İnsan Kaynakları İş Akışı Şeması Görev ve Sorumluluklar. Yüksekokul öğrenci işleri bürosundan veya internet sitesinden Zorunlu Staj Formu alınız.

Transkript

1 YÜKSEKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ BAŞVURU SÜRECİ işleri Personeli Yüksekokul öğrenci işleri bürosundan veya internet sitesinden Zorunlu Staj Formu alınız. Bu form iki nüsha hazırlanacaktır. Zorunlu Staj formunun kendinize ait kısımlarını özenle doldurunuz. Fotoğraf yapıştırınız. Formdaki staj yapacağınız iş yerine ait bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak doldurulmasını sağlayınız. -İsteyen öğrenciye form vermek -Formu usulüne uygun doldurma ve gerekli onayları yaptırma -Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim, Sınav Değerlendirme ve Öğrenci işleri - Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim, Sınav Değerlendirme ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri -Program Staj Koordinatörü Program Staj koordinatörü ile beraber Zorunlu Staj Formundaki Staj başlama ve bitiş tarihlerini belirleyiniz. -Staj yeri uygun ise tarihler belirlenir. - Öğrenci işleri Personeli - Öğrenci -Program staj koordinatörü Program Staj koordinatörünün onayından sonra; staj staj dosyasını almak için Yüksekokul öğrenci işlerine bir adet fotoğrafla başvurunuz. Yüksekokul öğrenci işlerinden staj dosyanızı hazırlatınız ve içeriğini kontrol ederek eksiksiz olarak alınız. Staj çalışması yapacağınız yere gidiniz. Gerektiğinde;. Program staj koordinatörünüze danışınız.. Staj planınızı önceden yapınız ve stajınızı mutlaka planladığınız tarihlerde yapmaya özen gösteriniz.. Staj işlemlerinizi bizzat takip ediniz. -Sicil fişindeki fotoğraf mühürlenir. -Dosya eksiksiz teslim edilir. -Zamanında staj yerine gider. -Her aşamada bilgilendirme sorumlu davranır sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 5. Madde e fıkrası gereğince sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 5. Madde e fıkrası gereğince yükseköğrenimleri sırasında zorunlu. RİSKLER: 1-Formun usulüne uygun doldurulması, 2- Staj yerinin istenen nitelikleri taşımaması, 3-Staj başlama ve bitiş tarihlerinin özenle belirlenmesi, 4-Zorunlu sigorta işleminin zamanında yapılmaması,

2 YÜKSEKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ DEĞERLENDİRME SÜRECİ -Program Staj Koordinatörü -Program Staj Koordinatörü -Bölüm Başkanı Stajını bitiren öğrenci dosyasını program staj koordinatörüne teslim eder. Program staj koordinatörü dosyayı inceler. Dosyada eksik var mı? Öğrenci eksikleri tamamlar e Program Staj koordinatörü ksik var sicil fişini onaylar efmımmmmı Sicil fişi üzerinde onaylanan? süre bölüm kayıtlarına işlenir. Sicil fişi bölümünde arşivlenir. dosyayı zamanında teslim eder içeriği istenenlere göre hazırlar -Kordinatör zamanında değerlendirmeyi yapar. -Sicil fişi onaylanır. -Bölüm kayıtlarına işlenir. -Bölüm arşivine konur. -Önlisans ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav Değerlendirme ve Öğrenci işleri - Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim, Sınav Değerlendirme ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri - Bölüm Başkanı - Bölüm Sekreteri Öğrenci staj süresi tamam mı? Öğrenci eksik süreler için uygun zamanda stajını tamamlar. -Staj süresi tamam olanlar müdürlüğe yazılır. -Bölümden gelen yazıları geciktirmeden yazar -Yüksekokul Staj Yönergesi -İlgili bölümün belirlediği staj uygulama esasları Bölüm Başkanlığı Ö.İ.D.B bildirilmesi için Yüksekokul Müdürlüğüne öğrencinin staj durumu yazı ile bildirilir. -Yüksekokul Müdürlüğü -Yazı İşleri birimi Yüksekokul Müdürlüğü stajını bitiren öğrencilerin listesini kayıtlara işlensin diye Ö.İ.D.B na gönderir. -Bölümlerden gelen yazıları Ö.İ.D.B doğru ve zamanında bildirir. Bitti Bitti RİSKLER: 1- Dosyanın zamanında teslim edilmemesi 6- Yazışmalarda öğrenci bilgilerinin yanlış yazılması 2- İçeriğin istenen nitelikte olmaması 7- Müdürlüğün yazışmaları süresi içinde yapmaması 3- Değerlendirmenin süresi içinde yapılmaması 4- Arşivlemede hata yapılması 5- Staj süresi tamam olanların müdürlüğe bildirilmemesi

