Rev. No Revizyon Tarihi 01 15/06/2016 İlk talimat Revizyon İzleme Tablosu Açıklama 02 30/03/2018 Eğitim İşlerinin altındaki Akademik toplantı düzenleme işleri İdari işlerin altına tanımlandı. Sayfa/Topl. Sayfa No 1/5 Hazırlayan Onaylayan
1. AMAÇ ve KAPSAM Bu talimatın amacı, Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğünde yürütülen idari işlemleri açıklamaktır. Bu talimat, Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü nde görevli çalışanları, kısmi zamanlı çalışan öğrencileri, stajyer öğrencileri ve akademik toplantıların ilgili hedef kitlesini kapsar. 2. TANIMLAR & KISALTMALAR: Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü (BEYAS Koordinatörlüğü): Üniversitemizin Belge yönetimi ve arşivleme konularında tüm işlerini yürüten, takip/kontrol eden ve raporlayan yetkili birimidir. Personel Daire Başkanlığı (Personel DB): Üniversitemiz tüm akademik ve idari personelinin özlük işlemlerini ve yazışmalarını yürüten yetkili birimdir. Üniversiteler: Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerindeki öğrencilerin BEYAS Koordinatörlüğü nde staj yapmalarına olanak tanıyan üniversitelerdir. Akademik Toplantı: Kongre, Konferans, Sempozyum gibi bilimsel toplantılardır. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı (SKS): Kısmi zamanlı çalışması uygun görülen üniversitemiz öğrencilerinin özlük işlemlerini, yazışmalarını ve puantajını yürüten yetkili birimdir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı (İMİD): BEYAS Koordinatörlüğü adına malzeme ve hizmet alımlarını onaylayan/yapan birimdir. 3. İLGİLİ DOKÜMANLAR 3.1. İlgili Formlar Personel İmza Çizelgesi ANKÜ-BYS-TAL-007/FR.002/REV.01/07.07.15 3.2. Referans Dokümanlar İç Kaynaklı Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001 Sayfa/Topl. Sayfa No 2/5 Hazırlayan Onaylayan
3.3. Referans Dokümanlar / İlgili Formlar Dış Kaynaklı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih ve 29255 sayılı (2014/7074)). 4. UYGULAMA 4.1. Personel Özlük İşleri 4.1.1. Koordinatörlük Çalışanları Özlük İşleri Personel DB tarafından gönderilen personel özlük işleri ile ilgili belgeler BEYAS Koordinatörlüğüne gönderilir. Gelen belgeler Personel İşleri sorumlusuna havale edilir. Personel işleri sorumlusu gelen belgenin gerektirdiği işlemleri yapar (çalışanlara tebliğ etmek vs.). Personel işleri sorumlusu işlemlerin tamamlandığına dair Personel DB na hitaben belge oluşturur ve onaya sunar. 4.1.2. Stajyer Öğrenci Özlük İşleri Üniversitelerin (Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü) BEYAS Koordinatörlüğü nde staj yapmasını uygun gördüğü öğrenciler hakkındaki belgeler BEYAS Koordinatörlüğe gelir. Gelen Belgeler Personel işleri sorumlusuna havale edilir. Personel işleri sorumlusu gelen belgenin gerektirdiği işlemleri yapar (stajyerlere tebliğ etmek vs.). Personel işleri sorumlusu işlemlerin tamamlandığına dair ilgili üniversiteye hitaben belge oluşturur ve onaya sunar. 4.1.3. Kısmi Zamanlı Çalışan Öğrenci Özlük İşleri SKS nin BEYAS Koordinatörlüğü nde kısmı zamanlı olarak çalışmasını uygun gördüğü öğrenciler hakkındaki belgeler BEYAS Koordinatörlüğe gelir. Gelen Belgeler Personel işleri sorumlusuna havale edilir. Personel işleri sorumlusu gelen belgenin gerektirdiği işlemleri yapar (kısmi zamanlı çalışanlara tebliğ etmek vs.). Personel işleri sorumlusu işlemlerin tamamlandığına dair SKS ye hitaben belge oluşturur ve onaya sunar. Sayfa/Topl. Sayfa No 3/5 Hazırlayan Onaylayan
