İZMİR DEFTERDARLIĞI BORNOVA EMLAK MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı; İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdürlüğünce yürütülen işlem süreçleri hakkında çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge, İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdürlüğüne ait iş ve işlem süreçlerini kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Maliye Bakanlığı Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Bornova Emlak Müdürlüğünün Misyonu Madde 4- Devletçe belirlenen mevzuat ve görev alanı çerçevesinde; Milli Emlak Dairesi Başkanlığı Özlük ve Destek Birimi kapsamındaki iş ve işlemleri düzenli ve seri bir şekilde yerine getirmek, hazineye intikal eden taşınırlar ile 5607 sayılı Kanuna muhalefeten intikal eden kaçak akaryakıtın tasfiye işlemlerini gerçekleştirmek ile Mirasçısı olmaksızın vefat nedeniyle terekesi Hazineye intikal eden şahısların malvarlıklarının araştırılarak Hazineye intikali kapsamındaki iş ve işlemleri yürütmektir. Tanımlar ve Kısaltmalar Madde 5- Bu yönergede yer alan; 1) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, 2) Bakan: Maliye Bakanını, 3) Üst Yönetici: Maliye Müsteşarını, 4) Defterdarlık: İzmir Defterdarlığını, 5) Müdürlük: İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdürlüğünü, 6) Müdür Yardımcısı: İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdür Yardımcısını, 7) Personel: İzmir Defterdarlığı Bornova Emlak Müdürlüğü çalışanlarını, 8) İşlem Yönergesi: Bornova Emlak Müdürlüğü İşlem Yönergesini, 9) MEOP: Milli Emlak Otomasyon Programını, 10) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, 11) HYS: Harcama Yönetim Sistemini, 12) EBYS: Elektronik Belge Sistemi Yönetimini, 13) Yönerge: Bu Yönergeyi ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM Bornova Emlak Müdürlüğünün Görevleri ve İşlem Süreçleri Madde 6- Bornova Emlak Müdürlüğünün Görevleri 6.1. Taşınır Tasfiye Biriminin Görevleri a) Hazineye intikali gereken taşınırların tasfiyesi işlemlerini yürütmek, b) Kapanan siyasi partilerin tasfiye işlemlerini yürütmek, c) Kanunlar ve antlaşmalar gereğince muayyen zümrelere izafetle el konulması gereken para, mal ve hakların tasfiyelerini sonuçlandırmak, d) Hazineye intikal eden veya genel bütçeli kuruluşlarca tasfiye amacıyla Bakanlığa devredilen taşıtların tasfiye işlemlerini yürütmek, e) 1380 sayılı Kanun hükümlerine göre kaçak olarak veya yasal sınırların dışında avlanılması sebebiyle, Gıda, Tarım ve Hayvancılık İl Müdürlüğü ile Büyükşehir Belediye ekiplerince yapılan denetimler sonucunda el konularak Hazineye teslim edilen balıkların tasfiye ve bağış işlemlerini yürütmek, f) Türk Vatandaşlığı Kanunu uyarınca vatandaşlığı iptal edilenlerin mallarının tasfiye işlemlerini yapmak, g) Çeşitli mevzuat hükümlerine göre Devlete intikal eden taşınır mallar ile Genel Bütçeli İdarelerin hizmet dışı kalan hurda malzemelerden MKE Kurumu Genel Müdürlüğüne satışı yapılanların teslim işlemlerini yapmak, ekonomik değeri olanların tekrar ekonomiye kazandırılması işlemlerini yürütmek, h) Taşınırların tasfiyesine ilişkin diğer işlemleri yürütmek, 6.2. Kaçak Akaryakıt Biriminin Görevleri a) Kaçakçılıkla Mücadele Kanunu uyarınca el konulan kaçak akaryakıtın teslim alınarak güvenli bir şekilde muhafazası sağlamak b) Muhafaza altına alınan Kaçak akaryakıtın cinsine göre gruplandırılarak bedelli/bedelsiz devir tahsis ve ihale yoluyla satış suretiyle tasfiye işlemlerini yürütmek, c) Kaçak akaryakıtın muhafazası ve tasfiyesi ilişkin tedbirler alınarak bu kapsamda diğer işlemleri yürütmek. 