BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 1 BİR İŞLETMEDE İŞ ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI Doç.Dr. Selami ÖZCAN 2015
2 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI ÖNSÖZ Küreselleşen dünyada rekabette kızışmaktadır. Küresel aktör olabilmek için işletmelerin ya teknolojik açıdan kendini iyi bir yerde konumlandırması gerekir, ya da verimlilik konusunda çalışmalar yapması gerekir. Verimlilik artırıcı birçok teknik vardır, fakat süresi kısa olan, maliyeti düşük olan, iş ve işletmeye katkısı açısından değerlendirildiğinde iş etüdü çalışması bunların başında gelir. İş etüdü; üretim yönetimi ve insan kaynakları ile doğrudan ilgili olan bir kavram olmakla birlikte işletmedeki tüm faaliyetlerin temelini oluşturur. Mobilya sektöründe faaliyette bulunan bir işletmede zaman etüdü ve simülasyon çalışması yapılmıştır. Standart zamanın hesaplanmasında ve simülasyon çalışmasında Excel, Statistica ve Arena programları kullanılmıştır. Çalışmanın sonunda elde edilen bulgular çerçevesinde işletmeye gerekli önerilerde bulunulmuştur. Bu çalışmanın yapılması ve hazırlanmasında emeği geçen ve desteğini esirgemeyen herkese teşekkürlerimizi iletmek isteriz. Bu çalışmanın basımını gerçekleştiren X yayınevi ve çalışanlarına titiz çalışma ve katkılarından dolayı teşekkür ederiz. Bu çalışma başta özel veya kamu sektörüne yönelik faaliyette bulunan mal veya hizmet üretimi alanında iş yapan her işletmede her kurumda iş ve zaman etüdü ile ilgili temel süreçler bağlamında çalışmanın nasıl yapılacağı ve neler yapılması gerektiği konusunda yol göstermek amacıyla yapılmıştır. İş hayatındaki uygulamalara katkıda bulunmak hedefini gütmektedir. İş etüdü ve zaman etüdü konularıyla ilgili olan ve ilgilenen herkese faydalı olması dileğiyle Nisan 2015 Doç. Dr. Selami ÖZCAN İÇİNDEKİLER
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 3 BİRİNCİ BÖLÜM İŞ ETÜDÜ 1.1. İŞ ETÜDÜNÜN TANIMI VE AMAÇLARI 1.2. İŞ ETÜDÜNÜN KAPSAMI VE ÖZELLİKLERİ 1.3. İŞ ETÜDÜNÜN BÖLÜMLERİ 1.4. İŞ ETÜDÜNÜN AŞAMALARI 1.5. İŞ ETÜDÜNÜN FAYDALARI 1.6. İŞ ETÜDÜNÜN GELİŞİMİ 1.7. İŞ ETÜDÜNDE İNSAN FAKTÖRÜ İKİNCİ BÖLÜM METOT ETÜDÜ 2.1. METOT ETÜDÜNÜN TANIMI VE AMAÇLARI 2.2. METOT ETÜDÜ VE ÜRETİM FAALİYETLERİ 2.3. METOT ETÜDÜNÜN AŞAMALARI 2.4. HAREKET EKONOMİSİ PRENSİPLERİ ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İŞ ÖLÇÜMÜ 3.1. İŞ ÖLÇÜMÜNÜN TANIMI VE ÖNEMİ 3.2. İŞ ÖLÇÜMÜNÜN KAPSAMI VE AMAÇLARI 3.3. İŞ ÖLÇÜMÜNÜN FAYDALARI 3.4. İŞİ KISIMLARA AYIRMA, İŞLE İLGİLİ ZAMANLAR 3.5. İŞ ÖLÇÜMÜNÜN AŞAMALARI 3.6. İŞ ÖLÇÜMÜNDE KULLANILAN TEKNİKLER DÖRDÜNCÜ BÖLÜM MOBİLYA ÜRETİMİ YAPAN BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ VE SİMÜLASYON ÇALIŞMASI 4.1. ŞİRKET HAKKINDA GENEL BİLGİLER 4.2. ÇALIŞMANIN YAPILDIĞI ZAMAN ARALIĞI 4.3. ÇALIŞMANIN AMACI VE KAPSAMI 4.4. İŞ AKIŞ VE PROSES ŞEMALARI 4.5. ZAMAN ETÜDÜ UYGULAMASI 4.6. SİMÜLASYON ÇALIŞMASI 4.7. İŞLETMEDE YAPILAN İYİLEŞTİRMELER
4 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI GİRİŞ İş etüdü çalışması, işletmelere rekabet ortamında faaliyette bulunabilme imkânı sağlar. Rekabet edebilmenin en temel şartı da eldeki mevcut kaynakları (makine, malzeme, iş gücü, sermaye, bilgi ve teknoloji) etkin ve verimli kullanmaktan geçer. İş etüdü az bir masrafla, başarılı bir insan yönetimiyle bir dizi iyileştirici çalışmaların yapılmasına katkıda bulunur. İşin doğru yapılması için iş, kısımlara ayrılmalı mıdır? Her işin iş analizi yapılabilir mi? Sorularına cevaplar elbette evet şeklinde olacaktır. Verimliliği ve kaliteyi artırmak için her zaman daha iyi bir yol veya metot vardır. Bu sebeple iş etüdü çalışmaları sadece üretimde değil işletmenin her alanında uygulanabilir. İşletmenin ilk yıllarında kuruluş heyecanı ile işlerin yapılışında pek problemler yaşanmaz, ne zaman ki çalışanların ve yapacakları işlerin sayısı artar, o zaman iş ve görev tanımları, iş değerlemesi ve her bir işin ayrıntılı olarak ele alınması ihtiyacı ortaya çıkar. Bu çalışma dört bölümden meydana gelmiştir. Birinci bölümde iş etüdünün tanımı, kapsamı, önemi ve faydalarından bahsedilerek iş etüdünün gelişimi ve iş etüdü uygulamasında insan faktörünün önemine değinilmiştir. İkinci bölümde metot etüdü hakkında teorik bilgiler verilerek metot etüdünün tanımı, aşamaları ve üretim faaliyetleri açısından önemi üzerinde durulmuştur. Üçüncü bölümde işe iş ölçümünün amacı, temel aşamaları üzerinde durularak iş ölçüm teknikleri tek tek ele alınmıştır. Dördüncü bölümde ise, bir işletmede zaman etüdü ve simülasyon çalışması yapılmıştır. Bu araştırma ve uygulama çalışması, uygulanabilirliği yüksek olan iş etüdü tekniklerinden zaman etüdü ve simülasyon çalışması hakkında bir değerlendirmeden ibarettir. Bu çalışma uygulama ağırlıklı bir araştırmayı içerir. Araştırmaya konu olan işletme, Türkiye nin önde gelen mobilya firmalarından biridir. Araştırma yapılan işletme, 1980 yılına yakın bir zamanda kurulmuş olup, şu anda toplam 4 ayrı tesiste, 74.000 m² kapalı alanda, tecrübeli, kalifiye personeli, teknik ve yönetici kadrosu ile elektronik makinelerle dünya standartlarına uygun üretim yapmaktadır. Çalışmada veriler bizzat işletmeye gidilerek gözlem ve kayıt formlarına yazılarak toplanmış ve standart zamanların tespitinde ve simülasyon hesaplamalarında excel, statistica ve arena paket programları kullanılmıştır. Bu çalışma başta özel veya kamu sektörüne yönelik faaliyette bulunan mal veya hizmet üretimi alanında iş yapan her işletmede her kurumda iş ve zaman etüdü ile ilgili temel süreçler bağlamında çalışmanın nasıl yapılacağı ve neler yapılması gerektiği konusunda yol
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 5 göstermek amacıyla yapılmıştır. İş hayatındaki uygulamalara katkıda bulunmak hedefini gütmektedir.
