Burcu Yaroğlu Finansbank Özgür Dönmez Experteam Consulting
ta Gider Yönetimi ve Elektronik Satınalma
Finansbank Satınalma Süreç Yönetimi Finansbank ta Satınalma Proje Tanımı Proje Hedefleri Sonuçlar Yeni Hedefler Experteam Consulting Kapsam Organizasyon Proje Planı Sistem Akışı Soru-Cevap Gündem
Kuruluş: 26 Ekim 1987 Kuruluş Aşamasında: İstanbul, Ankara ve İzmir de 4 şube Mevcut Şube Sayısı Türkiye : 219 Mevcut Şube Sayısı Türkiye&Yurtdışı : >300 Çalışan Sayısı Türkiye : 7000 Toplam 10 Ülkede: İsviçre Rusya Hollanda Fransa Almanya Belçika Romanya İrlanda Bahreyn Malta
Satınalma Süreç Yönetimi DEĞİŞİMİN TETİKLERİ ETKİLERİ Globalleşme / Global rekabet Şirket evlilikleri Teknoloji değişiklikleri Ekonomik dalgalanmalar Artan müşteri bilinci ve beklentileri Tedarik kaynaklarından değer yaratılması Satınalmanın maliyet yanında yaratılıcılık ve pazarlamaya yönelmesi Üst yönetimin satınalma sürecinden beklentilerinin değişmesi E-business in tedarik pazarlarını değiştirmesi Make-buy çalışmaları-outsourcing
Satınalma Süreç Yönetimi Genel Durum Günlük operasyonel işlemlerin stratejik bakış açısını destekleyecek şekilde kullanılması Süreçlerin yalınlaştırılmasına yönelik mevcut teknolojilerin artan oranda kullanımı Planlama ve stok bilgilerinin paylaşılması ile tedarikçilerin entegrasyonu Liderler Ne Yapıyor? Operasyonel işlemlerin elimine edilmesi Outsourcing Elektronik satınalma teknolojilerinin kullanımı Gelecek Internet bazlı satınalmada planlı artış Mevcut satınalma personelinin üçte ikisinin atıl kalması Kağıt üzerinde yürütülen işlerde azalma
ta Satınalma
Nisan 2005 Öncesi ta Satınalma Talep Eden Bölümler Tedarikçi Talep Eden Bölümler Dağınık Satınalma yapısı Birim Yöneticiliği seviyesinde temsil 1 Birim Yöneticisi 1 Yetkili 2 Yetkili Yardımcısı Tedarikçi
ta Satınalma Nisan 2005 Sonrası Talep Eden Bölümler Talep Eden Bölümler Merkezi Satınalma Departmanı GMY seviyesinde yeni departman 1 Grup Yöneticisi 2 Birim Yöneticisi 4 Yönetmen 5 Yetkili 6 Yetkili Yardımcısı 2 Görevli Prosedür / Talimat ile Yıllık detay bütçe ile ÜY ÜY onayı ile S A T I N A L M A Tedarikçi Tedarikçi
Önce ta Satınalma Sonra Satınalan Departmanlar Plastik Kartlar Bilgi Teknolojileri Tanıtım Satınalma ve Teknik Hizmetler İnşaat İnsan Kaynakları İç Hizmetler
ta Satınalma Temel Hedefler Merkezi Satınalma Yapısının Kurulması Envanter Yönetiminin Oluşturulması Satınalma Süreç İyileştirme Nisan Aralık 2005 Maliyet Azaltma Projelerinin Devreye Alınması %10 maliyet avantajı Yazılım alt yapısı Aralık 2005
ta Satınalma Yazılım Altyapısı Katalog Yönetimi Bütçe Kontrolü Fatura / Onay Takip Sistemi Raporlama Yazılım: Oracle Danışmanlık: Experteam
Projenin amacı: e-satınalma Projesi Finansbank merkezi satınalma sürecini hedefler doğrultusunda kurmak, en etkin şekilde çalıştırmak, yönetmek, takip etmek ve raporlamak amacı ile Oracle E-İş Uygulamaları nı devreye almak
