Malzeme Yönetimi Kullanım Kılavuzu V8 Protel Bilgisayar Ltd. Sülün Sok. No: 8 1.Levent 34330 İstanbul Tel :+90(212) 319 07 07 Faks:+90(212) 283 67 98 e-posta:egitim@protel.com.tr
GARANTİ Bu kullanım kılavusundaki bilgilerin doğru ve tam olması konusunda gerekli özen ve çaba gösterilmesine rağmen, MICROS-Fidelio Software GmbH ve Protel Bilgisayar LTD hiçbir şekilde garanti etmez. Bu kılavuzdaki bilgiler herhangi bir uyarıda bulunulmaksızın değiştirilebilir. Bu kılavuzun hiçbir bölümü, kişisel kullanım amacının dışında, MICROS-Fidelio Software GmbH ve Protel Bilgisayar LTD den yazılı izin alınmaksızın hiçbir şekilde kopyalanamaz, çoğaltılamaz, dağıtılamaz, değiştirilemez, kaydedilemez. Bu kullanım kılavuzunda istenmeksizin yapılan hatadan ve bundan doğabilecek sorunlardan veya hatalı kullanımdam MICROS-Fidelio Software GmbH ve Protel Bilgisayar LTD sorumlu tutulamaz. Her hakkı saklıdır. TİCARİ MARKALAR Microsoft Word ve Windows, Microsoft Corp. firmasının tescilli markasıdır. Tüm diğer marka veya ürün isimleri, ilgili firma ve kuruluşların kendi tescilli markalarıdır. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 2 / 230
ÖNSÖZ Bu kılavuz; kullanıcı ve sistem yöneticilerinin MICROS-FIDELIO Malzeme Yönetimi programını yardımcı olmak amacıyla oluşturulmuştur. tanımalarına Bu kılavuz 6 bölüme ayrılmıştır. Giriş Ana Veriler Satınalma Ambar Maliyet Yönetimi Sonuçlar & Raporlar Yazılımın esnekliği nedeniyle, herbir kuruluşa birebir uygulanabilecek bir kılavuz yazmak mümkün değildir. Bu nedenle eğitim ve danışmanlık son derece önemlidir. Bu kılavuz detaylı sınıf eğitimin yerini kesinlikle tutmayacaktır. Bu programın detayları ile ilgili bilgi edinilebilecek bir başvuru rehberi niteliğindedir. Bu kılavuzun başlangıcında içindekiler bölümü yer almaktadır. Belirli bir bilgiye ulaşmak ve dökümanı kullanıcıya göre özelleştirmek için içindekiler tablosu kullanılabilir. Bu kılavuz ile ilgili her türlü öneri, yorum ve eleştirilerinizi aşağıdaki adrese iletmeniz bizi mutlu edecektir. Protel Bilgisayar LTD 1.Levent, Sülün Sok. No:8 34330 İstanbul Tel.: +90 (212) 319 07 07 Faks :+90 (212) 283 67 98 e-posta: egitim@protel.com.tr Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 3 / 230
İÇİNDEKİLER Bölüm I Giriş Yapı 8 Yeni Başlayanlar için Yeni Terimler 9 Kısayol İkonu Fare İmleci Çift Tıklama İmleç Çubuklar 9 11 Başlık Çubuğu Menü Çubuğu Araç Çubuğu Görev Çubuğu Alanlar 11 14 Veri Alanları Opsiyon Alanları Açık Mavi Alanlar <...> içinde gösterilen alanlar Kırmızı Alanlar Mavi Alanlar Bilgi Alanları Tarih Alanları Butonlar ve Kutular 15 16 Butonlar Seçenek Kutusu Onay Kutusu Programı Başlatmak 16 Bölüm II Ana Veriler Maliyet Merkezi / Ambarlar 17 26 Maliyet Merkezi Ambar Tanmlama Muhasebe Hesap Bilgisi Sekmesi Envanter Ayarları Sekmesi Önizleme Sekmesi Vergiler 27 29 Vergi Tanımlama Önizleme Sekmesi Satıcılar 30 35 Satıcı Tanımlama Müşteri Numaraları Sekmesi Sevkiyat Ayarları Sekmesi Önizleme Sekmesi Satınalma İstatistikleri Sekmesi Birimler 36 41 Birim Tanımlama Önizleme Sekmesi Stok Malı Grupları 42 59 Üst Gruplar Önizleme Sekmesi Ana Gruplar Önizleme Sekmesi Alt Gruplar Önizleme Sekmesi Stok Malları 50 60 Stok Malı Tanımlama Satınalma Stok Malları Sekmesi Önizleme Sekmesi Eldeki Stok Sekmesi Satınalma İstatistikleri Sekmesi Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 4 / 230
