E-Defter v.1.00.00 Uygulaması Kullanım Kılavuzu NİSAN 2016 1
İÇİNDEKİLER 1. E-Defter İle İlgili Genel Bilgilendirme... 3 1.1. E-Defter Sistemi Nedir?... 3 1.2. E-Defter Sistemi İle İlgili Bazı Kavramlar... 4 1.3. E-Defterin Faydaları Nelerdir?... 5 1.4. E-Defter Uygulamasından Yararlanabilme Koşulları Nelerdir?... 5 1.5. Hangi Defterler E-Defter Olarak Tutulabilir?... 5 1.6. E-Defter Hangi Periyotlarda Oluşturulur ve Gönderilir?... 5 1.7. Muhasebe Defterlerini Hem Kağıt Ortamında Hem de E-Defter Sisteminde Düzenlemek Mümkün müdür?... 6 1.8. Gelir İdaresi Başkanlığına Defteri mi Gönderiyoruz?... 6 2. E-Defter Tanımlamaları... 6 2.1. E-Defter Belge Tipi... 6 2.2. E-Defter Ödeme Metodu... 7 2.3. Destek Tablosu Tanımları... 8 2.3.1. IASBAS001 Firma Bilgileri Destek Tablosu... 8 2.3.2. IASBAS027 İş Alanları Destek Tablosu Şube Tanımlaması... 8 2.3.3. IASFIN040 E-Defter Parametreleri... 9 2.3.4. IASFIN043 Mali Müşavir Bilgisi...10 2.3.5. IASFIN003 Muhasebe Belge Tipleri...11 2.3.6. IASFIN001 Muhasebe Kayıt Anahtarları...12 3. Muhasebe Belgesi Oluşturulurken Yapılan Kontroller...13 4. Örnek Yevmiye Kaydının Gösterilmesi...14 5. FINT11 - E-Defter İşlemleri Uygulaması...15 5.1. Yevmiye Kayıtlarının Numaralandırılması...16 5.2. Yevmiye Defteri ve Beratı Oluşturma...16 5.2.1. Dosya Yolu Yapısı...18 5.3. Defter İmzalama...18 5.3.1. Şematron Kontrolü...19 5.4. Berat İmzalama...19 5.4.1. Şematron Kontrolü...19 5.5. Kebir Defteri ve Beratı Oluşturma...20 5.5.1. Dosya Yolu Yapısı...20 5.6. Defter İmzalama...21 5.6.1. Şematron Kontrolü...21 5.7. Berat İmzalama...21 5.7.1. Şematron Kontrolü...22 6. Defter ve Beratın Saklanması Operasyonları...22 7. Defter Silme İşlemi...23 7.1. Son Ayın Defterini Silme...23 7.2. Geçmiş Ayın Defterini Silme...23 8. Defter ve Berat Örnekleri...24 8.1. Yevmiye Defteri...24 8.2. Yevmiye Defteri Beratı...25 8.3. Kebir Defteri...25 8.4. Kebir Defteri Beratı...26 9. FINT11 Kontrol Raporları...26 2
1. E-Defter İle İlgili Genel Bilgilendirme 1.1. E-Defter Sistemi Nedir? E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin, yalnızca elektronik ortamda tutularak tasdiklenebilmesini sağlayan sistemin adıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı nca kurulup işletilen bu sistemde, defterlerin kâğıt ortamında tutulmasına ve basılmasına gerek kalmaz. Elektronik ortamda tutulan muhasebe kayıtları; XBRL adı verilen uluslararası bir standart kullanılarak dosyalara dönüştürülür, elektronik olarak imzalanır, değiştirilemez olarak garanti altına alınır, elektronik ortamda saklanır, gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilirler. Aşağıda e-defter sisteminin genel akışını görebilirsiniz: 3
1.2. E-Defter Sistemi İle İlgili Bazı Kavramlar XBRL: XBRL, farklı muhasebe sistemlerinin kayıtlarının tek bir standartta hazırlanmasını sağlayarak veri aktarımını kolaylaştıran; finansal raporların dayanağını oluşturan muhasebe kayıtlarını şeffaf, kolay anlaşılır ve analiz edilebilir hale getiren bir raporlama dilidir. Berat: E-Defter usul ve esasları çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. E-Defter dosyasının değişmezliğini garanti altına alan bir onay makbuzu işlevi görür. Nitelikli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin belirlenmesini sağlayan, İmzalanmış elektronik veride herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır. Mali Mühür; e-fatura ve e-defter uygulamaları kapsamındaki işlemlerde kullanılması zorunlu olan mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı adına TÜBİTAK BİLGEM KAMU SM (Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu - Bilişim ve Bilgi Güvenliği İleri Teknolojiler Araştırma Merkezi - Kamu Sertifikasyon Merkezi) tarafından hazırlanan bir elektronik sertifika altyapısı nı ifade etmektedir. Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere oluşturulmuştur. Tüzel kişiler ile diğer kurum, kuruluş ve işletmelere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınmasını; gerekli durumlarda gizliliğin sağlanmasını amaçlar. E-Fatura için alınan mali mühürler, e-defter için de kullanılabilirler. Zaman Damgası Zaman damgası, bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği zamanın tespit edilmesini sağlayan elektronik veridir. Zaman damgası için standart bir protokol ve çeşitli sunucular bulunmakla birlikte e-defter sisteminde kullanılacak zaman damgası hizmetinin TÜBİTAK-UEKAE'den (Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu - Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü) temin edilmesi zorunludur. 4
1.3. E-Defterin Faydaları Nelerdir? E-Defter sistemi temelde defter tasdik ve denetim işlemlerini kolaylaştırmak amacı ile oluşturulmuşsa da kullanıcılarına, aşağıdaki konularda da avantaj ve kolaylıklar sağlar: Defterlerin kağıda yazdırma, noterde tasdik ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır. Kağıt tasarrufu sağladığından doğa dostu bir uygulamadır. Uzaktan denetime olanak sağlar. Gelir İdaresi Başkanlığına yapılacak yasal bildirim sürecini otomatikleştirir. Defter kayıtlarında hata oranını düşürür. İş gücü ve zaman tasarrufu sağlar. 1.4. E-Defter Uygulamasından Yararlanabilme Koşulları Nelerdir? Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından sunulan, nitelikli Elektronik Sertifika veya Elektronik Mali Mühür temin edilmesi Zaman damgası temin edilmesi e-defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın "e-defter Yazılım Uyumluluk Onayı" almış bir yazılım olması Mükelleflerin e-defter uygulamasından yararlanabilmesi için daha önce var olan e-fatura uygulamasından yararlanıyor olması hükmü kaldırılmıştır. Böylece e-fatura sistemine dahil olmadan da e-defter kullanmak mümkün hale gelmiştir. 1.5. Hangi Defterler E-Defter Olarak Tutulabilir? Yevmiye defteri ve büyük defter, e-defter olarak tutulabilir. 1.6. E-Defter Hangi Periyotlarda Oluşturulur ve Gönderilir? E-Defter aylık olarak oluşturulmalıdır. Oluşturulan defterlere ilişkin beratlar, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) imzalanmalı ve GİB'e yüklenmelidir. Buna göre 01 Ocak 2015 tarihinde e-defter kullanmaya başlayacak mükelleflerin ilk beratı (2015-Ocak) yüklemeleri için son tarih, 30 Nisan 2015 tir. 5
