KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ BEŞİKDÜZÜ MESLEK YÜKSEKOKULU YÖNLENDİRİLMİŞ ÇALIŞMA I DERS NOTLARI ÖĞR. GÖR. COŞKUN ALİYAZICIOĞLU EYLÜL 2017 - TRABZON SLAYT 2
1.3. Veri Kaynakları Veri, bir sonuca varabilmek için gerekli olan ham bilgidir. Diğer bir deyimle, işlenmemiş, yorum yapmaya imkân verecek düzeyde sistemleştirilmemiş ham bilgiye veri denir. Veri, matematiksel veya istatistiksel çalışmalar veya daha genel olarak tüm araştırmalarda kullanılan rakam, tablo ve belgeye dayalı ham bilgilerdir. Sayı, kalite, renk, durum, tutum vb. konulardaki bilgilerin tümü veri olarak adlandırılır. 2
1.3. Veri Kaynakları Veriler işlenmek ve değerlendirilmek (yorumlanmak) üzere toplanır. Ham veriler, işlenmemiş veya üzerinde henüz çalışılmamış verilerdir. Veriler çeşitli yöntemlerle elde edilir; ancak kaynağı ve türü ne olursa olsun, herhangi bir değerin veri (data) sayılabilmesi için kayıt edilebilir nitelikte olması gerekir. 3
1.3. Veri Kaynakları Rapor yazımında raporu yazan iki tür veri kullanır; bunlar: 1. Halihazırda var olan veriler, 2. Elde edilmesi gereken veriler. Hâlihazırda var olan veriler; ya raporu yazanın kafasında var olan veriler, ya da elinin altında bulunan verilerdir. Bu tür veriler rapor yazımında sınıflandırılır, sistematik bir hale getirilir, düzenlenir ve raporun amacına uygun olarak işlenir. 4
1.3. Veri Kaynakları Verileri birçok açıdan gruplandırmak mümkündür. Veri çeşitlerini bilmek, raporun konusuna göre ne tür verilerin toplanacağını tespit etmek bakımından önemlidir. Buna göre verileri; 1. ilgi alanlarına göre, 2. özelliklerine göre, 3. değişkenlik durumlarına göre ve 4. özgün veriler olmak üzere dört grupta ele alabiliriz.. 5
1.3. Veri Kaynakları İlgi alanına göre veriler: Ekonomi, tarım, yönetim, sosyoloji, tarih, ticaret, eğitim gibi çeşitli bilim dallarının kendi konularına göre verileri vardır. Her bilim dalının veri toplama yöntemi diğerinden farklıdır. 6
1.3. Veri Kaynakları Özelliklerine göre veriler. Özelliklerine göre veriler iki kısma ayrılır: Niceliklerine göre veriler ve niteliklerine göre veriler. 1. Niceliksel veriler, sayısal olarak ifade edilebilen verilerdir. Nüfus oranı, gelir düzeyi, eğitim durumu, okur-yazar oranı, ortalama yaşam süresi gibi veriler niceliksel (sayısal) verilerdir. 2. Niteliksel veriler ise; kentli-köylü, eğitimli-eğitimsiz, gibi nitelik belirten verilerdir. 7
1.3. Veri Kaynakları Değişkenlik durumlarına göre veriler. Bu tür veriler bağımlı değişken ve bağımsız değişken verileri olmak üzere ikiye ayrılır. Bir veri eğer etkileyen ya da belirleyen ise, bağımsız değişkendir; etkilenen veya belirlenen ise, bağımlı değişkendir. Bağımsız değişkenlerin ortaya çıkması başka bir değişkene bağlı değildir. Bir yerin yüksekliği bağımsız değişken iken, buradaki bitki örtüsü bağımlı değişkendir. 8
1.3. Veri Kaynakları Özgün veriler: Bu tür veriler daha önce ortaya çıkarılmamış, ilk defa gün ışığına çıkarılmış, açıklanmış verilerdir. Özgün veriler kendinden sonraki araştırmalara kaynaklık yapacağı için, büyük bir özenle işlenmelidir. 9
1.3. Veri Kaynakları Veri kaynakları genel olarak dört grupta ele alınabilir. 1. İnsanlar. Raporların hedefi insanlar olduğu gibi, kaynaklarının başında da insanlar gelir. İnsanlarla yüz yüze veya telefon yoluyla kurduğumuz iletişimle onlardan çeşitli bilgiler elde ederiz. Bu bilgiler, kişisel düzeyde veriler olabildiği gibi, onun ailesiyle, işiyle, çevresiyle veya kişisel yaşamıyla ilgili de olabilir. 2. Aileler. Sosyal ve ekonomik açıdan aile önemli bir birim ve veri kaynağıdır. Sosyal araştırmalarda aile reisi ile veya aile fertleriyle görüşerek, ya da aileyi gözlemleyerek aileye ilişkin veriler elde edilir. 10
