FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI 2017
İçindekiler ARŞİV İŞ AKIŞ ŞEMASI... 3 DMO DAN MALZEME ALIMI... 4 DOĞRUDAN TEMİN... 5 PROJE, DANIŞMANLIK, TEKNİK RAPOR VE ANALİZ... 6 BÜTÇE HAZIRLAMA... 7 BAKIM -ONARIM... 8 İŞ AVANSI... 9 BAPKO VE TÜBİTAK KAPSAMINDA DEMİRBAŞLAR İÇİN İŞ AKIŞ ŞEMASI... 10 TÜKETİM VE DEMİRBAŞ MALZEMELERİ İÇİN TALEP KARŞILAMA...11 YIL SONU VE MAL SAYIMI... 12 HİBE YOLUYLA GELEN TAŞINIRLAR İÇİN İŞ AKIŞ ŞEMASI... 13 HURDA İŞLEMLERİ İÇİN YAPILAN İŞ AKIŞ ŞEMASI... 14 TAŞINIR MAL GİRİŞ İŞLEMLERİ... 15 TAŞINIR MAL ÇIKIŞ İŞLEMLERİ... 15 GİDEN EVRAK... 16 GELEN EVRAK... 17 YAZI İŞLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI... 18 YÖNETİM KURULU KARARLARI HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI... 19 MAAŞ HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI... 20 STAJ HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI... 21 YOLLUK HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI... 22 AKADEMİK PERSONEL VE İDARİ PERSONEL TERFİ İŞLEMİ... 23 KURUM İÇİ GÖREVLENDİRME (40/A)... 24 KURUM DIŞI GÖREVLENDİRME (40/A,40/C- 40/D)... 25 ARAŞTIRMA GÖREVLİSİ ATAMASI... 26 YILLIK İZİN İŞ AKIŞ ŞEMASI... 27 BÖLÜM SEKRETERİ GELEN EVRAK... 28 BÖLÜM SEKRETERİ EBYS GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI... 29 BÖLÜM SEKRETERİ DERS VE SINAV PROGRAMI BELİRLEME... 30 BÖLÜM SEKRETERİ DUYURU İŞ AKIŞ ŞEMASI... 30 ÖĞRENCİ İLE İLGİLİ SORUŞTURMA... 31 MEZUNİYET BELGESİ HAZIRLAMA... 32 ÖĞRENCİ DEĞİŞİM PROGRAMI... 33 TRANSKRİPT DÜZELTMELERİ... 34 YAZ OKULU... 35 ÖZEL ÖĞRENCİ... 36 KAYIT DONDURMA... 37
KAYIT SİLME... 38 DERS KAYIT... 39 MUAFİYET VE İNTİBAK... 40 TEK DERS SINAVI... 41
A R Ş İ V İ Ş A K I Ş Ş E M A S I İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik evrağın Dekanlığa gelmesi Ön incelemenin yapılması ve ilgili personele havale edilmesi Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart Dosya Planı) yönünden incelenmesi Arşivlenmesi Uygun mu? Arşivlik malzemenin içeriğine ilişkin dökümün ilgili birim ile karşılıklı olarak imzalanması Evrak ilgili birime iade edilir. Fakülte Sekreteri tarafından gizlilik kontrolünün yapılması Dekan Onayı Arşiv numarası verilerek evrak arşive kaldırılır.
