank 0071 TEB+Fortisbank 0111 Finansbank 0015 Vakıflar Bankası 0062 Garanti Bankası 0067 Yapı Kredi Bankası 0012 Halk Bankası 0010 Ziraat Bankası Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 http://destek.datasoft.com.tr Sayfa 2
1. Yapılacak Đşlemler: 1. Güncellemeyi indirip Datasoft Programlarının çalıştığı klasöre kaydederek çalıştırınız. 2. Yukarıda ismi açıklanan Bankalardan gelen Ekstreleri daha sonra bulabileceğiniz bir klasöre kaydediniz. Önerimiz X:\Dsoft60\Belgeler\Banka2011 3. 2011 Yılında deneme yapacağınız firmaya Genel Muhasebe Programına giriş yapınız. a. (B) Fiş Đşlemleri Menüsüne giriniz. b. (C) Banka Ekstre Đşlemleri Menüsüne giriniz. 4. Bu bölümde Veri Okuma, Hesap Tanım, Fiş Tanım ve Fiş Hareket Silme sekmeleri mevcuttur. a. Veri Okuma: Sürekli kullanacağınız sekme burasıdır. Bu bölümde verisini okuyacağınız bankayı seçme, bu bankanın verisinin formatına göre Format numarasını seçme (Bir banka ekstre alma aşamasında birden fazla ekstre formatı oluşturmaktadır. Örneğin Đş Bankasının Đnternet bankacılığı üzerinden alınan ekstreleri (*.CSV) Formatında, müşteri temsilcisinden istediğiniz ekstreleri ise Excel (*.XLS) veya (*.PDF) Formatında olabilmektedir. b. Önemli: Özellikle size gelen banka ekstreleri müşteri temsilcileri tarafından gönderiliyor ise, ekstrenin orijinal halinde size gönderilmesini sağlayınız. Müşteri temsilcisi ekstre dosyasını açarak içerisine kendiliğinden notlar yazması durumunda, bu tip ekstrelerin otomatik okunması mümkün olmayabilir. c. Hesap Tanım: Bu bölümde bankadan gelen hesap ekstrelerinin açıklama satırında geçen kelime veya kelime gruplarına göre Genel Muhasebe Programı hesap planında hangi hesaplara kayıt yapacağının tanımı yapılmaktadır. Bu tanım her firmada, o firmaya ait her banka için bir kez yapılacak, ancak zaman içerisinde tanım içerik ve uzunluğu değişmiş olacaktır. Örnek: Garanti Bankası için ilk yaptığınız tanım 30-40 satır iken, Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 3
sonraki aylarda gelen ekstrelerde tanımda bulunmayan satırlar ortaya çıktığında siz sadece bu yeni satırları tanıma eklemeniz yeterli olacaktır. d. Fiş Tanım: Bu sekmede ise Banka ekstrelerinin muhasebede fiş üretmesi sırasında Fiş hareket ve Fiş Alt Açıklamasının nasıl oluşması gerektiğini ve tanımsız hesapların tabloda mı kalacağını yoksa belirleyeceğiniz geçici bir hesaba mı kayıt edeceğinizi tanımlamanıza olanak vermektedir. e. Fiş Hareket Silme: Bu sekmede ise Banka ekstrelerinden otomatik oluşturduğunuz muhasebe fişlerinin hareketlerini, banka bazında veya tümünü aynı anda silmeniz mümkündür. 5. Veri Okuma bölümünde iken Banka Kodu adı satırında (OK) işaretine tıklayarak işlem yapacağınız bankayı seçiniz. (Örnek: 0064 T. Đş Bankası A.Ş.) a. Format satırında iken her banka için tanımlanmış Formatlardan sizin ekstrenize uygun olan formatı seçiniz. Sizin çalıştığınız bankadan aldığınız ekstre formatı format alanında tanımlı değil ise lütfen Datasoft Yazılımı e-posta ile bilgi veriniz. b. Banka Ekstresi satırında iken Gözat butonuna basarak seçtiğiniz bankanın banka ekstresini işaretleyip Aç butonuna basınız. c. Dosyadan Verileri Al butonuna bastığınızda, Ektrenizdeki banka hareketleri ekrana (Tarih, Açıklama, Giren, Çıkan ) sırasında gelmiş olacaktır. d. Ekstre satırları Veri Al işlemi yapmış olmanıza rağmen ekstre veriniz okunamamış ise, Hata raporu diyalog penceresi açılacak ve bu verinin e-posta ile Datasoft Yazılıma gönderilmesi veya Banka Ekstre Yardım sayfasına bağlanılması seçenekleri sunulacaktır. Bu seçeneklerden birisini tercih ediniz. e. Veri Alma Đşleminden sonra, verilerdeki açıklama uzunluğu satıra sığmamış ise, satır üzerine tıkladığınızda, açıklama satırının tamamı en alt satırda gözükecektir. f. En alt satırın altındaki Arama bölümüne açıklama satırında geçen bir kelimeyi yazarak Bul butonuna tıkladığınızda, ilgili açıklama satırı program tarafından bulunacaktır. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 4
