Süreç Kodu ve Adı: Gelen Evrak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Evrak Revizyon No/ Tarihi

Transkript

1 Süreç Kodu ve Adı: Gelen Evrak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Evrak Revizyon No/ Tarihi Cevdet OLAĞAN Gelen Evrak Gelen Evrak Dekanlığı İlgilendiriyor mu? Hayır EBYS ile gelen evrak ilgili birime geri iadesi için Fakülte Sekreterliğine iletilmesi Evet EBYS, Posta Faks yoluyla gelen Gelen evrağın cinsine (EBYS,Posta, Faks vb.) göre sisteme girişinin Sisteme giriş yapılan evrakların Fakülte Sekreterliğine sevkinin yapılması. Evrakın ilgili birime zimmet karşılığı teslim edilmesi. Posta yoluyla gelen tüm zarfların birimlere ve bölümlere zimmet karşılığı dağıtımı Posta yoluyla ve elle gelen afişlerin Fakülte Sekreterliğine sunduktan sonra, Rektörlük makamınca onaylanarak asılmasını sağlamak

2 Süreç Kodu ve Adı: Giden Evrak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Evrak Revizyon No/ Tarihi Cevdet OLAĞAN Giden Evrağın Gönderilmek Üzere Evrak Birimine Ulaşması Evrak ilgili kişiye zimmet yoluyla teslim edilir. Posta yoluyla giden evrakın posta tutanağı doldurularak posta yoluyla gönderilmesi Evrakın birim içinde ilgili birime zimmet karşılığı teslim edilir. Islak imzayla gitmesi gereken evrakların zimmet karşılığı Rektörlük veya ilgili birime, kişiye teslim edilmesi.

3 Süreç Kodu ve Adı: Tebligat ve Zimmet İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Evrak Revizyon No/ Tarihi Cevdet OLAĞAN Evrakın/Tebligatın Birimimize ulaşması. Gelen evrak/tebligat tarayıcıda taratılıp EBYS'ye girilir ve Fakülte Sekreterine sevk edilir. Aynı zamanda Zimmet Defterine işlenir. EBYS üzerinde Fakülte Sekreteri, Dekan Yardımcısı ve Dekanlıktan dağıtılmak üzere Fakülte Sekreterliğine tekrar dönen evrak/tebligat, EBYS üzerinden ilgili birime dağıtılırken Zimmet Defterine işlenen evrakın/tebligatın aslı ilgili birim yetkilisine Zimmet Defterinde "Teslim Alındı" hanesi imzalatılarak teslim edilir.

4 Süreç Kodu ve Adı: Öğrenci Staj İşlemleri Süreç Sahibi Birim: İş Yeri ve Staj Eğt. Bürosu Revizyon No/ Tarihi / Nejla ÇELİK Staj İşleyiş Şeması ve Tarihlerinin İlgili Birimce Hazırlanması Staj İşleyiş Şeması ve Tarihlerinin Bölüm Başkanlıklarına Bölüm Staj Komisyonunca İşlemlerin Yürütülmesi Bölümden Gelen Öğrenci Listesine Göre Sigorta Girişi İşlemlerinin Sosyal Güvenlik Kurumu Sisteminde Girişinin Yapılması Sosyal Güvenlik Kurumu Sistemine Giriş Yapılan Sigortaların İşe Giriş Bildirgelerinin Yazıcıdan Alınması Öğrencilerimizin Aylık Sigorta Primlerinin Sosyal Güvenlik Kurumu Sistemine Girişinin Yapılması Stajı Biten Öğrencilerimizin Sosyal Güvenlik Kurumu Sisteminden İşten Çıkış Bildirgeleri Yapılarak Yazıcıdan Alınması

5 Süreç Kodu ve Adı: Diğer Ödeme İşlemleri(Telefon Faturaları) Süreç Sahibi Birim: Muhasebe Revizyon No/ Tarihi / Özgür UĞRAŞ Telefon Faturalarının Muhasebe Birimine Ulaşması(Postada aksaklık veya gecikme durumunda İnternetten edinilen faturalarla) Faturalar ve varsa ekleri (detay, kullanım özetleri) Gerçekleştirme Görevlisine sunulur. Görüşmeler Resmi mi? Özel görüşmeler var. Görüşmeler Resmi. Özel görüşmeler ve tutarları tespit edilerek görüşmeyi yapan personelin tutarı SGDB Ana hesabına aktarması bildirilir. Dekontu belgelere bağlanır. Özel görüşmelerin dekontları temin edildikten veya özel görüşme yoksa, düzenlenen Fatura Listesi ile birlikte Faturaların üstüne Görüşmeler Resmidir kaşesi, Gerçekleştirme Görevlisinin kaşesi ve imzası ile Fakülte Mührü basılarak tarayıcıda taranarak elektronik ortama aktarılır ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığına ödenmesi üzere yazılan yazı ekine eklenir. Paraf için Fakülte Sekreterine gönderilir. Fakülte Sekreterince paraflanan Elektronik Belge, Elektronik imzası için Harcama Yetkilisine (Dekan) gider. Dekan tarafından incelenen belge elektronik olarak imzalanır ve yazıyı oluşturan Muhasebe Birimine dağıtılmak üzere gider. EBYS de imzalanan evrakın üst yazısının çıktısı alınarak ıslak imzalı faturalar ve Fatura Listesi eklenerek Bilgi İşlem Daire Başkanlığına teslim edilir. Belgelerin birer nüshası Arşivde en az 10 yıl süre ile saklanır. BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞINCA ÖDENİR.

