Türk Kütüphaneciliği 26, 1 (2012), 30-52 Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions Özgür Külcü * Öz Çalışmada Türkiye de elektronik belge yönetimi uygulamalarına dönük mevcut koşulların değerlendirilmesi amaçlanmaktadır. Belge yönetimi çalışmalarının etkinliği ve sürekliliğini sağlamada kurumsal değerlendirmelerin yapılması, idari yapı içerisinde bilgi ve belge uygulamalarına yönelik var olan kapasitenin analiz edilmesi oldukça önemli görülmektedir. Betimleme yönteminin kullanıldığı çalışmada veriler 57 farklı kurumdan 247 katılımcıya uygulanan anket yöntemi ile elde edilmiştir. Gerçekleştirilen ankette kurumların yapı ve işlevlerine bağlı olarak farklı birimlerde elektronik ortamda bilgi ve belge yönetimi uygulamalarının oynadığı rolün tanımlanması ve kapsamının ne olduğunun ortaya konulması amaçlanmaktadır. Çalışmanın temel bulgularından birisi, organizasyonlarda elektronik ortamda kullanılan farklı bilgi sistemlerinin bütünleştirilmesine duyulan gereksinimin yüksek olduğudur. Anahtar Sözcükler: kurumsal bilgi yönetimi; belge yönetimi; elektronik bilgi sistemleri; elektronik belge yönetimi; bütünleşik bilgi sistemleri * Doç. Dr., Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü. e-posta: kulcu@hacettepe.edu.tr
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 31 Abstract This study aims to evaluate the present states of the practices of electronic records management in Turkey. The evaluation of the institutional condition seems so important to create effective and continuous systems and analysis of the existing capacity in administrative bodies and records management applications is regarded as crucial. A survey method was used in this research; data were gathered through the questionnaire carried out in 57 different institutions with 247 participants. The questionnaire that has been realized in different units of the institutions according to the structure and functions, aims to determine what are the role and content of the electronic records management practices. One of the major findings of the study is the high expectation of the integration of different electronic information systems in the organizations. Keywords: institutional information management; records management; electronic information systems; electronic records management; integrated information systems Giriş Kurumlarda bilgi ve belge kaynakları iş süreç yönetimi, yapılandırılmış iletişim, denetim ve doğrulama ile karar destek aracı olarak yoğunlukla kullanılmaktadır. Bu kaynakların etkili yönetimi, aynı zamanda kurumsal başarının artırılmasında temel rol üstlenmektedir. Bilgi ve belge yönetim sistemleri insan, sermaye, doğal kaynaklar, hizmet ve ürün gerçekleştirmeye yardımcı araç ve yöntemler kadar iş süreçlerinin başarısına etki edebilmektedir. Yapılandırılmış işi tanımlayan ya da bu çerçevede kullanılan bilgi ve belge kaynakları, yeni çalışmalarda girdiye, süreçle tekrar sentezlenerek ileriki çalışmalar için kullanılabilecek çıktıya dönüşmekte, bu süreç yönetim bilimlerinde temel kalite geliştirme döngüsü olarak benimsenmektedir (Bergman, 1994, s.405; TS EN ISO 9001, 2009: 1). Bu çerçevede literatürde kurumsal bilgi ve belge kaynaklarının etkili yönetimine dönük sistemleri ve modelleri betimleyen pek çok çalışma yer almaktadır (Information Management Planning, 2005; Pember, 2006; Thurston, 2005). Öte yandan teknoloji kurumlarda, ağırlıklı olarak bilgi sistemlerini etkilemiş, hatta kurumsal teknolojiler ile bilgi sistemleri özdeşleşmiştir. 1980 li yıllarda kelime işlemcilerden 1990 larda otomasyon uygulamalarına, 2000 li yıllarla iş süreç yönetim ve elektronik belge yönetimi uygulamalarından kurumsal içerik yö-
32 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü netimi (enterprise content management) çözümlerine yönetim, teknoloji ve bilgi sistemleri arasındaki ilişki giderek güçlenmektedir (Cimtech Ltd, 2009, ss.10-12; Herrera-Viedma ve Peis, 2003, ss.234-238; Kampffmeyer, 2006, s.3). Ülkemizde de özellikle 2000 li yıllarla birlikte gerek kamu gerekse özel sektör yoğun biçimde elektronik bilgi ve belge yönetim (EBBY) uygulamalarına geçmeye yönelmişlerdir (Külcü, 2009). EBBY sistemlerin güvenliğine dönük koşulların gelişmesi, ISO 13298 gibi ulusal düzeyde otorite kaynakların varlığı, bu alanda yetkinleşmiş organizasyonların sayısının giderek artması elektronik sistemlere geçişin hızlanmasına katkı sağlamaktadır. Ülkemizde kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamalarına dönük literatürün zenginleşmesi de (Çiçek, 2011; İçimsoy, 1997; Özdemirci, 2008; Kandur, 2011; Külcü, 2010; Odabaş, 2007) uygulamalara ilgi ve farkındalığın artışında önemli bir etken olarak görülmelidir. Elektronik ortamda bilgi ve belge işlemlerinin geçerliliğine ilişkin yasal çerçeve 2004 yılında kabul edilen Elektronik İmza Kanunu ile oluşturulmuştur. Resmi iş sürecinin elektronik ortama taşınmasına dönük alt yapı koşulları, elektronik uygulamaların geçerliliğini sağlamaya dönük geliştirilen diğer düzenlemeler ve var olan yasal düzenlemelerdeki iyileştirmelerle (Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 2003; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik, 2001-2005; Elektronik İmza Kanunu, 2004; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 2004; Standart Dosya Planı, 2005; TS 13298, 2009; TS ISO 15489-1-2, 2007) belirli bir düzeye ulaştırılmıştır. Yine sistemlerini elektronik ortama taşıyan kurumların elde ettikleri verimlilik düzeyleri de diğer kurumları harekete geçiren olumlu bir etkendir. Kurumlar dijitalleştirme çalışmalarıyla kağıt ortamdaki belgelerini elektronik ortama taşıyarak ve/veya iş süreçlerinin bütünüyle elektronik ortama yürütülmesine dönük projelerle EBBY uygulamalarına yönelmektedirler. EBBY uygulamaları ile zaman ve mekândan bağımsız eşgüdümlü çalışma koşulları yaratılabilmekte, kurumsal iş süreçleri saniyeler içerisinde tamamlanabilmekte, çoklu erişim ve paylaşım olanakları yanında depolama ve yedekleme sorunları kolayca aşılabilmektedir. Elektronik arşivlerin sağladığı web tabanlı bütünleşik içerik oluşturma ve yayımlama özellikleri de eklendiğinde EBBY uygulamaları kurumların iş yükünün önemli bir bölümünü karşılayabilmektedir. Öte yandan elektronik ortamda yürütülen kurumsal iş süreçlerine yönelik çeşitli kaygılar ya da bu süreçlerde yaşanması muhtemel sorunların da göz önüne alınması gerekir. Kaygılar ve/veya sorunlar arasında sistem güvenliği, yetkilendirme, bilgi içeriğinin doğruluğu, bütünlüğünün ve uzun süre korunması yer almaktadır (InterPARES 1 Project, 2009).
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 33 Bu çerçevede kurumlarda iş süreçlerinde kullanılmak üzere üretilen ya da sağlanan sayısal bilgi içeriğine yönelik hizmet politikalarının geliştirilmesi önemlidir. Hizmet politikaların geliştirilmesi sürecinde, kurumlarda sayısal içeriğin potansiyel tüm kullanıcıların gereksinimlerini karşılayabilmesi için aşağıdaki değerlendirme ve analizlerin yapılması gerekmektedir: 1. Kurumlarda var olan bilgi sistemlerinin tanımlanması ve bunların etkin yönetimine dönük politikalar, stratejiler, düzenlemeler ve eylem planları geliştirilmesi, 2. Kurumsal bilgi sistemlerinin işleyişini etkileyen ya da belirleyen idari yapı, sosyal ve kültürel çevre ile yasal koşulların analizi, 3. Kurumlarda bilgi ya da belge işlemlerinden sorumlu personelin niteliğinin değerlendirilmesi, 4. Kurumsal elektronik bilgi ve belge yönetimine dönük farklı sistem ve uygulamalarının tanımlanması, bu uygulamalar arasındaki ilişki ve iletişimin ile bütünleşik uygulamalara duyulan gereksinimin tanımlanması, 5. Bilgi ve belge içeriğinin üretildiği birimler ile merkezi idari yapılar arasındaki ilişki ve iletişimin tanımlanması, 6. Bilgi içeriğinin üretimi, düzenlenmesi ve dosyalanması, saklama koşullarının tanımlanması, korunması ve güvenliği ile kayba uğramadan uzun süre saklanmasına dönük koşulların ve beklentileri analizi (InterPARES 3 Project, 2008, Külcü ve Çakmak, 2009, s.287). Çalışmamızda yukarıda dile getirilen unsurlara yönelik ülkemizde kurumların EBBY uygulamalarına dönük koşullarının değerlendirilmesi, yeniliklere ve iyileştirmelere ilişkin beklentilerin tespit edilmesi, bütünleşik sistemlere olan gereksinimin ortaya konulması amaçlanmaktadır. İlgili alanda ulusal düzeyde gerçekleştirilen çalışmalar sınırlı sayıda kalmaktadır. Erişilebilen kurumlarla sınırlı olan bu çalışmada elde edilecek verilerin, EBBY alanında var olan durumun anlaşılması ve gelecek dönemlere ilişkin politikaların oluşturulmasında yararlanılabileceği düşünülmektedir.
