ETKİLEŞİMLİ ve MOBİL ERİŞİMLİ HİZMET İÇİ NİTELİK GELİŞTİRME ve YÖNETİM SİSTEMİ Kullanıcı Kılavuzu
İÇİNDEKİLER TABLOSU SİSTEME GİRİŞ:... 3 KULLANICI ANA SAYFASINI TANIMAK:... 4 1. Ana Sayfa Bölümleri... 4 1.1. Etkinlikler... 4 1.2. Kullanıcı Profili... 6 1.3. Eğitim Ajandası... 7 1.4. Hatırlatmalar... 7 1.5. Anketler... 7 1.6. Haber Kaynağı... 8 1.7. Kütüphane... 8 1.8. Eğitim Kataloğu... 8 1.9. Kullanım Puanları... 9 İLETİŞİM MENÜSÜNÜ TANIMAK:... 11 1. Takvim ve Duyurular... 11 2. Mesajlar... 13 2.1. Yeni Mesaj Yazma/Mesaj Okuma/Yanıtlama/İletme... 14 3. Dosya Kütüphanesi... 15 3.1. Kütüphaneye Dosya Ekleme... 16 3.2. Kütüphaneden Dosya İndirme... 17 EĞİTİMLER MENÜSÜNÜ TANIMAK... 18 1. Eğitim Takvimini Görüntüleme... 18 2. Kullanıcıların Eğitim Geçmişini Görüntüleyebilmesi... 19 2.1. Eğitim Geçmişi Raporları... 19 2.2. Kullanıcıların Sertifika Bilgilerini Görebilmesi... 20 2.3. Kullanıcıların Katılım Belgelerini Görüntüleyebilmesi... 21 3. Eğitim Talebinde Bulunmak... 22 3.1. Talep Formları... 22
3.2. Genel Katalog... 23 3.3. Önerilen Eğitimler... 24 3.4. Açık Etkinlikler... 24 3.5. Serbest Talep... 25 3.6. Özet... 25 4. Eğitim Kataloğu Hızlı Erişim Seçenekleri... 26 4.1. Kayıt Olabileceğiniz Eğitimler... 26 4.2. Yeni Eğitimler... 26
SİSTEME GİRİŞ: Sisteme giriş için; A. Tüm kullanıcılar tarafından gerekli bağlantı adresi internet tarayıcılarının adres çubuğuna yazılır, B. Giriş Ekranında kullanıcılara bildirilen Kullanıcı Kodu ve Parola bilgileri, kullanıcılar tarafından uygun yerlere girilir, C. GİRİŞ düğmesine tıklanarak eğitim platformuna giriş sağlanmış olur. NOT: Kullanıcı Kodu ve Parola girişlerinde Büyük-Küçük Harf Duyarlılığı dolayısıyla dikkatli ve doğru bir şekilde yazılmasına dikkat edilmelidir (Ör: ilker.türker / İLKER.TÜRKER). Kullanıcılar parolasını unutursa Parolamı Unuttum linkine basarak Parola Sıfırlama işlemini gerçekleştirebilir.
KULLANICI ANA SAYFASINI TANIMAK: Sistemde tüm kullanıcılar için ortak olarak 4 temel menü görülebilir. Bu menüler ve işlevleri şöyle: A. Ana Sayfa B. İletişim C. Eğitimler D. Sosyal Resim 1 Kullanıcılar İçin Ortak Menüler Sisteme giriş yapıldığında ilk olarak Ana Sayfa ekranıyla karşılaşılır. Ana Sayfa ekranında görülen bölümler ve işlevleri de ilerleyen kısımlarda anlatılacaktır. İletişim menüsü 3 farklı ekranda işlem yapılmasını sağlar. o Sistem içi Mesajlaşma, o Kişisel Takvim Görüntüleme, o Kişisel Duyuru ve Notlara Erişim Eğitimler menüsüyle açılan Eğitimler Ana Sayfasından; o Eğitim Takvimi, o Kullanıcıya Özel Eğitim Geçmişi, o Eğitim Talepleri o Eğitim Kataloğu ekranlarına ulaşılabilir. Eğer eğitim bir içerik eğitimiyse bu içerik de bu menüden görüntülenebilir. Sosyal menüsüyle açılan ekrandan; o Soru-Cevap, o İş Arkadaşlıkları, o Tartışma Grupları o Bloglar ekranlarına ulaşılabilir. 1. Ana Sayfa Bölümleri Ana Sayfa ekranında Etkinlikler alanı kaldırılamayan, zorunlu bir alandır. Etkinlikler alanının dışında, ekranda şu bölümler de yer alabilir: A. Kullanıcı Profili B. Eğitim Ajandası C. Hatırlatmalar D. Anketler E. Haberler F. Kütüphane G. Eğitim Kataloğu H. Kullanım Puanları 1.1. Etkinlikler Etkinlik listesinde etkinliğin adı, etkinliğin başlangıç ve bitiş tarihi, etkinliğin durumu, etkinliğin bitmesine kalan süre, tamamlanan eğitim birimleri sayısı ve etkinlik puanı gösterilir. Listenin Kalan Süre bölümünde o etkinliğin bulunduğu duruma göre (başlamadı, devam ediyor ve bitti) birden fazla bilgi gösterilir. Bu bilgilerin neler olduğu Etkinliğin Durumları bölümünde detaylı olarak açıklanmıştır. Bazı durumlarda etkinliğin durumu gösterilmiyor olabilir. Etkinliği oluşturan eğitim birimlerinin ne kadarının tamamlandığı Tamamlanan Eğitim Birimleri bölümünde gösterilir.