1.3. Veri Kaynakları 3. Firmalar; kurum ve kuruluşlar. Bunlar, araştırmalarda temel veri kaynaklarıdır. Kurum temsilcilerinden, önceki dönemlere ait faaliyet raporlarından, muhasebe ve kuruma ilişkin çeşitli istatistiki kayıtlardan veri toplanır. 11
1.3. Veri Kaynakları 4. Yazılı kaynaklar: Bu kaynaklar; Türkiye İstatistik Kurumu, TÜBİTAK, Sanayi ve Ticaret Odaları, Odalar Birliği, Türkiye Sanayiciler ve İş Adamları Derneği, üniversite ve fakülteler, sendikalar ve diğer mesleki kuruluşlardır. Ayrıca, lügat, ansiklopedi, kitap, yıllık, broşür, dergi, bülten, gazete vb. gibi yayınlar en önemli yazılı veri kaynaklarıdır. Bunların dışında yayınlanmamış çeşitli belgeler, bulgular, dokümanlar, tasnif edilmiş veya edilmemiş arşiv kayıtları önemli veri kaynaklarıdır. 12
1.3. Veri Kaynakları Veri toplamada yararlanılabilecek beş farklı kaynak vardır. Bunlar: 1. Örgüt içinden edinilecek veriler. Örgütün söz konusu dönemdeki satış rakamları, Aynı dönemde farklı işletmelerin satış rakamları, Müşteri bültenleri ve diğer yayın organları, Organizasyon bültenleri, Ekonomi ve iş dünyası ile ilgili çeşitli dergiler, Aylık veya yıllık istatistikler, Toplantı tutanakları ve diğer raporlardır. 2. Diğer kurumlardan elde edilecek veriler. 13
1.3. Veri Kaynakları 3. Rapor konusunda uzmanlarla yüz yüze görüşmelerden elde edilecek veriler. 4. Örgütün müşterileriyle yapılan yüz yüze görüşmelerle elde edilecek veriler. 5. Basın ve yayın organlarından elde edilecek veriler. Basın ve yayın organları kamuya açık bilgi kaynaklarıdır. Bu veri kaynakları; kitaplar, gazete ve dergiler, iş ve ticaret rehberleri, devlet planlama teşkilatı ve devlet istatistik enstitüsü tarafından yayınlanan çeşitli istatistik bültenleri ve raporlar yurtdışı ekonomi dergileri önemli veri kaynaklarıdır. 14
1.3. Veri Kaynakları Raporda bulunması gereken bilgilerin elde edilmesinden sonra sıra, verileri işlemeye ve mantıksal bir çerçeve içinde düzenlemeye gelir. Bunun için veriler önce sınıflandırılır, sonra rapor taslağına göre işlenir. 15
1.3. Veri Kaynakları Veri kaynakları belirlendikten sonra yapılması gereken, veri toplama yöntemleri ile verileri toplamaktır. Verileri toplamak için öncelikle veri toplama yöntemlerinin bilinmesi gerekir. Veri toplama yöntemleri şunlardır; 1. çeşitli laboratuvar teknikleri kullanılarak 2. anket yoluyla, 3. literatür tarama ve 4. gözleme dayalı olarak toplanabilir. 16
1.4. Veri İşleme Sistemi Veri işleme, ham verilerden anlamlı bilgiler üretmektir. Bilgi ve veri kavramları, birbirinden farklı anlamlar içerdiği gibi, veri işleme ve bilgi işleme kavramları da birbirinden farklıdır. Veri işleme sistemi ise; karar alma, planlama ve strateji geliştirmek amacıyla, örgütün iç ve dış çevresi ile ilgili verileri, belli süreçlerden geçirerek, bilgi sağlayan insan ve makinelerden oluşmuş bütünleşik bir sistemdir. 17
1.4. Veri İşleme Sistemi Veri işleme sisteminin asıl amacı, çeşitli kaynaklardan elde edilen veriler yardımıyla, örgütlerin yönetsel ve örgütsel fonksiyonlarını yerine getirmeleri konusundaki etkinliklerini artırmaktır. Buna göre veri işleme sistemi, yöneticilerin gerek duydukları bilgileri sağlamak amacıyla, verilere yeni bir şekil kazandırarak, onları bilgiye dönüştüren, kullanıcılar için hazır hale getiren bir sistemdir. 18
