Yardımcı Hizmetler Sınıfı Personeli Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Değerlendirme İşlemleri: İşlemler: 1. Sosyal Güvenlik Kurumu hizmet birleştirmesi yapılacak olan personel hizmet değerlendirme isteğini belirten dilekçesini yazı işlerine verir. 2. Dekan ya da Dekan Yardımcısı dilekçeyi personel işlerine sevk eder. 3. İlgili personelin SSK hizmet prim günleri hesaplanır/incelenir ve hizmet değerlendirme işlemi yapılır.(3 nüsha) 4. Fakülte Sekreteri ve Dekana imzalatılır. 5. Belgenin 1 nüshası Personel Daire Başkanlığına 1 nüshası maaş işlemi için İdari ve Mali İşler birimine gönderilir. Diğer nüshası ise kişinin özlük dosyasına konur. Personel Vekâlet İşlemleri: Uygulama esası :657 sayılı devlet memurları kanununun 86 maddesi uyarınca. 1. Memurların kanunu izin, geçici görev, disiplin ceza uygulaması ve uzaklaştırma gibi geçici nedenlerle ayrılmalarında yerlerine vekil atanabilir. 2. Fakülteler bünyesinde kanun esası ile vekâlet işlemleri uygulanmaktadır. 40
Personel Sağlık İşlemleri: 5510 Sayılı Kanun Sonrası İşe Giriş Yapan Personel Sağlık İşlemleri: Açıklama: İlgili personele üst yazı ile tebliğ yapılarak işe giriş bildirgesi verilir ve kimlik fotokopisi ile Manisa Sosyal Güvenlik il Müdürlüğüne müracaat etmesi istenir. 5510 Sayılı Kanun sonrası işe girenlerde 30 prim ödenmesi esası aranır. Buna göre personel sağlık işlemleri Manisa Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünce yapılır. Personel Sendika İşlemleri: Uygulama esası: 4688 Sayılı Kamu Görevlileri Sendika Kanunu. İşlemler: 1. Sendika kanununa üye personelin üyelik devlet ödemeleri ve kesintileri aylık olarak kurum kayıtları esası ile işlenerek maaş işlem birimi tarafından yapılmaktadır. 2. Fakülteler tarafından aylık olarak toplantı tutanakları ve kesinti cetvelleri üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmektedir. 41
Personel Sicil İşlemleri: Uygulama esası:657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 109 ve 121 maddesi uyarınca A-Fakülte bünyesinde Akademik Personel Sicil İşlemleri: Akademik Personel sicil Amirleri: 1. Sicil Amiri :Fakülte Dekanı. 2. Sicil Amiri : Rektör. Sicillerin verilmesi: Her personel için 1 adet Sicil formu hazırlanır ve personel fotoğrafları yapıştırılarak Sicillerin verilmesi için 1.Sicil Amirine verilir. Gizlilik içermesi sebebi ile üst yazı ekinde Kurum yetkilisi veya görevlendireceği personel tarafından Personel Daire Başkanlığına teslim edilir. B- Fakülte bünyesinde İdari Personel Sicil İşlemleri: 1. Sicil Amiri :Fakülte Sekreteri. 2. Sicil Amiri : Fakülte Dekanı. Yasal değişiklik ile 657 sayılı yasanın 64.maddesi yeniden düzenlenmiştir. Sicil notu uygulaması kaldırılmıştır. Olumlu sicil uygulaması Sekiz (8) yıl boyunca ceza almayan personele bir (1) kademe ilerlemesi verilmek sureti ile yeniden düzenlenmiştir. 42
Personel Disiplin İşlemleri: Uygulama Esası: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 124-145 Maddesi uyarınca 1- Fakülteler bünyesinde 657 sayılı devlet memurları kanununun ilgili maddeleri uyarınca meydana gelen disiplin suçlarında ilgili kanun maddelerine göre işlem yapılmaktadır. Disiplin konusunda vukuu bulan olay sonucunda ilk olarak ilgili maddelerde belirtildiği üzere suç teşkilinde bulunan personelin olumsuz tavır ve davranış sergilemesi neticesi Fakülte Disiplin Amiri tarafından soruşturmacı tayin edilerek en az 7 günlük süre olmak kaydıyla ilgili personelin savunması alınır. Teşkil edilen suçun derecesine uygun olarak değerlendirilerek işlem yapılır. İşlem sonucu ilgili personele yazı ile tebliğ edilir. Personelin bu hususta verilen cezaya itiraz etme hakkı mevcuttur. Cezanın sonucu üst yazı ekinde Personel Daire Başkanlığına bildirilir. Emeklilik İşlemleri: Uygulama Esası: 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 109 Maddesi uyarınca 1- Dilekçe yazımı ve kurum onayı. 2- İlişki kesme belgesi düzenleme ve ilişki kesme. 3- Personel kimlik kartı ve sağlık karnelerin teslim alınması. 4- Personel sosyal güvenlik kurum personel bilgi sisteminden ayrılış bildirgesinin yapılması. 5- İlgili eklerin üst yazı ile Personel ve Strateji geliştirme Daire Başkanlıklarına gönderilmesi. 6- Rektörlük onayı ve ilgili birime sevkinin sağlanması. 43