Etkinliğin Puanı, Etkinlik Puanı kısmında gösterilir. Bazı durumlarda etkinlik puanı gösterilmiyor olabilir. Kullanıcının kayıtlı olduğu etkinlikleri listeler ve etkinlik ismi üstüne tıklayarak o etkinliğin kullanıcı tarafından alınmasını sağlar. Resim 2 Ana Sayfa Etkinlikler Bölümü Etkinliğin Durumları Etkinliğin bulunduğu durum Bitmesine Kalan Süre kolonunda gösterilir. Etkinlik aşağıdaki durumlardan birisinde bulunabilir: Durum Ana Ekrandaki Gösterim Şekli AÇIKLAMA Başlamadı Başlamadı Etkinliğin başlangıç tarihi henüz gelmemiştir. Devam ediyor Bitti (10 gün var) Bitti Başlama ve bitiş tarihleri arasında etkinlikler devam eden etkinlik olarak adlandırılır. Etkinlik kullanıcı etkinlik ile ilgili işlem yapmasa bile başlangıç tarihi geldiğinde otomatik olarak devam ediyor statüsüne geçer. Ekranda devam eden etkinliklerin bitmesine kalan süre gösterilir. Tamamlanan eğitim birimlerinin sayısı bar üzerinden takip edilebilir. Etkinlikler iki şekilde bitmiş duruma geçerler: 1. Etkinliğin son tarihi geçmiş ise 2. Kullanıcı etkinlikteki eğitimleri tamamlamış ise Etkinliğin Bitme Durumu Etkinlik Bitmiş. Kullanıcı etkinliği kendisi tamamlamış. Etkinlik kullanıcı tarafından etkinliğin son tarihi gelmeden önce tamamlandığında aşağıdaki durumlardan birisi ile gösterilir. Etkinlik bitmiş durumda. Kullanıcı etkinlikte başarılı olmuş. Kullanıcının hangi şartlarda başarılı olacağı etkinlik kuralları ile belirlenir. Etkinlik bitmiş durumda. Kullanıcı etkinlikte başarısız olmuş. Kullanıcının hangi şartlarda başarılı olacağı etkinlik kuralları ile belirlenir. Etkinlik bitmiş durumda. Kullanıcı etkinliği tamamlamış (başarılı veya başarısız bilgisi yok).
Durum ve Puan Bilgilerinin Gösterilmediği Durumlar; Bazı durumlarda etkinliğin puanı ve/veya durumu yerine yanda gösterilen kum saati gösterilir. Kum saati, puan ve/veya durumun gösterilmesi için gerekli koşulların henüz oluşmadığını belirtir. Eğer etkinlik içinde, puanı eğitim birimi tarafından verilecek bir sınav varsa (örneğin içinde düz metin şeklinde cevap verilecek sorular bulunuyorsa ve bu soruların eğitim birimi tarafından değerlendirilmesi gerekiyorsa) Etkinlik içinde puanı hemen gösterilmeyecek şekilde kurgulanmış sınavlar varsa (normalde sınav sonuçları, sınav tamamlanır tamamlanmaz otomatik olarak ve anında hesaplanır ve gösterilir. Ancak, eğitim birimi tüm sınav sonuçlarının aynı anda gösterilmesi veya başka bir sebeple puanın hesaplanmasını erteleyebilir). Etkinliği oluşturan eğitimler hiç puan göndermiyorlarsa bu durumda etkinlik puanı yine kum saati olarak gösterilir. 1.2. Kullanıcı Profili Bu bölümde kullanıcılar tarafından, profil resmi, adı, soyadı, (varsa) iptal talepleri ve eğitim geçmişi ve grup bazında kullanım puanı seviye bilgisi gibi temel bilgiler görüntülenebilir. Resim 3 Kullanıcı Profil Bilgileri Alanı Seviyeyi gösteren bağlantıya (Ör: Eğitim Kurdu)tıklandığında Kullanım Puanları Sayfası na ulaşılabilir. Resim 4 Dönemsel Kullanıcı Kullanım Puanları ve Seviyeleri
1.3. Eğitim Ajandası İki ana bölümden oluşmuştur: Üst bölümde içinde bulunulan ay ve bir sonraki ay gösterilir. Bu bölüm istenirse üst taraftaki oka tıklanarak kapatılabilir. o Eğitim faaliyeti olan günler koyu renkli olarak gösterilirler. Koyu renkli gösterilen günler üzerine tıklanabilir ve tıklanan gün alt taraftaki listede farklı renkte gösterilir. Takvimin alt tarafında bir liste yer alır. Bu listede tarih sırasına göre önemli eğitim faaliyetleri listelenir. Resim 5 Eğitim Ajandası 1.4. Hatırlatmalar Ana sayfadaki hatırlatmalar kısmında kullanıcıların doğrudan eğitim ajandalarında (takvim) yer almayacak belli sayıda uyarı yer alır. Bunlar; İleti sayısı, Taleplerle ilgili hatırlatmalar, Talep onaylarıyla ilgili hatırlatmalar, Tartışma gruplarıyla ilgili hatırlatmalar, İptal talepleri, Tatiller ve doğum günleri olarak sıralanabilir. Resim 6 Hatırlatmalar Bölümü 1.5. Anketler Eğitim Yöneticisi kullanıcılar için bir zorunlu anket hazırlamışsa, kullanıcı sisteme giriş yapar yapmaz anket yanıtlama sayfasına yönlendirilir. Serbest anketler ise ana sayfanın anketler kısmında bir link belirir. Kullanıcı bu linke tıklayarak anketi yanıtlayabilir. Resim 7 Ana Sayfadan Ankete Ulaşma
