PERFORMANS YÖNETİM SÜRECİ
Performans yönetimi hangi yöntem ya da yaklaşımı içerirse içersin aşağıdaki evrelerden oluşur: Değerlendirmenin ilk evresi yöneticilerin bireyin performansını ölçmek için gerek duydukları iş alanlarının tanımlanmasıdır. Bu evrede bireysel performansın örgütün başarısı için gerekli boyutları belirlenir. Bu boyutlar farklı yöntemlerde değerlendirme kriteri, faktörü ya da günümüzdeki uygulamalarda yetkinlik olarak adlandırılır. Örneğin, iş bilgisi, ekip çalışması yapabilmek, iletişim becerisi gibi.
Değerlendirmenin ikinci evresi çalışanların performanslarının ne derece iyi ya da yetersiz olduğunun ölçülmesidir. Güç olmakla birlikte örgütteki bütün değerlendiricilerin aynı tutarlılıkta bu ölçümleri yapması gerekir. Bu konuda performans boyutlarını ölçmek için çeşitli ölçeklerden yararlanılır. Örneğin, çok iyi, iyi, yeterli, gelişmesi gereken, yetersiz gibi. Değerlendirme sonuçlarına ilişkin bilginin değerlenenlerle paylaşılması sürecin üçüncü ve aynı zamanda en kritik evresidir. Geçmiş döneme ilişkin değerlendirmeler gelecekteki performansının geliştirilmesini sağlayacak şekilde kişiye sunulmalıdır.
Çatışmaların Sonuçları: Performans yönetimi sürecinde bir yandan organizasyonel bir gereklilik olarak diğer yandan da çalışanı istediği için yönetici kendi görüş ve yargılarını belirtmek zorundadır. Ancak yöneticiler çoğunlukla çalışanlarının yargılarına ve sağladıkları geribeslemeye nasıl tepki göstereceklerinden pek emin değildirler. Özellikle, geribesleme sağlama konusunda iyi eğitilmiş ve iletişim becerileri gelişmiş olmayan yöneticilerin, bu tedirginlikleri daha da artacaktır.
Öte yandan, çalışanlar da gerçekçi geribesleme elde etmek isterlerken (aslında sadece olumlu geribeslemeyi duymak isterler) ödül sağlamayı ve uzmanlık/üstünlüklerini sürdürmeyi de arzularlar. Geliştirilmesi gereken yönlerini üstlerine açmayı düşünürler ancak bu hususların aleyhlerine kullanılacağından da endişe duyarlar. Bu gelişmelerin devamı bazı durumlarda kaçınma davranışını getirir. Hem çalışan hem de yönetici gerçekleri tartışmaktan kaçınırlar.
TUTUMLAR Performans Yönetimi Sistemi içinde yaşanan bazı sorun ve aksaklıklar, önemli ölçüde tarafların (yönetici ve çalışanları) konuya bakış açılarından, olumsuz görüş ve tutumlarından kaynaklanmaktadır. Performans Yönetimi Sistemi içinde bu tür olumsuz tutumlara gereken önemi vererek bunların nedenlerini araştıran işletmeler sorunlarına daha kolay çözüm bulabilmektedir. Bu nedenle, yönetici ve astların performans değerlendirmeye ilişkin olumsuz tutumları, nedenleri ile birlikte irdelenmelidir.
Değerlendirenlerin (Yöneticilerin) Tutumları: Yöneticilerin çoğu, performans değerlendirme faaliyetlerini fazla zaman alıcı bulmakta ve asıl görevlerinin yanında bu konu ile ilgili çalışmalara pek fazla zaman ayırmak istememektedir. Oysa, performans değerlendirme de planlama, koordinasyon, sorun çözümleme vb. işlevler gibi yöneticilerin kavramsal becerilerini önemli ölçüde kullanmasını gerektiren işlevlerinden biri olup, söz konusu faaliyetlerin yöneticiler tarafından asıl görevlerinden farklı olarak algılanmaması ile işletmelerde gereken konuma gelebilecektir.
Yöneticilerde performans yönetiminin karmaşık ve birbiri ile çelişen amaçları tedirginlik yaratmaktadır. Ancak yukarıda da değinildiği gibi, söz konusu amaçların çatışması sürecin doğal bir gereğidir ve yönetici bu çatışma alanlarını iyi tanır ise sistemin başarılı bir biçimde işleyişine katkıda bulunabilir. Diğer bir deyişle çatışmayı yöneterek sorunların üstesinden gelebilir. Yöneticilerin performans değerlendirme sürecinin gerektirdiği faaliyetler olan planlama, analiz etme ve iletişim konularındaki yetersizlikleri de sisteme karşı olumsuz tutumlar geliştirmelerine neden olmaktadır. Planlama becerilerinin yetersizliği hedef belirlemede, iletişim konusu da değerlendirme görüşmelerinde yöneticinin başarısını belirgin olarak etkilemektedir.