1.7. Muhasebe Defterlerini Hem Kağıt Ortamında Hem de E-Defter Sisteminde Düzenlemek Mümkün müdür? Hayır. Muhasebe defterlerinin hem kağıt ortamında hem de e-defter sisteminde olmak üzere, bir arada tutulması mümkün değildir. E-Defter sistemine dâhil olan mükelleflerin, sadece elektronik ortamda tuttukları, zamanında imzalayıp beratlarını GİB sistemine yükledikleri e-defter kayıtları, belge niteliği taşır. Ayrıca kâğıt ortamında tutulan defterler ise yok hükmündedir. E-Defter sistemine dahil olan bir mükellef, sadece kağıt ortamında defter tutarsa hiç defter tutmamış sayılır. 1.8. Gelir İdaresi Başkanlığına Defteri mi Gönderiyoruz? E-Defter sisteminde, Gelir İdaresi Başkanlığına sadece berat dosyaları gönderilir. Gönderilen bu berat dosyaları defter kayıtlarını içermez; yalnızca ait oldukları e-defter dosyalarının geçerliliğini, zamanını ve değişmezliğini garanti altına alacak makbuzlar gibi çalışırlar. Berat dosyasında, ilgili defter dosyasının ait olduğu şirketin adı, vergi numarası, finansal dönem vb. genel bilgiler ile defter dosyasının imza verisi bulunur. Bu bilgiler muhasebe kayıtlarını içermez; gerektiğinde, saklanılan defter dosyasının orijinalliğini kontrol etmek için kullanılırlar. 2. E-Defter Tanımlamaları 2.1. E-Defter Belge Tipi e-defter uygulaması ile birlikte, muhasebeleştirme işlemleri esnasında daha önce kullanmadığımız e-defter belge tipi, "e-defter belge tipi açıklaması ve e-defter ödeme metodu kavramlarını kullanmaya başladık. 6
Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden kayıt bir belgeye dayanıyor ise ilgili kayıtta e-defter belge tipi, kaynak belge numarası ve belge tarihi bilgilerinin yer alması gerekmektedir. Bu bilgi canias ERP içerisinde muhasebe belge tipinde ve kayıt anahtarında belirlenmektedir ve yukarıdaki seçenekleri içerir. Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden kayıt bir belgeye dayanmıyor ise e-defter belge tipi bilgisini içermemelidir. Buna örnek olarak açılış, kapanış ve virman işlemleri verilebilir. Belgeye dayalı her işlemin ayrı yevmiye kaydında gösterilmesi zorunludur. Diğer bir ifade ile bir yevmiye maddesi içinde yalnızca bir tane kaynak belge numarası barındırabilir. Bu bağlamda bugüne kadar belgeleri tek fiş altında toplamayı sağlayan "SALT04 -Toplu Fatura Muhasebeleştirme" işlemi, "VERT01 - Fatura Kontrol" uygulamasındaki Toplu Fatura Muhasebeleştirme işlemleri kullanılmamalıdır. Her yevmiye maddesi kendisi ile ilgili e-defter belge tipi üzerinden oluşturulmalıdır (çek, fatura, müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi, senet, navlun, makbuz). Eğer işlem bunlardan hiçbirine girmiyorsa diğer seçeneği kullanılmalıdır. e-defter belge tipi olarak diğer seçeneği işaretlendiğinde "e-defter belge tipi açıklaması, "kaynak belge numarası ve belge tarihi alanlarının doldurulması gerekmektedir. 2.2. E-Defter Ödeme Metodu Yevmiye maddesine kaynak teşkil eden işlem bir ödemeye ya da tahsilata dayanıyorsa e-defter ödeme metodu alanının kullanılması gerekmektedir. Örneğin bankadan bir ödeme yapıldığında "ödeme tipi" alanı banka, kasadan olduğunda nakit, çek ile olduğunda çek, senet ile olduğunda senet ve kredi kartı ile olduğunda da kredi kartı olarak belirtilmelidir. 7