1.6. Haber Kaynağı Özellikle Sosyal Menüsü altında kullanıcıların gerçekleştirdiği işleri haber verir. Örneğin: Birbiriyle iş arkadaşı olan kullanıcıları, tartışma gruplarına yazılanları vb. Resim 8 Haber Kaynağı 1.7. Kütüphane Kullanıcıların her türlü dosya paylaşımında bulunabileceği alandır. Kütüphane alanında eklenmiş, böylece diğer kullanıcıların da erişebildiği dosyalar görüntülenir. Resim 9 Dosya Kütüphanesine Ulaşma 1.8. Eğitim Kataloğu RİSUS bünyesinde kayıtlı tüm eğitimlere erişip, kayıt olma işleminin gerçekleştirildiği alandır. Katalogda mevcut eğitimleri listelemek ve belirli eğitimleri aramak için; Ana Sayfadaki Eğitim Kataloğu bölümünde Kataloğa Git linkine tıklanır, Açılacak olan ekrandan Hedef Kitle, Kategori vb. gruplar altında eğitimler listelenir.
Resim 10 Eğitim Kataloğuna Ulaşma 1.9. Kullanım Puanları Bu alanda sistemi kullanırken toplanan puanlar grup ve dönem bazında listelenebilir. Hangi işlemler sonucunda ne kadar puan kazanılacağı Sistem Yöneticisi tarafından belirlenmektedir. Aşağıda sistemde puan kazanılabilecek yerler ve nasıl puan kazanılabileceği listelenmiştir. Listelenen kısımlardan hangilerinin puanlamaya dahil olacağı yine sistem yöneticisi tarafından belirlenmektedir. Resim 11 Kullanım Puanları Tablosu ve Ayrıntılar
Etkinlik Tamamlama: Etkinlik tamamlandığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Etkinlik Başarma: Etkinlik başarıldığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Eğitim Tamamlama: Eğitim tamamlandığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Eğitim Başarma: Eğitim başarıldığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Sınav Tamamlama: Sınav tamamlandığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Sınav Başarma: Sınav başarıldığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Mesaj Atma: Sistem içi mesaj atıldığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Ayrıca mail de atılması kullanıcıya ek herhangi bir puan kazandırmaz. Tartışma Grubu Mesajı Atma: Kullanıcı tartışma grubuna İletişim'den ya da Etkinlik Ana Sayfasından mesaj attığında belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Katılım Belgesi Alma: Kullanıcı bir etkinlikte katılım belgesine hak kazandığında belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. Talepte Bulunma: Sistemde çeşitli şekillerde yapılabilen herhangi bir talepte kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. İdari Yönetici ya da Eğitim Yöneticisinin kullanıcı adına yaptığı talepler kullanıcıya herhangi bir kullanım puanı kazandırmaz. Kütüphaneden Dosya İndirme: Dosya kütüphanesinden dosya indirildiğinde ya da içerik açıldığında kullanıcı belli bir kullanım puanı kazanmaktadır. NOT: Ana Sayfayı Kişiselleştirme işlemleri için Sistem Yöneticisi tarafından buna izin verilmiş olmalıdır. Sistem Yöneticisi ayrıca başlangıç için Ana Sayfa Yerleşiminin ne şekilde olacağını belirleyebilir.
İLETİŞİM MENÜSÜNÜ TANIMAK: Tüm kullanıcılar için gelen mesajları okumak ve yeni mesajlar göndermek vb., takvim ve duyurulara ulaşmak ve idari yöneticilerin yaptığı duyurular varsa onlara ulaşmak, dosya kütüphanesine yüklenmiş dosyalara erişmek ve bu dosyaları bilgisayara indirmek için İletişim ekranı kullanılır. İletişim ekranını açmak ve ilgili bağlantıları görüntülemek için; İletişim Menüsü tıklanır. Aşağıdaki gibi bir İletişim ekranı açılabilir: Resim 12 İletişim Ekranı İletişim Ana Sayfasından; Takvim ve Duyurular Mesajlar Tartışma Grupları sayfalarına ulaşılabilir. 1. Takvim ve Duyurular Takvim ve Duyurular ekranında, yapılmış olan duyurular ve notlar aylık olarak listelenir. Farklı günlere ait bilgiler için takvim üzerinde günlere tıklamak gerekmektedir. Ayrıca ekranda ay ismi yazılı kutudan seçim yapılarak o ayın "Aylık Görünümü", takvim üzerinden günlere tıklayarak "Günlük Görünümü" ile listeleme yapılabilir. Sistem Yöneticisi tarafından gönderilen sistem ile ilgili önemli duyurular da bu alanda görüntülenir. İlk açılan ekran Aylık Görünüm ekranıdır. Aylık Görünüm ekranında gün ifadesine (Ör: 7) Günlük Görünüm ekranına geçilir. Takvim ve Duyurular ekranında varsayılan olarak kişisel notlar ve duyurular görüntülenir, sadece duyuruları görmek istediğinizde Kişisel Notlar onay kutusu temizlenmeli, sadece Kişisel Notları görmek için ise Duyurular onay kutusu temizlenmelidir.