ÖĞRENCİ İŞLERİ UYGULAMALARI 1-ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ a-kayıt İşlemleri b-kayıt Yenileme İşlemleri c- Ders Muafiyeti ve İntibaklar d-öğrenime Ara Verme ( Kayıt Dondurma ) İşlemi: e-kayıt Silme İşlemi: f-burs İşlemleri: g-askerlik İşlemleri: h-öğrenci Belgesi Düzenleme İşlemi i-transkript Belgesi Düzenleme İşlemleri: j-disiplin İşleri: k-staj İşlemleri: l-geçici Mezuniyet Belgesi Düzenleme İşlemleri: m-mezuniyet İşlemleri: n-yatay Geçiş İşlemleri: o-af Kanunu İşlemleri: p-diploma Defteri İle Diploma Hazırlama İşlemi: 2-DANIŞMAN GÖREVLENDİRMESİ İŞLEMLERİ: 3-UBS İŞLEMLERİ: 4-SINAV İŞLEMLERİ: 5- PERSONELİN GÖREV VE TANIMI 44
1- ÖĞRENCİ İŞLEMLERİ a-kayıt İşlemleri: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 10., 11. ve 12. Maddeleri Uyarınca Açıklama; ÖSYM sınavı sonucu Yüksekokulumuzu kazanan öğrencilere ait dosyalar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından teslim alınır ve kayıt için belirlenen tarihler arası kayıtlar yapılır. Kayıt İçin Gerekli Belgeler: 1. ÖSYS Sonuç Belgesi ( İnternet Çıktısı ) 2. Adayın mezun olduğu ortaöğretim kurumundan aldığı diplomanın aslı, ya da yeni tarihli Mezuniyet Belgesi 3. Askerlik Tecil Belgesi (Erkek Adaylar) 4. 6 Adet 4.5x 6 Ebadında Fotoğraf 5. Öğrenci Katkı Payı Makbuzu (İkinci Öğretimler İçin) 6. Online Başvuru Formu Çıktısının İmzalı Hali Öğrenci, kayıt için gerekli belgeleri hazırlayıp öğrenci işlerine teslim eder. Öğrenci işleri personeli öğrencinin kaydını sistemde aktifleştirip öğrenci belgesi düzenler. Böylece kayıt işlemi tamamlanmış olur. Öğrenci İşlerinin Yapması Gerekenler: 1. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına kayıt olan öğrenciler için bilgi verilir. 2. Kesin kayıt yaptıran öğrenciye öğrenci kimlik kartı verilir. 45
3. Öğrencilerin UBS sisteminden kişisel bilgileri girilir, sınıf listesi düzenlenir. 4. Öğrencilerin öğrenim süresi içinde alacağı dersler oluşturulur. 5. Askerlik şubelerine öğrenci durum belgesi gönderilir ( Erkek Adaylar için ). 6. Emniyet bilgi izleme formunun çıktısı alınarak Emniyet Müdürlüğüne bildirilir. 7. Yabancı dil muafiyet sınav listesi hazırlanır. b-kayıt Yenileme İşlemleri: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 12. maddesi uyarınca kayıt yenileme işlemleri gerçekleşir. Yine bu yönetmeliğin 31. maddesinde belirtilen bir mazeret olmadığı sürece öğrenci (II.Öğretim) harcını yatırıp kaydını yenilemek zorundadır. Açıklama: 1. Öğrenciler (II. Ö.) kayıt yenilemek için üniversitenin belirlediği banka şubesine giderek harçlarını yatırır. 2. Kayıt yenileme süresi her öğretim yarıyılı/yılı başlangıcından önceki beş gün iş günüdür. 3. Harcını yatıran öğrenciler (II.Ö.) internet ortamında UBS ye kullanıcı adı ve şifreleri ile girerek ders seçimlerini yapıp danışman onayına gönderir. 4. Danışman öğretim elemanı da öğrencinin alabileceği maksimum ders saati ile öğrencinin seçtiği toplam ders saati arasındaki farkı gözeterek ve ders çakışmasına olanak vermeden ders kaydını onaylar. 5. Ders kayıt yenileme işlemini yaptırmamış öğrenciler o eğitim öğretim yarıyılı/yılı derslere ve sınavlara giremez. 46
Kayıt Yenileme İşlemi Danışman öğretim elemanlarının görevlendirilmesi Danışman öğretim elemanının internet ortamında tercih ettiği dersleri; Evet Öğrencinin seçtiği ders saati, alabileceği maksimum ders saatini aşıyor mu? Hayır Evet Ders çakışması var mı? Hayır Danış öğretim elemanı kayıt yenileme için onay verir. Bu aşamadan sonra ilgili dönemde öğrenciye ait hizmet istek talepler internet ortamındaki öğrenci bilgileri UBS den yararlanarak öğrenci işleri tarafından cevaplanılacaktır. 47
c- Ders Muafiyeti ve İntibaklar Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 23. Maddesi uyarınca 1. Öğrenci daha önce yükseköğretim kurumlarında almış ve başarmış olduğu dersler için muaf olmak için eğitim öğretim döneminin ilk haftası içinde transkript, ders içerikleri ve dilekçe ile dekanlığa başvurur. 2. Öğrencinin ders muafiyetine, ilgili bölüm intibak komisyonunun görüşü dikkate alınarak ilgili birim yönetim kurulu tarafından karar verilir. 3. Öğrencinin muaf olduğu dersler dikkate alınarak, ilgili bölüm intibak komisyonunun görüşü ve ilgili birim yönetim kurulu kararı ile uygun yarıyıla intibakı yapılır. Öncelikle alt yarıyıl ve döneminin derslerine kaydı yapılır, üst yarıyıllardan ders verilmez. Bu öğrenci, intibakının yapıldığı dönem öğrencilerine uygulanan mevzuat hükümlerine tabiidir. d-öğrenime Ara Verme ( Kayıt Dondurma ) İşlemi: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 32. maddesi uyarınca Açıklama: *Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 31. maddesinde belirtilen esaslar çerçevesinde kabul edilmiş ve mazereti olan, bu mazereti nedeniyle öğrenime ara vermek zorunda kalan öğrenciye, bir dilekçe ile başvurması ve mazeretini kanıtlaması 48
