ASTSOFT YARDIM DÖKÜMANI (MUHASEBE / FİNANS MODÜLÜ) VERSION 1.03 ( 01.09.2013 )
AST MUHASEBE KAYIT İŞLEMLERİ Diğer modüllerden aktarılan bilgiler AST MUHASEBE SİSTEM İNE entegre olarak aktarılır. Bu bilgilere ek olarak diğer muhasebe işlemlerinizi bu modülden rahatça gerçekleştirebilirsiniz. Muhasebe modülüne girdiğinizde karşınıza çıkan ekranda TAHSİL TEDİYE MAHSUP fişleri seçebilir, kayıt adedi butonundan istediğiniz kadar satır sayısı seçerek (Bir Seferde En fazla 50 kayıt) açabilirsiniz. Kayıt yapacağınız tarihi, açtığınız satırlarda yapacağınız işlemler için ortak tarih olarak seçiniz. Kart seçimi için tıkladığınızda önce Ana Hesaplar seçilir. Daha sonra, seçtiğiniz Ana Hesabın alt hesap kayıtları açılır. MAHSUP FİŞİ Borç ve Alacaklı Hesaplar önce borç ve sonra alacak olarak işlenir. Fiş toplamları borç ve alacak olarak eşit olmak zorundadır. Ekle butonuna basarak kayıt işlemini gerçekleştirebilirsiniz. TAHSİLAT FİŞİ Tahsilat işlemini gerçekleştirdiğiniz ilgili hesaplar seçilir. Burada seçtiğiniz hesaba sistem tarafından yazdığınız tutar alacak olarak kayıt edilir. Borçlu hesap Para birimi (TL, EURO, DOLAR) cinsinden Kasa hesabının ilgili alt hesabına sistem tarafından aktarılır. Ekle butonuna basarak kayıt işlemini gerçekleştirebilirsiniz. 2
TEDİYE FİŞİ Ödeme işlemini gerçekleştirdiğiniz ilgili hesaplar seçilir. Burada seçtiğiniz hesaba sistem tarafından yazdığınız tutar Borç olarak kayıt edilir. Alacaklı hesap Para birimi (TL, EURO, DOLAR) cinsinden Kasa hesabının ilgili alt hesabına sistem tarafından aktarılır. Ekle butonuna basarak kayıt işlemini gerçekleştirebilirsiniz. 3
RAPORLAMA İŞLEMLERİ İşlenen tüm kayıtlarınızın Raporlama işlemlerini bu bölümden listeleyebilirsiniz. Listeleme aralıkları ile belirtilen hesapların dökümleri alınmaktadır. 1- Tarih aralıkları seçilir. 2- Kategori bölümünden Ana Hesaplar seçilir. 3- Kart Bölümünden Alt hesap seçilir ve Listele butonundan listelenir. 4- Yazıcı ikonuna basılarak döküm alınabilir (CTRL-P ) veya kopyalanıp e-mail gönderilebilir (CTRL-A sonra CTRL-C ). HIZLI KAYIT DÜZELTME İkonuna tıkladığınızda açılacak ekrandan tercih ettiğiniz düzeltmeleri yapabilirsiniz. KAYIT SİLME İkonuna tıklayarak ilgili satırdaki kaydı silebilirsiniz. Silinen kayırlara raporlar bölümünden ulaşılıp tekrar sisteme geri alınabilir. 4
FATURA Bakiye sütununun hemen yanındaki boş kutucukları tıklayarak istediğiniz satırdaki tutarları FATURA edilmek üzere işaretleyip, fatura ikonuna tıkladığınızda Açılacak fatura ekranından faturanızı anında düzenleyebilirsiniz. Düzenlenen faturada seçilen satırlar, tekrar listelediğinizde, mükerrer faturalandırmayı engellemek amacıyla kapalı olarak gelecektir. Ancak Fatura raporlarından fatura tarihi seçilerek bulacağınız faturayı iptal ettikten sonra tekrar faturalandırılmaya açılacaktır. Faturayı yazıcıdan alamadıysanız fatura raporlarından tekrar çıktı alabilirsiniz. MİZAN Hesaplarınızın bakiye bilgilerini listeleyeceğiniz bölümdür. Bu bölüme girildiğinde listeleme aralıkları ekranı gelir. Mizan oluşturmak için dilerseniz tüm hesaplar SHIFT tuşuna basılı tutularak Mouse yardımı ile tüm hesaplar işaretlenebilir. Eğer bazı hesaplar listelenecek ise CTRL Tuşuna basılı tutularak istediğiniz hesapları yine Mouse yardımı ile tıklayarak seçiniz. Tarih aralıklarını seçerek listeleyiniz. Yazıcı ikonuna basılarak döküm alınabilir veya kopyalanıp e-mail gönderebilir. FATURA RAPORLARI Bu bölümden iki tür raporlama yapabilirsiniz. 