Şablon 4: Arşivleme Sisteminin Tanımlanması 1: Kurumsal Düzenlemeler 2: Yöntem ve Veri Dokümantasyonu 3: KG/KK Prosedürlerinin Tanımlanması 4: Arşivleme Sisteminin Tanımlanması 5: Kilit Kategori Analizi 6: Ulusal Envanter İyileştirme Planı Ülke: İletişim İsmi: Ünvan: Kuruluş: Ülke Temsilcisi İrtibat Bilgisi Posta Adresi: Telefon Numarası: E-Mail: URL:
Şablon 4: Arşivleme Sisteminin Tanımlanması Talimatlar Bir arşivleme sistemi, geleceğin envanter ekipleri için önemli bir başlangıç noktası olarak hizmet vereceğinden, Ulusal Envanter Sistemi nin sürdürülebilirliği konusunda çok önemli ve henüz çok pahalı olmayan bir adımdır. Ülkeler, söz konusu Word dokümanını ülkeye ait verileri girmek ve nihai planlarını hazırlamak için kullanmak durumundadır. Bu yeşil metin, şablonlar ve tablolar aracılığıyla talimatlar ve kılavuz bilgiler içermektedir. Nihai planda, yeşil metnin tamamı silinmeli ve ülkeye özel bilgilerin yerinde kullanılması gerekmektedir. ADIM 1: ADIM 2: ADIM 3: Adım Adım Yapılacaklar Mevcut arşivleme programını ve prosedürlerini açıklayınız. Arşiv Sistem Planını Sağlayınız. Envanter arşiv sistemindeki iyileştirmeleri ortaya koyunuz. Talimatlar yukarıdaki kutuda listelenmiştir. Her bir adım, şablonun ilgili bölümünde detaylı bir biçimde açıklanmıştır. 4.2
Arşivleme Sisteminin [Ülke X] İçin Tanımlanması 4.1. Genel Arşivler envanter geliştirme faaliyeti boyunca (referanslar, yöntem belirleme, uzman yorumları, gözden geçirme ve revizyonlar vs.) oluşturulan kayıtların koleksiyonuna göndermede bulunur ve kayıtların tutuldukları yerleri dokümante eder. Arşivleme Sistemi envanter geliştirme sürecinin çok önemli bir bileşeni olup, herhangi bir Ulusal Envanter Sistemi nin sürdürülebilirliğini sağlayabilmek adına kritik bir rol oynamaktadır. Bir Arşiv Sistemi, ulusal envanterin şeffaf ve tekrar üretilebilir olması konusunda yardım sağlarken, aynı zamanda geleceğin envanter çalışanları ve kategori liderleri(belirli sektörlerde yer alan tahminleri geliştirmekten sorumlu bireyler) tarafından sonradan oluşturulan envanterlerin geliştirilmesini kolaylaştırır. Her yeni envanter döngüsü, bir önceki envanterin geliştirilmesi esnasında yapılan etkili veri ve doküman yönetiminden istifade edecektir. Envanter oluşturmak için kullanılan bütün bilgiler hem elektronik hem de kağıt ortamında tek bir lokasyonda arşivlenmelidir. Böylelikle gelecekteki envanter yöneticileri, metodolojilere ilişkin sorulan sorular dahil olmak üzere değerlendirmecilerden gelen geribildirimlere ilgili dosyalara göndermelerde bulunarak yanıt verebileceklerdir. Arşivde bulunan bilgiler, en detaylı düzeyde bütün emisyon faktörlerini ve faaliyet verilerini, aynı zamanda söz konusu faktörlerin nasıl oluşturulduğu ve envanter hazırlığı için nasıl bir araya getirildiği bilgilerinin dokümantasyonunu içermek durumundadır. Söz konusu bilgilerin aynı zamanda, KG/KK prosedürleri üzerine iç dokümantasyon, dış ve iç değerlendirmeler, yıllık kilit kategorilerin dokümantasyonu, kilit kategori belirlenmesi ve planlanmış envanter iyileştirmeleri gibi konuları da kapsaması gerekmektedir. Eğer mümkün ise, bütün arşiv dokümanlarının bir kopyasının afet ( yangın, deprem, sel vs.)veya hırsızlıktan kaynaklı olarak bütün kayıtların kaybolması riskini azaltmak amacıyla çoklu lokasyonlarda muhafaza edilmesi önemlidir. 4.2. Mevcut Arşivleme Programının ve Prosedürlerinin Değerlendirilmesi ADIM 1: İlk Envanterden ve şu an yerinde yürütülen uygulamalardan her türlü arşivleme prosedürünü açıklayınız. Aşağıda sorulan sorular plana dahil etmek üzere söz konusu prosedürleri tanımlama noktasında yardımcı olacaktır: Önceki envanter: o Önceki envanterden hangi belge ve dosyalar mevcuttur? 4.3