Depozito Kayıtları Son Kullanım Tarihi Kontrolü Notlar & Uyarılar 61 63 Not & Uyarı Tanımlama Önizleme Sekmesi Bölüm III Satınalma Satınalma Siparişleri 64 77 Münferit Sipariş Oluşturma Satınalma Sipariş Portföyleri Portföy ile Sipariş Sipariş Önizleme Sekmesi Fiyat Teklifi Talebi Sekmesi Bekleyen Satınalma Siparişleri Sekmesi Sipariş Değiştirme Satınalma Sipariş Opsiyonları Ayarlar Sekmesi Kullanıcı Parameterİ sekmesi Sistem Parametresi Sekmesi Fiyat Teklifleri 78 82 Fiyat Teklifi İzleme ve Değiştirme Bekleyen Siparişleri İzleme Yeni Fiyat Teklifi Girişi Alımlar 83 96 Direkt Alım Siparişli Alım Alımlarda Sihirbaz Kullanımı Alım Değiştir Sekmesi Önizleme Sekmesi Muhasebeleştirilmeyen Alımlar Sekmesi Ambar Bazında Stok Malı Son Kullanım Tarihi Kontrolü Alım Portföyü Oluşturma Portföy ile Alım Fatura kontrolü 97 107 İrsaliyelerin Faturalaştırılması Fatura Değiştir Sekmesi İrsaliye Değiştir Sekmesi Sapmalar Sekmesi Fatura Analizi Sekmesi Hesap Tahsisi Sekmesi Önizleme Sekmesi Fatura Kontrolü Opsiyonları Muhasebe Bağlantısı 108 Satınalma Analizleri 109 116 Stok Malı Satınalma Fiyatları Stok Malı Bazında Satınalma İstatistikleri Satıcı Bazında Satınalma İstatistikleri Sipariş / Alım Sapmaları, Satıcı Bazında ABC Analizi Bölüm IV Ambar Transfer Talepleri 117 129 Transfer Talebi Oluşturma Portföy ile Transfer Talebi Oluşturma ve Düzeltme Önizleme Sekmesi Transfer Talebi Opsiyonları TransferTalebi Kabul & Red /Kontrol Opsiyonları Ambar Yönetimi Transferler 130 138 Transfer Girişi Önizleme Sekmesi Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 5 / 230
Ara Ürün Transferi Son Kull.Tarihine Göre Transfer Güncelle Portföy ile Transfer Oluşturma ve Değiştirme Transfer Opsİyonları Depolama Lokasyonları 139 140 Depolama Lokasyonu Tanımlama Önizleme Sekmesi Son Kullanım Tarihi Yönetimi 141 Eldeki Stok kontrolü 142 144 Stok Malı Hareketleri 145 146 Stok Malı Tarihçesi 147 148 Kullanımlar 149 151 Envanter 152 171 Toplu Envanter Oluşturma Önizleme Sekmesİ Stok Sayım Listeleri Stok Sayım Listesi Tanımlama Genel Stok Sayım Listesinin Yazdırılması Dönem Sonu Modülünde Sayım Listesini Yazdırmak Hareketler Kontrolü Satınalma Sekmesi Ambar Sekmesi Maliyet Kontrolü Sekmesi Satışlar Sekmesi Envanter Tarihçesi Sekmesi Envanter Girişleri Envanter Modülünde Envanter Girişi Dönem Sonu Modülünde Envanter Girişi Envanter Kapanışı Envater Değerleme Envanter Listeleri Onay 171 175 Bölüm V Maliyet Kontrolü Reçeteler 176 184 Reçete Oluşturma Reçete Bilgisi Sekmesi Kalori Sekmesi İçerik Sekmesi Opsiyon Sekmesi Reçete Önizleme Sekmesi Reçete Silme Reçeteleri Yazdır 185 187 Reçete Grupları 188 189 Reçete Grubu Tanımlama Önizleme Sekmesi Reçete Stok Malı Arama/Değiştirme 190 Satış Malları 191 197 Satış Malı Tanımlama Fiyat Sekmesi Barkod Sekmesi Opsiyonlar Sekmesi Reçete Satış Malları Sekmesi Satış Malı Değiştir Sekmesi Satış Mallarını Yazdır 198 199 Satış Malı Grupları 200 201 Satış Malı Grubu Tanımlama Önizleme Sekmesi Satışlar 202 216 Manuel satış Girişi Önizleme Sekmesi Satış Portföyleri Satış Analizleri Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 6 / 230
Satış Önizleme Satış Malı İstatistikleri Satış Vergisi Analizi Hareket Tipine Göre Satışlar Stok Malı Potansiyel Kullanımı Mönü Mühendisliği Bölüm VI Sonuçlar Maliyet Merkezi Karşılaştırma 217 219 Günlük Maliyet 220 221 Grup Analizleri 222 225 Ana Grup Listeleri 226 228 Yiyecek, İçecek Sonuçları 229 230 Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 7 / 230
BÖLÜM I GİRİŞ Bu kılavuzu hazırlarken kullandığımız teknik terimleri tanıyalım. Grafikler belirli fonksiyonları temsil etmektedirler. Bazı semboller standart Microsoft Windows sembolleridir. Programı kullanmaya başlamadan önce, herbir program parçasının birbirleri ile olan ilişkisini anlamamız gerekmektedir. Yeni kullanılan terimlerin sizi korkutmasına izin vermeyiniz, çünkü çok kısa bir sure içinde alışacaksınız. Örnekleri adım adım denemenizi öneririz. YAPI Bu kılavuzu olabildiğince kısa ve öz tutabilmek için değişik font tipleri ve ek semboller kullanılmıştır. Açıklama Genel açıklama, modülün ana fonksiyonları ve diğer modüllerle olan ilişkisi hakkında bilgi verir. İpucu Malzeme Yönetimi ile daha kolay çalışılmasını sağlar. Örnek Örnekler, yeni öğrenilen konuların hatırlanmasına ve günlük operasyon içinde nasıl kullanıldığını göstermekte yardımcı olur. Önemli Özel ve önemli notlar bu sembol ile işaretlenmiştir. Dikkat Bu sembol, yeni bir tanımlama yapılırken veya bir hareket gerçekleştirilirken dikkat ve özen gösterilmesini işaret eder. Notlar Kullanıcıların deneyimlerinden oluşturulan notlar programın kullanımına yardımcı olur. SSS Kullanıcılar tarafından sıklıkla sorulan soruları ifade eder. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 8 / 230