6. Ekstre verileri, Veri Okuma sayfasında iken siz bu banka için ilk kez tanım yapacağınızdan Hesap Tanım sekmesine tıklayınız 7. Tanım No bölümüne bir değer (Kod) yazdıktan sonra sizin için anlam ifade eden bir tanım adı yazınız a. Banka hesabı satırında iken SEÇ butonuna basarak açılan diyalog penceresinden 102 hesabın altındaki çalışmakta olduğunuz ilgili bankayı seçiniz. b. Hareket Özel Kodu satırında iken fişlerde hareket özel kodu kullanıyor iseniz SEÇ butonuna basarak bu tanım için kullanılacak hareket özel kodunu seçiniz. Hareket özel kodu kullanmıyor iseniz bu satırı boş bırakınız c. Açıklamaları Dosyadan Al butonuna tıklayınız. d. Veri Alma Şekli seçeneklerinden Sıralayarak seçeneğini tercih ediniz. i. Olduğu gibi: Đşlem yapıldığı andaki veri okuma sekmesindeki okutulmuş verinin tüm satırlarını tanım sayfasına aktarmaktadır. ii. Sıralayarak: Đşlem yapıldığı andaki veri okuma sekmesindeki okutulmuş veri içerisinde bire-bir aynı olan satırlardan sadece bir tanesini, bire-bir uymayan satırların tamamını tanım sayfasına aktarmaktadır. 8. Açıklama satırlarından bir tanesinin üzerinde iken farenizin sol düğmesine iki kez basınız. a. Açıklamayı, tüm ekstrede aynı kelimeleri içerek şekilde düzenlemek için fazlalıkları tarayarak DEL tuşuna basarak siliniz. b. Hesap Kodu kolonuna gelerek F1 fonksiyon tuşuna basınız Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 5
c. Açılan Hesap Planı penceresi altında bulunan Kod Ad satırındaki bölüme hesap kodunun ANA hesabını/muavin hesabını yazarak sırala butonuna basınız. d. Bu bölümde sadece Adını girip Bul seçeneği ile de hesaba ulaşmanız mümkündür. e. Aradığınız hesap satırına gelerek farenizi çift tıklattığında ilgili hesap tanım satırına eklenmiş olacaktır. f. Bu şekilde diğer satırları da tanımlayınız. Ancak içerisinde aynı kelimeler geçen açıklama satırını bir kez tanımlayınız. g. Sadece Açıklamanın yeterli gelmediği durumlarda tutar değerini de tanıma eklemeniz mümkündür. (Örnek: Açıklama satırında EFT geçsin ve tutarı 2.50 olsun gibi...) h. Değişik bankalardan gelen ekstre satırında geçen AÇIKLAMA bir sonraki satırda geçen açıklama ile aynı olmakla birlikte, her bir satır tutarının BORÇ/ALACAK ilişkisine göre farklı hesaplara muhasebe kaydı oluşturması gerektiği durumlarda, i. Açıklama ABCD olsun ve hesabın (B) Borcunda ise 108 XX hesaba ii. Açıklama ABCD olsun ve hesabın (A) Alacağında ise 780 XX hesaba kayıt oluştursun şeklinde tanım yapmanız da mümkündür. iii. B/A kolonunu boş bırakmanız durumda hesabın ister borcunda ister alacağında işlem olsun anlamına gelmektedir. i. B/A Kolonuna (B,A) dan farklı bir karakter girilemez Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 6
Örnek: 00.001.600.783 /AYEDAŞ /FATURA ÖDEME FT. NO:01101111153J2VT silip tanıma ekleyiniz. 00.001.600.784 /AYEDAŞ /FATURA ÖDEME FT. NO:01101111153RF52 tanıma eklemeyiniz. Siliniz Tanımda kalacak Açıklama 9. Tanımlama satırlarını bitirdiğinizde (tümünü tanımlamanız zorunlu değildir.) SĐL butonuna basınız. a. Açılan pencereden Tanımsız Satırları Sil seçeneğini tercih ediniz. b. Aktif ekranda tanımlı satırlar kalacak ve tanımsız satırlar silinmiş olacaktır. c. Tanımı Kaydet butonuna basınız. Böylece yapmış olduğunuz tanım kaydedilmiş olacaktır. d. Figürlerde görüldüğü gibi hesap ektresinde 255 satır olmasına rağmen bizim tanımımız 6 satır yapılmıştır. e. Tanımı yapmamızın amacı; ekstre açıklamalarını, yaptığımız tanım ile karşılaştırıp, hareketlerin kaydedileceği muhasebe hesaplarının bulunması içindir. 