İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005 1
STANDART DOSYA PLANI Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim sağlamak amacıyla Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün koordinasyonunda "Standart Dosya Planı" çalışmaları başlatılmıştır. 2
Standart Dosya Planında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 25 Mart 2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesiyle yürürlüğe girmiştir. "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı hazırlanmıştır. «Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı» ise kurumlar ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüştür. 2
Standart Dosya Planı Nedir? Belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıraya sokulması, bir düzene konulması ve muhafaza edilmesidir. Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. 4
Kapsamında ki Kurumlar Nelerdir? Standart Dosya Planı tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar. 5
Standart Dosya Planı Üç Bölümden Oluşmaktadır. 1 000-099 sayısal aralığı (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) 010 07 02 Duyurular 2 600-999 sayısal aralığı Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) Her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) 811 01 Telefon Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak 3-100-599 sayısal aralığı adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 210 01 Nakiller 6
Dosyalama İşlemini Standartlaştırmanın Faydaları Kurum içerisinde birlikteliğin sağlanması, tüm kurum ve kuruluşlarda etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulması. Kamuda aynı konudaki belgelerin aynı kodlarla kodlanması. 7
Dosyalama İşlemini Standartlaştırmanın Faydaları (Devam) Kurum içi ve kurumlar arası bilgi-belge akışının düzenlenmesi. Bilgi ve belgeye daha kısa sürede erişimin sağlanması. Doküman, belge ve arşiv yönteminin kolaylaşması. Belge saklama planlarının belirlenmesi. 8
DOSYALAMA YÖNETİMİNİN OLMAMASI NELER KAYBETTİRİR? Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur, 9
DOSYALAMA YÖNETİMİNİN OLMAMASI NELER KAYBETTİRİR? (DEVAM) Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır, Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir, 10
Kodlama Tekniği Ana konu başlıkları üç sayısal karakterle (000), birinci, ikinci, ve üçüncü alt başlıklar iki sayısal karakterle (00) kodlanmıştır. 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Norm Kadro Çalışmaları 01 Görev / İş Tanımları 11
Kodların Kullanılması Zorunlu mudur? 02/02/2015 tarihli ve 29255 Sayılı Resmi Gazete de yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik göre bir resmi yazının Sayı alanında bulunması gereken zorunlu alanlardan bir tanesi de Dosya Planı Kodu alanıdır. 15267578 010.07.01 178 Haberleşme Kodu Dosya Kodu Evrak Sayı No 12
Standart Dosya Planın Kullanıldığı Alanlar Resmi yazışmalarda, klasör sırt etiketinde ve gelen giden evrak kayıt bölümünde kullanılacaktır. Resmi yazışmalarda konu kodu ve konu açıklaması birbirini tutmalı ve aynı kod ile evrakın kaydı ve arşivlemesi yapılmalıdır. 13
Sayı Kısmındaki Noktalama İşaretleri Sayı : 15267578-705.02 - Evrak Kayıt No Konu : Donanım Talebi 14
Resmi Yazışmalarda Dosya Kodu Tespiti Yazının konusu hangi alan ile ilgiliyse o alandaki kodlara bakmalıyız. Konuya karşılık gelen dosya kodunun alt açılımları da varsa, yazının konusuna uygun dosya kodunu net olarak tespit ederek kullanmalıyız. 15
Resmi Yazışmalarda Dosya Kodu Tespiti Örnek Örneğin; Ödemeler ile ilgili bir yazı hazırlıyoruz. Bakacağımız alan 840 869 Mali İşler Bölümüdür. Bu bölümü açtığınızda 841 Bütçe Hazırlama ve Uygulama, 841.02.17 Tahakkuk ve Ödeme İşlemleri bu dosya kodunu sayı bölümünde kullanırız. 16
Standart Dosya Planı Genel Kodlar Genel kodlar bir alanın başlığını ifade ettiğinden resmi yazışmalarda kullanılmaz. Genel klasörleme yapan birimler bu kodu sadece klasör etiketinde kullanabilir. Bu kodların bulunduğu alanın tümünü ifade ettiği unutulmamalıdır. 17
Standart Dosya Planı Genel Kodlar (Devam) Örneğin; 000 Genel 600 Araştırma ve Planlama İşleri (genel) 640 Hukuk İşleri (genel) 700 Bilgi Sistemleri (genel) 750 Emlak ve Yapım İşleri (genel) 840 Mali İşler (genel) 900 Personel İşleri (genel) ÖNEMLİ: Bu kodlar resmi yazışmalarda kullanılamaz. Sadece klasörlemede kullanılabilir. 18
