ŞEMA ADI: Gelen Evrak İş Akış Şeması ŞEMA NO: 01 Harici Evrak Evrak posta veya elden Enstitü ye gelir. Evrak Anabilim Dalı Başkanlıklarından veya Üniversitenin diğer birimlerinden sistem Dahili Evrak Gelen evrak, evrak kayıt memuru tarafından kayıt için sisteme taratılır. Evet Gelen evrak Hayır Enstitüyü ilgilendiriyor mu? Dahili ve Harici evrak ilgilisine iade edilir. Sisteme taratılan evrak önce Enstitü Müdürü tarafından görülür ve gereği için Enstitü Sekreti ve ilgili Müdür Yardımcısına sevk edilir. Enstitü Sekreteri işlem için ilgili memura evrakı sevk eder. İlgili memur i evrakın gereğini yaparak dosyasına kaldırılır.
ŞEMA ADI: Giden Evrak İş Akış Şeması ŞEMA NO: 02 Kurum içi ve kurum dışına gönderilecek evraklar ilgili memur tarafından sistem üzerinden yazılır ve hiyerarşi sırasına göre parafa sunulur. Paraflanan evrak en son Enstitü Müdürü tarafından e-imza ile imzalanır ve sistem üzerinden giden evrak kayıt numarası verilir. Giden evrak kurum dışı ise yazının bir nüshası birimde kalmak üzere evrak kayıt memuru tarafından posta işlemleri yapılarak gönderilir. Giden evrak kurum içi ise yazı sistem üzerinden ilgili birime gönderilir.(elektronik yazışma sistemi) İlgili memur işlemi biten ve bir nüshası birimde kalan giden evrakı dosyaya kaldırılır.
ŞEMA ADI: Derslerin Açılması ve Ders Sorumlularının Görevlendirmesi İş Akış Şeması ŞEMA NO: 03 BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ Akademik Takvim Anabilim Dallarına dersler ve dersi verecek öğretim üyelerin belirlenmesi için yazı yazılır. Öğretim Üyesi ihtiyaç yazısı Anabilim Dalı Kurul Kararıyla dersler ve öğretim üyeleri belirlenir. Anabilim Dalı Kurul Kararı Enstitüye üst yazı ile göderilir. Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir. Derslerin ve Öğretim Üyelerinin belirlenmesi için Enstitü Yönetim Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, görevli Enstitü Memuru tarafından, Öğrenci Bilgi Sistemine girilir. Görevlendirilen öğretim üyesi başka bir üniversiteden ise ilgili Üniversiteye bildirilmek üzere Rektörlük Makamına gönderilir.
Göreve Başlama ve Ayrılma İş Akış Şeması ŞEMA NO: 04 Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Devlet memuru naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme evrakı ile Enstitüye başvurur. İstifa Dilekçesi Personel kimlik bilgi formu doldurulur. Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır Maliye Bakanlığı otomasyonu üzerinden personel ve maaş bilgileri formu doldurulur. SGK girişi yapılır. SGK çıkış işlemleri yapılır Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilir.
ŞEMA ADI: Mazeret İzni İş Akış Şeması ŞEMA NO: 05 Mazeret izin dilekçesi alınır. (Doğum, evlilik,hastalık vb.) İzin formu Enstitü Sekreteri imzalar. Enstitü Müdürün onaylar. (Doğum, ölüm, evlilik ve diğer mazeret izinleri onay için Rektörlük Makamına gönderilir.) Mazeret izin kullanıcısı vekaletli görev yapıyor ise vekalet yazılarak Rektörlük Makamına onaya gönderilir. İzin dönüşü ilgilinin göreve başlama tarihi, vekalerin sona erdiği Rektörlük Makamına bildirilir. Düzenlenen belgelerin bir sureti personelin özlük dosyasına eklenir.
ŞEMA ADI: Mal Bildirimi İş Akış Şeması ŞEMA NO: 06 Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Şubat ayında Mal varlığında Şube Müdürü maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde Personel Mal Bildirim Formu almak için Müdürlüğe başvurur. Personel doldurduğu Mal Bildirim Formunu dilekçe ile Enstitüye teslim eder. Enstitü tarafından, üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formu Personel Daire Başkanlığına gönderilir. Personel Daire Başkanlığına gönderilen yazının bir örneği Personelin Özlük dosyasına eklenir.
ŞEMA ADI: Yıllık İzin İş Akış Şeması ŞEMA NO: 07 Yıllık izin talebinde bulunan personel Enstitü Müdürlüğüne başvuru yapar. Personelin izin sisteminden izin durumunun kontrolü yapılır. Personele yıllık izni bulunmadığı bildirilir. Hayır Yıllık izin hakkı var mı? Sağlık Raporu Evet Personel yıllık izin sistemine girilir.3 nüsha çıktısı alınır. İmzalatılır ve Müdürlüğe teslim edilir. Yıllık İzin İsteği/Sağlık İzin Formu Enstitü Sekreteri uygun görüşle Enstitü Müdürüne gönderir. Müdür Onaylar Yılık izin kullanıcısı vekaletli bir görevde ise İzin dönüşü ilgilinin göreve başlama tarihi, vekalerin sona erdiği Rektörlük Makamına bildirilir. Düzenlenen belgelerin bir sureti personelin özlük dosyasına eklenir.