2.3. Destek Tablosu Tanımları 2.3.1. IASBAS001 Firma Bilgileri Destek Tablosu Firma ile ilgili genel tanımlamaların yapıldığı destek tablosudur. Firmanın e-defter mükellefi olup olmadığı, e-defter kullanmaya başlanılan tarih, şubeli/şubesiz kullanım, e-defter para birimi, e-defterin oluşturulacağı maksimum boyutun ne olacağı, firmaya ait vergi numarası, adres, faaliyet kodu gibi bilgiler bu ekranda düzenlenmektedir. E-defter maksimum boyut değeri 0 olarak bırakılır ise sistem 50 MB büyüklüğünde defter dosyası oluşturur. E-defter maksimum boyut değeri olarak girilebilecek en yüksek değer ise 150 MB dir. Bu kabullerin yapılmasının nedeni, GİB ile yapılan toplantıda 200 MB büyüklüğündeki defter dosyasının inceleme esnasında kullanılan inceleme ara yüzü ile açılamadığının belirtilmesidir. 2.3.2. IASBAS027 İş Alanları Destek Tablosu Şube Tanımlaması Şubeli e-defter kullanıldığında hangi iş alanlarının e-defter şubesi olarak kullanılacağı ve bu iş alanlarına karşılık gelen e-defter kodu ve açıklaması bilgilerinin tanımlandığı destek tablosudur. 8
2.3.3. IASFIN040 E-Defter Parametreleri E-defter oluşturma yetkisi ve bu yetkiye sahip kullanıcıların defterleri ve beratları hangi dosya yolunda oluşturacağı, defteri-beratı imzalama ve zaman damgası kullanımı ile ilgili teknik detayların tanımlandığı destek tablosudur. Ayrıca kullanıcılara geçmiş döneme ait GİB onaylı defterlerin silinme yetkisi ve GİB onaylı beratın statüsünü değiştirme yetkisi de bu destek tablosundan verilebilmektedir. 9
2.3.4. IASFIN043 Mali Müşavir Bilgisi SM/SMMM veya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa SM/SMMM veya YMM ye ait unvan ile ad-soyadı yazılacaktır. Defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa bu alana, işletmenin muhasebe bölüm yetkilisinin unvanı ve adı-soyadı yazılacaktır. SM/SMMM veya YMM bir işletme için defter oluşturuyorsa SM/SMMM veya YMM ile yapılan sözleşmeye ait sözleşme açıklaması, sözleşme çeşidi, sözleşme tarihi ve numarası yazılacaktır. Eğer defterler işletme bünyesinde tutuluyorsa bu alana tire (-) işareti yazılacaktır. Firmanın bir YMM ile tam tasdik sözleşmesi var ise bu YMM ye ait bilgilerin de tanımlanması gerekmektedir. 10
2.3.5. IASFIN003 Muhasebe Belge Tipleri Bu destek tablosunda oluşacak belgenin e-defter belge tipi ve e-defter ödeme metodu bilgilerinin öndeğerleri tutulur. Bu değerler kayıt anahtarında değiştirilmezse belge, bu öndeğerler ile oluşturulur. Bu bilgilere ilave olarak "Belge numarasını harici belge numarasına ata" seçeneği vardır. Bu seçenek "diğer" tipinde oluşturulan ve matbu numarası olmayan belgelere muhasebe belge numarasının verilmesini sağlar. 11
2.3.6. IASFIN001 Muhasebe Kayıt Anahtarları Oluşacak belgenin e-defter belge tipi ve e-defter ödeme metodu bilgilerinin belge tipleri, destek tablosundaki öndeğerlerle ya da kayıt anahtarında girilen yeni değerlerle oluşturulabilir. 12
3. Muhasebe Belgesi Oluşturulurken Yapılan Kontroller E-Defter başlangıç tarihinden daha önceki bir tarihe belge girişi olmaması kontrolü En son defter oluşturulan tarihten daha önceki bir tarihe belge girişi olmaması kontrolü En son defter oluşturulan tarihten daha önceki bir tarihteki belgenin silinmemesi kontrolü En son defter oluşturulan tarihten daha önceki bir tarihteki belgenin iptal edilmemesi kontrolü En son defter oluşturulan tarihten daha önceki bir tarihteki belgede değişiklik olmaması kontrolü Belgenin tüm kalemlerindeki e-defter belge tipinin aynı olması kontrolü Belgenin tüm kalemlerindeki e-defter ödeme tipinin aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi diğer ise e-defter belge tipi açıklaması alanının dolu olması kontrolü E-Defter belge tipi diğer ise belgenin tüm kalemlerindeki