Standart Dosya Planı Diğer Kodlar Hazırladığımız yazının konusu veya yapılan iş, dosya planında ana başlık düzeyinde veya alt başlıklarda tanımlı değil ise ilgili faaliyetin ana veya alt kodunun altındaki 99 Diğer kodu kullanılır. Diğer kodu kesinlikle üst kodun altında kullanılmalıdır ve mümkün olduğunca uygun kod yoksa kullanılmalıdır. 19
Örneğin; Standart Dosya Planı Diğer Kodlar (Devam) 040 Faaliyet Raporları 01 Haftalık 02 Aylık 99 Diğer 040.99 Faaliyet Raporları - Diğer 20
Gelen Giden Kodu Standart Dosya Planında gelen giden, kurum içi kurum dışı yazışmalar diye bir yazışma kodu mevcut değildir. Gelen giden evrak kodu sadece evrak kayıt birimi arşivinde kullanılır. 21
Olur ve Onay Yazıları Bir işlemin parçası durumundaki olur ve onay yazıları için kod, ilgili olduğu işlemin dosya kodundan alınmalıdır. 020 Olur ve Onaylar yazışmalarda kullanılacak bir dosya kodu olup, ayrıca tüm olur ve onayların birer kopyasının da tutulduğu bir dosyadır. Örneğin; Görevlendirmenin oluru için 903.07.01, satın almanın oluru için 934.01.02 kullanılmalıdır. 22
Belediye Meclis ve Encümeni Ana hizmet kodlarında 301.05 Meclis Kararları ve 302.03 Encümen Kararları olarak kodlaması yapılmıştır. Yine ortak alanlarla ana hizmet birimlerindeki kodlar arası çakışma olduğundan, Belediye Meclisi için 050.01 alt açılımları, Belediye Encümeni için ise 050.02 alt açılımlarıyla kullanımı önerilir. Sayı: 15267578-050.01.01 Evrak Kayıt No Sayı: 15267578-050.02.03 Evrak Kayıt No 23
Standart Dosya Planının Giden Evrak Defterinde Kullanımı 24
Standart Dosya Planının Gelen Evrak Defterinde Kullanımı 25
Klasör Sırt Etiketi 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi nin Ek-3 te belirtilen formatta bilgi ve belgeye erişimi kolaylaştıracak, dosyanın içeriği hakkında bilgi verecek, erişim uçlarının bulunduğu standart bir etiket kullanmalıyız. Açılacak dosya üzerinde dosyayı tanımlayan kurum adı veya rumuzu, dosya numarası, konu kodu, konu adı ve yılı gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. 26
Klasör Sırt Etiketi Örnek BELEDİYE ADI / LOGO EMLAK VE İSTİMLAK DAİRE BAŞKANLIĞI 15267578 251.02 2886 KİRALAMA İHALESİ 2015 BİRİM ADI BİRİM KODU KONU KODU KONU ADI YILI 27
Klasörleme Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. 28
Klasörleme (Devam) Örneğin, yıl içerisinde Personel işleri ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda 900 Personel İşleri kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900 Personel İşleri adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir. 29
Klasörleme (Devam) Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili Az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılması ve belgelerin bu dosyada toplanmasını, Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir. 30
DOSYA NUMARASI ÖRNEĞİ Personel Özlük İşleri Atamalar 903.02 Terfi 903.03 İzinler 903.05 Görevlendirmeler 903.07 903 Atamalar 903.02.01 Örnek
903.05.01 YILLIK 903.05.02 SIHHİ 903.05.03 MAZERET 903.05.04 ÜCRETSİZ 903.05.05 YURT DIŞI 903.05 İZİNLER
DOSYALARIN SAKLANMASI Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak asli düzenin kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir. 33
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 805 01 Belge Yönetimi 805 01 01 Saklama Süreli Dosya Plan 805 01 02 Kodlama İşlemleri 34
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 1 Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular Genel i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve Diğer adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. 35
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 2 Dosya numarası, plandaki en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevap yazılarında da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. 36
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 3 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar işlemdeki yazılar adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. 37
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 4 Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir. 38