6 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI BİRİNCİ BÖLÜM İŞ ETÜDÜ 1.1. İŞ ETÜDÜNÜN TANIMI VE AMAÇLARI 1.1.1. İş Etüdünün Tanımı İş etüdünün tanımını yapmadan önce iş kavramının tanımını yapacak olursak; işletme açısından iş, bir fayda sağlamak için girişilen beşeri faaliyetler dizisidir (Kobu, 1999: 328). Bu tanıma göre iş ile ilgili şu söylenebilir. İş, üretim sistemi içinde belirli amacı gerçekleştirmek için birbiriyle ilişkili faaliyetler zincirinin her bir halkasını ifade eder. İş etüdü açısından iş, bir üretim/hizmet sistemindeki üretim faktörlerinin ortak hareket ederek görevlerini yerine getirmesidir.(doğruer, 2008:13) Fiziki bir mal veya hizmet üreten işletmelerin amaçları arasında verimlilik seviyesini yükseltmek, kapasite ve kaliteyi arttırmak, maliyetleri düşürmek ve çalışma ortamını insan yapısına uygun hale getirmek sayılabilir. Söz konusu amaçlar doğrultusunda ilerlemek için iş etüdü çalışmalarının yapılması gerekir. Belirtilen amaçlar iş gücü, makine, malzeme ve teçhizattan daha etkin ve verimli bir şekilde faydalanarak gerçekleştirilebilir (Tanyaş, 1995:48). Mal ve hizmet üretimi yapan işletmelerin amaçları doğrultusunda iş etüdü kavramını tanımlayacak olursak; iş etüdü, işletme amaçlarına uygun etkin ve verimli üretim yapmaktır. İş etüdü, iş gücü, makine, malzeme ve teçhizattan oluşan üretimde kullanılan üretim faktörlerinden daha yüksek kalite ve verimlilik, daha düşük maliyet ve daha insana yakışır çalışma ortamının hedeflendiği, mevcut işler analiz edilerek yeniden tasarlandığı yeni iş metoduna ait standart zamanın hesaplandığı çalışma olarak ifade edilebilir. İşletme yöneticileri üretim sürecinde yapılmakta olan iş ve işlemleri iş etüdü ile inceleyerek karar verirler. Buna göre (Tekin, 1996:153) iş etüdü; işletmelerde kullanılmakta olan üretim faktörlerinden verimli bir şekilde yararlanabilmek için bu faktörler arasındaki ilişkilerin sistematik bir biçimde düzenlenerek ölçülmesi amacıyla yapılan çalışmalara denir. Konuyla ilgili kaynaklar incelendiğinde iş etüdü kavramı yerine bazen çeşitli isimler kullanıldığı görülmektedir. Bunlar iş analizi, hareket ve zaman etüdü, metot analizi, iş ölçümü, iş basitleştirme ve iş tasarımı gibi kavramlarla ifade edildiği görülmektedir.
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 7 İş etüdü belirli bir işin sorumlulukları ve yapılış işlemleri ile ilgili bilgilerin toplanması ve toplanan bu bilgilerin incelenmesi süreci olarak tanımlanabilir(şenatalar, 1978:73). Bir diğer tanıma göre iş etüdü, insan, makine, malzeme arasında oluşan tüm etkileşimleri verimliliğe dönüştürmeye çalışan yeni iş metotları geliştirerek işin kalitesini artıran sistematik bir iş ölçüm tekniğidir. (Kurt ve Dağdeviren, 2003:3) Son olarak iş etüdü tanımını şöyle yapabiliriz; iş etüdü; gelişme imkânı oluşturabilmek amacıyla belirli bir olayı ya da etkinliği ekonomiklik ya da etkenlik yönünden etkileyen tüm kaynakları ve faktörleri sistematik olarak araştırmaya yönelik ve insan çalışmasını geniş kapsamda inceleyen bir teknik olup özellikle metot etüdü ve iş ölçümü teknikleri için kullanılan genel bir terimdir.(akal, 1991:31) İş etüdü çalışmaları sanayi malı üreten işletmeler için kullanılan bir teknik olduğu gibi hizmet üretimi yapan işletmeler için de çok rahatlıkla kullanılabilir. İş etüdü, işletmede yapılan her türlü işin belirli bir sistem çerçevesinde ele alınmasını sağlar. Bu bağlamda iyi bir iş etüdü, bir işte minimum ve maksimum performansları tespit edecek kadar ayrıntılı ve çok fonksiyonlu ve teknolojik değişikliklere adapte edilebilir olmalıdır. 1.1.2 İş Etüdünün Amaçları Mal veya hizmet üreten tüm üretim sistemlerinde iş etüdünün kullanılmasının nihai amacı, yeni metotlar geliştirerek yapılan işin standart zamanının tespiti yoluyla verimliliği artırmaktır. Bu sonuca ulaşmak için birtakım alt amaçların gerçekleşmesi gerekir. Söz konusu amaçlar gerçekleştirilmeye çalışılırken uyulması gereken temel varsayımlardan biri, mevcut işler için tanımlanan fonksiyonlardan herhangi bir kayba izin verilmemesi gereğidir. Bu şekilde tanımlanmış bir işle ilgili faaliyetler, bu işin yapılmasından beklenen fonksiyonlar dikkate alınarak değerlendirilir. Söz konusu amaçlar yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda aşağıdaki gibi ele alınabilir:(kuruüzüm, 1992:31-32) 1. Gereksiz faaliyetlerden kurtulmak Üretimde iş etüdü tekniğinin kullanımıyla elde edilmesi beklenen somut sonuçlardan biri gereksiz faaliyetlerden kurtulmaktır. Amacın temel felsefesi, bir işi en iyi yapmanın yolu onu en az hareketle gerçekleştirmekten geçer. Bu yaklaşım aslında bir yaşam felsefesi olarak genelleştirilmektedir. Burada elimine edilmeye çalışılan gereksiz faaliyetler, genel olarak emek ile ilgili olanlardır. Böyle bir ayıklama ise işgücü maliyetlerinde azalmaya neden olacaktır.
8 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI 2. Gerekli faaliyetleri en ekonomik şekilde gerçekleştirmek Bu amaç ile ilgili bazı özellikleri incelemeden önce, bir işin yapılışının hiçbir zaman en iyi bir çözümü yoktur. Çünkü en iyi, iyinin düşmanıdır. Her zaman daha iyi bir yöntem bulunabilir. Zaten bu varsayımdan hareketle iş etüdü çalışması, dinamik bir yapıya sahiptir denebilir. Burada önemli olan, bir işin yapılışı ile ilgili olarak daha iyi bir yöntemin araştırılmasına ihtiyaç var mıdır, sorusuna verilecek cevaptır. Normal şartlar altında bir işin yapılış biçimini en ekonomik şekilde düzenlemek, her şeyden önce kalifiye iş gücünden maksimum seviyede istifade etmekle mümkündür. 3. Uygun metodu tanımlamak ve standartlaştırmak Bu amaçla gerçekleştirilmeye çalışılan, uygun olduğuna karar verilen metodun tanımlanması ve standartlaştırılmasıdır. Tanımlamaktan maksat, işin yapılış şeklini yazılı olarak belirlemektir. Standartlaştırma ise işin yapılış şekli, kişiye ve zamana bağlı olmaksızın hep aynı hareketle yapılmasıdır. Böylece tanımlanmış ve standartlaştırılmış bir işin kim tarafından ve ne zaman yapıldığı, işin yapılması sırasındaki hareketler itibariyle fark etmez. Bunun için genellikle iş, ayrıntılı olarak tanımlanabilecek şekilde kısımlara (yani faaliyetler veya daha alt seviyede hareketler olarak) ayrılır. 4. İş ile ilgili doğru zaman standartlarını tespit etmek İş etüdünün nihai amacı olan verimliliği artırmanın analitik ifadesi, bu amacın gerçekleştirilmesi ile sağlanır. İşe uygun vasıf taşıyan işçinin belirli bir faaliyeti normal hızda ve ne kadar standart zamanda yapılabileceğini tespit etmekle ilgilidir. Sistemdeki faaliyetlerin zaman standartlarının hesaplanmasıyla planlama, programlama, maliyetlerin tahmini, işçi ücretlerinin kontrolü ve teşvikli ücret sistemlerinin oluşturulmasına yönelik çalışmalar için temel girdi bilgilerden biri elde edilmiş olur. Toplam iş süresinde etkin olmayan süreleri tespit edip ortadan kaldırmak ve o iş ile ilgili standart olan süreyi tespit etmek en önemli amaçları arasındadır. 5. Üretim kaynaklarından maksimum fayda elde etmek Verimlilik artışının temel göstergelerinden biridir. İş etüdü çalışmaları sonucunda başta emek olmak üzere diğer üretim faaliyetlerini de içine alacak şekilde istifade oranı artar. Bu artış, aynı çıktıyı daha az faktör ile elde etmek veya aynı faktör kullanımıyla daha fazla çıktı elde etmek şeklinde ortaya çıkabilir.