34 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü Metodoloji Araştırmanın saha çalışmaları betimsel yöntem (Karasar, 2010; Kaptan, 1989) ve uluslararası literatürde eylem araştırmaları (action research) olarak geçen yönteme dayanılarak gerçekleştirilmiştir (McNiff and Whitehead, 2006). Eylem araştırmaları, eleştirel yansıtma ve sorgulama yoluyla yaşamın kalitesini artırmak için önceden planlanmış, düzenlenmiş ve işbirliğine dayalı sistematik incelemeler şeklinde tanımlanmaktadır (Bogdan ve Biklen, 1998; Johnson, 2002; Mills, 2003; Uzuner, 2005). Eylem araştırmalarında saha çalışmalarının (case study) yapılması, araştırma alanıyla doğrudan iletişime geçilmesi ve incelemelerin alan üzerinde gerçekleştirilmesi önemli görülmektedir (Greenwood and Levin, 2003). Gerçekleştirilecek saha çalışmalarının analizinde tanımlayıcı istatistik tekniğinden yararlanılmıştır. Tanımlayıcı istatistik çalışmaları; sayı ya da frekanslar, yüzdeler, aritmetik ortalama, mod, medyan ve değişim ölçülerini içermektedir (Baş, 2001, s.128). Bulguların değerlendirilmesinde, SPSS (Statistical Package for Social Sciences) kullanılmıştır. İlgili programa sayısallaştırılarak girilen verilerin frekans değerleri, çapraz tabloları, güven analizi (0,05 katsayılı) Khi Kare Testi ile gruplar arasındaki ilişkiler saptanmıştır. Grupların aritmetik ortalama değerleri ( X ), aritmetik ortalama değerinden sapmaların ortaya konulabilmesi için standart sapma değerleri hesaplanarak ilgili tablolara yansıtılmıştır. Çalışmada Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğrencilerinin de desteğiyle 57 farklı kurumda 247 kişi ile bir anket çalışması yürütülmüştür. Geliştirilen anket durum saptaması yapmaya dönük analiz soruları ile var olan koşulların değerlendirilmesine dönük eğilim sorularından oluşmaktadır. Anket çalışması, ekte yer alan kurumlara gidilerek birebir kişilerle görüşüp yerinde anket formları doldurularak gerçekleştirilmiştir. Anketler kurumlarda bilgi ve belge yönetimi faaliyetlerini yürüten ya da bu faaliyetlerde sorumluluğu bulunan personel ile rastgele örneklem seçimi ile gerçekleştirilmiştir. Bu çalışma anketin uygulandığı 57 kurum ile sınırlıdır. Bulgular Ülkemizde elektronik bilgi ve belge yönetimi sistemlerine dönük koşulların değerlendirilmesi üzerine gerçekleştirilen ankete katılan kurumların %34,8 i kamu,
bulunan personel ile rastgele örneklem seçimi ile gerçekleştirilmiştir. Bu çalışma anketin uygulandığı 57 kurum ile sınırlıdır. Türkiye de Bulgular Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 35 Ülkemizde elektronik bilgi ve belge yönetimi sistemlerine dönük koşulların değerlendirilmesi üzerine gerçekleştirilen ankete katılan kurumların %34,8 i kamu, %32,4 ü özel sektör, %32,4 ü özel sektör, %18,2 si üniversiteler, %14,6 sı sivil toplum örgütlerinden %18,2 si üniversiteler, %14,6 sı sivil toplum örgütlerinden oluşmaktadır. oluşmaktadır. (Tablo 1): Anket deneklerinin sektörlere göre dağılımları N % Kamu Kurumu 86 34,8 Özel Sektör 80 32,4 Üniversiteler 45 18,2 Sivil Toplum Kuruluşları 36 14,6 Toplam 247 100,0 Aşağıda Tablo 2 de 2 de anket anket deneklerinin deneklerinin kurumlarda kurumlarda çalışma pozisyonlarına çalışma pozisyonlarına ilişkin açık ilişkin uçlu soruya açık uçlu verdikleri soruya yanıtlar verdikleri yer almaktadır. yanıtlar Tablodan yer almaktadır. da anlaşılacağı Tablodan üzere anket da çalışması anlaşılacağı çeşitli üzere sektörlerde anket çalışması 48 farklı çeşitli görev sektörlerde tanımıyla faaliyetlerini 48 farklı görev yürüten tanımıyla denekler faaliyetlerini gerçekleştirilmiştir. yürüten denekler Pozisyonlar üzerinde içerisinde gerçekleştirilmiştir. bilişim %18,6, Pozisyonlar kütüphane ve içerisinde dokümantasyon bilişim üzerinde %18,6, %14,2, kütüphane idari ve mali ve işler dokümantasyon %14,2, belge ve evrak %14,2, işleri idari %12,6, ve arşivcilik mali işler %6,5, %14,2, personel belge işleri ve evrak %6,5 işleri ön plana %12,6, çıkanlar arşivcilik arasındadır. %6,5, personel işleri %6,5 ön plana çıkanlar arasındadır. (Tablo 2): Deneklerinin çalışma pozisyonları N % Akademik Personel 2,8 Arkeoloji ve Eğitim 2,8 Arşivcilik 16 6,5 Avrupa Birliği Çalışmaları 2,8 Bankacılık 1,4 Belge ve Evrak İşleri 31 12,6 Bilişim 46 18,6 Danışman 2,8 Doktor 1,4 Elektrik-Elektronik 2,8 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uzmanı 1,4 Festival, Fuar ve Diğer Organizasyonlar İşleri 4 1,6 Finans 2,8 Firma Sahibi 1,4 Halkla İlişkiler 1,4 İç Mimari Tasarım, Uygulama 2,8 İdari ve Mali İşler 35 14,2 İnşaat 3 1,2 İstatistik 1,4 Kurumsal Yönetim 1,4 Kütüphane ve Dokümantasyon 35 14,2 Mimar 3 1,2 Mobilya 1,4 Muhasebe 1,4 Mühendislik 2,8 Öğrenci İşleri 1,4 Personel İşleri 16 6,5 Proje İşleri 3 1,2 Restorasyon ve Konservasyon 1,4 Sahne Sanatları ve Sahne Tasarımı 1,4 Satın Alma ve İhale İşlemleri 1,4 Satın alma ve Pazarlama 6 2,4 Sekreter 1,4 Sosyoloji 2,8 Tanıtım Pazarlama 2,8 Tasarım 1,4 Teknik İşler 1 1,6 Turizm 1,4 Ürün Müdürü 3 1,2 Yan Sanayi 1,4 Yazma Eserler 1,4 Yönetim ve Halkla İlişkiler 1,4 Yurt Dışı Faaliyetler Fuar vb. Organizasyonlar 1,4 Toplam 247 100,0 Aşağıdaki tabloda ankete yanıt veren deneklerin çalıştıkları birimlere göre dağılımları verilmektedir. Yanıtlar çerçevesinde deneklerin %37 si idari işler, %17,8 i bilgi işlem, %17,4 ü kütüphane hizmetleri, %12,1 i iletişim ve haberleşme, %9,3 ü arşiv hizmetleri, %5,7 si mali işler birimlerinde görev yapmaktadırlar.
36 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü Aşağıdaki tabloda ankete yanıt veren deneklerin çalıştıkları birimlere göre dağılımları verilmektedir. Yanıtlar çerçevesinde deneklerin %37 si idari işler, %17,8 i bilgi işlem, %17,4 ü kütüphane hizmetleri, %12,1 i iletişim ve haberleşme, %9,3 ü arşiv hizmetleri, %5,7 si mali işler birimlerinde görev yapmaktadırlar. (Tablo 3): Anket gerçekleştirilen birimler N % Arşiv Hizmetleri 23 9,3 Bilgi İşlem (Tablo 3): Anket gerçekleştirilen 44 birimler 17,8 İdari İşler 93 37,7 N % İletişim ve Haberleşme 30 12,1 Arşiv Hizmetleri 23 9,3 Kütüphane Hizmetleri 43 17,4 Bilgi İşlem 44 17,8 Mali İşler 14 5,7 İdari İşler 93 37,7 Toplam İletişim ve Haberleşme 247 30 100,0 12,1 Kütüphane Hizmetleri 43 17,4 Mali İşler Deneklerin kurumlarda çalışma çalışma statüleri statüleri incelendiğinde 14 incelendiğinde aşağıdaki aşağıdaki gruplarda birbirine 5,7 gruplar- Toplam 247 100,0 da yakın birbirine oranlar yakın elde edilmiştir. oranlar elde Yanıtlar edilmiştir. içerisinde Yanıtlar İdari personel içerisinde statüsünde İdari çalışanlar personel %27,5, statüsünde uzmanlar çalışanlar Deneklerin %26,3,%27,5, kurumlarda teknik personel uzmanlar çalışma %25,5, statüleri %26,3, yönetici incelendiğinde teknik statüsünde personel aşağıdaki çalışanlar %25,5, gruplarda %20,6 lık yönetici birbirine oranı statüsünde yakın oluşturmaktadır. çalışanlar oranlar elde %20,6 lık edilmiştir. oranı Yanıtlar oluşturmaktadır. içerisinde İdari personel statüsünde çalışanlar %27,5, uzmanlar %26,3, teknik personel %25,5, yönetici statüsünde çalışanlar %20,6 lık oranı (Tablo 4): Anket deneklerinin statüleri oluşturmaktadır. N % İdari Personel 68 27,6 Teknik Personel (Tablo 4): Anket deneklerinin statüleri 63 25,5 Uzman 65 26,3 N % Yönetici 51 20,6 İdari Personel 68 27,6 Toplam Teknik Personel 247 63 100,0 25,5 Uzman Ankete yanıt veren deneklerin kurumlarda çalışma süreleri 65 incelendiğinde yoğunlukla 26,3 Yönetici 51 20,6 yeni Ankete yanıt veren deneklerin kurumlarda çalışma süreleri incelendiğinde Toplam çalışanlardan oluştukları anlaşılmaktadır. Beş yıldan 247 az çalışanların oranının %55,5 100,0 yoğunlukla olması Ankete bu değerlendirmeyi yeni yanıt çalışanlardan veren deneklerin desteklemektedir. oluştukları kurumlarda 5 anlaşılmaktadır. yıldan çalışma daha