6.3. Tereke Biriminin Görevleri a) Hazinenin murislerine ait Mirasçılık Belgesi (Veraset İlamı) talebi ile tereke tespit istemli de açılabilen tereke davaları, Hazinenin lehine veya aleyhine açılabilen vasiyetname iptal davaları ve Hazinenin murisleri lehine veya aleyhine açılan davalarla ilgili bilgi-belge toplayarak Muhakemat Müdürlüğü aracılığıyla ilgili Mahkemelerle gerekli yazışmaları yapmak, b) Hazinenin murislerine ait Veraset İlamlarına göre tespit edilebilen taşınmazlar ile nakit para, hisse senedi, taşıt gibi taşınır malların Hazineye intikalinin sağlanmasını içerir iş ve işlemleri yürütmek,
c) Medeni Kanunun 501. maddesi uyarınca mirasçı bırakmadan vefat eden vatandaşların son mirasçısının Hazine olması nedeniyle, bu vatandaşların, üzerinden, evinden veya işyerinden çıkan eşyalar hakkında yapılacak işlemleri belirleyerek tasfiyesi gerekenleri tasfiyesi birimine sevk işlemlerini yürütmek, d) Medeni Kanunun 501. Maddesi uyarınca mirasçı bırakmadan vefat eden vatandaşların son mirasçısının Hazine olması nedeniyle, bu vatandaşların ülke sınırları içinde ve dışındaki taşınır, taşınmaz tüm malların tespit (Malvarlığı Araştırması) işlemlerini yapmak, e) Açılan babalık davaları ile soybağına ilişkin davaları tereke kapsamında Hazine menfaati olup olmadığını değerlendirmek ve görüş bildirmek, f) 5320 Sayılı Kanun gereğince Müdürlüğümüzce yapılacak iş ve işlemleri yürütmek ile Mahkemeyle ilgili diğer muhtelif iş ve işlemleri yürütmek. 6.4. Özlük ve Destek Birimi Görevleri a) Milli Emlak Dairesi Başkanlığı ve Bornova Emlak Müdürlüğünü ilgilendiren Gelen evrakın ilgili müdürlükler ile müdürlüğümüz bünyesindeki birimlere dağıtımını sağlamak, b) Milli Emlak Dairesi Başkanlığı ve Bornova Emlak Müdürlüğünü ilgilendiren Giden evrakın ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak c) Bakanlık ile ilgili genel ve gizli yazışmaları yapmak, d) Başkanlık personelinin göreve başlayış, görevden ayrılış, görevlendirme, fazla çalışma, izin, rapor, mal bildirimi, kimlik, emeklilik ve benzeri özlük işleri ile ilgili yazışmalarını Personel Müdürlüğü ile yapmak, e) Özlük işlemleri ile ilgili dilekçeleri Personel Müdürlüğüne göndermek, f) Personelin maaş, mesai, geçici ve sürekli görev yollukları, sosyal hakları vb. ödemelerinin takibini sağlamak, g) Sigorta primlerini aylık olarak süresinde SGK ya e-bildirge ile bildirmek, h) Aile durum değişikliklerini takip etmek, i) Mali ve sosyal haklarla ilgili değişiklikleri yapmak, j) İcra ile ilgili işlemleri yapmak, k) Sendika ile ilgili işlemleri yapmak, l) Emekli keseneklerinin KBS den alınarak Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne göndermek, m) Demirbaş ve tüketim malzemesi alımını yapmak ve alınan malzemelerle ilgili iş ve işlemleri yürütmek, n) Taşınır alımı yapmak ve kayıtları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, o) Aboneliğe bağlı telefon fatura ödemeleri ile ilana bağlı giderlerin ödemelerini yerine getirmek, KBS Sisteminde telefon ödemeleri işlemlerini yerine getirmek, 6.5. Bilgi İşlem Birimi Görevleri a) Bilgi işlem ihtiyaçlarının belirlenmesi için talep takip sistemini uygulamak, b) Sistemde meydana gelen arızaların çözümü için gerekli tedbirleri almak, c) İhtiyaç duyulan faaliyetlere teknik destek vermek, d) Kullanılan tüm teknik ürünlerin çalışır vaziyette işletimini temin etmek,