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 9 6. İş gücünü eğitmek Uzun, yorucu ve sabırlı bir gayret gerektiren iş etüdünden beklenen sonuçların elde edilebilmesi için her şeyden önce bu çalışmayla ilgili tüm çalışanların eğitilmesi gereklidir. Bu eğitimin üç ana boyutu; vardır. Etüdü gerçekleştirecek analistin eğitimi, etüt sonuçlarını uygulayacak işçilerin eğitimi ve yöneticilerin eğitimidir. 7. Mevcut çalışma şartlarından daha iyi çalışma ortamına geçmek Yukarıda belirtilen amaçların yanı sıra iş etüdünün dolaylı bir amacı da çalışma şartlarını iyileştirmektir. Fiziksel açıdan bu özellikle ergonominin desteğiyle gerçekleştirilir. Diğer taraftan iş barışı açısından ise ücretlendirme, iş değerlendirme ve isteklendirme gibi yönetim teknikleriyle birlikte önemli bir yere sahiptir. 8. Personel seçiminde iş ile ilgili kıstaslar oluşturmak Bu maddede amaç, çalışılacak iş ile ilgili çalışanda ne tür özelliklerin olması gerektiğini ortaya koyarak çalışanda iş tatmini sağlamaktır. Daha doğrusu işe uygun eleman seçmektir. 9. Çalışanların yaptığı iş ile ilgili karşılarına çıkabilecek belirsizlikleri azaltmak Çalışanlardan neler beklendiği ve bu beklentilerin nasıl karşılanması gerektiği konusundaki belirsizlikleri hazırlanan iş tanımları, iş formları, iş gerekleri ile ortadan kaldırmak veya en az seviyeye indirmektir. Yukarıdaki amaçlardan da anlaşıldığı üzere iş etüdü emek yoğun sektörlerde uygulanması başarı şansını artırır. Teknoloji yoğun sektörlerde de uygulanabilir, fakat emek yoğun sektörler için daha uygun bir tekniktir. İş etüdünün hedefleri arasında işletmenin ekonomikliğini arttırmak ve işi insana uygun hale getirmek vardır. 1.2 İŞ ETÜDÜNÜN KAPSAMI VE ÖZELLİKLERİ İş etüdü tanımından anlaşılmaktadır ki; iş etüdü çalışması ağırlıklı olarak iş gücü faktörünü ve onunla ilgili faaliyetleri ihtiva etmektedir. Mevcut bir işin veya faaliyetin gerçekleştirilmesinde en önemli unsura (kalite, miktar, süre, hız, maliyet vb.) bakılarak o işin emek yoğun mu yoksa teknoloji yoğun mu olduğuna karar verilir. Buna göre iş etüdü yukarıdaki amaçları gerçekleştirmek üzere çok rahatlıkla emek yoğun faaliyetlerde yapılan analizlerde kullanıldığı söylenebilir. Ancak işin yapılmasında emekle birlikte diğer üretim faktörleri (makine, malzeme, araç-gereç, tezgâh ve yerleşim şekli gibi) üzerinde de dolaylı analizler gerçekleştirilebilir. Bu tür analizlerde
10 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI yapılacak değişikliklerin boyutu, çalışmanın tutacağı süre ve toplam maliyet önemli bir kısıtlayıcı faktördür. Sadece iş etüdü çalışmasıyla emek dışı faktörlerde köklü değişikler oluşturacak çalışma ve uygulamalardan uzak durmak gerekir. Zira iş etüdü ile işyerinin yeniden düzenlenmesi, tezgâh veya makine yenilenmesi ya da teknolojik değişiklik yapılması gibi maliyeti yüksek, uzun sürede gerçekleştirilebilecek kararların alınması doğru değildir. Bu tip kararlar için uygun tekniklerin (örneğin yenileme ve yerine koyma, işyeri düzenleme, rotalama vb.) kullanılması, alınacak kararların etkinliğini arttıracaktır. (Kurt, Dağdeviren, 2003:4) En uygun çalışma metodunun ortaya çıkarılması ve geliştirilmesi, aslında üretim, insan kaynakları ve diğer bölümlerin karşılaştıkları sorunların çözümüyle ilgili bir konudur. İş etüdü, ilk uygulamalarından günümüze kadar geçen süre içerisinde bir sorun çözme tekniği olarak karşımıza çıkmaktadır. İş etüdü, olaylara veya problemlere bilimsel ve sistematik bir tarzda bakabilmeyi öğreten bir özellik taşımaktadır. Böylece problemi bir bütünlük içerisinde ele alarak fakat adım adım ilerleyerek çözüme gitmeye çalışır. İş etüdü ve özellikle metot etüdünün bir tür orijinal fikirlerle problem çözme tekniği olması dolayısıyla bilimsel yöntemi kullanması, kaçınılmaz bir gerekliliktir. İş etüdü çalışmalarının kapsamı; görevleri, kullandıkları metot ve teknikler, kullandıkları alet ve edevat, ürettikleri mal ve hizmetler, işleri ile ilgili gerekli olan bilgi, yetenek ve özellikleri hakkında bilgi toplamaktır. 1.3.İŞ ETÜDÜNÜN BÖLÜMLERİ İş etüdü biri işlerin daha basit ve verimli şekilde yapılma imkânlarını araştıran ve yeni metotlar geliştiren, diğeri işi oluşturan faktörlerin miktarlarını ve standart süreyi tespit etmeye çalışan iki temel faaliyetten ibarettir. İş etüdü konusunda yapılan tanımlar incelendiğinde görülecektir ki etüt iki ana bölümden oluşmaktadır. Bunların ilki metot etüdü, yeni metot geliştirme ve iş basitleştirmedir. Metot geliştirme ve iş basitleştirme, işin birim başına daha az masrafla, daha kısa sürede ve daha kolay yapılabilmesini sağlamak amacıyla bütün faaliyetlerin sistematik incelenmesi ve geliştirilmesidir. İkincisi ise iş ölçümü standart sürenin hesaplanması için geliştirilen tekniklerden istifade ederek yapılan ölçümler olarak adlandırılır. Teoride bu bölümler, art arda gerçekleştirilmesi gereken ana aşamalar olarak ifade edilmesine rağmen uygulamada da önceden tanımlanmış işler için gerektiğinde doğrudan iş ölçümü yapılabilmektedir. Zira metot etüdüne göre daha kolay ve sonuçları itibariyle daha analitik bir yapısı vardır. Hâlbuki üzerinde metot etüdü çalışması yapılan işlerin, verimliliği ne kadar değiştirdiğini ölçebilmek için yeni bir iş ölçümü çalışması yapmak gerekir. Dolayısıyla belirli bir iş veya sürecin, iş etüdü tekniği ile incelenmesinden beklenen faydalara göre bu bölümlerden; farklı sıralarda, farklı tekrarlarda ve farklı oranlarda istifade edilebilir. İş etüdü ile üretimin planlanması ve kontrolü
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 11 kolaylaşır, işçilik maliyetleri düşer ve teşvikli ücret sisteminin kurulmasına yardımcı olur. İşlerin en küçük ayrıntısına kadar incelenmesi üretimin planlanması ve kontrolü ile de yakından ilgilidir. Bu sistemler aşağıdaki Şekil 1.1 de gösterilmektedir. İŞ ETÜDÜ METOT ETÜDÜ İŞ ÖLÇÜMÜ MEVCUT İŞ YENİ İŞ KAYIT METODU MEVCUT/ÖNERİLEN METODUN İNCELENMESİ DİREKT İŞ ÖLÇÜMÜ ZAMAN ETÜDÜ (ZAMAN VE ORAN UNSURLARI) ENDİREKT İŞ ÖLÇÜMÜ SENTETİK ZAMANLAMA İŞ METODUNUN TANIMLANMASI VE GELİŞTİRİLMESİ İŞ METODUNUN YERLEŞTİRİLMESİ VE DEVAM ETTİRİLMESİ İŞ ÖRNEKLEMESİ (HER BİR FAALİYETİN ZAMAN % HESABI) TOLERANSLARI TESPİT ETMEK Şekil 1.1: İş Etüdünün Yapısı Kaynak: Wild, 1992: 111 (BİRİM ZAMANLARI OLUŞTUR) (ZAMANI TAHMİN ETME VE OLUŞTUR MA) Metot etüdü, daha kolay, daha etkin metotların geliştirilmesi, uygulanması ve maliyetlerin düşürülmesi amacıyla bir işin yapılışındaki mevcut ve önerilen yolun bir bütün olarak kaydedildiği, incelendiği ve analiz edildiği süreçtir. İş ölçümü ise, nitelikli bir işçinin belli bir işi belli bir çalışma hızıyla yapması için gereken zamanı tespit etmek amacıyla geliştirilmiş tekniklerin uygulanmasıdır. İş etüdünün alt teknikleri hakkındaki bilgiler diğer bölümlerde ayrıntılı olarak ele alınacaktır. Metot etüdü mevcut işin kapsama alanının daraltılması, iş ölçümü ise kayıp zamanları elimine etmek PMTS ANALİTİK TAHMİN İŞ İÇİN STANDART ZAMANIN HESAPLANMASI
