Başkent Üniversitesi BĠRĠMĠN ADI Öğrenci Dekanlığı GÖREVĠN ADI Başkent Üniversitesi Öğrenci İşleri GÖREVĠN KAPSAMI Öğrenci Dekanlığı Üniversitemizin öğrenci işlemlerini merkezi olarak yürütmek amacıyla kurulmuş ve bütün öğrencilerimizin dosyaları bu merkezde toplamıştır. BĠRĠMĠN ĠDARĠ PERSONEL ĠSĠMLERĠ VE EĞĠTĠM DURUMLARI Ön Lisans Programları Güvenç.Belendir-Lisans Lisans Programları Devlet Konservatuvarı: Ufuk.Karamanlı-Lisans Diş Hekimliği Fakültesi: Sefa.Orkun.Başol-Yüksek.Lisans Eğitim Fakültesi: Aysel.Bingöl-Lise Fen Edebiyat Fakültesi: Özgecan Gür-Lisans Güzel Sanatlar Tasarım ve Mimarlık Fakültesi: Özlem.Özdoğan-Lisans Hukuk.Fakültesi: Behiye.Baştürk-Lisans İktisadi.ve.İdari.Bilimler.Fakültesi:
A.Işıl.Birben-Lisans İletişim.Fakültesi: Gökmen.Yeğen-Ön.Lisans Mühendislik.Fakültesi: Nazife.Acer-Lisans Sağlık.Bilimleri.Fakültesi: Ufuk.Karamanlı-Lisans Ticari.Bilimler.Fakültesi: Sefa.Orkun.Başol-Lisans Yüksek.Lisans/Doktora.Programları Şule.Çelikoğlu-Ön.Lisans Dikey.Geçiş(DGS),Yabancı.Uyruklu.Öğrenci(YÖS).Ġşlemleri Behiye.Baştürk-Lisans Yatay.Geçiş,Üniversite.Ġçi.Geçiş.Ġşlemleri Ayşe.Akıncı-Lisans SertifikaĠşlemleri Aysel.Bingöl-Lise Burs.Birimi Özlem.Özdoğan-Lisans Ġstatistik.Birimi Nazife Acer-Lisans TIP FAKÜLTESĠ SORUMLUSU Güvenç Belendir- Lisans E-mail: belendir@baskent.edu.tr ÖĞRENCĠ DEKANLIĞI TIP FAKÜLTESĠ SORUMLUSU GÖREV, YETKĠ VE SORUMLULUKLARI 1. Fakülteden gelen Yönetim Kurulu Kararlarının incelenmesi, gerekli yazışmaların yapılmasından, takibinden ve otomasyona işlenmesinden,
2. Önbüro birimi tarafından alınan transcript başvurularının basımı, kontrolü ve Öğrenci Dekanlığı na imzaya sunulmasından, 3. İlişik kesme işleminin ve nedeninin(mezuniyet, kendi isteği, üniversite tarafından) otomasyona işlenmesi, öğrenci velisine bildirilmesi ve gerekli yazışmaların yapılmasından, 4. Not yetersizliği nedeniyle ilişiği kesilen öğrencilerin otomasyona işlenmesi, öğrenci ve velisine yazılı bilgi verilmesi ve bir kopyasının öğrenci özlük dosyasına 5. Kayıt Dondurma (İzinli) ile ilgili Yönetim Kurulu Kararlarının otomasyona işlenmesi ve gerekli yazışmaların yapılmasından ve bir kopyasının öğrenci özlük dosyasına 6. Disiplin Cezaları ile ilgili Yönetim Kurulu Kararlarının otomasyona işlenmesi ve gerekli yazışmaların yapılmasından ve bir kopyasının öğrenci özlük dosyasına 7. Üniversiteden çıkarılma cezası alan öğrenci bilgilerinin YÖK ve diğer Üniversite Rektörlüklerine yazılı olarak bildirilmesinden, 8. Sağlık karnelerinde yer alan bilgilerin düzenlenmesi, kaşelenmesi ve onaya sunulmasından, 9. Kurumdışı gelen basılı formların kontrolü ve onaya sunulmasından, 10. Onaylanan ALES/KPDS formlarının belirlenen formatta yıl/dönemlere göre akademik ortalama kontrollerinin yapılıp onaylatılmasından, 11. Öğrenci tarafından istenmesi halinde kayıtta alınan ÖSYS Sonuç Belgesi, Lise Diploması nın aslı (arka yüzüne ilişik kesme işlemi yapılarak) işlemlerinin tamamlanmasından, 12. Fakülte öğrencileriyle Üniversite arasındaki hukuki işlemlerin Hukuk Müşavirliği ile koordineli olarak yürütülmesi ve takibinden, 13. Maddi hataların otomasyona işlenmesi ve dönem ortalamalarının hesaplatılmasından, 14. Ek/Af sınav başvurularının otomasyon üzerinden alınmasından, 15. Başvuran öğrencilerin listesinin bölümlere yazılı bildirilmesinden,