Değerlendirilenlerin (Çalışanların) Tutumları: Çalışanlar açısından da oldukça önemli yararlar sağlayan performans yönetimi, ne yazık ki, bu grubun da olumsuz tepkileri ile karşılaşır. Sonuçlarından doğrudan etkilenecek olan bu kişilere sistem gerektiği biçimde tanıtılır ve iyi düzenlenmiş eğitim programları aracılığı ile amaçları açıklanırsa bu tür olumsuz görüşler büyük ölçüde azalacaktır.
Çalışanların olumsuz görüşlerine neden olan bazı hususlar şu şekilde sıralanabilir: Değerlendirmenin amacına ilişkin duyulan kuşkular. Değerlendirmenin objektifliğine ilişkin duyulan kuşkular. Başarılı olmaları durumunda performans standartlarının yönetim tarafından yükseltileceğine ilişkin görüşler. Değerlendirmelerin sonunda değişen pek fazla bir şey olmadığına ilişkin görüşler.
YETKİNLİK KAVRAMI İlk kez 1973 yılında McClelland tarafından tanımlanan yetkinlik kavramı, zaman içinde olgunlaştıkça farklı yazarlar tarafından farklı biçimlerde tanımlanmaya devam edilmiştir. Ancak bu konudaki en yaygın yetkinlik tanımı şu şekilde yapılabilir: Kişilerin üstün performansa ulaşabilmeleri için sahip olmaları gereken bilgi, beceri, kişisel özellik ve tutumları yetkinlik olarak adlandırılır.
Yetkinlik bireysel bilgi, beceri, tutum ve davranışların yanı sıra ekip, süreç ve örgüte ilişkin çeşitli yetenekleri içeren, yüksek performansla ilişkili ve örgüte sürdürülebilen rekabet avantajı sağlayan gözlemelenebilen performans boyutlarıdır. Yetkinlik kavramının örgüt yönetiminde özellikle de insan kaynakları yönetiminde geniş bir uygulama alanı bulması, diğer bir deyişle işletmelerin yetkinlik modellerine giderek artan ilgi göstermeleri çağdaş işletmerde yoğun olarak gözlenmektedir.
İşletmelerin yetkinlik modellerine giderek artan ilgi göstermelerinin nedenini aşağıdaki yararları ile ilişkilendirmek hatalı olmayacaktır: Yetkinlikler, üstün performansın(özellikle yöneticilerin) tanımlanması ve geliştirilmesinde bir araçtır. Yetkinlikler, işletmede ortak bir dil yaratarak neyin vurgulanması gerektiğini daha kolay ortaya koyar. Yetkinlikler, sistematik bir çerçeve oluşturarak bazı uygulamaları meşrulaştırır (örneğin yedeklemenin planlanmasında ya da performans değerlendirme kriterlerinin seçiminde) ve bunların örgütte kabulunü kolaylaştırır.
YETKİNLİK MODELLERİNİN GELİŞTİRİLMESİNDE KULLANILAN BAŞLICA YAKLAŞIMLAR Yetkinlik modellerinin geliştirilmesinde kullanılan başlıca yaklaşımlar aşağıda sıralanmıştır: Araştırmaya Dayalı Yetkinlik Yaklaşımı. Stratejiye Dayalı Yetkinlik Yaklaşımı. Değerlere Dayalı Yetkinlik Yaklaşımı.
Yetkinliklerin İnsan Kaynakları Yönetimi Faaliyetlerinde Kullanımı: İşletmeler geleneksel İKY uygulamalarına alternatif olarak Yetkinlik Yönetimi ya da Yetkinliklere Dayalı İnsan Kaynakları Yönetimi programları çerçevesinde aşağıda belirtilen İK süreçlerinde yetkinlik modellerinden yararlanabilirler: Personel temin, seçim ve oryantasyonu, Eğitim ve geliştirme, Kariyer yönetimi, Performans yönetimi, Ücretleme (Ücret yapısının oluşturulması), İşten ayırma.
