2 Öncelikle Hareket Temelli Çalışma nın ne olduğunu öğrenmekle işe başlayalım. Hareket Temelli Çalışma (HTÇ) en özet haliyle çalışanlara nasıl, ne zaman ve nerede çalışacaklarına dair seçenek sunan bir sistemdir. Ofis içerisinde bu, her farklı iş için farklı çalışma düzenleri anlamına gelirken, ofis dışında akla gelebilecek her yerde çalışabilmek demektir. #biggfact Londra'da bir kişilik çalışma masasının maliyeti 42.000 TL ile 49.000 TL arasında değişmektedir. Bu da işverenler açısından doğrudan şu sonuca çıkar: ne kadar az masa, o kadar az gider. Çalışanlar için ise bu daha fazla esneklik; daha iyi bir iş/hayat dengesi, daha mutlu çalışma hayatı ve daha az hastalıkla kaybedilen zaman demek. Peki hareket temelli çalışmayı bünyesinde barındıran nasıl bir çalışma ortamı yaratabilirsiniz? Tasarıma entegre etmeniz gereken şeyler ne? Hareket temelli çalışmayı ortamınıza eklerken destek alabileceğiniz aktörler kimler? Size ekstra maliyeti ne olur? Dikkat etmeniz gereken ana noktalar ne? Şimdi bu soruların ve daha birçoğunun cevaplarını içeren adım adım rehberimizi takip edelim. Hareket Temelli Çalışma nın işveren açısından yararları Maddi tasarruf Masada harcanan daha az zaman demek daha az masa demek. Bu da daha az ofis mekânı anlamına gelir. Her ofis elbette ki farklı kurguda ve anlayıştadır; ancak daha düşük metrekare her şekilde daha az masrafa yol açar. Aşağıda sıraladığımız maddelerden sizin de tasarruf edebileceğinizi düşündükleriniz varsa, Hareket Temelli Çalışma'ya geçmenizin tam zamanıdır: Daha düşük bina ayak izi Daha düşük elektrik faturası Çalışanla ilgili değişim giderlerinde azalma (çalışan değişikliği, çalışanın görev yeri değişikliği vb) İş yeri giderlerinde azalma Servis giderlerinde azalma Bakım giderlerinde azalma Çalışanların seyahat giderlerinde azalma IT bağlamında daha az kablolama ve bağlantı giderlerinde azalma Daha az yazıcı ve kâğıt kullanımında azalma #biggfact Hollandalı sigorta şirketi Interpolis ofis mekânlarındaki %45 azalmayla beraber giderlerinde de %24 lük bir düşüş olduğunu açıkladı. Masalarına bağlı olmayan çalışanlar, ofis ortamında rahat hareket ederek, bir ekibin parçası olarak daha iyi bir iletişim ve işbirliği içerisine girmeye başlarlar. Belirli görevler ve işler için özel ortamlar üretilmesi ile beraber (sessiz çalışma ortamları gibi), çalışanlar daha iyi odaklanabilecek ve çok daha verimli bir sonuç ortaya çıkaracaklardır. Bununla beraber farklı mekân kurguları sayesinde oluşan hareketli çalışma ortamı, çalışanların ve ziyaretçilerin daha iyi bir şekilde iletişim kurmalarına yol açacaktır. #biggfact 2012 de çalışanlar yaklaşık yılın 6 gününü hastalık izninde geçirdiler. Eğer siz çalışanlarınıza esnek çalışma ve istedikler yerde istedikleri zaman iş yapma olanağını verirseniz, büyük ihtimalle bu hastalık günlerinin sayısında da azalma görürsünüz.