YENİ BAŞLAYANLAR İÇİN ÖNEMLİ TERİMLER Eğer Microsoft Windows ile yeni çalışmaya başladıysanız, bazı terimlerin kafa karıştırıcı gelebilir. Ancak bu doküman içinde sık sık tekrarlanacağı için kolayca alışılacaktır. Bununla birlikte bazı anahtar terimleri öğrenmek gerekecektir. Sıkça rastlananlar aşağıda belirtilmiştir. KISAYOL İKONU Bir kısayol ikonu, programa bağlayan ikondur. Program bilgisayardaki birçok dizinden birinde yer alırken, programa kolay erişimi sağlayan bir kısayol bilgisayarın masaüstüne yerleştirilebilir. Sol alt köşesinde işaretine bakarak onun bir kısayol ikonu olduğu söylenebilir. FARE İMLECİ Fare hareket ettirildiği zaman ekranda gezinen oktur. Bir listeden bir madde seçilmek istenildiğinde, fare imleci ilgili maddenin üzerine taşınır ve farenin sol butonuna basılır. Farenin sol butonuna basmaya tıklama denilir. ÇİFT TIKLAMA Çift tıklama, farenin sol tuşuna hızlıca iki kez üst üste basmaktır. İkonun üzerinde çift tıklandığı zaman ikonun bağlı olduğu program çalıştırılmış olur. İMLEÇ İmleç, ekranda üzerinde bulunulan pozisyonu işaret eden ve sürekli yanıp sönen dikey çizgidir. Fareyi hareket ettirilerek istenilen yere gelindiğinde sağ butona basılırsa imleçin pozisyonu değiştirilmiş olur. ÇUBUKLAR BAŞLIK ÇUBUĞU Pencerenin üzerinde bulunan ve o pencerenin başlığını gösteren çubuktur. Eğer başlık çubuğunun en sol köşesindeki ikon izerinde tıklanırsa, bir menü görülür. Bu menüdeki seçeneklerden pencerenin ölçüleri değiştirilebilir veya kapatılır. Başl ık çubuğunun sağ tarafında yer alan butonların fonksiyonları; Pencereyi küçült Pencereyi büyüt. Pencereyi orijinal ölçülerine getir Pencereyi kapat. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 9 / 230
MENÜ ÇUBUĞU Menü çubuğu, başlık çubuğunun altında yer alır ve seçilebilir tüm menülerin isimlerini gösterir. Herbir menü bir fonksiyon içerir. Örneğin, Ana Veriler menüsü üzerine tıklanırsa, Maliyet Merkezi/Ambarlar, Vergiler, Kurlar v.b. gibi fonksiyonlar görülür. Fonksiyonlar, bir hakeret başlatırlar veya programları çağırırlar. Bir fonksiyonu başlatmak için menüdeki seçeneklerin herhangi biri üzerinde tıklamak yerine, bir tuş ile birleştirerek Ctrl tuşuna basılabilir. En sık kullanılan klavye kısayolları şunlarıdır: Ctrl+N Ctrl +S Ctrl +U Ctrl +D Ctrl +O Ctrl +P Ctrl +A Ctrl +Del Ctrl +C Ctrl +V Yeni Yeni kayıt oluşturur. Kaydet Girilmiş verileri kaydeder. Farklı Kaydet Verileri başka bir adla kaydeder. Sil Kaydı siler. Aç Bir kaydı veya formu açar. Yazdır Ekrandaki kaydın yazıcıdan çıktısını alır. Arama Sonuçları Göster Önzileme Tabına geçer Alan Temizle Bir alanda yazılı veriyi temizler, tüm kaydı değil. Kopyala Veriyi kopyalar ve Clipboard da saklar. Yapıştır Clipboard da saklanan veriyi yapıştırır. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 10 / 230
ARAÇ ÇUBUĞU Malzeme Yönetimi araç çubuğu, program içinde yeralan modüllere erişimi sağlayan kısayolları içerir. En sık kullandığınız modüllerin kısayollarını Favoriler Çubuğunda saklamak gerekir. Orijinal araç çubuğunda yeralan kısayollar, farenin işaretleyicisi ile sürüklenerek Favoriler Çubuğuna taşınabilir Her yeni oturum açılışında, Favoriler Çubuğu varsayılan değer olarak ekrana gelir. Kısayolun büyüklüğü, kısayol başlığı üzerinde iken farenin sağ butonuna basılarak ayarlanabilir. GÖREV ÇUBUĞU Görev Çubuğu genellikle ekranın alt kısmında yer alır ve o anda çalışmakta olan olan görevleri, açık programları, kısayolları v.s. gösterir. ALANLAR Bir alandan diğer