koşuluyla fakülte yönetim kurulu tarafından bir defada en az bir, en çok iki yarıyıl süre için öğrenime ara verme izni verilir. *Kayıt dondurma gerçekleştikten sonra öğrencinin her türlü öğrencilik hakları dondurulur *Bir yarıyıl süreli ara verme izni, yarıyıl başlangıcından o yarıyıl sınavlarının sona erdiği tarihe kadar olan süreyi kapsayacak şekilde verilir *Bu hükümler uyarınca öğrenime ara verme izni alan bir öğrencinin, öğrenime ara verdiği süre bu Yönetmenliğin 9. maddesinde belirtilen öğrenim süresine eklenir. Eklenecek süre ve bu süreyi ekleme nedeni ilgili yönetim kurulu tarafından belirtilir *Öğrenime toplam ara verme süresi, azami öğrenim süresinin yarısını geçemez 1. Öğrenci dilekçe ile kayıt dondurma/öğrenime ara verme isteğinde bulunur 2. İlgili dilekçe Gelen Evrak Defterine kaydedilir. 3. Fakülte sekreteri yazıyı yönetim kuruluna gönderir 4. Yönetim Kurulu kararı alınan kararı öğrenci işlerine gönderir 5. Öğrenci işleri kaydın dondurma sonucunu öğrenciyi bilgilendirir 6. Öğrenci işleri, UBS sitemine girerek kayıt dondurma işlemini gerçekleştirir. e-kayıt Silme İşlemi: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 35. maddesi uyarınca 49
Öğrencinin Kendi İsteğiyle Kaydının Silinmesi Öğrencinin yazılı (dilekçesi) talebi Yazının gelen evraka işlenmesi Fakülte Sekreteri kaydın silinmesi için (öğrenci işlerine) sevk i Öğrencinin kaydının silinmesi uygun Evet Yazının öğrenci işlerine gelmesi Öğrenci işlerin öğrenciye ait evrakları lise diploması kendisine teslim edilir. Kendisinin talep etmesi durumunda Transkript verilir. UBS den ilişiğini kesilmesi Burs aldığı kurumlara, Askerlik Şubesine, CBÜ öğrenci işlerine Kütük defterinden öğrencinin kaydı silinir. ÖĞRENCİNİN FAKÜLTE İLE KAYDI SİLİMİŞTİR 50
Öğrencinin CBÜ Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği nin 35. maddesi a ve b bendi uyarınca kaydının silinmesi Yazının gelen evraka işlenmesi Fakülte Sekreteri kaydın silinmesi için (öğrenci işlerine) sevk i Öğrencinin kaydının silinmesi uygun mu? Evet Kaydının silinmesi ile ilgili Yönetim Kurulunun Kararı alarak bu karar kendini tebliğ edilir Kendine Yapılan yazışmalar Giden evrakın kaydına girilmesi UBS den ilişiğini kesilmesi Burs aldığı kurumlara, Askerlik Şubesine, CBÜ öğrenci işlerine bilgilendirilir. Öğrencinin fakülte ile kaydı silinmiştir. 51
f-burs İşlemleri: Uygulama Esası: Öğrenciler çeşitli kuruluşların vermiş olduğu burslara müracaat edebilir. 1. Fakülte Dekanı öğretim elemanları arasından burs komisyonu oluşturur. 2. Burs verecek kurumun istek yazısı burs komisyonu tarafından öğrencilere duyurulur. 3. Öğrenci gerekli belgeleri tamamlayarak danışmanına teslim eder, danışman talepleri değerlendirerek belirlenen kontenjan doğrultusunda uygun gördüğü öğrencilerin isimlerini ve belgelerini burs komisyonuna teslim eder. 4. Burs komisyonu toplanarak, başarılı öğrencilerden ekonomik durumu uygun olmayan öğrencileri belirleyerek sonucu öğrenci işlerine bildirir. 52
Burs Komisyonu Burs komisyonu görevlendirilmesi Burs verecek kurumun yazısı burs komisyonuna verilir. verecek kuruluşun varsa şartları/koşulları belirlenir Öğrencilere duyurulur Öğrencilerin burs başvurularını yapar Burs alacak Öğrencilere ait bilgiler toplanır Burs alacak öğrenciler tespit edilir Burs verecek şirkete, öğrenciye duyurulur İşlem tamamlanır. 53
g-askerlik İşlemleri: Uygulama Esası: Askerlik çağı gelmiş tüm erkek öğrencilerin askerlik işlemleri öğrenci işleri servisi tarafından yapılır. Açıklama; 1- Yeni kaydı yapılan öğrenciler için öğrenci durum belgeleri (Ek G belgesi) iki nüsha olarak hazırlanır. 2- Fakülte sekreteri, dekan veya dekan yardımcısına imzalatılır. 3- Yazı işlerinden kayda girer. 4- Hazırlanan belgelerin bir nüshası Askerlik şubesine postaya verilir, bir nüshası da öğrencinin dosyasına konulur. 5- Mezun olan, kendi isteği ile ayrılan veya yatay geçişle başka bir üniversiteye giden öğrencilerin durumları iki ay içerisinde yukarıda belirtilen aşamalara göre tekrar düzenlenerek Askerlik Şubesine gönderilir. 54