6.6. Diğer Birimlerle İlgili Görevleri Milli Emlak Dairesi Başkanlığına bağlı birimlerin personelleri ve Teknik Büro Koordinatörlüğü ile Tespit İmar Koordinatörlüğü personellerinin gerçekleştirme görevliliğini yapmak. Madde 7- Bornova Emlak Müdürlüğü İşlem Süreçleri: 1. Taşınır Tasfiye İşlemleri Süreci 2. Kaçak Akaryakıt İşlemleri Süreci 3. Tereke İşlemleri Süreci 4. Özlük ve Destek İşlemleri Süreci 4.1. Özlük İşlemleri Süreci 4.2. Maaş İşlemleri Süreci 4.3. Genel Yazışma Süreci 4.4. Gelen Evrak Süreci 4.5. Giden Evrak Süreci 4.6. Taşınır Mal Satın Alımı Süreci 1. Taşınır Tasfiye İşlem Süreci 1.1.İlgili Kurumun Talebinin Alınması; Devlete intikali kapsamında Müdürlüğümüz görev alanına giren taşınır malların tasfiyesine ilişkin ilgili kurumun tasfiye talebine ilişkin yazı Birimimize ulaşır. 1.2.Talebin İncelenmesi, Tespiti ve Gruplandırılması; Talebin incelenerek taşınırın tespitinin yapılması, tespit neticesinde tasfiye şekline göre gruplandırma yapılır. 1.3.Gruplandırma Sonucu Taşınır Malın Satışına Karar Verilmesi Halinde Satış Aşamalarının Yürütülmesi; Bu Kapsamda söz konusu taşınır mal ile ilgili, 1.3.1. Piyasa araştırmasının yapılması, 1.3.2. Bedel tespit komisyonunun oluşturulması, 1.3.3. İhale gün ve saatinin belirlenmesi, 1.3.4. İhale yapılması için onayın alınması, 1.3.5. İhale ilanının yapılması, 1.3.6 İhale komisyonunun belirlenmesi, 1.3.7. İhale şartnamesinin hazırlanması, 1.3.8 Geçici teminat bedelinin alınması,
1.3.9 İhalenin yapılması ve onaylanması, 1.3.10. Satış onayının ihaleyi alana tebliğ edilmesi, 1.3.11. Satış bedelinin ihaleyi alan tarafından ödenmesi, 1.3.12.Satış bedelini ödeyen alıcıya taşınırın teslim edilmesi, 1.3.13. İlgili kurumlara bilgi yazısının yazılması, 1.3.14. Talebe ilişkin yazının işlem süreçleri bu şekilde tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 1.4.Gruplandırma Sonucu Taşınır Malın İmhasına Karar Verilmesi Halinde İmha Aşamalarının Yürütülmesi; Bu kapsamda söz konusu taşınır mal ile ilgili, 1.4.1. İmha edilecek taşınır belirlenmesi, 1.4.2. Taşınırın imhasına ilişkin onayın alınması, 1.4.3. Taşınırın tutanakla teslim alınması imha komisyonunun belirlenmesi, 1.4.4. İmha için personel ve araç görevlendirilmesi, 1.4.5. Taşınırın fotoğraflanarak imhasının yapılması, 1.4.6. Taşınırın imha edildiğine dair imha tutanağının düzenlenmesi, 1.4.7. İlgili kurumlara bilgi yazısının yazılması, 1.4.8. Talebe ilişkin yazının işlem süreçleri bu şekilde tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 1.5.Gruplandırma sonucu Taşınır Malın Makine Kimya Enstitüsü Kurumuna Gönderilmesine Karar Verilmesi ve Söz Konusu Kuruma Gönderme Aşamalarının Yürütülmesi; Bu kapsamda söz konusu taşınır mal ile ilgili, 1.5.1. Makine Kimya Enstitüsü Kurumuna gönderilecek taşınırın belirlenmesi, 1.5.2. Taşınırın ilgili kurum tarafından teslim alınması için Kuruma yazı yazılması, 1.5.3. Teslim alınması için İkincil mevzuatta belirtilen beş aylık sürenin beklenmesi ve bu sürenin geçmesinin akabinde taşınırı MKE Kurumunun söz konusu taşınırı teslim alacağını Kurumumuza bildirmesi ile teslimat için araç ve personel görevlendirilmesinin yapılması, teslim tutanağı düzenlenerek taşınır malın tesliminin gerçekleştirilmesi ve tartım sonucu kantar fişinin temin edilmesi,
