PROJE YÖNETİMİ Y.Doç.Dr.Aydın ULUCAN
Proje Nedir? Belirlenmiş bir başlangıç ve bitişi olan birbirleri ile ilişkili faaliyetlerin, bir hedefe ulaşmak üzere planlı bir şekilde yürütülmesidir.
Projeler - Operasyonel İşler Projeler Geçici Çabalardır Tek seferliktir Başlangıcı ve sonu vardır Açık bir hedef ortaya konulmuştur Multi disiplinerdir Proje yöneticisi tarfından yönetilir Pekçok alt faaliyeten oluşur. Operasyonlar Süregelen işlerdir Tekrarlanırlar Fonksiyoneldir Gündelik faaliyetleri içerir. Sık değişmez Üretim miktarı ile ölçülür Fonksiyonel sınırlar dahilinde işlerle uğraşılır.
Neden Proje? Büyüme Teknoloji Rekabet Yeni Faaliyet Alanları Yasal Düzenlemeler EtkinliğiArtırma (hız, hassasiyet, güvenlik artırma, maliyet düşürme) İrrasyonel Nedenler (kaynak harcama, elemanları çalıştırma, personeli eğitme )
Proje Örnekleri Deprem Konutları Otoyol inşaatı Metro Internet şubesi kurma TanıtımKampanyası Lokanta açma Kitap Yazma Personel Eğitimi Enformasyon Sistemi Kurma Yeni Ürün Geliştirme Seçim Kampanyası Konser Organizasyonu YazılımGeliştirme Otomobil Kredisi Kampanyası Yeni Bir Cihazın Alımı Reklam Kampanyaları Araştırma ve Geliştirme Programları Şirket Birleşme ve Satınalmaları
Proje Yönetimi Projenin kapsam, süre, maliyet, işgücü, kalite düzeyi gibi gereksinimlerini bilgi, deneyim ve araçları kullanarak sistemli ve dengeli bir şekilde karşılayarak proje hedeflerine ulaşma sürecidir.
Projelerin Örgütle Entegre Yönetilmesi Müşteri Çevrenin Analizi Dış Örgüt misyonu, hedefleri, stratejileri Öncelikler İç Sistem İş DağılımAğacı Şebekeler Kaynaklar Maliyet Kapsam Projeler Projenin Uygulanması Çevre ve Kültür Organizasyon Liderlik Takımlar Ortaklar
Proje Yönetimi Sürecinin Teknolojik ve Sosyokültürel Boyutları Teknik Kapsam İDA Programlar Kaynak Dağılımı Tahmini Bütçeler İzleme Raporları Sosyokültürel Liderlik Problem Çözme Takım Çalışması Pazarlık Politika Müşteri Beklentileri
Proje Yönetimi Parçala Parçala Tanımla Birleştir İzle İDA (İş DağılımAğacı) Gannt Şeması Proje Şebekesi İşyükü Dengelemesi Finansal Durum İzleme Grafikleri
Proje Yaşam Döngüsü Tanımlama Planlama Yürütme Sonlandırma Çaba Düzeyi 1. Hedefler 2. Özellikler 3. Faaliyetler 4. Sorumluluklar 5. Takımlar 1. Programlar 2. Bütçeler 3. Kaynaklar 4. Riskler 5. İşgücü 1. İzleme Raporları 2. Değişiklikler 3. Kalite 4. Tahminler 1. Müşteri Eğitimi 2. Dökümantasyon 3. Kaynak Tahsisi 4. Personel Dağılımı 5. Kazanılan Dersler
Proje Yönetimi Aşamaları PROJE OPERASYONEL İŞ 1 1 PLANLAMA YÜRÜTME İZLEME İzleme Tablo, Grafik, Şebekeleri
Proje Planlaması Bir proje içindeki tüm faaliyetleri tanımlama ve bu faaliyetleri tamamlamak için gereken kaynakları tanımlama sürecidir.
Proje Planlama Sürecinin Çıktıları Projenin hedefi, alternatifleri ve fizibilitesi Yönetilebilir faaliyetlere ayrıştırılmış proje Kaynakları tahminleri ve kaynak planı Birincil proje programı Bir iletişim planı Belirlenmiş proje standartları Belirlenip değerlendirilmiş risk faktörleri Birincil bütçe İş tanımları Yukarıdakilerin hepsinin olduğu proje planı
Proje Hedefi SMART Specific (Özel) Measurable (Ölçülebilir) Attainable (Erişilebilir) Reliable (Güvenilir) Traceable (İzlenebilir)
Proje Özelliklerinin Belirlenmesi Ne ile Uğraşıyoruz? Süreç Geliştirme (maliyet, süre, performans) Bir fırsatı değerlendirme (talep, yeni ürün, yeni pazar, hizmete değer katmak) MIS avantajı (daha iyi bilgi toplama, daha etkin hizmet verme, daha hızlı hizmet verme, otomasyon) Müşteri ilişkilerini geliştirme (Yeni müşteri çekme, yeni pazara girme, segmentasyon)
Proje Özelliklerinin Belirlenmesi Niye uğraşıyoruz? Sürekli iyileştirme politikamız var (müşteri, çalışan, rakip, maliyet) Alternatifler neler? Varsayımlar, projeyi yapmamanın maliyeti, dışarı yaptırabilirmiyiz?) Proje tamamlanınca şu anda olmayan neye ulaşılacak?