10. Tanımı kaydetmeden önce çıkmak istediğinizde Program Çıkmak istediğinizden Emin misiniz diye bir uyarı mesajı verecek, Evet tercih etmeniz durumunda yaptığınız tanımı kaydetmeden programdan çıkmış olacaksınız. Bu durumda tanımı yeniden yapmak zorunda kalacağınızı aklınızdan çıkarmayınız. 11. Ekstrelerin Açıklama satırındaki kelime veya değerlere bakılarak aşağıdaki işlemlerin muhasebe kaydını oluşturmak mümkün değildir. a. 003 G.STOPAJ TAHSĐLATI açıklamasına bakarak bu Stopaj ödemesinin ne kadarının Stopaj, ne kadarının Tevkifata ait Damga Vergisi, ne kadarının Beyannameye ait damga vergisi olduğunu hesaplamak, b. AHMET ÇALIŞKAN HAVALESĐ açıklamasına bakarak bunun müşterilerden (8 tane Ahmet Çalışkan isimli müşterimiz var ise) hangi Ahmet Çalışkan hesabına kayıt oluşturacağını anlamak, c. PT4510431 BNSTB 04/03 K: 28,20 açıklama satırında geçen Komisyon tutarına ait rakamsal değerin Komisyon giderleri hesabına kayıt oluşturması, d. Aynı açıklamaya ait satır tutarlarının toplanarak tek bir hareket olarak muhasebe kayıt oluşturması, Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 7
e. Veri Okuma sayfasında ekstre açıklamalarından kimi satırların seçilerek silinmesi mümkün değildir. 12. Veri Okuma sekmesine tıklayıp Hesap Tanım No/Adı bölümündeki seç butonuna basarak yaptığınız tanımı seçiniz. 13. Tanıma Göre Eşleştir Butonuna basınız. 14. Veri okuma sayfasında bulunan açıklamalar içinde geçen kelimeler ile sizin yapmış olduğunuz tanım satırları karşılaştırılarak uygun bulunan satırların önüne Muhasebe Hesap Kod ve Adları yazılarak listeniz oluşacaktır. 15. Tanım yapılmayan satırların Muhasebe Hesap Kodları BOŞ olarak gözükecektir. 16. Muhasebe Hesap Kodu yazısı üzerine tıkladığınızda tablo Tanımlı hesaplara göre küçükten büyüğe/büyükten küçüğe göre sıralanacak ve böylece tanımlı satırları bir bölüm olarak tanımsız satırları da bir bölüm olarak incelemeniz mümkün olacaktır. Tablo verileri -Tarih, Açıklama, Muhasebe Hesap Kodu ve Muhasebe Hesap Adına göre- (ilgili kolon başlığına tıkladığınızda) sıralanabilir. 17. Veri Okuma sekmesinde iken de, Açıklama satırında gerekli düzenlemeyi yaparak, ilgili açıklamanın kayıt oluşturacağı hesabı seçmeniz mümkündür. Seçtiğiniz bu hesap sizin tercihinize bağlı olarak mevcut (aktif) hesap tanımınızın son satırına eklenmektedir. 18. Muhasebe Hesap Planında aradığınız hesabı bulamamış iseniz, Ekle sekmesine tıklayarak hesap planınıza dilediğiniz hesabı mevcut seçim ekranında eklemeniz mümkündür. 19. Özel Not: Aynı isim ve soy isme sahip müşteri veya satıcılar olabilir. Bu tür açıklamalar tanıma eklendiğinde işlemler yanlış hesaplarda muhasebe kaydı oluşturabilir. Bunu önlemenin yolu (kesin bir açıklama kriteri yok ise ve hatalı kayıt yapma ihtimali var ise) bu tür açıklama satırlarını tanıma eklemeyip her defasında işlem yapacağı hesap kodunu kullanıcının girmesidir. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 8
20. Veri Okuma sayfasındaki aktif veriyi incelemeniz sırasında, hatalı kayıtlar ile karşılaşır iseniz, Eşleştirme Bilgilerini sil butonuna basarak Muhasebe hesap kodlarını silebilir, daha sonra Hesap Tanımınız düzeltip verilerinizi yeniden eşleştirebilirsiniz. 