12 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI şeklinde ortaya çıkar. Bu iki faaliyet bir birinin tamamlayıcısıdır. Bu iki faaliyet sonucunda işletmenin verimliliği artar ve birim maliyetler düşer. 1.4 İŞ ETÜDÜNÜN AŞAMALARI Kapsam ve özellikler bölümünde de açıklandığı gibi iş etüdü, genel anlamda Taylorizm olarak bilinen bilimsel yönetim prensiplerini uygulayarak verimliliği artırmaya yönelik problemleri çözmeye çalışır. Doğal olarak tekniğin kendine özgü yapısı gereği bu adımların sayısı değişecek fakat temel felsefe aynen kalacaktır. Metot etüdü ve iş ölçümü bölümleri kapsayan tam bir iş etüdü çalışması 8 ana aşamadan oluşur. Bunlar (Kuruüzüm, 1992:34; Akal, 1997:38): 1. Aşama: Etüdü yapılacak işin veya sürecin seçimi, 2. Aşama: Seçilen iş veya süreçle ilgili bilgilerin toplanması ve uygun kayıt formlarına kaydedilmesi, 3. Aşama: Kaydedilen verilerin incelenmesi ve analiz edilmesi, 4. Aşama: Analiz sonucunda en ekonomik metodun geliştirilmesi, 5. Aşama: Geliştirilen metodun ihtiva ettiği iş miktarının ölçülmesi, 6. Aşama: Yeni metodun ve buna bağlı standart zamanın hesaplanması, 7. Aşama: Yeni metodun ve sürenin onaylanarak, standart uygulama olarak sisteme yerleştirilmesi, 8. Aşama: Yeni standardın iyi bir kontrolle devam ettirilmesi Yukarıdaki 8 aşamadan 1.6.7.ve 8. aşamalar metot etüdü ve iş ölçümü için ortak aşamalardır. 2.3. ve 4. aşamalar ise doğrudan metot etüdüyle ilgiliyken 5. aşama ise iş ölçümü ile ilgilidir. Görüldüğü gibi bu 8 aşamayı, ilgi alanları itibariyle iş etüdünün bölümlerine göre tasnif etmek mümkündür. Bununla birlikte her bir bölümün kendine özgü ve daha detaylı adımları mevcuttur. Her birinin adımları ayrı ayrı daha sonraki bölümlerde ele alınacaktır. Tablo 1.1: Metot Etüdü ve İş Ölçümünün Aşamaları Metot Etüdü İş Ölçümü 1 Etüt edilecek işin seçimi Etüt edilecek işin seçimi 2 Kayıt Kayıt 3 İnceleme Analiz işlemi 4 Geliştirme İş ölçümü 5 Yeni metodun tanımlanması Normal zamanın hesaplanması 6 Yeni metodun yerleştirilmesi Standart zamanın hesaplanması 7 Kontrol ve sürekliliğin sağlanması Tanımlama ve ilişkilendirme Kaynak: Muhlemann, Oakland, Lockyer, 1992: 227
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 13 1.5 İŞ ETÜDÜNÜN FAYDALARI İş etüdü, işletmenin elindeki kaynakları etkin kullanarak üretim miktarını ve maliyeti doğrudan etkileyebilmektedir. Etkin bir iş etüdü ile çok az masraf veya hiçbir yatırım yapılmadan önemli artışlar sağlanabilmektedir. İşletmelerde verimliliği etkileyen çok sayıda faktör bulunmaktadır. Bu faktörler arasında mevcut işlemler ve iş metotlarının etkinliği önemli bir yere sahiptir. İş etüdü ile mevcut işlerin, süreçlerin ve iş metotlarının etkinliği artırılarak işletmenin verimliliği yükseltilebilir. İş etüdü ile işletmenin mevcut metodunda bir takım değişiklikler yapılmak sureti ile işletmenin maliyetlerinde önemli düşüşler ve toplam karlılıkta önemli artışlar ortaya çıkar. İş etüdü, üretim sürecinde karşılaşılan problemlerin incelenmesinde ve çözümlerin sağlanmasında sistematik bir yaklaşımı ön planda tutmaktadır. Bu amaçla iş etüdü, işletmede belirli bir bölüm tarafından yeterli elemanlar kullanılarak yapılmalıdır. (Tekin, 1996:157 158) Uzun vadede verimliliği arttırmanın en iyi yolu yeni süreç teknolojileri kullanmaktan geçer. Fakat bunu için iç ve dış kaynaklı sermayeye ihtiyaç vardır. Bu yolla verimlilik artışı iş imkânlarını genişletmeyi engeller. Bir işletme, mevcut işini daha iyi yapma yollarını araştırmalıdır. Bu işi, daha iyi nasıl yapabilirim, sorusuna cevap bulmaya çalışmanın birçok faydası vardır. Bu bağlamda iş etüdü çalışmasıyla işletmenin ilgili birim ve departmanlarında aşağıdaki faydalar meydana gelir (Tekin, 1996:157, Kurt ve Dağdeviren, 2003:7). 1. İş yeri düzeni geliştirilerek işyerinde etkin ve verimli çalışabilmek mümkün hale gelir. 2. İş etüdü, araç-gereç ve mamul tasarımının geliştirilmesine katkı sağlar. 3. İş etüdü, işletmede yenilikçi ürün, üretim ve müşteri politikalarının geliştirilmesini sağlar. 4. İş etüdü, çalışma ortamında rahatlık sağlar. 5. İş etüdü, makine, araç-gereç ve işgücü kullanımında esneklik sağlayarak işyeri düzenini dinamik bir yapıya kavuşturur. 6. İş etüdü, üretim planlama ve kontrolü sağlıklı veri girişi sağladığı için daha doğru planların yapılmasını sağlar. 7. İş etüdü, kalite ve stok kontrolünde etkinliği artırır.
14 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI 8. İş etüdü, işçilik maliyetlerinin gerçeğe uygun olarak tespitini yapacağından daha adil bir ücret sisteminin uygulanabilmesini mümkün kılar. 9. İş planlaması ve görev dağılımında sistematik iş etüdü, işletmede yapılmakta olan işlerin doğru yerlerde, doğru kişiler tarafından ve doğru şekilde yapılmasını sağlar. 10. İş etüdü, mevcut üretim metodunda bir takım değişiklikler yapılmasını sağlayarak işletmenin işgücü, makine ve sermaye verimliliğinin artmasına katkıda bulunur. 11. İş etüdü, işletmede etkin bir üretim planlanmasının yapılmasını sağlar. 12. İş etüdü, insan kaynakları yöneticilerine performans değerlemede, ücret değerlemede, ödüllendirme ve cezalandırma sistemini kurmakta çok faydalı olan araçlardan biridir. 13. İş etüdü, bütün sanayi kollarında ve çok çeşitli işletmelerde geniş bir uygulama imkânına sahip bulunmaktadır. Özellikle emek yoğun sanayilerde ve işletmelerde daha etkin sonuçlar sağlayabilmektedir. 14. İş etüdü, işletme yöneticilerin kullandığı etkili araçlardan biri olup sağlıklı kararlar vermelerine yardımcı olur. Netice olarak iş etüdünün işletmede yapılan bütün işlere az veya çok olumlu katkısı olur. 1.6. İŞ ETÜDÜNÜN GELİŞİMİ İş etüdü uzun yıllar zaman ve hareket etüdü olarak ifade edilmiştir. Ama tekniğin gelişimi ve çok geniş bir uygulama alanı bulması sonucu bu eski başlığın çok dar ve yeterince açıklayıcı olmadığı görüşüne varılmış ve günümüzde yaygın olarak kullanılan bu teknik iş etüdü olarak anılmaya başlamıştır. Hareket, faaliyet olarak ifade edilen iş kavramı çok eskilere dayanmaktadır. İş etüdü kavramının ise yaklaşık son 200 yıllık bir bilimsel geçmişi vardır. Son 200 yıldan beri iş etüdü konusunda bir çok şirket ve çok sayıda bilim adamı çalışma yapmıştır. Bunlardan en önemlileri ise Frederick Taylor, Adam Smith, Eli Whitney, Peronnet, Robert Owen, Charles Babbage, Henry Ford, Frank ve Lillian Gilberth, Henry Gantt, Asa Bertrand Segur, Carl Barth, Elton Mayo, Harrington Emerson, Harold B. Maynord; Gustove J. Stegemorton ve John L. Schwab, Ralph Barnes, Marvin Mundel, Charles Bedaux tur. Bu bilim adamlarının iş etüdüne katkıları aşağıdaki Tablo 1.2'de gösterilmiştir.