e-defter belge tipi açıklaması alanının aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi diğer ise kaynak belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi fatura ise kaynak belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi çek ise belgenin tüm kalemlerindeki kaynak ödeme belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi senet ise belgenin tüm kalemlerindeki kaynak ödeme belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi navlun ise kaynak belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi makbuz ise kaynak belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi müşteri sipariş belgesi ise kaynak belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü E-Defter belge tipi satıcı sipariş belgesi ise kaynak belge numarası alanının dolu ve belgenin tüm kalemlerinde aynı olması kontrolü Belgenin tüm kalemlerindeki belge tarihinin aynı olması kontrolü Belgenin tüm kalemlerindeki yevmiye tarihinin aynı olması kontrolü 13
4. Örnek Yevmiye Kaydının Gösterilmesi e-defter bilgilerinin belge kalemleri üzerinde toplu olarak gösterimi: e-defter bilgilerinin kalem detayında gösterimi: 14
Belgenin tüm kalemlerindeki e-defter bilgilerinin ayrı bir ekranda gösterilerek toplu halde değiştirilmesi: 5. FINT11 - E-Defter İşlemleri Uygulaması Yevmiye kayıtlarının numaralandırılması, defter ve beratların oluşturulması ve e-defter ile ilgili tüm işlemler FINT11 E-Defter Yönetimi uygulaması üzerinden gerçekleştirilir. 15
5.1. Yevmiye Kayıtlarının Numaralandırılması FINT11 - E-Defter Yönetimi uygulamasında Yevmiye Defteri Numaralandırma seçeneği işaretlenmelidir. Sonrasında hangi firma, yıl ve dönem için numaralandırma yapılacağı seçilir ve Tamam düğmesine basılır. Eğer firma şubeli defter kullanmayı seçtiyse numaralandırma işlemi yapıldığında sistem e-defter şubesi olarak işaretlenmiş tüm iş alanları için numaralandırmayı otomatik olarak yapar ve ilgili dönemi işleme kapatır. Eğer firma şubesiz defter kullanmayı seçtiyse numaralandırma işlemi yapıldığında sistem iş alanı kriteri olmadan tüm iş alanları için numaralandırma işlemini yapar ve dönemi işleme kapatır. Yapılan Kontroller; Defteri oluşturulmuş ve kapatılmış bir dönem için numaralandırma işlemi tekrar yapılamaz. Eğer firma şubeli defter kullanmayı seçtiyse ve e-defter şubesi olarak işaretlenmiş hiçbir iş alanı yoksa sistem uyarı verir ve işlemi durdurur. 5.2. Yevmiye Defteri ve Beratı Oluşturma FINT11 - E-Defter Yönetimi uygulamasında Yevmiye Defteri Dökümü seçeneği işaretlenmelidir. Seçim yapıldıktan sonra açılan alanlara, istenen kayıtların gelmesi için parametreler girilir. Listelenen kayıtlarda yanlışlık var ise İptal düğmesiyle arama sayfasına geri dönülür. Son aşama olarak, kullanıcıdan E-defter Oluştur düğmesine basması beklenir. 16