Proje Özelliklerinin Belirlenmesi Konular projenin ilgilendirdiği herkes tarafından aynen anlaşılıyormu? Projeyi daha iyi anlamak için hangi tip ekspertizden yararlanabiliriz? Uzmanlar, önceki projeler, Yazılı döküman Süre ve kaynaklarla ilgili proje yapan ile sponsorun beklentileri neler?
Proje Özellikleri Rize ilinde, bireysel ve ticari müşterilere hizmet veren bir şube kurulması. Şube ilk altı ay içinde 5000 yeni hesap açacaktır. 2000 kredi kartı verecektir. 5 trilyon TL lik kredi hacmine ulaşacaktır. İldeki Pazar payının 6 ay içinde %35 e çıkması gereklidir. Şubenin maliyetleri benzer ölçekteki şube maliyetlerini geçmemelidir. Şube 2 ay içerisinde faaliyetine başlamalıdır.
Proje Yönetimi Araçları İşyükü Dengeleme Grafiği İş Dağılım Ağacı ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- ------- Gannt Şeması Finansal Durum İzleme Grafiği Proje Şebekesi $
İş Dağılım Ağacı - İDA Work Breakdown Structure - (WBS) PY nin en önemli kavram ve araçlarından birisidir. Faaliyetlerin mantıksal olarak ayarlanmasıdır. Gerekli detay ve düzeyde hazırlanır. Proje kapsamının grafiksel portresidir.
İDA nın 3 Çıktısı Faaliyetler... Tanıtım karmasının seçilmesi Teklif toplanması... SÜRE Faaliyetlerin Gereksinim Duyduğu Kaynaklar MALİYET HEDEF İŞGÜCÜ MALZEME Faaliyetlerin Sırası (Öncelikler) Faaliyet Öncelik A - B A C A,B...
İDA nın Çıktılarını Belirleme Yöntemleri Toplantılar Önceki Projeler Uzman Görüşleri Kamu Kurumları, Meslek Odaları Internet gibi veri depoları
Gantt Şeması Proje yönetiminde popüler bir araçtır. Her faaliyetin sürelerinin çubuklarla gösterildiği bir grafiktir. Proje programının görsel şemasını oluşturur. Faaliyet bolluklarını* * da gösterir. *(projenin toplam süresini geciktirmeden, bir ffaliyetin süresinde yapılabilecek maksimum kısaltma)
Örnek Gantt Şeması A 2 B C 13 15 D 10 E 18 F G H 15 10 5 0 7 14 21 28 35 42 49
Proje Şebekesinin Çizilmesi Proje şebekesi faaliyetlerin gösterildiği düğümler ve önceliklerin gösterildiği yaylardan oluşur.
Şebeke Çizim Kuralları C Kuralları Faal. Öncelik A - B A C B D B E E C... A B D
EB ES EB ES GB GS Olay Zamanları Zamanları A B GB GS ta tb 1. En Erken Olay Zamanları: Bir faaliyetin en erken başlayıp biteceği zamanlardır. İlk düğümden son düğüme doğru, ok yönünde hesaplanır. EBj = Maks {ESi} ES i =EB i +t i 2. En Geç Olay Zamanları: Bir faaliyetin en geç başlayıp biteceği zamanlardır. Son düğümden ilk düğüme doğru, okların tersi yönde hesaplanır. GS i = Min {GS j } GB i = GS i -t i 3. Faaliyet Bolluğu: Herhangi bir faaliyetin, projenin toplam süresini uzatmadan en fazla ne kadar geciktirilebileceğini verir. s = GBi -EBi Kritik yoldaki faaliyetlerin bolluğu sıfırdır.
ÖRNEK 2 6 6 10 D Faaliyet Önceki F. Süre Personel A - 2 1 B A 1 1 C B 2 1 D A 4 1 E A 4 2 F E 4 1 G F,D,C 1 1 0 2 0 2 A 2 3 7 8 B C G 3 5 10 11 8 10 10 11 2 6 2 6 E F 6 10 6 10 Kritik Yol: A - E - F - G = 11 hafta
GANNT ŞEMASI Faaliyet Önceki F. Süre Personel A - 2 1 B A 1 1 C B 2 1 D A 4 1 E A 4 2 F E 4 1 G F,D,C 1 1 GANNT ŞEMASI HAFTALAR (1) A (1) B (1) C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 PERSONEL İŞYÜKÜ GRAFİĞİ (1) D (2) E (1) F (1) G 5 4 3 2 1 Toplam İşyükü 1 1 4 4 4 3 1 1 1 1 1 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 910111213 HAFTA
Örnek FAALİYET ÖNCEKİ FAALİYET SÜRE A - 6 B - 9 C A 9 D A 6 E B 6 F B 21 G C 12 H D,E 9 I H 6 J G,I 10
Finansal Durum İzleme Grafiği
Proje Tamalanma Analizi
Proje Takımı Farklı Bilgi Farklı Kültür Farklı Mekan İş Yaptıran İzleyen Mühendis Danışman İletişim Çatışma Firma İçi İş Bilgisi Ucuz Güvenli Proje Yöneticisi Firma Dışı Uzman Hatasız Tarafsız Mimar Bilgisayar Programcısı Operasyonel Personel Halkla İlişkiler Uzmanı Pazarlamacı Finansal Analist
Risklerin Sınıflandırılması RİSK ÖNGÖRÜLEBİLEN RİSKLER ÖNGÖRÜLEMEYEN RİSKLER MÜDAHALE EDİLEBİLEN MÜDAHALE EDİLEMEYEN MÜDAHALE EDİLEBİLEN MÜDAHALE EDİLEMEYEN
Proje Formları ve Kontrol Listeleri