Resim 13 Takvim ve Duyurular Ekranı/Aylık Görünüm Resim 14 - Takvim ve Duyurular Ekranı/Günlük Görünüm * Takvim ve Duyurular ekranında içinde bulunulan aya ait tüm duyuru ve notlar görüntülenir. Ayların bulunduğu liste kutusundan ay ismi seçilerek diğer aylara ait bilgilere de ulaşılabilir.
* Not veya duyurulardan herhangi birisinin başlığına tıklayarak ilgili not veya duyurunun açıklaması görüntülenebilir. * Ekranın sağ üst köşesinde bulunan Kişisel Notlar veya Duyurular seçeneklerindeki işaretleri kaldırarak görünümde bulunan not veya hatırlatmalar görüntülenmeyebilir. * Kişisel Notlar ve Duyurular seçeneklerinin üstünde yer alan Notlarım linki, ayrı bir ekranda günlük bazda daha detaylı bir şekilde notların görüntülenmesini sağlar. Not Ekle linkiyle de kişisel notlar eklenebilir. Resim 15 Takvime Not Ekleme * Takvim ve Duyurular ekranının sol alt köşesinde yer alan ufak tablodaki seçenekler; takvimde yer alan verilerin renklerinin ne anlama geldiğini göstermektedir. Örneğin: takvimde sarı renkli alanlar "Eğitmen Takvimi"ni gösterir. 2. Mesajlar Tüm kullanıcıların sistemde birbirlerine mesaj göndermelerine ve gelen mesajlarını okumalarına olanak sağlar. Bir kullanıcı tarafından; A. İletişim menüsüne gelinir, B. Menüden Mesajlar bağlantısına tıklanır ve aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşır:
Resim 16 Mesajlar Ekranı C. Mesajlar ekranında: Mesaj Klasörleri alanında; liste kutusunda "Gelen", "Gönderilen", "Gönderilmeyen", "Silinen" Mesajlar seçeneklerinden istenilen seçilerek ekranda mesajlar görüntülenebilir. Mesaj listesinin Durum sütununda mesajların okunup okunmadıkları görülür. Mesaj listesinin Konu sütununda mesaja tıklanarak mesaj içeriği görüntülenir. Ayrıca mesaj listesinde mesajın "Kimden" gönderildiği ve "Gönderilme Tarihi" de yer alır. Mesajları okundu veya okunmadı olarak işaretlemek veya silmek için Liste İşlemleri kutusundan işlem seçimi yapılmalıdır. Tüm mesajları seçmek ya da seçimi kaldırmak için başlık satırında yer alan onay kutusu tıklanmalıdır. D. Mesajlar ekranında, Yeni Mesaj butonuna basarak tüm kullanıcılar 'Sistem İçi Mesajlaşma'yı sağlayabilirler. 2.1. Yeni Mesaj Yazma/Mesaj Okuma/Yanıtlama/İletme Mesaj Yazma Sayfasında sistemde bulunan kullanıcılara mesaj ve isteğe bağlı olarak aynı mesaj e- posta olarak da gönderilebilir. Kime: Gönderilecek kullanıcının kullanıcı kodu elle girilerek ya da kullanıcı ağacı ya da sepet isimleri girmek için Kullanıcı Ara - Ekle bağlantısına tıklanarak mesaj gönderilecek kullanıcılar seçilebilir (Kullanıcı Arama / Ekleme sayfası sistem yöneticisi tarafından mesaj gönderimi için kullanıma kapanmış olabilir). Kullanıcı Ara - Ekle köprüsü ile açılan sayfa ile kullanıcıları; kullanıcı kodu, adı ve soyadı bilgilerini girilerek, ya da unvan, şirket, görev, bölge gibi kullanıcı özelliklerini, liste kutularından seçilerek listelenebilir. Kişi Listesi ile listelenen kullanıcılardan, mesaj göndermek istenenler seçilip 'Mesaj At' köprüsü ile kişiler eklenebilir. Konu: Mesajın konusu yazılır. Önem: Mesajın önem derecesini -Yüksek- ya da -Düşük- olarak seçilebilir. Mesaj alanına mesaj yazılarak metni biçimlendirilebilir. "Kullanıcılara aynı zamanda e-posta gönder" seçeneği ile mesaj göndermek istenen kullanıcıya ayrıca e-posta da gönderilebilir.
Dosya Ekle: Dosya Ekle bağlantısına tıklayarak açılan pencerede eklenmek istenen dosya seçilir sonra Yükle düğmesine tıklanarak dosya önce sisteme yüklenebilir. Kaydet ve Kapat düğmesine tıklanarak dosya mesaja eklenebilir. <Kaydet> düğmesine basarak mesaj gönderilmez, Gönderilmeyen Mesajlar klasörüne kaydedilir. Mesaj gönderildikten sonra ekranda Gönderilen mesajlar görüntülenir. Sistem İçi Mesajlaşma için kullanıcıların karşısına aşağıdaki gibi bir ekran açılır: Resim 17 Mesaj Yazma Sayfası 3. Dosya Kütüphanesi Dosya Kütüphanesi, kullanıcıların her türlü dosya paylaşımında bulunabileceği, klasörler şeklinde düzenlenmiş ve her klasöre ihtiyaca göre değişik yetki gruplarının yöneticiler tarafından tanımlanması ile kurulmuş bir yapıdadır.
