TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1. PR06/KYB
Sayfa No: 1/3 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığı Kalite Yönetim Sisteminin işleyişi, uygunluğu, sürekliliği, kalite politika ve hedeflerinin karşılanmasındaki etkinliğini sağlamak üzere; sistemde yer alan standartların gerekli kıldığı şekilde, mevcut sistemin ve sonuçlarının, tarafından gözden geçirilmesi, değerlendirilmesi ve gereğinde değişiklik yapılmak üzere yöntem, sorumluluk ve yetkilerin tanımlanmasıdır. Bu prosedür, Kalite Yönetim Sistemi nde yer alan standartların, yönetimin gözden geçirmesi ile ilgili çalışmalarının usul, esas ve yöntemleriyle ilgili uygulamaları kapsar. 2. SORUMLULUKLAR Bu prosedür kapsamında: KYS nin uygunluğunu, etkinliğini, sürekliliğini sağlamak üzere gözden geçirilmesinden ve alınan kararların sonuçlanmasının sağlanmasından ; YGG için toplantı gündeminin hazırlanması, duyurulması, kayıt altına alınması, saklanması ve KYS genel performans raporlarının hazırlanarak YGGT ye sunulmasından KYT; YGG Toplantılarında alınan kararların uygulanmasından, birimleri ile ilgili iyileştirmelerin yapılmasından Birim Sorumluları; YGG de alınan kararların izlenmesinden birimlerde BKT; kurumda KYT sorumludur. 3. TANIMLAR ve KISALTMALAR 3.1. Komisyon/ Çalışma Grubu: KS gereklerini sağlamak üzere, iş kapsamına bağlı olarak ilgili personelden / KYT/ Birim Sorumluları tarafından kurulan ekip 3.2. Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.3. KYS/KY Modeli: Laboratuvarların teknik yeterliliklerinin ISO/IEC 17025 ile tanımlandığı, personel ve yerleşim şartları ile ilgili olarak Kalite Yönetim Sistemi/Modeli 3.4. İTP: İç Tetkik Planı 3.5. DF: Düzeltici Faaliyet 3.6. ÖF: Önleyici Faaliyet 3.7. YGG: Yönetimin Gözden Geçirmesi 3.8. YGGT: Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı 3.9. Proses: Girdileri çıktılara dönüştüren birbiri ile ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı
Sayfa No: 2/3 4. UYGULAMALAR 4.1. tarafından, uygulanan KYS ve kalite sistemlerinin her biri için, yılda en az bir kez YGG Toplantısı düzenlenerek; sistemlerin uygunluğu ve etkinliği gözden geçirilir. YGG Toplantıları, yıllık İTP lere göre iç tetkik uygulamalarının bitiminde ve birimlerin altı aylık veya yıllık performans raporlarını teslim ettikleri dönemleri takip eden ay içerisinde gerçekleştirilir. 4.2. İlgili standartların gereği olarak; her kalite sistemi bazında, yılda en az bir kere yapılması öngörülen YGGT ler için; gerek görülmesi ve şartların uygun olması halinde, mevcut KYS ile uygulanan diğer KS lerin tümünün görüşüldüğü tek bir toplantı düzenlenebilir. Bu durumda, Toplantı Gündemi tüm kalite sistemlerini içerecek biçimde hazırlanır ve Toplantı Tutanağında da her bir KS ye ait gözden geçirmeler ile alınan kararlar ayrı ayrı belirtilir. 4.3. YGGT nin başkanlığını yapar; kalite politikası, hedefleri vb. gibi temel hususlarla ilgili olarak son kararlar tarafından alınır. 4.4. YGGT ler;, Birim Sorumluları, BKT ler, ve KYT tarafından katılması uygun görülen komisyon başkanları, proses sorumluları, uzman personelin katılımıyla gerçekleştirilir. 4.5. YGGT ler için toplantı gündemleri, KYT tarafından hazırlanır ve toplantıdan beş gün önce katılımcılara yazılı duyurulur. 4.6. YGGT lerde; kalite politikası, kalite hedefleri, iç ve dış tetkik sonuçları, çalışan ve müşterilerin geri beslemeleri, şikayetler ve konuyla ilgili diğer kişilerden gelen geri bildirim, yönetici ve denetleyici personel raporları, akreditasyon ve/veya belgelendirme kuruluşları değerlendirmeleri, yapılan iş türü ve iş yükündeki değişiklikler, geri dönüş sürelerinin izlenmesi, sürekli iyileştirme süreç sonuçları, tedarikçilerin değerlendirilmesi, dış kalite değerlendirme ve laboratuvarlararası karşılaştırma sonuçları, proses performansı ve hizmet uygunluğu, uygunsuzluklar ile DF ve ÖF lerin durumu, önceki YGG lerden devam eden takip faaliyetleri, uygulanan KYS/KS yi etkileyebilecek değişiklikler ile iyileştirme için öneriler görüşülür. 4.9. KYT tarafından birim performans raporları dikkate alınarak YGG toplantılarında sunulmak üzere LHDB KYS Performans Raporu hazırlanır, nın onayından sonra toplantıda sunulur. 4.10. Toplantılarda, KYS/KS lerin, proseslerin, hizmet kalitesinin iyileştirilmesine ve gereken kaynak, ihtiyaçlara yönelik konular görüşülür ve kararlar alınır. Bu kararlar aynı zamanda düzeltici ve önleyici faaliyetler ile kalite sistemlerinde yapılacak iyileştirmeler için veri teşkil eder. 4.11. YGGT de alınan kararlar, amaç, hedef ve faaliyetleri içeren bir planı kapsayacak biçimde düzenlenen Toplantı Tutanağı na kaydedilir. Tutanak KYT ve tarafından imzalanır.
Sayfa No: 3/3 Tutanakta; karar verilen faaliyetlerin yürütülmesinden sorumlu birimler ve faaliyetlerin yaklaşık tamamlanma süreleriyle ilgili bilgiler bulunur. Toplantı tutanakları katılımcı imza listesi de eklenerek KYB tarafından birimlere gönderilir. 4.12.Toplantılarda alınan kararların öngörülen tarihte tamamlanıp tamamlanmadığı BKT vasıtasıyla KYT tarafından izlenir. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR 5.1. Düzeltici Faaliyet Prosedürü 5.2. Önleyici Faaliyet Prosedürü 5.3. İç Tetkik Prosedürü 5.4. Toplantı Gündemi Formu 5.5. Toplantı Tutanağı Formu 5.6. KYS Performans Raporu Formu 5.7.... Standardı Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı Kararları İzleme Formu 6. KAYITLAR Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar PR02/KYB kodlu Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik gereklerine uygun olarak kayıt altına alınır. 7. REFERANS TS EN ISO 9001:2008 Standardı 5.6 Maddesi TS EN ISO/IEC 17025/Aralık 2005 Standardı 4.15 Maddesi
REVİZYON İZLEME FORMU Sayfa No: 1 Birim / Bölüm: KYB Doküman Kodu Dokümanın Adı İlk Yayım Tarihi Revizyon Sayısı PR06/KYB Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü Yeni Yayım Tarihi/No Revizyon Tarihi/No Değiştirilen Madde No Değişen/Çıkan/ Eklenen Metin Form No: F22/ KYB/ 00