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 5 Aynı konulara ait yazışmalar genel konu altında tek dosyada toplanabilecektir. Alt konulara ait yazılarda, çok fazla yazışma olmaması sebebiyle ana konunun dosya kodu altında toplanabilecektir. Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. 39
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 6 Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın Ek-1 ve Ek-2 bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda Ek-1 ve Ek-2 bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, / işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez [ ] içinde kullanılabilecektir. Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül ; ile ayrılacaktır. 40
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 7 Planın ekinde bulunan İndeks, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. 41
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 8 Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli düzenlerini oluşturacaklardır. 42
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 8 (Devam) Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. 43
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 9 Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. 44
DOSYALAMA İŞLEMİNDE UYULACAK KURALLAR 10 Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır. 45
DOSYALARIN DEVRİ Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. 46
DOSYALARIN DEVRİ (Devam) Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır. 47
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ 000-099 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ 600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ 620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 640-659 HUKUK İŞLERİ 660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ 720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ 750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ 770-789 EĞİTİM İŞLERİ 800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER 820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ 840-869 MALİ İŞLER 870-889 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ 900-929 PERSONEL İŞLERİ 930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ 950-969 GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ 48
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu GENEL İŞLER 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer 020 Olurlar, Onaylar 020 yazışma kodu olmayıp, yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır. 49
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 99 Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler 01 Talep ve Şikayetler 02 Görüş ve Teklifler 03 Bilgi ve Belge Talepleri 99 Diğer 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler 50
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu HUKUK İŞLERİ 640 Hukuk İşleri (Genel) 641 Dava Dosyaları 01 Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi 02 Tahkim 01 Ulusal 02 Uluslar arası 03 Adli Davalar 01 Hukuk 02 Ceza 03 İcra 04 İdari Davalar 05 Vergi Davaları 99 Diğer Her farklı dava için ayrı dosya açılacak olup, dava sürecinin bütün aşamalarına ilişkin belgeler ait olduğu dava dosyasından takip edilecektir. Dava esas numaraları veya dava dosyalarını birbirinden ayırmaya yarayacak özel numaralar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir. 645 Tebligatlar 646 Vekaletnameler, Azilnameler 645, 646 kodu ile tanımlanan konular bir dava sürecinin parçası olarak farklı kodlarla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında ve dava konusu olmayan durumlarda dosya adı olarak kullanılacaktır. Hukuki Görüşler (Mütalaalar) için bkz. Genel İşler 650 Bilirkişi ve Ekspertiz 651 Uzlaşma/ Sulh İşlemleri 659 Hukukla İlgili Diğer İşler 51
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Süresi Saklama Kodu ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ 870 Özel Kalem ve Protokol İşleri (Genel) 871 Makamın Konuşma ve Açıklamaları 872 Randevu Talepleri 873 Temas ve Ziyaretler 01 Gezi ve Ziyaret Programları 02 Yabancı Temsilciler 99 Diğer 874 Günlük Programlar 876 Davet ve Tebrikler 01 Özel Mektuplar 02 Davetiyeler 03 Tebrikler 99 Diğer 877 Protokol İşleri 878 Resepsiyonlar 879 Rezervasyonlar 880 Törenler 899 Özel Kalem ve Protokolle İlgili Diğer İşler 52