Mevcut Envanter: Nerede bulunmaktadırlar? Elektronik ortamda mı yoksa kağıt ortamında mı saklanmışlardır? Kim erişebilir? Hem taslak hem son kopyaları mevcut mudur? Kategori/sektöre göre oluşturulmuş bir listede irtibat kişilerinin isimleri yer almakta mıdır? o Bir sonraki envanterin derlenip oluşturulması amacıyla güncellenecek ve kullanılacak olan önceki envanterlerden verileri veya belgeleri kim almıştır? Veriler nasıl saklanmaktadır? Veriler nerde saklanmaktadır? Elektronik ortamda mı kağıt ortamında mı saklanmaktadır? Yahut her iki formatta da bulunmakta mıdır? Dosyalar nasıl isimlendirilmektedir? Güncellemeleri yansıtmak adına, isimler/dosyalar nasıl değiştirilmektedir? o Aşağıdaki şablonlar tamamlandıkları anda kim izlemekte ve muhafaza etmektedir? Nerede saklanmaktadır? 4.3. Arşiv Sistem Planı Kurumsal Düzenlemeler Şablonu Yöntem ve Veri Dokümantasyonu (MDD) Şablonu KG/KK Önlemleri Şablonu Arşivlendirme Sistemi Şablonu Kilit Kategori Analizi Şablonu Ulusal Envanter İyileştirme Planı Şablonu Aşağıdaki bölümler[ülkenin] bölüm 4.2 de tanımlandığı şekilde mevcut uygulamaların bir değerlendirilmesinin yapılmasına dayanarak yüksek kalite ulusal envanter oluşturmak amacıyla takip etmeyi planladığı Arşiv Sistem Planı nı açıklamaktadır. 4.4
4.3.1. Arşivleme Koordinatörünün Rolü ve Sorumlulukları Arşivleme Koordinatörünün rolü, envanter sürecinin başlangıcında belirlenecektir. Arşivleme Koordinatörü, envanter için gerçekleştirilen bütün arşivleme prosedürlerinden, bütün destekleyici dokümanların ve hesap çizelgelerinin uygun bir biçimde korunmasından ve muhafazasından sorumludur. Aynı zamanda, Arşiv Koordinatörü farklı düzeylerde yürütülen arşiv prosedürlerinin hangisinden kimin sorumlu olduğunu açıklamaktan, bütün ekip üyelerinin arşivleme sorumluluklarını biliyor olduklarından ve hangi dokümanın arşivlenmesi gerektiğinden de sorumludur. Söz konusu sorumluluklar Arşiv Koordinatörünü aşağıdaki eylemleri yerine getirmesi hususunda görevli kılar: Arşivlendirme sistem planını, prosedürlerini ve sorumluluklarını diğer çalışanlara anlatmak Arşivleme görevlerini belirlemek, ilgili personele vermek, ekip üyelerinin takip etmeleri için arşivleme prosedürleri kontrol listesini hazırlamak Arşiv prosedürlerinin ( Aşağıda Bkz. 4.3.2) etkili bir biçimde yerine getirilmesini sağlamak Daimi olarak arşivin gözetimcisi gibi hizmet vermek ve arşiv materyallerinin görüntülenmesi için gelecekteki taleplere yanıt vermek Söz konusu göre Yeşil kısımda belirtilen kişinin genel sorumluluğudur. [örnek olarak; [Ülke] için Ulusal Bildirimler Envanter Bölümünün düzenlenmesi görevinin başında olan Envanter Koordinatörü. X kuruluştan gelebilir (örnek olarak; Bakanlık, Üniversite vs.) 4.3.2. Arşiv Prosedürleri Söz konusu prosedürlerin etkili bir biçimde uygulanabilmesi için arşivleme sürecinin her boyutunun planlanması temel bir konudur. Arşiv planı Arşiv Koordinatörü tarafından [Ülke] için geliştirilmekte ve aşağıdaki hususlar dikkate alınmaktadır: ADIM 2: Önerilen prosedürlere göre aşağıdaki listeyi değiştiriniz. 4.5