bir alana geçebilmek için fare yerine TAB tuşu da kullanılabilir. VERİ ALANLARI Veri girişi yapılacak alana fare imleci ile tıklanır ve klavye kullanılarak metin girişi yapılır. Veri alanlarının artalanları beyazdır. OPSİYON ALANI Opsiyon alanları açık mavi arka alana sahiptir. Veri alanında metin girişi zorunlu olduğunda, opsiyon alanındaki birden fazla seçenek arasından birinin seçilmesi gerekir. Opsiyon alanı, bir verinin diğer bir veri kaydına bağlanmasına yardımcı olur. AÇIK MAVİ ALANLAR Bu alan tıklanır veya üzerinde iken Enter tuşuna basıldığında içinde seçeneklerin yer aldığı bir liste açılır. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 11 / 230
<...> İÇİNDE GÖSTERİLEN ALANLAR Ön bir şeçim burada yapılabilir. KIRMIZI ALANLAR Veri girişi zorunluluğu olan bir alan boş bırakıldığında, öncesinde beyaz veya açık mavi olan artalan kırmızıya dönüşür. Kırmızı artalana sahip bir alanın bulunduğu formdaki veriler kaydedilmeye çalışıldığında, eksik bilginin girilmesini hatırlatan bir mesaj ekrana gelir. MAVİ ALANLAR Mavi alanlar Ana Veri bulmak için kullan ılır. Alana tıklanır ve <Enter> tuşuna basılarak açılan Ana Veri Bul penceresinde kayıtlar izlenir. Seçilmek istedene kayıdın üzerine tıklanır ve TAMAM butonuna tıklanarak kayıt seçim işlemi tamamlanır. BİLGİ ALANLARI Ekrandaki kayıt ile ilgili bilgiyi gösteren kesinlikle değiştirilemezler. bilgi alanları sadece okunabilirler. Bu alanlar bilgiyi sistemden alır ve TARİH ALANLARI Tarih alanında tıklanır ve <F4> tuşuna basılırsa veya ikonu üzerinde tıklanırsa takvim görüntülenir. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 12 / 230
Tarih seçmek için fare veya tuşları kullanılabilir. Örnek Seçenek Alanı ile çalışmak: Açık mavi alanın üzerine tıklayın ve Enter tuşuna basınız. Liste kutucuğu ekrana gelir. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 13 / 230
Herhangi bir stok malının üzerinde tıklanarak seçim yapılır. Seçilen stok malının artalanı siyaha dönüşür. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 14 / 230
BUTONLAR V E KUTULAR BUTONLAR Birçok pencere foksiyon butonları içerir. Bu butonlar program içerisinde hep aynı fonksiyonlara sahiptirler. Fare ile üzerinlerinde tıklandıklarında veya altı çizili harf ile birlikte Alt tuşuna basıldığında (örneğin: kaydetmek için Ctrl+ S), butonlar fonksiyonları tetiklerler. Yeni Yeni kayıt ekler. Aç Yeni bir kayıt açar Kaydet O anki kayıtları kaydeder Tazele En güncel veriyi ekrana yansıtmak için formları günceller. Yazdır O anda ekranda görülen bilgiyi yazıcıdan bastırır. Baskı Önizleme Yazıcıdan alınacak çıktının neye benzeyeceğini ekranda gösterir. Excel Excel Tablolama programına veri aktarır. Sil Veri siler. Bilgi Detaylı bilgi gösterir. Geri Bir önceki kayda döner İleri Bir sonraki kayda geçer Sihirbaz Yeni kayıt oluşturmada yardımcı olur Hızlı Değiştir Kayıt bulmayı ve aynı anda yeni değeri girmeyi sağlayan bir pencere açar. SEÇENEK KUTUSU Seçenek kutusunda, birden fazla seçenekten biri seçilebilir. Herhangi bir radio düğmesi üzerinde tıklanarak seçim yapılır. Seçilen radio düğmesinin ortasında siyah bir nokta görülür. ONAY KUTUSU Onay kutuları radyo düğmelerine benzer, ancak aynı anda birden fazla onay kutusunu seçmek mümkündür. Kutu üzerinde tıklanarak seçim işlemi yapılır. Seçilen kutunun içinde onay işareti belirir. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 15 / 230
PROGRAMI BAŞLATMAK Görev çubuğundan, Start Programs Materials Control seçiniz. VEYA Masaüstünde bulunan Malzeme Yönetimi ikonu üzerinde çift tıklayınız. Oturumu Aç Kullanıcı alanına tıklayıp Kullanıcı Adınızı giriniz. TAB tuşuna basarak Şifre alanına gelip şifrenizi giriniz. Eğer standart veritabanını açmak istermiyorsanız, istemci alanındaki seçenek butonuna tıklayarak açılan listeden veritabanı seçiniz. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 16 / 230