3 Yeni yetenekler çoğunlukla esnek ve yaratıcı çalışma yöntemlerini tercih ederken, mevcut çalışanlar ihtiyaçlarını karşıladığı sürece aynı ortamda kalmaya meyillidir. Bunun yanı sıra üzücü bir şekilde aslında birçok ofis sadece iki aktivite için tasarlanmıştır: bir masada oturmak ve toplantı yapmak. Ancak hareket temelli çalışma ortamları sizin sektörünüzün gerektirdiği birçok farklı işin farklı ortamlarda yapılmasını sağlayarak, daha geniş bir iş yelpazesinde verimi artırır. Çalışanlarınıza düşünmeleri için sessiz ortamlar verirseniz, birçok yeni fikirle karşınıza çıkacaklardır. Hareket Temelli Çalışma tamamen esneklik ve çalışma ortamını seçebilmekle ilgilidir. #biggfact Daha düşük bir bina izi enerji, servis ve ofis malzemelerindeki düşüş ile doğrudan şirketin karbon ayakizini azaltır. Yazılım şirketi Autodesk, Hareket Temelli Çalışma ortamına sahip İngiltere merkezinin çevresel tasarımından ötürü yılda yarım milyon Dolar tasarruf ediyor. Çalışan açısından yararları Çalışanlarınız istedikleri zaman istedikleri yerde çalışırsa, daha önce de söylediğimiz gibi, bu beraberinde daha iyi bir iş-hayat dengesi, daha mutlu çalışma hayatı ve hastalıkla kaybedilen daha az zamanı da getirir. Çalışanların işleri için çalışma yeri ve zamanını seçebilmeleri, kendilerine olan güvenlerini besler. Bunun yanı sıra çalışanın kendisine gösterilen güvenden ötürü, iş yerine olan bağlılığı da kuvvetlenir. Ellerinde o anda bulunan işi yapabilmek için kendilerine en uygun mekânı seçebilen çalışanların daha verimli sonuçlar elde etmesi sürpriz değil. Çalışma yerlerinin ortalama %59 u çalışanların kendi ofis saatlerini belirlemelerini Hareket Temelli Çalışma için en önemli aktörlerden biri olarak görmektedir. Özellikle büyük şehirlerde çalışanların iş yerleri ve evleri arasında trafikte harcadıkları zaman oldukça yüksektir. Bu oran çalışanın motivasyonunu, verimini ve iş-hayat dengesini olumsuz etkiler. Çalışanlarınızın trafikte harcadıkları zamanı azaltırsanız, çalışanınıza düşünmek, yaratmak ve üretmek için daha çok zaman vermiş olursunuz. #biggfact Microsoft, Hollanda daki ofislerine Hareket Temelli Çalışma yı entegre ettikten sonra her çalışanın iş yerine geliş gidişleri için haftada ortalama 6 saat daha az zaman harcadıklarını belirtiyor. Nloder Merchan ın da belirttiği gibi; oturmak yeni sigara içme biçimi. İnsanlar günde ortalama 9.3 saatlerini oturarak geçirirken, 7.7 saatten fazlasını uyuyarak geçiriyor. Bu da birçok önemli hastalık için davetiye çıkarıyor; şeker, kanser, kalp hastalıkları... Ancak Hareket Temelli Çalışma, mekânda hareketi teşvik ederken, sağlıklı bireye giden yolu da açar. Hareket Temelli Çalışma yı ofisine entegre etmek için en iyi zaman ne? Öncelikle söyleyelim, bu çalışma biçimini ofisinize eklemek için kötü bir zaman yok, ancak belki yakın zamandaki bir etkinlik ya da değişiklik güzel bir fırsat olabilir. Şampiyonunuzu seçin! Hareket Temelli Çalışmayı kendi işinize entegre etmek büyük bir kültürel değişim demek olabilir. Bu süreci tek bir kişinin üstlenmesini istemektense, bunun için bir ekip kurmak çok daha iyi sonuç verecektir. Tabi ki bu ekibin bir lideri olmalı, böylece tüm düşünceleri ve işleri bir çatı altında toplayabilir, her kafadan bir ses çıkması riskini de indirgemiş olursunuz.