E-defter Oluştur düğmesine basıldıktan sonra sistem bazı kontroller yapar; Geçmiş döneme ait silinmiş defterler var ise sistem o defterler tekrar oluşturuluncaya kadar yeni defterin oluşmasına izin vermez. E-defter para birimi (IASBAS001 Firma Destek Tablosu) tanımlanmamış ise sistem defter oluşturmayı engeller. Firma tanımlamalarında şubeli e-defter üretileceği belirtilmiş ve defteri oluştururken şube bilgisi verilmemiş ise sistem defterin oluşmasına izin vermez. Firma tanımlamalarında şubeli e-defter üretileceği belirtilmiş ve defteri oluşturulması istenen iş alanı e-defter şubesi olarak tanımlanmamış ise sistem defterin oluşmasına izin vermez. Firma tanımlamalarında şubeli e-defter üretileceği belirtilmiş ve Tüm e-defter şubeleri için defter oluşturulmadan bir sonraki ay için defter oluşturulmasına izin verilmesin denilmiş ise ve önceki dönemdeki tüm şubelere ait defterler oluşturulmamış ise sistem defterin oluşmasına izin vermez. Firma tanımlamalarında şubesiz e-defter üretileceği belirtilmiş ve oluşturulacak deftere şube bilgisi girilmişse sistem defterin oluşmasına izin vermez. Yevmiye defteri oluşturulmak istenen tarihler e-defter başlangıç tarihinden küçük ise sistem defterin oluşmasına izin vermez. Yevmiye defteri oluşturulmak istenen tarih aralığı için daha önceden oluşturulmuş defter olup olmadığı kontrol edilir. Eğer var ise sistem defterin oluşmasına izin vermez. Bir önce oluşturulan defterin son tarihi ile yeni oluşturulmak istenen defterin ilk tarihi arasında deftere dökülmemiş kayıtlar var ise sistem defterin oluşmasına izin vermez. Yevmiye defteri oluşturulmak istenen dönemin bir önceki döneminde oluşturulmuş ve GİB onayı bekleyen berat var ise sistem uyarı verir defterin oluşmasına izin vermez. Yevmiye defteri oluşturulmak istenen tarih aralığı tüm ayı içeriyorsa ve defterde hiç kayıt yok ise, sistem uyarı verir defterin oluşmasına izin vermez. Parçalı yevmiye defteri oluşturuluyorsa ve defterde hiç kayıt yok ise ve defterin içerdiği kaydın son tarihi ilgili dönemin son günü değil ise sistem uyarı verir defterin oluşmasına izin vermez. 17
Kontrollerden başarıyla geçilmiş ise sistem veritabanındaki IASFINHEAD ve IASFINITEM tablolarından ilgili muhasebe kayıt bilgilerini, IASBAS001 tablosundan firma bilgilerini, IASFIN043 tablosundan SM/SMMM/YMM bilgilerini, eğer şubeli defter ise IASBAS027 tablosundan şube bilgilerini, IASBAS004 tablosundan para birimi ISO kodlarını ve IASFIN040 tablosundan defterin oluşacağı dosya yolu bilgisini, imza ve zaman damgası ile ilgili bilgileri alır ve defteri oluşturmaya başlar. Sistem 2 şekilde parçalı defter oluşturur; Defter oluşturulmak istenen tarihler dönemin başı ve sonu değilse o zaman sistem parçalı defter oluşturur. Örneğin (01.03.2011 15.03.2011) Deftere her bir muhasebe kaydı eklenirken, dosyanın boyutu kontrol edilir. Firma ayarlarında verilen maksimum dosya boyutuna ulaşmış ve hala deftere eklenmesi gereken muhasebe kayıtları mevcut ise sistem uyarı mesajı verir ve kullanıcı devam etmek isterse defteri parça numarası vererek kaydeder, sonraki işlemleri döngü halinde muhasebe kayıtları sona erene kadar yapar. Oluşturulan defter dosyalarının beratı da belirtilen dosya yolunda oluşturulur. 5.2.1. Dosya Yolu Yapısı Yevmiye Defteri, Beratı ve GİB Onaylı Yevmiye Defteri Beratının dosya yolu: Kullanıcının verdiği dosya yolu/vergi numarası/defter yılı/defter dönemi/ 5.3. Defter İmzalama Defterin imzalanması defterler oluşturulduktan sonraki aşamadır. Uygulama, öncelikle IASFIN040 destek tablosundan imzaya erişimi sağlayacak dosya yolu bilgisini okur, sonrasında sisteme gösterilen nitelikli elektronik imza veya mali mühür sertifikasındaki şifrelenmiş bilgileri okuyarak imzalama işlemine başlar. İmzalama işleminde ve sonrasında yapılan şematron kontrollerinde bir hata bulunur ise sistem ekrana mesaj ile uyarı verir. 18