süreleri çok kurumsal incelendiğinde Beş yıldan çalışma az yoğunlukla deneyimi çalışanların olanların yeni oranının çalışanlardan %55,5 %44,1 de oluştukları olması kalırken, anlaşılmaktadır. bu 11 değerlendirmeyi yıl ve üzerinde Beş bu yıldan desteklemektedir. oran az %25,9 a çalışanların düşmektedir. oranının 5 yıldan %55,5 daha çok olması kurumsal bu değerlendirmeyi çalışma deneyimi desteklemektedir. olanların 5 oranı yıldan %44,1 de daha çok kurumsal kalırken, çalışma 11 yıl deneyimi ve üze- (Tablo 5): Anket deneklerinin kurumlarında çalışma süresi rinde olanların bu oranı %25,9 a %44,1 de düşmektedir. kalırken, 11 yıl ve üzerinde bu oran %25,9 a düşmektedir. N % 0-2 yıl 73 29,6 3-5 yıl 64 25,9 6-10 (Tablo 5): Anket deneklerinin kurumlarında yıl çalışma süresi 46 18,6 11-20 yıl N 43 % 17,4 0-2 20 yıldan çok 73 29,6 20 8,1 3-5 yıl 64 25,9 Toplam 247 6-10 yıl 46 100,0 18,6 11-20 yıl 43 17,4 20 yıldan Tablo çok 6 da yer aldığı gibi gruplar içerisinde elektronik 20 sertifikalı yazışmalar en yoğun 8,1 Toplam kamu kurumlarında yürütülmektedir (%512). Özel 247 sektörde elektronik imza 100,0 sertifikalı yazışmalar Tablo %85 6 da oranında yer aldığı yapılmamaktadır. gibi gruplar içerisinde Bu durum elektronik kurumların sertifikalı büyüklüğü yazışmalar ile en de yoğun doğru orantılıdır. kamu Tablo kurumlarında 6 da Yine yer üniversitelerin yürütülmektedir aldığı gibi yarısına gruplar (%512). yakınında içerisinde Özel sektörde elektronik elektronik ortamda sertifikalı imza belgelere yazışmalar geçerlilik yazışmalar en yoğun kazandıran %85 kamu oranında kurumlarında elektronik yapılmamaktadır. imzalı yürütülmektedir yazışmalar Bu durum gerçekleştirilememektedir. kurumların (%512). Özel büyüklüğü sektörde ile Öte de elekt- yandan doğru sertifikalı yasal ronik ankete orantılıdır. imza yanıt sertifikalı Yine veren üniversitelerin kamu yazışmalar kurumlarında yarısına %85 görevli oranında yakınında personelin yapılmamaktadır. elektronik %40,7 si ortamda kurumda Bu belgelere durum uygulamaya yasal ku- geçilmiş geçerlilik olmasına kazandıran karşın elektronik e-imzayı imzalı kullanmadıklarını yazışmalar gerçekleştirilememektedir. belirtmiştir. Bu durumun Öte yandan kamu ankete kurumlarında yanıt veren daha kamu yoğun kurumlarında yaşanması, görevli diğer kurumlara personelin %40,7 si göre bürokratik kurumda yapılanmanın uygulamaya geçilmiş özellikleri olmasına ve buna bağlı karşın hiyerarşik e-imzayı yetkilendirmelerle kullanmadıklarını açıklanabilir. belirtmiştir. Bu durumun kamu
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 37 rumların büyüklüğü ile de doğru orantılıdır. Yine üniversitelerin yarısına yakınında elektronik ortamda belgelere yasal geçerlilik kazandıran elektronik imzalı yazışmalar gerçekleştirilememektedir. Öte yandan ankete yanıt veren kamu kurumlarında görevli personelin %40,7 si kurumda uygulamaya geçilmiş olmasına karşın e-imzayı kullanmadıklarını belirtmiştir. Bu durumun kamu kurumlarında daha yoğun yaşanması, diğer kurumlara göre bürokratik yapılanmanın özellikleri ve buna bağlı hiyerarşik yetkilendirmelerle açıklanabilir. (Tablo 6): Kurumlarda Elektronik İmza Sertifikalı Yazışmaların Yürütülmesine İlişkin (Tablo 6): Kurumlarda Elektronik İmza Koşullar Sertifikalı Yazışmaların Yürütülmesine İlişkin Evet yürütülüyor Evet yürütülüyor Yakın zamanda Yürütülmüyor Toplam Koşullar ben de ama geçilmesi Evet kullanıyorum yürütülüyor Evet kullanmıyorum yürütülüyor Yakın planlanıyor zamanda Yürütülmüyor Toplam ben de ama geçilmesi Kamu Kurumu 9 35 13 29 86 kullanıyorum kullanmıyorum planlanıyor % 10,5 40,7 15,1 33,7 100,0 Kamu Kurumu 9 35 13 29 86 Özel Sektör % 10,5 10 40,7 2 15,1 8 33,7 60 100,0 80 12,5 2,5 10,0 75,0 100,0 Özel Sektör 10 2 8 60 80 Üniversiteler % 12,5 9 2,5 8 10,0 5 75,0 23 100,0 45 20,0 17,8 11,1 51,1 100,0 Üniversiteler 9 8 5 23 45 Sivil Toplum % 20,0 1 17,8 4 11,1 19 51,1 12 100,0 36 2,8 11,1 52,8 33,3 100,0 Sivil Toplum 1 4 19 12 36 Toplam % 2,8 29 11,1 49 52,8 45 33,3 124 100,0 247 Toplam % 11,8 29 19,8 49 18,2 45 50,2 124 100,0 247 % 11,8 19,8 18,2 50,2 100,0 Tüm gruplar için nitelikli elektronik imza sertifikası ile yürütülen yazışmaların tamamına Tüm Tüm yakını, gruplar için kurum için nitelikli içi yazışmalar elektronik ve imza diğer sertifikası kurum içi ile iletişim yürütülen faaliyetlerinden yazışmaların yazışmaların oluşmaktadır. tamamına yakını, kurum içi içi yazışmalar ve ve diğer diğer kurum kurum içi içi iletişim iletişim faaliyetlerinden faaliyetlerinden oluşmaktadır. Öte yandan kurumlar arası bilgi ve belge trafiğinde elektronik haberleşmenin oranı, tüm Öte gruplarda yandan Öte yandan %2 nin kurumlar altında arası kalmaktadır. bilgi ve belge Üniversitelerde trafiğinde elektronik bu oranın haberleşmenin haberleşmenin oranı, üniversiteler tüm gruplarda tüm gruplarda arası %2 nin kaynak %2 nin altında alış verişine kalmaktadır. altında dönük kalmaktadır. uygulamalar Üniversitelerde ile Üniversitelerde açıklanabilir. bu oranın %4 e bu oranın çıkması, %4 e çıkması, oranı, %4 e üniversiteler çıkması, üniversiteler arası kaynak alış arası verişine kaynak dönük alış uygulamalar verişine ile dönük açıklanabilir. uygulamalar ile açıklanabilir. (Tablo 7): Kurumlarda elektronik imza sertifikalı yazışmaların yürütüldüğü alanlar (Tablo 7): Kurumlarda Kurum elektronik içi tüm imza Bazı sertifikalı haberleşme yazışmaların ve Diğer yürütüldüğü alanlar Toplam Kurum yazışma içi tüm ve Bazı iletişim haberleşme işlemleri ve kurumlarla Diğer Toplam talimatlar yazışmalar yazışma ve iletişim işlemleri kurumlarla Kamu Kurumu talimatlar 28 57 yazışmalar 1 86 % 32,6 66,3 1,2 100,0 Kamu Kurumu 28 57 1 86 Özel Sektör % 32,6 57 66,3 23 1,2 0 100,0 80 71,3 28,8,0 100,0 Özel Sektör 57 23 0 80 Üniversiteler % 71,3 19 28,8 24,0 2 100,0 45 42,2 53,3 4,4 100,0 Üniversiteler 19 24 2 45 Sivil Toplum % 42,2 6 53,3 30 4,4 0 100,0 36 16,7 83,3,0 100,0 Sivil Toplum 6 30 0 36 Toplam % 110 16,7 134 83,3,0 3 100,0 247 Toplam % 44,5 110 54,3 134 1,2 3 100,0 247 % 44,5 54,3 1,2 100,0 Aşağıda kurumsal iş süreçlerinde EBYS uygulamalarının kullanım yoğunluğuna ilişkin bir dizi Aşağıda tablo yer kurumsal almaktadır. iş süreçlerinde EBYS uygulamalarının kullanım yoğunluğuna ilişkin bir dizi Bu tablo çerçevede yer almaktadır. EBYS uygulamalarının personel işleri ile ilgili işlemlerde yürütülme yoğunluğu Bu çerçevede tüm gruplar EBYS için uygulamalarının orta düzeye personel yakın çıkmıştır. işleri ile ilgili Personel işlemlerde işlerinde yürütülme EBYS yoğunluğu tüm gruplar için orta düzeye yakın çıkmıştır. Personel işlerinde EBYS uygulamalarını kullanımında özel sektör diğerlerine göre bir nebze ön plandadır ( X 3,5). uygulamalarını kullanımında özel sektör diğerlerine göre bir nebze ön plandadır ( X 3,5).