4 Peki nasıl bir lider seçmelisiniz? Nasıl biri bu projeyi yönetmeli? Yönetime doğrudan bilgi verebileceği için mümkün olduğunca üst düzey bir yetkilinin liderliği size avantaj sağlayacaktır. Mesela aşağıdaki özellikleri sıralayabiliriz: Finans veya İK ile ilişkisi olan Hareket Temelli Çalışma için hevesi olan Bütçe konusunda deneyimi olan Karar verme yetkisine sahip Çoklu görev yapmada deneyimli Motive edici İşinize hakim İletişim yeteneği olan Organize olabilen Ekipleriniz Şirket içindeki ekibiniz Lider dışında şirket içinde kimler bu sürece dahil olmalı? Bu değişim sırasında kimlerle konuşmanız ve bilgil vermek gerektiğini başından bilmek sizin yararınıza olacaktır.kimler mi olabilir? Yönetim Kurulu Başkanı CEO Genel Müdür Finans Müdürü Bilgi-İşlem Yöneticisi İnsan Kaynakları İdari Yönetici Operasyon Yöneticisi Pazarlama Kişisel Asistanlar Yönetim Kurulu Şirket dışındaki ekibiniz Bu ekip size gereken bilgi birikimini ve tecrübeyi sağlarken, iş yapış biçiminize dışardan bakarak, farklı bir perspektif getireceklerdir. Bunlardan ilki, Çalışma Mekânı Stratejisi Danışmanı dır. Onların sayesinde ofis mekânınızdaki optimum çalışma şartlarını en doğru mekansal organizasyonla elde edersiniz. Bu grubun aşağıdaki konularda birikiminin olması gerekir: Veri Toplama Vizyon Değişim Yönetimi Çalışan Tipolojileri İç mekân tasarımı Hareket Temelli Çalışma iş deneyimi Mekân stratejisi danışmanından sonra doğal olarak işin içine tasarımcı girer. Burada dikkat edilmesi gereken nokta tasarımcının mümkün olduğunca erken bir zamanda sürece dahil edilmesi, zira doğru tasarımın Hareket Temelli Çalışma da rolü oldukça kritiktir.
5 Aslında işinizi oldukça kolaylaştıracak aktör, tasarım ve uygulama fit-out şirketleridir. Çünkü bu şirketler sizin fikirlerinizi dinler ve bunları gerçeğe dönüştürür. Böyle bir partneri sürece dahil ederseniz, projeye dair birçok aşamayı tek bir aktörle çözmüş olursunuz. Koordinasyonla daha az zaman harcar, kendinize düşünmeniz gereken daha az konu bırakmış olursunuz. Bu tür yapılar çalışma mekanı strateji danışmanından tasarımcıya, doğru yer seçimininden aydınlatma tasarımına, iletişim stratejisinden kurumsal kimlik tasarımına, uygulama ve taşınma işine kadar tüm kalemleri kendileri halleder ve sizin için hem maddi hem manevi anlamda çok daha az yorucu bir süreç yaratmış olurlar. Bigg sizin için tam böyle bir partnerdir. #biggfact "Tasarım ve Uygulama" fit out şirketlerini tercih ettiğinizde projeniz %40 daha hızlı ve daha düşük bütçe ile tamamlanacaktır. Keşfedin Çalışma mekânınıza Hareket Temelli Çalışma yı entegre etmeye karar verdiğinizde araştırmaya başlayın. Konu ile ilgili hem kendi işinizle hem örnek durumlarla ilgili bilgi toplayın, başka projeleri inceleyin, keşfe çıkın... Tüm bunlar sizin ne istediğinizi kafanızda şekillendirmenizi ve net olmanızı sağlar. İşinizin şu anki işleyişi nasıl? Ofis kurgusu işinizi destekler nitelikte mi? Çalışma mekânları nasıl kullanılıyor? Hani mekânlar az ya da çok kullanılıyor? Nasıl çalışanlara sahipsiniz? Kendi organizasyonunuzun hedefi ne? Keşfe bu sorulara cevap vererek başlayabilirsiniz. #biggfact Ortalama çalışma mekânlarının %66 sı çalışma saatleri süresince kullanılmadığını biliyor muydunuz? Çalışanlarınız arasında araştırma yapın, neyi seviyorlar, neyi sevmiyorlar? Bu değişimi kaldıracak teknolojiye sahip misiniz? Mevcut teknolojiniz size esneklik ve verimli çalışma ortamı sağlıyor mu? Engelleri