1.5.4. İlgili kurumlara bilgi yazısının yazılması, 1.5.5. Talebe ilişkin yazının işlem süreçleri bu şekilde tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 1.6.Gruplandırma sonucu Taşınır Malın Makine Kimya Enstitüsü Kurumuna Gönderilmesine Karar Verilmesine rağmen kanuni sürenin beklenmesinin akabinde MKE Kurumunca taşınır malların teslim alınmaması halinde ihale yoluyla Satış Aşamalarının Yürütülmesi; Bu kapsamda söz konusu taşınır mal ile ilgili, 1.6.1. Taşınır malın ihale ile satışı için taşınır malın cins ve miktarının belirlenmesi, 1.6.2. Piyasa araştırmasının yapılması, 1.6.3. Bedel Tespit Komisyonunun Oluşturulması, 1.6.4. İhale Gün ve saatinin belirlenmesi, 1.6.5. İhale yapılması için onayın alınması, 1.6.6. İhale ilanının yapılması, 1.6.7. İhale komisyonunun belirlenmesi, 1.6.8. İhale şartnamesinin hazırlanması, 1.6.9. Geçici teminatın alınması, 1.6.10. İhalenin yapılması ve onaylanması, 1.6.11. Satış onayının ihaleyi alana tebliğ edilmesi, 1.6.12. Satış bedelinin alıcı tarafından ödenmesi, 1.6.13. Taşınırın alıcıya teslim edilmesi, 1.6.14. İlgili kurumlara bilgi yazısının yazılması, 1.6.15.Talebe ilişkin yazının işlem süreçleri bu şekilde tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 2. Kaçak Akaryakıt İşlem Süreci 2.1. Ürünün Tutanakla Teslim Alınması; Tutanakla teslim alınan ürün Defterdarlığımıza bağlı Torbalı Kaçak Akaryakıt Depolama Tesisinde muhafaza edilir. 2.2. Ürünün Depoya Nakledilmesi ve Mühürletilmesi; Mahkeme kararı ve analiz raporuna istinaden tasfiye işlemi gerçekleştirilmek üzere tutanakla teslim edilen ürünün depoya nakli ve mühürletilmesi işlemleri tamamlanır.
2.3. Deftere Kayıt Yapılması ve Dosya Açılması; Mahkeme kararı ve analiz raporuna istinaden tasfiye işlemi gerçekleştirilmek üzere tutanakla teslim edilen ürünün depoya nakli ve mühürletilmesi işlemleri akabinde deftere kaydının yapılıp söz konusu ürünün dosyası açılır. 2.4. Emniyet Müdürlüğünden Analiz Raporu İstenmesi; Ürünün tasfiyesine esas olmak üzere yazı ile Emniyet Müdürlüğünden söz konusu ürünün analiz raporu istenir. 2.5.Mahkeme Kararının İstenmesi; Ürünün tasfiyesini gerçekleştirmek için yazı ile mahkeme kararı istenir. 2.6. Gelen Mahkeme Kararı ve Analiz Raporunun İncelenmesi; Mahkeme ve emniyetten gelen karar ve analiz raporunun incelenmesi neticesinde, 2.6.1.Ürünün Teknik Düzenlemelere Uygun Olduğu Anlaşılırsa; 2.6.1.1. Tahsis (Bedelsiz Devir) işlemlerinin yapılması tercih edilmesi ve Tahsis işlem süreçlerinin yürütülmesi; - Tahsis onayının hazırlanması, - Tahsis onayının imzalanması, - Tahsise uygun görülen ürünün ilgili kuruma tutanakla tesliminin sağlanması ile - Bu ürüne ilişkin dosyanın işlem süreçleri tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 2.6.1.2. İhale yolu ile satış işlemlerinin yapılması tercih edilmesi ve ihale süreci çalışmalarının yürütülmesi; - Piyasa araştırmasının yapılması, - Bedel Tespit Komisyonunun Oluşturulması, - İhale Gün ve saatinin belirlenmesi, -İhale yapılması için onayın alınması, -İhale ilanının yapılması, -İhale komisyonunun belirlenmesi, -İhale şartnamesinin hazırlanması, -Geçici teminatın alınması, -İhalenin yapılması ve onaylanması, -Satış onayının ihaleyi alana tebliğ edilmesi, -Satış bedelinin alıcı tarafından ödenmesi,