Yetkinliklerin Performans Yönetiminde Kullanımı: Yetkinliklere dayalı İKY nin temel amacı üstün performansa yol açacak İKY süreçlerini oluşturmak ve bunların başarı ile uygulanmasını sağlamaktır. Yetkinliklere dayalı performans değerlendirmede de temel amaç üstün performanslı çalışanları ortalama düzeyde performans gösterenlerden ayırmaktır. Geleneksel performans değerlendirme yaklaşımlarında da temel amaç bu olmakla birlikte, yetkinliklere dayalı performans değerlendirmede kişilere üstün ya da kendisinden beklenen performans düzeyi, adı geçen yetkinlik için gerekli davranış göstergeleri açık bir biçimde tanımlanarak bildirilmektedir.
PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI Performans yönetim sisteminin temelinde, bireysel performansın arttırılması ve bu şekilde örgüt performansının arttırılması yer alır. Bu açıdan bakıldığında, sadece performans ölçme ve değerlendirme şeklindeki geleneksel uygulamaların yetersiz olduğu görülür. Çağdaş performans yönetim sistemlerinde ölçme ve değerlendirme, daha çok yürütme aşamasının konusu olup bunun öncesinde kapsamlı bir planlama ile performans yönetim sisteminin planlanması ya da oluşturulması gerekir.
Bununla birlikte, iyi bir performans yönetim sisteminde performans gelişimi için sistemin geliştirilmesi aşamasına da yer verilmelidir Performans yönetim sisteminin oluşturulmasında öncelikle; kim (sistemin sorumluları, çalışanlar), neyi (amaçlar, hedefler), ne zaman (performans dönemi/dönemleri) nasıl (performans değerleme yöntemleri) sorularına yanıt aranır.
Hatırlanacağı gibi, bu sorular, planlama kavramı ile ilgilidir. Planlama kısaca, gelecekte ulaşılmak istenen yerin ve bu yere ulaşmak için nelerin gerçekleştirileceğinin belirlenmesidir. Performans yönetim sisteminin oluşturulmasında üst yönetimin desteği ve önderliği gerekir. Çağdaş performans yönetim sistemi anlayışının temelinde, işletmenin amaçlarına ulaşması için gerekli gelişmenin sağlanması yatar. Bu yönüyle, performans yönetim sisteminin stratejik düzeyde ele alınması gerekir. Üst yönetim, performans yönetim sisteminin tüm aşamalarına destek vermelidir.
Performans yönetim sisteminin geleneksel eğilimine dayanarak, ölçme ve değerlendirme ağırlıklı yürütme aşamasına değil, tüm aşamalarına eş düzeyde önem verilmeli ve bir bütün olarak ele alınmalıdır. Performans yönetim sistemi bir kez oluşturulduktan sonra, yürütme aşamasında sistem sürekli izlenir ve olası sorunlar ya da beklenmeyen durumlara göre gerekli düzenlemeler yapılır. Bu şekilde, performans yönetim sisteminin sürekliliği sağlanmalıdır.
PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİNİ YAPACAK KİŞİLER Çalışanların performans değerlendirmesi geçmişte genellikle yukarıdan aşağı doğru, diğer bir deyişle sadece yöneticilerin astları değerlendirmesi şeklinde yürütülmekteydi. Çağdaş performans yönetimi yaklaşımlarında ise değerlendiriciler olarak çalışanın iş arkadaşları, müşteriler, varsa astları gibi çok yönlü kaynaklardan yararlanıldığı görülür. Bu yaklaşım, farklı kişilerin çalışanın farklı özellikleriyle karşılaşması nedeniyle, daha objektif bir değerlendirme imkânı sağladığından tercih edilmektedir.
Diğer yandan, bazı iş türlerinde üstler ve astlar çok yakın etkileşimde olmayabilir. Bu durumda, örnek olarak, çalışma arkadaşları ya da varsa takım üyeleri daha doğru bir değerlendirme yapabilir. Performans değerlendirmesini yapacak kişinin belirlenmesinde doğru yaklaşım, çalışanla en çok etkileşimde olan kişi ya da kişilerin dikkate alınmasıdır. Bununla birlikte, özellikle çok yönlü performans değerlemesi yaklaşımlarında iş türü, kültür, çalışanların profesyonellik düzeyi gibi etkenler dikkate alınmalıdır.
Performans değerlendirmesini yapacak kişilerin belirlenmesinde yararlanılabilecek yaklaşımlar şu şekilde sıralanabilir: Yöneticiler. Astlar. Çalışma Arkadaşları. Çalışanın Kendisi. Müşteriler.