aşın Bu sorulara cevap verip, başka örnekleri inceledikten ve hedeflerinizi ortaya koyduktan sonra sıra en zorlardan biri olan engelleri belirlemeye gelir. En büyük engel de genelde değişimin kendisine duyulan ön yargıdır. Bununla beraber aidiyet hissi de engellerden biridir zira genelde bir masa demek, aidiyet demektir. Kişilere özel masaların kalkması kimlik kaybına yol açabilir, özellikle hücresel ofis çalışanlarında. Karşınıza çıkabilecek ilginç olan başka bir engel de çalışıyor görünmek algısıdır. Çalışanlar çoğunlukla masada durmalarının çalıştıklarının bir göstergesi olduğunu düşünür. Kişileri masalarından bağımsız hale getirdiğinizde ortaya algı endişesi çıkar. Bunu da en tepedeki algıyı değiştirerek aşabilirsiniz. Yöneticiler, gerçekten de böyle mi düşünüyor? Öyle ise durumun öyle olmadığını onlara açıklamakla başlayın. Değişimin yukarıdan aşağıya yansıdığını göreceksiniz. Bir başka engel de eski ve yetersiz bilgi işlemdir. Evet, dijital dünyaya çoktan geçiş yapmış olabilirsiniz ama kişilerin bilgiye ulaşmasının kolay ve düzgün olması gerekir. Eğer öyle olmazsa, çalışanlar bilgiyi ellerinin altında tutabilmek ve kolay ulaşabilmek için kâğıt kullanmaya devam eder, zira istedikleri bilgiye istedikleri kolaylıkla ulaşamıyorlardır.
6 Karşılaştırmalı İş Planınız Hareket Temelli Çalışma size maddi anlamda tasarruf sağlayacaktır ancak bunun için önce yatırım yapmanız gerekir. Günümüz ekonomisinde bu biraz riskli görünebilir. Eğer bu bir engel haline gelirse, güçlü bir iş planı hazırlayın. Bu iş planında da şimdiki ve eğer yatırım yapılırsa gelecekteki belli başları rakamları karşılaştırın: metrekare başına maliyet, çalışan başına maliyet, çalışan değişimi maliyeti... The Macquarie Group tek bir ofis binaları için yaklaşık 10 milyon dolar tasarruf edeceklerini hesapladı. Bu siz de olabilirsiniz. Peki ne kadara mal olacak? Burada kilit nokta gerçekçi bir bütçe belirlemek ve tasarruf için harcadığınızı hatırlamak. Hareket Temelli Çalışma yı ofisinize entegre ettiğinizde çalışanlarınızın rehberliğe ihtiyaçları olacak. İK nızın bu konuda yeterli bilgiye sahip olduğundan emin olun. Basit kurallar belirleyin (masaları temiz tutma, bir mekânı ya da masayı belirli bir saate kadar kullanma, gürültü seviyeleri vb.) Çalışanlarınıza iş yapmanın ofiste geçirilen saatlerle değil, performansla doğru orantılı olduğunu anlatın. Sadece eğer gerekliyse toplantı yapmalarını söyleyin. Kaçımız gün içerisinde kendimizi gereksi hissettiğimiz toplantılarda buluyoruz? Mekân Tasarımı Şimdi gelelim mekân tasarımına... Hareket Temelli Çalışma da anahtar noktalardan biri, çalışanların artık kendilerine ait masaları olmayacağı için, hareket halindeyken gerekli araçlara sahip olduklarından emin olmak. Çalışanlarına sorun, nelere ihtiyaçları var? İyi bir danışman bunu zaten sizin için yapacaktır. Ne büyüklükte bir depolama alanına ihtiyacınız var? Bu sorulara verilen cevaplardan sonra geriye tasarımı oluşturmak ve gerçeğe dönüştürmek kalıyor. Bu süreçte de önemli olan iyi ve doğru planlama. #biggfact Leesman Index ine göre çalışanların %85 i çalışma ortamlarının kendileri için önemli olduğunu belirtiyor. Tüm bu aşamalar size çok karmaşık ve zor mu geldi? Bigg bunun için var. Kafanızdaki soruları cevaplayalım ve yol göstericiniz olalım. Ofis mekânınızı verimli kullanıp kullanmadığınızdan emin değilseniz, ofisinize ücretsiz analiz yapalım ve yol haritamızı beraber çizelim.