Bu ekranda göreceğiniz alanlar aşağıdaki işlemler için kullanılabilir: Dosya Kütüphanesi Ağacı: Ekranın sol tarafında bulunan, çerçeve içerisinde kütüphane klasör yapısını gösteren bölümdür. Bu bölümde kütüphane içerisinde bulunan tüm klasörler ve klasör yetkileri dâhilinde dosya indirme yetkisi olan klasörlerde bulunan dosyaların listesi görülebilir. Klasörler ve Dosyalar alfabetik sıra ile gösterilmektedir. Dosya Kütüphanesi Ağacı içerisinde bir klasör ismine tıklandığında diğer alanlar bu klasöre özel yetki ve bilgiler ile yeniden yüklenecektir. Dosya Kütüphanesi Ağacı üzerinden dosyalar dosya ismine tıklanarak doğrudan izlenebilir. Klasör İşlemleri: Dosya Kütüphanesi Ağacında bir klasöre tıklandığında ekranın sağ tarafında alt kısımda klasör üzerinde gerçekleştirilebilecek işlemlerin bulunduğu alandır. Bu alanda görünecek işlemler klasör yetkileri ile belirlenir. Eğitim yöneticileri de ayrıca her zaman işlemlerden bazılarını gerçekleştirme yetkisine sahiptir. İşlemler sırasıyla şu şekilde çalışır: Seçili Klasör İçerisine Yeni Dosya Ekle: Bu köprü ile seçili klasör içerisine yeni dosyalar eklenebilir. Bu amaçla Dosya Ekleme/Güncelleme ekranına ulaşılabilir. Resim 18 Dosya Kütüphanesi Ekranı Klasör Dosya Listesi: Ekranın sağ tarafında en üstte yer alan bölümdür. Bu bölümde seçili klasör içerisinde indirme yetkisi verilmiş dosyalar görülebilir. Dosyalar alfabetik sıra ile gösterilmektedir. Dosya ismi veya bilgilerinin üzerine tıklanarak indirilebilir. Dosya bilgilerinin hemen altında bulunan [Ayrıntı] köprüsü ile Dosya Ayrıntıları sayfasına ulaşılabilir. Dosya güncelleme ve silme işlemleri de yetkiler dahilinde bu sayfadan yapılabilir. Dosya Arama Kutusu: Ekranın sol üst bölümünde yer alan ve dosyalara hızlı bir şekilde ulaşabilmeyi sağlayan arama bölümüdür. Aranmak istenen kelime girilip arama işlemi gerçekleştirilebilir. Arama kriterlerine uyan dosyalar sol tarafta bulunan dosya ağacında gösterilecektir. 3.1. Kütüphaneye Dosya Ekleme Kütüphane, tüm Kullanıcılar için ortak bir paylaşım alanıdır. Kütüphaneye dosya ekleme işlemi verilen izinler doğrultusunda gerçekleştirilebilir. Standart bir kullanıcının kütüphaneye dosya ekleyebilmesi için Eğitim Yöneticisi tarafından izin tanımlaması yapılmış olmalıdır. Kullanıcıların kütüphaneye dosya ekleyebilmesi için; A. İletişim menüsü üzerine gelinir, B. Kütüphane seçeneği tıklanır,
C. Açılan Dosya Kütüphanesi ekranında Seçilen Klasör İçerisine Yeni Dosya Ekle seçeneği tıklanır. Açılan ekran aşağıdaki gibidir: Resim 19 Dosya Ekleme/Güncelleme Sayfası D. Dosya Ekleme/Güncelleme ekranında; Dosya Bilgileri alanının Dosya bölümünde eklenecek dosya kayıtlı olduğu yerde bulunur, Dosya Adı ve Açıklama alanlarına gerekli veriler girilir, Ekle düğmesiyle de Dosya Ekleme işlemi tamamlanır. 3.2. Kütüphaneden Dosya İndirme Dosya Kütüphanesinde görüntülenen dosyalar yetki verilen kullanıcılar tarafından, sistem üzerinden bilgisayara indirilebilir. Bir kullanıcı tarafından kütüphaneden dosya indirilebilmesi için; A. Dosya Kütüphanesi ekranına gidilir, B. Dosya Kütüphanesi Ağacından önce ilgili klasör seçilir, C. Aynı yerden ilgili dosya tıklanır, D. Ekranın sağ tarafında Dosya Bilgileri alanı görüntülenir, E. Bu alanda Dosyayı İndir linkine tıklanır ve işlem tamamlanır. Resim 20 Kütüphaneden Dosya İndirmek