Dosyaların Yönetimi. Dosyaları IPCC kategori ismine ve envanter yılına göre kayıt ediniz ve en son kayıt edildiği dosya tarihi dahil olmak üzere dosya sürümünü (versiyonunu) takip ediniz. Örnek olarak, "N2O soils 2000.23_0523_05_2001.xls" veya "KEY- CO2 stat combus-2000.23_0505_2001.xls." kuralını isimlendiren kategori yıl kullanınız Dosya yönetim prosedürlerini ve sürüm kontrolü için adlandırma kuralını net bir biçimde uygulayınız ve açıklayınız Veri Saklama. Envanter tahminlerini oluşturmak için kullanılan hesap çizelgeleri ve diğer elektronik dosyalar Arşiv Koordinatörüne iletilmelidir. Arşiv için aşağıdaki bileşenler temeldir: Envanter tahminlerini oluşturmak için kullanılan hesap çizelgeleri ve diğer elektronik dosyalar ve veriler Tamamlanmış kontrol listeleri ile birlikte KG/KK planı Kilit kategori analizi hesap çizelgeleri İç ve dış değerlendirme yorumları ve yanıtları Envanter dokümanının en son taslağı ve son elektronik sürümü ( envanteri gelecekte güncellemek için bir başlangıç noktası olarak kullanmak amacıyla) Referansları listelemek ve kontrol etmek amacıyla kullanılması gerekli olan güncellenmiş MDD (Yöntem ve Veri Dokümantasyonu) şablonları (MDD şablonunda ADIM 2 den ADIM 4 e doğru verilmiş referanslar ). [Veri koruma arşivleme kontrol listesine ait herhangi bir ilave bileşeni listeleyiniz.] Yukarıda listelenen dosyalar en kolay şekilde bir CD-ROM a kopyalanarak veya başka bir sağlam ve güvenilir aygıta kaydedilerek arşivlenmektedir. Ne var ki, her tür kayıt Arşiv Koordinatörüne verilmek durumundadır. Eğer veri arşivini elektronik formatta saklamak mümkün olmuyorsa, dosyaların basılması, kataloglamasının yapılması ve envanter arşivine sokulması gerekmektedir. CD-ROM un içeriği kolay referans için anlaşılır net bir şekilde etiketlenmelidir. Arşiv kalemlerinin kataloglamasını yapmak için kullanılması mümkün olan birkaç çeşit sayısal sistem mevcuttur. Söz konusu sistemlerden bir tanesi kataloglamayı sektöre göre yapmaktadır. Örnek vermek gerekirse, enerji sektörüne ait ilk kez ortaya çıkan yeni bir kaynağa ilişkin veriler E-1-dat şeklinde etiketlenecek iken ikinci kaynak E-2-dat biçiminde 4.6
etiketlenebilir. Atık sektörüne ilişkin kaynaklar W-1-dat, W-2-dat şeklinde etiketlenebilir. Doğru sürüm kontrolünün yapılabilmesi için tarihlerinde etiketlerde yer alması gerekmektedir. [Herhangi bir ilave veri saklama prosedürünü listeleyiniz.] Doküman Saklama. Envanter oluşturmak için kullanılan kaynak dokümanlar ve referanslar toplanacak ve Arşiv Koordinatörüne iletilecektir. Yayınlardan, irtibatlardan ve diğer kaynaklardan gelen hayati bilgiler Arşiv Koordinatörüne iletilen dokümanlara dahil edilecektir. Söz konusu bilgi, asgari olarak, yazar(lar) ismi ile birlikte baş sayfaları, kullanılan gerçek verilerin sayfaları, kullanılan verilerin açıklandığı sayfalar ve kullanılan metodolojilerin açıklandığı sayfalar yer alacaktır. Söz konusu dokümanlar aşağıdaki hususları içerecektir (uygun olanlarını düzenleyin): Mevcut yılın envanter kayıt dosyası için bütün yeni referans dokümanları. Herhangi bir belirtilen envanter yılından depoda saklanan dosyalar envanter arşivi olarak bilinmektedir. Arşiv Koordinatörü, envanterde ve toplanan bütün yeni dokümanlarda atıf yapılan referansları gözden geçirmekle sorumludur. Önceki envanter döngüsünden gelen kayıt dosyalarında hali hazırda bulunan referansların çoğaltılmış kopyalarını dahil etmeye gerek yoktur. İç ve dış emsal değerlendirmeleri ve envanterin en son teslim edilen sürümleri için kullanılan taslak sürümler (ya elektronik ya kağıt kopya) Ulusal Sistemler Raporu nun Son sürümü ( kurumsal düzenlemeler, KG/KK planı, Arşivleme Sisteminin Tanımlanması, Kilit Kategori Analizi Raporu ve Ulusal Envanter İyileştirme Planı