BÖLÜM II ANA VERİLER Sistemin bütününün kullanılabilmesi için tanımlanması gereken verileri kapsar. Kuruluş aşamasında ana verilerin planlanarak oluşturulması son derece önemlidir. Bu bölümde ana veriler bütünüyle açıklanmaktadır. MALİYET MERKEZLERİ / AMBARLAR Açıklama Çeşitli özellikteki Maliyet Merkezi ve Ambarlar sisteme bu fonksiyon ile tanımlanır. Envanter yapılan ambarlar (ana ambar vs) Maliyet Merkezleri alımların tüketim olarak kaydedildiği ambarlar (personel kafeteryası vs) İstatistik ambarları sadece alt ambar gruplamaları için kullanılır. İstatistik ambarlarında envanter yapılmaz. Tanımladığınız Maliyet Merkezi/Ambarlar değişik özelliklerde sınıflandırılabilir. Bu sınıflandırma, doğru maliyet analizi yapabilmek açısından gereklidir. Önemli Kendi işletme organizasyonunuz içersinde Maliyet merkezi/ambar yapısı nasıldır? Bu özelliği kullanmak için kullanıcılar gerekli erişim haklarına sahip olmalıdır. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 17 / 230
Bir şirket yapısı örneği MALİYET MERKEZİ AMBAR TANIMLAMA Form Açıklaması Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 18 / 230
Ambar Tanımlanmış maliyet merkezleri/ambarların listelendiği kutucuğu görmek için alan üzerinde tıklayıp Enter tuşuna basılır. Yeni bir Maliyet Merkezi/Ambar tanımlanmak istendiğinde bu alana Ambar ismi yazılır. Eğer muhasebe entegrasyonu sözkonusu ise Muhasebe Departmanı na danışmanızda yarar vardır. Aktif Masraf merkezleri/ambarlar, başka bir ana veri ile (örneğin: eldeki stok, ambar ) ilişkilendirilmemiş ise silinebilir. ( Bunun için sil butonunu kullanınız). Herhangi bir ana veri bir diğerine bağlandığı andan itibaren ancak pasif durumuna getirilebilir. Pasif hale getirilmiş bir ana veri, Aktif/Pasif butonuna tıklanıp değişikliğin kaydedilmesi ile yeniden aktif duruma getirilebilir. Numara Bu alana Maliyet merkezi/ambar için bir numara girilir. Bu numara, çeşitli kayıt işlemleri (sipariş, alım, transfer vs) sırasında maliyet merkezi/ambar araması yapılırken isim yerine kullanılabilir. Maliyet merkezi/ambar numarası bir üst sıralamadaki maliyet merkezi/ambar ile bağlantılı olarak verilmeli ve sistemde tek olmalıdır. Hesap No (Ambar) Bu maliyet merkezi için muhasebe programında kullanılan muhasebe kodu girilir. Bu numara muhasebe entegrasyonu için önemlidir. Tahsis (mavi alan) Maliyet merkezleri liste kutucuğunu görmek için bu alan üzerinde tıklayıp Enter tuşuna basılır. İşletmedeki bir sonraki en yüksek maliyet merkezini seçilir. Demo sürümünde, bir sonraki en yüksek masraf merkezi Protel Demo Otel dir. Bu ismi kendi işletmenizin ismi ile değiştirmelisiniz. Bir sonraki en yüksek Maliyet merkezinin numarası 1 olmalıdır. Tüm maliyet merkezleri, bir üst seviyedeki maliyet merkezi ile ilişkilendirilmiş olmalıdır. (Bkz. bir şirket yapısı örneği) Eğer bir Maliyet merkezi/ambar seçimi yapılmadan kaydetmeye çalışılırsa, bu alanın rengi kırmızıya dönüşür. Bu alanda bir maliyet merkezi seçimi yapılmadan, değişikliklerin kaydedilmesi mümkün değildir. Vergiler Vergi tiplerinin listelendiği kutucuğu görmek için alan üzerinde tıklayıp Enter tuşuna basılır. Maliyet Merkezi/ambar için uygun vergi tipi seçilir. (Bkz Vergiler). Müşteri Eğer Y&İ sisteminizde birbirinden bağımsız çeşitli işler yapılıyorsa, bu alana ilgili şirket numarasını girilmelidir. Bu alan sadece muhasebe entegrasyonu için kullanıldığından, muhasebe programınız için gerekli ise bu alana bir numara giriniz. Kar Marjı(%) Eğer Bu ambardaki satış mallarının fiyatlarının hesaplanması için belirli bir kar marjı oranı varsa bu alana yazılır. Burada belirtilen değer Maliyet Kontrolü Modülünde kullanılır. Kapatılan Dönemde Harekete İzin Verme Bu opsiyon seçildiğinde sözkonusu ambarda envanter kapanışından sonra, kapatılan döneme ait işlem yapılamaz. Kapanış Bu alan, ambardaki en son envanter kapanışını gösterir. Adres Maliyet