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 15 Tablo 1.2: İş Etüdüne Katkı Sağlayan Bilim Adamları ve Katkıları Bilim Adamları Katkıları 1. Peronnet (1760) Toplu iğne imalatı konusunda hazırladığı iş etüdü çalışması şu şekildedir: 10 işçi, her işçi parçanın tümünü tek başına tamamlamakta ve günde toplam 200 toplu iğne imal etmekteydi. İş akışını 18 işleme ve bu işlemleri basit düzenekler yardımıyla işyeri ve üretim aracı düzenlemesiyle 10 işçiye dağıtan Peronnet, günlük imalatı 18.000 toplu iğneye çıkartmış, yani performansı 240 kat arttırabilmiştir. 2 Adam Smith İşin kısımlara ayrılması ve iş bölümü çalışması yapmıştır. (1723-1790) 3 Eli Whitney (1799) İşin parçalara ayrılması ve maliyet hesabı ile ilgili çalışmalar yapmıştır. 4 Robert Owen (1771-1858) 5 Charles Babbage (1791-1864) 6 Frederick W.Taylor (1856 1915) 7 Frank Gilberth (1868-1924) ve Lillian Gilberth (1878-1972) Bir zanaat atölyesinde 1830 lu yıllarda, personel yönetiminin gerçek babası olarak bilinen, yalnızca tesis yerleşim düzeni değil, aynı zamanda çalıştığı işçilerin kullandıkları metotlar üzerine de çalışmıştır. İş bölümü, iş basitleştirme, zaman etüdü, uzmanlaşma ve reorganizasyon vb. alanlarda çalışma yapmıştır. Standartlaştırma, organizasyon, hareket ve zaman etüdü, işgücü (işe uygun eleman seçimi) verimi, iş yeri düzeni vb alanlarda çalışma yapmıştır. Başlangıçtaki çalışmaları iş tasarımına ilişkin olmakla birlikte, 1881 yılında Midvale Çelikte demir taşıma işleminde günlük ücreti $1.15 dan $1.35; taşınan yükü 12,5 ton/gün, 47 ton/gün çıkarmıştır. Her bir iş için tasarladığı özel kürek ile malzeme nakli maliyetini 8 cents'ten 3 cents/ton'a düşürdü. Bu nedenle de iş ölçümünün kurucusu olarak bilinir. Frank, sürekli olarak yaptığı işin nasıl daha iyi olabileceği konusunda kendisine ve çevresindekilere sorular yöneltmiştir. İnşaat işlerinde büyük başarılar kazanmış ve kendi inşaat firmasını kurmuştur. Çalışırken yaptığı yeni ayarlanabilir bir iskele tasarımı ve hareket etüdü ile bir işçinin bir saatte ördüğü tuğla sayısını yaklaşık %200 lük bir artışla, 18 hareketi 4,5 harekete düşürmüş ve tuğla sayısını da 120 den 350 ye çıkarmıştır. Gibreth, iş etüdünü inşaat, kanal yapımı, eğitim, tıp ve savunma konularında uygulamıştır. Bir davranış bilimcisi olan eşi Lilian ise insanların çalışma davranışlarının çözümlenmesine yönelik araştırmalarıyla da önemli katkılar sağlamıştır. GILBRETH in özellikle üzerinde durduğu konulardan diğeri de temel hareketlerin çözümlemesi olmuştur. İnsanın temel hareketleri sınıflandırılmış ve bunlara adından hareketle THERBLIG adı verilmiştir. İş analizlerinde Mikro hareket Etüdü ile cyclegraphic ve chronocyclegraphic analiz tekniklerini geliştirdiler. Kronometre ile zaman ölçümü, iş akışı için kesin bir gösterge olmadığı düşüncesi ile red etmiş ve çalışmalarını ışık izi tekniği ile fotoğraf ve film çekerek saptamıştır. Önceden Saptanmış Hareket-Zaman Sistemleri'nin gelişmesine zemin hazırlamıştır
16 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI Tablo 1.2'nin Devamı 8 Asa Bertrand Segur 1886-1975 Hareket-zaman analizi (Motion-time Analysis-MTA) konusunda çalışmıştır. 9. Henry Ford (1863-1947) İşçilerin Günlük Ücretini $2'dan $5'a çıkarma kararını ilan etmiştir. Yeni modelinin satış fiyatı $850 iken $300'a düşmüştür. Bu, Ford'un otomobil endüstrisinde nakil bantları yardımıyla akış hattında imalat ilkesini uygulamaya başlatmasıyla sağlanabilmiştir. İş organizasyonu ve iş tekniği alanında bir dönem başlatmıştır. İş ihtiyaçlarının ve bir faaliyeti gerçekleştirmenin metodu için yapılan çalışmalar günümüzde iş tasarımı veya metot etüdü olarak isimlendirilmektedir. 10 Carl G. Barth (1860-1939) Zaman etüdünde yorgunluk paylarının belirlenmesi konusunda çalışmalar yapmıştır. 11 Charles Bedaux (1887-1944) 12 Henry Laurence Gantt (1861-1919) 13 Harrington EMERSON (1853-1931) 14 Elton Mayo (1880-1949) 15 Harold B. Maynord, Gustove J. Stegemorton ve John L. Schwab (1946) 16 Ralph M. Barnes (1900-1984) 17 Marvin E.Mundel (1916-1996) Zaman etüdü çalışmalarında, fiili (gözlenen) süre üzerinde durmuştur. Bu değerlerin normal süreye dönüştürülmesi için işçinin çalışma hızının derecelendirilmesi gereğini ortaya Charles atmıştır. Kendi ismiyle anılan ve özellikle üretim çizelgelemesinde çok sık kullanılan GANTT Şemasını ve Gantt primli ücret sistemini geliştirmiştir. Üretim çizelgelemesi, gözlenmesi ve makine kullanım planlarının hazırlanmasında kullanılmaktadır. Primli ücret sistemine göre, standart olarak belirlenen çalışma hızından daha hızlı çalışan işçilere belirli oranda teşvik edici prim ödenmesini önermiştir. Santa Fe Demiryolu işletmesi'nde işlem çözümleme ilkelerini uygulamıştır. İşletmeyi yeniden düzenleyerek, standart maliyetlerin bulunması konusunda araştırmalar yapmıştır. Teşvikli ücret sistemleri konusunda da çalışmaları olmuştur. Western Electric adlı şirkete bağlı olan ve telefon parçaları imal eden Hawthorne işletmesinde yapılan araştırmalar ile yönetimde insan boyutunu ele almıştır. Işık şiddetinin ve ücretin performans üzerindeki etkisini araştırmıştır. Mika yarma test odası deneyi ile sadece dinlenme araları (mola) ve haftalık çalışma süresinin artırılmasıyla verimlilik artışı sağlamıştır. Westinghouse Electric şirketinde İşlem metotlarının tanımlanması ve değerlendirilmesi projesine başlamışlar ve sonunda Metod Zaman ölçümü (Methods-Time Measurement) yöntemini geliştirmişlerdir. MTM en çok tanınan ve işletmelerde en çok uygulanan bir zaman etüdü yöntemi olmuştur. İş ölçümü alanında çalışmalar yapan ilk profesördür. Metot etüdü, insan vücudunun kullanımı, çalışma yerinin düzenlenmesi, alet ve cihazların tasarımı, verimli çalışma metotları alanında çalışmalar yapmıştır. Barnes'in öğrencisi olan Marvin, iş ölçümünde çeşitli aletlerin kullanılmasını basitleştiren ve aletlerin sayısız şekilde kullanılabileceği yeni alanlar bulan kişidir. Kaynak: HTTP://WWW2.OGU.EDU.TR/~ENDUSTRİ/BOLUM_HAKKİNDA/E MTARİH.HTM, Erişim tarihi: 16.03.2011, (Kurt, Dağdeviren, 2003:11-17)
