3.7 İŞ AKIŞ ŞEMALARI Gelen Evrak İş Akış Şeması

Transkript

1 3.7 İŞ AKIŞ ŞEMALARI Gelen Evrak İş Akış Şeması Harici evrak Evrakın posta veya elden Dekan lığa gelmesi Evrakın fakülte içinden veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili evrak İ.F. Birimlerini ilgilendiriyor mu? Şef tarafından evrakın kayda sokulması ilgili konu bazında tasnifi Sayı ve dosya numarası verilmesi Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade edilmesi İ-ŞM Evrakın Fakülte Sekteri tarafından kontrolu P-FS Evrakın ilgili Dekan veya yardımcılarına gönderilmesi Evrakın Dekan veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime verilmesi H-D, DY İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması Dahili zimmet defteri Sayfa 1 / 1

2 3.7.2 Giden Evrak İş Akış Şeması Giden evrakın hazırlanması Evrakın şef tarafından kontrolu K-Ş Evrakın gönderilmesi için gerekli işlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi MF Birimlerini ilgilendiriyor mu? Fakülte birimlerine gidecek evrak listesinin oluşturulması Evrakın ilgili Fakültet birimine listeye alınan imza karşılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri Harici evrak listesinin oluşturulması Evrakın Üniversite Genel Evrak a listeye alınan imza karşılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri

3 3.7.3 Doğrudan Temin İle Satın Alma İş Akış Şeması Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi K-FS Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ödenek var mı? Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İ-D/DY İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi İ-D/DY Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması İ-D/DY Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale Onay Belgesi İ-D/DY İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması A

4 A 2.tekliflerin alınması için piyasa fiyat araştırmasının yapılması SGB.net üzerinden Piyasa fiyat araştırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının, Fiyat Araştırma Komisyonu tarafından onaylanması İ-FS En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi K-D/DY Muayene kabul komisyonun kurulması İ-D/DY Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması K-FS Mallar alım için uygun mu? Fatura ile malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması İ-FS Tutanak tutularak malların ambara girişinin sağlanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi İ-D/DY

5 3.7.4 Arşiv İş Akış Şeması İlgili birimlerden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik Dekanlığa gelmesi Şef tarafından ön inceleme ve ilgili personele havale yapılması K-Ş Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart DosyaPlanı) yönünden incelenmesi K-PR Arşivlenmesi uygun mu? İlgili birime iade edilmesi E v e t Şefe teslim edilmesi Arşivlik malzemenin içeriğine ilişkin dökümün ilgili birim ile karşılıklı olarak imzalanması P-Ş Şube Müdürü tarafından gizlilik kontrolünün yapılması K-Ş Dekan Onayı İş Akışı O-D İlgili personele sevk edilmesi Arşive kaldırılması

6 3.7.5 Ders Telafisi Alt Süreç Akış Şeması Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ilgili Bölüm sekreterliğinden DERS TELAFİ FORMU alır Yapılmayan derslerin telafi edileceği tarih, yer ve saati belirtilerek, form imzalanır Bölüm sekreterliğe teslim edilir veya elektronik ortamda gönderilir Kayda alınan telafi talebi Bölüm Başkanı tarafından incelenir Talep Uygun mu? Bölüm sekreteri, öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek şekilde mevcut programı da bozmadan uygun olan boş gün ve saatlere telafi derslerini yerleştirir Telafi dersi aynı hafta içersinde mi yapıldı? İlgili öğretim elemanına telafi talebinin uygun görülmeme nedeni yazı ile bildirilir. Telafi ders programı Bölüm Başkanı tarafından imzalanır form dilekçe ve ekleri Dekanlığa gönderilir. Telafi talebi Fakülte Yönetim Kurulunda görüşülür Ek ders ücreti ödemesinde normal süreç devam eder Kararın bir örneği bölüme gönderilir. Ek ders ücreti ödemek üzere FYK kararının bir örneği ve diğer belgeler Tahakkuk Birimine gönderilir Telafi yapılsa dahi kanuni sınır aşan kısım için ek ders ücreti ödenmez Dersi alan öğrencilerin bu değişiklikten haberdar edilmesi için, telafi programı en az bir hafta öncesinden öğrenci panolara asılır ilgili öğretim elemanı tarafından Yüksekokul veya kişisel web sayfasında yayınlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır. Telafi dersi ile öğretim elemanının haftalık ders yükü toplamı kanuni sınırları aşıyor mu? Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır Her hafta içi normal öğretimde 20 ikinci öğretimde 10 saat dolana kadar ek ders ücreti ödenir

7 3.7.6 Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış Şeması Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin Dekan tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması O-D Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Taşınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi SGDB Hesapları ile MF Taşınır Hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hesaplar tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB onaya gönderilmesi Dekan Onayı İşAkışı O-D

8 3.7.7 Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Pazarlık usulü ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Dekanlığa gelmesi K-Ş İhale dokümanlarının hazırlanması İlanın yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi İhale Komisyonunun Görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhale işlem dosyasının açılması İhale Yapılacak İhale Yapılmayacak İhale ilanının verilmesi Davet mektubunun düzenlenmesi Davet Mektubunu Verilmesi Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi İsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi Fiyatı da içeren tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve karar alınması İ-D Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Alım Sözleşmesi A A

9 Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmet uygun mu? Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi Mal ya da hizmetin kabulü TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik Ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme emri Dekanı Onayı İş Akışı O-D Giden Evrak İş Akışı Sayfa 1/2