38 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü Aşağıda kurumsal iş süreçlerinde EBYS uygulamalarının kullanım yoğunluğuna ilişkin bir dizi tablo yer almaktadır. Bu çerçevede EBYS uygulamalarının personel işleri ile ilgili işlemlerde yürütülme yoğunluğu tüm gruplar için orta düzeye yakın çıkmıştır. Personel işlerinde EBYS uygulamalarını kullanımında özel sektör diğerlerine göre bir nebze ön plandadır ( X 3,5). Kamu kurumlarında orta üzeri seçenekler %32,6 da kalırken, üniversitelerde bu oran özel %37,8 dir. sektörde Khi kare %50, değerleri üniversitelerde özel sektör ile %37,8 dir. diğer gruplar Khi arasında kare anlamlı değerleri bir üniversitelerde %37,8 dir. Khi kare değerleri özel sektör ile diğer gruplar arasında anlamlı bir özel fark sektör olduğunu ile doğrulamaktadır. diğer gruplar arasında anlamlı bir fark olduğunu doğrulamaktadır. fark olduğunu doğrulamaktadır. (Tablo 8): Kurumlarda personel işleri ile ilgili faaliyetlerinde elektronik sistemlerin kullanımı (Tablo 8): Kurumlarda Hiç personel Yüzeysel işleri ile ilgili Orta faaliyetlerinde İleri Düzey elektronik Bütünüyle sistemlerin kullanımı s Hiç Yüzeysel Orta İleri Düzey Bütünüyle Kamu Kurumu 2 18 38 25 3 3,10 X s,09 Kamu Kurumu % 2,3 2 20,9 18 44,2 38 29,1 25 3,5 3 3,10,09 Özel % Sektör 2,3 0 20,9 6 44,2 34 29,1 34 3,5 6 3,50,08 Özel % Sektör,0 0 7,5 6 42,5 34 42,5 34 7,5 6 3,50,08 Üniversiteler %,0 3 7,5 6 42,5 19 42,5 13 7,5 4 3,20,15 Üniversiteler % 6,7 3 13,3 6 42,2 19 28,9 13 8,9 4 3,20,15 Sivil Toplum % 6,7 2 13,3 4 42,2 23 28,9 3 8,9 4 3,08,15 Sivil Toplum % 5,6 2 11,1 4 63,9 23 8,3 3 11,1 4 3,08,15 % 5,6 Toplam 7 11,1 34 63,9 114 8,3 75 11,1 17 3,22 0,11 Toplam % 2,8 7 13,8 34 46,2 114 30,4 75 6,9 17 3,22 0,11 % 2,8 13,8 46,2 30,4 6,9 Pearson Chi-Square 0,009 > 0,05 Pearson Pearson Chi-Square Chi-Square 0,009 > 0,05 0,009 > 0,05 Yönetim ve ve denetim faaliyetlerinde EBBY uygulamalarının EBBY uygulamalarının kullanımında kullanımında özel sektörde Yönetim ve denetim faaliyetlerinde EBBY uygulamalarının kullanımında özel sektörde özel ileri sektörde ve üzeri işaretleme ileri ve oranı üzeri %51,3 işaretleme iken bu oranı üniversitelerde %51,3 iken %33,4, bu oran kamu üniversitelerde kurumlarında ileri ve üzeri işaretleme oranı %51,3 iken bu oran üniversitelerde %33,4, kamu kurumlarında %33,4, %31,4 kamu ve sivil kurumlarında toplum kuruluşlarında %31,4 ve %11,1 de sivil toplum kalmaktadır. kuruluşlarında Yine özel %11,1 de sektöre ilişkin kalmaktadır. verilerde aritmetik Yine özel ortalama sektöre değeri ilişkin diğer verilerde gruplara göre aritmetik daha yüksektir. ortalama Khi değeri kare değerleri diğer grup- de %31,4 ve sivil toplum kuruluşlarında %11,1 de kalmaktadır. Yine özel sektöre ilişkin verilerde aritmetik ortalama değeri diğer gruplara göre daha yüksektir. Khi kare değerleri de lara gruplar göre arasında daha yüksektir. anlamlı bir Khi çelişki kare olduğunu değerleri doğrulamaktadır. de gruplar arasında anlamlı bir çelişki gruplar arasında anlamlı bir çelişki olduğunu doğrulamaktadır. olduğunu doğrulamaktadır. (Tablo 9) Kurumlarda yönetim ve denetim faaliyetlerinde elektronik sistemlerin kullanımı (Tablo 9) Kurumlarda yönetim ve denetim faaliyetlerinde elektronik sistemlerin kullanımı Hiç Yüzeysel Orta İleri Düzey Bütünüyle s Hiç Yüzeysel Orta İleri Düzey Bütünüyle Kamu Kurumu 2 21 36 25 2 3,05 X s,09 Kamu Kurumu % 2,3 2 24,4 21 41,9 36 29,1 25 2,3 2 3,05,09 Özel % Sektör 2,3 0 24,4 6 41,9 33 29,1 38 2,3 3 3,48,07 Özel % Sektör,0 0 7,5 6 41,3 33 47,5 38 3,8 3 3,48,07 Üniversiteler %,0 3 7,5 7 41,3 20 47,5 12 3,8 3 3,11,14 Üniversiteler % 6,7 3 15,6 7 44,4 20 26,7 12 6,7 3 3,11,14 Sivil Toplum % 6,7 2 15,6 7 44,4 23 26,7 3 6,7 1 2,83,12 Sivil Toplum % 5,6 2 19,4 7 63,9 23 8,3 3 2,8 1 2,83,12 Toplam % 5,6 7 19,4 41 63,9 112 8,3 78 2,8 9 3,11 0,10 Toplam % 2,8 7 16,6 41 45,3 112 31,6 78 3,6 9 3,11 0,10 % 2,8 16,6 45,3 31,6 3,6 Pearson Chi-Square 0,002 > 0,05 Pearson Chi-Square 0,002 > 0,05 Pearson Mali işlerde Chi-Square EBBY uygulamalarının 0,002 > 0,05 kullanımında tablo değişmemektedir. Özel sektörde Mali işlerde EBBY uygulamalarının kullanımında tablo değişmemektedir. Özel sektörde ileri düzey sistemlerin kullanım oranı %53,8 ile ilk sırada iken kamu kurumlarında oran biraz ileri düzey sistemlerin kullanım oranı %53,8 ile ilk sırada iken kamu kurumlarında oran biraz daha yükselmekte ve %38,4 e çıkmaktadır. Üniversitelerin mali sistemlerinde elektronik daha yükselmekte ve %38,4 e çıkmaktadır. Üniversitelerin mali sistemlerinde elektronik ortamı kullanma oranları diğer gruplara göre daha düşük kalmaktadır. ortamı kullanma oranları diğer gruplara göre daha düşük kalmaktadır.
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 39 Mali işlerde EBBY uygulamalarının kullanımında tablo değişmemektedir. Özel sektörde ileri düzey sistemlerin kullanım oranı %53,8 ile ilk sırada iken kamu kurumlarında oran biraz daha yükselmekte ve %38,4 e çıkmaktadır. Üniversitelerin mali sistemlerinde elektronik ortamı kullanma oranları diğer gruplara göre daha düşük kalmaktadır. (Tablo 10): Kurumlarda mali işlerle ilgili faaliyetlerinde elektronik sistemlerin kullanımı (Tablo 10): Kurumlarda mali işlerle ilgili faaliyetlerinde elektronik sistemlerin kullanımı Hiç Yüzeysel Orta İleri Düzey Bütünüyle X s Hiç Yüzeysel Orta İleri Düzey Bütünüyle Kamu Kurumu 4 23 26 30 3 3,06 X s,10 Kamu % Kurumu 4,7 4 26,7 23 30,2 26 34,9 30 3,5 3 3,06,10 % Özel Sektör 1 4,7 26,7 6 30 30,2 41 34,9 2 3,5 3,46,08 Özel % Sektör 1,3 1 7,5 6 37,5 30 41 51,3 2,5 2 3,46,08 % Üniversiteler 5 1,3 13 7,5 11 37,5 12 51,3 4 2,5 2,93,17 Üniversiteler % 5 13 11,1 28,9 24,4 11 26,7 12 8,9 4 2,93,17 % Sivil Toplum 11,1 3 28,9 3 24 24,4 26,7 3 3 8,9 3,00,15 Sivil % Toplum 8,3 3 8,3 3 66,7 24 8,3 3 8,3 3 3,00,15 % 8,3 8,3 66,7 8,3 8,3 Toplam 13 45 91 86 12 3,11 0,25 Toplam % 5,3 13 18,2 45 36,8 91 34,8 86 4,9 12 3,11 0,25 % 5,3 18,2 36,8 34,8 4,9 Grupların kurumsal iş iş süreçlerinde kullandıkları elektronik bilgi bilgi sistemlerinin Grupların kurumsal iş süreçlerinde kullandıkları elektronik bilgi sistemlerinin sistemlerinin önceliğinde farklılıklar farklılıklar söz konusudur. söz konusudur. Kamu kurumları Kamu ve kurumları özel sektör ve daha özel çok sektör e-arşivleri önceliğinde farklılıklar söz konusudur. Kamu kurumları ve özel sektör daha çok e-arşivleri daha çok kullanırken e-arşivleri üniversiteler kullanırken kurumun üniversiteler intranet alt kurumun yapısını, sivil intranet toplum alt kuruluşları yapısını, da sivil interneti kullanırken üniversiteler kurumun intranet alt yapısını, sivil toplum kuruluşları da interneti toplum ağırlıklı kuruluşları olarak kullandıklarını da interneti dile ağırlıklı getirmişlerdir. ağırlıklı olarak kullandıklarını dile getirmişlerdir. olarak kullandıklarını dile getirmişlerdir. (Tablo 11): Kurumsal iş süreçlerinde öncelikle kullanılan bilgi erişim araçları (Tablo 11): Kurumsal iş süreçlerinde öncelikle kullanılan bilgi erişim araçları E-posta Intranet İnternet E- Arşiv Google Toplam E-posta Intranet İnternet E- Arşiv Google Toplam Kamu Kurumu 4 23 26 30 3 86 Kamu Kurumu 4 23 26 30 3 86 % 4,7 26,7 30,2 34,9 3,5 100,0 % 4,7 26,7 30,2 34,9 3,5 100,0 Özel Sektör 1 6 30 41 2 80 Özel Sektör 1 6 30 41 2 80 % 1,3 7,5 37,5 51,3 2,5 100,0 % 1,3 7,5 37,5 51,3 2,5 100,0 Üniversiteler 5 13 11 12 4 45 Üniversiteler 5 13 11 12 4 45 % 11,1 28,9 24,4 26,7 8,9 100,0 % 11,1 28,9 24,4 26,7 8,9 100,0 Sivil Toplum 3 3 24 3 3 36 Sivil Toplum 3 3 24 3 3 36 % 8,3 8,3 66,7 8,3 8,3 100,0 % 8,3 8,3 66,7 8,3 8,3 100,0 Toplam 13 45 91 86 12 247 Toplam 13 45 91 86 12 247 % 5,3 18,2 36,8 34,8 4,9 100,0 % 5,3 18,2 36,8 34,8 4,9 100,0 Tablo 13 incelendiğinde grupların tamamına yakınında web sayfalarında aranan bilgiye Tablo 13 incelendiğinde grupların tamamına yakınında web sayfalarında aranan bilgiye 13 grupların tamamına yakınında web sayfalarında erişim konusunda ortalamanın biraz üzerinde yeterlilik düzeyinin söz konusu oldu aranan erişim bilgiye konusunda erişim ortalamanın konusunda biraz ortalamanın üzerinde yeterlilik biraz üzerinde düzeyinin yeterlilik söz konusu düzeyinin oldu görülmektedir. Özel sektör çalışanları aranan bilgiye kendi web sayfalarından %30 oranında söz görülmektedir. konusu oldu Özel görülmektedir. sektör çalışanları Özel aranan sektör bilgiye çalışanları kendi web aranan sayfalarından bilgiye %30 kendi oranında web istenilen düzeyde erişim gerçekleştiremediklerini dile getirirken bu oran kamu kurumlarında sayfalarından istenilen düzeyde %30 erişim oranında gerçekleştiremediklerini istenilen düzeyde dile getirirken erişim bu gerçekleştiremediklerini oran kamu kurumlarında %17,4 dür. dile %17,4 dür. getirirken bu oran kamu kurumlarında %17,4 dür.