EĞİTİMLER MENÜSÜNÜ TANIMAK Bir kullanıcı olarak eğitimlere bu ekranda yer alan bağlantılardan ulaşılabilir. Eğer eğitim bir içerik eğitimiyse bu içerik de görüntülenebilir. Eğitimler Ana Sayfasından; Eğitim Takvimi - Kullanıcıların şahsına atanan etkinlikler ve sistemdeki tüm etkinlikler takip edilebilir. Eğitim Geçmişi - Kullanıcıların eğitim geçmişi belirlenecek şekil ve biçimde alınabilir. Eğitim Geçmişi Raporları yeni bir pencere açılarak görüntülenecektir. Eğitim Talepleri - Kullanıcıların eğitimlerle ilgili tüm talep ve kayıt işlemleri takip edilebilir. Eğitim Kataloğu - Kullanıcılar tarafından sistemde kayıtlı olan tüm eğitimler görülebilir. ekranlarına ulaşılabilir. Resim 21 Eğitimler Ana Sayfası 1. Eğitim Takvimini Görüntüleme Tüm kullanıcılar, Eğitim Takvimi ekranında kendilerine atanan kişisel etkinlikleri ve sistemdeki tüm etkinlikleri takip edebilir. Kullanıcılar tarafından Eğitim Takvimi ekranına erişim için: A. Eğitimler menüsüne tıklanır, B. Eğitimler Ana Sayfası üzerinde Eğitim Takvimi bağlantısına tıklanır. Resim 22 Eğitim Takvimi Ekranı
Eğitim Takvimi ekranında: Arama Kriterleri bölümünden görüntülenmesi istenen eğitim takvimi ile ilgili filtreleme yapılabilir. o 'Üst Kategori' ve 'Kategori' kutularından eğitimlerin sistemdeki kayıtlı kategori bilgilerine göre filtrelenerek listelenmesi sağlanır. o 'Eğitim Türü' kutusundan E-Eğitim ya da Sınıf İçi Eğitim olarak filtrelenmesi ve listelenmesi sağlanır. o 'Tarih Aralığı' kısmından belirlenen tarihler arasında gerçekleşen ve gerçekleşecek olan eğitimlerin listelenmesi sağlanır. Ayrıca aynı kısımda ikinci satırda "Kişisel Etkinlikler mi (kullanıcının şahsına atanan etkinlikler) yoksa Tüm Etkinlikler mi" görüntülenecek karar verilebilir. o Arşiv Durumu ile ilgili seçenek işaretlenirse arşivdeki eğitimler de (Bitiş Tarihi itibarıyla süresi geçmiş ve sistemde yaklaşık 6 ay kayıtlı kalan etkinliklerin eğitimleridir) görüntülenebilir. Listele düğmesi tıklanarak belirlenen durumlara göre eğitimler listelenir. 2. Kullanıcıların Eğitim Geçmişini Görüntüleyebilmesi Eğitim geçmişi bilgileri Eğitim Geçmişi ekranından görüntülenebilir. Eğitim Geçmişi ekranından Sertifika, Katılım Belgesi, Tarih Bazlı ve Etkinlik Bazlı Eğitim Geçmişi vb. bilgi ve raporlara ulaşılabilir. Eğitim Geçmişi Raporları ekranındaki listede bulunan seçeneklerden birine basıldığında yeni bir pencere açılacak ve eğitim geçmişi raporu bu pencerede görüntülenecektir. Eğitim Geçmişi ekranından ulaşılabilecek ekranlar şu şekildedir: Eğitim Geçmişi Raporları Sertifika Listesi Katılım Belgeleri Aşağıda Eğitim Geçmişi ekranından ulaşılabilecek ekranlar görülmektedir: Resim 23 Eğitim Geçmişi Ana Sayfası Şimdi Eğitim Geçmişi Ana Sayfasından ulaşılan ekranları inceleyelim. 2.1. Eğitim Geçmişi Raporları Eğitim geçmişi ile ilgili raporlar, belirlenecek şekil ve biçimde Eğitim Geçmişi Raporları ekranından alınabilir. Listede bulunan seçeneklerden birine basıldığında yeni bir pencere açılacak ve eğitim geçmişi raporu bu pencerede görüntülenecektir. Ayrıca görüntülenen pencereden rapor yazdırılabilir. Eğitim Geçmişi Raporları ekranında, tüm kullanıcılar tarafından kendilerine özel aşağıdaki raporlar alınabilir: Tarih Bazlı Eğitim Rapor Etkinlik Bazlı Eğitim Raporu Tamamlanan Eğitimler Raporu
Tüm kullanıcılar tarafından Eğitim Geçmişi Raporları ekranına erişim için: A. Eğitimler menüsüne tıklanır, B. Eğitimler ana sayfasında Eğitim Geçmişi bağlantısına tıklanır, C. Eğitim Geçmişi ana sayfasında Eğitim Geçmişi Raporları bağlantısına tıklanır, D. Böylece Eğitim Geçmişi Raporları ana sayfası açılır. Eğitim Geçmişi Raporları ana sayfası aşağıdaki gibidir: Resim 24 Eğitim Geçmişi Raporları Ana Sayfası Eğitim Geçmişi Raporları ekranında tüm kullanıcılar için: "Tarih Bazlı Eğitim Raporu" linkine tıklanırsa kendisine özel olarak "Tarih bazlı eğitim raporu" penceresi açılır. "Etkinlik Bazlı Eğitim Raporu" linkine tıklanırsa kendisine özel olarak "Etkinlik bazlı eğitim raporu" penceresi açılır. "Tamamlanan Eğitimler Raporu" linkine tıklarsa kendisine özel olarak "Tamamlanan eğitimler raporu" penceresi açılır. 