3 YÜKSEKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ MUAFİYET BAŞVURU SÜRECİ -Program Staj Koordinatörü Program staj koordinatöründen muafiyet şartları hakkında bilgi alınır. Şartlar uygun ise duruma uygun form Yüksekokul internet sayfasından alınır. -İlgili mevzuat öğrenciye anlatılır. -Uygun form temin edilir. -Yüksekokul Staj yönergesi 18. madde Form usulüne uygun doldurulur. Duruma uygun ekler eklenir ve formda onaylar yaptırılır. -Onaylar yaptırılır. İstenen ekler temin edilir. -Program Staj Koordinatörü - Yüksekokul Staj Koordinatörü Program Staj koordinatörüne formdaki muafiyet onayı yaptırılır. Muafiyet formu öğrenci tarafından yüksekokul staj koordinatörüne teslim edilir. -Formdaki onaylar yapılır. -Form Yüksekokul staj koordinatörüne teslim edilir. -Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim, Sınav Değerlendirme ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri - Yüksekokul Staj Koordinatörü -Yüksekokul Yönetim Kurulu -Bölüm Başkanlığı Yüksekokul staj koordinatörü formu değerlendirir. Onaydan sonra karar için yönetim kuruluna sunar. Sonuç ilgili bölüm başkanlığından öğrenilir. -Form Yönetim kuruluna gönderilir. -Yönetim Kurulu karar verir. -Karar Bölüm Başkanlığına bildirilir. RİSKLER: 1-Şartları sağlamadığı halde başvuru gelebilir. 2-Formdaki onaylar doğru olmayabilir.

4 MÜDÜRLÜĞÜ STAJINI TAMAMLAYAN ÖĞRENCİLERİN Ö.İ.D.B BİLDİRME SÜRECİ -Bölüm Başkanı -Bölüm sekreteri Başla Bölüm Başkanlıklarından staj süresini tamamlayan öğrencilerin listesi Yüksekokul müdürlüğüne yazılı olarak bildirilir. -stajını tamamlayan öğrencileri belirler bilgileri doğru yazılmalı -Yazı işleri Bölümlerden gelen yazı Yüksekokul gelen evrak defterine kayıt edilir. Müdürlük tarafından gerekli sevk işlemleri yapılır. Bölümlerden ayrı ayrı gelen benzer listeler yazı işlerinde birleştirilir. -Kritik sürelere dikkat edilir. -Yüksekokul Müdürlüğü Liste ön yazı ile kayıtlara işlensin diye Öğrenci İşleri daire başkanlığına gönderilir. -Gerekli sevk ve onaylar yapılır. Bitir

5 MÜDÜRLÜĞÜ ÖĞRENCİ BELGESİ VERME SÜRECİ işleri Personeli Başla nin kimlik kontrolü yapılır. Belge alacak öğrenci; Öğrenci İşleri Bürosuna başvurur. Öğrenci belgesi talep formu doldurur. -Yazı işleri Bürodaki yetkili kişi Üniversite internet sitesinin ilgili ara yüzüne girer. -Belge için gerekli bilgiler internet sistemine girilir. Öğrencinin belge için gerekli bilgileri ilgili ara yüze girilir. Girilen bilgilerden sonra ortaya çıkan öğrenciye ilişkin belge Ebys sistemine aktarılır. Belgenin gerekli onay ve imzaları tamamlanır. -Gerekli imza ve onay yapılır. Belgenin sistemden çıktısı alınarak öğrenciye teslim edilir. Bitir -Belge öğrenciye teslim edilir.