6 Süreç Kodu ve Adı: Ek Ders İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Muhasebe Revizyon No/ Tarihi / Özgür UĞRAŞ Ek Ders İşlemleri Akademik Takvim Dönem Başlangıcı Akademik Takvime göre dersler başlamadan önce gelen Rektörlük Olurlarına göre Serbest ve Emekli Öğretim Elemanlarının Sigortalı İşe Giriş Bildirgeleri elektronik ortamda verilir. Dersler başladığında ise Muhasebe Birimince, imzalı Puantaj ve ekinde Tebligatların, Bölümler bazında toplu olarak Muhasebe Birimine gönderilmesi için yazı gönderilir. Akademik Takvime göre dersler başladıktan sonra(ya da dönem içerisinde, Haftalık Ders Programında değişiklik durumunda) Öğretim Elemanları verdikleri dersleri Üniversitemiz Puantaj Bilgi Sistemine(PBS); kendilerine Program Bürosunca verilen, Dekan Yardımcısı ve Bölüm Başkanınca Onaylanmış olan Tebligattaki bilgilere uygun olarak girer. PBS den aldıkları Puantaj çıktısını sırasıyla kendileri ve Bölüm Başkanları imzaladıktan sonra Bölüm Sekreterine verirler, Bölüm Sekreterliği Bölümün Tüm Öğretim Elemanlarının imzalı puantajlarını Muhasebe Birimine Resmi Yazı ekinde gönderir. Evet İmzalı Puantajlar, Tebligatlara uygun mu? Hayır İmzalanmak üzere, toplu olarak Dekana sunulur. DÖNEM İÇERİSİNDE HER AY YAPILAN İŞLEMLER Evet Ayın son günü Personel Biriminden alınan o aya ait Akademik Personelin; rapor, izin, geçici görev vs bilgileri PBS ye girilir. Dönem Başında, Akademik Takvim ve Puantajlar (Dönem içinde münferit değişiklik durumunda da) Ödeme Belgelerine bağlanır Hayır İzleyen ayın ilk haftası içinde, PBS yöneticisi tarafından belirlenen gün içerisinde PBS den alınan Aylık Toplu Puantaj kontrol edilir ve çıktısı yazdırılır. PBS tarafından oluşturulan KBS Dosyası KBS Ek Ders Modülüne girilerek hesaplama yapılır. Hesaplama sonucunda görüntülenen Bordrodan gerekli kontroller yapılır. Hesaplama doğru mu? Evet Elektronik ortamda Onay işlemi yapılarak KBS den, her bir evraktan (Ödeme Emri, Bordro, İcmal vd) üç kopya(bir nüshası Sayıştay a gönderilmek üzere SGDB ye, bir nüshası SGDB de kalmak üzere ve bir nüshası da Fakülte Arşivinde en az 10 Yıl Saklanmak üzere) çıktı alınır. Bu çıktılar, Gerçekleştirme Görevlisi(Fak. Sekr.) ve Harcama Yetkilisince(Dekan) sırasıyla imzalanır, eklenmesi gereken Puantaj vs eklenir ve Muhasebe Birimince tasnif edilerek (iki nüshası) ayın 7 sine kadar SGDB ye teslim edilir. Hayır Üniversite Dışı Görevlendirme ile ders veren Serbest ve Emekli Öğretim Elemanlarının primleri Ayın 23 üne kadar SGK ya bildirilir ve alınan rapor, SGDB ye, ödenmesi için gönderilir. SGDB de Kontrol edilir. İşlemler doğru mu? Evet STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINCA (SGDB) MUHASEBELEŞTİRİLİR. SGK YA PRİMLER ÖDENİR.

7 Süreç Kodu ve Adı: Ön Ödeme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Muhasebe Revizyon No/ Tarihi / Özgür UĞRAŞ Ön ödemeli olarak gerçekleştirilecek iş ve işlemle ilgili bilgi ve belgenin Muhasebe Birimine ulaşması Muhasebe Biriminde düzenlenen Avans veya Kredi Mutemedi Görevlendirme Yazısı Fakülte Sekreteri tarafından Harcama Yetkilisinin Olur una sunulur. Harcama Yetkilisince incelenen görevlendirme yazısı uygun mu? Değişiklik Harcama Talimatı Muhasebe Biriminde düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur. Olur Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS) alt uygulamalarından Harcama Yönetim Sisteminde(HYS) Muhasebe İşlem Fişi (MİF) düzenlenerek çıktılarının alınması, (Elektronik Ortamda MİF in Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (SGDB) gönderilmesi) Fakülte Sekreterine (GG) ve Dekana(HY) imzaya gönderilmesi. İmzalanan ve onaylanan MİF ve eklerinin tasnif edilerek iki nüshasının (SGDB)Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (bir nüshası kendi arşivlerinde kalmak, diğer nüshasını da Sayıştay a gönderilmek üzere) teslim edilmesi. Bir nüshası da en az 10 yıl süre ile Fakülte Arşivinde bekletilir. Hayır SGDB de Kontrol edilir. İşlemler doğru mu? Evet Avans veya kredi MİF üzerinde belirtilen hesaba geçer. Harcama yapılmış olup ön ödemeli bu iş ya da işlem/satın alma gerçekleştirilir. Alımla ilgili belgeler, en geç bir ay içerisinde ödeme emri belgesine bağlanır ve Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilip "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanan belgeler, Harcama Yetkilisinin imzasından sonra tasnif edilerek SGDB ye gönderilir. SGDB MUHASE BELEŞTİRİLİR.