21. Fiş Tanım sekmesine tıklayınız. a. Tanım Numarasına bir değer giriniz b. Tanım Adı satırına bir açıklama yazınız. c. Tanımsız satırların tabloda mı kalacağını, yoksa belirtilen geçici bir hesaba mı kaydedileceğini işaretleyiniz. d. Fiş hareket satırında Banka hesabı hareket açıklamasının nasıl oluşacağını tercih ediniz. e. Karşı Hesap hareket açıklamasının nasıl oluşacağınız tercih ediniz. f. Her harekete bir fiş oluştuğunda Fiş ALT açıklamasının (Yevmiye Maddesi Açıklaması) nasıl oluşacağını tercih ediniz. g. Bir fişte çok hareket olması durumunda Fiş ALT açıklamasının (Yevmiye Maddesi Açıklaması) nasıl oluşacağını tercih ediniz. h. Tanımı kaydet butonuna basarak tanımınız kaydediniz. 22. Veri Okuma sekmesine tıklayarak üzerinde çalıştığınız ekstre hareketlerinin bulunduğu sayfaya dönünüz. Fiş Tanım No/Adı satırından Fiş tanımınızı seçiniz. 23. Tarih kolonundaki Tarih yazısına tıklayarak veriyi küçük tarihten büyük tarihe göre sıralayınız. 24. Muhasebe Fişi Oluştur butonuna bastığınızda açılan pencerede son fiş numarasından sonraki ilk numara gözükecektir. Burada fiş oluşturma seçeneklerini işaretleyip Tamam butonuna bastığınızda muhasebe fişleri oluşacak ve her hareketin sağına oluşan muhasebe fişinin numarası gösterilecektir. 25. Fiş Tanımında Hesap Kodu tanımlanmamış hareketler tabloda kasın seçeneği tercih edilmiş ise, tanımlı satırlar (eşleşmiş) için Muhasebe Fişi oluşturulacak ancak eşleşmemiş satırlar için muhasebe fişi oluşturulmayacaktır. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 9
26. Fiş Tanımında Hesap Kodu tanımlanmamış hareketleri şu hesaba kaydet seçeneği tercih edilmiş ve bir hesap seçilmiş ise, (eşleşmiş) tanımlı satırlar için Muhasebe Fişi oluşturulacak, eşleşmemiş satırlar için de belirtilen hesaba kayıt yapılarak muhasebe fişi oluşturulacaktır. Ancak bu eşleşmemiş satırlar tanıma eklenmeyecektir. 27. Hesap Kodu tanımlanmamış hareketler için fiş üretilmemiş ise Muhasebe fişi oluşturduktan sonra Dosyaya Kaydet butonuna basarak tanımsız satırları daha sonra muhasebeleştirmek üzere sizin belirleyeceğiniz bir isim ile kaydetmeniz mümkündür. 28. Bu kaydettiğiniz dosyayı daha sonra okumak istediğinizde Banka Kodunda Datasoft Ekstre Formatını tercih ederek veriyi okutmanız zorunludur. 29. Banka Ekstrelerinden oluşturulan fiş hareketleri program tarafından bilinmektedir. Ekstrelerden oluşturulmuş fiş hareketlerini silmek için Fiş Hareket Silme butonuna tıklayarak tarih aralığı ve ilgili bankayı seçip Fiş Hareketlerini Sil butonuna bastığınızda tercih edilen duruma uygun fiş hareketleri silinecektir. 30. Fiş hareketlerini silmeden aynı tarih aralığında fiş üretmek istediğinizde program tanımdaki banka muavin defterinde belirtilen aralıkta Banka Ekstre Đşlemlerinden gelen bir fişe rastladığında uyarı mesajı verecektir. Fiş tutarlarının aynı olup-olmadığına bakılmamaktadır. Mükerrer kayıt oluşturmamak için kontrolü kullanıcı kayıtları kontrol etmelidir. Evet, tercih etmeniz durumunda mükerrer olupolmadığına bakmaksınız yeni muhasebe fişleri üretecektir. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 10
Bankalardan Farklı Formatlarda Gelen Banka Ekstrelerinin Datasoft Banka Ekstre Formatına Dönüştürülerek Genel Muhasebe Programında Otomatik Fiş Oluşturulması Yapılacak Đşlemler: Birinci Yol: 1. Bankalardan farklı formatlarda gelen Banka ekstresinin kaydedildiği klasörü açınız. 2. Klasör içerisindeki ekstre dosyasını Excel tablosu olarak açınız. 3. Tablo kolonları ekstresini açtığınız bankaya göre değişiklik gösterecektir. 4. Datasoft Banka Ekstre formatında kolon başlıkları şu sırada olmak zorundadır: a. 1. Kolon Tarih (gün/ay/yıl) b. 2. Kolon Đşlem (Boş) c. 3. Kolon Açıklama d. 4. Kolon GĐREN (nümerik) e. 5. Kolon ÇIKAN (nümerik) f. 6. Kolon Muhasebe Hesap Kodu (Zorunlu değildir) g. 7. Kolon Muhasebe Hesap Adı (Zorunlu Değildir) 5. Banka ekstre verilerinizin kolonlarını yukarıda belirtilen şekilde düzenledikten sonra Dosya Farklı Kaydet seçeneğini tıklayınız. 