40 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü (Tablo 13): Kurum web sayfası içerisinde aranan bilgiye kolay erişim (Tablo 13): Kurum web sayfası içerisinde Çoğu aranan bilgiye kolay erişim X s Hiçbir zaman Bazen zaman Çoğu Her zaman Kamu Kurumu 0 15 50 21 3,07 X s Hiçbir zaman Bazen zaman Her zaman,07 Kamu Kurumu %,0 0 17,4 15 58,1 50 24,4 21 3,07,07 Özel % Sektör,0 5 17,4 24 58,1 42 24,4 9 2,69,08 Özel % Sektör 6,3 5 30,0 24 52,5 42 11,3 9 2,69,08 Üniversiteler % 6,3 1 30,0 4 52,5 23 11,3 17 3,24,10 Üniversiteler % 2,2 1 8,9 4 51,1 23 37,8 17 3,24,10 Sivil Toplum % 2,2 1 8,9 2 51,1 25 37,8 8 3,11,10 Sivil Toplum % 2,8 1 5,6 2 69,4 25 22,2 8 3,11,10 Toplam % 2,8 7 5,6 45 69,4 140 22,2 55 3,02,08 Toplam % 2,8 7 18,2 45 56,7 140 22,3 55 3,02,08 % 2,8 18,2 56,7 22,3 5 değişken üzerinden sorgulanan sorgulanan kurumlarda kurumlarda elektronik elektronik kütüphane ve kütüphane bilgi merkezlerine ve bilgi merkezlerine 5 değişken üzerinden dönük olanakların sorgulanan kurumlarda yeterliliği elektronik konusunda kütüphane tablonun, ve bilgi web merkezlerine dönük olanakların yeterliliği konusunda tablonun, web sayfasına göre biraz daha olumsuz sayfasına dönük göre olanakların biraz daha yeterliliği olumsuz konusunda görülmektedir. tablonun, Genel web sayfasına aritmetik göre ortalama biraz daha 3,37 olumsuz görülmektedir. Genel aritmetik ortalama 3,37 iken, üniversite çalışanları açısından yeterlilik iken, üniversite görülmektedir. düzeyi aritmetik çalışanları Genel aritmetik ortalaması açısından ortalama 3,71 e yeterlilik 3,37 iken, çıkmakta, öte düzeyi üniversite yandan aritmetik çalışanları özel sektörde ortalaması açısından ortalamanın 3,71 e yeterlilik altına çıkmakta, düzeyi 2,70 ye öte aritmetik düşmektedir. yandan ortalaması özel Kamu sektörde 3,71 e çıkmakta, kurumlarında ortalamanın öte yandan yeterli bulanların altına özel oranı 2,70 ye sektörde %54,7 dir. düşmektedir. ortalamanın altına Kamu kurumlarında 2,70 ye düşmektedir. yeterli Kamu bulanların kurumlarında oranı yeterli %54,7 dir. bulanların oranı %54,7 dir. (Tablo 14): Kurumlarda elektronik kütüphane ve bilgi merkezlerine dönük olanakların (Tablo 14): Kurumlarda elektronik kütüphane yeterliliği ve bilgi merkezlerine dönük olanakların yeterliliği S X Yetersiz Yetersiz Belirsiz Yeterli Yeterli Kamu Kurumu 2 26 11 43 4 3,24 X S Yetersiz Yetersiz Belirsiz Yeterli Yeterli,11 Kamu Kurumu % 2,3 2 30,2 26 12,8 11 50,0 43 4,7 4 3,24,11 Özel % Sektör 2,3 7 30,2 31 12,8 23 50,0 17 4,7 2 2,70,11 Özel % Sektör 8,8 7 38,8 31 28,8 23 21,3 17 2,5 2 2,70,11 Üniversiteler % 8,8 0 38,8 10 28,8 2 21,3 24 2,5 9 3,71,15 Üniversiteler %,0 0 22,2 10 4,4% 2 53,3 24 20,0 9 3,71,15 Sivil Toplum %,0 1 22,2 5 4,4% 12 53,3 12 20,0 6 3,47,17 Sivil Toplum % 2,8 1 13,9 5 33,3 12 33,3 12 16,7 6 3,47,17 Toplam % 2,8 10 13,9 72 33,3 48 33,3 96 16,7 21 3,37,18 Toplam % 4,0 10 29,1 72 19,4 48 38,9 96 8,5 21 3,37,18 % 4,0 29,1 19,4 38,9 8,5 Kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemlerine dönük olanakların yeterliliği Kurumlarda elektronik belge belge yönetimi yönetimi sistemlerine sistemlerine dönük dönük olanakların olanakların yeterliliği konusunda değerler her üç grup içerisinde de ortalama düzeydedir. Kamu kurumlarında yeterliliği konusunda konusunda değerler değerler her üç grup yeterli bulanların oranı %46,5 da her içerisinde üç kalırken grup içerisinde ortalama bu oran üniversitelerde de düzeydedir. ortalama Kamu %37,7 dir. düzeydedir. kurumlarında EBBY Kamu kurumlarında yeterli bulanların sistemleri konusunda yeterli oranı en bulanların %46,5 da yetersiz grubu oranı kalırken özel sektör %46,5 da bu oran oluşturmaktadır kalırken üniversitelerde (Yeterlilik bu oran %37,7 dir. oranı üniversitelerde EBBY %33,8). %37,7 dir. sistemleri konusunda EBBY sistemleri en yetersiz konusunda grubu özel sektör en yetersiz oluşturmaktadır grubu (Yeterlilik özel sektör oranı oluşturmaktadır %33,8). (Yeterlilik oranı %33,8).
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 41 (Tablo 15): Kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemlerine dönük olanakların yeterliliği X S (Tablo 15): Kurumlarda Yetersiz elektronik Yetersiz belge Belirsiz yönetimi Yeterli sistemlerine Yeterli dönük olanakların yeterliliği Kamu Kurumu 2 32 12 37 3 3,08 X,11 S % Yetersiz 2,3 Yetersiz 37,2 Belirsiz 14,0 Yeterli 43,0 Yeterli 3,5 Kamu Özel Kurumu Sektör 12 26 32 26 12 25 37 23 3,01 3,08,10,11 % 1,3 2,3 32,5 37,2 32,5 14,0 31,3 43,0 2,5 3,5 Üniversiteler Özel Sektör 1 15 26 12 26 11 25 62 3,13 3,01,16,10 % 2,2 1,3 33,3 32,5 26,7 32,5 24,4 31,3 13,3 2,5 Üniversiteler Sivil Toplum 1 14 15 12 6 12 11 36 3,06 3,13,18,16 % 2,8 2,2 38,9 33,3 16,7 26,7 33,3 24,4 13,3 8,3 Sivil Toplum 1 14 6 12 3 3,06,18 Toplam 5 87 56 85 14 3,07,13 % 2,8 38,9 16,7 33,3 8,3 2,0 35,2 22,7 34,4 5,7 Toplam 5 87 56 85 14 3,07,13 % 2,0 35,2 22,7 34,4 5,7 Grupların tamamında elektronik arşiv arşiv ve belge ve belge yönetimi yönetimi uygulamalarında uygulamalarında görevli görevli personelin Grupların personelin eğitim tamamında düzeyi eğitim yetersiz elektronik düzeyi görülmektedir. yetersiz arşiv ve görülmektedir. Sivil belge toplum yönetimi kuruluşları uygulamalarında Sivil dışında toplum diğer kuruluşları personelin gruplarda dışında personelin eğitim diğer düzeyi tüm eğitim gruplarda yetersiz yeterliliği görülmektedir. personelin ortalamanın Sivil altında eğitim toplum kalmaktadır. yeterliliği kuruluşları Üniversitelerde ortalamanın dışında diğer yeterli altında tüm görevli tüm kalmaktadır. gruplarda bulanların personelin oranı Üniversitelerde %28,9 da eğitim yeterliliği kalırken, yeterli ortalamanın kamu bulanların kurumlarında altında oranı kalmaktadır. bu %28,9 da oran Üniversitelerde %31,4, kalırken, sivil toplum yeterli kamu kurumlarında bulanların kuruluşlarında oranı bu %50, %28,9 da oran özel %31,4, sektörde kalırken, % sivil 32,5 dir. kamu toplum kurumlarında kuruluşlarında bu oran %50, %31,4, özel sivil sektörde toplum % 32,5 dir. kuruluşlarında %50, özel sektörde % 32,5 dir. (Tablo16):Elektronik arşiv ve belge yönetimi uygulamalarında görevli personelin eğitim düzeyinin yeterliliği (Tablo16):Elektronik arşiv ve belge yönetimi uygulamalarında görevli personelin eğitim X S Yetersiz Yetersiz düzeyinin Belirsiz yeterliliği Yeterli Yeterli Kamu Kurumu 11 31 17 23 4 2,74 X,12 S % Yetersiz 12,8 Yetersiz 36,0 Belirsiz 19,8 Yeterli 26,7 Yeterli 4,7 Kamu Özel Kurumu Sektör 11 3 29 31 22 17 24 23 24 2,91 2,74,10,12 % 12,8 3,8 36,3 36,0 27,5 19,8 30,0 26,7 2,5 4,7 Üniversiteler Özel Sektör 13 20 29 11 22 13 24 02 2,80 2,91,13,10 % 2,2 3,8 44,4 36,3 24,4 27,5 28,9 30,0 2,5,0 Üniversiteler Sivil Toplum 01 10 20 11 8 16 13 20 3,28 2,80,15,13 % 2,2,0 27,8 44,4 22,2 24,4 44,4 28,9 5,6,0 Sivil Toplum 0 10 8 16 2 3,28,15 Toplam 15 90 58 76 8 2,93,13 %,0 27,8 22,2 44,4 5,6 6,1 36,4 23,5 30,8 3,2 Toplam 15 90 58 76 8 2,93,13 % 6,1 36,4 23,5 30,8 3,2 Genel olarak değerlendirildiğinde kurumsal elektronik bilgi ve belge yönetimi sistemlerine Genel dönük olarak yaşanan değerlendirildiğinde en temel kaygının kurumsal %68,4 elektronik ile güvenilirlik bilgi olduğu ve belge görülmektedir. yönetimi Genel olarak değerlendirildiğinde kurumsal elektronik bilgi ve belge yönetimi sistemlerine dönük yaşanan en temel kaygının %68,4 ile güvenilirlik oldu- Öte sistemlerine yandan elektronik dönük yaşanan ortamlarda en temel yer kaygının alan bilgi %68,4 kaynaklarının ile güvenilirlik özgünlüğüne olduğu dönük görülmektedir. kaygılar deneklerin Öte yandan %37,2 si elektronik tarafından ortamlarda dile yer getirilmektedir. alan bilgi kaynaklarının Ardından elektronik özgünlüğüne sistemlerde dönük kaygılar yer alan ğu görülmektedir. Öte yandan elektronik ortamlarda yer alan bilgi kaynaklarının bilgi deneklerin kaynaklarının %37,2 si uzun tarafından süre korunması(%15,8) dile getirilmektedir. ve Ardından çeşitli düzeyde elektronik yetkilendirme sistemlerde sorunları yer alan özgünlüğüne dönük kaygılar deneklerin %37,2 si tarafından dile getirilmektedir. (%12,6) bilgi kaynaklarının sıralanmaktadır. uzun süre Seçeneklerde korunması(%15,8) yer alan ve çeşitli herhangi düzeyde bir yetkilendirme kaygı duymadıklarını sorunları Ardından elektronik sistemlerde yer alan bilgi kaynaklarının uzun süre korunması(%15,8) ve çeşitli düzeyde yetkilendirme sorunları (%12,6) sıralanmaktadır. belirtenlerin (%12,6) sıralanmaktadır. oranının %10 un Seçeneklerde altında kalması yer alan ilgili alanda herhangi yaşanan bir kaygı endişelerin duymadıklarını boyutunu ortaya belirtenlerin koymaktadır. oranının %10 un altında kalması ilgili alanda yaşanan endişelerin boyutunu Seçeneklerde yer alan herhangi bir kaygı duymadıklarını belirtenlerin oranının ortaya koymaktadır. %10 un altında kalması ilgili alanda yaşanan endişelerin boyutunu ortaya koymaktadır.