-Ürünün alıcıya teslim edilmesi, -İlgili kurumlara bilgi yazısının yazılması, -Talebe ilişkin yazının işlem süreçleri bu şekilde tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 2.6.1.3. Mahkeme Kararına istinaden ürünün yasal sahibine iade edilmesi söz konusu olursa, iade işlem süreçlerinin yürütülmesi; -Ürünün yasal sahibine iadesine ilişkin onay alınması -Onayın imzalanması akabinde -Ürünün tutanakla tesliminin sağlanması - İlgili kurumlara bilgi yazısının yazılması, -Talebe ilişkin yazının işlem süreçleri bu şekilde tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 2.6.2. Ürünün Teknik Düzenlemelere uygun olmadığı anlaşılırsa; Ürünün TÜPRAŞ a Bedelli devrine ilişkin onayın hazırlanması, - TÜPRAŞ a Bedelli devrine ilişkin onayın imzalanması, - Söz konusu ürünün ilgili kuruma tutanakla teslim edilmesi, - Ürün bedelinin Muhasebe Müdürlüğü Hazine hesabına aktarılması aşamalarının sağlanması, - Bu ürüne ilişkin dosyanın işlem süreçleri tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 3. Tereke İşlem Süreci 3.1.Dilekçe/İhbar Yazısı/ Mahkeme Çağrısının Alınması ve İncelenmesi; Hazinenin Menfaati olduğu yada olabileceği ihtimaliyle dilekçe, ihbar, mahkeme kararı ve benzeri yollarla talep veya bilgi içerir yazılar birimimize ulaşmasıyla yazı ve ekleri incelenir. 3.2.Nüfus Müdürlüğünden Müteveffanın Nüfus Kaydının İstenmesi; Nüfus kayıtlarının istenmesi alınan cevabi yazı ve kayıtların incelenmesi neticesinde; 3.2.1. Müteveffanın Mirasçısı Varsa; Yazının geldiği kişi ya da kuruma konunun Hazineyi ilgilendirmediğine ilişkin bilgi, yazı ile iletilir. 3.2.2. Müteveffanın Mirasçısı Yoksa; 3.2.2.1. Hazine adına veraset ilamı için talepte bulunulması; 4721 sayılı Türk Medeni Kanunun 501. Maddesi uyarınca mirasçı bırakmadan vefat eden vatandaşların son
mirasçısının Hazine olması nedeniyle Hazine adına veraset ilamı çıkarılması için Muhakemat Müdürlüğüne yazı yazılır. 3.2.2.2. Hazine adına veraset ilamı çıkması akabinde malvarlığı araştırmasının yapılması; 131 sıra sayılı Milli Emlak Genel Tebliği doğrultusunda murisin malvarlığı araştırılması yapılması kapsamında Tapu Müdürlüğü, Bankalar, Vergi daireleri, Trafik ve Gemi sicilleri, Liman Başkanlığı, Büyükşehir Belediyesi ile ilgili İl Valiliklerine Malvarlığının olup olmadığı sorulması ile çevre soruşturması yapılıp müteveffa hakkında bilgi edinilmeye çalışılır. 3.2.2.3. Malvarlığı araştırmasının yapılması sonucunda malvarlığının olmadığı tespit edilmesi halinde; Yazının geldiği birime istenilmesi halinde bilgi verilerek bu yazıya ilişkin dosyanın işlem süreçleri tamamlanarak evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılıp dosyası arşive kaldırılır. 3.2.2.3. Malvarlığı araştırmasının yapılması sonucunda malvarlığının olduğu tespit edilmesi halinde; Malvarlığının cinsine göre gruplandırılarak işlemlerinin yapılması sağlanır. Bu kapsamda; Malvarlığı taşınır mal ise; Tasfiye işlemi yapılmak üzere Tasfiye Servisine gerek eşyanın bulunduğu yerde gerekse birimimizde teslim tutanağı ile teslim edilmesi, Malvarlığı taşınmaz ise; Hazine adına tescil için taşınmazın bağlı bulunduğu Müdürlüğe yazı yazılıp tescili sağlanır. Hazine adına tescil edildiği bilgisinin ulaşması ile yazının taşınmaz ile ilgili kısmının tamamlanması, Malvarlığı para ise; Paranın Hazineye intikali için bankaya ya da mahkemeye yazı yazılarak paranın Hazinenin banka hesabına aktarılması ile paranın Hazine hesabına geçtiği bilgisinin ulaşması üzerine paranın çeşitli gelir hesabına aktarılmasını sağlamak amacıyla muhasebe işlem fişi düzenlenerek bu hesaba aktarılmasının sağlanması ile Malvarlığının Hazine adına edinim işlemleri tamamlanarak, yazının geldiği birime istenilmesi halinde bilgi verilip bu yazıya ilişkin dosyanın işlem süreçleri tamamlanmış olup evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılarak dosyası arşive kaldırılır. 