merkezi/ambar, iş adresinden farklı bir yerde bulunuyorsa bu alana adres bilgisi girilebilir. Örneğin: malzemelerin teslimatının yapıldığı ambar farklı bir yerde bulunabilir. Bu adres sipariş formlarının üzerinde kullanılabilir. Maliyet Merkezi/Ambar Çeşitli tipte Maliyet merkezleri vardır: İstatistikler İçin Sadece alt ambar gruplamaları için kullanılır. İstatistik ambarlarında envanter yapılmaz. Bu maliyet merkezleri sadece raporlama için gereklidir (bağımsız ambarlar grubu) ve stoklama, tüketim veya envanter fonksiyonuna sahip değildir. Bu ambarlar hiçbir parasal kaydı etkilemez. Alım veya sipariş için kullanılmaz. Maliyet Merkezi Bu ambarda envanter yapılmaz, ancak diğer ambarlardan veya satıcılardan stok malı alabilir (personel ofisi, Muhasebe vs) Tüketim Maliyeti = alım +- transfer +/- Koltukaltı Ambarlarına Stok transferi Tüketim Maliyeti alım +/- transferler formülü ile hesaplanır. Bunun anlamı, ambara kaydedilen stok mallarının direkt tüketildiği şeklindedir. Bu fonksiyon, personel mutfağı veya koltukaltı maliyet merkezleri için uygundur, çünkü bu ambarlardaki yiyecek satışları ve üretim üzerinden tüketilen malzemelerin tam olarak sayısını tutmak kolay değildir. Bu ambarlar sayım sırasında varsayılan değer olarak 0 (sıfır) değerle kapatılır. Ambarlara yapılan herhangi bir hareket tüketim olarak hesaplanır Ambar Envanter yapılan ambarlar için bu seçenek seçilir. (ana ambar, satış noktaları) Analiz amacıyla yapılan malzeme maliyetleri hesaplaması, Maliyet merkezinin tipine göre değişkenlik gösterir. Grup tanımlarına bağlı olarak, hesaplamayı yapabilmek için iki seçenek daha mevcuttur. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 19 / 230
B u seçenek Harcama Gruplarının davranışını kontrol eder. Bir stok malı yaratalım Domuz Eti. Bu mal bir Sarf Malz. Grubuna bağlansın. Bu mal ana ambara alındığı zaman, normal bir stok malı olarak ele alınır. Bara transfer edildiğinde, barda tükedildi diye işlem görür, çünkü bar stok sayımı sırasında onları saymayacaktır. Bu durumda: Ana ambar Ambarda Sarflar ile tanımlanacaktır. Muhasebe aktarımı için hesap No1 Maliyet hesabı (alt grup tanımlamalarında), sarf malzemelerinin maliyetinin kaydetmek için oluşturulur. Bar gibi tüketim hesaplaması yapılan ambarlar, Ambarda Sarflar olarak tanımlanmaz. Muhasebe Aktarımı için Hesap No2 - Maliyet hesabı (alt grup tanımlamalarında), sarf malzemelerinin maliyetinin kaydetmek için oluşturulur. Sonuç olarak; Ana ambara kaydedilen bir sarf malzemesi grubuna bağlı tüm stok malları, eldeki stok ve envanter olarak o ambarda ele alınır. Bu seçenek, Raporlama bölümündeki tüketim hesaplarını control eder. Açıklamak için 2 senaryo var: Senaryo 1 Stok Sayımı düzenli aralıklarla yapılıyorsa, (Örneğin aylık) bu kutucuğu işaretlemeyiniz. Raporlama için Tüketim hespalanması: Açılış Stoğu + Alımlar +/- Transfer Kapanış Stoğu = Tüketim Otelcilikte birçok durumda bu konfigürasyon kullanılmaktadır. Senaryo 2 Stok Sayımı düzenli aralıklarla yapılmıyorsa. (Örneğin stok sayımı yılda bir veya sadece bazı gruplar için) bu kutucuğu işaretleyiniz Raporlama için Tüketim hespalanması: Tüketim + Potansiyel Maliyet (Reçeteler) + (Envanter Farkları) = Tüketim Transferlerde Satış Fiyatını Kullan Bu fonksiyonu koltukaltı maliyet merkezleri için kullanabilirsiniz. Seçilidiği durumda, bu ambara yapılan stok malı transferlerinde son alış fiyatı veya ortalama fiyat yerine satış fiyatı kullanılır. (Ana Veriler Stok Malları Satış Fiyatı). Örnek: Transferlerde Satış Fiyatı Kullanmak Satış noktaları POS sistemi olmaksızın çalışıyor. Satış fiyatı üzerinden hesaplanan gelir raporları, bu tip ambarlarda çalıştırabilir. Bu fonksiyonu kullanmak için, stok malları için satış fiyatları tanımlanmış olmalıdır. Eğer birden fazla satış noktası bu şekilde çalışıyor ise, sadece bir satış fiyatı kullanılabilir.merkezi Stok Malları Fiyatları için Kullan (Satış) Kullanıcı tarafından tanımlanabilir. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 20 / 230