8 Süreç Kodu ve Adı: Maaş İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Muhasebe Revizyon No/ Tarihi / Özgür UĞRAŞ Her ayın ilk Haftası Maaş İşlemleri Yapılmaya Başlanır. -Rektörlük Personel Daire Başkanlığından gelen Terfi Listelerine göre ilgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem vb. terfi değişiklikleri, -Personelin getireceği sonuç belgelerinde görülen yabancı dil puanı, -Personelin Bildirimleri ile aile yardımı ve çocuk yardımı için bilgiler -Rektörlük Olurları ile bildirilen Nakil veya ücretsiz izne ayrılma -Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri vb.) ile ilgili belgeler Muhasebe Birimine gelir. Gelen belgeler doğrultusunda yapılması gereken değişiklikler ve işlemler KBS Maaş Ekranında elektronik ortamda ilgili hanelere girilir. KBS Maaş Hesaplama Ekranından, Maaşlar, Fakülte bazında toplu olarak hesaplatılır. Hayır Hesaplama sonucunda görüntülenen Bordrodan gerekli kontroller yapılır. Hesaplama doğru mu? Evet Elektronik ortamda Onay işlemi yapılarak KBS den, her bir evraktan (Ödeme Emri, Bordro, İcmal vd) üç kopya(bir nüshası Sayıştay a gönderilmek üzere SGDB ye, bir nüshası SGDB de kalmak üzere ve bir nüshası da Fakülte Arşivinde en az 10 Yıl Saklanmak üzere) çıktı alınır. Bu çıktılar, Gerçekleştirme Görevlisi(Fak. Sekr.) ve Harcama Yetkilisince(Dekan) sırasıyla imzalanır ve Muhasebe Birimince tasnif edilerek (iki nüshası) ayın 7 sine kadar SGDB ye teslim edilir. Hayır Muhasebeleştirme İşleminden sonra KBS den alınan Emekli Sandığı(Emsan) Verileri, her ayın 24 üne kadar Kesenek Bilgi Sistemi üzerinden SGK ya bildirilir ve alınan rapor, SGDB ye ödenmesi için gönderilir. SGDB de Kontrol edilir. İşlemler doğru mu? Evet STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINCA (SGDB) MUHASEBELEŞTİRİLİR. SGK YA KESENEKLER ÖDENİR.

9 Süreç Kodu ve Adı: Ön Ödeme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Muhasebe Revizyon No/ Tarihi / Özgür UĞRAŞ Ön ödemeli olarak gerçekleştirilecek iş ve işlemle ilgili bilgi ve belgenin Muhasebe Birimine ulaşması Muhasebe Biriminde düzenlenen Avans veya Kredi Mutemedi Görevlendirme Yazısı Fakülte Sekreteri tarafından Harcama Yetkilisinin Olur una sunulur. Harcama Yetkilisince incelenen görevlendirme yazısı uygun mu? Değişiklik Harcama Talimatı Muhasebe Biriminde düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur. Olur Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS) alt uygulamalarından Harcama Yönetim Sisteminde(HYS) Muhasebe İşlem Fişi (MİF) düzenlenerek çıktılarının alınması, (Elektronik Ortamda MİF in Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (SGDB) gönderilmesi) Fakülte Sekreterine (GG) ve Dekana(HY) imzaya gönderilmesi. İmzalanan ve onaylanan MİF ve eklerinin tasnif edilerek iki nüshasının (SGDB)Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (bir nüshası kendi arşivlerinde kalmak, diğer nüshasını da Sayıştay a gönderilmek üzere) teslim edilmesi. Bir nüshası da en az 10 yıl süre ile Fakülte Arşivinde bekletilir. Hayır SGDB de Kontrol edilir. İşlemler doğru mu? Evet Avans veya kredi MİF üzerinde belirtilen hesaba geçer. Harcama yapılmış olup ön ödemeli bu iş ya da işlem/satın alma gerçekleştirilir. Alımla ilgili belgeler, en geç bir ay içerisinde ödeme emri belgesine bağlanır ve Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilip "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanan belgeler, Harcama Yetkilisinin imzasından sonra tasnif edilerek SGDB ye gönderilir. SGDB MUHASE BELEŞTİRİLİR.