19
1.4. Veri İşleme Sistemi Veri işlemede; basit kâğıt kalem yönteminden, karmaşık otomatik ve elektronik birleşik veri süreçleme yöntemlerine kadar, birçok yöntem vardır. Bir veri işleme sistemi, aşağıdaki işlemler için yapılır: Yapılan işin tüm boyutları hakkında bilgi sağlamak, Riskli karar verme durumlarında, yönetime gerekli bilgi sunmak, İş görenlerin faaliyetleri hakkında, üstlere rapor vermek, Üretim ve pazarlama konularında, ekonomik gelişmeleri tahmin etmeye yarayacak bilgiler hazırlamak, Örgüt etkinliklerinin, ekonomik olarak yürütülmesini sağlamak. 20
1.4. Veri İşleme Sistemi Veriler işlenip, bilgi haline dönüştükten sonra, bunların kullanıcılara sunulması gerekir. Veri işleme sistemi, bir sistem çerçevesinde hazırlanan verilerin, nihai kullanıcılara sunulmasını sağlayan bir sistemdir. Örgüt içi ve örgüt dışı çeşitli kaynaklardan elde edilen veriler, veri saklama aletleriyle saklanır. Bunların uygun bir halde kullanıcıya sunulması için, bir sistem çerçevesinde işlenmesi gerekir; bunu sağlayan sistem, yönetim bilgi sistemidir. 21
2. Bilgi Kavramı Veri, her ne kadar alıcıyı bilgilendirmede kullanılan temel malzeme ise de, eldeki verilerin tümü kullanıcı için gerekli bilgiyi üretmeyebilir. Birçok araştırmada, elde çok fazla miktarda veri olmasına karşın, karar verme durumundaki kişilerin bu geniş veri havuzlarından doğru kararlar almak üzere uygun bilgileri süzme ve çıkarma yetenekleri sınırlı olmaktadır. Bu nedenle bir araştırmanın daha tasarım aşamasında, bilgi ile neyin kastedildiğinin açık olarak ortaya konması gerekir. 22
2. Bilgi Kavramı Bilginin sağlanmasında bazı temel özelliklere dikkat etmek gerekir. Bu temel özellikler şunlardır; Bilginin doğru ve eksiksiz olması, Kolay izlenebilir ve kolay kullanılabilir formatta olması, Yeterli dozda olması, İstenilen en uygun zamanda sağlanıp sunulması, Bilgi, kullanıcı için yeni olmalı, Bilgi, eski ve yanlış bilgileri düzeltebilecek değerde olmalıdır. 23
2.1. Bilgi İhtiyacı Kişiler veya yöneticiler, etkinlikle kullanabilecekleri, nitelikli bilgi sayesinde kararları doğru olacak, her tür kaynaklarını daha doğru alanlara yönlendireceklerdir. Etkin karar, yönetsel eylemlerin etkinliğini artıracak, etkin yönetsel eylemler ise, örgüt hedeflerine başarılı bir biçimde ulaşmayı sağlayacaktır. Böylece bilgi, bir örgütün bütünlüğünü koruyan bağlayıcı bir araç özelliği kazanacaktır. 24
2.2. Bilgi Türleri Bilgiyi genel olarak yönetsel bilgi ve bilişimsel bilgi olmak üzere iki grupta değerlendirebiliriz. Yönetsel bilgi, örgütlerde işleyişe ilişkin faktörleri ve gözlemleri içerir. Başka bir ifade ile belirlenmiş amaçlara ulaşmak için verilerin işlenerek yöneticiler için anlamlı hale getirilmiş halidir. Yönetsel bilginin en önemli kaynağı deneyimlerdir. Bununla beraber model, çerçeve, şema, somut örneklerden de yararlanılmaktadır. Üst yönetim uzun dönemde ve planlanmamış bilgiye ihtiyaç duyarken alt yönetim öngörülebilir ve ayrıntılı bilgiye ihtiyaç duyar. 25
2.2. Bilgi Türleri Bilişimsel bilgi ise, bilgi teknolojileri ve bilgi sistemleri kullanılarak bilimsel yöntemlerle elde edildiğinden, bireysel yaklaşımlardan uzak ve nesnel nitelik gösterebilen bilgi türüdür. 26
