İŞ AKIŞ ŞEMASI. Programlarının Hazırlanması SORUMLU SÜREÇ

Transkript

1 Yıllık Lisans Ders Programlarının azırlanması Rektörlük öğrenci işleri daire başkanlığı tarafından eğitim-öğretim yılı program değişiklikleri talep edilir. Gelen yazı bölüm/anabilim dallarına gönderilir. Ders değişikliği (ders açma, ders kapatma, ulusal ve akts kredi değişikliği, vb.) istenilen formata uygun olarak gelen formlar üzerinde gösterilir ve ilgili birime gönderilir. Gelen formlar kontrol edilir. Formlar istenilen formata uygun mu? Bölüm/anabilim dallarına gönderilerek düzeltilmesi talep edilir. ğitim komisyonuna sunulur. ğitim Komisyonu Bölüm/anabilim dallarına gönderilerek eksiklerin tamamlanması talep edilir. Fakülte Kuruluna sunulması uygun mu? Fakülte Program kurulu birimine kararı gönderilerek alınarak formlar fakülte öğrenci kuruluna işleri sunulması daire başkanlığına istenilir. gönderilir. Fakülte kurulu kararı ile birlikte formlar üst yazı ile öğrenci işleri daire başkanlığına gönderilir.

2 Bologna lisans program ve ders bilgi eksikliklerinin tamamlanmasına yardımcı olunması. Rektörlük bologna birimi tarafından bologna program ve ders bilgilerindeki eksikliklerin tamamlanması talebi. Gelen yazı bölüm/anabilim dallarına gönderilir. Sistemin açık olduğu tarih aralığında bologna program bilgisi veri girişleri birim başkanları tarafından, ders bilgisi veri girişleri ise dersi veren öğretim elemanları tarafından yapılır. erhangi bir sistemsel sıkıntı yaşandığı zaman ilgili birime sorun iletilir. Bölüm/anabilim dallarından gelen bu sorun rektörlük bologna birimine iletilir. Sorunun çözülmesi sonucu ilgili bölüm/anabilim dalı haberdar edilerek veri girişlerinin tamamlanması talep edilir.

3 Güz/Bahar Yarıyılı Ders Kataloglarının hazırlanması Rektörlük öğrenci işleri daire başkanlığı tarafından eğitim-öğretim yılı güz/bahar yarıyılı ders bilgilerinin sisteme işlenmesi talebi Gelen yazı bölüm/anabilim dallarına gönderilir. Derslerin hangi sınıfta hangi gün ve saatte kim tarafından verileceği, bölümlere verilen kontenjan bilgileri katalog üzerinde hazırlanarak gönderilir ve öğrenci bilgi sisteminde veri girişleri yapılır. Gelen katalog bilgilerinin öğrenci bilgi sistemine girilip girilmediği kontrol edilir. Bilgiler sisteme eksiksiz olarak girilmiş mi? Bölüm/anabilim dallarından eksiklerin giderilmesi talep edilir. Öğrenci işleri daire başkanlığına veri girişlerinin tamamlandığı bildirilir.

4 İnteraktif Kayıtlarda Yaşanan Sorunların Çözümü Öğrenci Danışmanları Öğrencilerin interaktif kayıtlar esnasında ders seçmelerinde yaşadıkları sorunları danışmanlar birimimize iletir. İnteraktif kayıtlarda yaşanan sorunun kaynağı araştırılır. Sistemsel olup olmadığına bakılır. Senatoya sunulan tablolar ile müfredatlar karşılaştırılır. Sorun sistem kaynaklı mı? Ders açmalardan kaynaklı, veya öğrencinin müfredatıyla alakalı durum olduğu bilgisi ve yapılması gerekenler öğrenci danışmanlarına bildirilir. Sorun öğrenci işleri daire başkanlığına iletilir. Sorunun çözüldüğü bilgisi geldiğinde ilgili danışman aranarak öğrencinin ders seçme işlemini yapabileceği bildirilir.

5 Dersi veren öğretim elemanı değişikliği Öğretim elemanının emekli olması, yurt dışına çıkması, ders yükünün fazlalığı vb. durumlarda derslerin dağılımı yapılıp dekanlığa gönderilir. Gelen yazı yönetim kuruluna sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu Ders dağılımı uygun mu? Gerekçeleri bölüm/anabilim dalına iletilir. Fakülte Yönetim Kurulu Yönetim kurulu uygun olduğuna dair karar alır. Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda sistemden dersi veren öğretim elemanı değişikliğinin yapılabileceği bölüm/anabilim dalına bildirilir.

6 İŞ AKIŞ ŞMASI Dersin şubelere ayrılması Dersi seçen öğrenci sayısının derslik kapasitesinden çok daha fazla olması ve farklı bölümlere verilmesi nedeniyle ilgili dersin şubelere ayrılması yazı ile talep edilir. Gelen yazı yönetim kuruluna sunulur. Fakülte Yönetim Kurulu Öğrenci sayısı derslik kapasitesinden fazla mı? şubelere ayrılması uygun mu? Gerekçeleri bölüm/anabilim dalına iletilir. Fakülte Yönetim Kurulu Yönetim kurulu uygun olduğuna dair karar alır. Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda bölüm/anabilim dalına sistemden dersin şubelere ayrılabileceği bildirilir.

7 Öğrenci Bilgi Sistemine öğretim elemanı tanımlanması Bölüm/anabilim dalına kadrolu veya geçici görevlendirme ile gelen öğretim elemanının öğrenci bilgi sistemine tanımlanması yazı ile talep edilir. Gelen yazı öğrenci işleri daire başkanlığına üst yazı ile gönderilir. Öğretim elemanının sisteme tanımlanması ile kendisine şifre verilerek sisteme girmesi sağlanılır.

8 Bölüm/Anabilim Dalında Öğrenci Bilgi Sisteminde lisans ders açma yetkisi Bölüm/anabilim dalında lisans derslerinin veri girişlerinin sistem üzerinden kimin tarafından yapılacağı yazı ile bildirilir. Gelen yazı üst yazı ile öğrenci işleri daire başkanlığına gönderilerek ilgili öğretim elemanına sistemden lisans ders açma yetkisi verilmesi talep edilir. Sitemden ders açma yetkisi verildiği bilgisi ilgi bölüm/anabilim dalına iletilir.

9 İŞ AKIŞ ŞMASI Bölüm/Anabilim Dalı Başkanı değiştiğinde sistem yetkisi değişikliği Personel biriminden ara ara bölüm/anabilim dalı başkanlıkları listesi alınarak eski listeler ile karşılaştırma yapılır. Bölüm/anabilim dalı başkanlıklarındaki değişiklikler öğrenci işleri daire başkanlığına ve bologna birimine iletilerek sistemsel yetki güncellemelerinin yapılması talep edilir.