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 17 Daha sonraki yıllarda MTM yöntemi, kolaylık ve hızlı kullanım açılarından geliştirilmiştir. İlk ortaya çıkış yöntemi, MTM-1 olarak adlandırılmaktadır. Zaman ölçümü ile ilgili geliştirilen yöntemlerden bazıları MTM-2, MTM-3, Master Standart Data, Universal Data, MOST ve MODAPTS dır. 1.7 İŞ ETÜDÜNDE İNSAN FAKTÖRÜ Bir iş etüdü uygulamasında insan faktörünün önemi açıktır. Çünkü çalışmayı uygun gören, çalışmayı planlayan, uygulayan ve değerlendiren hep insandır. Çalışanlarla yöneticiler arasında, iş etüdü uzmanı ile ustabaşı arasında, iş etüdü uzmanı ile üst yönetim arasında, iş etüdü ve işçi arasındaki ilişkiler sağlıklı bir temel üzerine oturtularak çalışma başlatılmalıdır. İş etüdünün verimliliği artırması bekleniyorsa, çalışanlarla iyi ilişkiler iş etüdü uygulaması başlamadan önce kurulmalıdır. İnsanın yapısında vardır; bilinmeyen şeylerden ve belirsizliklerden korkar yani insan bilmediği şeyin düşmanı olur. Şayet çalışan, bu bilinmeyen şeyler hakkında, çalışma durumuna son verileceğini veya kendisine olan öz güvenini azaltacağını düşünürse, açıkça göstermese bile iş etüdü çalışmaları konusunda isteksiz veya kerhen çalışarak bir direnme gösterir. İş etüdünde insan faktörleri arasındaki yapı aşağıdaki şekilde izah edilmiştir. ÜST YÖNETİ M İŞ ETÜDÜ USTABA ŞI ÇALIŞANLA R Şekil 2.2: İş Etüdünde İnsan Faktörleri Arasındaki Yapı İş etüdünün başarısında önemli olan insan unsurlarını tek tek ele alacak olursak; İş etüdü uzmanı Üst yönetim Ustabaşı İşçiler
18 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI 1.7.1. İş Etüdü Uzmanı Bir iş etüdü çalışması için uzman ve uygun şartları taşıyan insanı bulmak çok zordur, bulunsa bile böyle bir özelliğe sahip insanda daha yüksek pozisyonlara geçmek için, iş etüdü uzmanlığını bırakmak isteyecektir. Bununla beraber başarı elde etmek için bir iş etüdü uzmanında, bir takım vasıfların bulunması gerekir. Bu özellikler aşağıda gösterilmiştir: (Akal,1997: 46) Eğitim seviyesi Tecrübesi Kişisel özellikleri 1.Eğitim Bir işletmede iş etüdü uzmanlığı yapacak bir kişi, (eğitim seviyesi en az lise mezunu olmalı) iyi bir mesleki eğitim almış olması veya çalıştığı iş ile ilgili meslek lisesi mezunu olması gerekir. Böyle bir eğitim görmemiş olanlar iş etüdü çalışmalarında başarılı olamazlar. İdeal iş etüdü uzmanlığı için, işletme bölümü (özellikler 3. ve 4. sınıftan itibaren seçmeli ders olarak insan kaynakları, üretim ve sayısal yöntemler alanındaki dersleri seçmiş olanlar), mühendislik (özellikle endüstri ve makine mühendisliği bölümleri mezunları) ve benzeri alanlarda üniversite eğitimi almış olmaları gerekir. 2.Tecrübe İş etüdü çalışması yapacak olan kişide, benzer alanda daha önceden bir veya daha fazla uygulama yapmış olmaları arzu edilen bir durumdur. Böyle bir çalışma yapmış olmak veya bu tecrübeyi yaşamış olmak, uzmanlara, beraber çalışacakları işçilerin çalıştıkları şartları ve çalışmanın nasıl yapıldığını anlamalarına katkı sağlayacaktır. Uygulamalı çalışmalar aynı zamanda, işçilerde ve ustabaşında uzmanlara karşı bir saygının doğmasına yol açar. 3.Kişisel Özellikler İş etüdü uzmanının eğitimi, teknik bilgisi ve tecrübesinin yanı sıra kişisel özelliklerinin de iş etüdü çalışması için uygun olması gerekir. Kişisel özelliklerinin başında insan ilişkileri ve sağlıklı iletişim kurma becerisi gelir. İş etüdü uzmanı, zaman ve çaba artırımını sağlayacak basit metotlar ve araçlar geliştirebilmeli ve uygulama yaparken ustabaşı ve teknik elemanlarla işbirliğini sağlayabilmelidir. Bilimsel ve teknik bilgiyi kullanmada başarılı olan kişi, insan ilişkilerinde o kadar da başarılı olmayabilir. Bunun için bazı işletmeler iş etüdü birimini metot ve iş ölçümü olarak iki kısma ayırmıştır.
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 19 Aşağıda bir iş etüdü uzmanında bulunması gerekli özellikler belirtilmiştir: (Akal, 1997: 47) İş etüdü uzmanı samimi ve dürüst olmalıdır, ancak bu şekilde beraber çalıştığı kimselerin saygısını ve güvenini kazanır. İşinde gerçekten çaba göstermeli ve hareketli olmalıdır; yaptığı işe inanmalı ve bu inancını çevredekilere de aşılayabilmelidir. Her seviyedeki insanlarla geçinebilmelidir. Bunu yapabilmek için, onlarla ilgilenmeli ve onların görüşlerine saygı göstermelidir. Çalışanlarla ilişkilerde incelik, onları doğru anlamaktan geçer. Hata yapsalar bile hoş görülü olabilmek çok önemlidir. İlişkilerde incelik olmadan iş etüdü uzmanının başarı şansı yoktur. İş etüdü uzmanı, düzenli, temiz ve yetkin görünmelidir. Bu yolla kendisi ile çalışan kimselere güven verecektir. Kendi düşüncesini ve belirlediği konuları yönetim, ustabaşı, sendika temsilcileri ve işçiler karşısında savunmalı ve bunu da onları incitmek yerine, onların saygısını kazanarak yapmalıdır. Yukarıda açıklanan iş etüdü uzmanlığı için gerekli şartlardan anlaşılmaktadır ki, iş etüdü, bilimsel bir şekilde yapılmış olsa bile başarı için ustaca uygulanması daha önemlidir. Aslında iyi bir iş etüdü uzmanını gösteren vasıflar, iyi bir yöneticiyi tanımlayan özelliklerle aynıdır. Üst yönetici olmadan önce genç uzman, iş etüdü uygulamaları yapmalı ve rüştünü ispat etmelidir. 1.7.2. Üst Yönetim İşçiler yönetimin samimiyetine güvenmelidir, aksi halde yönetimin tutumu işçilerce, kendilerine hiçbir çıkar sağlamadan onlardan daha fazla iş alabilmek için bir oyun olarak görülebilir. Başarıya ulaşmış bir iş etüdü çalışması, tam manasıyla en üst seviyeden en alt seviyeye kadar insan unsuruna gereken hassasiyetin gösterildiğini ve olaya sistematik olarak bakıldığını ifade eder. Bu yolla zamanın ve çabanın israf olduğu yerler birer birer ortaya çıkar. İsrafı önlemek için israf kaynaklarını ortadan kaldırılması gerekir. Bunlar genellikle kötü planlama, kötü organizasyon, yetersiz kontrol ve işçilerin iyi yetiştirilmemesidir. İdari birimlerde çalışanlar, bu işleri yapmak için