5.3.1. Şematron Kontrolü Yevmiye defteri için şematron kontrolü edefter_yevmiye.sch dosyası kullanılarak yapılır ve gelen mesajlar kullanıcıya yardımcı olabilmesi için Türkçeleştirilir. 5.4. Berat İmzalama Bu aşamada defter imzalama yönteminin aynısı kullanılarak üretilen berat imzalanır zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili dosya yoluna kaydedilir. İmzalama işleminde ve sonrasında yapılan şematron kontrollerinde bir hata bulunur ise sistem ekrana mesaj ile uyarı verir. 5.4.1. Şematron Kontrolü Yevmiye beratı için şematron kontrolü edefter_berat.sch dosyası kullanılarak yapılır ve gelen mesajlar kullanıcıya yardımcı olabilmesi için Türkçeleştirilir. 19
5.5. Kebir Defteri ve Beratı Oluşturma Yevmiye ve kebir defterlerinin başlangıç bitiş tarihleri ve içerdikleri belgeler aynı olmak zorunda olduğu için, sistem önce yevmiye defterini oluşturur, kebir defterini de yevmiye defterindeki bilgileri referans alarak oluşturur. Kullanıcı FINT11 - E-Defter Yönetimi uygulamasında Kebir Defteri Dökümü seçeneğini işaretlediğinde sistem kullanıcının karşısına yevmiye defteri oluşturulmuş ancak kebir defteri oluşturulmamış kayıtları listeler. Listeden kaydı seçtikten sonra Tamam düğmesine basar ve kebir defteri kayıtları listelenir. Listelenen kayıtlarda yanlışlık var ise İptal düğmesiyle ana sayfaya geri dönülür. Son aşama olarak, kullanıcıdan E-Defter Oluştur düğmesine basması beklenir ve sonrasında kebir defteri ve beratı oluşturulur. Böylece defterler arasında farklılık olma ihtimali ortadan kalkmış olur. E-Defter Oluştur düğmesine basıldıktan sonra sistem bazı kontroller yapar; kebir defterinin oluşmasına kaynak olan yevmiye defterinin borç/alacak toplamı değerleri ile kebir defterinin borç/alacak toplamı değerleri karşılaştırılır ve değerler arasında farklılık var ise sistem uyarı verir defterin oluşmasına izin vermez. 5.5.1. Dosya Yolu Yapısı Kebir Defteri, Beratı ve GİB Onaylı Kebir Defteri Beratının dosya yolu: Kullanıcının verdiği dosya yolu/vergi numarası/defter yılı/defter dönemi/ 20
5.6. Defter İmzalama Defterin imzalanması defterler oluşturulduktan sonraki aşamadır. Uygulama, öncelikle IASFIN040 destek tablosundan imzaya erişimi sağlayacak dosya yolu bilgisini okur, sonrasında sisteme gösterilen nitelikli elektronik imza veya mali mühür sertifikasındaki şifrelenmiş bilgileri okuyarak imzalama işlemine başlar. İmzalama işleminde ve sonrasında yapılan şematron kontrollerinde bir hata bulunur ise sistem ekrana mesaj ile uyarı verir. 5.6.1. Şematron Kontrolü Kebir defteri için şematron kontrolü edefter_kebir.sch dosyası kullanılarak yapılır ve gelen mesajlar kullanıcıya yardımcı olabilmesi için Türkçeleştirilir. 5.7. Berat İmzalama Bu aşamada defter imzalama yönteminin aynısı kullanılarak üretilen berat imzalanır zaman damgasıyla 21