42 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü (Tablo 17): Kurumlarda EBBY yönelik yaşanan kaygılar N % Güvenilirlik (Tablo 17): Kurumlarda EBBY yönelik yaşanan 169 kaygılar 68,4 Özgünlük N 92 37,2 % Güvenilirlik Uzun Süre Koruma 169 39 68,4 15,8 Özgünlük Bilgi Bütünlüğü 92 18 37,2 7,3 Uzun Yetkilendirmeler Süre Koruma 39 31 15,8 12,6 Bilgi Kullanım Bütünlüğü 18 20 7,3 8,1 Yetkilendirmeler Hız 31 14 12,6 5,7 Kullanım Herhangi bir kaygı duymayanlar 20 24 8,1 9,7 Hız 14 5,7 Herhangi bir kaygı duymayanlar 24 9,7 Kurumlarda elektronik arşivlerin arşivlerin güvenliğine güvenliğine dönük koşulları dönük yetersiz koşulları bulanların yetersiz oranı bulanların tüm gruplarda Kurumlarda oranı tüm %30 un elektronik gruplarda altında arşivlerin kalmaktadır. %30 un güvenliğine altında Sivil toplum dönük kalmaktadır. kuruluşlarında koşulları yetersiz Sivil elektronik toplum bulanların arşivlerin kuruluşlarında tüm yeterli gruplarda elektronik bulanların %30 un oranı arşivlerin altında %57,1 kalmaktadır. yeterli iken diğer bulanların gruplarda Sivil toplum oranı yeterli kuruluşlarında bulanların %57,1 iken oranı elektronik diğer %50 nin arşivlerin gruplarda altında yeterli kalmaktadır. bulanların Aritmetik oranı %57,1 ortalama %50 nin iken değerleri diğer altında gruplarda de sivil kalmaktadır. toplum yeterli kuruluşları bulanların Aritmetik dışında oranı ortalama %50 nin diğer gruplarda altında değer- oranı leri kalmaktadır. belirsiz de sivil seçeneğine toplum Aritmetik yakın kuruluşları ortalama çıkmıştır. değerleri dışında de diğer sivil toplum gruplarda kuruluşları belirsiz dışında seçeneğine diğer gruplarda yakın çıkmıştır. belirsiz (Tablo seçeneğine 18): Kurumlarda yakın çıkmıştır. elektronik arşivlerin güvenliğine dönük koşulların yeterliliği X S (Tablo 18): Kurumlarda Yetersiz elektronik Yetersiz arşivlerin Belirsiz güvenliğine Yeterli dönük Yeterli koşulların yeterliliği Kamu Kurumu 0 18 27 37 4 3,31 X S,09 % Yetersiz,0 Yetersiz 20,9 Belirsiz 31,4 Yeterli 43,0 Yeterli 4,7 Kamu Özel Kurumu Sektör 02 18 18 27 35 37 25 40 3,31 3,04,09,09 %,0 2,5 20,9 22,5 31,4 43,8 43,0 31,3 4,7,0 Özel Üniversiteler Sektör 21 18 11 35 16 25 16 01 3,04 3,11,09,13 % 2,5 2,2 22,5 24,4 43,8 35,6 31,3 35,6,0 2,2 Üniversiteler Sivil Toplum 10 113 16 12 16 16 14 3,11 3,60,13,13 % 2,2,0 24,4 8,6 35,6 34,3 35,6 45,7 2,2 11,4 Sivil Toplum 0 3 12 16 4 3,60,13 Toplam 3 50 90 94 9 3,26,11 %,0 8,6 34,3 45,7 11,4 Toplam 1,2 3 20,3 50 36,6 90 38,2 94 3,7 9 3,26,11 % 1,2 20,3 36,6 38,2 3,7 Belgelerin uzun süre korunması konusunda kurumsal koşullarını en yetersiz bulan grup özel Belgelerin sektördür uzun ( Xuzun 2,99). süre korunması süre Bu alanda konusunda korunması sivil toplum kurumsal konusunda kuruluşları koşullarını kurumsal ve kamu en yetersiz koşullarını kurumları bulan en %50 grup yetersiz özel üzerinde bulan sektördür grup olumlu özel ( X 2,99). yanıt sektördür Bu vermişlerdir. alanda ( X 2,99). sivil Khi toplum Bu Kare alanda kuruluşları değeri sivil gruplar toplum ve kamu arasında kuruluşları kurumları anlamlı %50 ve kamu farkı ve ve kurumları üzerinde doğrulamaktadır. olumlu %50 ve yanıt üzerinde vermişlerdir. olumlu Khi yanıt Kare vermişlerdir. değeri gruplar Khi arasında Kare değeri anlamlı gruplar farkı arasında doğrulamaktadır. anlamlı farkı doğrulamaktadır. (Tablo 19): Kurumlarda elektronik arşivlerin uzun süre korunmasına dönük koşulların yeterliliği X s Yetersiz Yetersiz Belirsiz Yeterli Yeterli Kamu Kurumu 1 15 27 40 3 3,34,09 % 1,2 17,4 31,4 46,5 3,5 Özel Sektör 4 14 43 17 2 2,99,09 % 5,0 17,5 53,8 21,3 2,5 Üniversiteler 1 9 16 19 0 3,18,12 % 2,2 20,0 35,6 42,2,0 Sivil Toplum 0 3 12 15 6 3,67,14 %,0 8,3 33,3 41,7 16,7 Toplam 6 41 98 91 11 3,29 0,11 % 2,4 16,6 39,7 36,8 4,5 Pearson Chi-Square,001 < 0,05 Pearson Chi-Square,001 < 0,05 Genel olarak değerlendirildiğinde kurumların EBYS uygulamalarını en yeterli bulan grup kamu kurumlarıdır (%64). Bu oran diğer gruplarda %50 nin altınadır. Özel sektörde yeterlilik düzeyi %42,5 düşmektedir. Khi kare değerini 0,05 den düşük çıkması grupların
% 5,0 17,5 53,8 21,3 2,5 Üniversiteler 1 9 16 19 0 3,18,12 % 2,2 20,0 35,6 42,2,0 Sivil Toplum 0 3 12 15 6 3,67,14 %,0 8,3 33,3 41,7 16,7 Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Toplam 6 41 98 91 11 3,29 0,11 Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic % 2,4 16,6 39,7 36,8 4,5 Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 43 Pearson Chi-Square,001 < 0,05 Genel olarak değerlendirildiğinde kurumların EBYS uygulamalarını en Genel olarak değerlendirildiğinde kurumların EBYS uygulamalarını en yeterli bulan yeterli bulan grup kamu kurumlarıdır (%64). Bu oran diğer gruplarda %50 nin grup kamu kurumlarıdır (%64). Bu oran diğer gruplarda %50 nin altınadır. Özel sektörde altınadır. Özel sektörde yeterlilik düzeyi %42,5 düşmektedir. Khi kare değerini yeterlilik düzeyi %42,5 düşmektedir. Khi kare değerini 0,05 den düşük çıkması grupların 0,05 den düşük çıkması grupların verdikleri yanıtlar arasında anlamlı bir çelişki verdikleri yanıtlar arasında anlamlı bir çelişki olduğunu doğrulamaktadır. olduğunu doğrulamaktadır. (Tablo 20): Anket deneklerinin kurumlarında EBBY uygulamalarının yeterlilik düzeyine dönük yaklaşımı Kısmen X s Yetersiz Yeterli Yeterli Kamu Kurumu 19 12 55 2,41,08 % 22,1 14,0 64,0 Özel Sektör 15 31 34 2,23,08 % 18,8 38,8 42,5 Üniversiteler 13 12 20 2,15,12 % 28,9 26,7 44,4 Sivil Toplum 5 14 17 2,33,11 % 13,9 38,9 47,2 Toplam 52 69 126 2,28,15 % 21,1 27,9 51,0% Pearson Chi-Square,007 < 0,05 Pearson Chi-Square,007 < 0,05 Anket denekleri kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamaları içerisinde öncelikli olarak Anket kurumsal denekleri iletişim ve kurumsal yazışmaların bilgi elektronik ve belge ortamda yönetimi yürütülmesini uygulamaları düşünmektedirler içerisinde öncelikli (% 66,1). olarak Kurum kurumsal arşiv işlerinin iletişim elektronik ve yazışmaların ortama aktarılmasına elektronik %44,8, ortamda kurum yürütülmesini hizmetlerinin düşünmektedirler elektronik (% ortama 66,1). aktarılmasına Kurum arşiv ise işlerinin %36,7 oranında elektronik öncelikle ortama gereksinim aktarıl- kütüphane masına duyulmaktadır. %44,8, kurum kütüphane hizmetlerinin elektronik ortama aktarılmasına ise %36,7 oranında öncelikle gereksinim duyulmaktadır. (Tablo 21): Anket deneklerinin elektronik ortama öncelikle geçmesi gerektiğini düşündüğü işlemler N % Gizliliği olan işlemler 32 12,9 Antlaşmalar, mukaveleler ve senet hükmünde işlemler 44 17,7 ıslak imza ya da onay gerektiren işlemler 45 18,1 Kurumsal iletişim ve Yazışmalar 164 66,1 Kurum arşiv işlemleri 111 44,8 Kurum kütüphane hizmetleri 91 36,7 Grupların öncelikle elektronik sistemlere aktarılması aktarılması gereken gereken işlemler işlemler konusunda konusunda yanıtları yanıtları birbirilerinden birbirilerinden farklılıklar farklılıklar göstermektedir. göstermektedir. Özel sektörde Özel yazışmaların sektörde önceliği yazışmaların %78,7 ye önceliği çıkarken, %78,7 ye üniversitelerde çıkarken, kurum arşivi üniversitelerde seçeneği %60 kurum oranında arşivi işaretlenmiştir. seçeneği Sivil %60 oranında toplum kuruluşlarında işaretlenmiştir. da haberleşme Sivil toplum ve yazışmalar kuruluşlarında ilk sırada da çıkarken haberleşme diğer gruplardan ve yazışmalar farklı ilk olarak sırada antlaşmalar çıkarken ve diğer senetler gruplardan (%36,1) ile farklı gizli olarak olan işlemler antlaşmalar (%33,3) ve seçeneklerini senetler (%36,1) daha ile yoğun gizli işaretlenmişlerdir. olan işlemler (%33,3) seçeneklerini daha yoğun işaretlenmişlerdir. (Tablo 22): Anket deneklerinin elektronik ortama öncelikle geçmesi gerektiğini düşündüğü işlemlerin gruplara dağılımı Gizli Olan İşlemler Antlaşma Senet Islak İmzalı İşlemler Haberleşme Ve Yazışma Kurum Arşiv Kurum Kütüphane
yanıtları birbirilerinden farklılıklar göstermektedir. Özel sektörde yazışmaların önceliği %78,7 ye Grupların çıkarken, öncelikle üniversitelerde elektronik kurum sistemlere arşivi seçeneği aktarılması %60 gereken oranında işlemler işaretlenmiştir. konusunda Sivil toplum yanıtları kuruluşlarında birbirilerinden da haberleşme farklılıklar ve göstermektedir. yazışmalar ilk Özel sırada sektörde çıkarken diğer yazışmaların gruplardan önceliği farklı %78,7 ye olarak antlaşmalar çıkarken, ve üniversitelerde senetler (%36,1) kurum ile arşivi gizli seçeneği olan işlemler %60 oranında (%33,3) işaretlenmiştir. seçeneklerini daha Sivil 44 toplum Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü yoğun işaretlenmişlerdir. kuruluşlarında da haberleşme ve yazışmalar ilk sırada çıkarken diğer gruplardan farklı olarak antlaşmalar ve senetler (%36,1) ile gizli olan işlemler (%33,3) seçeneklerini daha yoğun (Tablo işaretlenmişlerdir. 