Mönü Planlaması Aktif Bu seçenek sadece Ek Mönü Planlaması (Kantinler için ek bir modül) ile birlikte kullanılabilir. Eğer bu seçenek aktif ise, reçeteler ve üretim malları bir ambardan diğerine transfer edilebilir. Maliyet Merkezi/Ambar Bütçesi Bu seçenek aktif ise, maliyet merkezi/ambar için bir bütçe tanımlanabilir (Bu fonksiyon için bir ek modül olan Raporlama gerekmektedir.)). Transfer Kontrolu Bir ambardan yapılan transferlerin işlem gerçekleştirilmeden önce onaylanması isteniliyorsa bu şeçenek kullanılmalıdır. Eğer bu seçenek aktif ise, ambara transfer yapıldığında, stok malları ambara doğrudan kaydedilmez. Döküman Bilinmeyen Statü olarak. Sevk edilir. Transfer alındığında, bir yetkili transferi kabul veya reddedebilir. Eğer yetkili reddederse, Transfer Yönetimi nde saklanır. Kayıt değiştirilebilir ve yeniden gönderilebilir. Son Kull.Tarihi Kontrolü Seçildiğinde bu ambara transferi yada alımı yapılan ve son kull.tarihi aktif hale getirilmiş stok malları için son kullanım tarihi kontrol edilir. Bu seçenek HACCP içindir Depozito Ambarı Eğer bu seçenek aktif ise, iadeler daima ambara kayıt edilir. Sadece bir ambar iade ambarı olarak tanımlanabilir. Dönem Kontrolü Ambar için envanter belirli bir zaman periyodunda yap ılmak isteniyorsa, burada belirlenmelidir. Örneğin: ay seçildi ise, bir önceki aya kayıt girişi mümkün değildir. Bu aynı zamanda, tüm hareketlerin ay sonuna kadar kaydedilmesi gerektiği anlamına da gelmektedir. Not Sadece Önceki Döneme Kayıt kayıt hakkına sahip kullanıcılar bir önceki döneme kayıt yapabilir. Bu fonksiyon ancak Kapatılan Dönemde Harekete İzin Verme seçilmedi ise aktif hale getirilebilir. Hiçbiri Envanter tamamlanmadan ambar kapatılamaz. Yıl 31.Aralıktan sonra kayıt yapılamaz. Yarı Yıl 30.Haziran ve 31.Aralıktan sonra kayıt yapılamaz. 3 Aylık Sadece içinde bulunulan 3 aylık dönem için kayıt yapılabilir. Ay Sadece içinde bulunulan ay için kayıt yapılabilir. Hafta Haftanın başlangıcı system tarafından tanımlanır. Bir önceki hafta için kayıt girilemez. Şirket Yapısı Şirket yapısını grafik olarak gösterir. İşletmemizin hiyerarşik yapısını görüntülemek için butonu üzerinde tıklanır. İşletmeniz, en üst seviyedeki maliyet merkezidir. Alt Maliyet merkezleri/ambarları açmak için İşletmenizin ismi üzerinde çift tıklanır. Form Açıklaması Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 21 / 230
Maliyet merkezi yapısı üzerinde tıklayınız. Şirket yapısı özetini kapatınız. Maliyet Merkezi/Ambar Yönetimi menüsünden üzerinde Dosya Yazdır ı seçiniz. Form Açıklaması Seviyede Yazdır Burada kaç tane seviyenin yazdırılmak istenildiği belirtilir. En yüksekteki ve onun bir altındaki seviyenin yazdırılması için 1; birinci ve ikinci seviye için 2; birinci,ikinci ve üçüncü seviyedeki tüm ambarların yazdırılması için 3 girilmelidir. Bu seviyeler herhangi bir maliyet merkezi seçildiğinde sadece bir kez görüntülenir. Ambar Mevcut tanımlı maliyet merkezleri listesini görüntülemek için bu alan üzerinde tıklanır. Yapısı yazdırılmak istenilen maliyet merkezi seçilir. Tüm işletme yapısı yazdırılmak isteniliyorsa, listeden işletmenin kendisi seçilmelidir. Sıralama İsim Her seviyede isime göre sıralar Kod Her seviyede koda göre sıralar Seçilen masraf merkezini yazdırmak için bu butona basılır. Butona basıldıktan sonra bask ı önizleme ekranı gelir. Baskı önizleme ekranındaki Yazdır butonu yapının kağıda basılmasını sağlar. Yazdırma işleminden vazgeçmek için iptal butonu tıklanır. Tablo Seviye Ambar seviyesini gösterir. Kod Ambarın kodunu (numerik) gösterir. Ambar Ambarın ismini gösterir. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 22 / 230