10 Süreç Kodu ve Adı: Yolluk Ödeme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Muhasebe Revizyon No/ Tarihi / Özgür UĞRAŞ Rektörlükten gelen Yurtiçi veya Yurtdışı Geçici Görevlendirme Oluru ve ekinde Fakülte Yönetim Kurulu Kararının Muhasebe Birimine Ulaşması Belirtilen tarihler arasında görevine gidip gelen personelin, yolculuk ve görevle ilgili gider makbuzu, fatura, elektronik yolcu bileti, fiş vd. belgeleri Muhasebe Birimine teslim etmesi ve bu bilgiler doğrultusunda Yolluk Bildiriminin düzenlenerek personelin kendisi ve Fakülte Sekreteri tarafından imzalanması Yolluk Bildiriminde belirtilen Tutar üzerinden Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi(KBS) alt uygulamalarından Harcama Yönetim Sisteminde(HYS) Ödeme Emri Belgesinin(ÖEB) düzenlenerek çıktılarının alınması, (Elektronik Ortamda ÖEB nin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (SGDB) gönderilmesi) Fakülte Sekreterine (GG) gönderilmesi. Düzeltme Kendisine ekleriyle birlikte ulaşan Ödeme Emri Belgesini Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür şerhi ile imzalayan Gerçekleştirme Görevlisi(Fakülte Sekreteri) Ön Mali Kontrolü gerçekleştirir. Uygun mu? Uygundur Gerçekleştirme Görevlisince imzalanan belgelerin Harcama Yetkilisince (Dekan) imzalanması ve Muhasebe Birimine intikali. İmzalanan ve onaylanan Ödeme Emri Belgesi ve eklerinin tasnif edilerek iki nüshasının (SGDB)Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına (bir nüshası kendi arşivlerinde kalmak, diğer nüshasını da Sayıştay a gönderilmek üzere) teslim edilmesi. Bir nüshası da en az 10 yıl süre ile Fakülte Arşivinde bekletilir. Düzeltme SGDB de Kontrol edilir. İşlemler doğru mu? Düzeltme Evet SGDB MUHASEBELEŞTİRİLİR. ÖDEME EMRİ BELGESİNDE NET ÖDENECEK TUTAR İLGİLİNİN HESABINA GEÇER.

11 Süreç Kodu ve Adı: Öğrenci Belgesi Transkript Belgesi Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Öğrenci, Öğrenci Belgesi Yada Transkript Belgesi Almak Üzere Öğrenci İşleri Birimine Yazılı (dilekçe) Belge ile Başvurur. Öğrenci Belgesi Verilmez Hayır Öğrencilik durumu devam ediyor mu? Evet Öğrenci İşleri Birimince Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Öğrenci Belgesi ya da Transkript Çıkartılır. Kontrolünü Yapar, Parafını Atar. Fakülte Sekreterine İmzaya Sunar. Fakülte Sekreteri Belgeyi İmzalar. Fakülte Sekreterliği Öğrenci Belgesini Mühürler. Belge Öğrenciye Teslim Edilir.

12 Süreç Kodu ve Adı: Danışman Belirleme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yeter ALTUN Eğitim-öğretim başlamadan önce tüm bölüm başkanlıklarına danışmanlarını belirlemeleri için yazı yazılır. Ders Programları gözden geçirilerek sınıf ve atölyeler verilir ve ilan edilir.

13 Süreç Kodu ve Adı: Lisans Kayıt İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından Fakültemiz bölümlerini kazanan öğrencilerin isimleri,kayıt dosyaları, kayıt tarihlerini belirten yazı Fakültemiz Dekanlığına gelir. Kayıtlarda görev alacak akademik ve idari personel belirlenerek ilgili kişilere yazı ile bildirilir Birimimiz ve görevli personel ile kayıtları belirlenen tarihlerinde tamamlanır. Öğrenci kimlikleri kayıt yaptırılan öğrencilere dağıtılır Kayıt yaptıran öğrencilerimizin dosyaları, kayıt listeleri, kayıt yapan görevli personel listesi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına teslim edilir

14 Süreç Kodu ve Adı: Lisans Kayıt İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından Fakültemiz bölümlerini kazanan öğrencilerin isimleri,kayıt dosyaları, kayıt tarihlerini belirten yazı Fakültemiz Dekanlığına gelir. Kayıtlarda görev alacak akademik ve idari personel belirlenerek ilgili kişilere yazı ile bildirilir Birimimiz ve görevli personel ile kayıtları belirlenen tarihlerinde tamamlanır. Öğrenci kimlikleri kayıt yaptırılan öğrencilere dağıtılır Kayıt yaptıran öğrencilerimizin dosyaları, kayıt listeleri, kayıt yapan görevli personel listesi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığına teslim edilir

15 Süreç Kodu ve Adı: Sınav Sonuçlarına İtiraz İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Her sınavın sonuç ve belgeleri o sınav tarihinden itibaren en geç 15 (onbeş) gün içinde Dekanlığa teslim edilir ve ilan edilir Öğrencinin vermiş olduğu dilekçe ilgili bölüm başkanlığına yazılır ve öğrenci dilekçesi bölüm komisyonu üyeleri inceler 10 (on) gün içinde Dekanlığımıza yazı ile bildirilir Bölüm başkanlığından gelen görüşü Fakülte Yönetim Kurulundan onay alınarak Merkez Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Dekanlık yazısı ile bildirilir