2.2. Bilgi Türleri Bir diğer bilgi türü olan dışsal bilgi, örgütün dışında oluşan sosyal, ekonomik, hukuki, kültürel, teknolojik ve uluslararası koşullar ve gelişmeler doğrultusunda örgütü etkilemesi muhtemel olan tehdit ve fırsatlara ilişkin bilgidir. Dışsal bilgi, rakip işletmelerin pazar payı, yeni pazar fırsatları, milli ekonomik büyüme oranı ve organizasyonel büyüme oranı gibi temel faktörleri içermelidir. Diğer bir bilgi türü, üst bilgidir. Üst bilgi, bilginin oluşturulması, toplanması, depolanması ve paylaşımını sağlayacak kavramsal araç ve kategorilerin tümünü kapsar. Üst bilgiler özellikli bir konuya ilişkin ve belirli bir amaca yönelik olarak bilgilerin çeşitli analiz, tasnif ve gruplandırma işlemlerinden geçirilerek ileri zaman dilimleri için kullanıma hazır hale getirilmesiyle oluşmaktadır. 27
2.3. Yönetimde Bilgi Kavramı Bilginin temelini veriler oluşturur. Bilgi üretiminde kullanılan veriler çeşitli kaynaklardan elde edilebilir. Bunlar, iç kaynaklar ve dış kaynaklar olabilir. İç kaynaklar, örgüt içinde yer alan kişiler ve bölümlerden oluşur. Bir yönetici örgüt içindeki olguların elde edilebilirliğinin farkında ise, kararlarını desteklemek ve kolaylaştırmak amacıyla, düzenli ve planlı hatta biçimsel bir yöntemle veri elde edebilir. Biçimsel bir yöntemle toplanan örgüt içi veriler özellikleri gereği, önceden olmuş ve sonuçlanmış olaylara ilişkindirler. 28
2.3. Yönetimde Bilgi Kavramı İşletmenin üretim ve satış istatistikleri genellikle, yöneticilere önceki planların etkinliği ve doğruluğu konusunda geri besleme amacı güderler. Verilere olan gereksinme ortaya konduktan ve verileri sağlamanın yararının elde etme maliyetinden üstün olduğu görüldükten sonra, olguları üretmek üzere sistematik bir veri toplama sürecinin düzenlenmesi gerekir. 29
2.3. Yönetimde Bilgi Kavramı Veri toplamanın diğer kaynakları dış kaynaklar olabilir. Dış kaynaklar; belgesel nitelikteki metinler, uzman ve diğer ilgili şahıslardan elde edilecek bilgiler, ihtiyaç duyulan alanla ilgili anket çalışmaları önemli dış veri kaynaklarından bazılarıdır. Dış ya da çevresel kaynaklar, örgüt dışında yer alan verilerdir. Bu kaynaklar arasında; müşteriler, işletmeye hammadde ve yarı mamul satanlar, rakipler, işletmecilikle ilgili yayınlar, sanayi odası ve iş adamları dernekleri, bölge ve hükümet temsilcileri vb. organlar sayılabilir. Bu tür kaynaklar, örgüt yöneticilerine, olası olaylar konusunda önemli ipuçları verebilecek, çevresel ve/veya rekabetçi birtakım veriler sağlarlar. 30
2.3. Yönetimde Bilgi Kavramı İç ve dış kaynaklardan edinilen veriler türlü biçimlerde işlenip düzenlenerek bilgi haline dönüştürülecek, yöneticiler de bu bilgileri, yatırım, tedarik, üretim ve satış faaliyetlerini, planlarken, yürütürken ve denetlerken kullanacaklardır. 31
3. Yararlı Bilginin Özellikleri Yönetim için gerekli olan bilgi, karar sürecindeki belirsizliği azalttığı oranda değerli olacaktır. Her ne kadar bilginin değeri, karara bağlanacak soruna göre değişecek ve bazı konular için değerli olan bilgiler diğerleri için değersiz olabileceklerse de, bu değerlemelere ölçü olarak kabul edilebilecek birtakım özelliklerden söz etmek yerinde olacaktır. Buna göre yönetim için gerekli olan bilgilerin aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir: 32
3. Yararlı Bilginin Özellikleri Doğruluk. Belirli bir zaman içinde doğru bilginin, toplam bilgiye oranı olarak tanımlanabilir. Zamanlılık. Bir yöneticiye geç gelmiş olan bilginin doğruluk derecesinin yüksek olmasının pek değeri yoktur. Bilginin tam olması. Bilginin karar verme durumunda olanın ihtiyacını karşılayabilmesi için tam olması gereklidir. Örneğin bir rapor, yöneticiye karar verebilmesi için gerekli tüm bilgiyi sağladığı oranda eksiksizdir; ancak karar verme durumunda olan çoğu yönetici, elinde doğru ve zamanlı olmakla birlikte, eksik bilgi olması nedeniyle yanlış karar verebilir. 33
3. Yararlı Bilginin Özellikleri Kısalık veya özlülük. Yöneticiyi gereğinden fazla bilgi vermek bir tür sabotajdır. Gereksiz bilgi yönetici bakımından sadece bir zaman kaybıdır ve aynı zamanda büyük bir örgütsel maliyettir. Yerindelik veya ilgililik. Bilginin gerekli olan organ veya yöneticiye ulaşabilme özelliğidir. Ucuzluk ya da elde edilme maliyeti. Söz konusu bilginin maliyetini ortaya koyan faktör, bilginin elde edilme maliyeti ile bilginin sağlayacağı fayda arasındaki ilişkidir. 34
4. Bilgiden Yararlanma Yöneticiler bilgiyle bilgi olduğu için değil, yaratabileceği yararlar için ilgilenirler. Örneğin, bir üst düzey yönetici için gerekli ya da yararlı olan bilgi; çeşitli pazar ve sektördeki planlamaya ilişkin ayrıntılı bilgiler, dış ve iç piyasadaki rekabete ilişkin bilgiler, teknik gelişmeler ve bunların ekonomik etkilerine ilişkin bilgiler ve hükümetlerin ekonomik politikalarına ilişkin bilgiler olabilir. Yönetici bu bilgileri alıp, kararlarında kullanmamış, dolayısıyla bunlardan yararlanmamışsa, söz konusu bilgiler bir gider unsuru olmaktan öteye gidemezler. Bilginin değeri, o bilgiye dayanılarak alınacak kararın beklenen sonucunun, o bilgi olmadan elde edilen sonuçla karşılaştırılmasıyla belirlenir. 35
4. Bilgiden Yararlanma Yönetici bu bilgileri alıp, kararlarında kullanmamış, dolayısıyla bunlardan yararlanmamışsa, söz konusu bilgiler bir gider unsuru olmaktan öteye gidemezler. BİLGİNİN DEĞERİ NASIL BELİRLENİR Bilginin değeri, o bilgiye dayanılarak alınacak kararın beklenen sonucunun, o bilgi olmadan elde edilen sonuçla karşılaştırılmasıyla belirlenir. 36
4.1 Yönetim Bilgi Sistemi Her örgüt kendisi için gerekli olan bilgileri temin etmek durumundadır. Örgütsel alanda yaşanan hızlı değişim, doğru bilgiye en kısa zamanda ulaşmayı gerektirmektedir. Yöneticilerin, örgütsel etkinliklerde en önemli rolü, karar almaktır ve sağlıklı karar ancak yeterli bilgi ile olur. Bu amaçla yöneticilere gerekli ve yeterli bilgiyi hazırlamak için, bilgisayar kullanılmaya başlanmıştır ve her tür bilgi bilgisayar ortamında saklanarak, istenildiğinde yöneticilere sunulmaktadır. 37
4.1 Yönetim Bilgi Sistemi Burada önemli olan bilgilerin toplanması, organize edilmesi ve dağıtılmasıdır. Bugünün örgütleri, gerekli bilgiyi toplamak, organize etmek ve dağıtmak için bilgisayar destekli Yönetim Bilgi Sistemleri ni kurmaktadırlar. YBS de bilgisayarlar, organizasyonun farklı birimlerinde kullanılmak üzere verileri işler ve bilgi oluşturur. Oluşturulan bu bilgiler, farklı birimlere değişik raporlar şeklinde gönderilebilir. Raporlar sipariş, işgücü, stok seviyesi, kaynak seviyesi, pazar durumu, üretim çıkış raporları şeklinde olabilir. Bu raporlar şimdi veya gelecek için alınacak kararlara ilişkin, yakın veya uzak geçmişe ait bilgiler içerir. 38
39
4.1 Yönetim Bilgi Sistemi Yöneticilerin karar vermelerini destekleyen bilgi sistemleri: Elektronik veri işleme sistemleri, Üst düzey yönetim bilgi sistemleri, Ofis otomasyonu sistemleri, Karar destek sistemleri, Uzman sistemler ve Yönetim bilgi sistemlerinden oluşur. 40
Yararlanılan Kaynaklar Yücel İSLAM, Yönlendirilmiş Çalışma I- II, Seçkin Yayıncılık 41