2.2. Kullanıcıların Sertifika Bilgilerini Görebilmesi Tüm kullanıcılar, Eğitim Yöneticisi tarafından sisteme girilen 'Sertifika Bilgileri'ni görebilirler. Sertifika Listesi ekranında, sistem dışında alınmış ve kayıt edilmiş sertifikalarla ilgili sertifika programları görülebilir. Sertifika Listesi ekranına ulaşmak için: A. Eğitimler menüsüne tıklanır. B. Eğitimler ana sayfasından Eğitim Geçmişi bağlantısına tıklanır. C. Eğitim Geçmişi ana sayfasında Sertifika Listesi bağlantısına tıklanır. Sertifika Listesi ekranı aşağıdaki gibidir:
Resim 25 Sertifika Listesi Ekranı Sertifika Listesi ekranında: Sertifika Arama Bilgileri alanında; o Sertifika Durumu kutusundan 'Geçerli', 'Zaman Aşımında', 'Henüz Alınmamış' seçeneklerinden gerekli olan seçilir. Böylece geçerliliği devam eden, zaman aşımına uğramış ve geçerli olmayan, mevcut sertifika programı dahilinde henüz alınmamış sertifikalar görüntülenebilir. o Sertifika Üst Kategorisi ve Sertifika Kategorisi kutularından sertifikaların dahil olduğu kategorilere göre filtrelenebilmesi sağlanır. Listele düğmesi tıklanarak yapılan filtrelemelere göre sertifikalar listelenir. Sertifika Listesi alanında; 'Sertifika Adı', 'Kategorisi', 'Geçerlilik Süresi', 'Durumu', 'Alınış Tarihi' ve 'Geçerlilik Tarihi' vb. bilgiler görüntülenebilir. NOT: Eğitim Yöneticisi tarafından, sertifika bilgileri sistemde manuel olarak girilebilir. Kullanıcılar da bu bilgiler ışığında Sertifika Bilgilerini listeleyebilir. 2.3. Kullanıcıların Katılım Belgelerini Görüntüleyebilmesi Tüm kullanıcılar, katılım belgelerini Katılım Belgeleri ekranı üzerinden listeleyebilir. Kullanıcıların Katılım Belgeleri ekranına erişebilmeleri için: A. Eğitimler menüsüne tıklanır, B. Eğitimler ana sayfasından Eğitim Geçmişi bağlantısına tıklanır, C. Eğitim Geçmişi ana sayfasında Katılım Belgeleri bağlantısına tıklanır, Katılım Belgeleri ekranı aşağıdaki gibidir: Resim 26 Katılım Belgeleri Ekranı Katılım Belgeleri ekranında, listelenen katılım belgelerinin etkinlik ismine tıklanır. Ayrı bir pencerede etkinlik sonrası hak edilen katılım belgesi görüntülenir.
Resim 27 Etkinlikte Hak Edilen Katılım Belgesi 3. Eğitim Talebinde Bulunmak Eğitim Talepleri ekranında, eğitimlerle ilgili tüm talep ve kayıt işlemleri takip edilebilir. Talepler ve kayıtlar bu ekrandan yapılabilir. Kullanıcılar için açılmış olan talep formları cevaplandırılarak sistemdeki eğitimler talep edilebilir. Kayda açık olan ve kayıt olunmamış etkinliklere kaydolma işlemi yapılabilir. Sistemde bulunmayan bir eğitim ile ilgili talep bir metin alanı doldurularak Eğitim Yöneticilerine ulaştırılabilir. 3.1. Talep Formları Eğitim Talepleri ekranının sol tarafındaki listede kullanıcılara açılmış olan talep formlarının isimleri bulunmaktadır. Aynı ekranda sağ üst kısımda yer alan Aktif Formlar sekmesinde henüz sona ermemiş formlar; Geçmiş Formlar sekmesinde ise bitiş tarihi geçmiş olan formlar görülebilir.
Resim 28 Eğitim Talepleri Ekranı Formların detaylarına ulaşmak için form başlıklarına tıklanabilir. Bitiş tarihi son 3 gün içinde olan ve talepte bulunulmamış formlar uyarı amacıyla kırmızı ünlem işareti ile gösterilmektedir. Talepte bulunulmuş ve onay sürecindeki formların isimleri menüde italik şekilde gösterilmektedir. Onaylanmış talepler yeşil, reddedilmişler kırmızı ve tekrar doldurulmak üzere geri gönderilen talep formları da sarı ünlem işaretiyle menüde gösterilmektedirler. 3.2. Genel Katalog Eğitim Talepleri ekranında Genel Katalog altında eğitim kataloğu listelenmekte olup katalogda yer alan eğitimlere talepte bulunulabilir ve taleplerin durumu takip edilebilir. Katalogdan yapılan talepler onay sürecine dahil olmaktadırlar.