D M O D A N M A L Z E M E A L I M I İhtiyaç Talep Listesi İhtiyaç Talep Formunun Dekanlığa gelmesi İşlemin ilgili personele havale edilmesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO malzeme listesi oluşturulması Üst yazı hazırlanarak listenin yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi
D O Ğ R U D A N T E M İ N İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması Ödenek kontrolünün yapılması yeterli ödenek yoksa aktarımın yapılması Piyasa fiyat araştırmanın yapılması ve firmalardan yaklaşık maliyetlerin alınması Yaklaşık maliyetlerin oluşturulması ve harcama yetkilisine onay için sunulması ONAY (Harcama yetkilisinden onay alınması) İlgili ürünler için en az üç firmadan fiyat teklifi alınması En düşük fiyat teklifi veren firmanın komisyon tarafından belirlenmesi ve gerekli onayların yapılması ve ilgili firmaya sipariş verilmesi Muayene kabul komisyonunun oluşturulması, ürünlerin teslim alınıp muayene kabul komisyon tutanağının oluşturulması Ödeme yapılması
P R O J E, D A N I Ş M A N L I K, T E K N İ K R A P O R V E A N A L İ Z Çeşitli proje, danışmanlık, teknik rapor ve analiz yapılması talepleri için firma, kurum ve kuruluşlar fakültelere başvururlar. Dekan tarafından işin niteliğine göre bölüm başkanlığına ilgili talep yazsısı iletir. İlgili Bölüm/Anabilim/Anasanat dalı tarafından işi yapacak öğretim elemanları belirlenir. Görevlendirilen öğretim elemanlarının isimleri, işin içeriği ve maliyeti Dekanlık/YO Müdürlüğüne bildirilir. Fakülte Yönetim Kurulunda görevlendirme kararı alınır. Hazırlanan rapor Dekanlıkca uygun mu? H Raporun eksikleri için gönderilir. E Raporun bir nüshası firma, kurum, kuruluş yetkilisine imza ve işin ücretine ilişkin dekont karşılığı teslim edildikten sonra gelir dağılımına ilişkin FYK kararı Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir. Döner Sermaye Ek Ödeme İş Akış Süreci
B Ü T Ç E H A Z I R L A M A Rektörlük makamından Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalışmalarıyla ilgili yazının ulaşması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır. Fakülte Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Başkanlığından görüş alır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespitine ilişkin bilgi formları düzenlenerek, FYK da görüşülerek Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcamak üzere ödenek aktarılır.
B A K I M - O N A R I M Bakım / Onarım Talepleri Talep türü Malzeme Bakım/onarım Arızanın ilgili birime iletilmesi Arızanın tespiti Servis Var Garanti/Bakı m sözleşmesi H İmkânlarımız la yapılabilir E Teknik rapor H Gerekli malzeme stok E Satınalma süreci İşlemin tamamlanması/kayıtların alınması
İ Ş A V A N S I Harcama Birimlerinde yapılacak iş ve mal ve hizmet alımları için harcama yetkilisi mutemedi, gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisinin imzası olan harcama talimatı hazırlanır. Muhasebe İşlem Fişi hazırlanarak ekine harcama talimatı yerleştirilir. Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilir. Avans verilmesi uygunluğu /Harcama Yetkilisi Mutemedinin görevlendirilmesi olup olmadığı kontrol edilir. Hayır Evet Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Harcama Yetkilisi Mutemedine avansın ödenmesi için bankaya ödeme talimatı verilir. Harcama Yetkilisi mutemedinin harcamalarına ilişkin faturalara istinaden avans kapatma işlemleri yapılır. Evrakların teslimi ve avansın kapatılması için gecikme durumunda, yasal faiz üzerinden gecikme cezası uygulanır ve kişiden tahsil edilir.
B A P K O V E T Ü B İ T A K K A P S A M I N D A D E M İ R B A Ş L A R İ Ç İ N İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Proje kapsamında alınan demirbaş için Proje yürütücüsü tarafından fatura aslı ile taşınır işlem fişi almak üzere birimimize başvuruda bulunulur. Demirbaşın faturası dayanak alınarak taşınır işlem fişi hazırlanır. Fakültemizde o mali yıl için görevlendirilen muayene komisyonu malzemeyi kontrol ederek onay verir. Hazırlanan taşınır işlem fişi, muayene belgesi ve fatura aslı ödeme için ilgili rektörlük birimine gönderilir. Depoya girişi olan demirbaş malzeme için ilgili kişi adına zimmet yapılır ve barkot düzenlenir.
T Ü K E T İ M V E D E M İ R B A Ş M A L Z E M E L E R İ İ Ç İ N T A L E P K A R Ş I L A M A Resmi talep yazısı Taşınır İstek Belgesi Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması Talep edilen malzemenin stok durumunun KBS den kontrol edilmesi. E Stokta mevcut H Olmayan malzemenin alınması için Fakülte Sekreterine bildirilmesi Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Demirbaş Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına üç ayda bir Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu gönderilmesi Tüketim Malzemeleri Çıkış Raporu
Y I L S O N U V E M A L S A Y I MI Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin Dekan tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Taşınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? H Eksik Fazla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hesapları ile Fakülte Taşınır Hesaplarının karşılaştırılması E Taşınır çıkış işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi Hesaplar tutuyor H Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması E Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına onaya gönderilmesi Dekan Onayı
H İ B E Y O L U Y L A G E L E N T A Ş I N I R L A R İ Ç İ N İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Kişi ve kurumlar tarafından hibe önerisi sunulması. Talep uygun mu? H Talebe olumsuz cevap verilmesi. İlgili talep göz önünde bulundurularak üst yazıyla rektörlüğe sunulur E Rektörlük tarafından onaylanan bağış, dekanlığımıza bildirilir. Hibe edilen demirbaş veya tüketim malzemeleri için taşınır işlem fişi ve muayene belgesi düzenlenir. Demirbaş malzemeler için zimmet, tüketim malzemeleri için çıkış fişi düzenlenir. Bir adet taşınır işlem fişi ile bir muayene belgesi Dekanlık üst yazısıyla Strateji Daire Başkanlığına gönderilir.
H U R D A İ Ş L E M L E R İ İ Ç İ N Y A P I L A N İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Komisyon Kurulması Hurdaya ayrılacak demirbaşların tespit edilmesi ve düşüm tutanağının hazırlanması. Komisyonun ve Harcama yetkilisinin hurda düşüm tutanağı onayı H Rektörl ük onayı E Parasal sınırlar ve oranlar tebliğinde belirtilen limiti E H Hurdaya ayrılmış demirbaşların çıkış fişinin düzenlenerek imza karşılığı teslim edilmesi İmzalatılan çıkış fişi ve tutanakların üst yazı ile ilgili birime gönderilmesi.
T A Ş I N I R M A L G İ R İ Ş İ Ş L E M L E R İ Harcama birimi tarafından satın alınan taşınırlar ile bağış, sayım fazlası, ambarlar arası devir yolu ile edinilen taşınırlar Birimin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince Taşınır Otomasyonuna kaydı sağlanır. Satın alma yoluyla elde edilen taşınırlara ait Taşınır İşlem Fişlerinin 1. Nüshası ödeme emri belgesine eklenir, 2. Nüsha harcama biriminde dosyalanır,3. Nüshası ise Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. taşınır mal çıkış işlemleri Bağış, sayım fazlası, ambarlar aras devir yolu ile edinilen taşınırlara ait taşınır işlem fişleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. T A Ş I N I R M A L Ç I K I Ş İ Ş L E M L E R İ Bağış, sayım noktası, ambarlar ve kurumlar arası devir yolu ile elden çıkarılan taşınırlar birim Taşınır Kontrol Yetkilisince Taşınır Otomasyonuna kaydı yapılır. Harcama biriminde kullanılmak suretiyle ambardan çıkışı yapılan taşınırlar, bir liste ve icmal ile üçer aylık dönemlerde hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. taşınır mal çıkış işlemleri Devir ya da hurdaya ayırma suretiyle çıkış işlemlerine ait Taşınır İşlem Fişleri düzenlenerek 10 gün içerisinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
G İ D E N E V R A K İdari bürolar, kişiler ile bölümlerin kurumiçi ve kurumdışı yazışmaları Kurumiçi ve Kurum dışı yazışmalar için Bölüm Başkanlıklarından gelen üst yazıların alınması Kurum dışına gönderilecek postalar için İdari bürolardan evrakların teslim alınması Şahıs Dilekçeleri EBYS Üst Yazı Yazılması Posta Tutanaklarına Kayıt EBYS Kayıt ve Üst Yazı Yazılması Düzeltilmesi H Fakülte Sekr. Onayı Posta ile Gönderme Fakülte Sekr. Onayı H Düzeltilmesi E Dekanın yazıyı imzalaması Posta gönderilerinin Dosyalanması E Dekanın yazıyı imzalaması Kurye ya da EBYS Gönderme Şahsa elden teslim Kalan suretlerin Dosyalanması
G E L E N E V R A K Gelen evrakların teslim alınması Posta ile Gelen Kurye ile Gelen Şahıs Dilekçeleri EBYS de Evrakın Kaydedilmesi (Fiziksel Evrak) Fakülte Sekreteri Onayı H Dosyalama E İlgili birimlere göre tasnifi Evrakların zimmetle, ilgili birimlere teslim edilmesi.
Y A Z I İ Ş L E R İ İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Yazı İşleri Bürosuna gelen yazılar EBYS den Cevap Yazılması İşlem yapılmayacak H Düzeltilmesi Dosyalama Fak. Sekreteri Onayı E Yazının kaydedilip, dolaşıma çıkarılması Dekanın yazıyı imzalaması
Y Ö N E T İ M K U R U L U K A R A R L A R I H A Z I R L A M A İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Fakülte ve Yönetim Kurulu gündeminin birimlerden gelen evraklarla oluşturulması Fakülte ve Yönetim Kurulu Üyelerine toplantının yapılacağı gün ve saat bildirilmesi. Fakülte ve Yönetim Kurulu Kararlarının yazılması ve Fakülte Sekreterinin kontrol ve onayına sunulması Bir önceki Fakülte ve Yönetim Kurulu Kararlarının imzaya sunulması ve Yönetim Kurulu Karar Defterine yapıştırılması Bir önceki Fakülte ve Yönetim Kurulu Kararlarının imzaya sunulması ve Yönetim Kurulu Karar Defterine yapıştırılması
M A A Ş H A Z I R L A M A İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Kadro değişikliği, derece, kademe, kıdem değişiklikleri, aylık sigorta dekontlarının ve maaşa konu olan evrakların alınması. Maaş değişikliklerinin her ayın 1 i ile 5 i arasında Prodma ve KBS isimli programa girilmesi. Kontrol listesi dökümü alınıp, bilgilerin doğru girilip girilmediğini kontrol edilmesi. H Bordrolarda hata veya uyumsuzluk var mı? E Hatalı bordrolardaki maaş parametrelerinin tek tek incelenmesi ve düzeltilmelerinin yapılması. Maaşlara ilişkin evrakların düzenlenmesi KBS den çıktılarının alınması Ödeme emri ve ekleri Dekan onayı Strateji Daire Başkanlığında kontrol belgeler E SGK Tahakkuk Belgesi Teslimi İşlem Sonu
S T A J H A Z I R L A M A İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Öğrenci staj dosyalarının teslim alınması Dosyalar eksiksiz mi? H Eksikliklerin giderilmesi için bölüm sekreterliğine iade E Teslim alınan dosyalar listelenerek, staj tarihlerine göre işe giriş bildirgeleri düzenlenir Düzenlenen İşe giriş bildirgeleri imzalanarak 2 nüsha staj formu ile birlikte bölüm sekreterliğine gönderilir Öğrencilerin staj tarihleri dikkate alınarak staj bordroları ve SSK prim tahakkuku yapılır Hazırlanan bordro ve SSK prim bildirgesi üst yazı ile Sağlık Kültür ve Spor Daire başkanlığına gönderilir Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığında E kontrol evraklar H E Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca SSK priminin SGK na ödenmesi işlem sonu
Y O L L U K H A Z I R L A M A İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Fakültemiz Akademik Personelinin Yolluk istek Dilekçesi (Bölüm Başkanlığı Onaylı) nin alınması, Dilekçenin kayda alınması Yönetim Kuruluna Girmesi H İlgili Kişiye Bildirilmesi E Rektörlük onayın verilen yolluklar işleme alınır Yurt İçi Sürekli Görev Yolluğu Yurt İçi Geçici Görev Yurt Dışı Geçici Görev Yolluğu Emeklilik belgesi, maaş bağlanma belgesi alınır. Nakil Bildirimi, Kararname Göreve Başlama yazısı, Katılım belgesi, biletler Konaklama Faturaları Katılım belgesi, pasaport fotokopisi, ulaşım bileti alınır. Geçici Görev Yolluğu Bildirimi Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi hazırlanır. Harcama Talimatı hazırlanır. Ödeme Belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından evrağın imzalanması. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına evrak teslimi. Evrak Tutarının ödenmesi İşlem sonu
A K A D E M İ K P E R S O N E L V E İ D A R İ P E R S O N E L T E R F İ İ Ş L E M İ Terfii listelerinin hazırlanması Kademe Terfi Onayı Düzeltme Yapılması Üst yazının Fakülte Sekreterine Onayı Onay için Üst Yazının Rektörlüğe bildirilmesi Personel D.Bşk. ve Rektör onayı Fakülte Personel İşleri Bürosu Gereği için Mali İşler Bürosu Bilgi için İlgili kişilere gönderilmesi Kalan nüshaların terfi dosyasına ve kişi dosyalarına konması ve listelere işlenmesi
K U R U M İ Ç İ G Ö R E V L E N D İ R M E ( 4 0 / A ) Kurumun Talebi Üst yazı ile ilgili Bölüme Evet Bölüm Hayır Fakülte Yönetim Kurulu gündemine alınması Evet Yönetim Kurulu Hayır Üst yazı ile Rektörlüğe gönderilmesi
K U R U M D I Ş I G Ö R E V L E N D İ R M E ( 4 0 / A, 4 0 / C - 4 0 / D ) Bölümün Talebi Fakülte Yönetim Kurulu gündemine alınması Evet Yönetim Kurulu Hayır Üst yazı ile Rektörlüğe Rektörlük ve ilgili Kurum yazışma Süreci gönderilmesi Rektörlükten gelen yazı Gereği için Mali İşler Bürosu Bilgi için ilgili Bölüme gönderilmesi
A R A Ş T I R M A G Ö R E V L İ S İ A T A M A S I Bölümün ihtiyaç talebi Rektörlükten Kadro Talebi İlan şartı talebinin Rektörlüğe bildirimi YÖK İLANI Başvuruların alınması a Yönetim Kurulu Onayı Fakülte Yönetim Kurulu tarafından Jüri Seçimi Jürı tarafından ön değerlendirmenin yapılması Personel Daire Başkanlığına Gönderilmesi Giriş sınavının yapılması Kararnamelerin gelmesi Rektörlük tarafından sonuçların ilanı Göreve başlama yazısının bölümden alınması Kazanan adayın başvurusu ve gerekli evrakların FYK gündemine alınması a Sgk girişinin yapılması Göreve başlama yazısı ve Kararnamenin Maaş Tahakkuk Bürosuna verilmesi
Y I L L I K İ Z İ N İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Yıllık izin talebinde bulunan izin talebini Özlük İşlerine iletmesi Personelin izin talebinin uygunluğunun kontrol edilmesi Yıllık izin formunun doldurulup imzalanıp birim sorumlusuna imzalattıktan sonra İdari Personel için Fakülte Sekreteri ve Dekan a, Akademik Personel için Dekan a gönderilmesi ONAY İznin bir nüshası PDB ye gönderilerek PBYS ye izin işlenir ve diğer nüsha kişinin dosyasına konulur
B Ö L Ü M S E K R E T E R İ G E L E N E V R A K Gelen evrakların teslim alınması Posta ile Gelen Öğrenci ve Öğretim Üyesi Dilekçeleri Kurye ile Gelen Posta Kutularına Konulması Öğretim Üyesine İletilmesi Bölümle İlgili mi? Hayır Dekanlıkla İlgili Evrak Evet Bölümün uygun görüşünün alınması EBYS de Üst Yazının Yazılıp İşlem Yapılması Bölüm Başkanı İmzası ve Dekanlığa İletilmesi İlgili birimlere göre tasnifi İlgili kişinin işlemi devam ettirmesi
B Ö L Ü M S E K R E T E R İ E B Y S G E L E N E V R A K İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Gelen evrakların teslim alınması Dekanlıktan Gelen Enstitüden Gelen Bölümün uygun görüşünün alınması Üst Yazı Yazılacak Hayır Bilgi Hayır Bilgi Evet Duyuru Üst Yazı Yazılacak Duyuru EBYS de Üst Yazının Yazılıp İşlem Yapılması Evet EBYS de Üst Yazının Yazılıp İşlem Yapılması Bölüm Başkanı İmzası ve Dekanlığa İletilmesi Bölüm Başkanı İmzası ve Dekanlığa İletilmesi
B Ö L Ü M S E K R E T E R İ D E R S V E S I N A V P R O G R A M I B E L İ R L E M E Bölüm tarafından hazırlanan Ders Programı ve Sınav Programlarının teslim alınması Ders Programı Sınav Programı BYS ye Ders Programının Girişinin yapılması BYS ye Sınav Programının Girişinin yapılması İlan Edilmesi İlan Edilmesi B Ö L Ü M S E K R E T E R İ D U Y U R U İ Ş A K I Ş Ş E M A S I Duyurulacak evrakların teslim alınması Öğrenci ile İlgili Evraklar Öğretim Elemanı İle İlgili Evraklar Duyuru panosuna asılarak duyurulması E-Mail ile duyurulması Ebys ile duyurulması
Ö Ğ R E N C İ İ L E İ L G İ L İ S O R U Ş T U R M A Rektörlükten veya bölümlerden gelen soruşturulacak öğrenci yazısının öğrenci işlerine gelişi. Soruşturmacı tayini ve soruşturmacılara yazı yazılması. Soruşturmaya çağrı yazısının öğrenciye ulaştırılması. Gelen soruşturma raporunun fakülte yönetim kuruluna iletilmesi. FYK alınan kararın öğrenci işlerine iletilmesi Soruşturma raporunun soruşturma komisyonuna iadesi. Soruşturmacıların tekrar inceleme yaparak raporu öğrenci işlerine iletmesi. Yönetim kurulundan gelen kararın rektörlüğe yazılması. Rektörlükte alınan kararın Kararın öğrenciye, ailesine, burs aldığı yerlere, bölümüne bildirilmesi. Öğrencinin cezasının sisteme girilmesi, yazışmaların ve kararın dosyasına konulması.
M E Z U N İ Y E T B E L G E S İ H A Z I R L A M A Öğrencinin mezuniyet için başvuru dilekçesinin alınması. Komisyon tarafından incelenen ve mezuniyet formu imzalanan dosyanın dekanlığa iletilmesi, fakülte yönetim kurulu gündemine alınması Mezuniyet Kararı Alındı HAYIR EVET Öğrencinin mezuniyet belgesi ve eklerinin Dekan Onayı Kayıt olan ve imzalanan mezuniyet belgesi ve eklerinin imza karşılığı öğrenciye verilmesi.
Ö Ğ R E N C İ D E Ğ İ Ş İ M P R O G R A M I Koordinatör tarafından Akademik tanıma belgelerinin Dekanlığa teslim edilmesi Fakülte yönetim kurulu gündemine alınması EVET Akademik Tanıma onaylandı mı? HAYIR Öğrenci akademik belgesindeki notların DP işareti ile ÖBYS ye işlenmesi Öğrencinin ders notlarının kontrolünün yapılarak seçimlik derslerin havuza işlenmesi
T R A N S K R İ P T D Ü Z E L T M E L E R İ Öğrencinin transkriptinde hata bulunduğuna dair başvuruda bulunması Öğrencinin detaylı ve kontrol transkriptindeki dersler tek tek karşılaştırılır. Seçimlik ders havuzları kontrol edilerek işlenmemiş ders var ise havuz atama işlemleri gerçekleştirilir. Tekrar aldığı dersler kontrol edilerek tekrar bilgisinde eksiklik var ise tespit edilir ve tekrar bilgileri girilir Öğrencinin müfredat fazlası almış olduğu dersler var ise tespit edilerek Fakülte Yönetim Kuruluna alınması sağlanır. Yönetim Kurulu Kararının alınması Öğrencinin fazladan almış olduğu dersler için alınan NC kararı ÖBYS ye işlenir. HAYIR Detaylı ve kontrol transkripti EVET Belgenin öğrenciye teslim edilmesi.
Y A Z O K U L U ( Farklı Birim / Bölüm ) Derslerin açılması hususunda Bölümlere bilgi vermek Bölümler tarafından açılan derslerin kontrolünü yapmak Öğrenci Talep Dilekçesinin Teslim alınması Fakülte yönetim kurulu gündemine alınması EVET Talep Kabul Edildi mi? HAYIR Kararın öğrenciye bildirilmesi Alınan Derslerin öğrencinin tabi olduğu müfredata göre yerine alma işlemlerinin ÖBYS ye işlenmesi
Ö Z E L Ö Ğ R E N C İ Öğrenci Dilekçesinin Teslim alınması Öğrenci dilekçesinin uygunluğu hakkında bölümden görüş talep edilmesi EVET Bölüm Uygun buldu mu? HAYIR Fakülte yönetim kurulu gündemine alınması Kabul Kararı Alındı mı? Hayır Kararın öğrenciye bildirilmesi Evet Öğrencinin ders atama işlemlerinin yapılması. Ders atama sonrası belirlenen ücreti yatırması hususunda öğrenciye bilgi verilmesi HAYIR Öğrenci Ders Ücretini Yatırmış mı? EVET Derslerin kesin kayıt işlemlerinin yapılması
K A Y I T D O N D U R M A Kayıt dondurma talebinde bulunan öğrenci dilekçesinin alınması Fakülte yönetim kurulu gündemine alınması Kabul Kararı Alındı mı? Hayır Kararın öğrenciye bildirilmesi Evet Öğrencinin durumunun Öbys üzerinden pasif duruma dönüştürülmesi Kararın bölüme ve öğrenciye bildirilmesi
K A Y I T S İ L M E Kayıt silme yazısının alınması Kendi isteği ile kayıt silme Yatay geçiş yaptığı için kayıt silme Fakülte yönetim kurulu Kararı alınması Fakülte yönetim kurulu Kararı alınması Öğrencinin durumunun Öbys üzerinden pasif duruma dönüştürülmesi Öğrencinin durumunun Öbys üzerinden pasif duruma dönüştürülmesi Öğrenci lise diplomasının işlemlerinin yapılarak öğrenciye teslim edilmesi Öğrenci lise diplomasının işlemlerinin yapılarak Yatay geçiş yaptığı üniversiteye gönderiilmesi
D E R S K A Y I T İlgili yılda okutulacak derslerin ve sınıf danışmanlarının bölümlerden talep edilmesi Açılacak dersler ile ilgili bölüm kurul kararlarının Fakülte yönetim kurulu gündemine alınması Kurul kararlarının bölüm sekreterlerince öbys ye işlenmek üzere bölümlere bildirilmesi Öbys üzerinden öğrencilere danışman atama işlemlerinin gerçekleştirilmesi Kayıtlar bittikten sonra danışman onay ve danışman atamada kalmış öğrencilerin kontrolü Hayır Danışman onay ve Danışman Evet Tespit edilen öğrencilerin kayıtlarının kesinleştirilmesi için Fakülte yönetim kurulu gündemine alınması İlgili öğrencilerin ders kayıt işlemlerinin yapılması Tüm öğrencilerin kayıtlanmasının tamamlanması
M U A F İ Y E T V E İ N T İ B A K Muafiyet talebinde bulunan öğrenci nin kayıt tarihinden itibaren 10 iş günü içerisinde dilekçesinin alınması Evet Öğrenci yatay geçiş öğrencisi Hayır Öğrenci muafiyet talebinin gerçekleşmesi için ilgili bölüme bildirilmesi Öğrenci muafiyet ve intibak işlemlerinin gerçekleşmesi için ilgili bölüme bildirilmesi Bölümlerden gelen kararların Fakülte Yönetim kuruluna alınmasının sağlanması Evet Kabul Kararı Alındı mı? Hayır Kararın öğrenciye bildirilmesi Kararın öğrenciye ve bölüme bildirilmesi. Öbys üzerinden öğrencinin muafiyet ve varsa intibak işlemlerinin gerçekleştirilmesi
T E K D E R S S I N A V I Tek derse girecek öğrenci ve derslerin belirlenmesi için bölümlerden bilgi talep edilmesi gerçekleştirilmesi Öbys üzerinden alınan öğrenci listesi ile bölümlerden gelen listelerin karşılaştırılması Bölümlerden gelen listeye göre derslerin açılarak öğretim elemanı tanımlamalarının yapılması Tek ders sınavına katılacak öğrencilerin harç borçlarının kontrolünün yapılması Hayır Öğrencinin harç borcu var E Evet Öğrencinin üzerine tek ders atamasının yapılması Harç borçlarının silinmesi için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına öğrenci isimlerinin bildirilmesi Sınavı başarıyla geçen öğrencilerin tespit edilerek mezuniyet işlemleri için bölümlere bilgi verilmesi Bölümlerden gelen mezuniyet yazılarının Fakülte Yönetim Kuruluna alınmasının sağlanması Kurul kararı sonrası mezuniyet işlemlerinin gerçekleştirilmesi