EĞİTMEN ALIM VE PUANTAJ YAPIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI Yüksekokulumuzda Yüksekokul Müdürlüğünün, Alınması düşünülen faaliyet gösteren öğrenci kulüplerin yapmış olduğu eğitmenler ile ilgili kulüplerinin, çalışmalarını eğitmen taleplerini olurun alınabilmesi yürütebilmesi için eğitmen değerlendirmesi ve alınması için Sağlık Kültür talebinde bulunması düşünülen eğitmenlere karar Spor D.Bşk.lığına vermesi yazı yazılması ve Rektörlük Olurunun alınması. Rektörlük Makamı oluru ile eğitmen olarak başlatılan kişiye ait belgelerin S.K.S.D.Bşk.lığına gönderilmesi. Eğitmenlerin haftalık çalışma saatini aşmamak üzere puantajlarının yapılması Mutemet, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisince imzalanması. Eğitmenlere ait puantajların ödeme yapılabilmesi için S.K.S.D.Bşk.lığına gönderilmesi. Puantajların ilgili dosyaya takılarak muhafaza edilmesi. Öğrenci Kulüpleri Yüksekokul Müdürlüğü Sağlık Kültür Spor Daire Bşk. (Çalışma yapılan ayın son iş günü)
EK DER VE SINAV ÜCRETLERİNİN TAHAKKUKU İLE İLGİLİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Ek ders ve sınavlarla ilgili öğretim elemanlarının beyanname ve çizelgelerinin bölüm başkanlarına teslim edilmesi. Öğretim Elemanları tarafından doldurulan beyanname ve çizelgelerin kontrol edilmesi, ek ders ücreti çizelgesi ile genel sınav ücretlerinin tahakkukuna ait çizelgelerin oluşturulması ve yönetim tarafından imzalanması. Ek ders ve sınavlarının bordrosunun oluşturulabilmesi için KBS programına aktarılması ve dökümlerinin alınması. Bordro dökümlerinin mutemet ve gerçekleştirme görevlisince imzalanması. Bordro dökümlerine göre KEYS programından ödeme emrinin çıkartılması, gerçekleştirme görevlisince ödenek, kanun, yönetmelik ve mali mevzuat hükümlerine uygun olup olmadığının kontrol edilmesi ve imzalanması Ödeme Emrinin Harcama Yetkilisi tarafından 5018 sayılı kanun hükümlerine uygun olarak imzalanması. Ödeme Emirlerinin Strateji Geliştirme D.Bşk.lığına teslim edilmesi ve Muhasebe Yetkilisince ödemenin yapılması. Ödeme disketleri bilgisinin sözleşmeli bankaya mail atılması. Ödeme Emri ve eklerinin dosyalanması Öğretim Elemanları Her ayın 3 ü ve 5 i Bölüm Başkanları Yüksekokul Müdürlüğü Her ayın 5 i ve 10 u Her ayın 5 i ve 10 u Remzi KOCADAYI (Yük.Ok.Sek.) Her ayın 5 i ve 10 u Remzi KOCADAYI (Yük.Ok.Sek.) Her ayın 5 i ve 10 u Yrd.Doç.Dr.Nurettin HATUNOĞLU (Yük.Ok.Müdürü) Her ayın 5 i ve 10 u Muhasebe Yetkilisi Ödemenin yapıldığı gün
FAZLA ÇALIŞMA ÜCRETLERİNİN TAHAKKUKU İLE İLGİLİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Dönem başında fazla Mesaiye Kalacak Puantaj ve eklerinin KEYS programında mesaiye hangi personelin personele duyurulması, Mutemet, ödeme emrinin kalacağı ve kaç saat mesai mesailerin takip Gerçekleştirme hazırlanması. yapacağına dair Yönetim edilmesi, ay sonu Görevlisi ve Harcama Gerçekleştirme Kurulu Kararının alınması puantaj ve eklerinin Yetkilisine imzaya görevlisi tarafından çıkartılması ve personel sunulması. ödeme emrinin bütçe tarafından imzalanması tertibine, ödenek tutarına, kanun, yönetmelik ve mali mevzuat hükümlerine uygunluğunun kontrol edilmesi Ödeme emrinin gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine imzaya sunulması. Ödeme Emirlerinin Strateji Geliştirme D.Bşk.lığına teslim edilmesi ve Muhasebe Yetkilisince ödemenin gerçekleştirilmesi Ödeme disketleri bilgisinin sözleşmeli bankaya mail atılması. Ödeme Emri ve eklerinin dosyalanması. Remzi KOCADAYI (Yüksekokul Sekreteri) Remzi KOCADAYI (Yüksekokul Sekreteri) F.Noyan MOCAN Muhasebe Yetkilisi
MAAŞ ÖDEMESİ İŞ AKIŞI Maaşa etken olan Kıdem, Terfi, İstirahat, Ceza, İcra, Özel Sigorta, Eczane ve Hastane Katılım Paylarının dosyalanması, maaş yapımı için hazırlık yapılması. KBS Programında kişi kartına bilgilerin girilmesi, kesintilerin yapılması, ayrılanların bordro programından çıkartılması ve maaş bordrolarının hazırlanması SGK Primlerinin kontrolü için SGK web sitesinden kesenek bilgi kısmına girilerek bordrodaki SGK primleri ile tutarlı olup olmadığının kontrol edilmesi. Bordro ve eklerinin, mutemet ile gerçekleştirme görevlisince imzalanması. Ödeme Emrinin düzenlenmesi. Ödeme emrinin İdarenin bütçesine, bütçe tertibine, kullanılabilir ödenek tutarına, kanun, yönetmelik ve mali mevzuat hükümlerine uygun olup olmadığının gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilmesi ve imzalanması Ödeme Emri, bordro ve eklerinin 5018 sayılı Kanun hükmüne uygun olarak harcama yetkilisi tarafından imzalanması Ödeme Emri, Bordo ve ekli belgelerin Strateji Geliştirme D.Bşk.lığına Gönderilmesi. Muhasebe Yetkilisince ödeme yapılması Ödeme disketleri bilgisinin sözleşmeli bankaya mail atılması. N.Fevzi MOCAN Remzi KOCADAYI (Yük.Ok.Sek.) Her ayın 2. ve 5. günleri Her ayın 2. ve 5. günleri Her ayın 2. ve 5. günleri Her ayın 2. ve 5. günleri Her ayın 2. ve 5. günleri Yrd.Doç.Dr. Nurettin HATUNOĞLU (Yük.Ok.Müd.) Her ayın 8. ve 10. günleri Muhasebe Yetkilisi Her ayın 8. ve 10. günleri Ödemenin Yapıldığı Gün
ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA VE PUANTAJI SÜREÇ AKIMI Öğrenci çalıştırılabilmesi Çalıştırılacak öğrenci Çalıştırılacak için Üniversitemiz SKS sayısına göre öncelikli öğrencilerin SKS Daire Başkanlığına yazı olarak (Üniv.de kardeşi Daire Başkanlığına yazılması. SKS Daire okuyan, maddi durum bildirilmesi. İşe Başkanlığının Rektörlük vs.) liste oluşturulup başlangıcının Makamı ndan olur alması. yüksekokul yapılabilmesi için Öğrenci sayısının müdürlüğüne sunulması onay beklenmesi. yüksekokulumuza ve onay alınması. bildirilmesi. Çalıştırılacak öğrencilerin SGK girişlerinin yapılabilmesi, maaşlarını alabilmeleri için gerekli belgelerin alınması. Öğrencilere ait puantajların tutulması, günlük olarak imzalattırılması. Ay sonu puantaj çizelgesinin hazırlanarak müdürlük makamına sunulması. Puantaj çizelgesinin SKS Daire Başkanlığına gönderilmesi ve suretlerinin dosyalanması Eğitim-Öğretim bitiminde parttime çalışan öğrencilerin çalışmalarına son verilmesi. SKS Daire Başkanlığına bildirilmesi. Remzi KOCADAYI Yüksekokul Sekreteri 15 Gün Çalışılan ayın son iş günü
PERSONEL KİMLİK KARTININ VERİLMESİ İLE İLGİLİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personel kimlik kartı talep İlgili personelden fotoğraf Personel Daire eden personelin dilekçe ile alınması, yenileme ise Başkanlığına Yüksekokul müdürlüğüne eskisinin alınması, kayıp ise personel kimliğinin müracaat etmesi kayıp ilanı fotokopisinin çıkartılabilmesi e- alınması mail gönderilmesi Personel kimlik kartının ilgiliye tutanak ile teslim edilmesi ve kişi kartına kimliğin işlenmesi Personel Kimlik Kartı Teslim Tutanağının Personel Daire Başkanlığına yazı ekinde gönderilmesi İlgili Personel
HASTALIK RAPORLARI İZİN İŞ AKIŞ ŞEMASI Personelin vermiş olduğu Personel kartına kişinin hastalık raporunun üst almış olduğu raporun yazı ile Personel Daire işlenmesi. Başkanlığına bildirilmesi Personelin raporunun sağlık kurulu raporu olmaması ve 7 günü aşması halinde raporun bir örneğinin maaş kesinti dosyasına ilave edilmesi. Personelin rapor bitimi işe başlama yazısının yazılması, yazışma ve raporun dosyalanması. Bilal ODABAŞ Bilal ODABAŞ Bilal ODABAŞ Bilal ODABAŞ Rapor Bitişi
SOSYAL GÜVENLİK KESENEKLERİ 5510 Sayılı Kanun Kesenek detaylarının bir gereğince personelin her fotokopisinin alınması ve ay düzenli maaşlarından, dosyalanması fark maaşları, kadro değişikliği vb. kaynaklanan ve Sosyal Güvenlik Sağlık Sigortası Primi ile tahakkuk ettirilen tutarlara ait aylık prim ve hizmet belgelerinin SGK ya bildirilmesi. (Ayın en geç 25 ine kadar)
YILLIK İZİN İŞ AKIŞ ŞEMASI Çalışan personelin artan Personel tarafından yıllık izinleri ile yıllık izinleri izinlerini kullanmak izin kartına işlenir. Sene istedikleri sürelere ait izin başında ilgili personele talep formlarını doldurması, bildirilir. Formlar Yüksekokul Sekreterliğine teslim edilir. Formların Yüksekokul Müdürlüğü ve Yüksekokul Sekreterliğince incelenmesi, gerekli değişikliklerin yapılması/onaylanması Personelin izin formunda kullanacağını ve beyan ettiği zamanın en az 3 gün öncesinde izin isteği ve onayı belgesinin doldurarak teslim etmesi İzin isteği ve onayının Yüksekokul Sekreterliği ve Yüksekokul Müdürlüğü tarafından onaylanması, bir nüshasının ilgili personele verilmesi. İzin İsteği ve Onayı formunun Personel Daire Başkanlığına gönderilmesi. Personelin işe başladığı tarihte, izin dönüşü ve işe başlangıç yazısının yazılması, Personelin kullanmış olduğu iznin personel izin kartına işlenmesi, yazışmaların dosyalanması. İlgili Personel Yrd.Doç.Dr.Nurettin HATUNOĞLU (Yük.Ok.Müd.) Remzi KOCADAYI (Yük.Ok.Sek.) Sene Başında 2 Gün İznin kullanılacağı zaman