20 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI istihdam edildiğinden bu durumda görevlerinde başarısızlığa uğramış sayılacaklardır. Yalnız bu değil, fakat iyi bir iş etüdünün getirdiği verimlilik artışı da bu başarısızlığı daha fazla ortaya çıkaracaktır. İş etüdünün herhangi bir bölümde uygulanması işletmenin her tarafını kapsayacak şekilde inceleme ve geliştirme çalışmalarının başlatılmasına neden olur. İmalat alanının tümü, muhasebe, üretim planlama, insan kaynakları, pazarlama ve satış bölümlerine kadar yayılır. Kalifiye bir işçi iş etüdü çalışmasından sonra kendi metodunun zaman ve çaba kaybına yol açtığını görünce kendisini acemi görür ve yeni metotlara göre yetiştirilmiş yeni eleman, onu çıktı miktarı ve kalite bakımından geride bırakabilir. Bu kadar büyük etki alanına sahip olan bir teknik, büyük bir dikkat ve titizlikle ele alınmalıdır. Hiçbir insan, kendini üstleri ve beraber çalıştığı arkadaşları önünde başarısızlığa uğramış olarak hissetmek istemez. Kendisine olan öz güvenini kaybeder ve yerine başkasının alınıp alınmayacağı endişesini taşımaya başlar. İşine ve çevresine karşı güven duygusunu kaybeder. İlk anda iş etüdü çalışmasının bu sonucu hoşa gitmeyebilir. Yöneticiler, ustabaşılar ve işçiler, genellikle işlerini ellerinden geldiği kadar iyi bir biçimde yapmaya çalışan, çalışkan ve dürüst insanlardır. Şüphesiz, iş etüdü uzmanlarından daha düşük zekâya sahip değillerdir. Ayrıca uzun yıllar aynı işte çalıştıkları için iş etüdü uzmanından daha fazla tecrübeye sahiptirler. İdareciler uygulamada başarısızlığa uğramışlar ise sebebi iş etüdü konusuna, organizasyon ve çalışma performansı sorununa sistematik olarak bakamamalarından, iş etüdünün değerini bilmemelerinden ve bu konuda eğitim almamalarından ileri gelir. Bu nedenler, çalışan her işçiye ve idari personele başlangıçta açıklanmalıdır. Eğer açıklanmalar yapılmazsa ve iş etüdü uzmanı çalışanları ele almada becerisizlik gösterirse, işçiler iş etüdü uzmanına engel olmaya çalışacaklardır. Eğer iş etüdünün bir işletmeye uygulamasında başarı elde etmek isteniyorsa, en yukardan başlayarak, her seviyedeki yöneticilerin anlayış göstermesi ve bunu desteklemesi gerekir. Eğer üst kademedeki yöneticiler, yönetim kurulu üyeleri, fabrika müdürü, temsilci veya sendika temsilcisi, iş etüdü uzmanın ne yapmaya çalıştığını anlamaz ve onu tamamen desteklemezlerse daha alt kademedeki çalışanların onu kabullenmesi ve desteklemesi mümkün olmaz. Üst yönetimin desteği sağlanmamış ve iş etüdü uzmanı, ustabaşı ve işçilerle çatışıyorsa; bu çatışma ile ilgili yukarıya yapacağı bir başvuruda, ne kadar haklı olursa olsun, işçiler haklı çıkabilir.
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 21 O halde, çalışmasının amacı, kullanılacak teknikler ve elde edilecek faydalar hakkında yöneticilere gerekli bilgiler verilmelidir. Çünkü yöneticilerin desteklerinin alınması şarttır. Desteklerin alınması gereken bu grup, üst yönetim, müdür ve yardımcılarından oluşur. Bu yüzden pek çok ülkede iş etüdü uygulamalarına başlamadan önce üst seviye yöneticiler için kısa süreli tanıtım faaliyeti düzenlenmesi herkesçe kabul edilmiş bir uygulamadır. İş etüdü uygulaması konusunda çok basit ve kısa bir eğitim bile hazırlamak kolay bir iş değildir. Yeni bu konularda uzmanlaşmamış kişilerin eğitim vermeye kalkışması uygun olmaz, en güzeli bu konuda eğitim veren üniversitelere veya milli prodüktivite merkezine başvurmaktır. Eğitim nereden alınırsa alınsın işletme çalışanları eğitimde aktif bir rol almalıdırlar. Üst yönetime iş etüdü eğitimi verilecekse iş etüdü uzmanı üst kademedeki yöneticileri ikna etmeli ve bizzat katılımlarını sağlamalıdır. Bu ikna süreci sonunda iş etüdü uzmanı en üst kademelerce desteklendiğini diğer kademe yöneticilere ve işçilere göstermiş olur. Bunun sonucunda uzman, iş etüdü uygulamasında pek dirençle karşılaşmaz. 1.7.3. Ustabaşı İş etüdü uzmanı için üst kademenin desteği ve inanması olmazsa olmaz şarttır. Üst kademedeki yöneticiler, iş etüdünün faydalı bir teknik olduğuna inandırılmasından sonra karşımıza ustabaşılar çıkar. Ustabaşılar, atölyede çalışanlar arasından işi en iyi bilen ve yapanlar arasından kıdeme göre seçilir. İş etüdü uzmanının uygulamaya geçtiğinde en çok muhatap olacağı veya en çok sorun yaşayacağı kişi ustabaşıdır. Kıdem söz konusu olduğu için ustabaşların yaşları da orta yaş ve üzeri olur. Şayet iş etüdü uzmanının yaşı küçükse bazı iletişim veya hakimiyet sorunu da yaşanabilir. Burada da en önemli sorun iş etüdü uzmanının ustabaşına yaklaşımı ve ustabaşının algılaması olacaktır. Doğru yaklaşım ve doğru algı olduğu müddetçe sorun yaşanmaz. Ustabaşların direnci ile karşılaşılırsa iyi bilinmesi gereken şey yaklaşım ve algıda problem var demektir. Ustabaşının olumsuz davranışı ve direnci kırılmadan iş etüdü uygulamasında başarılı olunamaz. İmalat planlarının uygulanmasından, işçilere verilecek ücretin belirlenmesinden ve işin öğretilmesinden ve uygulamadan bizzat ustabaşılar sorumludur. Üretim yerindeki işlerin yürütülmesinden ustabaşılar sorumlu olduğu için işçiye karşı üst yönetimi temsil eder ve üst yönetim ve departman yöneticilerinin tutum ve davranışları ustabaşının davranışlarını etkiler. Aynı zamanda ustabaşının tutum ve davranışları işçiler üzerinde etkilidir. Çünkü işe alma ve işten çıkarma
22 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI konusunda ustabaşının görüşleri önemlidir. İşçilerin iş etüdüne yaklaşımı ustabaşının olaya bakışına göre şekillenir. Ustabaşı bu iş etüdü uygulaması yanlıştır düşüncesinde ise, işçiler iş etüdü uzmanına saygı göstermezler ve ustabaşından gelen emirleri de onun yaklaşımı sayesinde yerine getirmekte isteksiz davranırlar. Sonuç itibarıyla uygulamanın başarılı olma şansı azalır. İş etüdü uzmanı uygulamaya başlamadan önce, ustabaşına neyin, niçin yapılacağını, iş etüdünün amaçlarını ve yapılması gerekli işleri tam olarak onun anlayacağı şekilde izah etmesi gerekir. Zira ikna olmamış bir ustabaşı, işi önlemek için olmasa bile, çeşitli nedenlerden dolayı uzmana zorluk çıkaracaktır. Söz konusu nedenler ise;(akal, 1997:41) 1. Ustabaşı, iş etüdünden çok etkilenir çünkü uzun zamandan beri sorumlusu olduğu iş uygulamanın kapsama alanına alınmıştır. İş etüdü çalışmasında başarı gelirse üretim miktarı, kalite ve yönetim açısından bir değerlendirmeye tabi tutulacağını düşünür. Ustabaşı, üst yönetimin gözünden düşeceği ve işçilerin yanındaki itibarını kaybedeceği hissine kapılır. 2. Birçok şirkette imalat ve işçilerle ilgili bütün işlerin yürütülmesi ustabaşılar tarafından yapılır. Ustabaşı, bu geniş yetki alanının bir bölümünün elinden çıkacağını ve durumunun sarsılacağını düşünmesi kaçınılmazdır. Hiç kimse herhangi bir yerde ikinci plana düşmek istemez. 