22): Anket deneklerinin elektronik ortama öncelikle geçmesi gerektiğini düşündüğü işlemlerin gruplara dağılımı Gizli Olan Antlaşma Islak İmzalı Haberleşme Kurum Kurum (Tablo 22): Anket deneklerinin İşlemler elektronik Senet ortama İşlemler öncelikle Ve geçmesi Yazışma gerektiğini Arşiv düşündüğü Kütüphane Kamu Kurumu 8 işlemlerin 17 gruplara dağılımı 20 47 37 36 % Gizli Olan 9,3 Antlaşma 19,7 Islak İmzalı 23,5 Haberleşme 54,6 Kurum 43,0 Kurum 41,8 Özel Sektör İşlemler 8 Senet 7 İşlemler 11 Ve Yazışma 63 Arşiv 41 Kütüphane 28 Kamu Kurumu % 10,0 8 8,75 17 13,7 20 78,7 47 51,2 37 35,0 36 Üniversiteler % 9,3 4 19,7 6 23,55 54,6 30 43,0 27 41,8 24 Özel % Sektör 8,88 13,3 7 11,1 66,6 63 60,0 41 53,3 28 Sivil Toplum % 10,0 12 8,75 13 13,7 12 78,7 25 51,2 6 35,0 3 Üniversiteler % 33,3 4 36,1 6 33,3 5 69,4 30 16,6 27 8,3 24 % 8,8 13,3 11,1 66,6 60,0 53,3 Pearson Sivil Pearson Chi-Square Toplum Chi-Square,001 < 0,05 12,001 < 0,05 13 12 25 6 3 % 33,3 36,1 33,3 69,4 16,6 8,3 Anket deneklerinin elektronik ortama geçilmemesi gerektiğini düşündüğü başlıca Pearson Anket Chi-Square deneklerinin,001 < 0,05 elektronik ortama geçilmemesi gerektiğini düşündüğü uygulama gizliliği olan işlemlerdir (%75,8). Yine ıslak imza ya da onay gerektiren işlemlerin başlıca uygulama gizliliği olan işlemlerdir (%75,8). Yine ıslak imza ya da onay elektronik Anket ortamda deneklerinin yürütülmemesi elektronik gerektiğini ortama düşünenlerin geçilmemesi oranı gerektiğini %47,6 ya düşündüğü çıkmaktadır. başlıca gerektiren işlemlerin elektronik ortamda yürütülmemesi gerektiğini düşünenlerin uygulama (Tablo gizliliği 23): Anket olan deneklerinin işlemlerdir (%75,8). elektronik Yine ortama ıslak geçilmemesi imza ya da gerektiğini onay gerektiren düşündüğü işlemlerin oranı %47,6 ya çıkmaktadır. elektronik ortamda yürütülmemesi gerektiğini işlemler düşünenlerin oranı %47,6 ya çıkmaktadır. N % Gizliliği (Tablo olan 23): işlemler Anket deneklerinin elektronik ortama geçilmemesi 188 gerektiğini düşündüğü 75,8 Antlaşmalar, mukaveleler ve senet hükmünde işlemler işlemler 113 45,6 ıslak imza ya da onay gerektiren işlemler 118 N 47,6 % Yazışmalar Gizliliği olan ve işlemler talimatlar 188 14 75,8 5,0 Kurum Antlaşmalar, arşiv hizmetleri mukaveleler ve senet hükmünde işlemler 113 6 45,6 2,4 ıslak imza ya da onay gerektiren işlemler 118 47,6 Yazışmalar ve talimatlar 14 5,0 Elektronik ortamda yürütülmesinden kaygı duyulan işlemler arasında gruplar açısından Kurum arşiv hizmetleri 6 2,4 büyük farklılıklar söz konusu değildir. Gizliliği olan işlemler tüm gruplarca %70 ve üzeri Elektronik ortamda yürütülmesinden kaygı duyulan işlemler arasında gruplar açısından Elektronik ortamda yürütülmesinden kaygı duyulan işlemler arasında gruplar açısından büyük farklılıklar söz konusu değildir. Gizliliği olan işlemler tüm büyük farklılıklar söz konusu değildir. Gizliliği olan işlemler tüm gruplarca %70 ve üzeri gruplarca oranda işaretlenmiştir. %70 ve üzeri Bu oranda alanda kamu işaretlenmiştir. kurumlarının Bu diğer alanda gruplara kamu göre kurumlarının kaygılarının biraz diğer gruplara daha yüksek göre olduğunu kaygılarının söylenebilir biraz (%81,9). daha yüksek olduğunu söylenebilir (%81,9). (Tablo 24): Anket deneklerinin elektronik ortama geçilmemesi gerektiğini düşündüğü işlemlerin gruplara dağılımı Gizli Olan İşlemler Antlaşma Senet Islak İmzalı İşlemler Yazışma Talimat Kurum Arşivi Kamu Kurumu 70 40 42 4 2 % 81,9 46,5 48,8 8,6 2,3 Özel Sektör 56 38 44 3 2 % 70,0 47,5 50,0 3,75 2,5 Üniversiteler 34 21 22 4 2 % 75,5 46,6 48,9 8,8 4,4 Sivil Toplum 28 14 10 3 - % 77,7 38,8 27,7 8,3 - İncelemeler İncelemeler yürütülen yürütülen kurumların kurumların tamamına tamamına yakını kurumsal yakını içerik kurumsal yönetimi içerik kapsamında yönetimi değerlendirilen kapsamında bütünleşik değerlendirilen bilgi sistemlerine bütünleşik yoğun bilgi olarak sistemlerine ihtiyaç duyduklarını yoğun belirtmişlerdir. olarak ihtiyaç Seyrek ve hiçbir zaman seçeneklerini işaretleyerek yargıyı desteklemeyenlerin oranı tüm gruplarda %5 in altındadır. Aritmetik ortalama değerlerinin tüm gruplarda 4 ün üzerinde olması yargıya güçlü bir desteğin olduğunu göstermektedir.
% 70,0 47,5 50,0 3,75 2,5 Üniversiteler 34 21 22 4 2 % 75,5 46,6 48,9 8,8 4,4 Sivil Toplum 28 14 10 3 - % 77,7 38,8 27,7 8,3 - Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information İncelemeler and Records yürütülen Management kurumların Practices tamamına in Turkey: yakını Analyzing kurumsal the 57 içerik Case Institutions yönetimi kapsamında 45 değerlendirilen bütünleşik bilgi sistemlerine yoğun olarak ihtiyaç duyduklarını belirtmişlerdir. duyduklarını Seyrek ve hiçbir belirtmişlerdir. zaman seçeneklerini Seyrek işaretleyerek ve hiçbir yargıyı zaman desteklemeyenlerin seçeneklerini işaretleyerek oranı tüm yargıyı gruplarda desteklemeyenlerin %5 in altındadır. Aritmetik oranı tüm ortalama gruplarda değerlerinin %5 in tüm altındadır. gruplarda Aritmetik 4 ün üzerinde ortalama olması değerlerinin yargıya güçlü tüm bir desteğin gruplarda olduğunu 4 ün göstermektedir. üzerinde olması yargıya güçlü bir desteğin olduğunu göstermektedir. (Tablo 25): Kurumlarda iletişim, haberleşme ile personel, idari ve mali işlerle ilgili bilgilendirme ve bilgi erişime dönük kullanılan farklı elektronik sistemlerin tek bir platform üzerinde bütünleştirilmesi ve ilgili alanda bilgiye erişime dönük tek bir elektronik arşivin kullanılmasına duyulan ihtiyaç Hiçbir Çoğu Her X s zaman Seyrek Bazen zaman zaman Kamu Kurumu 0 1 14 34 37 4,24,08 %,0 1,2 16,3 39,5 43,0 Özel Sektör 1 1 4 45 29 4,25,08 % 1,3 1,3 5,0 56,3 36,3 Üniversiteler 2 0 6 16 21 4,20,14 % 4,4,0 13,3 35,6 46,7 Sivil Toplum 0 0 2 11 23 4,58,10 %,0,0 5,6 30,6 63,9 Toplam 3 2 26 106 110 4,29,01 % 1,2,8 10,5 42,9 44,5 Pearson Chi-Square,283 > 0,05 Pearson Chi-Square,283 > 0,05 Sonuç ve Değerlendirme Sonuç Kamu ve kurumlarından Değerlendirme özel sektöre, üniversitelerden sivil toplum örgütlerine EBBY uygulamalarına geçmeyi planlayan kurumların önemli bir çoğunluğunun elinde, ilgili alanda Kamu yasal çerçeveyi kurumlarından tanımlayan özel düzenlemeler sektöre, ya üniversitelerden da sınırlı uygulama sivil örnekleri toplum dışında örgütlerine çok fazla EBBY uygulamalarına geçmeyi planlayan kurumların önemli bir çoğunluğunun elinde, ilgili alanda yasal çerçeveyi tanımlayan düzenlemeler ya da sınırlı uygulama örnekleri dışında çok fazla bilgi kaynağı bulunmamaktadır. Bu noktada literatürdeki belirli sayıdaki çalışma daha önemli hale gelmektedir. Elde edilen veriler değerlendirildiğinde kurumlarda EBBY uygulamalarından sorumlu belirli bir çalışma grubundan söz etmek oldukça güçtür. Bilişim, kütüphane ve dokümantasyon, idari ve mali işler, belge ve arşiv birimleri hatta personel işleri ile ilgili birimlerin, EBBY uygulamalarından sorumlu olabildiği görülmektedir. Bu durum geleneksel teşkilat yapılarının dışında, kurumlarda mevcut bilişim ve yönetim hizmetlerinin görevlerinin bir kısmını kapsayan yeni EBBY birimlerinin oluşturulması gerektiği kanısını desteklemektedir. Kurumlarda EBBY uygulamalarını yürüten personelin statüleri de idari ve teknik personel ile uzmanlara yakın oranlarda dağılmış görülmektedir. Yine çalışma süreleri çerçevesinde nispeten yeni çalışanlardan oluşmaları dikkat çekicidir. Bu sonuç üzerinde EBBY uygulamalarının yapılandırılması ve yürütülmesinin bi-
46 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü lişim ve idari hizmetlerden farklı disiplinlerde uzmanlıklar gerektirmesi ve genç kuşak çalışanların teknolojiye yatkınlığının etkisi göz önüne alınabilir. Kurum içi yazışmaların elektronik ortama taşınması önemli bir aşamayı oluşturmaktadır. Öte yandan kurumlar ile vatandaş ve kurumlar arası uygulamaların bütünüyle EBBY kapsamına geçişi ile asıl hedef olan hantal işleyen bürokrasi ve kırtasiyeciliğin tamamen ortadan kaldırıldığı ortamlar yaratılabilecektir. Bu çerçevede hâlihazırda sınırlı sayıda olan uygulamaların yaygınlaştırılması beklentiler arasındadır. Gruplar içerisinde EBBY uygulamalarının öncelikleri arasında farklılıklar söz konusudur. Örneğin özel sektör için mali işleri, yönetim ve denetim işleri ile personel işleri ön planda iken, kamu kurumları ağırlıklı olarak e-arşivleri kullanmaktadır. Üniversitelerde kurumsal intranet, kullanımı sivil toplum örgütlerinde internet kullanımı ön plana çıkmaktadır. Genel olarak değerlendirildiğinde gruplar içerisinde özel sektörün idari ve mali işlerle ilgili bazı alanlarda, üniversitelerin elektronik kütüphanecilik uygulamamalarında ön plana çıkmasına karşın, kamu kurumlarının diğer gruplara göre EBBY uygulamalarını daha yaygın çerçevede kullandığı söylenebilir. EBBY uygulamalarının temel hedeflerinden birisi aranılan kurumsal bilgiye gereken zamanda ve kapsamda erişimin sağlanmasıdır. Bu noktada özel sektörde web sayfalarının etkinleştirilmesine duyulan gereksinim ön plana çıkmaktadır. Üniversitelerin en güçlü olduğu elektronik kütüphane ve bilgi sistemleridir. Tüm gruplarda çalışanlar birbirlerine yakın oranlarda elektronik evrak ve belge yönetim sistemlerine dönük olanaklarını ne yeterli ne de yetersiz görmektedirler. Ancak grupların tümünde personelin yetersizliği ön plana çıkmaktadır. Bu noktada alanında yetkin yeni personel alımı yanında, EBBY uygulamalarından sorumlu ya da bu işleri yürüten personele hizmet içi eğitimin yaygınlaştırılması gerekmektedir. Yasal ve idari koşulların uyumluluğuna dönük oluşturulan düzenlemeler ve gelişen teknolojik koşullara karşın, kurumların EBBY uygulamalarına dönük temel kaygısı olan güvenilirlik ağırlıklı olarak yerini korumaktadır. Bilginin özgünlüğü, yetkilendirme ve uzun süre koruma ile ilgili kaygılar güvenilirliğin gölgesinde kalmaktadır. Genel olarak EBBY uygulamalarına dönük kaygı duymayanların oranı %10 un altında kalmaktadır. Bu sonuç var olan sistem alt yapısının geliştirilmesine ve kullanılan sistemlere güven sağlamaya dönük bilgilendirici faaliyetlere daha fazla zaman ayrılması gerektiğini göstermektedir.