4. Özlük ve Destek İşlemleri Süreci 4.1. Özlük İşlemleri Süreci 4.1.1. Resmi yazı ya da dilekçenin ulaşması, 4.1.2. Milli emlak Dairesi Başkanlığına bağlı veya Müdürlüğümüze bağlı birimlerde çalışan personellerin özlük işlemlerine ilişkin yazışmaların hazırlanması, 4.1.3. Yazının dağıtım yeri kadar çoğaltılması, 4.1.4. Gelen dilekçe ya da yazıda belirtilen hususlar hakkında mevzuat araştırması yapılarak üst yazı hazırlanması, 4.1.5. Üst yazının imzalanması ve tarih sayıl alınması,
4.1.6. Yazının dağıtım yerine teslimi için föy hazırlanması ve föye imza karşılığı yazı teslim edilmesi 4.1.7. Süreçleri tamamlanmış olup evrakın MEOP/EBYS sisteminden çıkışı/kapatma işlemi yapılarak dosyası arşive kaldırılır. 4.2. Maaş İşlemleri Süreci 4.2.1. Maaşları ve Değişikliklerini excel şablonlarında hazırlanması, 4.2.2. KBS ye girişlerinin yapılması, 4.2.3. KBS de maaş hesaplatılması ve girilen bilgilerin kontrol edilmesi, 4.2.4. KBS de hesaplatılan ve kontrol edilen maaş evraklarının imzaya hazırlanması, 4.2.5. Yönetici tarafından maaş evraklarının imzalanması, 4.2.6. İmzalanan evrakların Muhasebe Müdürlüğüne teslimi için föy hazırlanması, 4.2.7. Evrakların föyle Muhasebe Müdürlüğüne tesliminin yapılması İle Maaş işlemleri süreci tamamlanmış olur. 4.3. Genel Yazışma Süreci 4.3.1. Birimimize intikal eden yazının dağıtımlı olarak ilgili birimlerin araştırılması, 4.3.2. Yazının dağıtım yeri kadar çoğaltılması, 4.3.3. Dağıtımlı yazı için üst yazı hazırlanarak imzaya sunulması, 4.3.4. Yazının Yönetici tarafından kontrolü yapılarak imzalanması, 4.3.5. Yazının tarih sayı almasıyla ilgili dağıtım yerlerine teslimi için föy hazırlanması, 4.3.6. Yazının ilgili birimlere föy ile teslim edilmesi ile Maaş işlemleri süreci tamamlanmış olur. 4.4. Gelen Evrak Süreci 4.4.1.Milli Emlak Dairesi Başkanlığı bünyesindeki ve Müdürlüğümüz birimlerine ait evrakların teslim alınması, 4.4.2. Yönetici/yönetici yardımcısı tarafından havale yapılması, 4.4.3. Evrakların Müdürlüğümüz birimlerine göre ayrıştırılması, 4.4.4. Sistemden föyü alınarak imza karşılığı ilgili birimlere tesliminin sağlanması ile Gelen Evrak İşlemleri süreci tamamlanmış olur. 4.5. Giden Evrak Süreci 4.5.1. Evrakın teslim alınması; Milli Emlak Dairesi Başkanlığı bünyesindeki ve Müdürlüğümüz birimlerine ait evrakların föy ile teslim alınması,
4.5.2. Postalama İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi; Müdürlüğümüze ait evrakların ilgili birim yada kurumlara gönderilmesi için postalama işlemlerinin gerçekleştirilmesi, 4.5.3. İlgili Evraklar İçin Föy Hazırlanması ile Kontrolü; Müdürlüğümüz Birimlerinin evrakı için ilgili kurumlara teslim amaçlı föyün hazırlanması ile Milli Emlak Dairesi Başkanlığı bünyesindeki birimlerin hazırlanan postalarının, tebligatlarının, elden gidecek yazılarının föy/liste ile karşılaştırılarak kontrollerinin yapılması, 4.5.2. Evrakın Föyle Posta Memuruna Teslim Edilmesi; Giden evrakın ilgili birimlere ulaştırılması amacıyla posta memuruna föy ile teslim edilmesi ayrıca bazı evraklar içeriği gereği elden teslim edilmesi gerekenler zimmet defterine kaydedilerek elden ilgili şahıs ve kurumlara teslim edilmesi. 