MUHASEBE HESAP BİLGİSİ SEKMESİ Form Açıklaması Hesap No (Satınalma) Muhasebe programına bağlı olarak verilen hesap numarasını gösterir. Hesap No (Tüketim) Muhasebe programına bağlı olarak verilen hesap numarasını gösterir. Muhasebe Kodları Muhasebe bağlantısı kodlarını gösterir. ENVANTER AYARLARI SEKMESİ Form Açıklaması Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 23 / 230
Envanter Tipi Envanter Dışı Bu seçenek işaretlendiğinde, Toplu Envanter yolu ile envanter yaratıldığı zaman bu ambar dahil olmayacaktır. Envanter Girişi Bu seçenek işaretlendiğinde, Toplu Envanter yolu ile envanter yaratıldığı zaman ambarda hareket gören tüm stok malları dahil edilecektir. Ara Sayım Bu seçenek sadece ara sayım yapılması düşünülüyorsa işaretlenmelidir. Kapanış Metodu Sayılmayan Stokları Sıfırla Bu seçenek işaretlendiğinde, envanter döneminin kapatılması esnasında sayılmayan stok mallarının miktarı 0 (sıfır) olarak gelir. Sayılmayanlar Eld.Stok Bu seçenek işaretlendiğinde, sayılmayan stokmallarının stok miktarı, eldeki stok miktarlarına eşitlenir. (Envanter dönemindeki eldeki stok) Envanter Zamanı Env.tarihindeki tüm stok hareketleri dahil Bu seçenek işaretlendiğinde, envanter günündeki tüm hareketler eldeki stoğa eklenir. Env.tarihindeki tüm stok hareketleri hariç Bu seçenek işaretlendiğinde, envanter günündeki tüm hareketler eldeki stoğa eklenmez. Belirtilen zamanda envanter Bu seçenek işaretlendiğinde, envanter kullanıcı tarafından belirlenen bir zamanda gerçekleşir. Bu zamana kadar olan tüm eldeki stoğa eklenir. ÖNİZLEME SEKMESİ Bu sekmeyi açmak için Aç butonuna tıklanır. Bir arama formu ekrana gelir. Görmek istenilen kayıt için sıralama ve arama kriteri girilmelidir. TAMAM butonuna tıklanır, Önizleme penceresi açılır. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 24 / 230
Form Açıklaması A Aktif veya pasif olduğunu gösterir. Eğer bir masraf merkezi pasif ise, kayıt satırındaki tüm girişler gibi bu kolonda kırmızı X işareti görülür. Ambar Maliyet merkezi/ambar ismini gösterir. Tip Maliyet merkezi/ambar tipini gösterir. Numara Maliyet merkezi/ambar numarasını gösterir. Hesap No Maliyet merkezi/ambarın muhasebe programındaki hesap numarasını gösterir. Vergiler Bu Maliyet merkezi/ambar için kullanılacak vergi formulünü gösterir. Müşteri Maliyet merkezi/ambarın Müşteri numarasını gösterir. Hesap (Satınalma) Bu Maliyet merkezi/ambar için satınalma hesabı nı gösterir. Hesap (Tüketim) Bu Maliyet merkezi/ambar için tüketim hesabını österir. Adres Maliyet merkezi/ambar adresini gösterir. Trasnferlerde Satış Fiyatı Kull. Parametre ayarlarını gösterir. (bkz. Bir önceki form açıklaması) Merkezi Stok Malı Fiyatları içi Kull. Parametre ayarlarını gösterir. (bkz. Bir önceki form açıklaması) Üretim Planlaması için Kull. Parametre ayarlarını gösterir. (bkz. Bir önceki form açıklaması) Maliyet Merkezi/Ambar Bütçesi Parametre ayarlarını gösterir (bkz. Bir önceki form açıklaması) Grup Maliyet Merkezi/Ambar Özelleştirilmiş çözüm Hareketler Toplamı Özelleştirilmiş çözüm Stajyer (0) Sonraki sürümlerde kullanılacak. Stajyer (1) Sonraki sürümlerde kullanılacak. Personel (0) Sonraki sürümlerde kullanılacak. Personel (1) Sonraki sürümlerde kullanılacak. 1-8 Muhasebe Kodları Masraf merkezi muhasebe kodlarını gösterir. Oluşturan Son kayıdı güncelleyen kullanıcının adını gösterir. Tarihte Güncelleme Tarihin gösterir. Kayıt üzerinde çift tıklanarak maliyet merkezi/ambar detaylarına ulaşılabilir. SSS S: Hangi tip maliyet merkezleri vardır? C: Depo olarak kullanılan ambarlar vardır. Depo olarak kullanılmayan ambarlar maliyet merkezi olarak adlandırılır. Ayrıca, sadece raporlama amaçlı kullanılan istatistik ambarları vardır. S: Eğer Transferlerde Satış Fiyatı Kullan seçeneği aktif ise ne olur? Ne girilmelidir? C: Bu fonksiyon, POS kullanmayan ancak gelir ve maliyetlerin görülmek istendiği satış noktaları içindir. Stok malları için satış fiyatı girilmelidir. Protel Bilgisayar LTD, May 2003 Sayfa 25 / 230