16 Süreç Kodu ve Adı: Dikey Geçiş Ders Muafiyeti ve İntibak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Muafiyet ve intibak yapılacak işlemleri Muafiyet dilekçeleri, transkript ve ders içerikleri evrak kayıt bürosuna verilir Dilekçe, Transkript ve Ders İçerik Belgeleri Evrak kayıt bürosundan kaydı yapılan belgeler öğrenci işleri birimine gelir Öğrencinin dilekçe, transkript ve ders içerikleri

17 Süreç Kodu ve Adı: Dikey Geçiş Ders Muafiyeti ve İntibak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yeter ALTUN İlgili Bölüm Başkanlıklarına ekleriyle beraber gönderilir İlgili Bölüm Başkanlıklarının komisyon oluşturması Öğrenci dersten muaf tutulması için İntibak dilekçesi verir Öğrenci dilekçesi, transkript ve ders içeriklerinin Bölüm komisyonunca incelenmesi Muaf tutulan derslerin seçilip

18 Süreç Kodu ve Adı: Dikey Geçiş Ders Muafiyeti ve İntibak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yeter ALTUN Öğrencinin muaf tutularak kaçıncı yıla intibakının uygun görüldüğünün belirten Bölüm Başkanlık yazısı Bölüm Başkanlığının muafiyet ve intibak yazısı tekrar öğrenci işleri birimine gelir Öğrenci İşleri birimi Bölüm Başkanlığından gelen evrakları Yönetim kuruluna sunar Bölüm Başkanlığının muafiyet ve intibak yazısı ile ekleri Yönetim Kuruluna sunar

19 Süreç Kodu ve Adı: Dikey Geçiş Ders Muafiyeti ve İntibak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yeter ALTUN Fakülte Yönetim Kurulu nda ders muafiyeti ve intibak yazıları ve ekleri görüşülür. Yönetim Kurulu Kararı belli olduktan sonra Öğrenci muafiyetleri ve belgeleri öğrenci işleri birimine teslim edilir Muafiyet, İntibak Yazıları ve Ekleri Öğrenci İşleri Birimi kesinleşen Yönetim Kurulu Kararını yazar

20 Süreç Kodu ve Adı: Dikey Geçiş Ders Muafiyeti ve İntibak İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yeter ALTUN Yazılan Yönetim Kurulu Kararı Fakülte Sekreterliği tarafından onaylanır Daha sonra Yönetim Kurulu Kararı ve öğrenci muafiyet belgeleri Öğrenci İşleri birimince resmi yazıyla Dekanlık Makamına sunulur Dekanlık Makamınca onaylanan resmi yazı ve belgeler Fakülte Yönetim Kurulu Kararı, ders muafiyet belgeleri ve intibak yazısı Resmi Yazı, Yönetim Kurulu Kararı, Ders Muafiyet Belgeleri ve İntibak Yazısı sunulur ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

21 Süreç Kodu ve Adı: Kayıt Dondurma İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Öğrenci kayıt dondurma dilekçesi Öğrenci İşleri Daire Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı üst yazı ile Fakültemiz Öğrenci İşlerine Bildirir Öğrenci İşleri Öğrencinin Dilekçesini Fakülte Yönetim Kuruluna Sunar Haklı Ve Geçerli Nedenler Kapsamında Yönetim Kurulu Dilekçeyi İnceler Sonuç Fakülte Yönetim Kurulu Kararı İle Açıklanır Olumlu Ya da Olumsuz Sonuç Öğrenciye Bildirilir Sonuç Olumlu Mu? HAYIR Kayıt Dondurma Talebi Reddedildi EVET Öğrenciye Bildirilir Öğrencinin kayıt dondurma ilgili kararı üst yazı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

22 Süreç Kodu ve Adı: Kayıt Silme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Öğrencinin yazılı (dilekçesi) Belgesi talebi Öğrenci İlişik Kesme Belgesini İlgili Birimlere Onaylatır. (Sağlık-Kültür, Mediko, Kütüphane, Danışman ve Bölüm Başkanlığı) Öğrenci İşleri Birimince Öğrencinin Kayıt Sildirme İsteği Yönetim Kuruluna Sunulur. Öğrencinin İsteği Fakülte Yönetim Kurulunca Karar Verilir. İlişiği Var mı? EVET Kayıt Silme İşlemi Gerçekleşmez. HAYIR Öğrencinin İlişiği Kesilir ve Üst Yazı İle Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Gönderilir.

23 Süreç Kodu ve Adı: Kısmi Zamanlı Çalışan Öğrenciler Süreç Sahibi Birim: Öğrenci İşleri Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığından Bahar ve Güz Dönemi için yazı geliyor Her bölümden kısmi zamanlı öğrenciden sorumlu kişilerin belirlenmesi Kısmi zamanlı öğrenciden sorumlu bölüm öğretim elemanlarından imza çizelgelerinin toplanması İmza çizelgelerine göre her bir öğrenci için puantajın hazırlanması Puantajın Dekan, Dekan Yardımcısı yada Fakülte Sekreterine imzalatılması Puantaj ve imza çizelgelerinin öğrenci işleri birimine teslim edilmesi

24 Süreç Kodu ve Adı: Öğrenci Belgesi Transkript Belgesi Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Öğrenci, Öğrenci Belgesi Yada Transkript Belgesi Almak Üzere Öğrenci İşleri Birimine Yazılı (dilekçe) Belge ile Başvurur. Öğrenci Belgesi Verilmez Hayır Öğrencilik durumu devam ediyor mu? Evet Öğrenci İşleri Birimince Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Öğrenci Belgesi ya da Transkript Çıkartılır. Kontrolünü Yapar, Parafını Atar. Fakülte Sekreterine İmzaya Sunar. Fakülte Sekreteri Belgeyi İmzalar. Fakülte Sekreterliği Öğrenci Belgesini Mühürler. Belge Öğrenciye Teslim Edilir.

