YÖNETİCİLERİN BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNE YAKLAŞIMLARI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA

T.C MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI YÖNETİCİLERİN BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNE YAKLAŞIMLARI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA YÜKSEK LİSANS TEZİ ÖZLEM KARA İSTANBUL, 2008

T.C MARMARA ÜNİVERSİTESİ TÜRKİYAT ARAŞTIRMALARI ENSTİTÜSÜ BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ ANABİLİM DALI YÖNETİCİLERİN BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNE YAKLAŞIMLARI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA YÜKSEK LİSANS TEZİ ÖZLEM KARA TEZ DANIŞMANI: YRD. DOÇ. DR. BERAT BİRFİN BİR BAYRAKTAR İSTANBUL, 2008

İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER...I ÖZET...IV ABSTRACT... V ÖNSÖZ...VI TABLO LİSTESİ... VII ŞEKİL LİSTESİ...IX GİRİŞ... 1 1. BÖLÜM YÖNETİM... 2 1.1 YÖNETİMİN TANIMI... 2 1.1.1 YÖNETİMİN AMACI... 4 1.1.2 YÖNETİM SÜRECİNİN ÖZELLİKLERİ... 6 1.2 YÖNETİMİN TARİHSEL GELİŞİMİ... 7 1.2.1 KLASİK YÖNETİM TEORİSİ... 8 1.2.2 NEO-KLASİK (DAVRANIŞSAL) YÖNETİM TEORİSİ... 8 1.2.3 MODERN YÖNETİM TEORİSİ... 9 1.2.4 MODERN ÖTESİ YÖNETİM TEORİSİ... 10 1.3 YÖNETİM FONKSİYONLARI... 12 1.3.1 PLANLAMA FONKSİYONU... 14 1.3.2 ÖRGÜTLEME FONKSİYONU... 18 1.3.3 YÜRÜTME (YÖNELTME) FONKSİYONU... 21 1.3.4 KOORDİNASYON FONKSİYONU... 23 1.3.5 KONTROL (DENETLEME) FONKSİYONU... 24 1.3.6 KARAR VERME SÜRECİ... 27 1.4 YÖNETİCİ... 30 1.4.1 YÖNETİCİLİK YAKLAŞIMLARI... 31 1.4.2 YÖNETİCİ KADEMELERİ... 33 1.4.3 YÖNETİCİNİN ROL VE İŞLEVLERİ... 34

2. BÖLÜM BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ... 43 2.1 BİLGİ YÖNETİMİ... 43 2.1.1 BİLGİ YÖNETİMİNİN TANIMI... 43 2.1.2 BİLGİ YÖNETİMİNİN ÖNEMİ... 45 2.1.3 BİLGİ YÖNETİMİNİN ÖZELLİKLERİ... 47 2.1.4 BİLGİ YÖNETİMİNİN İLKELERİ... 49 2.2 BİLGİ YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN UNSURLAR... 51 2.3 BİLGİ YÖNETİM SÜRECİ... 53 2.3.1 BİLGİNİN ÜRETİLMESİ... 53 2.3.2 BİLGİNİN ELDE EDİLMESİ... 54 2.3.3 BİLGİNİN İŞLENMESİ... 57 2.3.4 BİLGİNİN KAYDEDİLMESİ... 59 2.3.5 BİLGİ YÖNETİMİ SÜRECİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ... 59 2.4 BİLGİ TEKNOLOJİSİ... 62 2.5 BELGE YÖNETİMİ... 64 2.5.1 BELGE YÖNETİMİNİN TANIMI... 64 2.5.2 BELGE YÖNETİMİNİN AMACI... 67 2.6 BELGE YÖNETİMİNİN FONKSİYONLARI... 69 2.6.1 ÜRETİM... 69 2.6.2 KAYIT... 70 2.6.3. KULLANIM... 71 2.6.4 DOSYALAMA... 71 2.6.5 DEPOLAMA... 72 2.6.6 TANIMLAMA... 72 2.6.7 ERİŞİM VE KULLANICI HİZMETLERİ... 73 2.6.8 KORUMA... 74 2.6.9 TASFİYE... 74 2.7 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ... 76 2.8 BİLGİ VE BELGE YÖNETİCİSİ... 78 II

3. BÖLÜM YÖNETİCİLERİN BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNE YAKLAŞIMLARI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA... 80 3.1 ARAŞTIRMANIN AMACI... 80 3.2 ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ VE KAPSAMI... 80 3.3 ARAŞTIRMA VERİLERİNİN ANALİZİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ 82 SONUÇ... 105 EKLER... 109 KAYNAKÇA... 115 III

ÖZET YÖNETİCİLERİN BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİNE YAKLAŞIMLARI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA Son yıllarda yönetim anlayışında küreselleşme, değişim, mükemmellik, rekabet gibi faktörler ön plana çıkmıştır. Bilgi, işletmeler açısından en önemli unsur haline gelmiştir. İşletmelerin etkin olabilmesi doğru, tam ve zamanında sağlanan bilgilere bağlıdır. Bu nedenle kurumsal bilgi kaynaklarının düzenlenmesi, üretilmiş olan bilgi ve belgelerin yönetilmesi önem kazanmıştır. Yöneticilerin, yönetim fonksiyonlarını yerine getirirken daha verimli ve başarılı olabilmeleri kurumsal bilgi kaynaklarının kullanılmasına bağlı olarak gelişmektedir. Bunun için yöneticilerin, kurum içerisinde üretilmiş olan bilgi ve belgelerden de faydalanmaları gerekmektedir. Bu çalışmada, farklı işletmelerdeki yönetim kademelerinde çalışan yöneticilerin, kurumlarındaki mevcut bilgi ve belge merkezlerinden hangi amaçla, ne sıklıkla yararlandıkları, bilgi / belge yönetimine bakış açıları ve yaklaşımları üzerine bir araştırma yapılmıştır. IV

ABSTRACT A STUDY ABOUT THE APPROACH OF ADMINISTRATORS ON INFORMATION AND RECORD MANAGEMENT In recent years factors like globalisation; changing; excellence; computing sticked out in managment concept. Information has gained the status of most important item in view of businesses. Efficiency of businesses depend on the appropriate; absolute and on time supplied information. Therefore; ordering information sources and managing produced information&documets gained importance. To be more efficient and successful of managers in full filling management functions connects the using of corporate infrmation sources. Thus managers should benefit from the in association produced information&documents. In this work; for which aim and frequency of using existing information&documets of managers who are working in different managment steps of businesses have been searched. Also their point of view and approaches are investigated. V

ÖNSÖZ Son yıllarda gelişmelere bağlı olarak işletmelerin "değer yaratabilme başarısı"; kurumsal bilgi kaynaklarından en etkin biçimde yararlanılmasını gerektirmektedir. Günümüzün rekabetçi ortamında, fazla bilgi ve beceri biriktiren ya da bilgiyi elinde tutmayı başarabilen işletmelerin pazar değerleri artmaktadır. 1990 ların başından itibaren, belirginleşen yeni ekonomi döneminde, bilgi ve belge yönetimi yöneticilerin de ilgisini çekmeye başlamıştır. Yöneticiler, hem bilginin değerini, hem de bu bilgilerden en yüksek geri dönüşü alabilmek için bilgiye nasıl ulaşıp kullanmaları gerektiğini bilmenin bir zorunluluk olduğunun farkına varmışlardır. Bilgi nin kaybolmaması, boşa harcanmaması, doğru yönlendirilmesi ve üretken olabilmesi için bilgi ve belge yönetimine önem verilmeye başlanmıştır. Yöneticilerin Bilgi ve Belge Yönetimine Yaklaşımları Üzerine Bir Araştırma konulu bu çalışmanın amacı, yöneticilerin bilgi ve belge yönetimine bakış açılarını değerlendirmektir. Değerli zamanlarını ayırarak yapmış olduğum anket çalışmasına katkıda bulunan tüm yöneticilere, bu çalışmayı sonuçlandırmam için desteğini esirgemeyen danışman hocam Yrd. Doç. Dr. Berat Birfin Bir Bayraktar a, emeği geçen tüm hocalarıma, Prof. Dr. Hamza Kandur ve Doç. Dr. A.Oğuz İcimsoy a desteklerinden dolayı teşekkür ederim. Özlem KARA İstanbul, 2008 VI

TABLO LİSTESİ Sayfa No Tablo 1: Yöneticilerin Demografik Özellikleri.. 82 Tablo 2: Yöneticilerin Sektörlere Göre Dağılımı... 83 Tablo 3: Yöneticilerin Çalışma Süresine Göre Dağılımı...84 Tablo 4: Yöneticilerin Yönetim Kademelerine Göre Dağılımı 84 Tablo 5: Yöneticilerin Unvanlarına Göre Dağılımı.85 Tablo 6: Kurumda Bulunan Bilgi ve Belge Merkezinin Türü...85 Tablo 7: Yöneticilerin Kullandıkları Belge Formları...86 Tablo 8: Bilgi ve Belge Merkezinin Kurumsal Açıdan Faydası..87 Tablo 9: Bilgi ve Belge Merkezinin Kurumsal Açıdan Maliyeti...87 Tablo 10: Yöneticilerin Bilgi ve Belge Merkezlerine Ulaşımı...88 Tablo 11: Yöneticilerin Bilgi ve Belge Merkezlerini Kullanım Sıklığı..88 Tablo 12: Bilgi ve Belge Merkezlerinin Yönetim Fonksiyonları Açısından Kullanımı..89 Tablo 13: Bilgi ve Belge Merkezlerinin Yönetim Açısından Yararları..90 Tablo 14: Bilgi ve Belge Merkezinin Etkin Olabilmesi İçin Gereken Unsurlar.. 91 Tablo15: Bilgi ve Belge Yönetiminin Uygulanma Amaçları. 92 Tablo 16: Bilgi ve Belge Merkezinden Sağlanan Bilgilerin Durumu.93 Tablo 17: Bilgi ve Belge Yönetimi İle İlgili Yapılan Uygulamalar 94 Tablo 18: Kullanıcı Hizmetleri İle İlgili Yapılan Çalışmalar..95 Tablo 19: Elektronik Doküman Yönetimi Uygulamalarının Amacı 97 Tablo 20: Çalışılan Kurumun Kurumsal Bilginin Kullanılması Konusundaki Yaklaşımı 98 VII

Tablo 21: Yönetim Kademeleri ile Bilgi-Belge Merkezi Kullanım Sıklığının Karşılaştırılması..99 Tablo 22: Sektörler ile Bilgi-Belge Merkezi Kullanım Sıklığının Karşılaştırılması 100 Tablo 23: Sektörler ile Bilgi-Belge Yönetimi Etkinlik Unsurlarının Karşılaştırılması...101 Tablo 24: Yönetim Kademeleri ile Bilgi-Belge Yönetimi Amaçlarının Karşılaştırılması..102 Tablo 25: Yönetim Kademeleri İle Bilgi-Belge Yönetimi Etkinlik Unsurlarının Karşılaştırılması..104 VIII

ŞEKİL LİSTESİ Sayfa No Şekil 1.1: Yönetim Faaliyetinin Temel Görüntüsü..3 Şekil 1.2: Yönetim Düşüncesinin Zaman Süreçleri...9 Şekil 1.3: Yönetim Fonksiyonları...13 Şekil 1.4: Planlama Sürecinin Aşamaları...16 Şekil 1.5: Feedback (Geri Bildirim) Akışı..25 Şekil 1.6: Karar Verme Mekanizması...27 Şekil1.7: Yönetimsel Bilgi Akış Sistemi (Management Informatıon System)..28 Şekil 1.8: İşletme ve Örgütlerde Yönetim Seviyeleri.34 Şekil 1.9: Yönetsel Beceriler..35 Şekil 2.1: Bilgi Yönetim Süreci..53 Şekil 3.1: Kurumlarda Evrak - Dosya ve Arşiv Yönetmeliğinin Bulunma Oranı.94 Şekil 3.2: Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Uygulanma Oranı 97 IX

GİRİŞ Günümüzde yoğun rekabet, pazarların homojenleşmesi, bilgi sistemlerinin yönetim alanında kullanılması gibi unsurlar nedeniyle, bilgi ekonomik yaşamın en önemli gerçeği olmuştur. Bilgi ve belge yönetimi; işletme uygulamaları, yönetim fonksiyonları, iletişim, teknolojiler olarak adlandırılan birçok alanı da kapsamaktadır. Bilgi ve belge yönetiminin amacı, işletmenin amaçlarının başarılmasını desteklemektir. Bilginin giderek önem kazanmasıyla birlikte kurumsal bilginin yönetilmesi, verimli bir şekilde kullanılması, dağıtılması ve depolanması gibi unsurlar da ön plana çıkmıştır. Özellikle yönetim fonksiyonlarında kurumsal bilgi kaynakları etkin bir şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Kuruluşlarda artan bilgi üretimi ve kullanımı, bilginin daha doğrusu bilgi süreçlerinin yönetilmesi gerekliliğini kaçınılmaz kılmıştır. Kuruluşlar, etkinliklerini artırmak ve başarılı bir yönetim ortaya koyabilmek için bilgi süreçlerini en etkin şekilde yönetmek durumundadır. Kurumların başarıya ulaşması, yöneticilerin kurumsal bilgi kaynaklarını etkin bir şekilde kullanmalarına bağlı olarak artmaktadır. Tez çalışması üç bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde yönetim ve yönetici kavramlarına yer verilmiştir. Çalışmanın ikinci bölümünde bilgi ve belge yönetiminin önemine, amaçlarına, özelliklerine ve fonksiyonlarına değinilmiştir. Çalışmanın son bölümünde ise, yöneticilerin bilgi ve belge yönetimine bakış açılarını değerlendirebilmek amacıyla bir anket çalışması uygulanmış, yapılan anket çalışması sonucu elde edilen istatistikî veriler açıklanmıştır. 1

1. BÖLÜM YÖNETİM 1.1 YÖNETİMİN TANIMI Yönetim kavramı, insanların toplu halde yaşamaya başladıkları devirlerden günümüze kadar önemini yitirmemiş ve gelecekte de önemini yitirmeyecek olan bir kavramdır. Bugün tüm dünyada büyük veya küçük, örgüt adı verilen iktisadi, sosyal, kültürel, askeri, dini ve siyasi amaçlı olarak daima yönetimden söz edilmektedir. İçinde insan unsurunu taşıyan diğer pek çok dalda olduğu gibi yönetim kavramı ile ilgili birçok tanıma rastlanmaktadır. Bu tanımlar bilim adamlarının yaklaşımlarına ve çalıştıkları konulara göre az çok farklılık göstermektedir. Yönetim ile ilgili ilk tanımlama, onun bilim, süreç ve sanat yönüyle ilgilidir; Yönetim evrensel bir süreç, toplumsal yaşam kadar eski bir sanat, gelişmekte olan bir bilimdir. Süreç olarak yönetim, bir takım faaliyet ve fonksiyonları; sanat olarak yönetim, bir uygulamayı; bilim olarak yönetim de, sistematik ve bilimsel bir bilgi topluluğunu ifade eder. 1 Buna göre bilim dalı ve uygulama alanı olan yönetimin temel özelliği, çeşitli disiplinler tarafından geliştirilmiş bilgilerin ve sistematik yöntemlerin birleştirilerek, etkin bir şekilde uygulanmasıdır. Ekonomik bir amaca yönelik olarak kurulan işletmelerin parasal, mekanik, ve iş gücünden oluşan kaynakların en uygun (optimal) bir biçimde sevk ve idare edilmesi 2 de işletmelerde verimlilik ve etkinlik sağlanması ile ilgili diğer bir yönetim tanımıdır. Başka bir tanıma göre ise; Örgüt amaçlarının etkili ve verimli gerçekleştirilmesi maksadıyla, planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarına ilişkin, kavram, ilke, teori, model ve tekniklerin, sistematik ve bilinçli bir biçimde, maharetle uygulanması ile ilgili faaliyetlerin tümü şeklindedir. 3 En geniş anlamıyla yönetim kavramı, amaçların etkili ve verimli bir biçimde 1 Atilla Baransel, Çağdaş Yönetim Düşüncesinin Evrimi:Klasik ve Neo-Klasik Yönetim ve Örgüt Teorileri, Cilt:1, İstanbul: İşletme Fakültesi Yayınları, 1993, s. 25. 2 Osman Yozgat, İşletme Yönetimi, 8. baskı, İstanbul: M.Ü. Nihad Sayar Eğitim Vakfı Yayınları, 1992, s. 71. 3 Esin Can Mutlu, İşletme Yönetim Modelleri Araştırması, İstanbul: M.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü Yayınları, 1995, s. 6. 2

gerçekleştirilmesi için bir insan grubunun işbirliğini ve koordinasyonunu sağlamaya yönelik çalışmaların tümünü ifade eder. Ancak yönetim yalnızca işletmede çalışanların amaçlara doğru yönlendirilmesi ve yönetilmesiyle sınırlı değildir. İnsanların yanı sıra, işletmede yer alan makinelerin, stokların ve paranın da yönetilmesi gerekmektedir. 4 Bu nedenle yönetimin asıl fonksiyonu, ekonomik bir amaca yönelik olarak parasal, mekanik ve işgücünden oluşan kaynakların en uygun biçimde yönlendirilmesi ve idare edilmesidir. Diğer bir kaynakta Yönetim; aynı amaca sahip kişilerin yer aldıkları bir örgütte en kısa ve kestirme yoldan amaçlarını gerçekleştirmesini koordine etmektir. Denilmektedir. Burada insan unsuru önemli bir rol oynamaktadır. 5 Şu halde; Yönetim, belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insanlar olmak üzere kullanıma hazır tüm kaynakların birbiriyle uyumlu, verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulatma süreçlerinin toplamıdır. 6 Yönetim kavramının içinde başta insanların işbirliği olmak üzere üretim faktörlerinin amaçlar doğrultusunda sınırlı kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanımı söz konusudur. Bir amaca ulaşma yolunda girişilen faaliyetlerin bütününü kapsamaktadır. Değişen Çevre Başkalarıyla birlikte ve beraber çalışma Değişen Çevre Etkinlik ve Verimlilik arasında denge Organizasyon amaçlarına ulaşma Sınırlı kaynaklardan yararlanma Şekil 1.1 Yönetim Faaliyetinin Temel Görüntüsü Kaynak: Robert Kreitner, Management, New York: Houghton Mifflin Company, 1983, s.8. 4 Oktay Alpugan, Küçük İşletmeler, Geliştirilmiş 3. basım, Ankara: Per Yayınlar, 1998, s. 252. 5 H.J.Arnold, D.C. Fieldman, Organizational Behaviour, New York: McGraw Hill Book Comp., 1986, s.20. 6 Erol Eren, Yönetim ve Organizasyon, 3. basım, İstanbul: Beta Yayıncılık, 1996, 3. 3

Tüm tanımlarda görüldüğü gibi yönetim kavramı bilim adamlarının konuya bakış açısına göre değişik biçimlerde ifade edilmektedir. Genel olarak yönetim tanımlarında, amaçlılık, insan gücü ve güç birliği kavramları önem taşımaktadır. Yönetim faaliyeti bir taraftan başkaları ile birlikte çalışmayı gerektirirken diğer taraftan amaçlara ulaşmayı, kıt kaynaklardan en fazla yararlanmayı verimlilik ve etkinlik sağlamayı ve değişen çevrelerde faaliyet göstermeyi gerektirir. Günümüzde işletmelerin faaliyetlerine devam etmesi ve büyümeleri iyi bir yönetim ile sağlanabilir. Bu tanımlardan çıkarılabilecek özellikler şöyle sıralanabilir; 1) Yönetimden söz edilebilmesi insanların varlığı gereklidir. 2) Bu insanların işbirliği sağlanmalıdır. 3) Sağlanan işbirliği belirli bir amaca yönetilmelidir. 1.1.1 YÖNETİMİN AMACI Günümüzde işletmelerin büyümesi, iş bölümünün artması, her biri ayrı bir uzmanlık konusu olan çeşitli faaliyetlerin ortaya çıkması sonucunda yönetim fonksiyonu, büyük bir önem kazanmıştır. Yönetim bilimi kurucusu Henri Fayol yönetimin niteliğini şu şekilde açıklamaktadır; H. Fayol, bir işletmeyi amacına doğru yöneltmek için, öncelikle işletme içinde yer alan çeşitli faaliyetleri, hangi işlerin yapıldığını gruplar halinde belirlemiştir. İşletmelerde sözü edilen faaliyetleri üretim faaliyetleri, finansal faaliyetler, güvenlik faaliyetleri, ticari faaliyetler, muhasebe faaliyetleri, sevk ve idare(yönetim) faaliyetleri olmak üzere altı gruba ayırmıştır. Bu suretle de yönetimin diğer bütün işlerden ayrı karakteri ve özelliği olan bir faaliyet ve ayrı bir işlev olduğunu açıkça belirtmektedir. 7 Yönetimin zorlaşması, önem kazanması, ayrı bir işlev haline gelmesi ve üretim öğeleri arasında yer alması son elli yılda gerçekleşmiştir. Üretim öğeleri ile ilgili bir sıralama yapıldığında; - İnsan gücü - Ekipman 7 İlter Akat, Gönül Budak ve Gülay Budak, İşletme Yönetimi, 1. baskı, İstanbul: Beta Yayıncılık, 1994, s. 12. 4

- Hammadde ve donanım - Para - Yönetim olmak üzere beş grupta toplanmaktadır. Modern örgütlenme fikrine dayanan bu sıralama şekli genel olarak tüm yönetim bilimcileri tarafından benimsenmiştir. Böylece çağdaş yazarlara göre; yönetim faaliyeti de bir üretim öğesi olarak kabul edilmektedir. 8 İşletme amaçlarına ulaşılması için fiziksel, finansal, insansal ve enformasyon kaynaklarının etkin ve verimli bir biçimde düzenlenmesi olarak tanımlanan yönetim, üretim faktörlerinin bir araya getirilerek, işlerliğinin sağlanması, işletme sürecinin yerine getirilmesidir. Yönetimin hedefi, bu sayılan öğeleri uyumlu bir biçimde bir araya getirerek, örgütsel amaçlara ulaşabilmek, üretime yöneltmektir. 9 Yönetim sürecinin rolü, üretim faktörlerini amaçlar doğrultusunda planlamak, örgütlemek, uyumlaştırmak, gerekli ve insan kaynakları ile bütünleştirerek faaliyetler yapmak ve bu faaliyetler yoluyla etkin ve verimli sonuçlara ulaşmak olarak belirlenmektedir. Yönetim sürecinin özelliklerine geçmeden önce yönetim açısından büyük bir öneme sahip olan etkinlik ve verimlilik kavramlarını da açıklamak gerekmektedir. Etkinlik (Efficiency) ve Verimlilik (Productivity) bir kısım yazarlar tarafından eşanlamlı, bir kısım yazarlar tarafından da yakın anlamlı olarak kullanılmaktadır. Ancak bu iki kavram birbirinden farklıdır. Etkinlik; en genel tanımıyla amaca ulaşma derecesidir. Bir örgütte yönetsel ve örgütsel olarak iki tür etkinlikten söz etmek mümkündür. Yönetsel etkinlik, yöneticinin davranışları sonucu ortaya çıkan bir kavramdır. Örgütsel etkinlik ise, işletmenin içinde bulunduğu koşullara uyum sağlayabilmesi için diğer örgütlerle işbirliği, kaynakların verimli bir şekilde kullanılması, çevresel, ekonomik ve finansal kriterleri içeren daha geniş bir kavramdır. Verimlilik; fiziksel bir kavramdır. Amaca, en az harcama ve fedakârlıkla erişmektir. İşletme çıktılarının parasal değeri ile girdilerinin parasal değerinin kıyaslanması ile elde edilmektedir. 8 Akat ve Budak, a.g.e, s.13. 9 J.A.F. Stoner, C. Wankel, Management, 3 rd ed., New Jersey: Prentice Hall inc., 1986, s. 7. 5

P.F. Drucker, verimlilik ile etkinlik arasındaki farkı, verimliliği işi doğru yapmak, etkinliği ise doğru işi iyi yapmak olarak belirtmiştir. 10 Etkinlik kavramı verimliliği içerdiği gibi, uyum kabiliyeti, esneklik, işbirliği gibi unsurları da içermektedir. Verimlilik kavramı etkinliğin bir bölümünü teşkil etmektedir. Diğer bir deyişle, verimlilik örgütün işleyişi ve içyapısıyla ilgili iken, etkinlik bunlara ilaveten diğer faktörleri de içermektedir. 1.1.2 YÖNETİM SÜRECİNİN ÖZELLİKLERİ Etkin bir yönetimden söz edebilmek için yönetim sürecinin belirli özellikleri taşıması gerekir. Bu özellikler kısaca şöyle tanımlanabilir; 11 1- Yönetim bir grup faaliyetidir; Yönetim sosyal bir niteliğe sahiptir. Amaçlara ulaşmak ve ihtiyaçların tatmin edilmesi için yapılan çalışmaların yönetsel niteliğe sahip olabilmesi için birden fazla insanın olması gerekir. 2- Yönetim beşeri (insancıl) bir niteliğe sahiptir; Yönetim faaliyeti insanlarla ilgilidir. Yönetimde yöneten de yönetilen de insandır. Yönetim, grubu oluşturan kişilerin birbiriyle olan ilişkilerini kapsar. Bu nedenle, insan yönetim sürecinin hem nedeni hem de amacıdır. 3- Yönetim bir işbirliği ve uzmanlaşma sürecidir; Birden fazla bireyin bir araya gelerek bir grup oluşturacak şekilde çabalarını birleştirmeleri, diğer bir ifadeyle işbirliği yapmaları gereği yönetimin ortaya çıkmasında önemli bir rol oynar. İşbirliğinin doğal bir sonucu olarak uzmanlaşma ortaya çıkmaktadır. 4- Yönetim bir koordinasyon (uyum sağlama) sürecidir; Belli bir amaç veya amaçlar için bir araya gelen ve işbirliği yapan insanların, aralarındaki ilişkileri ve çabalarının sonuca en kolay ve en çabuk ulaşılacak şekilde düzenleştirilmesi gerekir. 5- Yönetim bir yöneltme (emir-kumanda) sürecidir; Bir araya gelen insanların amaca ulaşmak için çabalarını birleştirmeleri ve uyumlu bir biçimde sürdürmeleri gerekir. Yönetim sürecinin etkin olabilmesi için bireyler arasında yöneten ve yönetilenler şeklinde bir ayırım söz konusudur. Yönetim hiyerarşik (basamaksal) özelliğe sahiptir. 10 İlker Birdal ve Nilgün Aydemir, Yönetim Teorileri, 1. basım, İstanbul: Sistem Yayıncılık, 1998, s. 2. 11 Mümin Ertürk, İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon, 2. baskı, İstanbul: Beta Yayınları, 1998, s. 45. 6

6- Yönetim rasyonel bir süreçtir; Rasyonellik, belli bir amaca mümkün olduğu kadar az emek ve masrafla varma veya belli araç ve olanaklarla mümkün olduğu kadar fazla sonuç elde etmeyi ifade eder. Yani, yönetimde yapılan tüm faaliyetler etkin, verimli ve kârlı olmalıdır. 7- Yönetim haberleşme (iletişim) sürecidir; Yönetimde uyumun dolayısıyla etkinliğin sağlanabilmesi için, işbirliğinde bulunan kişilerin arasında etkin bir haberleşme düzeni kurulmalıdır. Örgüt içindeki haberleşme, bilgi vermek ve bilgi istemek şeklindedir. 12 1.2 YÖNETİMİN TARİHSEL GELİŞİMİ Sanayi Devriminin sonucunda, işletmelerin ortaya çıkmasıyla birlikte yönetim kavramı söz konusu olmuştur. Sanayi Devriminden önce insanlar hayatlarını devam ettirebilmek için çalışırken, sanayi devriminden sonra makine ile üretim süreci başlamış ve gelişmiş teknolojinin yardımıyla tüm topluma yetecek kadar üretim yapabilen fabrika sistemleri meydana gelmiştir. Böylece sanayi devriminden sonra işletmelerin sayı ve büyüklükleri artmış, yapıları karmaşıklaşmış, faaliyet alanları çeşitlenmiştir. Küçük ve dağınık üretim birimleri aynı çatı altında toplanmıştır. İşletmelerin büyümesi ve karmaşıklaşması, yeni teknolojilerin özel bilgi ve beceri gerektirmesi, çok sayıda insanın bir arada çalışması, sermaye ihtiyacının artması gibi sebeplerle yönetici bir sınıf oluşmaya başlamıştır. Yönetim olayının incelenmesinde ve işletme problemlerinin çözülmesinde bilimsel metodun uygulanması, bu konularla ilgili sistematik ve bilimsel bilgilerin birikimi 20. yüzyıl başlarında ortaya çıkmıştır. Böylece yönetim biliminin doğuşu gerçekleşmiştir. Bilimsel Yönetim adı altında bir hareket başlamış, yönetim düşünce ve uygulamaları bir akım haline dönüşmüştür. Günümüzde yönetim bilimi ile ilgili bilgiler son yüzyılda yapılan çalışmalar neticesinde ortaya çıkmıştır. Henri Fayol, Frederick W. Taylor ve Max Weber in çalışmaları bilimsel yönetim çağının başlamasını sağlamıştır. 1915 yılında Taylor ünlü eseri Bilimsel Yönetimin İlkeleri (Prıncıples Of Scıentıfıc Management), 1916 da Henri Fayol Endüstrinin Genel Yönetimi (Admınıstratıon Industrıelle Et Generale) adlı kitabını yayınlamıştır. 12 Orhan İşcan, İşletme Bilimlerine Giriş, İstanbul: M.Ü. Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu, [ t.y.], s. 76. 7

Yönetim ile ilgili araştırma ve yayın yapan, L. Gulıck, L. Urwıck, H. Sımon, E. Dale gibi araştırmacılar yönetim bilimini önemli ölçüde ilerletmişlerdir. Ancak günümüzdeki yönetim kurallarının pek çoğu Fayol un, Taylor un, Weber in ve çağdaşlarının getirdikleri kavramlar üzerine kurulmuştur. 13 20. yüzyılın başlangıcından bugüne kadar gelişen yönetim teorilerini birkaç değişik safhalarda incelemek mümkündür: 1.2.1 KLASİK YÖNETİM TEORİSİ Klasik yönetim teorisinin temelini Bilimsel Yönetim (Taylor), Yönetim Teorisi (Fayol), Bürokrasi Modeli (Weber) yaklaşımları oluşturmaktadır. Klasik düşüncenin temel varsayımları, önceden belirlenmiş ilke ve kurallara göre organizasyonun tıpkı bir makine gibi işletilmesi üzerine kurulmuştur. Bu sebeple bu düşünce ekolüne Makine Teorisi veya ilkeler yaklaşımı denilmektedir. Bu teori ile ilgili her üç yaklaşımda, etkinlik ve verimliliğin arttırılması için hangi ilkelere uyulması gerektiğini araştırmıştır. Klasik yönetim çabaları iki noktada odaklanmaktadır. Birincisi, rutin işlerin yapılmasında makinelere ek olarak insanların etkili ve verimli çalıştırılması, ikincisi ise biçimsel organizasyon yapısının oluşturulmasıdır. 14 Klasik kuramlar yönetimi yapı ya da eşya unsuruna daha fazla ağırlık vermektedir. Klasik yönetim anlayışındaki temel düşünce İKTİSAT dır. Teknoloji, iktisat, verimlilik gibi kavramlar öne çıkmaktadır. Bu dönemde, insanın sadece çalışan bir varlık olduğunu düşünülmektedir. Görev bilinci önem taşımakta ve insan bir makine olarak algılanmaktadır. 15 1.2.2 NEO-KLASİK (DAVRANIŞSAL) YÖNETİM TEORİSİ Klasik yönetim düşüncesi, organizasyonu bir makine ve insanı da onu tamamlayan bir parça gibi düşündüğü için pek çok eleştiri almıştır. Klasik teorinin eksikliklerinin hissedilmesi yeni bir akımın ortaya çıkmasına neden olmuştur. Bu akım başlangıçta, Beşeri İlişkiler Yaklaşımı, daha sonra Beşeri Kaynakların Yönetimi ve 13 Veysel Yıldırım, Genel İşletmecilik(I-II), 1. basım, Adapazarı: Değişim Yayınları, 2000, s. 169. 14 Ömer Dinçer, Yahya Fidan, İşletme Yönetimine Giriş, 2. baskı, İstanbul: Beta Basım Yayıncılık, 1996, s.23. 15 Rana Özen Kurtaniş, Örgütlerde Davranış Bilimleri, 2. baskı, Sakarya: Sakarya Kitabevi, 2003, s.1-2. 8

günümüzde de Organizasyonel Davranış olarak devam eden ve esas olarak insanı temel alan bir akımdır. 16 Bu teorinin ana fikri; organizasyon yapısı içinde çalışan İNSAN unsurunu anlamak, onun kabiliyetlerinden azami ölçüde yararlanmak, yapı ve insan davranışları arasındaki ilişkiyi anlamak, ortaya çıkan sosyal grupları tanımaktır. Neo-klasik yönetim düşüncesinde insan, ekonomik çıkarları için uğraşan akılcı insan değil, sosyal insandır. 17 Bu nedenle Neo-klasik teorinin öncülüğünü yapan düşünürler (Elton Mayo, McGregor, Abraham Maslow) klasik teoriden farklı olarak psikoloji, sosyoloji, antropoloji konularıyla ilgilenen kişilerdir. Kökleşik Çağ ( 1800 ve sonrası ) İNSANLARIN ETKİN OLARAK KULLANILMASI İnsan İlişkileri Çağı ( 1924 ve sonrası ) İNSANLARI DAHA İYİ ETKİLEME İnsan Kaynakları Çağı ( 1955 ve sonrası ) İNSANLARIN DAHA İYİ KOŞULLARDA KULLANILMASI Şekil 1.2 Yönetim Düşüncesinin Zaman Süreçleri Kaynak: Rıdvan Yurtseven, Yaratıcı Yönetim, 1. baskı, Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Yayınları, 2001, s.18. (Hoggetts, 1999:69) Bir başka deyişle, Klasik Kuramlar eşyanın yönetimine ağırlık vermişler, buna karşılık Davranışsal Kuramlar insanın yönetimini çabalarında esas almışlardır. 1.2.3 MODERN YÖNETİM TEORİSİ Modern yönetim teorisi Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımı olmak üzere iki farklı yaklaşımdan oluşmaktadır. Sistem yaklaşımı, yönetimde belirli öğeler arasındaki yönetsel ilişkileri inceleyen bir düşünce tarzıdır. Amaç yönetim birimleri veya işlevleri arasındaki ilişkiyi araştırmak ve dış çevre etkilerini incelemektir. Böylelikle birimler arasında anlamlı bir koordinasyonun daha kolaylıkla kurulabileceği 16 Dinçer ve Fidan, a.g.e, s. 27. 17 Mehmet Sağlam, Örgütsel Değişme, Ankara: Türkiye Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü Yayınları, 1979, s. 35. 9

düşünülmektedir. 18 Sistem yaklaşımı, durumsal etmenlerin birbirleriyle nasıl ilişki içinde olduklarını inceleyerek, dengeleme olanağı sağlamaktadır. Durumsallık yaklaşımı ise, örgüt yapısını çeşitli iç ve dış faktörlerin etkisiyle şekillenen bir öğe olarak görmektedir. Bu duruma göre organizasyon yapısı bağımlı bir değişkendir ve bir takım iç ve dış şartlara bağlıdır. Değişik durumlar ve şartlar, yönetimde başarılı olmak için değişik kavram, teknik ve davranışı gerektirir. Modern yönetim düşüncesi genel olarak DENGE unsurunu taşımaktadır. Neoklasik dönemde insana fazla önem verilmiş olmasından dolayı bilimsel gelişmeler takip edilememiştir. Denge sağlamak için modern yaklaşım geliştirilmiştir. Bu yaklaşıma göre sadece insana önem vermenin çok verimli olmadığı, insanın teknoloji ile birlikte verimli olacağı düşünülmüş, bu ikisi arasında denge kurulması fikri savunulmuştur. 19 1.2.4 MODERN ÖTESİ YÖNETİM TEORİSİ Son yıllarda, globalleşme, küreselleşme, yönetimde mükemmellik (excellence in management), insan hakları, enformasyon çağı, bilgiye dayalı örgüt, uluslar arası rekabet, bilgi toplumu (knowledge society), telekomünikasyon, yaratıcı yönetim (creative management), hızlı teknolojik gelişim gibi kavramlar ortaya çıkmıştır. Bu gelişmeler, örgütlerin yapılandırılmaları ve işleyişleri üzerinde köklü sayılacak değişiklikler meydana getirmektedir. Bu yönetim düşüncesinde, BİLGİ öne çıkmıştır. İnsanın bilginin kölesi olması değil, bilgiyi kullanarak hükmetmesi görüşü benimsenmiştir. Bu yaklaşımın amacı, sadece makinenin olması değil, kişinin bunun yanında insanlığını da unutmamasıdır. Yani insanın makineyi en verimli şekilde kullanacak bilgiyi üretip kullanmasıdır. 20 Yeni bir yönetim anlayışı ve örgütlerin yapılandırılmalarını etkileyen üç önemli gelişmeden de söz etmek gerekmektedir. 1. Haberleşme ve bilgi işleme teknolojisindeki gelişmeler; Özellikle bilgisayar ve uydu teknolojisindeki gelişmeler ve son yılların en önemli gelişmesi internet nedeniyle, haberleşmede mesafe kavramı ortadan kalkmış, istisnasız herkes her bilgiyi istediği zaman ulaşabilir hale gelmiştir. Bu durum başta 18 Zeyyat Sabuncuoğlu, Tuncel Tokol, İşletme, Bursa: Ezgi Kitabevi, 2001, s. 175. 19 Kurtaniş,, a.g.e, s.1. 20 Kurtaniş, a.g.e, s. 2. 10

işletmelerdeki düzeni, yönetim alanını ve kariyer planlaması gibi kavramları etkilemiştir. Haberleşme ve bilgi teknolojisindeki hızlı gelişmelerin işletmelerdeki etkilerini açıklayan global paradoks denilen bir kavram ortaya çıkmıştır. Bu gelişmelerin kişiler ve örgütler açısından en önemli sonucu sürekli değişim olmuştur. Peter Drucker ın deyimiyle, herhangi bir konuda bilgi ve uzmanlığa sahip kişi kendini geliştirmezse birkaç yıl içerisinde yetersiz hale gelebilmektedir. Bu nedenle kişiler ve örgütler sürekli kendilerini yenilemek ve yaratıcı olmak zorundadırlar. 21 2. Uluslar arası rekabet, uluslar arası sınırların anlamını yitirmesi ve globalleşme gibi gelişmeler; Hammadde temininden pazarlamaya, para ve personel tedarikinden rakiplerin kim olduğuna kadar, tüm işletmeler dünya düzeyinde düşünmek ve karar vermek zorundadır. Bu durum işletmelerin faaliyetlerini gözden geçirmeye ve değişmelere hemen yanıt verebilecek esnek örgüt yapıları oluşturmaya zorlamıştır. 22 3. İnsan hakları, insani değerler, kişilik kavramı, insanın her şeyden önemli bir varlık olarak ortaya çıkması, genel olarak eğitim ve yaşam düzeyinin yükselmiş olması, insanların bekleyişlerindeki değişmeler ve insanların yaratıcılığından daha fazla yararlanma düşüncesi; Bu gelişmeler de yönetim süreçlerini ve örgütlerin yapılandırılmalarını köklü bir biçimde etkilemiştir. Yaratıcı yönetim, ekip (takım) çalışması, personeli güçlendirme (empowerment) ve sıfır sıra düzen (hiyerarşi) gibi uygulamalar, bu gelişmelerin sonucudur. 23 Bu gelişmelere paralel olarak özellikle 2000-2001 yıllarından itibaren özel sektöre (işletme yönetimi) yönelik yönetim bilimi araştırmaları daha çok önem kazanmıştır. Üretim, pazarlama, finansman, bankacılık, kalite, rekabet, sermaye ve buna benzer alanlar ön plana çıkmıştır. Ekonomik anlamda güçlü uluslar arası firmaların, holdinglerin ortaya çıkmasıyla birlikte bu konulardaki araştırmalar ve tartışmalar yoğunlaşmıştır. 21 Peter Drucker, The New Society of Organizations, Harvard Business Rewiev, 1992, s. 96. 22 Tamer Koçel, İşletme Yöneticiliği, Yenilenmiş 6. baskı, İstanbul: Beta Yayıncılık, 1998, s..270. 23 Rıdvan Yurtseven, Yaratıcı Yönetim, 1. baskı, Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Yayınları, 2001, s. 25. 11

1.3 YÖNETİM FONKSİYONLARI İşletmelerin başarısı, büyük ölçüde yönetim fonksiyonlarının işletme süreçlerine doğru ve verimli bir şekilde uygulanmasına bağlıdır. Başkaları aracılığıyla amaca ulaşmak ve başkalarına iş gördürmek faaliyetlerinin toplamı yönetim sürecini oluşturmaktadır. İşletmelerde yönetim sürecinin özü, insan gücü ile hammadde, malzeme, makineler, bina ve benzeri maddesel araçlardan oluşan bir sistemi, belirlenen hedeflere doğru götürmektir. Başkalarına iş gördürerek hedefe ulaşabilmek için yöneticinin bazı süreçleri yerine getirmesi gerekmektedir. Yönetim evrensel bir süreç olduğu için, belli başlı bazı işlevlerin öğrenilmesi ile her tür işletmede etkili bir yönetim sağlanabilmektedir. Bu işlevler tüm yönetsel eylemler için temeldir. Yöneticiler bu işlevleri örgütlerinin amaçlarını gerçekleştirmek için dış çevrece bilinen sınırlar içinde yerine getirmek zorundadırlar. Yöneticiler bu işlevleri kullanırken tüketici, hisse senedi sahipleri, rakip örgütler, kamu örgütleri, iş görenler, sendikalar ve kamuoyu gibi farklı unsurları da göz önünde bulundurmak zorundadırlar. 24 Klasik Yönetim bilimcilerinden Gulick ve Urwick yönetim fonksiyonlarını İngilizce sözcüklerinin baş harflerinden oluşan POSDCORB sözcüğüyle aşağıdaki gibi açıklamaya çalışmışlardır. 25 Planlama (Planning) Örgütleme (Organising) Personel Yönetimi (Staffing) Yürütme (Directing) Koordinasyon (Coordinating) İletişim (Reporting) Bütçeleme (Budgeting) 24 Tamer Koçel, İşletme Yöneticiliği, Yenilenmiş 6. baskı, İstanbul: Beta Yayıncılık, 1998, s. 16. 25 Harvey C. Krentzman, Successful Management Strategies: For Small Business, New Jersey: Prentice Hall, 1981, s. 32. 12

Henri Fayol ise bu işlevleri; Planlama, Örgütleme (Organize etme), Yürütme (Kaynakları bir araya getirme), Eşgüdümleme (Yön verme) ve Denetim (Kontrol) olarak belirlemiştir. 26 Yönetim fonksiyonları çok ayrıntılı, geniş bir konu olduğu için bu çalışmada ana hatlarıyla açıklanacaktır. Örgütleme Görevleri Yerine Getirmek İçin Sorunları Belirleme Koordinasyon (Liderlik) Çalışanları Motive Edecek Etkileri Ortaya Koyma Amaçlar Kaynaklar Beşeri (İnsanlar) Finansal (Para) Hammaddeler Teknoloji Bilgi Donanım Zaman Planlama Amaçları Seçme ve Onlara Ulaşma Yollarını Belirleme Kontrol Etme Faaliyetleri Denetleme ve Düzeltici Önlemleri Alma Karar Verme (Başarı Tespiti) Amaçlara Erişme Üretim Hacmi ve Kalitesi Hizmet Hacmi ve Kalitesi Verimlilik/Karlılık/ Etkinlik Şekil 1.3 Yönetim Fonksiyonları Kaynak: Erol Eren, Yönetim ve Organizasyon-Çağdaş ve Küresel Yaklaşımlar, 6.baskı, İstanbul: Beta Yayınları, 2003, s.5. Yönetim bir bütün olup, belirli bir akış ile belirli fonksiyonların bir arada ve düzenli işleyişiyle gerçekleşir. Öncelikle işletmenin yakın ve uzak geleceğine dönük, proje, plan, program ve olasılık çalışmaları yapılır. Öte yandan örgütsel yapı oluşturulur, yetki sorumluluk işbölümü dağılımı işlere göre gerçekleştirilir. Saptanan 26 Halil Can, Doğan Tuncer ve Yaşar Ayhan, Genel İşletmecilik Bilgileri, 10. baskı, Ankara: Siyasal Kitabevi, 1999, s. 117. 13

görevlere yetkili elemanlar atanır ve daha sonra emirler işlemeye başlar. Bu durumda yürütme işlevi devreye girer. Sonuncu aşamada ise hazırlık ve uygulama sonuçları karşılaştırılarak belirlenen amaçlara ne ölçüde ulaşıldığı saptanmaya çalışılır. Bu da denetim işlevidir. Yönetim fonksiyonlarında temel olarak beş sorunun cevaplandırılmasına çalışılır. Bu sorular: 1. İşletmenin amaçları nelerdir? Hangi olaylar işletme amaçlarını etkileyebilir? İşletmenin amaçlarını yakalayabilmesi için ihtiyaç duyulan program ve faaliyetler nelerdir? (Planlama) 2. İşletme amaçlarına ulaşabilmek için, eldeki insan ve fiziki kaynakların ne şekilde düzenlenmesi gerekir? (Örgütleme) 3. Belirlenen amaçları gerçekleştirmek için gereken liderlik faaliyetleri nelerdir? (Yürütme) 4. Belirlenen amaçları gerçekleştirmek için bireylerin çabaları ne şekilde düzenlenecektir? (Koordine Etme) 5. Planlanan amaçlar ile gerçekleşen sonuçlar ne şekilde karşılaştırılacaktır? (Kontrol) 27 İşletmenin temel fonksiyonlarıyla yönetim fonksiyonları arasında çok sık ve sıkı ilişkiler vardır. Yönetim fonksiyonlarının amacı işletmenin etkinliğini ve verimliliğini arttırmaktır. Örneğin, yönetimin planlama fonksiyonu işletmenin üretim fonksiyonunun en iyi biçimde yerine getirilmesine yardımcı olur. İşletme girdi ve çıktılarının dengeli, uyumlu olmasını sağlar, en az maliyetle en yüksek üretimin elde edilmesine yol gösterir. Aynı şekilde tek tek işletmenin fonksiyonları ile yönetsel fonksiyonlar arasında ilişkiler söz konusudur. 28 1.3.1 PLANLAMA FONKSİYONU Planlama, varılması tasarlanan hedeflerin belirlenmesi ve bu hedeflere giden yol, yöntem ve araçların önceden seçilmesi olarak tanımlanabilir. En kısa anlatımla, plan bir amaca ulaşmak için izlenecek yolun önceden saptanmasıdır. Planlama yarın yapılacak işlerin bugünden belirlenmesi dir. 29 27 Tevfik Tatar, İşletmecilik İlkeleri, Ankara: Gazi Büro Yayınları, 1992, s. 58. 28 Güngör Önal, Temel İşletmecilik Bilgisi, İstanbul: Türkmen Kitabevi, 1995, s. 145. 29 İsmet Mucuk, Modern işletmecilik, 5. basım, İstanbul: Der yayınları, 1993, s. 125. 14

Amaçların ve bu amaçların elde edilmesi için gerekli olan faaliyetlerin belirlenmesi süreci planlama adı verilir. Bu süreç yönetimin bilgi toplama sürecidir. 30 Çünkü bu işlevle, işletmenin amaçlarını ve politikalarını belirleyen bunlara ilişkin strateji ve taktiklerin neler olacağını kararlaştırmaya yardımcı olan bilgiler toplanır. Bir başka açıdan bakıldığında, planlama işletmede neyin, nasıl, niçin, nerede, ne zaman, ne kadar maliyetle ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırmaktır. Bu yaklaşıma 6 N + 1 K yöntemi denilmektedir. Yönetim, planlama sayesinde bulunduğu yer ile varmayı tasarladığı yer arasında köprü kurar. Planlama, yöneticinin ileriye bakmasına ve mevcut seçenekleri etkili bir biçimde kullanmasına da olanak sağlar. İşletmenin kârlılığı ve varlığını devam ettirebilmesi büyük ölçüde anlamlı yapılmış ya da yapılacak planlara bağlıdır. Diğer yandan geçmiş kayıt ve verilerin gözden geçirilmesiyle mevcut durumu ve gelecekte ulaşılması ümit edileni belirlemeyi konu alan planlama bir takım hedeflerin varlığını da zorunlu kılar. Büyük bir işletme hedeflere göre hazırlanmış plan yoluyla amaçlarına ulaşır. Planlamanın işletme ve genel açıdan iki önemli işlevi vardır. İşletme amaçları ve hedefleri saptamak ve bu amaç ile hedeflere ulaştıracak yaklaşım ve yöntemleri belirlemektir. Planlama işletme faaliyetlerinin hangi yönde gitmekte olduğunu ve hedefe varmak için işletmenin uygulaması gereken genel yaklaşımları belirler. 31 Geniş anlamda tutulacak yol ve davranış biçimi demek olan planlama, işletmenin belirlenmiş amaçlarına en kolay ve çabuk bir biçimde ulaşmasını sağlayacak süreçleri kapsamaktadır. Ayrıca planlar vasıtasıyla işletmeler, yapılacak faaliyetler için gerekli kaynaklar konusunda tedarik olurlarken ( mantıki adım olarak belirtilen planlama sürecinde geçmiş kayıtlardan ve bilgilerden geniş ölçüde yararlanılır. ) 32, işletmede görev alan kişiler de önceden belirlenmiş hareket tarzlarına uygun davranış içine girerler. 30 Can ve Tuncer, a.g.e, s. 133. 31 Güngör Önal, Temel İşletmecilik Bilgisi, İstanbul: Türkmen Kitabevi, 1995, s. 146. 32 Herbert G.Hicks, C. Ray Gullett, Organizasyonlar: Teori ve Davranış, çev: Besim Baykal, İstanbul: İstanbul İşletme Bilimleri Enstitüsü Yayınları, 1981, s. 197. 15

Aynı zaman da önemli bir yönetsel işlev olan planlama, değişimin etkisi ve işletme kaynaklarından yararlanılması üzerine dikkatleri üzerine çevirerek mevcut duruma bir anlam vermeye yönelen bir düşünce ve iletişim sürecidir. 33 Planlama yönetim sürecinin ilk aşaması oluşturduğuna göre, diğer yönetim fonksiyonlarının (örgütleme, yürütme, kontrol) başarısı, her şeyden önce iyi bir planlamaya bağlıdır. İşletmelerin gittikçe büyüyerek daha karmaşık bir yapıya ulaşmaları, hızla değişen pazar yapısı, yoğun rekabet koşulları, ekonomik koşullar ve gelişen teknoloji günümüzde planlamanın önemini de arttırmıştır. 1.3.1.1 PLANLAMA FONKSİYONUNUN AŞAMALARI İyi bir planlama sürecinde evrelerin mantıklı bir sırası vardır. İşletme içinde planlamanın yapıldığı düzey ne olursa olsun aynı mantıksal sıra izlenmelidir. Bu aşamaları şöyle sıralanabilir; Mevcut Durumun Değerlendirilerek Hedeflerin Saptanması Bilgilerin Toplanması ve Değerlendirilmesi İşletme Dışı Kaynaklar Hedeflerin Gözden Geçirilmesi ve Değerlendirilmesi Saptanan Hedeflere Ulaşma Yollarının Belirlenmesi (Plan) İşletme İçi Kaynaklar Uygulama ve Sonuçların Değerlendirilmesi Şekil 1.4 Planlama Sürecinin Aşamaları Kaynak: Demet Gürüz ve Emet Gürel, Yönetim ve Organizasyon, Nobel Yayıncılık, Ankara, 2006, s. 115. Beş aşamadan oluşan planlama süreci şu şekilde açıklanmaktadır; 34 a) Mevcut durumun değerlendirilerek hedeflerin saptanması: Planlama sürecinin ilk aşaması, mevcut durumun değerlendirilerek ilk hedeflerin saptanmasıdır. İşletme kaynaklarına yönelik olarak gerçekleştirilen bir ön çalışma niteliğinde olan bu aşama 33 Halil Can, Meral Tecer, İşletme Yönetimi, Ankara: TODAİE, 1981, s. 126. 34 Demet Gürüz ve Emet Gürel, Yönetim ve Organizasyon, Nobel Yayıncılık, Ankara, 2006, s. 115-116. 16

kapsamında, örgütsel hedeflere yönelik olarak pazar ve üretim olanakları, çevresel faktörler araştırmaya tabi tutulmaktadır. b) Bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesi: Planlama sürecinin bu aşamasını, işletme içi ve işletme dışı kaynaklardan yararlanılarak bilgilerin toplanması oluşturmaktadır. Nicelik ve nitelik açısından yeterli bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesi sürecin başarısı açısından önemli bir rol oynamaktadır. c) Hedeflerin gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi: Bilgilerin toplanması ve değerlendirilmesinden sonraki aşama, hedeflere ulaşılıp ulaşılamayacağına yönelik gözden geçirmedir. Bu aşamada, ulaşılabilecek hedefler için gerekli unsurlar belirlenmektedir. d) Saptanan amaçlara ulaşma yollarının belirlenmesi (Plan): Plan olarak nitelendirilen bu aşama, planın biçimlenmesini ifade etmektedir. Bu aşamada eldeki veri ve bilgilere dayanılarak; hedefe ulaşılmak istenen zaman, olası maliyet ve kullanılacak yöntemler saptanmaktadır. 35 e) Uygulama ve sonuçların değerlendirilmesi: Planlama süreci, hazırlanan planın uygulamaya girmesi, sonuçların değerlendirilmesi ve denetlenmesiyle son bulmaktadır. Planlama da en önemli etken gerekli bilgidir. Etkili bir planlama eldeki verilerin nicelik ve niteliğine bağlıdır. Yönetici, güvenilir kaynakları bir sıraya getirerek, bunlardan gerektiği zaman bilgi sağlamalı ve bu bilgileri değerlendirmelidir. Bu nedenle kullanılacak bilgiler için ayrıca kayıt ve dosyalama sistemi geliştirmek işletme ve yönetici açısından çok yararlı olacaktır. 36 Bilgi akımı işletmeye birçok kaynaklardan gelir. Tecrübe yoluyla bir yönetici bu kaynaklardan faydalanıp, zamanla hangi bilgileri sürekli olarak görmesi gerektiğini, hangi bilgilere hangi zaman aralıklarıyla bakacağını öğrenir. Planlama da kullanılacak bilgiler iç ve dış bilgiler olmak üzere ikiye ayrılır. İç veriler; üretim, satış, maliyetler, iş gücü gerekleri ve işletmenin işleyişini belirten diğer önemli konulardaki ana kayıtlardır. Bunlara ek olarak hedefler, amaçlar, işletmenin beklentileriyle ilgili bilgiler de sayılabilir. Bu bilgiler, belirli sürelerde hazırlanan raporlar, bildiriler ya da istatistiksel dokümanlar içerisinde yer alır. Dış kaynaklar ise toplum, endüstri ya da hükümet faaliyetleriyle, ekonomik koşullar hakkındaki 35 Sabuncuoğlu ve Tokol, a.g.e., s. 184. 36 Can ve Tecer, a.g.e, s. 129. 17

bilgilerdir. Bunlar da gazete, dergi ya da raporlardan elde edilebilir. Bu yollarla sağlanan bilgilerin toplanması ve örgütlenmesi belli bir bilgi ve beceri birikimini gerektirir. Elde edilebilen bu bilgilerin açıklanması, sonuçlar çıkarılıp, belli olaylara uyarlanabilmesi ise daha büyük bir beceriyi gerekli kılmaktadır. İşletme planlamasının bir özelliği de, önem derecesine göre planların bir hiyerarşi içerisinde bulunmasıdır. Planlar hiyerarşisinde, üst düzey yöneticilerin sorumluluğu, geniş ve uzun vadeli planlar olurken, işletmenin daha alt düzeyindeki yöneticiler günlük işleyişle ilgili daha kısa vadeli planlar yaparlar. 37 Uzun vadeli planlar ister istemez çok geniş ve kapsamlı olacaktır. Böyle bir plan, işletmenin amaç ve sorunları hakkında tüm bilgilere sahip yöneticilerin kararıyla yapılmalıdır. İşletmenin aşağısından yukarı doğru gidildikçe, planlama daha geniş ve uzun vadeli olacaktır. 38 Planlama, yönetimin temel süreçlerinden olmasına rağmen, bazı durumlarda yeterli düzeyde oluşturulamaz. Bu nedenle işletme geçerli, güvenilir bir plana kavuşamaz. Bir işletmede planlama sürecini engelleyen birçok etken vardır. Bu engellerin en önemlileri, planın amacını yitirmesi, işletmelerdeki organizasyon yapısındaki bozukluk, zamansızlık, uzmansızlık, yönetimin yetersizliği ve bilginin yetersizliğidir. 39 Plan yapılırken, planın uygulanması sırasında oluşabilecek engellere karşı da çözümler üretilebilmelidir. 1.3.2 ÖRGÜTLEME FONKSİYONU Planlamada yönetici amaçları saptar, talebi tahmin eder, gereksinmeleri saptar ve kaynakları sağlar. Örgütleme işlevi ise planlamanın işi bıraktığı yerden başlar. Planlama işlevi ile örgütleme işlevi birbirlerine çok yakın birer yönetim fonksiyonudur. Örgütleme işlevi işletme amaçlarının saptanmasından hemen sonra başlar. Günümüzde, teknolojik ve ekonomik gelişmelere bağlı olarak işlerin boyutları büyüdükçe, bir yandan yapılması gereken faaliyetler ve bu faaliyetleri yapacak kişilerin sayısı artmış, diğer yandan faaliyetlerin yapısı karmaşıklaşmıştır. Böylece işletme amaçlarını ve bu amaçlarla ilgili temel politikaları kararlaştırmak, politikaları 37 Halil Can, Doğan Tuncer ve Yaşar Ayhan, Genel İşletmecilik Bilgileri, 10. baskı, Ankara: Siyasal Kitabevi, 1999, s. 120. 38 Alpugan, a.g.e, s. 255. 39 Fred R. David, Strategic Management, 5th ed., London: Prentice Hall, 1995, s. 99. 18

gerçekleştirmek, faaliyetleri ortak amaca ulaştıracak bir şekilde düzenlemek, görevleri dağıtmak, yetki ve sorumlulukları belirlemek önem kazanmıştır. Örgütlendirme; planlanmış amaçlara ulaşmak için gerekli olan özel faaliyetlerin saptanması, bu faaliyetlerin mantıklı bir çerçeve ya da yapı içerisinde sınıflandırılması ve faaliyetlerin özel pozisyon ve kişilere bağlanması ile ilgilidir. Örgütlendirme niteliği gereği yönetimin sistemler açısından düşünülmesi ve bir örgütün amaçlarının verimli olarak başarılmasını sağlayacak şekilde bilinçli olarak faaliyetlerin gruplandırılmasını gerektirir. 40 Organizasyonu oluşturma eylemi (örgütleme); belirli bir amacı gerçekleştirebilmek için yapılması gereken görev ve faaliyetleri tespit etmek ve bu görev ve faaliyetleri yerine getirecek insanları temin etmek ve yerleştirmek, nihayet bu insanların görevlerini yaparken kullanacakları araç, teknik ve yöntemleri belirlemek demektir. Bu açıdan örgütleme maddi ve beşeri unsurların bir amaç doğrultusunda düzenlenmesi şeklinde tanımlanabilir. 41 Diğer bir ifadeyle bir araya gelmiş insanların bir işbirliği, ahengi gereklidir. Aksi takdirde işletmenin amaçlarının gerçekleşmesi beklenemez. Ortak amaçlarla bir araya gelmiş olan insanların, belirli bir düzen içinde, bir hiyerarşiye bağlı olarak faaliyette bulunması zorunludur. Kimin kimden emir alacağı ortaya konulmalıdır. İnsanların bu yapı içindeki konumları, sınırları belirlenmelidir. 1.3.2.1 ÖRGÜTLEME FONKSİYONUNUN AŞAMALARI Örgütleme fonksiyonu kapsamına giren faaliyetler dört grupta toplanmaktadır. Yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplanması, çalışanların belirlenip atanması, yetki ve sorumlulukları belirlenmesi, yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesidir. 1. Görülecek İşlerin Belirlenmesi Ve Gruplanması Yapılacak işler genellikle planlama sırasında belirlenir. Planda amaca ulaştıracak faaliyetler, işler saptanır. Ancak detaylar, incelemeler örgütleme fonksiyonunda gerçekleşir. Örgütten bahsedebilmek için, birden fazla bireyin bir araya gelmesi gerekir. 40 Dinçer ve Fidan, a.g.e., s. 154. 41 İsmet Mucuk, Modern İşletmecilik, 5. basım, İstanbul: Der Yayınları, 1993, s. 135. 19

İş iki ana nedenden dolayı bölümlendirilmelidir. Bunlardan birincisi, işin fiziksel hacminin büyüklüğü diğeri ise işi başarmak için gerekli olan bilgi ve yetenektir. 42 2. Çalışanların Belirlenmesi Ve Atanması İşletmede faaliyetler ayrıntılı olarak belirlenip gruplandırıldıktan sonra, bunların kimler tarafından yapılacağının belirlenmesine sıra gelir. Çalışanların belirli işlere atanmasında bu kişilerin bilgi, beceri, tecrübe, öğrenim durumları gibi yetenek ve nitelikleri esas alınmalı ve işe göre adam seçimine özen gösterilmelidir. 3. Yetki Ve Sorumlulukların Belirlenmesi Belirli iş ve mevkilere atanan kişiler, hangi konularda yetkili olduklarını, sorumluluklarının nelerden meydana geldiğini, işlerini görürlerken kimlerle nasıl ilişki kuracaklarını bilmelidirler. Dolayısıyla önceden, örgütte yer alacak mevkileri, bu mevkilerin yetki ve sorumlulukları ile birbirleriyle olan ilişkilerini açıklıkla gösteren bir örgüt kılavuzunun hazırlanması gereklidir. 4. İşlerin Görüleceği Yer, Araç Ve Yöntemlerin Belirlenmesi Örgütleme aşamasının sonuncusu ise, işlerin görüleceği yer, araç gereç ve yöntemlerin belirlenip seçilmesidir. Burada iş yerindeki maddi imkanlar ve fiziksel çevre koşulları söz konusudur. Kuşkusuz üretim için hammadde, çeşitli malzeme, makine, haberleşme, ısınma, aydınlatma, temizleme araçları gerekmektedir. Bunların tedariki ve işlerin konusuna göre düzenlenmesi örgütlemeye ilişkin sorunlardır. 43 5. İşin Dağıtılması İşin dağıtılması üç basamaktan oluşmaktadır; - İşin verilmesi - Yetki verilmesi - Sorumluluğun yaratılması İşin verilmesinde yöneticinin önem vermesi gereken iki temel husus vardır. Birincisi, yöneticinin işi verdiği bireyden ne beklediğini bilmesi gerekir. İkincisi ise, verilen işin fazla olmamasına dikkat edilmelidir. 44 42 Zeyyat Sabuncuoğlu, Tuncer Tokol, İşletme, Bursa: Ezgi Yayınları, 2001, s. 188. 43 İşcan, a.g.e., s. 90. 44 Arthur G. Bedeian, Management, Chicago: The Dryden Press, 1986, s. 213. 20

Yetki, kaynakların yönetilmesi ile ilgilidir. Herhangi bir işletmede yetki genel kurul tarafından yönetim kuruluna verilmektedir. Yönetim kurulu da gerekli olan yetkiyi genel müdüre devrederek, yetkinin daha aşağı kademelere devri sağlanır. Sorumluluk, yetki devrinde üçüncü basamaktır. İş veya yetki alt kademe yöneticisine (ya da iş görene) devredildiğinde, üst kademe yöneticisinde (yetki ve iş devreden) kendisinden çalışmaları doğrultusunda sorumluluk ister. Örneğin, üretim için kendisine iş ve yetki devredilen ustabaşı da üst kademe yöneticisine yapacağı işler doğrultusunda sorumluluk duyar. 45 Her işletme, kendine özgü en uygun yapıyı bulmak zorundadır. Tersi olduğunda işletme etkinliğini tam olarak gerçekleştiremez. Bu yüzden yönetim örgütünün yapısını kurarken ya da yenilerken örgütlemeyi etkileyen bir takım değişkenler göz önünde bulundurmalıdır. Sözü edilen bu değişkenler; öncelikle işletme üst yönetiminin yönetim anlayışı ve uyguladıkları yönetim biçimidir. İşletmelerde çalışan iş görenlerin uzmanlık düzeyi, işletmenin yapısı ile üreteceği ürün arasında ilişki de örgütleme fonksiyonunu etkilemektedir. İşletmenin üretim için kullandığı teknoloji, işletmenin yapısını kurarken içinde çalışacağı ve ürününü pazarlayacağı çevrenin kültürel değerler, iş görenlerin işletmeye getirecekleri kültürel değerler ise diğer bir örgütleme değişkenidir. Bir işletmenin yapısını kurmada, ürün/hizmeti satacağı çevre de çok önemlidir. Çevresel değişimlere işletmenin hemen adapte olabilmesi gerekmektedir. 46 1.3.3 YÜRÜTME (YÖNELTME) FONKSİYONU İşletmenin yöneticisi planını yaparak, organizasyonunu oluşturduktan sonra planlanan faaliyetlerini uygulamaya koymaya hazır durumdadır. Bu işi yerine getiren fonksiyon yönetim fonksiyonu yürütme (yöneltme) dir. Emir kumanda adı da verilen bu fonksiyonda, yönetici ilk defa, planı uygulamaya koymak için işletmenin değişik kademelerine yerleştirdiği personel ile karşılaşır. İşletme içinde ürün ve hizmet üretimi için belirli görevleri yüklenmiş olan bu personele yapacakları işlerle ilgili karar ve politikaları bildirme, bunlara ilişkin emirler verme faaliyetine kumanda faaliyeti denir. 47 Yürütme fonksiyonu insanlarla doğrudan temas kurulmasını ve işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için faaliyetlerin insan unsuru ile beraber yürütülmesini 45 Oğuz Uras, İşletmeye Giriş, İstanbul: Meter Yayınları, 1987, s. 98. 46 Harvey C. Krentzman, Successful Management Strategies: For Small Business, New Jersey: Prentice Hall, 1981, s. 87. 47 Birdal ve Aydemir, a.g.e., s. 11. 21