4.1.4. İzin Takip İşleri Personel işleri sorumlusu Koordinatörlükte görevli çalışanların, kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin ve stajyer öğrencilerin günlük puantaj ve izinlerini (yıllık, mazaret, görev vs. izinlerini) takip eder. Gerekli durumlarda ilgili birim/kurumlara puantaj ve izinler hakkında belge oluşturarak onaya sunar. 4.2. Malzeme Alım İşlemleri Malzeme alım yetkilisi koordinatörlükte kullanılmakta olan sarf malzemelerini (ofis-kırtasiye ve temizlik) aralıklarla kontrol eder. Malzeme miktarı belli bir seviyeye geldiğinde malzeme alım yetkilisi https://www.kbs.gov.tr/portal/ adresindeki Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden İMİD e malzeme istek formu gönderir. İMİD malzemeleri temin edip Koordinatörlüğe gönderir. Malzeme alım sorumlusu gelen malzemeleri tutanakla teslim alır ve ihtiyaç duyan çalışanlara dağıtır. 4.3. Temizlik ve Bahçe Bakım İşlemleri TBB sorumlusu bina ve bahçeyi her gün kontrol eder. TBB sorumlusu düzenli aralıklarla bina temizliği yapar. TBB sorumlusu düzenli aralıklarla saksı çiçeklerini ve bahçeyi sular. TBB sorumlusu temizlik malzemeleri azaldığında malzeme alım yetkilisine bilgi verir. 4.4. Akademik Toplantı (Kongre, Sempozyum vs.) Düzenleme İşlemleri ATD sorumlusu düzenlenecek akademik toplantı için tema, logo, davetiye vs. tasarımları ile yeni bir web sitesi oluşturulmasını sağlar. ATD Sorumlusu davetiye, e-posta, web sitesi vs. aracılığıyla akademik toplantı hedef katılımcılarına duyuru yapar. ATD sorumlusu hedef katılımcıların toplantı ile ilgili -telefon, e-posta vs.- sorularını cevaplar, bilgi verir. ATD sorumlusu toplantı katılımcılarının kayıtlarını alır. ATD Sorumlusu toplantı sonrasında katılımcılara katılım belgesi, bildiri kitabı vs. gönderir. Sayfa/Topl. Sayfa No 4/5 Hazırlayan Onaylayan
5. YETKİ ve SORUMLULUKLAR Personel İşleri Sorumlusu: BEYAS Koordinatörlüğü çalışanları, kısmi zamanlı çalışan öğrenciler ve stajyer öğrencilerin özlük işleri hakkındaki tüm yazışmaları yürütmek, günlük puantaj ve izinlerini takip etmek, ilgili birim/kurumlara bilgi vermek. Malzeme Alım Yetkilisi: Koordinatörlükte kullanılmakta olan sarf malzemelerini (ofis-kırtasiye ve temizlik) aralıklarla kontrol etmek, İMİD e malzeme istem formu göndermek, gelen malzemeleri kontrol ederek teslim almak ve ihtiyacı olan çalışanlara dağıtmak. Temizlik ve Bahçe Bakım (TBB) Sorumlusu: Bina ve bahçeyi kontrol etmek, düzenli aralıklarla temizlik yapmak, saksı çiçeklerini ve bahçeyi sulamak ve temizlik malzemeleri azaldığında malzeme alım sorumlusuna bilgi vermek. Akademik Toplantı Düzenleme (ATD) Sorumlusu: Düzenlenecek akademik toplantı için tema, logo, davetiye vs. tasarımları ile yeni bir web sitesi oluşturulmasını sağlamak, toplantı duyurusu yapmak, ilgililere bilgi vermek, katılımcı kayıtlarını almak, toplantı sonrasında katılımcılara katılım belgesi, bildiri kitabı vs. göndermek. Sayfa/Topl. Sayfa No 5/5 Hazırlayan Onaylayan