16. Ek sınav sonuçlarının otomasyona işlenmesi ve dönem ortalamalarının hesaplatılmasından, 17. Yönetim Kurulu Kararlarına göre eşdeğer, yerine sayma ve muafiyet işlemlerinin otomasyona işlenmesinden, 18. Kayıt yaptıran öğrencilerin özlük bilgilerinin otomasyona aktarılmasından, 19. Erkek öğrencilerin askerlik sevk tehir işlemlerinin yapılmasından ve yazışmaların takibinden, 20. Arşivin sisteme uygun genel düzeninin sağlanması ve öğrenci özlük dosyalarının muhafazasından, 21. İşlemi tamamlanan dosyaların yerlerine yerleştirilmesinden, 22. Belgelerin öğrenci özlük dosyalarına takılmasından ( Yazışmalar, YKK vb.) 23. Her akademik yıl/yarıyıl sonunda öğrenci dosyalarının kayıtlı, kayıt silme ve mezun durumlarına göre ayrı ayrı arşivlenmesinden, 24. Arşivde bulunan her türlü malzeme, araç ve gereçlerin muhafazasından, öğrenci kontenjanına göre dolap, dosya vb. ihtiyaçların belirlenerek ilgili birime bildirilmesinden, MEZUNİYET: 25. Her yarıyıl sonunda mezun adayı öğrencilerin belirlenmesinden, 26. Mezun aday listelerinin Fakülteye yazılı bildirilmesinden, 27. Mezuniyeti onaylanan öğrencilerin bilgilerinin otomasyona girilmesinden, Geçici Mezuniyet belgelerinin hazırlanarak, öğrenciye verilmesinin sağlanmasından, 28. Tahmini mezun olacak öğrenci sayısı kadar diploma basımı için yetkili personele bildirilmesinden, 29. Hazırlanan diploma numarası ve öğrenci özlük bilgileri gibi bilgilerin baskı işlemlerinden sorumlu görevliye tesliminden ve ayrıca hazırlanan diplomaların Dekan ve Rektöre imzaya sunulmasından, 30. Geçici mezuniyet belgesi ile birlikte başvuran mezun öğrencilerin, Geçici Mezuniyet belgelerinin geri alınıp, öğrenciye imza karşılığı diplomasının verilmesinden,
31. Fakülteden gelen geç kayıtla ilgili yönetim kurulu kararlarının kontrolünün yapılması ve otomasyona işlenmesi, gerekli yazışmaların yapılmasından, 32. Ders Bildirim ve eklesil formlarının danışman ve öğrenci tarafından imzalanmasının ardından teslim alınması ve dosyalanmasından, 33. Enstitüler tarafından belirlenen başvuru koşullarına uygun ilanlar hazırlanmasından ve WEB sayfasında yayınlanmasının sağlanmasından, 34. Gerekli durumlarda Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Raporlarının düzenlenerek işleme konulmasından ve takibinden, 35. Birim Kalite Dosyasında yer alan sorumluluk alanı ile ilgili Görev Tanımı, Talimat ve Prosesler konusunda bilgi sahibi olmak ve bu doğrultuda hareket etmekten, 36. Bilgi gizliliği konusunda gerekli hassasiyetin gösterilmesinden, 37. Zimmetinde bulunan demirbaşların korunmasından sorumludur.