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 47 Analizlerin gerçekleştirildiği 57 kurumda çalışanlar EBBY uygulamaları kapsamında öncelikle geliştirilmesi gereken alanı kurumsal iletişim ve yazışmalarda görmektedir. Bu sonuç EBBY uygulamalarında iletişim ve haberleşmenin ne denli önemli görüldüğünü göstermesi bakımından dikkat çekicidir. Özellikle kamu kurumlarının EBBY kapsamında ciddi yatırımlar yaptığı alanın, ağırlığını ileriki dönemlerde daha da artıracağı düşünülmektedir. EBBY öncelikleri arasında ikinci sırada kurum arşivleri ve üçüncü sırada elektronik kütüphane hizmetleri gelmektedir. Öncelikler konusunda gruplar arasında farklılıklar doğal karşılanmalıdır. Üniversitelerde elektronik arşivlerin geliştirilmesine duyulan gereksinim diğer gruplardan biraz daha yoğunken, gizliliği olan işlemlerin de elektronik ortama taşınmasında sivil toplum örgütleri daha az sakınca görmektedirler. Anket denekleri elektronik ortama geçilmesinde en çok sakınca gördüğü işlemler gizliliği olanlardır. Yine senet hükmünde işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesine dönük çok yoğun olmamakla birlikte çekincelerin sürdüğü görülmektedir. Kurumlarda belge işlemlerini yürüten ya da bu işlemlerden sorumlu personelin EBBY uygulamalarına dönük en önemli beklentisini; iletişim, haberleşme, personel, idari ve mali işlerle vb. gibi farklı alanlarda kullanılan elektronik sistemlerin tek bir platform üzerinde bütünleştirilmesi ve ilgili alanda bilgiye erişime dönük tek bir elektronik bilgi ve belge yönetimi sisteminin kullanılması oluşturmaktadır. Kurumların bu noktada bütünleşik çözümler geliştirmeleri iş süreçlerinde bilginin etkin kullanımı ve kalite döngüsünde sürekli gelişim için son derece önemli görülmektedir. Kaynakça Baş, T. (2001). Anket: Anket nasıl hazırlanır, anket nasıl uygulanır, anket nasıl değerlendirilir. Ankara: Seçkin. Bergman, B. K. (1994). Quality from customer needs to customer satisfaction. New York: McGraw Hill. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu. (2003). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25269, 24 Ekim 2003 Bogdan, R. C., Biklen, S. K. (1998). Qualitative research for education: An introduction to theory and methods. (3. bs.). Boston: Allyn and Bacon. Cimtech Ltd. (2009). Managing Information and Documents: The Definitive guide. 26.03.2012 tarihinde http://www.cimtech.co.uk/pages/main/pub_ midguide.htm adresinden erişildi.
48 Hakemli Yazılar / Refereed Papers Özgür Külcü Çiçek, N. (2011). Elektronik belgelerin diplomatik analizi ve arşivsel bağın kurulmasındaki önemi: Türkiye deki uygulamalar ışığında bir inceleme. Bilgi Dünyası, 2011, 12 (1), 87-104. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001: 95-100. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2005). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25735, 22 Şubat 2005. Elektronik İmza Kanunu. (2004). T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004. Greenwood, D. J. ve Levin, M. (2003). Reconstructing the relationships between universities and society through action research. UK: SAGE. Herrera-Viedma, E. ve Peis, E. (2003). Evaluating the informative quality of documents in SGML format from judgements by means of fuzzy linguistic techniques based on computing with words. Information Processing and Management, 39, 233 249. Information management planning. (2005). Government of Alberta Information Management Branch. 3 Eylül 2007 tarihinde http://www.im.gov.ab.ca/ publications/pdf/implanningguide.pdf adresinden erişildi. InterPARES 1 Project. (2009). Project summary. 20 Ocak 2012 tarihinde http://www. interpares.org/ip1/ip1_index.cfm adresinden erişildi. InterPARES 3 Project. (2008). InterPARES 3 Project organizational policy: Final version 2.0. 20 Ocak 2012 tarihinde http://www.interpares.org/display_ file.cfm?doc=ip3_organizational_policy_v2-0.pdf adresinden erişildi. İcimsoy, A. O. (1997). Arşivlerde mikroform kullanımı: Yeni teknolojiler ve sorunlar. Bilgi Çağı, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri Sempozyumu 7-9 Mayıs 1997 - Bildiriler içinde (ss.7-14). Ankara: Ankara Üniversitesi, 1999. Johnson, A. P. (2002). A short guide to action research. Boston: Allyn & Bacon. Kampffmeyer, U. (2006). ECM enterprise content management. Project consult: Hamburg. 09 Kasım 2009 tarihinde http://www.project-consult.net/files/ ecm_white%20paper_kff_2006.pdf adresinden erişildi. Kandur, H. (2011). Türkiye de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12 (1), 2-12. Kaptan, S. (1989). Bilimsel araştırma ve gözlem teknikleri. Ankara: Tekışık Matbaası. Karasar, N. (2010). Bilimsel araştırma yöntemleri. (21. bs.). Ankara: Nobel Yayın.
Türkiye de Kurumsal Elektronik Bilgi ve Belge Yönetimi Uygulamalarına Dönük Koşulların Değerlendirilmesi: 57 Örnek Kurumun Analizi / Evaluation of the State of Institutional Electronic Information and Records Management Practices in Turkey: Analyzing the 57 Case Institutions 49 Külcü, Ö. (2005). Kamu üniversitelerinde kalite yönetimi ve kalite sistem dokümantasyonu çerçevesinde belge yönetimi. Yayımlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi. Külcü, Ö. (2009). Evolution of the e-records management practices in e-government: reflections from Turkey. The Electronic Library, 27 (6), 999-1009. Külcü, Ö., Çakmak, T. (2009). Elektronik belge yönetimi üzerine InterPARES Projesi ve Türkiye Takımı faaliyetleri. Bilgi Dünyası, 2009, 10 (2), 287-302 Külcü, Ö. (2010). Belge yönetiminde yeni fırsatlar: Dijitalleştirme ve içerik yönetimi uygulamaları. Bilgi Dünyası, 11 (2), 290-331. McNiff, J. ve Whitehead, J. (2006). All you need to know about action research. UK: SAGE. Mills, G. E. (2003). Action research: A guide for the teacher researcher. NJ: Merrill/ Prentice Hall. Odabaş, H. (2007). Elektronik belge yönetimi ve kamu kurum ve kuruluşları. Yayımlanmamış doktora tezi, Ankara: Ankara Üniversitesi. Özdemirci, F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetimi ve belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları. Özdemirci, F. (2008). Government records and records management: Law on the right to information in Turkey. Government Information Quarterly, 25 (2), 303-312. Pember, M. (2006). Sorting out the standards: What every records and information Professional should know. Records Management Journal, 16(1), 21-31. Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik.(2004). T. C. Resmi Gazete, Sayı: 25658. Standart Dosya Planı. (2005). T.C. Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı: 320 3802, 24 Mart 2005. Thurston, A. (2005). Fostering trust and transparency through information systems. ACARM Newsletter, 36, 1-5. TS 13298. (2009). Elektronik belge yönetimi. Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas Grubu Türk Standartları Enstitüsü, 29 Haziran 2009. TS EN ISO 9001. (2008). Kalite yönetim sistemleri: Şartları. TSE: Ankara. TS ISO 15489-1. (2007). Bilgi ve dokümantasyon- Belge yönetimi Bölüm 1: Genel. Ankara: Türk Standardları Enstitüsü. TS ISO/TR 15489-2. (2007). Bilgi ve dokümantasyon- Belge yönetimi Bölüm 2: