Sayfa No 1/5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı ÖZERDEM DEMİR A.Ş. ve EGEDEMİR DEMİR GERİ KAZANIM MADENCİLİK PETROL NAKLİYE TURİZM İNŞAAT TAAHHÜT PAZARLAMA SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Ye ait tesislerde yapılması gereken idari işlerin planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. 2. KAPSAM Bu prosedür, Tüm Grup Şirketlerimizi kapsamaktadır. 3. TANIMLAR Bu prosedürde tanımlanması gereken yabancı ifade bulunmamaktadır. 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü, uygulanmasından tüm birimler sorumludur. 5. UYGULAMA 5.1. Genel Şirketler grubumuzda idari işler kapsamına giren çalışmalar aşağıdaki gibi sıralanmıştır: Güvenlik Santral ve Danışma Yemekhane Ofis içi hizmet Bina içi ekipman arızaları Personel servisi Şirketimize ait araçlar ve iş makinaları Personelin kullanımı için demirbaş malzeme temin edilmesi ve teslimi 5.2. Güvenlik: Tüm grup şirketlerimizde 24 saat güvenlik personeli çalışmaktadır. Gerekli eğitimi almışlardır ve eğitim belgeleri özlük dosyalarında bulunmaktadır. Özerdem Demir A.Ş de çalışan güvenlik personeli, şirketimizin çalışanlarıdır. Egedemir Geri Kazanım Tesisinde Demir Çelik Fabrikasında güvenlik işleri, alt işveren ile yürütülmektedir. Alt işveren ile
Sayfa No 2/5 yapılan sözleşmede tüm şartlar yazılı olarak bulunmaktadır. Alt işverenin, bünyemizde çalıştırdığı personelin özlük dosyaları da şirketimizde bulunmaktadır. Güvenlik çalışması ile ilgili usul ve esaslar ORT-TL-005 TESİS GÜVENLİĞİ TALİMATI nda yer almaktadır. 5.3. Santral ve Danışma: Özerdem Demir A.Ş. de ve Egedemir Çelik Fabrikası nda bulunan santral ve danışma görevlisi, gündüz vardiyasında çalışmaktadır. Santral ve Danışma işini, sekreter personel yapmaktadır. Egedemir Geri Kazanım Tesisimizde Sekreter çalışmamaktadır. Bu görevi, İnsan Kaynakları ve İdari İşler Sorumlusu Personel yapmaktadır. Gelen-Giden evrakların takibi ve ilgili defterin doldurulması, Gelen faturaların alınması ve ilgili yerlere iletilmesi, Şirkete gelen kargoların ilgili kişilere ulaştırılması, şirketten gidecek olan kargoların, kargo firması ile bağlantıya geçilerek, ilgili yerlere ulaştırılması, Tesisimize gelen misafirlerin karşılanması ve ziyaret ettiği kişilerin yanına kadar eşlik edilmesi, Şirkete gelen telefonlara cevap verilmesi ve telefonların ilgili kişilere aktarılması, Büro personeli ve yönetim tarafından aranması istenen numaraların aranması ve ilgili kişilere aktarılması, Sarf malzemelerin ve mutfak malzemelerinin tedarikçi firmadan teslim alınması ve depoya götürülmesi, depoda bulunan malzemelerin çıkışlarının yapılması ve takibini yaparken ORT-FR-029 Malzeme Çıkış Formu nun kullanılması işlemlerini yapmaktadır. Görev tanımları hazırlanmıştır ve Sekreter olarak çalışan personele bildirimi yapılmıştır. 5.4. Yemekhane; Tüm grup şirketlerimizde yemekhanemiz bulunmaktadır ve Egedemir Ltd. Şti. ye bağlı olan tesislerimizde yemek hizmeti alt işveren vasıtasıyla sağlanmaktadır. Yemek firması ile yapılan sözleşme kapsamında günlük, çalışan ve tesislerde bulunan kişi sayısı mesai başlangıcında ilgili firmaya bildirilir ve yeterli sayıda yemek gelmesi sağlanır. Yemek firması, yemek dağıtımını kendi personeli vasıtasıyla yapar. Tesislerimizde çalışan yemek firması personelinin özlük dosyaları da yine tesislerimizin İnsan Kaynakları Birimi nde muhafaza edilmektedir. Yemekhanenin temizliğinden ve düzenli bırakılmasından, ilgili yemek firması sorumludur. Kontrolünü ise tesislerimizde bulunan İnsan Kaynakları ve İdari İşler
Sayfa No 3/5 Sorumlusu personel yapmaktadır. Yemekhanenin kontrolü için de ORT-FR-030 Bina İçi Temizlik Kontrol Formu nu kullanılmaktadır. Yemekhanenin temizliği ile ilgili detay bilgiler ORT-TL-006 Bina içi Temizlik Talimatı nda yer almaktadır. Özerdem Demir A.Ş. de, yemek, tesisimizin yemekhanesinde yapılmaktadır. Gerekli malzeme alımı için Aşçı tarafından ORT-FR-031 Malzeme Talep Formu doldurulur ve İdari İşler Personeli ne verilir. İdari İşler Personeli, ilgili talebi NETSİS in ilgili bölümüne girer ve Finans Müdürü nün onayını bekler. Finans Müdürü nün onayından sonra ilgili firmalarla bağlantıya geçer ve alımı gerçekleştirir. Malzemeler geldiği anda, Aşçı ya teslim edilir ve gıda deposunda muhafaza edilmesi sağlanır. Yemekhanenin temizliğinden Aşçı ve Ofis İçi Hizmet Görevlisi sorumludur. İlgili görev tanımları hazırlanmış ve çalışanlara tebliğ edilmiştir. Yemekhanenin kontrolü için de ORT-FR-030 Bina İçi Temizlik Kontrol Formu nu kullanılmaktadır. Yemekhanenin temizliği ile ilgili detay bilgiler ORT-TL-006 Bina içi Temizlik Talimatı nda yer almaktadır. 5.5. Ofis İçi Hizmet: Tüm grup şirketlerimizde, büro personeli ve üst yönetimin ve misafirlerin içecek ve ikram hizmetlerinin yapılması ve tüm idari binanın temizliğinin yapılması için, Ofis İçi Hizmet Görevlisi çalışmaktadır. İlgili personelin görev tanımı hazırlanmıştır ve çalışanlara tebliğ edilmiştir. Ofis içinde yapılan temizliğin ve çay ocağının temizliğinin kontrolü, ORT-FR-030 Bina İçi Temizlik Kontrol Formu kullanılarak yapılmaktadır. Ofis içi hizmet ile ilgili detaylı bilgiler ORT-TL-007 Ofis İçi Hizmet Talimatı nda yer almaktadır. 5.6. Bina İçi Ekipman Arızaları: Tüm grup şirketlerimizde, bina içinde bulunan klima, aydınlatma, mutfakta bulunan elektrikli ve/veya elektrikli olmayan ekipmanlar, çay ocağında bulunan elektrikli ekipmanlar vb. bakımı ve kontrolünü tesislerimizde bulunan İnsan Kaynakları ve İdari İşler Personeli yapmaktadır. Bina içi ekipmanların tespiti, çalışanlar tarafından tespit edilmiş ise, İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü ne E-posta ve telefon yolu ile bildirim yapılır. İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü, ORT-FR-032 Bina İçi Ekipman Arıza Bildirim Formunu her arıza için doldurur. Arızayı, bünyemizde çalışan bakım personeli inceler ve durum tespitini yapar. Bünye içerisinde onarım gerçekleştirilebilecek gibiyse, onarım gerçekleşir ve gerekli malzemenin alımı Satın alma Müdürlüğü tarafından yapılır. Eğer, onarımın, dışarıda yapılması gerekiyor ise Satınalma Müdürlüğü ile iletişime geçilir, bundan sonraki süreç ORT-PR-011 Satınalma Prosedürü ne uygun olarak izlenir. Arıza giderildikten sonra, ORT-FR-032 Bina İçi Ekipman Arıza Bildirim Formun ilgili kısmı doldurularak, işlem tamamlanmış olur.