Proje Hedefleri Talep-sipariş entegrasyonu Bütçe kontrolü Onay akışlarının sisteme taşınması Depo optimum stok planlaması Satınalma sözleşmelerinin sisteme taşınması Gerekli raporların kullanımı Sabit kıymet modülü ile diğer modüllerin entegrasyonu
Proje Sonuçları Proje Bitiş Tarihi: 26.12.2005 Etkin kullanım Proses kolaylığı Maliyet avantajı
Proje Sonuçları Talep karşılanma süresinde %30 iyileşme Basılı malzeme stoklarında %15 iyileşme Kırtasiye stoklarında %60 iyileşme 3 operasyonel eleman kazanç Satınalma onay sürecinde min. 2 gün kazanç Fatura onay sürecinde min. 3 gün kazanç
Yeni Hedefler İnşaat/Teknik satınalma süreçlerinin ve iş akışlarının sisteme taşınması Yeni şube açma iş akışının sisteme taşınması Self-Servis masraf raporlamasının sisteme taşınması Tedarikçi portalının devreye alınması
Experteam Consulting Kaynaklar 2000 yılında kuruldu Oracle Teknoloji ve E-İş Uygulamaları İş Ortağı 32 danışman Hizmetler Uygulama Danışmanlığı Yazılım Geliştirme Eğitim Proje Yönetimi Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması Dış Kaynak Sağlama Bütünleşik Yaklaşım People Uygulama Deneyim ve Liderliği 40 a yakın müşteri 50 yi aşkın proje Oracle Türkiye nin En İyi Oracle E-İş Uygulamaları İş Ortağı 2001 ve 2002 Technology Process
Proje Kapsamı Şubeler : Mevcut :219 Hedef :>300 Genel Müdürlük Birimleri Alternatif Dağıtım Kanalları Plastik kartları Tanıtım Bilgi Teknolojileri... Kullanıcı Sayısı esatınalma :900 Satınalma :15
Kapsam - Fonksiyonel Oracle Satınalma (Purchasing-PO) Oracle Borçlar Muhasebesi (Payables-AP) Oracle Sabit Kıymetler (Fixed Assets-FA) Oracle Stok Yönetimi (Inventory-INV) Oracle Elektronik Satınalma (iprocurement) Oracle İş Akışı (Workflow) Oracle Uyarı (Alert)
Kapsam - Teknik Bankacılık Sistemi ile entegrasyon Bütçe Sistemi ile entegrasyon İnsan Kaynakları Sistemi ile entegrasyon İş Akışları (Workflow) Raporlar Uyarılar
Organizasyon Proje Sponsoru Murat Şakar Yönlendirme Kurulu Murat Şakar Tolga Tomruk Burcu Yaroğlu Özan Türe Özgür Dönmez Proje Yönetimi Burcu Yaroğlu Özgür Dönmez Fonksiyonel Ekip Finansbank Experteam Teknik Ekip Finansbank Experteam
Proje 24 haftada tamamlandı 500 Elektronik Satınalma kullanıcısına sınıf eğitimi verildi Sistem desteği amacıyla Yardım Masası oluşturuldu Tüm süreçler için kullanıcı dokümanları oluşturuldu ve yayınlandı 5 Şube ve 5 Genel Müdürlük biriminde pilot uygulama gerçekleştirildi Pilot çalışma sonrasında tüm şube ve Genel Müdürlük birimlerinde canlı kullanıma geçildi
Sistem Akışı
Elektronik Satınalma
Elektronik Satınalma
Alışveriş Listeleri
Alışveriş Sepeti
Onay Listesi
Onay Süreci
Kategori Hiyerarşisi
Kategori Hiyerarşisi
Taleplere Bakış
Taleplere Bakış
Talep Kontrolü
Onay Mesajları
Onay Mesajları
Onay Mesajları
Onay Mesajları
Sözleşmeler
Geçerlilik Tarihi
Yayınlar Otomatik Onay
Raporlar
Raporlar
Raporlar
Uyarı Mesajları
Uyarı Mesajları
Uyarı Mesajları
Uyarı Mesajları
Fatura Eşleştirme