6. Kaydedilecek dosyaya (aradığınızda bulabileceğiniz) bir dosya adı veriniz. Önerimiz dosya adlarında Türkçe Karakter kullanmamanızdır. Dosya adlarında Türkçe karakter kullanmış olmanız verileri Datasoft Banka Ekstre Đşlemleri menüsü tarafından okunmasında bir sorun teşkil etmeyecektir. 7. Kayıt Türü: Metin (Sekmeyle Ayrılmış) tercih edilmelidir. 8. Kaydet butonuna bastığınızda sizin belirlediğiniz konumda ve sizin belirlediğiniz isim ile banka ekstreniz Datasoft Banka Formatında kaydedilmiş olacaktır. 9. Önemli: Tablonuzda ondalık ayracın (.) Nokta mı, yoksa (,) Virgül mü olduğunu bilmeniz gerekmektedir. Excel tablolarında rakamlarda ondalık ayracın nokta veya virgül olacağı Bölgesel Ayarlardan yapılmaktadır. 10. Genel Muhasebe Programı, Fiş Đşlemleri, Banka Ekstre Đşlemleri bölümünde Banka Kodu Adı satırında: Datasoft Banka Formatını seçiniz. 11. Gözat butonuna basarak daha önce kaydettiğiniz dosyayı seçerek Aç butonuna basınız. 12. Dosyadan Verileri Al butonuna basınız. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 11
13. Ekrana gelen diyalog penceresinde Ondalık ayracı ne kullanmış iseniz kullanılan ondalık ayraca uygun olan seçeneği işaretleyip Tamam butonuna basınız. 14. Böylece farklı formatta gelen Banka ekstresi verilerini okutabilir, bu tablodan yararlanarak muhasebe hesaplarını tanımlayabilir, tanıma uygun olarak Muhasebe Fişlerini oluşturabilirsiniz. 15. Herhangi bir bankadan gelmeyip doğrudan sizin tarafınızdan oluşturulan Excel tablolarını da yukarıdaki anlatılan kurallara uygun olarak oluşturmuş iseniz, bu tabloları da Datasoft Banka Formatı seçeneği ile okuyup tanımlama yapabilir ve muhasebede kayıt oluşturabilirsiniz. 16. Bankalardan gelen (CSV) uzantılı dokümanların Excel tablosuna nasıl dönüştürüleceği konusunda lütfen bilgisayar desteği aldığınız firmanızdan yardım alınız. 17. Önerimiz: Denetim Masası Bölge ve Dil Seçeneklerinde; a. Ondalık Simgesi : (.) Nokta b. Basamak Simge : (,) Virgül c. Liste Ayracı : (;) Noktalı Virgül olarak tercih edilmiş olması işlerinizi kolaylaştırmış olabilir. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 12
Đkinci Yol: 1. Datasoft Programlarının çalıştığı klasör içerisinde bulunan (banka2ds.exe) programını çalıştırınız. Programı çalıştırmak için program adı üzerine (çift tık) yapmanız yeterlidir. 2. Açılan penceredeki çalıştır butonuna basınız. 3. Arka planda (1) (banka2ds) programı çalışırken, banka ekstreleri için en son açılan katalog seçim yapmak için ekrana (2)gelecektir. 4. Bu konumda iken açmak istediğiniz banka ekstresini işaretleyerek (AÇ) butonuna basmanız gerekmektedir. 5. Açmak istediğiniz banka ekstresinin adında herhangi bir bankanın adı yazmıyor ise, program sizden banka koduna karşılık gelen büyük harfi seçmenizi bekleyecektir. 6. Ekstrenin kayıtlı adında banka adı geçiyor ise program bu isimden bankanın hangisi olduğunu anlamakta ve bu nedenden dolayı Banka tercihi yapılmasının istememektedir. 7. Sonraki aşamada seçilen ve (tespit edilen) Bankanın program içerisinde var olan Ekstre formatından bir tanesini seçmeniz istenecektir. 8. Dönüştürmek istediğiniz banka ekstresine ait formatın solundaki rakamı bu alana yazmanız gerekmektedir. 9. Ekstreye ait format seçimi yapıldıktan sonra, (bankadan gelen ekstre formatı ne olursa olsun) program banka ekstresini Excel Formatında ve kayıtlı ekstre adı ve formatının sonuna (DSE) ekleyerek oluşturacaktır. 10. Oluşan bu ekstreyi (sekmeyle ayrılmış) olarak kaydedip, veri okumada Datasoft Ekstre formatını seçerek okutmanı mümkündür. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 13
Kullanıcı Tarafından (Datasoft Banka Ekstre Formatına Uygun) oluşturulmuş Excel Tablosundaki Verilerin, Banka Ekstre Đşlemlerinde Panodan Yapıştır seçeneği ile alınması Yapılacak Đşlemler: 1. Bankalardan gelen veya sizin tarafınızdan oluşturulan Excel tablolarını tarayıp kopyaladıktan sonra, Panodan Yapıştır seçeneği ile oluşturmanız da mümkündür. 2. Tablonuzdaki kolonlar şu sırada olmalıdır. A. Tarih (Gün/Ay/Yıl) B. Đşlem (Boş) C. Açıklama D. Giren (Rakamsal değerler) E. Çıkan (Rakamsal değerler) F. Muhasebe Hesap Kodu (tercihe bağlı) 3. Tablonun sol köşesindeki ilk tarih alanından son satırdaki çıkan kolonundaki rakamsal tutarın bulunduğu alanı tarayıp, farenizin (saktık) Yaptıktan sonra Kopyala seçeneğini tercih ediniz. 4. Genel Muhasebe Programı, Fiş Đşlemleri, Banka Ekstre Đşlemleri bölümünde iken (herhangi bir banka Kodu ve Adı seçmeden ve Gözat düğmesine basmadan) Panodan Yapıştır butonuna basınız. 5. Excel tablosundan kopyaladığınız tüm veriler Datasoft Banka Ekstre işlemleri ekranına otomatik gelmiş olacaktır. 6. Önemli: Rakamlarda ondalık ayraç (.) Nokta olarak kabul edilmektedir. 7. Öneri: Banka Kodu Adı bölümünde, Datasoft Ekstre Formatı seçilmiş ve tabloda hesap kodları da girilmiş ise, Panodan Yapıştır işlemi sırasında tabloda tanımlanmış Hesap Kodları Muhasebeden okunarak otomatik gelmesi sağlanmaktadır. 8. Muhasebe Fişi oluşturmadan (ESC) tuşuna basarak (işi yarım bırakarak) çıkmak istediğinizde Program uyarı mesajı verecektir. Böylece hatalı çıkışlar önlenmiş olmaktadır. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 14
Ekstre Dosyasından Okunan Veri içerisinden, Seçim Yapılması, Seçin Yapılan Satırların Silinmesi, Muhasebe Fişi Oluşmuş Verilerin Silinmesi, Sadece Seçim Yapılan Verinin veya Tüm Verinin Muhasebeleştirilmesi (25 Ekim 2011 tarihli güncelleme) Yapılan güncelleme ile aşağıdaki yenilik ve değişiklikler getirilmiştir: 1. Veri Okuma Sayfasında, Dosyadan Verileri Al işlemi sonrası ekrana gelen ekstre verilerinin bulunduğu sayfaya (SEÇ) kolonu eklenmiştir. a. SEÇ Kolon başlığına bir kez Tıklandığında tüm hareketlerin seçilmesi, tekrar tıklandığında seçimin kalkması sağlanmıştır. b. Her bir satır için Seçim yapabilme olanağı getirilmiştir. c. Bankadan gelen ekstrede bulunan satırlar ile daha önce muhasebe kaydı yapılmış ekstre satırlarının çakışması durumunda, aynı hareketi içeren satırlar işaretlenerek çalışma ekranındaki verinin silinmesi sağlanmıştır. 2. Veri Okuma Sayfasındaki seçenekler içerisine SĐL butonu eklenmiştir. a. Çalışma sayfasında ekstre verisi olduğu durumda, SĐL butonuna basıldığında; i. Seçilen satırları sil ii. Tarih aralığındakileri sil iii. Muhasebeleşmişleri sil (Muhasebe Fişi oluşturulmuş hareketleri sil) iv. Dönem dışı olanları sil seçenekleri eklenmiştir. 3. Muhasebe Fişi Oluştur bölümüne, Seçili satırlara uygula, Tüm satırlara uygula seçenekleri eklenmiştir. Yapılacak Đşlemler: 1. Datasoft Yazılım Genel Muhasebe programı, Banka Ekstre Đşlemleri bölümüne giriş yapınız, 2. Banka Kodunu, Ekstreye uygun formatı, ekstrenin bulunduğu klasörden ekstre dosyasını seçerek, Dosyadan Verileri Al butonuna basınız. 3. Ekstre Verilerinin çalışma ekranına gelecektir. 4. Açıklama kolonundaki Açıklama Yazısı üzerine tıklayarak çalışma ekranınızdaki ekstre verilerini açıklama alanına göre A Z veya Z A olarak sıralamanız mümkündür. 5. Örnek olarak; Ekstre verisinde geçen Gelir Stopaj Vergisine ait ödeme satırları ile KDV Vergisine ait ödeme satırlarını çalışma sayfanızdan silmek istiyor iseniz, bu hareketlere ait satırların başındaki Seç kolonu farenizin sol tuşu ile işaretleyiniz. (bu hareketlerin farklı tarihlerde olduğunu göz ardı etmeyiniz.) Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 15