3. Uygulamadan dolayı anlaşmazlık veya bir problem çıktığı zaman sorunu çözmek ve işçilerin moralini düzeltmek için çağırılacak ilk insan ustabaşıdır. Ustabaşı ortadaki sorunu anlamazsa veya doğru teşhis edemezse problemi çözmekte zorlanır. Ustabaşı, iş etüdü uzmanından öğreneceği bir şeyin olmadığını düşünür. Hem yaş açısından hem de uzun yıllar aynı meslek üzerine çalıştıkları için kendilerinden daha az süre çalışmış herhangi bir kimseden öğrenecek bir şeyleri olduğunu kabul etmek istemezler. Bu sebepten dolayı şayet ustabaşılar iş etüdü eğitimi de almamışlarsa iş etüdü çalışmasına karşı çıkması doğaldır. Ustabaşılar işe daha yakın ve yatkın olduklarından iş etüdü uzmanı ve uygulamaları ile daha yakın ilişki içinde bulunurlar. Bu sebeple ustabaşılar, iş etüdü eğitimini daha uzun ve daha ayrıntılı olarak almak zorundadırlar. Etüdü yapılacak işlerin seçiminde, iş standartlarının belirlenmesinde, işle ilgili problemlerin kalıcı şekilde çözümlenmesinde ustabaşların destek ve yardımı gerekir. Yani ustabaşları, metot etüdüne, iş ölçümüne ve bunların uygulandığı özel durumlara ve sorunlara yakın olmalıdır. İşi anlayan ve yaptığı işte istekli
BİRİNCİ BÖLÜM: İŞ ETÜDÜ 23 olan bir ustabaşı, iş etüdü uzmanınca küçümsenemez. O daima iyi bir dost ve yardımcıdır. Eğer iş etüdü uzmanı, baştan beri ustabaşının yerini almaya çalışmadığını söz ve davranışları ile gösterirse, onun dostluğunu ve saygısını kazanacaktır. Bunun için aşağıdaki kurallara dikkat etmelidir: (Akal, 1997: 41) 1. İş etüdü uzmanı metot düzeltmesine ilişkin konular hariç, hiçbir zaman işçilere doğrudan doğruya emir vermemelidir. Bütün talimatlar ustabaşı aracılığıyla verilmelidir. 2. İş etüdünün teknik konuları hariç, uygulamalar hakkında sorular soran işçiler, her zaman kendi ustabaşlarına gönderilmelidir. 3. İş etüdü uzmanı hiçbir zaman herhangi bir işçiye, (ister haklı ister haksız olarak) yoruma açık görüşlerini ifade etmemelidir. Şayet işçi ustabaşına gidip bunları naklederse hoş olmayan bir durum meydana gelebilir. 4. İş etüdü uzmanı, işçilerin kendisini ustabaşına karşı koz olarak kullanmalarına fırsat vermemelidir. Uzman, işçilerin sert olduğunu düşündükleri kararları değiştiren biri olarak görünmesine de müsaade etmemelidir. 5. İş etüdü uzmanı etüdü yapılacak işlerin seçiminde ve süreçle ilgili bütün teknik konularda ustabaşının görüşlerini almalıdır. Hatta kendisi süreci çok iyi bilse bile bunu yapmalıdır. 6. Her araştırmanın başlangıcında, iş etüdü uzmanı, ustabaşı tarafından ilgili işçilere tanıtılmalıdır. Uzman hiçbir zaman kendi başına işe başlamamalıdır. Yapılması ve yapılmaması gereken işleri gösteren bir liste itici olabilir, bunun yerine sağduyu ve iyi ilişkiler esas alınmalıdır. Bir atölyede işçilerin sadece bir tek patronları vardır, o da ustabaşlarıdır. Her şey onun yetkisini ön plana çıkaracak şekilde yapılmalıdır. İş etüdü uzmanı ve ustabaşı birlikte uyum içinde çalışmaya başlayınca iş ortamında bir yumuşama olması kaçınılmazdır. Fakat yumuşamaya ilişkin ilk adım ustabaşı tarafından atılması gerekir. Bu iki kişi arasındaki ilişki bütün ilişkilerin en zorudur ve kesinlikle iyi olması gerekir. Bunu sağlamanın en iyi yolu her iki tarafında iyi eğitilmiş olmasından geçer. (Akal, 1997: 43) İş etüdü uzmanı ile ustabaşının arasındaki ilişkilere bu bölümde çok yer ayrılmasının sebebi, iş etüdü çalışmasının başarısında anahtar rol oynadığı içindir.
24 BİR İŞLETMEDE ZAMAN ETÜDÜ ve SİMÜLASYON ÇALIŞMASI 1.7.4. İşçiler İlk iş etüdü uygulamaları işçiler tarafından olumsuz ve düşmanca karşılanmıştır. Ama insan davranışlarının nedenleri konusunda daha çok bilgi sahibi olunmasıyla birlikte yeni duruma karşı işçilerin tepkileri daha iyi anlaşılmaktadır. İş etüdü çalışmaların amacı salt insan davranışlarının nedenlerini araştırmak değil, eğer mümkünse onların yeni durumlara karşı tepkilerini ölçebilmektir. Değişiklere neden olan tepkileri ölçmek, bir iş etüdü uzmanı için çok önemlidir. İş etüdü çalışmasında işçilerle işbirliği yaparken karşılaşılan en önemli zorluklardan biri verimlilik artışından dolayı işsiz kalma korkusudur. Bu korku işsizliğin yoğunluğuna, daha önce yaşadığı işsizlik tecrübesine ve iş bulmakta karşılaşılan zorluklardan dolayı şiddetlenir ve büyük direnç olarak ortaya çıkar. İşçilere bu konuda yardımcı olunacağı düşüncesi aşılanmalıdır. İnsan davranışları konusunda araştırma yapan bilim adamlarına göre insanlar var olan ihtiyaçlarını karşılamak için motive edilebilirler. Maslow un ihtiyaçlar hiyerarşinde en alt seviyede fizyolojik ihtiyaçlar yer alır. Bunlar temel ihtiyaçlardır. Bu ihtiyaçların karşılanması her insan için önemlidir. Bu temel ihtiyaç yerine getirilmedikçe hiç kimse diğer ihtiyaçlarını karşılamayı düşünmez. Bu sebeple, bir işçi fizyolojik ihtiyaçlarını yeterince karşılayabileceğinden eminse ancak o zaman ikinci sıradaki ihtiyacını karşılamaya çalışır. İhtiyaç basamağındaki ikinci ihtiyaç güvenlik ihtiyacıdır. Bu ihtiyaç, iş güvenliği anlamında olduğu kadar fiziksel ve ruhsal zararlardan korunma duygusu anlamında da düşünülebilir. Bir sonraki ihtiyaç ise sosyalleşmedir. Sosyalleşme (bir gruba ait olma), bir grup veya bir topluluğa katılma ve aidiyet duygusu hissetmesidir. Hiyerarşik ölçekte bundan sonraki ihtiyaç tanınma (saygı görme), bir sonraki ise başarma (kendini gerçekleştirme) ihtiyacıdır. Gerçek hayatta pek çok insan bu ihtiyaçlarının bazılarını kısmen karşılar veya bazılarını da karşılamaya gücü yetmez. Bir işletmede çalışan işçilerin sosyalleşme ihtiyaçlarını karşılayabilmek için birbirleriyle iş ve iş dışı ilişki kurarak gruplar oluşturduğu görülmektedir. Bu şekilde kurulan iş yerinde çalışanlardan oluşan grubun üyesi olduğu kadar, iş dışı kişilerin oluşturduğu grupların da üyesi olabilmektedir. Bu, her işletmede bir resmi bir de gayri resmi yapının olduğunu gösterir. Resmi yapı yönetim tarafından düzenlenen yetki ilişkilerini belirler. Bunun gibi, ayrı ayrı amaçları ve etkinlikleri olan ve her biri üyelerinin duygu ve düşüncelerini gösteren çok sayıda gayri resmi gruplardan oluşan bir de resmi olmayan bir yapı vardır. Görülmüştür ki, bu gruplar amaçlarına ulaşabilmenin gereği olarak üyelerinin belirli davranış standartlarına uymalarını beklemektedir. Bu beklenti, bir görevi yerine getirme