4.5.3. Evrakın İlgili Birimlere Gönderilmesinin takip edilmesi; Evrakın ilgili birimlere gönderildiği bilgisini içerir belgenin birer örneği evrakı gönderen birimlere verilmesi İle Gelen Evrak İşlemleri süreci tamamlanmış olur. 4.6. Taşınır Mal Satın Alma Süreci 4.6.1. Taşınır Mal Satın Alınması için Talep Yazısının Birimimize Ulaşması; İhtiyaç doğrultusunda taşınır mal satın alınmasına ilişkin talep yazısının birimimize ulaşmasıyla yazı incelenir. 4.6.2. SGB sisteminden Ödenek talep edilmesi; SGB sisteminden söz konusu mal için Bakanlıktan ödenek talep edilir. 4.6.3. Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi; Söz konusu mal için ödenek geldikten sonra SGB sisteminde Yaklaşık maliyetin belirleme işlemleri yapılır. 4.6.4. Taşınır Mal Satın Alınması İçin Onay Belgesinin Hazırlanması; Taşınır mal satın alınması İçin onay belgesinin hazırlanması ile bu aşamada piyasa fiyat araştırmasını hangi personellerce yapılacağı belirlenir. 4.6.5. Harcama Yetkilisinin Onayının Alınması; Taşınır malın satın alınması için sürecin tamamında gerçekleştirilecek işlemler için harcama yetkilisinin onayı alınır. 4.6.6. Taşınır İçin Piyasa Fiyat Araştırmasının Yapılması; birimimiz için ihtiyaç duyulan taşınırı ekonomik, uygun ve kaliteli alabilmek için piyasa fiyat araştırmasının yapılarak piyasadaki firmalardan teklif alınır. 4.6.7. En Uygun Teklifi Veren Firmanın Belirlenmesi; piyasa fiyat araştırmanın sonucunda tekliflerin değerlendirilerek en uygun teklifi veren firmanın belirlenir. 4.6.8. Satın Malın Teslim Alınması; fiyat araştırması sonucu teklifi kabul edilen firmanın taahhüdünü yerine getirerek talep edilen malın hazırlanarak Kabul Tutanağı düzenlenmek suretiyle birimimizce mal teslim alınır. 4.6.9. Malın Bedelinin Ödenmesi İçin Taşınır İşlem Fişinin Düzenlenmesi; fiyat araştırması sonucu teklifi kabul edilen firmanın taahhüdünü yerine getirerek idaremize teslim edilen malın bedelinin ödenmesi için taşınır işlem fişinin düzenlenmesi ve teslim alınan mal için SGB sisteminde ambara girişinin yapılması işlemleri gerçekleştirilir.
4.6.10. SGB'ye Giriş Yapılarak Ödeme Emri Hazırlanması; fiyat araştırması sonucu teklifi kabul edilen firmanın taahhüdünü yerine getirmesinin akabinde teslim alınan mala düzenlenen fatura ve borcu yoktur belgesinin ibrazı ile firmaya ödeme yapılmasına ilişkin ödeme emri belgesi düzenlenir. 4.6.11. HYS'ye Giriş Yapılarak Ödeme Emri Hazırlanması; fiyat araştırması sonucu teklifi kabul edilen firmanın taahhüdünü yerine getirmesinin akabinde teslim alınan mala düzenlenen fatura ve borcu yoktur belgesinin ibrazı ile firmaya ödeme yapılmasına ilişkin HYS' ye girişi yapılarak ödeme emri belgesi düzenlenir. 4.6.12. Ödemenin İlgili Firmaya Yapılması İçin Muhasebe Müdürlüğüne Aktarılması ve Belgelerin Teslimi; HYS Sistemi kanalıyla ödemenin ilgili firmaya yapılması İçin Muhasebe Müdürlüğüne aktarılma işleminin yapılması ile bu sistemden alınan çıktıların (ödeme belgelerinin) onaylatılarak Muhasebe Müdürlüğüne Teslim Edilmesi İle taşınır mal satın alma süreci tamamlanmış olur. Ek : Fonksiyonel Teşkilat Şeması