6. Ekstre verisinden kimi satırlar seçilmiş ve bu satırların çalışma sayfasında silinmesini istiyorsanız SĐL butonuna basınız. Açılan pencerede Seçili Satırları Sil seçeneği işaretli olarak gelecektir. Tamam, butonuna bastığınızda işaretlediğiniz satırlar çalışma sayfanızdan silinecektir. 7. Sil butonuna basıldığında açılan penceredeki silme tercihleri şunlardır: a. Seçili Kayıtları Sil: Çalışma sayfanızda işaretlenmiş ekstre satırları var ise bu satırların silinmesini sağlar, b. Tarih Aralığındakileri Sil: Đlk tarih aralığına girilen tarih ile (bu tarih hariç), son tarih aralığına girilen tarih (bu tarih hariç) arasındaki ekstre hareketlerini siler. Bu seçenek özellikle daha önce muhasebe kaydı oluşturulmuş banka hareketleri yeniden tarafınıza başka bir ekstre içerisinde gönderilmiş ise işinize yarayacaktır. c. Muhasebeleşmişleri Sil: Çalışma ekranınızda bulunan ekstre verisine uygun hesap tanımı ve fiş tanımını seçerek önce, tanıma göre eşleştir ve sonrada Muhasebe Fişi Oluştur seçeneğini çalıştırarak eşleşmiş satırlar için muhasebe fişi oluşturabilirsiniz. Muhasebe Fişi oluşmuş ekstre verisine ait satırların çalışma ekranınızdan silinmesini istediğinizde, Muhasebeleşmişleri Sil seçeneğini tercih ediniz. Bu seçenek tercih edildiğinde, çalışma ekranınızda muhasebe kaydı oluşturulmuş satırlar silinerek, sadece eşleşmemiş ve muhasebe kaydı oluşmamış ekstre hareketleri kalacaktır. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 16
8. Muhasebe Fişi Oluştur bölümüne; Seçili satırlara uygula seçeneği eklenmiştir a. Okunmuş veri içerisinde kimi satırları işaretleyerek seçim yapmış ve sadece seçim yapılan satırlara ait muhasebe kaydı oluşturmak istemeniz durumunda, bu seçeneği tercih etmeniz gerekmektedir. Böylece veriler içerisinden sadece seçilmiş satırlar için muhasebe kaydı oluşturulacaktır. Bu seçenek kullanıcımıza, Muhasebe Fişi oluşturma da, oldukça geniş bir çeşitlilik sunmaktadır. Örneğin Vergi ödemelerini (farklı tarihlerde yapılmış olmasının bir önemi yoktur) ayrı fişlerle muhasebe kaydı oluşturmak istediğinizde, yapmanız gereken okunmuş veriler içerisinde bu ödemelere ait ekstre satırlarını seçmeniz ve muhasebe fiş oluştur bölümünde ise seçili satırlara uygula seçeneğini tercih etmeniz yeterli olacaktır. b. Önemli: Ekstre verisine ait eşleşmiş diğer satırlar için muhasebe fişi oluşturmadan önce; SĐL butonuna basarak açılan diyalog penceresinde muhasebeleşmişleri sil seçeneğini tercih ederek, muhasebe fişi oluşturulmuş satırları silmemiz gerekmektedir. c. Ekstreye ait eşleşmiş kayıtların tümü için muhasebe fişi oluşturmak içinse, Muhasebe Fişi Oluştur bölümünde tüm satırlara uygula seçeneğini işaretlememiz yeterli olacaktır. Değerli Kullanıcımız; Bankalardan müşterilerinize ait Ekstre talep ederken, talep ettiğiniz banka için tanımlı formatları özellikle belirtmeniz, sizin işinizi oldukça kolaylaştıracağını unutmayınız. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 17
Datasoft Banka Ekstre Đşlemleri Aracılığıyla Dövizli Banka Ekstrelerinin Muhasebeleştirilmesinde Döviz Miktarının, Muhasebe Fişinde Miktar kolonuna Kaydedilmesi Yapılacak Đşlemler: 1. Datasoft Yazılım Genel Muhasebe Programı, banka hesap özeti işlemleri bölümüne girilir. 2. Dövizli banka hesap özetlerindeki döviz miktarlarının muhasebe fişinde miktar kolonuna yazmasını isteniyor ise; fiş tanım sekmesine girilerek, yeni bir Fiş Tanımı yapılır. a. Bu tanımda özellikle tanımın sağ üst bölümündeki (Döviz tutarları miktar kolonuna) satırı işaretlenir. 3. Banka hesap özeti verileri aktarılmadan önce, veri okuma sayfasındaki döviz seçeneği işaretlenmeli ve Kur Cinsi ile fiyat tipi tercih edilmelidir. 