6 MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ PERSONEL NÖBET ÇİZELGELERİNİ HAZIRLAMA SÜRECİ Başla -Yazı işleri birimi Eğitim-Öğretim dönemi başladığında İdari Personelden nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. Nöbet günleri kişilerin istekleri de dikkate alınarak belirlenir. -Görüşmeler yapılarak nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. Haftalık nöbet çizelgesi oluşturulur. Yüksekokul sekreterinin onayına sunulur. Belgenin gerekli onay ve imzaları tamamlanır. -Nöbetçi Personel Belgenin sistemden çıktısı alınarak öğrenciye teslim edilir. Bitir

7 MÜDÜRLÜĞÜ AÖF GÖREV BELGE TESLİM SÜRECİ -Yazı İşleri Personeli Başla Görevlendirme formları üst yazı ile yüksekokula gelir. -Görüşmeler yapılarak nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. -Evrak dağıtan personel -Görevli öğretim elemanları Formlar imza karşılığı görevlilere dağıtılır. -Zamanında ilgililere teslimat yapılır. Dağıtım sırasında imzalatılan liste yetkili amirce imzalanır. -Yüksekokul Sekreteri onay yapar -Yazı İşleri personeli İmza listesi ve varsa iadeler AÖF İl temsilciliğine iade edilir. -İadeler zamanında yapılır. Bitir

8 TAHAHHUK BİRİMİ II. ÖĞRETİM MESAİ TAHAKKUK SÜRECİ Yüksekokul Yönetim kurulu II. Öğretimde mesaiye kalacak personel için karar alır. Yüksekokul personelinin mesai yapacağı gün ve saat belirlenir. Yüksekokul Müdürlüğüne olur yazısı yazılır. -Yönetim Kurulu Üyeleri belirlenen yer ve saatte toplanır. -Mesaiye kalacak personelin sayısı -657 sayılı kanunun 178. Maddesi, -Yazı İşleri Mesaiye kalacak personelin aylık nöbet tuttuğu saatleri gösteren çizelge hazırlanır, kontrol edilir. -Olur, yazısı ve mesai tablosunun doğruluğu -Birim personeli e-bütçe sisteminden II. Öğretime ilişkin ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir. -Ödeme yapılacak tertip kontrol edilir sayılı kanunun 45. Maddesi e bendi Maaş Bilgi sistemine nöbet saatleri girilir, gerekli hesaplar yaptırılır, çizelge alınır e-bütçeden üç adet ÖEB düzenlenir. -ÖEB kayıt kontrolü ÖEB gerekli onay ve kontroller yapılır. -Onaylayacak kişilerin imzası -Zimmet evrakı ile teslimi -Birim Personeli ÖEB iki suret, puantaj tablosu vb. evraklar eklenir. SGDB gönderilir. ÖEB bir suret, puantaj tablosu vb. evrakların fotokopileri birimde kalmak üzere dosyalanır. -Evrakların dosyalanarak arşivlenmesi.

9 TAHAHHUK BİRİMİ ELEKTRİK FATURASI TAHAKKUK SÜRECİ -Birim Personeli Gelen elektrik faturası tahakkuk birimine verilir. -Gelen faturanın doğruluğu kontrol edilir. -Birim personeli Gelen faturanın fotokopisi alınır. E-bütçeden ödenek kontrolü yapılır. -Ödeneğin doğru tertipten yapılması Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -Birim personeli E-bütçeden üç adet ÖEB düzenlenir. ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır. -ÖEB Kontrolü yapılır. -Onaylayacak kişilerin kontrolü ve imzası -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birim personeli ÖEB iki suret elektrik faturasını aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir. -Suretlerin dosyalanarak arşivi ÖEB bir suret elektrik faturası fotokopisi birim arşivi için dosyalanır.

10 TAHAHHUK BİRİMİ SU FATURASI TAHAKKUK SÜRECİ -Birim personeli Birime kesilen ihbarname faturalandırılmak üzere Vakfıkebir Belediyesinden alınır. -Kesilen faturanın doğruluğu -Birim personeli E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? Üç adet ÖEB düzenlenir. SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir. -Ödeneğin doğru tertipten yapılması -ÖEB kayıtlarının kontrolü ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır. İki suret ÖEB, su faturasının aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir. -Onaylayacak kişilerin imza kontrollerinin yapılması -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birim Personeli Bir suret, ÖEB su faturası fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Birimde kalan suretler dosyalanarak arşivlenir.

11 TAHAHHUK BİRİMİ TELEFON FATURASI TAHAKKUK SÜRECİ -Sekreter -Sekreter Gelen faturaların Yüksekokula ait olup olmadığı kontrol edilir. -Gelen faturanın doğruluğu -İade -Birim personeli Fatura Birime ait mi? Fatura iade edilir. -Süresi için işlem Yapılır Faturaya Görüşmeler Resmidir kaşesi vurulur ve Yüksekokul Müdürüne imzalatılır. -Evrak imzalatılır. -Birim Personeli E-bütçeden ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? Üç adet ÖEB düzenlenir. SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir. -Ödeneğin doğru tertipten yapılması -ÖEB kayıtlarının kontrolü -Onaylayacak kişilerin imza kontrollerinin yapılması -Birim personeli ÖEB imzalatılır. ÖEB iki suret telefon faturalarının aslı olarak düzenlenen evrak SGDB na gönderilir. ÖEB bir suret, telefon faturası fotokopisi birim arşivine koymak için ayrılır. -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birimde kalan suretler dosyalanarak arşivlenir.

12 TAHAKKUK BİRİMİ EK DERS ÜCRETİ TAHAKKUK SÜRECİ -Yüksekokul Yönetim Kurulu Yönetim kurulundan ek ders ücretlerinin ödenebilmesi için karar alınır. -Yönetim Kurulu Müdürlüğe ödeme yetkisi verir sayılı YÖK Kanunu 45. Maddesi e bendi, Yönetim kurulu Kararı ve ders görevlendirmeleri Rektörlük onayına sunulur. -Evraklar usulüne uygun düzenlenir. Ek ders ödemeleri için dosya hazırlanır. İçeriğinde; akademik takvim, yönetim kurulu kararı, rektörlük onayı, f1 formları bulunur. Dosya KTÜ SGDB gönderilir. -Süresi içinde işlem yapılır sayılı kanunun 31. Maddesi, Ek ders ücretlerinin yapılabilmesi için ek derslerin yapıldığı ay, gün ve saati gösteren çizelge hazırlanır. -Evrak imzalatılır. -Birim Personeli E-bütçe den ödenek kontrolü yapılır. -F1 formu ve ders programına göre çizelge hazırlanır sayılı YÖ personel kanunun 11. Maddesi Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi beklenir. -Ödenek kontrolü yapılır. Üç adet ÖEB düzenlenir. -ÖEB kayıtlarının kontrolü yapılır sayılı kanun ve buna ilişkin mevzuat ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır. -Gerekli onaylar alınır. iki adet ÖEB ve ek ders evrakları asıl olarak düzenlenir ve evrak SGDB gönderilir. -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birim personeli Bir adet ÖEB, ek ders evraklarının fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Bir suret birim için arşivlenir.

13 TAHAKKUK BİRİMİ YOLLUK TAHAKKUK SÜRECİ -Personel İşleri birimi Göreve gidecek personel Bölüm Başkanlığına dilekçe ile müracaat eder. -Görevlendirme ile ilgili belgeler eklenir. -Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı ilgili personelin görevlendirme isteğini değerlendirir. Onay verildi mi? Personel görevlendirilmez. Süreç biter. -Süre içinde karar verilir sayılı Harcırah Kanunu Görevlendirme isteği Yüksekokul Müdürlüğüne yazılır. -Yüksekokul Yönetim Kurulu Görevlendirme formu hazırlanır ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna onay için sunulur. -Kurul isteği değerlendirir. Yönetim Kurulundan çıkan onayla birlikte Rektörlük onayı istenir. Onay çıktı mı? Rektörlükten onay verilmez ise süreç biter. -Personelin Kendisi Personel görevlendirildiği yere gider. Görevin gereğini yerine getirir. Görevlendirme dönüşü; yolluk bildirimi, kullandığı ulaşım aracının faturası vb. evraklar tamamlanır ve imzalatılır. E-bütçe den ödenek kontrolü yaılır. -Yolluk için gerekli evrakları temin eder. Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi beklenir. Üç adet ÖEB düzenlenir. ÖEB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır. İki adet ÖEB, ve ek ders evrakları asıl olarak düzenlenir ve -ÖEB kayıtlarının kontrolü yapılır.

14 evrak SGDB gönderilir. Bir adet ÖEB, ek ders evraklarının fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Gerekli onaylar alınır. -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Bir suret birim için arşivlenir.

15

16 PERSONEL YILLIK İZİN TAKİP VE FORM DÜZENLEME SÜRECİ İzin isteğinde bulunan personelin izin durumu kontrol edilir. -Personelin hak edilmiş izni olup olamadığı kontrol edilir Sayılı Yasa İzin hakkı var mı? İlgili personele bilgi verilir. -İlgili Personel İzin formu doldurulur ve çıktısı alınır. -İzin formu usulüne uygun olarak düzenlenir sayılı Yasa izin formu ilgili personele imzalatılır. -Bölüm Başkanı İzin isteyen personel; 1-Akademik personel ise Bölüm Başkanı ve Yüksekokul Müdürü tarafından; 2-İdari personel ise form Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır. -Personelin Konumuna göre ilgili yöneticiler izin formunu imzalar. -Yazı İşleri Birimi İzin formu giden evrak defterine kayıt edilir. İzin formu Personel Daire Başkanı ve ilgili Rektör Yardımcısı tarafından onaylanmak üzere Personel Daire Başkanlığına gönderilir. -İzin formu kayıt altına alınır. -İzin formu gecikmeden ilgili birime gönderilir.

17 KISMİ ZAMANLI ÇALIŞTIRILAN ÖĞRENCİ PUANTAJ TAKİP SÜRECİ Kısmi zamanlı çalışacak öğrenci Nüfus cüzdan fotokopisi, öğrenci belgesi ve banka hesap numarası ile Yüksekokul Müdürlüğüne müracaat eder. gerekli evrakları tamamlar. -Yazı işleri birimi Öğrenciye ait belgeler bir ön yazı ile Sağlık, Kültür Spor daire başkanlığına gönderilir. Öğrenciye (haftada en çok 15, aylık toplam 60 saati geçmeyecek şekilde) bir aylık puantaj cetveli düzenlenir. Puantaj cetveli düzenleyen kişi tarafından imzalanır. -Puantaj cetveli usulüne uygun olarak zamanında düzenlenir ve ilgililere imzalatılır. Puantaj cetveli yüksekokul sekreteri tarafından imzalanır. İmzalanan puantaj cetveli Daire Başkanının onayı için sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. -Puantaj cetveli bekletilmeden ilgili birimlere iletilir. Bu işlem her ay 3. İşlem basamağından itibaren her ay düzenli olarak tekrar edilir. Bitti

18 ÖĞRENCİ İZİN SÜRECİ Öğrenci izin isteğini nedeni ile birlikte yazacağı dilekçe ile Ö.İ.D.B na başvurur. izin isteğini belgeleri ile dilekçesine ekler. -Ö.İ.D.B personeli Ö.İ.D başkanlığı öğrenciye ilişkin izin formunu düzenler ve Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir. -İzin formunu düzenler -Bölüm Başkanı Yüksekokul Müdürlüğüne gelen form Bölüm Başkanına imzalatılır. -Kendine ait alanları onaylar. İzin formu Yüksekokul Müdürü tarafından onaylanır. -Yazı İşleri birimi Gerekli onayları alınan form Ö.İ.D.B na gönderilir. -Form bekletilmeden Ö.İ.D.B gönderilir. Ö.İ.D.B ve ilgili Rektör Yardımcısının onayından geçen form tekrar Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. -Yazı işleri birimi Öğrenciye izin isteğinin kabul edildiğine dair resmi yazı yazılır. -Sonuç öğrenciye bildirilir. Öğrencinin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanı konu ile ilgili bilgilendirilir. -İlgili bölüm başkanlığı bilgilendirilir. Bitti

19 MEZUN ÖĞRECİ TRANSKRİPT ONAY SÜRECİ -Yazı İşleri birimi Ders ve staj yükümlülüğünü tamamlayan öğrencilerin transkriptleri Ö.İ.D.B dan Meslek Yüksekokuluna gelir. -Gelen evrak zamanında kayıt edilir. Transkript gelen evraka kayıt edilir. -Yüksekokul Yönetim Kurulu -Bölüm Başkanı Traskriptlere ilgili Yönetim kurulu Kararı alınır. Öğrenci mezuniyetleri kesinleşir. Transkriptler ilgili Bölüm Başkanlığı tarafından imzalanır. -Transkriptler bekletilmeden imzalanır. -Karadeniz Teknik üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim- Öğretim, Sınav değerlendirme ve Öğrenci işleri Yönetmeliği 36. madde işleri Birimi İmzalanan transkriptler üzerine Yönetim kurulunun tarih ve sayısı yazılır. -Hatasız gerekli kayıtlar aktarılır. Transkripler Yüksekokul Müdürü tarafından imzalanır. -Yazı İşleri Birimi Öğrencinin mezuniyet işlemlerinin yürütülmesi için üst yazı ile transkript ve ilgili Yönetim Kurulu Kararı ÖİDB na gönderilir. -ÖİDB na mezuniyet kararı gönderilir. Bitti

20 ÖĞRETİM ELEMANI GÖREV SÜRESİ UZATMA SÜRECİ -Personel işlerinden sorumlu memur -Yüksekokul Müdürlüğü Yüksekokul personel birimi görev süresi bitimi yaklaşan Akademik personeli müdürlüğe bildirir. İlgili Akademik personelin bağlı bulunduğu Bölüm başkanlığına yazı yazılarak konu ile ilgili görüşü istenir. -Görev sürelerini takip eder -Süresi dolanlar için uzatma süreci başlatılır sayılı Yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı ilgili Akademik personelden yaptığı çalışmaların raporunu ister. -Personelden çalışma raporunun istenmesi sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu -İlgili Akademik Personel Akademik personel raporunu hazırlayarak Bölüm Başkanına iletir. -Raporun eksiksiz ve zamanında hazırlanması -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı raporla birlikte kendi görüşünü de yazarak Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir. -Raporun incelenmesi Rapor yüksekokul yönetim Kurulunda görüşülür. -Yönetim Kurulu Karar olumlu mu? Süre uzatma işlemi yapılmaz. -Yazı işleri birimi Görev süresini uzatmak için karar; Personel daire Başkanlığına Yönetim Kurulu Kararı eklenerek bir yazı ile bildirilir. Bitti. -Gerekli yazının bekletilmeden yazılması

21 ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMA SÜRECİ -Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı öğrenci soruşturmasına konu olan olayla ilgili belge ve bilgileri Yüksekokul Müdürlüğüne yazılı olarak bildirir. -Geciktirmeden olayı bitirmek -Yazı işleri Yüksekokul Müdürü olayı soruşturmak için soruşturmacı tayin eder. -Soruşturmacı tayin edilir. -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği. Tüm belge ve bilgiler zimmet karşılığı soruşturmacıya teslim edilir. -Soruşturmacı Soruşturmacı olayı soruşturur ve soruşturma raporunu Yüksekokul Müdürlüğüne teslim eder. -Süresi içinde soruşturmayı tamamlar. Yüksekokul Müdürü soruşturma dosyası için raportör tayin eder. -Disiplin kurulundan birisi raportör olarak görevlendirilir. -Yazı İşleri Dosya raportöre zimmet karşılığı teslim edilir. Raportör dosyayı inceler. -Raportör Eksik var mı? Soruşturmacı eksikleri tamamlar Eksikleri tamamlamak için soruşturmacıya geri verilir. -Soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını inceler. -Yüksekokul Disiplin Kurulu Raportörün raporu ve soruşturmacı raporu Yüksekokul Disiplin Kurulunda görüşülerek karara bağlanır. -Kurul kararı verir.

22 AKADEMİK PERSONELİN YOLLUKSUZ VE GÜNDELİKSİZ GÖREVLENDİRME FORMLARININ HAZIRLANMA SÜRECİ -Akademik personel Görevlendirme isteyen personel görevlendirme ile ilgili belgeleri Bölüm Başkanlığına dilekçe ile verir. -Akademik Personel dilekçe verir. -Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı görevlendirme isteğini değerlendirir sayılı yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı -Bölüm Başkanı Karar olumlu mu? Görevlendirme yapılmaz. Onaylanan belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir sayılı yükseköğretim personel kanunu -Akademik personel -Bölüm Başkanı Müdürlük personel için yolluksuz gündeliksiz görev formu düzenlenir. Form, personel, Bölüm Başkanı ve Müdür tarafından imzalanır. -Görev formu hazırlar -İlgili imzalar atılır. -Yazı işleri Form, giden evrak defterine kayıt edilir. -Yazı İşleri Görev formunun bir sureti ilgili akademik personele verilir. -Görev formu kayıt edilir. -Akademik personel Bitti

23 AKADEMİK PERSONELİN YOLLUKLU GÖREV FORMLARININ HAZIRLANMA SÜRECİ -Akademik personel -Bölüm Başkanı Görevlendirme isteyen personel görevlendirme ile ilgili belgeleri Bölüm Başkanlığına dilekçe ile verir. Bölüm Başkanı görevlendirme isteğini değerlendirir. -Akademik personel dilekçe verir sayılı yükseköğretim kanunu -Bölüm Başkanı Karar olumlu mu? Görevlendirme yapılmaz. Onaylanan belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. -İstek olumsuz ise personele bildirilir. -Olumlu ise müdürlüğe bildirilir sayılı yükseköğretim personel kanunu Müdürlük başvuruyu Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşür. -Yüksekokul Yönetim Kurulu Karar olumlu mu? Görevlendirme yapılmaz. -Yönetim Kurulu isteği değerlendirir. -Yazı işleri -Akademik personel -Bölüm Başkanı Müdürlük personel için yolluklu gündelikli görev formu hazırlanır. Form Personel, Bölüm Başkanı ve Müdür tarafından imzalanır. -Görev formu hazırlar -İlgili imzalar atılır. -Yazı işleri Görevlendirme formu, giden evrak defterine kayıt edilir. -Görev formu kayıt edilir. -Rektör yardımcısı -Yazı işleri birimi Görev formu ilgili Rektör Yardımcısı nın imzalaması için Rektörlüğe gönderilir. Tüm onay ve imzalar tamamlandıktan sonra bir sureti ilgili akademik personele verilir. -İlgili onaylar yapılır. -Görev formu kayıt edilir.

24 YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU-YÜKSEKOKUL DİSİPLİN KURULU AKADEMİK GENEL KURUL TOPLANTI SÜRECİ İnsan Kaynakları İş Akışı Şeması Görev ve -Yüksekokul Müdürü -Yüksekokul Sekreteri -Yazı İşleri -Yönetim Kurulu Üyeleri Kurulların belirlenen gün ve gündem ile toplanabilmesi için kurul üyelerine tebligat yapılır. Üyelere ait imza sirküsü hazırlanır. Kurul belirlenen gündem maddelerini görüşür ve kararlar alır. -Gündem belirlenir -Üyeler toplantıya çağırılır. -Gündem görüşülür kararlar alınır sayılı Yükseköğretim Kanunu -Yüksekokul Sekreteri -Yazı İşleri Raportör alınan kararları not alır ve kararı haline dönüştürür. Kurula ilişkin karar yazılır ve çıktısı alınır. -Kararları not alır. -Bilgisayar ile karar yazılır sayılı Yüksek Öğretim Personel Kanunu -Yüksekokul sekreteri Karar defterine yazılarak üyelere imzalatılır. -Karar defterine yapıştırılır. -ilgili maddeler belirlenir. İlgili yazışmalar için her gündem maddesinin ayrı ayrı çıktısı alınır. -Yazı İşleri Alınan kararlar ilgili birimlere üst yazı ve ilgili karar maddeleri eklenerek gönderilir.

25 EVRAKLARIN ARŞİVLEME SÜRECİ İnsan Kaynakları İş Akışı Şeması Görev ve -Yazı işleri -Yüksekokul Sekreterliği Her yıl Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşive kaldırılacak evraklar aşağıdaki gibi sınıflandırılır. -Arşivlenecek evraklar ayrıştırılır. -İlgili birim personeli. İşlemi tamamlananlar,. İşlemi devam edenler,. İşlemi tamamlanmış olsa bile elde bulundurulması gerekenler, -Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik İşlemi tamamlananlar dosyalarıyla beraber arşive gönderilir. İşlemi devam edenler ile elde bulundurulması gerekenler büroda muhafaza edilir. Yeni yıla ait evraklar için klasörler oluşturulur. Bitti

26 EVRAK KAYIT SÜRECİ -Yazı İşleri Personeli Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne çeşitli kaynaklardan resmi yazı ve dilekçeler gelir. -Genel yazıları yazı işleri personeli alır. -Yüksekokul Sekreterliği Gelen evraka gelen evrak kaşesi basılır. -Zarfla gelenleri Yüksekokul Sekreteri açar. - -Yazı İşleri Gelen evrak kayıt defterine kayıt edilir. Kayıtlı evrak imza klasörüne konulur. -Evrakları Yüksekokul Müdürüne çıkarır. Gerekli sevk işlemleri için Yüksekokul Sekreterinin görüşüne sunulur. -Evrakları gereğine göre sevk eder Yazılar gereğine göre; Bölüm Başkanlıklarına ise yazıdan bir fotokopi alınarak gereği için bölüm sekreterine verilir. -Gerekli yazışma veya sevk işlemi yapılır. -Yazı İşleri Yazılar gereğine göre; kurum ve Kuruluşlara, Öğretim elemanlarına, Bölüm Başkanlıklarına cevap verilecekse gereği için yazı işlerine verilir. -Yazılan yazıları imzalar. Yazılar iki suret olarak hazırlanır. Yüksekokul Müdürünün imzasına sunulur. -Giden evrak kaydı yapılır. -Yazı İşleri İmzadan çıkan yazılar giden evrak kayıt defterine kayıt edilir.

27 İDARİ PERSONEL GÜNLÜK DEVAM TAKİP SÜRECİ Personel İsimlerinin bulunduğu haftalık devam çizelgesi hazırlanır. -İmza çizelgesini hazırlar Her mesai günü saat da giriş imzası için çıkartılır. Saat de imzadan kaldırılır. -İmza kaldırılır. -Devlet Memurları Kanunu Vaktinde gelmeyenler tespit edilir. Çıkış imzası için saat de tekrar imzaya çıkartılır. Bu işlem Her mesai günü için tekrar edilir. Cuma günleri gelecek haftanın devam çizelgesi hazırlanır. Bitti.

28 MEZUN ÖĞRENCİLERE MEZUNİYET TARİHİ VERME SÜRECİ işleri Mezuniyet hakkı elde eden ve mezuniyet için işlemleri tamamlanan öğrenci ilişik kesme formunu doldurur. -İlişik kesme belgesi verilir. belgeyi doldurur. Öğrenci ilişik kesme belgesinde bulunan mezuniyet tarihi ve sayısı bilgisi için öğrenci işleri bürosuna başvurur. kendi ilgi alanlarını doldurur. İlgili memur Üniversitenin Öğrenci Bilgi Sisteminden ilgili öğrencinin mezuniyet tarihi bilgisine bakar. -Bilgi sistemi veya YKK dan mezuniyet tarihine bakılır. işleri Eğer öğrenci bilgi sisteminde ilgili öğrenci için mezuniyet bilgisi yoksa Yönetim Kurulu defterinden ve Bilgisayardaki Yönetim Kurulu kararlarından mezuniyet tarihi ve sayısına bakar. Mezuniyeti kesinleşen öğrencinin yönetim kurulu kararının tarih ve sayısı ilişik kesme formuna yazılarak verilir. Öğrenci diğer onay ve işlemleri yaptırmak için bürodan ayrılır. Bitti

29 ÖĞRENCİ TEMSİLCİ SEÇİM SÜRECİ -Yazı İşleri -Yüksekokul Müdürlüğü ÖİDB dan seçim takvimi Yüksekokul Müdürlüğüne yazı ile bildirilir. Yüksekokul Müdürlüğü Yüksekokul seçim Kurulunu ve Bölüm seçim kurullarını oluşturur ilgililere tebligat yapılır. Öğrencilere seçimle ilgili duyuru ve ilanlar yapılır. -Gelen evrak kayıt edilir. -Bölüm sandık kurulları oluşturulur. -Seçim takvimi panolara ilan edilir. -Karadeniz Teknik Üniversitesi Öğrenci Konseyi Yönergesi -Yüksekokul Seçim Kurulu Seçmen listeleri ilan edilir. Aday başvuruları süresi içinde alınır. -Bölüm seçmen listeleri ilan edilir. -Yazı işleri Başvuran adayların şartlarının uygunluğu Yüksekokul seçim kurulu tarafından incelenir ve aday listeleri ilan edilir. Bölümlerin sandık kurulları oluşturulur, ilgililere tebligat yapılır. Öğrencilerin oy kullanacağı sandık yerleri ilan edilir. -Bölüm panolarına ilan edilir. Oy pusulaları ve oy kullanılacak sandıklar hazırlanır. Sandık kurulunda yer alan kişilerle bilgilendirme toplantısı yapılır. Sandıklar, seçim tutanakları, oy pusulaları görevlilere teslim edilir. -Uygulama birliğini sağlamak ve varsa değişiklikler konuşulur.