Eğitimlerin yanında bu eğitimle birlikte önerilen diğer eğitimlerin ikonları da yer almaktadır. İstendiği takdirde bu ikonlara tıklanarak ilgili eğitimin Pop-Up penceresinden ayrıntılı bilgilerine ulaşmak ve o eğitim için talepte bulunmak da mümkündür. Genel Katalog ile ilgili görüntülenen alanda sağ üst taraftaki açılır liste okundan katalogdaki eğitimler filtrelenebilmektedir. Varsayılan olarak Tüm Eğitimler listelenirken, Seçilenler, Onaylananlar ya da Reddedilenler in de filtrelenerek listelenmesi mümkündür. Resim 29 Genel Katalogdan Talep Yapma 3.3. Önerilen Eğitimler Eğitim Talepleri ekranında Önerilen Eğitimler altında kullanıcıya sistem tarafından önerilen eğitimlerin listesine ulaşılabilir. Bu eğitimlerin dâhil olduğu ve kayıt olunmamış bir açık etkinlik varsa ona kayıt olunabilir ya da eğitim talep edilebilir. Resim 30 Önerilen Eğitimlerden Talepte Bulunma 3.4. Açık Etkinlikler Eğitim Talepleri ekranında Açık Etkinlikler altında kullanıcıya sistemde kayda açık olarak oluşturulmuş ve kayıt olunmamış etkinlikler listelenmektedir. Bu etkinliklere bu kısımdan kayıt olunabilir.
Resim 31 Açık Etkinlikler (Kayıt Olunabilecek Etkinlikler) Listesi 3.5. Serbest Talep Sistemde bulunmayan eğitimlerle ilgili talepler ya da görüşler Serbest Talep kısmındaki metin alanına girilerek yöneticilere gönderilebilir. Serbest talepler de onay sürecine girmekte olup daha önce yapılmış olan serbest taleplerin durumları da bu kısımda takip edilebilmektedir. Dilenirse daha önceden yapılmış bir serbest talep üzerine gelinerek sistemden silinebilir. Resim 32 Serbest Talepler 3.6. Özet Talep Formları, Eğitim Talepleri ekranının en önemli kısmını oluşturmaktadır. Eğitim Yöneticileri tarafından oluşturulan talep formlarının talep bitiş tarihinden önce cevaplanması beklenmektedir. Talep formu detaylarına sol üst kısımda yer alan talep formu isimlerine tıklanarak ulaşılabilir. o Talep formlarının detay bilgilerinde üst tarafta form ile ilgili genel bilgiler yer alır. o Talebin durumu, bitiş tarihi, talepte bulunan eğitim sayısı, seçilmesi gereken en az ve en fazla eğitim sayıları ve seçilmiş olunan eğitim sayıları burada belirtilmektedir. o Bu kısmın altında bu formda seçme işlemi için formda sunulan eğitimler listelenmektedir. Eğitimler, belirtilen en az ve en fazla sayı aralığında seçildikten sonra talep sonlandırılabilir. Belirtilenden daha az ya da daha fazla seçim yapmanız durumunda talep sonlandırılamamaktadır. o Talebinizi sonlandırırken açıklama ya da görüşler de eğitimlerin altında yer alan serbest metin alanına eklenebilir.
o Talep formlarındaki eğitimler, listenin sağ tarafında bulunan menü yardımıyla filtrelenebilmektedir. Varsayılan olarak Tüm Eğitimler listelenirken, Seçilenler, Onaylananlar ya da Reddedilenlerin de filtrelenerek listelenmesi mümkündür. o Talebinizin toplam olarak ya da tek tek seçilmiş eğitimler için onay durumları bu kısımdan takip edilebilir. o Bazı eğitimler için eğitimlerin olduğu satırların sağ kısmında kullanıcıya önerilen diğer eğitimlerin ikonları yer almaktadır. Bu ikonlara tıklayarak eğitimlerle ilgili ayrıntılı bilgilere pop-up pencerelerinden ulaşılabilir. Onay bekleyen kullanıcıları olan yöneticiler eğitim talebi onaylarına Eğitim Talepleri ekranındaki köprü yardımıyla ulaşabilirler. 4. Eğitim Kataloğu Hızlı Erişim Seçenekleri 4.1. Kayıt Olabileceğiniz Eğitimler Eğitim Kataloğu ekranında, 'Hızlı Erişim' seçenekleri içerisinde yer alan 'Kayıt Olabileceğiniz Eğitimler' bölümünde kullanıcının o an kayıt olabileceği eğitimler gösterilmektedir. Bu eğitimler, kullanıcıların kayıt olmasına izin verilmiş eğitim birimlerinden ve belli kullanıcı gruplarının kaydolmasına izin verilmiş etkinliklerin içindeki eğitim birimlerinden oluşmaktadır. Eğitim birimi kullanıcıların kaydına açık fakat ilgili eğitim biriminin kayıt olunabileceği bir etkinlik mevcut değil ise arka planda otomatik olarak bir etkinlik oluşturularak kullanıcı bu etkinliğe kaydedilmektedir. Belli kullanıcı gruplarının kaydolmasına açık etkinliklerde ise kullanıcı belirtilen kullanıcı gruplarından birinde ise o eğitimi barındıran etkinliğe kaydolabilmektedir. Resim 33 - Eğitim Kataloğu Hızlı Erişim seçeneklerindeki Kayıt Olabileceğiniz Eğitimler Bölümü 4.2. Yeni Eğitimler Eğitim Kataloğu ekranında, 'Hızlı Erişim' seçenekleri içerisinde yer alan 'Yeni Eğitimler' bölümünde, sisteme belirli bir gün öncesine kadar yüklenmiş olan eğitimler gösterilmektedir. Bu gün sayısı paremetrik olup, 181 nolu sistem değişkeninden kontrol edilmekle birlikte ön ayar olarak bu değer 30 gündür.
Resim 34 - Eğitim Kataloğu Hızlı Erişim Seçeneklerindeki Yeni Eğitimler Bölümü