Sayfa No 4/5 5.7. Personel Servisi: Tüm grup şirketlerimizde personel için servis kullanılmaktadır. Servis güzergâhları ve saatleri ile ilgili detaylı bilgi, ORT-YN-001 İç Yönetmelik'te yer almaktadır. 5.8. Şirketimize Ait Araçlar Ve İş Makinaları, Kiralık Binek Araçlar: Şirketlerimize ait araçlar, ORT-LT-008 Araç ve İş Makinaları Listesi'nde yer almaktadır. Bu listede, araçların ve iş makinalarının kasko sigorta tarihleri, trafik sigorta tarihleri, egzoz muayenelerinin tarihleri ve periyodik bakım tarihleri yer almaktadır. Her araç için, ilgili tarih gelmeden 1 hafta önce, NETSİS ve/veya Outlook programı vasıtasıyla, İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü ne uyarı e-postası gelir ve resmi işlemlerin takibi bu şekilde yapılır. Kasko ve trafik sigortaları, sigorta firması tarafından da bize iletilir ve takibi yapılır. 5.9. Personelin Kullanımı İçin Araç, Ekipman Vb. Malzeme Temin Edilmesi Ve Teslimi: Şirketimizde çalışanlarımızın kullanımı için, işin gereği bir takım araç, malzeme teslim edilmesi gerekmektedir. İşi gereği temin edilmesi istenen malzeme için, ilgili birim müdürlüğü tarafından ORT-FR-033 Araç, Ekipman Malzeme Talep Formu doldurulur ve İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü ne iletilir. İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü, talep edilen malzeme ile ilgili Yönetim Kurulunun onayını aldıktan sonra, ORT- PR-011 Satınalma Prosedürü ne uygun alımı yapılır ve talep edilen malzemeleri personele teslim eder. Teslim ederken ORT-FR-034 Araç, Ekipman Malzeme Teslim Formu kullanılır. Doldurulan teslim formu personelin özlük dosyasında muhafaza edilir. Personel işten ayrılacağı zaman ve/veya malzemeleri kullanmaya gerek olmadığı zaman, bir tutanak yardımıyla personele teslim edilen malzemeler, alınır ve yine özlük dosyasında muhafaza edilir. 5.10. Kayıtların Tutulması ve Muhafazası İdari İşler Prosedürü kapsamında tutulacak tüm kayıtlar İnsan Kaynakları ve İdari İşler Müdürlüğü nde muhafaza edilir. ORT-PR-002 Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne uygun olarak saklanır ve imha edilir. 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 6.1. İç Kaynaklı Dökümanlar: ORT-PR-002 Kayıtların Kontrolü Prosedürü ORT-PR-011 Satınalma Prosedürü
Sayfa No 5/5 ORT-TL-005 Tesis Güvenliği Talimatı ORT-TL-006 Bina içi Temizlik Talimatı ORT-TL-007 Ofis İçi Hizmet Talimatı ORT-YN-001 İç Yönetmelik ORT-FR-029 Malzeme Çıkış Formu ORT-FR-030 Bina İçi Temizlik Kontrol Formu ORT-FR-031 Malzeme Talep Formu ORT-FR-032 Bina İçi Ekipman Arıza Bildirim Formu ORT-FR-033 Araç, Ekipman Malzeme Talep Formu ORT-FR-034 Araç, Ekipman Malzeme Teslim Formu ORT-FR-032 Bina İçi Ekipman Arıza Bildirim Formu ORT-LT-008 Araç ve İş Makinaları Listesi 6.2. Dış Kaynaklı Dökümanlar Araç Kasko Sigorta Poliçeleri Araç Trafik Sigorta Poliçeleri Araç Muayene Raporları Araç egzoz emisyon ölçüm raporları Bina içi makina bakım onarım tutanakları Servis, Güvenlik ve Yemek Firması ile yapılan sözleşmeler * Elektronik kontrollü kopya. * Kopyası alındığında kontrolsüz kopya.