dahil olmak üzere tamamlanmış şablonların derlenmesi ) Herhangi bir resmi değerlendirme süreci boyunca alınan (veya uzman değerlendirmelerinin) yorumların yanıtlanması için oluşturulmuş dokümanlar. Söz konusu dokümanlar genel olarak ya kelimesi kelimesine alınan yorumlar şeklinde ya da envanter personeli tarafından gerçekleştirilen eylemler ve yanıtlar şeklinde iki çeşit ortaya çıkmaktadır. [Herhangi bir ilave doküman tipini listeleyiniz] Depolama Mekanizmaları. Arşivlenmiş envanter dosyaları şurada saklanmaktadır [kağıt veya elektronik dosyaların lokasyonlarını yazınız]. Arşiv dosyalarının asılları şurada saklanmaktadır [buraya elektronik veya kağıt kopyalarının asıllarının lokasyonlarını yazınız] ve [asıl dosyalardan sorumlu kişi ve kişilerin isim ve isimlerini belirtiniz]. 4.7
Arşiv dosyalarının çoğaltılmış kopyaları şurada saklanmaktadır [buraya elektronik veya kağıt kopyalarının çoğaltılmış kopyalarının lokasyonlarını yazınız] ve [asıl dosyalardan sorumlu kişi ve kişilerin isim ve isimlerini belirtiniz]. Bütün arşiv materyalleri çoğaltılmalı ( her bir dokümanın iki kopyası), kataloglaması yapılmalı ve arşiv dosyalarına yerleştirilmelidir. Arşivin içeriklerinin açıklandığı bir dizin öne yerleştirilmelidir. Arşiv Koordinatörü, kağıt kopyaların ve elektronik arşivin yerleştirilmesi için merkezi ve güvenli bir lokasyonu belirleyecektir. 4.3.3. Genel Arşiv Prosedürleri Kontrol Listesi Başarılı bir arşivleme sistemi ortaya koymak için, Arşiv Koordinatörü kapsamlı bir kontrol listesi kullanmak durumundadır. Kontrol listesi arşivleme prosedürlerinin zamanında ve eksiksiz bir biçimde yerine getirme konusunda yardımcı olacaktır. Nihai arşivleme görev listesi ve programı bütün arşivleme görevlerini gösterecek ve bitiş ve teslim tarihleriyle birlikte görev liderlerine iletilecektir. Arşiv Koordinatörü, bütün görevlerin herhangi bir arşiv prosedürü başlamadan önce planlandığından emin olacaktır. Arşiv Koordinatörü aynı zamanda, teslim tarihinden önce her bir arşiv görevinin tamamlanması için görev liderlerini tayin etmekle yükümlüdür. Her bir görev için personel tayin işi ve son tarih belirleme çalışması Arşiv Koordinatörü tarafından envanter sürecinin en başında yapılacak ve tamamlanacaktır. Tablo 4.1 Arşiv Koordinatörü tarafından [Ülke] için kullanılacak kapsamlı bir kontrol listesini sunmaktadır. Aşağıda verilen kontrol listesi, Genel Arşiv Koordinatörü ve kategori liderleri için önerilen arşivleme faaliyetlerinin bir listesini içermektedir. Ülkenizin koşulları ve hedefleriniz dahilinde söz konusu listeyi düzenleyiniz. Bitiş tarihi kolonunun, Ulusal sistem raporunuzda arşiv prosedürlerini açıklamak ve geliştirmek amaçları doğrultusunda doldurulmasına gerek duyulmamaktadır. Gelecek envanter döngüsünün başlangıcında aşağıda verilen kontrol listesi kullanıldığı zaman, Kurumsal Düzenlemeler Şablonunda önerilen Envanter Döngüsü uyarınca bitiş tarihlerini geliştiriniz. Daha ileri bir tarihte materyal araması yapmaktan kaçınmak için materyal ilk kez envanter için kullanıldığında arşiv materyali toplanmalıdır. Tablo 4.1 i dikkatli bir şekilde gözden geçiriniz. Yukarıda belirtildiği üzere, ülkenizdeki envanter sisteminde tam olarak doğru yerini bulması bakımından görev ve sorumlulukları düzenleyiniz Her bir alt görev için detaylı bilgi sunmak adına mümkün mertebe fazla sayıda satır ve gerekli bilgiyi tabloya yerleştiriniz. 4.8
Tablo 4.1: [Ülke] için Arşiv Görevleri, Sorumlulukları ve Programı Alt görev Arşivleme Koordinatörü Resmi arşivi oluşturunuz, yerini belirtiniz: [buraya kağıt ve elektronik dosyaların asıllarının nerede olacağını belirtiniz]. Arşivleme planını iletiniz ve son tarihleri belirleyiniz Bütün veri referanslarının kopyalarını toplayınız Kategori liderlerinden eksik referansları talep ediniz Sektöre göre net emisyonların tahmini için kullanılan hesap çizelgelerinin elektronik sürümlerini derleyiniz Envanter dokümanının taslak sürümünün kopyalarını toplayınız Envanter dokümanının son sürümünün kopyalarını toplayınız Envanter dokümanının son sürümünün elektronik sürümlerini derleyiniz Her kategori liderinden uzman değerlendirme, yorum ve cevap dokümanının kopyalarını toplayınız Her kategori liderinden kamu değerlendirme, yorum ve cevap dokümanının kopyalarını toplayınız Kendine özgü takip numarası ve dizin kullanan bütün dokümanların kataloglamasını yapınız Tamamlanmış Kurumsal Düzenlemeler ve Yöntemler ve Veri Dokümantasyonu şablonlarını toplayınız Kilit kategori analizlerinin elektronik sürümlerini derleyiniz (bazı dosyalar önceki alt görevden çoğaltılacaktır) KG/KK kontrol listelerinin elektronik sürümlerini derleyiniz Bütün elektronik dosyaları arşiv CD-ROM una kayıt ediniz Bütün kayıt kopyaların resmi arşivde yer aldığından, dizin üzerinden içeriği kontrol ederek emin olunuz Bütün gerekli elektronik dosyaların CD-ROM a kayıt edildiğinden emin olunuz. Diğer resmi arşiv materyallerinin de Bitiş Tarihi Tamamlanan Görev Baş harfler Tarih 4.9
Tamamlanan Görev Alt görev Bitiş Tarihi Baş harfler Tarih yerleştirildiğinden emin olunuz. Bir sonraki envanter güncellemesinin başında elektronik dosyaları dağıtınız [Ek görevleri listeleyiniz] Net emisyonları tahmin etmek için kullanılan hesap çizelgelerinin elektronik sürümlerini Envanter Koordinatörüne gönderiniz (adlandırma kuralını kullanarak) Sektör veya Kategoriye göre son metin dokümanlarını Envanter Koordinatörüne gönderiniz Kategoriye göre Yöntem ve Veri Dokümantasyonu raporlarını gönderiniz Elektronik ve kağıt kopya depolarından taslak doküman ve dosyaların dizinini oluşturunuz Elektronik ve kağıt kopya depolarından son doküman ve dosyaların dizinini oluşturunuz Her türlü Kilit Kategori analizlerinin ve dokümanlarının elektronik sürümlerini derleyiniz ve Envanter Koordinatörüne gönderiniz (adlandırma kuralına anahtar ekleyiniz ) KG/KK adımlarının bir listesini ya da özetini ve düzeltici eylemleri (kategoriye göre) Envanter Koordinatörüne gönderiniz Bütün nihai elektronik dosyaları arşiv CD-ROM a kayıt ediniz. Kategori/sektör adı, tarih ve irtibat bilgisiyle birlikte SON yazarak etiketleyiniz. Kopyasını Envanter Koordinatörüne gönderiniz [Ek görevleri listeleyiniz] 4.4. Envanter Arşiv Sisteminde İyileştirmeler ADIM 3: Arşivleme sistemindeki iyileştirmeler personel rolleri, sorumlulukları ve dosya yönetimi, dosya depolama, doküman ve veri saklama gibi hususların dahil edildiği arşivleme prosedürleri ile bağlantılı olarak gerçekleştirilen iyileştirmeleri içermektedir. Aşağıda verilen Tablo 4.2 ye envanter arşiv sistemine ilişkin önerilen her tür iyileştirmeyi giriniz. Her bir iyileştirme için detaylı bilgi sunmak adına mümkün mertebe fazla sayıda satır ve gerekli bilgiyi tabloya yerleştiriniz 4.10
Tablo 4.2 arşiv sisteminde tavsiye edilen iyileştirmelerin listesini içermektedir. Söz konusu iyileştirmeler gelecek yıllarda oluşturulacak arşiv sistemiyle bağlantılı olmalıdır. Tablo 4.2: Envanter Arşiv Sisteminde İyileştirmeler İyileştirme # Arşiv Sistemi Görevi Potansiyel İyileştirme 4.11