1- Seçtiğiniz tarih aralıkları arasındaki kestiğiniz faturaları listeler. Yazdırmada sorun yaşadığınız Faturalarınızı da bu adımdan, tekrar yazdırma imkanı sağlar. 2- Seçtiğiniz aya ait kesilen Firma/Acente bazında toplam faturanın KDV hariç tutarlarını listeleyebilirsiniz. Fatura Alt Sınır bölümüne gireceğiniz rakamsal tutar ile maliye bakanlığına bildireceğiniz BS ve BA Formlarını hazırlamakta kolaylık sağlaması amacıyla tasarlanmıştır. Kategori bölümünden Ana hesap seçerek de alternatif listeleme kolaylığı sağlar. Filtrele butonu tıklandığında Firma adı, Kesilen Fatura adedi ve toplam KDV hariç Tutar listelenecektir. 5
SİLİNEN KAYITLAR RAPORU Bu bölümden silinen işlemlere tekrar ulaşabilir ve sisteme yeniden dâhil edebilirsiniz. Tüm Kaldırılan Kayıtları Kalıcı Olarak Sil ikonuna tıklarsanız kayıtlar tümüyle sistemden silinir ve artık o kayıtlara tekrar ulaşma imkânınız kalmaz. SMS RAPORLARI Departmanlar tarafından AST sistemi üzerinden gönderilen SMS lerin istediğiniz tarih aralığındaki detay listesine ulaşabilirsiniz. DEVİR İŞLEMLERİ Yılsonu devir işlemlerini bir bütün olarak veya hesap bazında gerçekleştirebilirsiniz. 6
RESMİ MUHASEBE MODÜLÜ AST Soft Acente Satış ve Takip sistemi, Ön Muhasebe (CARİ) bölümünden düzenlenen tüm Fatura kesimi işlemleri ve İsteğinize göre tüm Muhasebe işlemleri, Resmi muhasebe modülü ne aktarılmakta ve şirketinizi ikinci bir kayıt yapma zahmetinden, ekstra personel ve zaman maliyetinden de kurtarmaktadır. Muhasebe modülünden tek bir tuşla resmi modüle geçiş sağlanır. Modüller arası geçişler hızlı ve çok kolaydır. Resmi muhasebe modülünde şirketinizin tüm mali verilerine ulaşabilir, Kayıtlar yapabilir, raporlamalarını sağlayabilir ve resmi defterlerinizin dökümlerini alabilirsiniz. (Geçici ve Kesin mizan, Bilanço ve Gelir tablosu raporları, Yevmiye ve Defter-i Kebir dökümleri) 7
NAKİT AKIŞ TABLOSU FİNANSMAN RAPORU OLUŞTURMA ŞİRKETİN MEVCUT VARLIKLARI Şirketinizin varlıklarını (Kasa, Banka, Çek ve Pos) sistem otomatik olarak aktarmaktadır. Dilerseniz manuel olarak da düzeltme yapılabilir. 8
ALACAKLARIN (MANUEL) KAYDI Şirketinizin gerçekleşecek tüm Tahsilâtlarını ilgili tarihlerine işleyerek FİNANSMANINIZI önceden PLANLAMA imkanı sağlar. TAHSİLAT GİRİŞ EKRANI ALACAKLARIN (SİSTEM) KAYDI Müşterilerinizin hesaplarını açarken anlaştığınız tahsilat periyodunu da tanımlama imkanı sağlar. Müşterinizden ödemenizi günlük mü, haftalık mı yoksa periyodik mi (Örn: Ayın 1 ile 10 u arası alımlarını ayın 11 inde öder) tahsil edeceğinizi tanımladığınızda, sistem bu tarihlerde tahsilat tablosuna getirecektir. 9
ÖDEMELERİN (MANUEL )KAYDI Şirketinizin gerçekleşecek Tüm Ödemelerini ilgili tarihlerine işleyerek FİNANSMANINIZI önceden PLANLAMA imkanı sağlar. ÖDEMELER GİRİŞ EKRANI ALACAKLARIN (SİSTEM) KAYDI Müşterilerinizin hesaplarını açarken anlaştığınız Ödeme periyodunu da tanımlama imkanı sağlar. Müşterinize ödemenizi günlük mü, haftalık mı yoksa periyodik mi (Örn: Ayın 1 ile 10 u arası alımlarını ayın 11 inde öder) ödeyeceğinizi tanımladığınızda, sistem bu tarihlerde Ödemeler tablosuna getirecektir. 10