4. Dövizli banka hesap özeti, veri okuma sayfasında, okunabilecek format seçilerek çalışma ekranına getirilir. 5. Fiş Tanım No: bölümünde, dövizli hesap özetlerinin muhasebe kaydı için yapılan fiş tanımı seçilir. a. Tanıma uygun eşleştirme yapılır. b. Muhasebe Fişi oluştur seçeneğinde gerekli tercihler yapılarak Tamam butonuna basılıp muhasebe fişleri oluşturulur. Bilgi Notu: Genel Muhasebe Programı Ana menüde iken F5 Döviz bölümünde, okunacak hesap özeti verisindeki döviz tanımlı değil veya herhangi bir kur bilgisi mevcut değil ise, okunan hesap özeti verisinin Türk Lirası tutarları sıfır olarak gelmektedir. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 18
6. Oluşan muhasebe fişleri incelendiğinde, banka hesap özetlerindeki döviz miktarları, muhasebe fişinin miktar kolonuna kaydedildiği görülür. 7. Genel Muhasebe Programı, Miktar Raporları bölümünden; Miktar Hareket Raporu veya Miktar Özet raporu almadan önce, rapor alınacak hesap cinsi, hesap planına girilerek (Kasa//Cari/Stok/ Gider) cinslerinden birisi olarak seçilir. 8. Hesap Cinsi Kasa veya Cari seçilmiş ise, Döviz Kodu alanında ilgili hesap için uygun bir döviz kodu seçilir. 9. Hesap Cinsi Stok veya Gider seçilmiş ise birimi alanına değer girilir. 10. Miktar Raporları bölümünden, Miktar hareket Raporları alındığında, F2 fonksiyon tuşu ile rapor filtreleri bölümüne geçilir. Hesap Kodu aralığı verilerek ilgili hesabın miktar hareket raporları oluşturulur. 11. Döviz miktarlarının (ilgili banka hesabında) giriş ve çıkışlarının raporunu almak mümkün olabilir. Bilgi Notu: Fiyat alanındaki değerin ondalık hanesinin daha fazla görülebilmesi için, parametreler bölümünde, Firma parametreleri girişinde, Fiyat Detayı alanında, (0-5) arasında tercih yapmak mümkündür. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 19
Banka Hesap Özetlerinden Okunan Verinin Veri Okuma Sayfasında Tarih Bazında Birleştirilmesi Đşlem Açıklaması: Bankalar müşteri adına oluşturdukları Hesap Özetlerindeki hareketleri kendi belirledikleri kurallara göre oluşturmaktadır. Kimi banka kredi kartı tahsilatına ait bir gün içerisindeki tüm tahsilatı tek bir satırda göstermektedir. Kimi banka ise her bir kredi tahsilatına ait bir hareket oluşturmakta, aynı hareketin komisyonu için de başka bir satır oluşturmaktadır. Bu durumda aynı günde 100 müşteriden kredi kartı tahsilatı olması durumunda, hesap özetinde bir güne ait kredi tahsilatı için 200 satırlık hareket bulunmaktadır. Hesap Özetlerinde bulunan bu satırlardan; Aynı tarihli Aynı Hesaba tanımlı Aynı Açıklamayı içeren Satırların, veri okuma sayfasında, muhasebe fişi oluşturmadan önce birleştirilmesi sağlanmıştır. Hesap Özetlerindeki veri satırlarından hangilerinin birleştirilip-birleştirilmeyeceği, Hesap Tanım sayfasında kullanıcı tercihine bırakılmıştır. Veri okuma sayfasında bu tercihler gelmekte ancak kullanıcı dilerse veri okuma sayfasında da bu tercihleri üzerinde çalıştığı hesap özeti için değiştirebilmektedir. Yeni Bir Tanımda Birleştir Seçeneğinin Tanıma Eklenmesi: Bankadan tarafımıza gelen müşterilere ait hesap özeti, Banka Ekstre Đşlemleri bölümünde bulunan Veri Okuma sekmesindeki, uygun banka kodu ve formatı seçilerek veri okutulur. Okunan verinin muhasebede otomatik fiş oluşturması için, hesap özetindeki satır açıklamalarına göre muhasebe hesaplarının tanımının yapılması gerekir. Bu tanımı yapmak üzere Hesap Tanım sekmesindeki Açıklamaları Dosyadan Al seçeneği kullanılarak ilk gelen verideki açıklamaların tanım sayfasına aktarılması sağlanır. Tanım bu kılavuzun önceki bölümlerinde açıklandığı şekilde yapılabilir. Tanıma yeni eklenen alan birleştir kolonudur. Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 20