damgalanır ve ilgili dosya yoluna kaydedilir. İmzalama işleminde ve sonrasında yapılan şematron kontrollerinde bir hata bulunur ise sistem ekrana mesaj ile uyarı verir. 5.7.1. Şematron Kontrolü Kebir beratı için şematron kontrolü edefter_berat.sch dosyası kullanılarak yapılır ve gelen mesajlar kullanıcıya yardımcı olabilmesi için Türkçeleştirilir. 6. Defter ve Beratın Saklanması Operasyonları Defter ve berat oluşturulduktan sonra kullanıcının verdiği dosya yoluna kaydedilir. Veri tabanında bulunan IASFINEBOOKLOG isimli tabloda oluşturulan defter ve beratlara ilişkin kayıtlar tutulmaktadır. Bu tabloda oluşturulan defter ve beratların yıl, dönem, şube, parça numarası, defterin içerdiği tarih aralığı, defterin içerdiği başlangıç-bitiş yevmiye numaraları, defterin içerdiği kayıtlara ait borç ve alacak toplamları, dosya yolu, beratın durumu, GİB'den gelen dosyanın kayıt yerini ve defteri oluşturan ve oluşturma tarihi bilgilerini içerir. Beratların dosyalarının statülerinde veya GİB onaylı beratın dosya yolunda yapılan değişiklikler tarihçe bazında kayda alınır. Bu kayıtlara Tarihçeyi İncele düğmesi ile erişilir. GİB onaylı beratı IASFINEBOOKLOG tablosuna kaydederken sistem bazı kontroller yapar, berat dosyası bu kontrolleri geçemez ise sistem uyarı verir ve dosyanın kaydedilmesini engeller. GİB onaylı berat dosyasının, berat dosyası ile aynı dosya yolunda olması gerekir. Eğer farklı bir dosya yolunda ise sistem kayıt edilmesine izin vermez. GİB onaylı berat dosyasının isminin, GIB- ile başlaması gereklidir ve diğer bilgilerinin berat dosyası ile aynı olması gerekmektedir. Eğer bu kurallara uygun değil ise sistem kayıt edilmesine izin vermez. GİB onaylı berat dosyasının içeriğinin dolu ve doğru olması kontrol edilir. Eğer içeriği doğru değilse sistem kayıt edilmesine izin vermez. GİB onayı alınmış beratın imza değeri kontrol edilir. Eğer imza değeri doğru değilse sistem kayıt edilmesine izin vermez. 22
7. Defter Silme İşlemi 7.1. Son Ayın Defterini Silme GİB onayı alınmış son döneme ait defter ve beratları silebilmek için öncelikle GİB onayı alınmış statüsünün Defter Oluşturuldu olarak değişmiş olması gereklidir. Bu statüyü değiştirebilmenin koşulu ise kullanıcıya IASFIN040 - E-Defter Parametreleri Destek Tablosunda GİB onaylı beratın statüsünü değiştirme yetkisinin verilmiş olması gereklidir. Bu yapıldıktan sonra ilgili defter ve beratlar kaydı hem tablodan hem de ilgili dosya yolundan silinecektir. Silme işleminde önce ilgili ayın kebir defteri beratı ve buna bağlı olarak kebir defteri, sonrasında da yevmiye defteri beratı ve buna bağlı olarak da yevmiye defteri silinir. 7.2. Geçmiş Ayın Defterini Silme GİB onayı alınmış geçmiş bir döneme ait defter ve beratları silebilmek için öncelikle kullanıcıya IASFIN040 - E-Defter Parametreleri Destek Tablosunda GİB onaylı defterlerin silinme yetkisinin verilmiş olması gereklidir. Yetkisi olan kullanıcı ilgili ekranı açıp yıl/dönem ve şube bilgisi girdiğinde sistem verilen defterleri ilgili dosya yolunda dosya isminin başına DELETED yazarak yedekleyecektir. 23
8. Defter ve Berat Örnekleri Sistemin e-defter başlangıç tarihi 01.03.2011 olarak düzenlendi ve 2011 yılı 3. ayı için defter ve berat örnekleri aşağıdaki gibidir; 8.1. Yevmiye Defteri 24
8.2. Yevmiye Defteri Beratı 8.3. Kebir Defteri 25
8.4. Kebir Defteri Beratı 9. FINT11 Kontrol Raporları Defterlere konu olan belgelerin e-defter kurallarına göre tekrar kontrol edildiği rapor: 26
Defterlere konu olan belgelerdeki belge tipi/kayıt anahtarı ilişkilerinin gösterildiği rapor: E-Defter oluşturmak için gerekli destek tablosu bilgilerinin toplu halde gösterildiği rapor: 27