25 Süreç Kodu ve Adı: Öğrenci Disiplin Soruşturması Süreç Sahibi Birim: Öğr. İşl. Revizyon No/ Tarihi / Yeter ALTUN Şikâyet Sahibi Şikâyetini bildiren Bir Dilekçeyi varsa ekleri ile birlikte yazarak Bölüm Başkanlığına başvuruda bulunur. HAYIR İŞLEM Talep Bölüm Başkanlığınca uygun görüldü EVET İŞLEM SONU HAYIR Talep Fakülte Sekreterliğince uygun görüldü mü? Dekanlık makamı soruşturmacı EVET atar İŞLEM SONU HAYIR Soruşturmacı soruşturmayı süresi içinde EVET Dekanlık Makamına sunar Dekanlık Dosyanın incelenmesi için Disiplin Kuruluna sunar. Disiplin Kurulu soruşturma dosyasını ilişkin incelemeyi yaparak raporunu müdürlüğe sunar Üst Disiplin Kurulu Kararı Öğrenci İleri Daire Başkanlığına gönderilir

26 Süreç Kodu ve Adı: Disiplin Soruşturması İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Personel Bürosu Revizyon No/ Tarihi 221 / Bünyamin TEMEL Yazılı şikayet üzerine, Dekanlığın Soruşturmacı Görevlendirilmesi Şikayetci ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Tarafların Olay Üzerinde Soruşturulması Soruşturmacının Kararı Kararın Dekanlığa Bildirilmesi Disiplin Kurulunun Toplanması Disiplin Kurulu Kararı Kararın; ilgiliye ve Rektörlüğe bildirilmesi

27 Süreç Kodu ve Adı: Görevden Ayrılma İşlemleri (nakil, emeklilik, istifa ) Süreç Sahibi Birim: Personel İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Bünyamin TEMEL Akademik veya İdari personel evrak kayıt bürosuna görevden ayrılma dilekçesi verir Fakülte Personel Bürosu Personel Daire Başkanlığına görüş sorar Personel Daire Başkanlığının kararı Red Kararın uygun olmaması halinde ilgiliye gerekçesi ile birlikte bilgi verilir Personel Daire Başkanlığının uygundur yazısı ile görevden ayrılış işlemlerinin personel ve muhasebe birimlerinin tarafından yapılması(sgk ayrılış bildirgesi, personel nakil bildirimi) Gerekli işlemlerin yapılmasından sonra Rektörlük Personel Dairesi Başkanlığına üst yazı ile ekte gerekli belgelerin gönderilmesi PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

28 Süreç Kodu ve Adı: İzin İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Personel İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yüksel ÇAYIRLI İzin almak isteyen personel, personel işleri birimine müracaat ederek izin formu doldurur Akademik Personel Personel birimince kayıtlardan izni olup olmadığı kontrol edilir İdari Personel Bölüm Başkanının imzasına sunulur Red Red Fakülte Sekreterliğine imzaya sunulur Kişiye gerekçesiyle bilgi verilir Uygundur Uygundur İzin formu imzalandıktan sonra evrak-kayıt bürosuna teslim edilir Evrak-kayıt bürosundan kayıt altına alındıktan sonra Dekanlık Makamına imzaya sunulur İlgili kişiye ebys sisteminde gerekçesiyle birlikte bildirim yapılır Red Dekan Onay Personel Bürosu tarafından evrak teslim alınır İlgili dosyaya kaldırılır

29 Süreç Kodu ve Adı: Yurtdışı Geçici Görevlendirme Süreç Sahibi Birim: Personel İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yüksel ÇAYIRLI Bölümden üst yazı ile birlikte dilekçe ve davet yazısı ile beraber görevlendirme tekliflerinin personel birimine gelmesi Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınır İlgili evraklar ve Yönetim Kurulu Kararı Rektörlüğe sunulur Uygun değil Uygundur İlgili kişiye ebys sisteminde bildirim yapılır Rektörlük onay yazısının ebys sisteminden personel birimine gelmesi Personel Birimine gelen onay yazıları ilgili kişilere iletilir İlgili dosyaya kaldırılır

30 Süreç Kodu ve Adı: Yurtiçi Geçici Görevlendirme Süreç Sahibi Birim: Personel İşleri Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Yüksel ÇAYIRLI Bölümden üst yazı ile birlikte dilekçe ve davet yazısı ile beraber görevlendirme tekliflerinin personel birimine gelmesi E Teklif yollukluyevmiyeli mi? H Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınır Teklif bir haftayı geçiyor mu? İlgili evraklar ve Yönetim Kurulu Kararı Rektörlüğe sunulur E Rektörlüğe sunulur H Rektörlük onayı Red İlgili kişiye ebys sisteminde bildirim yapılır Red Dekanlık yetkisinde olduğu için onay Rektörlük onay yazısının ebys sisteminden personel birimine gelmesi Personel Birimine gelen onay yazıları ilgili kişilere iletilir İlgili dosyaya kaldırılır

31 Süreç Kodu ve Adı: Ders Programlarının Hazırlanması-91.1 Süreç Sahibi Birim: Program Bürosu Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Ceylan TORAMAN Bölüm Başkanlıklarına gönderilen yazı ile ders programları ve öğretim elemanı talep edilecek dersler istenir. Bölüm Başkanlıkları ders programları, ders dağılımları, öğretim elemanı ders tebligatları ve öğretim elemanı taleplerini bildirirler Ders Programları gözden geçirilerek sınıf ve atölyeler verilir ve ilan edilir. Öğretim elemanı ders tebligatları kontrol edilerek ilgili dekan yardımcısına imzaya sunulur ve Bölüm Başkanlıklarına teslim edilir. Dekan Yardımcısı Onay Öğretim elemanı talep edilecek dersler Yönetim Kuruna sunulur ve Yönetim Kurulu Kararı alınır. Alınan Yönetim Kurulu Kararı Rektörlük Makamına sunulmak üzere üst yazısı hazırlanır. Paraflanmak üzere Fakülte Sekreteri ve ilgili Dekan Yardımcısına iletilir. Paraflanan evrak onaylanmak üzere Dekanlık Makamına İletilir. Dekan Onay Rektörlük Makamına iletilmek üzere evrakın dağıtımı yapılır. İlgili dosyasına kaldırılır.

32 Süreç Kodu ve Adı: Diğer görevlendirmeler (2547 sayılı Kanunun 40/a,b,d 31. maddesine göre görevlendirmeler) Süreç Sahibi Birim: Program Bürosu Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Ceylan TORAMAN Rektörlük Makamından gelen birimlere ilişkin öğretim elmanı talep yazısı alınır. İlgili Bölüm Başkanlıklarına talep bildirilir ve görüş istenir. -Görüş olumsuz ise -Görüş Olumlu ise Olumsuz görüş Rektörlük Makamına iletilir. Olumlu görüşe istinaden Yönetim Kurulu Kararı Rektörlük Makamına sunulmak üzere üst yazısı hazırlanır. Paraflanmak üzere Fakülte Sekreteri ve ilgili Dekan Yardımcısına iletilir. Paraflanan evrak onaylanmak üzere Dekanlık Makamına iletilir. Dekan Onay Rektörlük Makamına iletilmek üzere evrakın dağıtımı yapılır. İlgili dosyasına kaldırılır.

33 Süreç Kodu ve Adı: Sınav Programlarının hazırlanışı ve ilanı Gözetmenlik Görevlerinin Belirlenmesi ve İlanı Süreç Sahibi Birim: Program Bürosu Revizyon No/ Tarihi 0.0 / Ceylan TORAMAN Akademik Takvimde belirlenen sınav tarihinden 1,5 ay önce taslak sınav programı hazırlanır. Taslak sınav programı Bölüm Başkanlıklarına gönderilir. Bölüm Başkanlıkları dersi veren öğretim elemanlarına kontrol ettirerek, gerekli düzeltmeleri tarafımıza bildirir. Talep edilen düzeltmeler yapılır ve son hali web sayfasıpano duyurusu olarak ilan edilir. Dersi veren öğretim elemanlarının sınav tebligatları hazırlanarak ilgili dekan yardımcısına imzaya sunulur. Dekan Yardımcısı Onay İmzalanan tebligatlar Bölüm Başkanlıklarına gönderilir. Gözetmenlik ve Koordinatörlük Görevleri hazırlanarak ilgili dekan yardımcısına imzaya sunulur Dekan Yardımcısı Onay İmzalanan görevlendirme tebligatları Bölüm Başkanlıklarına gönderilir. İlgili dosyasına kaldırılır.

34 Süreç Kodu ve Adı: Hurdaya Ayırma İşlemleri Süreç Sahibi Birim:Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY Hurdaya Ayırma İşlemi (Ekonomik ömrünü tamamlamış, kullanılmaz durumdaki taşınırlar için hurdaya ayırma işlemi yapılır) Harcama Yetkilisi -Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi -Hurda Komisyonu -İmha Komisyonu Hurdaya Ayrılacak Taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı Harcama Yetkilisi (Dekan) Üst Yönetici (Rektör) Hurdaya ayrılan taşınırlar - Üniversitemiz hurda birimine -Makine Kimya endüstrisi Kurumuna teslim edilir -İmhalık olanlar uygun şekilde imha edilir. Taşınır İşlem Fişi

35 Süreç Kodu ve Adı: Satınalma Yolu İle Malzeme Giriş İşlemleri Süreç Sahibi Birim:Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY Satın Alma onaylı sipariş fişi ile sayılarak teslim alınır. Muayene Kabul Komisyonu malzemelerin teknik şartnameye uygunluğunu kontrol eder. UYGUN Malzeme şartnameye uygun mu? UYGUN DEĞİL Malzeme Şartnameye uygun olması halinde Satın Alma Giriş Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. (3 Nüsha) Malzemelerin şartnameye uygun olmaması durumunda gerekçesi ile Satın Alma birimine gönderilerek firmaya iade edilmesi istenir Düzenlenen TİF ler ilgili birimlere gönderilir.1 adet TİF birinde kalır. 3 adet TİF satın alma birimine gönderilir.

36 Süreç Kodu ve Adı: Devir Yolu Malzeme Girişi İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY Birim Taşınır İstek Belgesi düzenler. İlgili Harcama Yetkilisi onayı ile talep eder. Hayır ee Evet İstek kabul edildi mi? Mevcut stoklardaki malzemeler kontrol edilir. İstek karşılanmıyorsa birime iade edilir Devir eden birim Taşınır Devir Çıkış İşlem Fişi düzenler. TİF 3 nüsha olarak hazırlanır. Düzenlenen TİF ilgili birime gönderilir. 1 adet TİF çıkışı yapan birime gönderilir. 1 adet TİF birimde kalır Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından Muhasebeleştirme işlemi yapılır. Teslim alan birim Taşınır Devir Giriş işlem fişi düzenler. 3 nüsha düzenlenir 1 adeti Çıkış yapan birime gönderilir.

37 Süreç Kodu ve Adı: Tüketim Çıkışı İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY İlgili birimler KBS'den Taşınır İstek Belgesi hazırlayarak Taşınır Kayıt birimine istek yaparlar, Hayır Evet İstek kabul edildi mi? Mevcut stoklardaki malzemeler kontrol edilir. İstek karşılanmıyorsa birime iade edilir Taşınır İşlem Fişi ( Tüketim Çıkış) düzenlenir. Talepler Kbs sistemine girilir.talep karşılanır. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi tarafından çıkış kaydı Kbs sisteminden yapılır Tüketim Çıkış Raporları 3 aylık dönemler halinde Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak SGDB na gönderilir

38 Süreç Kodu ve Adı: Devir Yolu İle Malzeme Çıkış İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY Birim Taşınır İstek Belgesi düzenler. Hayır Evet İstek kabul edildi mi? Talep edilen malın ilgili birimce uygun görülmemesi halinde istek belgesi iade edilir. Devir eden birim Taşınır Devir Çıkış İşlem Fişi düzenler. TİF 3 nüsha olarak hazırlanır. Düzenlenen TİF ilgili birime gönderilir. 1 adet TİF çıkışı yapan birime gönderilir. 1 adet TİF birimde kalır Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından Muhasebeleştirme işlemi yapılır. Teslim alan birim Taşınır Devir Giriş işlem fişi düzenler. 3 nüsha düzenlenir 1 adeti Çıkış yapan birime gönderilir.

39 Süreç Kodu ve Adı: Sayım ve Devir İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY Taşınırların Sayım İşlemleri Yıl sonunda yapılır. Harcama Yetkilisin istediği zamanda yapılır.sayım Komisyonu kurularak yapılır Evet Hayır Sayım Komisyonu tarafından yapılan sayımlar ile ambar sonuçları tutuyor mu? Tutanaklar Komisyon tarafından imzalanır Fazla Sayım Sonunda Eksik İlgili Komisyon tarafından tutanakla tespit edilir. Sayım fazlası olarak kayıtlara alınır. Kamu Zararının Tahsiline İlişkin usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik esasları uygulanır. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesab Cetveli, Taşınır Sayım Döküm Cetveli ve Sayım Tutanağı Hazırlanır

40 Süreç Kodu ve Adı: Yıl Sonu İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0/ Ayhan ÖZAY Kamu Hesapları Bilgi Sistemi Taşınır Kayıt ve Yönetim sistemi Taşınır Hesap Cetvelleri Hazırlanır. 1-Yıl sonu sayım tutanağı 2- Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelleri 3- Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesap Cetveli 4- Yıl sonu itibari ile düzenlenen en son TİF numarası Harcama Yetkilisi (Dekan) Sayım Komisyonu Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi İlgili belgelerden 3 nüsha alınır. 1 nüsha Harcama Biriminde kalır istendiği taktirde 1 nüshası SGDB na ve 1 nüshası Sayıştay a gönderilmek üzere Birimde saklanır.

41 Süreç Kodu ve Adı: Zimmetten Düşme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0 / Ayhan ÖZAY Kişinin Zimmetindeki Malzemeler Kontrol edilir. Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi malzemeyi sayarak ve kontrol ederek teslim alır. Hayır Evet Malzeme eksik mi? Zimmet Fişi (Düşme) düzenlenir. Değer Tespit Komisyonu tarafından Rayiç Bedeli tespit edilir. Kamu Zararının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Esasları uygulanır.

42 Süreç Kodu ve Adı: Zimmet Verme İşlemleri Süreç Sahibi Birim: Taşınır Kayıt Revizyon No/ Tarihi 1.0 / Ayhan ÖZAY Birim Personeli adına Taşınır İstek Fişi düzenler. Birim yöneticisine sunar İstek Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisine gönderilir. Hayır Evet İstek kabul edildi mi? Zimmet Kaydı yapılmaz. Yönetici onayı yoksa istek reddedilir. KBS sisteminden Zimmet Fişi düzenlenir.(2 nüsha) Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından sicil numaraları ile KBS sisteminden çıkış yapılır Zimmet fişi teslim alan kişi veya birim tarafından imzalanır