h-öğrenci Belgesi Düzenleme İşlemi: Uygulama Esası: İstek üzerine Öğrenci Belgesi Düzenleme Öğrencinin sözlü belge talebini Öğrenci İşlerine bildirmesi ve talep formunu doldurması Öğrenci İşlerinin belgeyi UBS Sisteminden hazırlaması belgenin Fakülte Sekreterine onaylatılması Yazı yeterli mi? Hayır Evet Giden evraka kaydının yapılması Öğrenci belgesi düzenlenir. 55
i-transkript Belgesi Düzenleme İşlemleri: Uygulama Esası: İstek üzerine Açıklama: Öğrenciler burs, iş başvurusu ya da çeşitli sebeplerle transkript isteğinde bulunabilir. Öğrenci Transkript Belge Düzenleme Öğrencinin sözlü belge talebini Öğrenci İşlerine bildirmesi ve talep formunu doldurması Öğrenci işlerinin belgeyi hazırlaması Belgenin Fakülte Sekreterine onayı ve yazı işlerinden kaydı Yazı yeterli mi? Hayır Evet Öğrenciye verilmesi 56
j-disiplin İşleri: Uygulama Esası: Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği nin 1 ile 41. Maddesi uyarınca 1. Disiplin gerektiren suçun tutanakla tespit edilmesi 2. İlgili öğretim görevlisi tarafından ( Örn: Kopya ) kopya evrakı, tutanak ve dilekçe ile birlikte müracaat etmesi 3. Müracaat dilekçesinin gelen evrak defterine kaydedilmesi 4. Kayıt edilen evrakın fakülte dekanına sunulması 5. Fakülte Dekanının disiplin soruşturması için bir soruşturmacı görevlendirmesi 6. Soruşturmacı belirlenen süreçten sonra soruşturma evrakını öğrenci işlerine teslim eder 7. Öğrenci işleri: Ailesini bilgilendirir Öğretmenlerini bilgilendirir Güvenlik personelini bilgilendirir Rektörlüğü bilgilendirir Kredi ve yurtlar kurumunu bilgilendirir 8. Öğrencinin dosyasına ve UBS programına işlenilmesi 57
Disiplin Kurulu İşlemleri Yazılı şikayet üzerine, Fakülte Dekanının Soruşturmacı Görevlendirilmesi Şikayet eden ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Tarafların Olay Üzerinde Soruşturulması Soruşturmacının Kararı Kararın Fakülte Dekanlığına Bildirilmesi Disiplin Kurulunun Toplanması Disiplin Kurulu Kararı Kararın; Öğrencinin Kendisine, Ailesine, Burs aldığı Kurumlara, CBÜ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi 58
k-staj İşlemleri: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim Fakültesi Sınıf Öğretmenliği 3. ve 4. Sınıf olmak üzere üç yarıyıl, Sosyal Bilgiler Öğretmenliği, Türkçe Öğretmenliği ile Fen Bilgisi Öğretmenliği öğrencileri iki yarıyıl olmak üzere staj programı uyarınca 1. Yönetim Kurulu tarafından her bölüm için staj komisyonu oluşturulması 2. Staj tarihlerinin belirlenmesi ve öğrencilere duyurulması 3. Stajın formatı gereği öğrencilerin gideceği ilköğretim okulları komisyonca belirlenir. 4. Staj kitaplarının öğrencilere verilmesi ve her öğrenciye yapması gerekenlerin izah edilmesi Onay Sonrası tahakkuk İşlemleri: Staj programı 3.sınıf ve 4.sınıflarda dönemlik ders programı içerisinde öğrenciler tarafından seçilir, danışman öğretim elemanı tarafından kabul edilerek onanır. 59
Staj Komisyonu İşlemleri Staj komisyonu görevlendirilmesi Staj yapılacak okulların belirlenmesi Staj yapılacak kurumlarla gerekli yazışmaların yapılması Hayır İlgili kurumdan onayı Evet Öğrencinin Staj yerine gidişi ve Staj çalışmalarının başlaması ve takibi Öğrencinin Staj yerindeki gözlemleri ve her bir gözlemin staj kitapçığına işlenmesi Stajın ilgili öğretim elemanlarınca takibi Hayır Staj Komisyonunun gerekli talebi yapması Evet Staj Komisyonu Kararını ilgili Dekan Yardımcısına bildirir. İşleme konu olan staj programı tamamlanmıştır. 60
l-geçici Mezuniyet Belgesi Düzenleme İşlemleri: Uygulama Esası: her dönem sonunda mezun olan öğrenciler için hazırlanır. Açıklama: Öğrenciler iş başvurusu vb. sebeplerle diplomalar hazırlanmadığı için Geçici Mezuniyet Belgesi talebinde bulunabilirler. 1- Öğrenci İşleri Şefi tarafından yarıyıl sınav sonuçları sonunda UBS sisteminden mezun olan öğrenciler tespit edilerek mezun listesi oluşturularak mezun olan öğrencilerin transkriptleri çıkartılıp not fişleri ile karşılaştırılmak üzere bölüm komisyonlarına gönderilir. 2- Bölüm Komisyonunca not fişleri ile transkripler karşılaştırılarak mezuniyet raporları hazırlanarak Fakülte Yönetim Kuruluna iletilir. 3- Rapor Fakülte Yönetim Kurulu na girerek Fakülte Yönetim Kurulunda mezuniyet kararı alınır. 4- Kararda adı geçen öğrencilere Geçici mezuniyet belgeleri hazırlanır. 5- Dekana imzalatılır. 6- Kayda girip sayı verildikten sonra bandrol yapıştırılır. 7- Öğrenci geçici mezuniyet belgesi için ilişik kesme formu doldurur ve öğrenci kimlik kartını öğrenci işlerine teslim eder. 8- Teslim tutanağına tarih ve imza atılarak geçici mezuniyet belgesi öğrenciye verilir. 9- Mezun durumda olanların mezun edilmesi m-mezuniyet İşlemleri: 1. Mezuniyet töreni yazışmalarının gerekli birimler ile yapılması 2. Gerekli izin alındıktan sonra hazırlıkların yapılması 3. Diğer organizasyonların ayarlanması 4. Mezun olacak öğrencilere kep ve cübbelerin dağıtılması ve toplanması 5. Programın işleyişinin sağlanması 61
Mezun Öğrencilerin Belirlenmesi Öğrencinin yazılı başvurusu Öğrenci Hizmetleri Komisyonunda; Öğrencinin Ders notları, katkı payı, stajı ve ilişiği kesilmesine engel teşkil eden bir sebep olup olmadığı kontrolü yapılır. Kontrol sonucu Mezun olabilir mi? Evet H Eksik işlemlerini tamamla Öğrenci hizmetleri komisyonunun kararı olumlu ise, Yönetim kurulunda görüşülür; H Öğrenci Eksik işlemlerini tamamla Evet Not döküm belgesi çıktısı alınır, Askerlik Durum Belgesi çıktısı ve Geçici mezuniyet belgesi hazırlanarak Dekan a imzaya sunulur. Öğrenci işleri tarafından; Öğrenciye Mezuniyet belgesi, Not döküm belgesi, Erkek öğrenciye Askerlik durum belgesi, Burs aldığı Kurumlara, Sosyal güvenlik kurumuna, CBÜ Öğrenci İşlerine bildirilir. Mezun Öğrenciler Belirlendi 62
n-yatay Geçiş İşlemleri: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmenliği nin 13. madde uyarınca 1- Fakülte Kurullarında yatay geçiş kontenjanlarının belirlenerek Rektörlüğe belirlenmesi 2- Yatay geçiş yapmak isteyen öğrencinin dilekçe ile müracaatı. 3- Yazılan dilekçenin evrak kayıt defterine kaydının yapılması 4- Müracaatların yatay geçiş komisyonlarında değerlendirilerek rapor edilmesi 5- Değerlendirme raporunun yönetim kurulunda görüşülmesi 6- Yönetim kurulunca yatay geçişi kabul edilen öğrencilerin internet aracılığı ile web sayfalarında ilan edilmesi 7- Kayıt hakkı kazananlara kayıt yapmaları için tebligat yapılarak süre verilmesi 8- Tebligat sonucuna göre müracaat eden öğrencilerin UBS Sistemine girilerek intibaklarının yapılması 9- Kaydı yapılan öğrencilerin eski kurumlarından dosya ve muhteviyatının istenmesi 10- Üniversitemiz kimlik kartlarının düzenlenmesi o-af Kanunu İşlemleri: 1. Uygulama Esası: Öğrenci aflarına müracaatların değerlendirilmesi 2. Af kanunu resmi yayını itibari ile yürürlüğe girer 3. Af kanunundan yararlanacak öğrencilerin dilekçe ile müracaatı 4. Müracaat eden öğrencilerin durumları incelenir 5. Kesin kabul için öğrencilerin yapması gerekenler yazı ile öğrenciye tebliğ edilir 63
6. Af kanunundan yararlanacak öğrenciler kayıt için gerekli belgeler ile birlikte müracaat eder 7. Şartları yerine getirenler için yönetim kurulu kararı alınması 8. Af intibak komisyonu kurularak öğrencilerin durumlarının komisyonda değerlendirilmesi 9. Yönetim Kurulu öğrencilerin kayıtlarının kabulü ve sınav tarihleri belirlenir. 10. Askerlik belgelerinin gönderilmesi ( Erkek adaylar için ) 11. Öğrencilerin dosyaları oluşturulur ve UBS programına girilir 12. Sınav sonuçlarının UBS programına girilmesi. p-diploma Defteri İle Diploma Hazırlama İşlemi: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmenliği nin 34. maddesi uyarınca Açıklama: Mezun öğrencilerin diplomalarının hazırlanabilmesi için öncelikle diploma defterinin düzenlenmesi gerekir. 64
Diploma Düzenleme Mezuniyet dönemlerinde Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile mezuniyet kararı alınan öğrencilerin diploma defterleri düzenlenir Mezun olan öğrencilerin diploma bilgileri tasnif edilerek diploma basımı için Rektörlük Matbaasına gönderilir Basılan diplomalar Kontrol Edilir Hayır Diploma Defterleri ve Diplomalar Basımında problem Evet Diplomalar Ve Diploma Defterleri Matbaada Hazırlatılır Mezuniyet Komisyonu, Hazırlattırılan Diplomaları Kontrol Eder Diploma Defterleri ve Diplomaların Basımı onaya Uygun mu? Hayır Evet Diplomaların Kayıtlara Uygunluğunu Beyan İçin Şef, Ve Fakülte Sekreteri Diploma Ve Diploma Defterinde İsimlerine Ayrılmış Yerleri İmzalar Diplomalar Dekana Diplomalar Rektör e İmzalattırılır Diploması Hazırlanan Öğrenci, Dilekçe Karşılığında Diploma Defterini İmzalayarak Diplomasını Alabilir. Diploma Hazır 65
2-DANIŞMAN GÖREVLENDİRMESİ İŞLEMLERİ: Uygulama Esası: Celal Bayar Üniversitesi Eğitim ve Öğretim Yönetmenliği nin 22. maddesi uyarınca 1- Okulda eğitim öğretimin düzenli bir şekilde yürütülebilmesi ve koordinasyonu için her öğrenciye bir danışman görevlendirilir 2-Danışman öğretim elemanı: *Her yarıyıl alınacak derslerin belirlenmesinde *Ders alma formlarının doldurulmasında *Öğrenci ile ilgili kararların uygulanmasında rehberlik yapmak üzere; ilgili bölüm başkanlığının önerisi dikkate alınarak fakültenin yönetim kurulunca ilgili programın öğretim elemanları arasından görevlendirilen öğretim elemanıdır. 3- Danışmanların görevlerine ilişkin esaslar fakültenin yönetim kurulunca belirlenir 3-UBS İŞLEMLERİ: 1. Öğrencilerle ilgili her türlü bilginin UBS programına girilmesi; Öğrenci kayıtları Kimlik bilgileri Adres bilgileri Kredi bilgileri ÖSYM bilgileri Harç bilgileri 66
Disiplin bilgileri Askerlik bilgileri Çeşitli duyuruları İmza yetkilileri Danışman bilgileri Sınav bilgileri Öğr.Üye ve Öğr Gör. tanımlama bilgileri Ders bilgileri Kredi bilgileri Muafiyet bilgileri Yatay geçiş Kayıt silme Mezuniyet disiplin işlerinin düzenli girilmesi ve takibi 2. Çeşitli rapor ve bilgilerin UBS programına alınması ve irdelenmesi 4-SINAV İŞLEMLERİ: 1. Sınav programlarının hazırlanması ve gözetmenlerin belirlenmesi 2. Vize, final ve bütünleme sınavlarının duyurulması 3. Mazeret sınavına gireceklerin incelenmesi 4. Mazeret sınavı için yönetim kurulu kararının alınması 5. Sınav tarihlerinin; öğretim üyeleri, öğretim görevlileri, okutmanlara ve öğrencilere tebliği 6. Öğretim döneminde her sınav sonrası sınav kağıtlarının: 67
- Teslim alınması - Kontrolü - Saklanmasının sağlanması Sınav sonuç belgelerinin öğretim üyeleri, öğretim görevlileri, okutmanlara imzalatılması 68
Basın ve Halkla İlişkiler Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Basın ve Halka İlişkiler Birimi YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Basın ve Halkla İlişkiler birimi, günlük olarak basında Fakültemiz ile ilgili çıkan haberlerin kupürlerini takip etmek ve arşivlemek, 2- Fakültemiz tarafından düzenlenen açılış ve mezuniyet törenlerini, panel, konferans, seminer, sempozyum, şenlik, toplantı gibi faaliyetlerin organize etmek ve gerekli duyuruların yazılı-görsel basında tanıtımını yapmak. 3- Fakültemiz akademik, bilimsel, kültürel, sosyal ve sportif faaliyetlerinin yer aldığı basın bülteninin hazırlanması, 4- Düzenlenen faaliyetlerle ilgili yazılı ve görsel basında yer alan haberleri takip etmek ve arşivlemek. 5- Fakültemiz tarafından düzenlenen faaliyetlerle ilgili fakülte içi birimlerle iletişim kurarak bilgilendirmek, 6- İlçemiz içinde bulunan kurumlar arası protokol listesinin hazırlanması ve güncellenmesi, 7- Fakültemiz Öğretim Elemanlarına e-mail göndermek, 8- Yazışmaların ve günlük rutin işlerin aksamaması amacıyla mesai saatlerine riayet konusunda büyük bir titizlik ve özenin gösterilmesi, büronun zorunlu haller dışında terk edilmemesi, bu gibi durumlarda bağlı olduğu birim şefine bilgi verilmesi 9- Çalışmış olduğunuz büroda, büro içi çalışma prensiplerine uyarak büro içi uyum ve ahengi sağlamak, 10- Görev alanınızla ilgili olarak Dekanlığımızca verilecek diğer işleri yapmak. 69
Santral Memuru Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Santral Memuru YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Fakültemize dışarıdan gelen çağrıları ilgili birime yönlendirmek, ulaşılmayan durumda notlarını almak ve iletmek, 2- Fakültemiz içi iletişimi sağlamak, 3- Aylık telefon görüşmelerini santral görüşme programından kontrolünü sağlamak ve istatistiğini çıkarmak, 4- Fakülte içi telefon arızalarının takibini yapmak ve sorumluya iletmek, 5- Fakültemize dışarıdan gelen çağrılarda, personel ve idare amirleriyle yapacağı görüşmelerde anlaşılır, açık, saygılı bir üslup ile konuşmak, 6- Fakültemiz öğrenci anonslarını yapmak, 7- Görev alanınızla ilgili olarak Dekanlığımızca verilecek diğer işleri yapmak 70
Sağlık Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Sağlık Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Yabancı uyruklu öğrencilerin SGK girişlerini aktive etmek, 2- Tüm öğrenci ve Personelin pansuman, enjeksiyon, tansiyon takipleri gibi sağlık hizmetlerini vermek, 3- Acil vakalarda ilgili Doktor ve Hastane ile iletişimi kurmak, 4- Okul içerisinde yetkisi dâhilinde acil durumlara müdahale etmek, gerektiğinde 112 ye haber vermek, 5- Gerekli ilaç ve malzeme teminin yapılması için bağlı olduğu şefe bilgi vermek, 6- Fakültemiz Sportif ve Kültürel etkinliklerinde görevli olarak hazır bulunmak, 7- Sağlık Birimindeki medikal malzemelerin hijyenini sağlanmak, 8- Görev alanınızla ilgili olarak Dekanlığımızca verilecek diğer işleri yapmak. 71
Kütüphane Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Kütüphane Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Kataloglama ve sınıflandırma işlemleri (kitap, kitap dışı), yapmak, 2- Görsel-işitsel materyaller servisi, kayıt ve koruma işlemlerini gerçekleştirmek, 3- Part-time öğrencilerin denetimi, eğitimini sağlamak, 4- Yararlandırma, okuma salonu kontrol ve denetimini yapmak, 5- Kullanıcı eğitimi hizmetlerini sunmak, 6- Ödünç verme, süre uzatımı, ayırtma (rezerv) işlemlerini yapmak, 7- İade ve gecikme işlemlerini takip etmek, 8- Üyelik iptali ve ilişik kesme işlemlerini gerçekleştirmek, 9- Üye kaydı işlemlerini gerçekleştirmek, 10- Rezerv kaynaklarından yararlandırma hizmetlerini sağlamak, 11- Görsel-işitsel materyallerlerin servis hizmetlerini sağlamak. 72
Ulaşım Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Ulaşım Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Fakültemizdeki Hizmet Taşıtlarından sorumluluğunda bulunanları hizmet amaçları dâhilinde, verilen talimatlar doğrultusunda teknik ve trafik kurallarına uygun olarak kullanmak, 2- bakım, temizlik ve basit onarımını yaparak her an kullanıma hazır bulundurmak, 3- Araçların muayene, sigorta, ruhsat ve bunun gibi işleri takip etmek, 4- Fakültemiz Dekanlığının verdiği görevlerin zamanında ve eksiksiz yapmak, 5- Araçların arızalarının tespiti, gereği durumunda tamir atölyesine sevkini sağlamak, 6- Görev alanınızla ilgili olarak Dekanlığımızca verilecek diğer işleri yapmak 73
Güvenlik Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Güvenlik Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Fakültemiz Öğrencilerinin kimlik kontrollerini titizlikle yaparak, kimliği olmayan öğrencilerin kampus alanına girmesine izin vermemek, 2- Fakültemize gelen misafirlerin kimlik kontrolünü yaptıktan sonra, ziyaretçi kayıt defterine kaydını yaparak, ziyaretçi kartının takılmasını sağlar ve görüşeceği kişiye önceden haber verir, 3- Nöbeti esnasında olağan dışı bir olay vukuu bulması durumunda, olay anında tutacağı bir tutanakla seri bir şekilde bağlı bulunduğu şefe, şefe ulaşılmaması durumunda Fakülte Sekreterine bilgi vermek, 4- Koruma ve Güvenlik Görevlileri, görev alanlarında can ve mal güvenliği ile kamu düzenin sağlanması, suç işlenmesinin önlenmesi, taşınması ve bulundurulması yasak her türlü maddenin tespiti amacıyla gerektiğinde üst araması yapar, 5- Koruma ve Güvenlik Görevlileri, toplantı, konser, konferans, spor müsabakaları ile sahne gösterileri ve benzeri etkinliklerde organizasyon alanında gerekli güvenlik önlemlerini alır, 6- Koruma ve Güvenlik Görevlileri görev alanları içerisinde ve görevleri süresince Üniformalı olarak görev yapar, 74
7- Koruma ve Güvenlik Görevlileri, yetkilerini sadece görevli oldukları sürece ve görev alanlarında kullanabilirler, 8- Güvenlik Binasını zorunlu haller dışında terk etmez, 9- Görev alanınızla ilgili olarak Dekanlığımızca verilecek diğer işleri yapmak Kantin Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Kantin Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Kantin malzemelerinin teminini sağlamak, 2- Kantinin temizliğini sağlamak, 3- Kantin çalışanlarının denetlenmesi ve iş akışını sağlamak 75
Yemek Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Güvenlik Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Yemek ücretlerinin toplanması ve ilgili bankaya yatırılması ile ilgili evrakların düzenlenmesi, 2- Yemekhaneye gelen malzemelerin denetlenmesi, 3- Yemekhane ve mutfakların temiz ve düzenli olmasını sağlamak. Temizlik Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Temizlik Hizmetleri 76
YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Üniversitemiz A Blok Dekanlık idari binasında bulunan personel bürolarının temizlenmesi boya, badana işlerinin yapılması Dekanlık çay ocağının işletilmesi ve birimlerine ait her türlü iç ve dış temizliğinin yapılması ve yaptırılması. 2- Yerleşimden doğan her türlü taşıma işlerinin yapılması. 3- Kongre, konferans tören ve anma günleri gibi Üniversitemizin etkinliklerinde işlerin yapılacağı yerlerin tanzimi ve düzenleme işlerinin yapılması, 4- Kampüsteki bahçelerin ve ağaçların bakımı ve sulanması, 5- B,C,D Bloklardaki sınıfların, laboratuarların, spor salonunun ve Basri Koçyiğit Kültür Merkezi nin temizliğinin, bakımının ve onarımının yapılması. Sosyal Tesis Hizmetleri Görev Tanımı GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi Görevin Adı : Fakülte : Sosyal Tesis Hizmetleri YETKİ VE SORUMLULUK GÖREV LİSTESİ 1- Sosyal Tesis odalarının ve koridorlarının temizliğini sağlamak, 2- Sosyal Tesis personelinin denetlenmesini sağlamak. 77
İŞ AKIŞ UYGULAMALARI EĞİTİM-ÖĞRETİM HAZIRLIK FAALİYET PLANI Faaliyet No 1 2 3 4 5 Faaliyet Referans Kayıt Yetkililer Zaman Okutulacak Derslerin Belirlenmesi Ders Dağılımının Belirlenmesi Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Haftalık ders programının yapılması Dershane ve laboratuarların kontrolü ile eğitime hazır hale getirilmesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Öğretim Elemanları Ders Yükü Öğretim Elemanı branş sınıflandırması 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Akademik Takvim İlgili yılın müfredat programı Eğitim Öğretim Alanları Fakülte Sekreteri (raportör) Fakülte Sekreteri (raportör) Fakülte Sekreteri (raportör) Dekan Yardımcıları Fakülte Sekreteri (raportör) Fakülte Yönetim Kurulu Program Başkanları Önerisi ile Fakülte Yönetim Kurulu Fakülte Yönetim Kurulu Dekan Dekan Yardımcıları Öğretim Yılı Başlangıcından Beş Hafta Önce Ders Kayıtlarından Bir Ay Önce Ders Kayıtlarından Üç hafta Önce Ders Kayıtlarından Bir Hafta Önce Ders Kayıtlarından Bir Hafta Önce Fakülte Yönetim Kurulu 6 7 8 Danışmanların gözetiminde ders kayıtlarının yapılması Danışmanların gözetiminde ders ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapılması Ara sınav tarihlerinin belirlenmesi ve programının yapılması Eğitim-Öğretim Yönetmeliği Danışmanlık Prosedürü Eğitim-Öğretim Yönetmeliği Danışmanlık Prosedürü Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Ders Kaydı ile ilgili belgeler Kayıt ve Ders Belgeleri Fakülte Sekreteri (raportör) Bölüm Başkanları Danışman Öğretim Elemanı Danışman Öğretim Elemanı Fakülte Yönetim Kurulu Dekan Yardımcıları Akademik Takvimde Belirtilen Zaman Aralığında Akademik Takvimde Belirtilen Zaman Aralığında Akademik Yarıyıl Başlangıcından Bir ay Sonra 9 Ara Sınav Mazeretlerinin Değerlendirilmesi Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Fakülte Sekreteri (raportör) FakülteYönetim Kurulu Ara Sınavların Bitiminde 11 Staj yeri tespiti Eğitim-Öğretim Yönetmeliği Staj Yönergesi Staj Yönetmeliği Staj Komisyon Toplantısı Fakülte Sekreteri (raportör) Bölüm Başkanları Staj Komisyonu Staj Başlangıcından Bir Ay Önce. 78
12 Öğretim elemanlarının kendi performanslarını ölçme ve değerlendirmesi Sınıf İçi Eğitim Prosedürü Öğretim Elemanları Bölüm Başkanları Ara Sınavlardan Sonra 13 Öğrencilere yönelik seminer, konferans, panel ve açık oturum düzenlenmesi Katılımcı kişi ve kuruluşlarla irtibata geçilmesi Öğretim Elemanlarının teklifi Dekanın onayı Dekan Akademik Takvim Süresince 14 Sınavlar Yarıyıl sonu ve bütünleme sınav tarihlerinin belirlenmesi ve programın yapılması Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Fakülte Sekreteri (raportör) Fakülte Yönetim Kurulu Dekan Yardımcıları Derslerin Bitiminden İki Hafta Önce 15 Yarıyıl sonu ve bütünleme sınavlarının yapılması Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Öğretim Elemanları Program Başkanları Akademik Takvimde Belirtilen Süre İçerisinde 16 Notlarda maddi hata başvurularının değerlendirilmesi Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Öğrenci Başvuru Dilekçesi İlgili Dersin Öğretim Elemanı Yarı yılsonu Sınavlarının Bitiminde 17 Sınav evraklarının toplanması ve teslim edilmesi Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Öğrenci İşleri İlgili Dersin Öğretim Elemanı Yarı yılsonu Sınavlarının Bitiminde 18 Öğrencilerin staj başlangıç işlemlerinin yapılması Staj Yönergesi Bölüm Staj Kılavuzu Staj Evrakları Bölüm Başkanı Staj Komisyonu Yarıyıl Bitiminde 19 Öğrencilerin Staj Defterlerinin Değerlendirilmesi Staj Yönergesi Staj Defterleri ve Staj Evrakları Programlara Ait Staj Komisyon Başkanları Yarıyıl Bitiminde 79