10 3.7.8 Personel Maaş İşlemleri İş Akış Şeması Her ayın 1-8 i arasında Medula sisteminden Fakülte Personelinin ilaç kesintilerinin listesinin alınması İlaç kesintilerinin personel bazında ÇKYS girilmesi Her ayın 1-8 i arasında KBS (Kamu Bilgi Sistemi) sisteminden Fakülte personelinin sağlık katılım payı listesinin alınması Mahkeme İcra İlamları Mahkeme Nafaka İlamları Lojman Tahsis Bilgileri (İdari Mali İşler Daire Başkanlığı) Katılım Payı kesintilerinin personel bazında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS sistemine girilmesi (Say2000 girişini Saymanlık yapar) Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS sistemine girilmesi (Say2000 girişini Saymanlık yapar) Ay içinde gerçekleşen lojman kira artışlarının veya lojmana giren/çıkan personelin lojman kira kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Terfi Kararları (Persone Daire Başkanlığı) İzin ve Rapor Durum Listesi (Personel Daire Başkanlığı) Ay içinde gerçekleşen terfilerden kaynaklanan alacaklara göre her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile ilgili yapılacak kesintilerin hesaplanması ve her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi İlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri Uzman kadroda bulunan ve özelleştirmeden gelen personelin fark tazminatlarından kaynaklanan kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi A Sayfa 3/1

11 A Her ayın 8-10'unda SAY2000'de personel maaş hesaplatma işleminin yapılması SAY2000'den personel bordro dökümlerinin alınması SAY2000 Bordro dökümleri KBS den bordro çıktılarının alınması KBS Bordro çıktıları SAY2000 Bordro dökümleri ile ÇKYS bordro çıktılarının karşılaştırılması ve kontrolü K-PR Bordrolarda hata ve/veya uyumsuzluk var mı? Hatalı bordrolardaki maaş parametrelerinin tek tek incelenmesi ve düzeltmelerinin yapılşması Maaşlara ilişkin ödeme emri ve eklerinin düzenlenmesi ve en az üç nüsha çıktılarının alınması Maaş ödeme emri ve ekleri Dekan onayı iş akışı K-D Belgeler hatasız mı? Düzeltilmesi için ilgili personele gönderilir B Sayfa 3/2

12 B Dekan onayı iş akışı O-D İmzalanan belgelerin birime gelmesi Belgelerin birer nüshasının Dekanlıkta kalması kaydıyla, diğeri SGDB gönderilmek dosya olarak düzenlenmesi Giden Evrak İş Akış Şeması Teslim Tutanağı (Personel Maaşları Ödeme Emri ve ekleri) D.Kod:İAŞİF008/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: Sayfa 3/ 3

13 3.7.9 Mal Bildirimi İş Akış Şeması Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Dekanlığa başvurması K-PR Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Dekanlığa verilir. PİDB bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi P-DY/ FS/Ş/M Dekan Onayı İş Akışı I-D Giden Evrak İş Akışı

14 Senelik İzin Alma İş Akış Şeması Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap verilir. Yıllık izin talebinde bulunan personelin Dekanlığa başvuru yapar Personelin dosyasındaki İzin İzlenim kartından izin durumunun kontrolünün yapılır K-PR İdari Görevli Personel, idari personel Yıllık izin hakkı var mı? Sağlık Raporu İdari görevi olan personel (Bölüm Başkanı, Dekan Yard. vb izin konusunda birim amiri ile görüşür. İdari personel (Şef, memur vs) izin konusunda üst amiri ile görüşür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır. Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak İmzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve Dekanlığa gönderilir. Sağlık izin formu 2 nüsha olarak doldurulur İ-BB/FS Dekan Onayı İş Akışı Yıllık İzin İsteği/ Sağlık İzin Formu İzin formu PİDB gönderilir/sağlık izin formu PİDB gönderilir İzin İsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formunun incelenmesi K-PR Bilgiler ve imzalar doğru ve tam mı? Daire Başkanı Onayı İş Akışı İ-DB Personele, formun eksiklerinin tamamlanması için telefonla bilgi verilmesi İznin personelin izin izlenim için elektronik ortamda işlenmesi yapılır Personelin İzin İsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formu nu Dekanlık tarafından geri alarak eksiklerin giderilir A Sayfa 2/1

15 A İzin formu Rektör Yrd/ Rektör tarafından imzalanır İ-RY/R İzin formunun 1 nüshası PİDB verilir. 1 nüshası Dekanlıkta kalır ve 1 nüshası ilgili kişiye verilir Yıllık İzin İsteği/ Sağlık İzin Formu Sayfa 2/2

16 Açık İhale Usulü İş Akış Şeması İhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve teknik şartname Dekanlığa gelir. K-FS Alım gerçekleşmez Yeterli ödenek varmı? Dekanlık Makamı ödenek talep eder. Dekan alım talimatı Yaklaşık maliyet tespiti İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, Teknik Şartname, Standart Formlar İhale onay belgesinin alınması İhale dokümanın hazırlanması İhale kayıt numarasının alınması O-D İlanın yapılması Komisyonun kurulması ve ihale dokümanının ihale komisyon üyelerine verilmesi İhale dokümanının satılması Tekliflerin alınması ve ihale komisyonuna sunulması Tekliflerin değerlendirilmesi ve kararın verilmesi İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, Teknik Şartname, Standart Formlar A Sayfa 2/1

17 A Red edilme gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale iptal işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kararın ilgililere tebliğ edilmesi Karar ihale yetkilisince onaylandı mı? İhale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeye davet edilmesi ve sözleşmenin imzalanması Mal/hizmet alımı sözleşmesi İhaleye katılan firmalara kesinleşen ihale kararının bildirilmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi O-BŞ Dekan Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı Sayfa 2/2

18 DMO Alımları İş Akış Şeması İhtiyaç talep listesi İhtiyaç talep formunun Dekanlığa gelmesi K-FS İşlemin ilgili personele havale edilmesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması Malzeme Listesi İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme istem listesi oluşturulması DMO Malzeme İstem Listesi Üst yazı hazırlanarak liste yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi I-D Mutemet görevlendirilmesi Kredinin açılması A Sayfa 2/1

19 A DMO hesabına para aktarılması Muhasebe İşlem Fişi DMO dan malların teslim alınması Fatura Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi DMO ile bağlantı kurulması Mallar uygun mu? Malların Taşınır İşlem fişinin kesilerek ambara alınması TİF DEKONT Kredi artığının saymanlık hesabına aktarılması Kredi artığı var mı? Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme Emri Belgesi Dekan Onayı İş Akışı O-D Giden Evrak İş Akışı Sayfa 2/2

20 Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama İş Akış Şeması Taşınır İstek Belgesi/ Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması P-FS Talep edilen malzemenin stok durumunun SGB.net programından kontrol edilmesi K-PR Stokta mevcut mu? Olmayan malzemenin alınması için Fakülte Sekreterine bildirilmesi Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmesi imerkez saymanlığa üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim raporu Dekan Onayı İş Akışı I-BŞ Giden Evrak İş Akışı

21 Mal Teslim Alma İş Akış Şeması Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelir Malın kontrol edilerek depoya alınması K-PR Fatura bilgilerine göre SGB.net programına mal girişlerinin yapılması Taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması

22 İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Fakültemizde bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıştırılır Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır SGK çıkış işlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Fakültede ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir. Naklen Atama Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır.

23 Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci Akış Şeması Akademik Takvim Bölüm akademik personeli tarafından verilecek ve başka birimler tarafından verilecek olan dersler belirlenir Var Ders verecek eğitim elemanı Dersi verecek bölüm öğretim üyeleri belirlenir Yok Ders görevlendirme listeleri son hali belirlenir Bölüm kurulu kararının alınır ve Dekanlığa bildirilir O-BB Dekanlığa derslerle ilgili öğretim üyesi ihtiyacı yazısı yazılır Dekanlık tarafından öğretim üyesi talep ilgili birimlere yazısı yazılır Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı O-BB Birimlerden gelen görevlendirme yazıları Birimlerden gelen görevlendirme listeleri dış birimlerden gelenlerle birlikte bölüm öğretim üyeleri de dahil edilerek bölümlere tekrar bildirilir Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Görevlendirme listelerinin bildirilmesi O-D O-D Bölümlerden ders görevlendirme listelerinin son hali Dekanlığa ulaşır Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınır. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı Bölüm Başkanları ders sorumlularını Akademisyen bilgi sistemine girer Ders görevlendirmelerinin ÖİDB bilidirilir O-D

24 Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Alt Süreci İş Akış Şeması Dış bölümlerden öğretim üyelerinin ders programlarının gelmesi Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır. Haftalık ders programı O-BB Haftalık ders programı Dekanlığın onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir

25 Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci İş Akış Şeması Akademik Takvim Ara sınav, fınal ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir. Sınav programları bölüm başkanı tarafından onaylanır. Sınav programı O-BB Öğrencilere sınav programı duyurulur. Web sayfasında yayınlanır. Sınav programına göre sınavlar yapılır

26 Şeması Ders ve Dersin Sorumlusu İle İlgili Öğrenci Memnuniyeti Alt Süreci İş Akış Öğrenciler ders ve dersin sorumlusu ile ilgili bilgi sistemindeki anketi doldururlar Tüm derslerle ilgili öğrenci memnuniyetleri sistemden görülerek değerlendirilir Dersleri ile ilgili anket sonuçlarını sistemden görüp değerlendirirler

27 Ders Planlarının ve İçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci İş Akış Şeması Öğretim üyesinin yeni ders açılması talebi ve bunu anabilim dalına iletir Yeni dersler ve içerikleri hazırlanır Bölüm kurulu kararı alınır. Anabilim dalında ilgili ders görüşülür. Anabilim dalı başkanlığı tarafından bölüm başkanlığına bildirilir Dekanlığa yazının gönderilmesi Yeni ders iceriği ve bölüm kurulu kararı O-BB Bölümden gelen isteğin Fakülte yönetim kurulunda görüşülerek ÖİDB gönderilir. Fakülte Yönetim kurulu kararı O-D Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe girer Yeni dersler ve içerikler öğrenci bilgi sistemine girilir

28 Ders Planlarının ve İçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci İş Akış Şeması Gümüşhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği Staj; fakülte, yönetim kurulunun uygunluğunu kabul ettiği resmi veya özel sektör kuruluşlarda yapılır Bölüm staj komisyonu; bölüm başkanınca görevlendirilen, fakültelerde en az biri öğretim üyesi olan, üç veya beş öğretim elemanından oluşturulur. Gümüşhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği; Staj Komisyonun Görevleri belirtilmiştir. Bölüm sekreterliğinden 2 nüsha halinde zorunlu staj başvuru formu alınır. Staj başvuru formundaki staj başlama ve bitiş tarihleri doldurulacaktır. Zorunlu staj başvuru formundaki gerekli yerler doldurulduktan sonra stajın yapılacağı işyeri tarafından ilgili kısım onaylanacaktır (Devlet kurumlarında staj yapacak öğrencilerin zorunlu staj başvuru formunu onaya sunmadan önce staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanının doldurup onaylayacağı staj yapma zorunluluk belgesini zorunlu staj başvuru formuna eklemeleri gerekmektedir). Öğrenciler stajlarını tamamlayarak staj defterlerini komisyona teslim ederler Stajın yapılacağı işyeri tarafından onaylanan 2 nüsha halindeki zorunlu staj başvuru formu staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına getirilip imza attırılır. Staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanı ve işyeri tarafından onaylanan zorunlu staj başvuru formunun 1 nüshası staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına, 1 nüshası ise bölüm sekreterliğine en son her yıl belirlenen en son mesai günün saat 17:00 a kadar nüfus cüzdanın arkalı önlü fotokopileri ve SGK dan kendisinin ve ailesinin (anne-baba) sigorta durumlarının gösteren belgeler eklenerek teslim eder. Nüfus cüzdanı fotokopisi eklenmiş zorunlu staj başvuru formu Dekanlık Yazı İşlerine teslim edilerek staj dosyası ve puantaj kayıt cetveli alınır. Tünel, galeri, taş ocağı, baraj, yol inşaatı vb. tehlikeli arazi ortamlarında staj yapacak öğrencilerin staja gitmeden önce beraberlerinde Mühendislik Fakültesi Sekreterliğinde görevli memur dan alacakları sigorta başlangıç belgesini götürmeleri gerekmektedir. Aksi taktirde işyerleri tarafından stajları başlatılmaz. Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından verilen sağlık karnelerini staja başlamadan önce Mühendislik Fakültesi Yazı İşlerine teslim etmeleri gerekmektedir. A Sayfa 2/1

29 A Staj dosyasının içinde yer alan dilekçe ye bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm başkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formları na 3 adet vesikalık fotoğraf yapıştırılarak Mühendislik Fakültesi Dekanlık Yazı İşlerine mühürletilir. Staj yapılan işyeri tarafından doldurulup onaylanacak puantaj kayıt cetveli staj yaptığı aydan sonraki ayın başlagıcında yani ayın 1 inde Mühendislik Fakültesi nin nolu faks numarasına fakslanır. (Örneğin 20 Haziran da staja başlayan öğrenci puantaj kayıt cetvelini 1 Temmuz da fakslayacaktır. Eğer ayın 1 inden önce staj biterse sigorta çıkışının yapılması için faks sonraki ayın 1 i beklenmeden hemen gönderilecektir. Yani 8 Temmuz da stajı biten faksı 1 Ağustos a kadar beklemeden hemen çekecektir). Fakslanan puantaj kayıt cetveline istinaden görevli memur tarafından sigorta girişi yapılacaktır. Puantaj kayıt cetvelini, belirtilen tarihten sonra fakslayan yada hiç fakslamayan öğrencinin sigorta primi yatırılamayacağından dolayı stajı geçersiz sayılacaktır. Ayın 1 inde fakslayacağınız puantaj kayıt cetvelinin asıllarını staj bitiminden sonra staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına teslim edilir. Staj defterleri ve sicil fişleri staj komisyonuna öğrenci tarafından teslim edilir. Staj defterleri ve sicil fişleri staj komisyonu üyeleri tarafından incelenir. Yeterli görülmeyen stajlar kısmen veya tamamen ilgili bölüm staj komisyonu kararıyla iptal edilebilir. Sayfa 2/2

30 Öğrenci Burs Alt Süreci İş Akış Şeması Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler burs komisyonuna başvurur Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir

31 Öğrenci Burs Alt Süreci İş Akış Şeması Mazeretin belirlenmesi(doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır. İzin Formu İ-BB/FS Dekan Onayı İş Akışı Yıllık ve Sağlık İzin İş akış Şemasına göre onaylanması İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır.

32 Öğrenci Burs Alt Süreci İş Akış Şeması İlgili Form İlgili formu kullanarak ÖİDB başvurur ÖİDB lığı ilgili formu üst yazı ile Dekanlığa gönderir. Haklı ve geçerli nedenler kapsamında bölüm kurulu dilekçeyi inceler Olumlu yada olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu? Son Öğrenciye bildirilir Kayıt dondurma Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını yatırır Yıllık kayıt dondurma işlemi yapılır Dönemlik kayıt yenilemede cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını öğrenci yatırmak zorundadır Kayıt dondurma bölüme bildirilir Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir Dönemlik kayıt dondurma işlemi yapılır

33 Akademik Uyarı Ders Aldırma Alt Süreci İş Akış Şeması Öğrenciler aldıkları dersleri bilgi sistemine girerler Öğrencilerin aldıkları dersler onaylanır Öğretim ve sınav yönetmeliğine göre öğrencilerin derslere yazılmaları sağlanır

34 Öğrenci Disiplin Soruşturması Alt Süreci Akış İş Şeması Şikayet Dilekçesi Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Dekanlık Makamına iletir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli/şüphelilerin ceza durumu öğrenci işleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Disiplin amiri olan Dekan, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Deknalık olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Müdür soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Dekanlık Makamına gönderilir. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Dekanlık makamına verir Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. A Sayfa 2/1

35 A Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Ceza doğrudan Dekan tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Fakülte Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Verilen ceza ilgili kişinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluşlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir Sayfa 2/2

36 Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci İş Akış Şeması Ders Döneminde Hastaneye Yatma / Raporlu / Yıllık İzinli ve Görevli İzinli Olma Durumlarında Dersi Telafi Edebiliyorsanız Telafi Dilekçenizi Bölüm Başkanlığına İletilmek Üzere Bölüm Sekreterliğine Bırakınız ve Ekteki Telafi Formatını Kullanarak Doldurduğunuz telafi çizelgesini elektronik ortamda Bölüm Sekreterliğine iletiniz Anabilim Dalı Başkanı / İlgili Ders Sorumlusu İle Görüşünüz Dilekçeniz Bölüm Sekreterliği Tarafından Kayda Alınır ve Bölüm Sekreterliğince Bölüm Başkanlığına İletilir Dersi Telafi Edemiyorsanız Anabilim Dalı Başkanı Olarak Sorunu ve Varsa Çözüm Önerisine İlişkin Dilekçeyi Bölüm Başkanlığına İletmek Üzere Bölüm Sekreterliğine Bırakınız Telafi Dilekçesi Bölüm Başkanlığınca Dekanlığa Gönderilir Dilekçe Bölüm Kurulunda Görüşülür ve Ders İçin Yeniden Öğretim Elemanı Görevlendirmesi Yapılır Bölüm Kurulu Kararı Dekanlığa Gönderilir Karar Dekanlık Yönetim Kurulunda Görüşülür ve Ders Görevlendirme Listesinde Yapılan Değişiklik Rektörlük Makamına Gönderilir

37 Laboratuar Uygulama Alt Süreci İş Akış Şeması Yapılacak deneyler belirlenir Deney föyleri hazırlanır Deney düzeneği hazırlanır Deneyler yapılır Deney raporları hazırlanır Deney raporları değerlendirilir

38 Öğrenci Danışmanlık Alt Süreci İş Akış Şeması Her öğrenci için, kayıtlı oldukları bölüm başkanlığınca dersler başlamadan önce bir akademik danışman görevlendirilir. Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danışmalık yaparlar.

39 İLETİŞİM FAKÜLTESİ Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci İş Akış Şeması Rektörlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara öğrenci temsilcilerinin öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları olusturulur ve seçim yapılır. Program temsilcileri arasından Fakülte temsilcisi adayları belirlenir Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev yapmak üzere Fakülte temsilcisi olarak seçilir

40 İLETİŞİM FAKÜLTESİ Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci İş Akış Şeması Öğrenci kontenjanları ile ilgili yazının Dekanlığa gelmesi Söz konusu yazılar bölümlere bildirilir. Bölümlerden kontenjanların bildirilmesi istenir. O-BB Bölüm kurulu kararı Bölümler kontenjanları belirleyerek bölüm kurulu kararlarını alarak Dekanlığa bildirirler. O-D FYK kararı Dekanlık bölümlerden gelen kontenjanlar ilgili konuyu Fakülte Yönetim kurulunda görüşür. Alınan FYK kararları ÖİDB bilidirilir.

41 Sınavlara İtiraz Alt Süreci İş Akış Şeması Arasınav, final, bütünleme sınavları değerlendirildikten sonra öğretim elemanları sisteminden bilişim sistemine giriş yapar ve onay verdikten sonra ilan edilmiş olur İlanı izleyen 7gün içerisinde öğrenci itiraz dilekçesi verebilir Sınav kağıdı derste sorumlu öğretim elemanı tarafından kontrol edilir Maddi hata varsa düzeltilir ve ilgili bölüme bildirilir. Dekanlığa üst yazı ile gönderilir. Dekanlık ÖİDB gönderir.

42 Mazeret Sınavı Alt Süreci İş Akış Şeması Öğrenci belge sağlama sürecinde dilekçe yazar Gümüşhane Üniversitesi öğretim ve sınav yönetmeliğine göre dikkate alınır RED/KABUL kararı verilir Öğrenci bilgi sistemine arasınav, final, bütünleme veya mazeret sınavlarına girecek öğrencilerin bilgileri girilir Karar ilan edilir Öğrenci bilgileri bilişim sistemine girildikten sonra öğretim elemanı kendi sisteminde öğrenci bilgileri ve mazeret sınav bilgisi olan dersleri görebilir. Sistemdeki bilgiler dahilinde öğretim üyesine yazı gönderilir Mazeret sınavı yapar ve sonuçları bilgi sistemine girer Sonuç çıktısını ve sınav evrakını öğrenci işlerine teslim eder

43 Stratejik Plan Hazırlama Alt Süreç İş Akış Şeması Stratejik plan yazısı Stratejik plan çalışmalarının başladığının duyurulması SPK ve ADKG nin kurulması ve üyelere duyurulması Stratejik Plan Hazırlama Gruplarının Oluşturulması Stratejik Planlama Eğitimi Stratejik plan hazırlama zaman takvimi oluşturulması Zaman takviminin duyurulması Bölümlerin stratejik plan taslaklarını hazırlaması Değerlendirme ve Geri Besleme Fakülte stratejik planın konsilide edilmesi Fakülte stratejik planı Dekan onay iş akış şeması Stratejik planın SGDB gönderilmesi

44 Başarı Notları İlanı Alt Süreci İş Akış Şeması Sınav sonuçları Öğrencilerin aldıkları her ders için; vize, ödev, final ve verilen diğer notlar 100 üzerinden verilir. Notlar Öğrenci otomasyon sistemi üzerinden girilir. Bunun için öğretim üyesi Akademisyen sistemine girebilmesi için şifre alır. Öğretim üyesi vize, final ve ödevlerle ilgili olarak girilecek notlar için Akademisyen Giriş Sistemini takip eder. Notların girilme zamanları ÖİDB tarafından sistemde duyuru olarak yayınlanır. Bunu göre ÖÜ notları sisteme girer. Ön izleme yaparak notları kontrol eder. Öğrencilerin devam durumları, sınava girmeme durumları da kontrol edilerek. Sisteme devamsız, sınava girmedi olarak girilir. Sistem öğrenci ile ilgili not ve diğer durumlar girildikten sonra ön izleme ile son defa kontrol edilir. Maddi hatalar düzeltilir. İlan et butonundan notlar aşamadan sonra öğrenci tarafından elektronik ortamda görüleceğinden notlarda herhangi bir değişiklik mümkün değildir. Sistem notları her şekli ile hesaplar, harf sistemine göre düzenler. Vize, ödev, diğer vizeler, bütünleme, final notlarının her türlü yüzdelerine göre hesaplamaları yapar.

45 Bitirme Ödevi Alt Süreci İş Akış Şeması Lisans düzeyinde öğrenim yapan öğrencilerin birinci sınıfın tüm derslerinden başarılı olmaları gerekir. İlgili bölümce altıncı yarıyılın sonunda bitirme çalışması yapmak isteyen öğrencilere bitirme çalışması konusu verilebilir. Bitirme çalışmasını almak isteyen öğrenci; ilgili bölüm başkanlığından temin edeceği bitirme çalışması başvuru ve değerlendirme formunu doldurarak yarıyılın ilk iki haftası içinde veya lisans öğrencileri için altıncı yarıyılın, yarıyılın sınavları sonunda bölüm başkanlığına teslim eder. Bu formlar bölümce incelenir ve bitirme çalışması yapacak öğrencilerin yöneticileri belirlenerek en geç yarıyılın üçüncü haftası sonuna kadar ilan edilir. Bitirme çalışması, metin kısımları daktilo veya bilgisayar ile A4 formundaki kağıda yazılmış, ekleri standart boyutlara uygun olarak hazırlanmış ve dosyalanmış üç nüsha halinde ilgili bölüm başkanlığına teslim edilir. Mimarlık ve iç mimarlık bölümlerinde ilgili bölüm başkanlıkları tarafından belirlenen çizim standartlarına uyulur. Bu süre içinde bitirme çalışmasını yapıp teslim edemeyen öğrenci o yarıyıl bitirme çalışmasından başarısız sayılır ve takip eden ilk eğitim-öğretim yarıyılında yeniden bitirme çalışmasına yazılır. Bu yazılmada öğrenci dilerse ilk konuya devam edebilir. Bitirme çalışması, en geç öğrencinin normal eğitim-öğretim planındaki yedinci yarıyıl veya onu izleyen yarıyılların derslerinin sona erdiği günün mesai saati bitimine kadar teslim edilir. Ancak zorunlu hallerde ve ilan edilmek şartıyla bu süre bölüm başkanlığınca uzatılabilir. Beklemeli öğrenciler, bitirme çalışmasını almaya hak kazandıklarında, güz yarıyıl başında konuyu alıp aynı yarıyıl sonunda sınavına girebilir. Üç asil ve iki yedek üyeden oluşan jüriler; bölüm başkanlığınca anabilim dalları ve gerektiğinde anabilim dalları dikkate alınarak fakülte ve yüksekokul yönetim kuruluna önerilir ve bu kurulda kesinleşir. Ancak, mimarlık ve iç mimarlık bölümlerinde jüri en az beş öğretim üyesi veya görevlisinden oluşur. Bitirme çalışması kabul edilen öğrenci, çalışmasını jüri üyeleri önünde dinleyicilere açık ve sözlü olarak, bölüm başkanlığının sınav dönemi veya bu dönemi izleyen ilk haftası içinde belirleyeceği bir gün, saat ve yerde savunur. Sözlü sunuş ve bitirme çalışması ile ilgili savunma en çok kırkbeş dakika sürer. Bölüm başkanlığı, teslim tarihini izleyen üç gün içinde bitirme çalışmasını jüri üyelerine gönderir. Jüri çalışmayı bir hafta içinde inceler ve kabul edilip edilmeyeceğine karar verir. Çalışmanın kabul edilmiş sayılması için jüri üyelerinin verdiği notların ortalamasının ayrı ayrı en az CC olması gerekir. Eksik ve yanlışlıkları düzeltilmek üzere gerekçesiyle birlikte bitirme çalışması iade edilen öğrenci, çalışmasını bulunduğu yarıyılı izleyen ilk yarıyılda tamamlar. Öğrenci isterse yeni bir bitirme çalışması konusu da alabilir. Jüri, öğrencinin başarı notunu, bitirme çalışmasını sözlü sunuş ve savunmasından sonra bölüm başkanlığına Kabul edilmiş olan çalışmanın başarılı sayılması için, jüri üyelerinin sözlü sunuş ve savunma için verdikleri notların ortalamasının en az CC olması gerekir. Bitirme çalışması başarı notu, bitirme çalışması notu ile sunuş ve savunma notunun aritmetik ortalamasıdır. Sözlü sunuş ve savunmada başarısız olan öğrenciler, takip eden dönemde tekrar aynı konuda sunuş ve savunma sınavına girebilir.

46 Bilirkişi Görevlendirme Alt Süreç İş Akış Şeması Bilirkişi yazısı Rektörlükten bilirkişi talep edildiğini belirten yazı gelmesi Hangi alanda bilirkişi isteniyorsa ilgili Bölüme yazı yazılması Bölümden bilirkişi görevlendirilip görevlendirilmediğini belirten yazı gelmesi Bilirkişi görevlendirilip görevlendirilmediğine dair Rektörlüğe yazılması Rektörlük onayı Rektörlüğün uygun gördüğü bilirkişi görevlendirmelerinin ilgililere tebliğ edilmesi Rektörlük onayının çoğaltılarak ilgili kişilerin özlük dosyasına takılması

47 Taşınırların Kaydı Alt Süreç İş Akış Şeması Muyenesi yapılan ve girişi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi Muayene kabul tutanağı Girişi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi Taşınır İşlem fişi ile muayne ve kabul komisyonunca düzenlenen muayne ve kabul tutanağı ilgili satınalma birimine gönderilmesi İlgili birimlerin yapmış olduğu malzeme isteklerinin Dekanlıktan havaleli olarak gelmesi İstekler karşılanarak Taşınır İşlem çıkış fişi düzenlenip,birimlere zimmet karşılığı teslim edilmesi Periyodik dönemlerde sayım işlemleri yapılarak stok kontrolü yapılması,harcama yetkilisine stok planlaması konusunda yardımcı olunması Yıl sonu işlemlerinin yapılması,yıllık hesapların çıkarılması,mizanların ve defterlerin düzenlenip ertesi yıla devirlerin yapılması

48 Giriş ve Tüketim ve Kullanım Suretiyle Çıkış Alt Süreci İş Akış Şeması Tasınır kayıt ve kontrol yetkilisi A Giriş İşlemleri B Çıkış İşlemleri Taşınır İşlem Fişi Taşınır İstek Belgesi Defter Kayıtları Taşınır İşlem Fişi 150 Kodunda kayıtlı malzemeler Tüketim Malzemeleri Defteri Kodunda Kayıtlı Malzemeler Dayanıklı Tasınırlar Defteri Kitap Alımları Kütüphane Defteri Tasıtlar Zimmet Fisi Dayanıklı Tasınırların Kullanıma Verilmesi Demirbas, Makine ve Cihazlar Zimmet Fisi Oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilen dayanıklı tasınırlar için; Dayanıklı Tasınırlar Listesi Tüketim Malzemeleri; ihtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını tasıyan Tasınır istek Belgesi karsılığında

49 Stratejik Planın İzlenmesi Ve Değerlendirilmesi Alt Süreci İş Akış Şeması İdare Performans Programı Fakülte Stratejik Planının izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak yıl sonunda Dekanlık yazı işlerinden cari yılın ve bir önceki yılın İdare Performans Programının yazı ile istenmesi İ-D Fakülte Stratejik Planının izlenmesi amacıyla cari yılın İdare Performans Programında yer alan faaliyetlerin gerçekleşme durumlarını içeren Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporları nın düzenlenmesi K-PR Bir önceki yılın İdare Performans Programında yer alan faaliyetler ile cari yılın Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporları ndaki gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması Fakülte Stratejik Planın izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak cari yılın ve bir önceki yılın Birim Faaliyet Raporları ve İdare Faaliyet Raporu nun değerlendirmeye alınması Birim Faaliyet Raporları ve İdare Faaliyet raporu İdare Performans Programında yer alan performans hedefleri ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması K-PR İdare Performans Programında yer alan performans göstergeleri ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans göstergelerinin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması Performans Programında yer alan faaliyetler ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan faaliyetlerin gerçekleşme sonuçlarının karşılaştırılması K-PR O-D İdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karşılaştırmalı sonuçlarının SGB Başkanına ve Rektöre sunulması İ-D İdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile İdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karşılaştırmalı sonuçlarının Birimlere gönderilmesi A Sayfa 2/1

50 B Stratejik Planın uygulama başarısının değerlendirilmesi K-D Uygulama başarılı mı? Stratejik Plan Oluşturulması/ Yenilenmesi İş Akışı Stratejik Planın Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporu nun hazırlanması ve onay için SGB Başkanına ve Rektöre sunulması O-D Dekan Onayı İş Akışı O-D Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Raporu Sayfa 2/2

51 Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Alt Süreç İş Akış Şeması GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Tasınır işlem Fisi Tasınır İşlem Fisi Harcama birimi Tasınır işlem fisi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen tasınırların çıkısları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen tasınır islem fisleri muhasebe birimine gönderilmez Muhasebe Yetkilileri, tasınır giris, çıkıs ve değer düsüslerine iliskin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Dekanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmıs tüketim malzemelerinin tasınır II inci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir

52 Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak İşlemler Alt Süreci İş Akış Şeması Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin Dekan tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluşturulması O-D Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Taşınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Taşınır çıkış işleminin yapılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Taşınır İşlem Fişi Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Saymanlık Taşınır Hesapları ile MKYS Taşınır Hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hesaplar mu? tutuyor Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Taşınır Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak Saymanlığa onaya gönderilmesi Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Dekan Onayı İş Akış Şeması O-D A Sayfa 2/1

53 A Giden Evrak İş Akış Şeması Gelen Evrak İş Akış Şeması Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Saymanlık tarafından onaylanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin Şube Müdürüne gelmesi Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvel ve eklerinin Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetvelinin bir nüshasının merkez konsolide görevlisine gönderilmesi Dekan Onayı İş Akış Şeması Giden Evrak İş Akış Şeması Sayfa 2/2

54 Çalışma Belgesi Düzenleme Alt Süreç İş Akış Şeması Dilekçe İlgilinin Fakültemiz personeli olduğunu belirten bir belge düzenlenmesi için dilekçeyle Dekanlığa müracaat etmesi Kimlik bilgileri de belirtilerek ilgilinin fakültemiz personeli olduğunu belirten yazının düzenlenmesi ve Fakülte sekreterine imzalatılması İ/FS Çalışma belgesi Giden evrak numaraları da verildikten sonra ilgiliye tebliği

55 Anabilim Dalı Başkanı Seçimi ve Ataması Alt Süreç İş Akış Şeması Anabilim başkanı seçim süreci başlatılır Anabilim dalı olarak atanabilecek öğretim üyesi veya öğretim görevlisi en çok iki kişimi? Başkan, dekan tarafından belirlenir Anabilim dalında görevli Profesör, Doçent, Yardımcı Doçent ve öğretim görevlileri dekanlık tarafından toplantıya çağırlır Seçim için üye sayısı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. Eşitlik ihtimaline karşı yeteri kart ve zarf yedekte bekletilir İkinci tura geçilir İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Seçime üye tam sayısının yarısından fazlası katıldı mı? Üyelerin seçiminin yapılacağı yer saat yeniden belirlenir İkinci turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Üçüncü tura geçilir Seçim tamamlanır, sonuç bir tutanakla Dekanlığa bildirilir Dekan seçime katılan üye sayısının yarısından fazlasının oyunu alan adayı anabilim dalı başkanı olarak belirler İkinci turda seçime katılan üye sayısı yeterli mi? Üyelere seçimin yapılacağı tarih yeniden bildirilir Üçüncü turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Üçüncü turda seçime katılacak üye sayısı yeterli mi? Dördüncü tura geçilir Üyelere seçimin yapılacağı tarih yeniden bildirilir Dördüncü turda seçime katılan üye sayısı yeterli mi? A Sayfa 2/1

56 Dördüncü turada alınan oylar eşit mi? Beşinci tura geçilir Dekan salt çoğunluğa bakmadan en çok oy alan adayı anabilim dalı başkanı olarak belirler A Dekan, seçime katılan üye sayının yarısından fazla ot alan adayı anabilim dalı başkanı olarak belirler Salt çoğunluğa bakılmadan en çok oyu alan aday dekan tarafından başkan olarak belirlenir Dördüncü seçime katılan üye sayısı yeterli mi? Beşinci turda alınan oylar eşit mi? Dekan eşit oy alanlardan birini anabilim dalı başkanı olarak belirler Belirlenen adayların ikinci bir idari görevi var mı? Rektör anabilim başkanını atar Dekan anabilim başkanını atar, atama rektörlüğe ve ilgili bölüme bildirilir Oylama evrakları, tutanak ve yapılan yazışmaların bir sureti seçilen başkanın özlük dosyasına konur Sayfa 2/2

57 Bölüm Başkanı Seçimi ve Ataması Alt Süreci İş Akış Şeması Dekanlık yazısı Bölüm başkanı belirlemek üzere, dekanlık tarafından bölümdeki anabilim dalı Başkanlarının yazılı görüşleri istenir. Dekan, Anabilim Dalı başkanlarının yazılı görüşlerini dikkate alarak, Bölüm başkanı adayını belirler. Bölüm başkanı atama onayını Rektöre sunar Bölüm başkanı adayının ikinci bir idari görevi var mı? Dekan, Bölüm başkanını atar, atama rektörlük makamına ve bölüme bildirilir Rektörün onayından sonra Bölüm başkanı atanarak, görevine başlar. O/D

58 Fakülte Yönetim Kuruluna Doçent Temsilci Üye Seçimi Alt Süreç İş Akış Şeması Dekan fakülte yönetimine kuruluna doçent temsilci seçmek üzere Fakülte kurulu üyelerini toplantıya davet eder Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısın kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır Seçim, bir sonraki fakülte kurulu toplantısında yapılır Üye tam sayısının bir fazlası toplantıya katıldı mı? Oylar sayılarak sonuçlar açıklanır Dekan seçime katılan üye sayısının bir fazlasının oyunu alan adayı yönetim kurulu üyesi olarak atar İlk turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? O/D Atama bölüme ve rektörlüğe yazı ile bildirilir İkinci tura geçilir Oy pusulaları, tutanak, yapılan yazışmaların bir sureti seçilen üyenin özlük dosyasına konur İkinci turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Beşinci tur sonunda oyların eşit çıkması halinde Dekan, eşit oy alanlardan birini doçent temsilcisi olarak atar Üçüncü tura geçilir Beşinci turda oylar eşit mi? Dekan salt çoğunluğa bakmadan en fazla oyu alan adayı Anabilim dalı başkanı olarak atar Üçüncü turda salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Beşinci tura geçilir Dördüncü turda adayların aldığı oylar eşit mi? Dördüncü tura geçilir

59 Fakülte Yönetim Kuruluna Profesör Temsilci Üye Seçimi Alt Süreç İş Akış Şeması Seçim yapmak üzere, kadrolu profesör öğretim üyeleri dekanlık tarafından toplantıya davet edilir Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayısın kadar mühürlü oy ve zarf hazırlanır İkinci tura geçilir İkinci turda salt çoğunluk sağlandı mı? Üçüncü tura geçilir İlk turda üye salt çoğunluğu sağlayan aday var mı? Seçim sonucu katılanların düzenleyeceği bir tutanakla dekanlığa bildirilir Üye tam sayısının bir fazlası toplantıya katıldı mı? Seçilen profesör adayı kurul toplantılarına katılmaya başlar Seçim sonucu rektörlüğe bildirilir. Oy pusulaları tutanaklar yapılan yazışmaların bir örnekleri seçilen adayın özlük dosyasına konur. Seçim dekanın belirleyeceği gün ve saatte tekrarlanır Üçüncü turda salt çoğunluk sağlandı mı? Dördüncü tura geçilir Dördüncü turda adayların aldığı oylar eşit mi? Dekan seçime katılanların salt çoğunluğuna bakmadan en fazla oyu alan adayı atar Beşinci tura geçilir Beşinci turda oylar eşit mi? Dekan beşinci tur sonunda eşit oy alanlardan birini atar

60 Bütçe Hazırlama Alt Süreci İş Akış Şeması Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla ilgili yazının ulasması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır Fakülte Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Baskanlığından görüs alınır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliskin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Daire Baskanlığına gönderilir Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Baskanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır