Evrak Kılavuzu uygulama.sgb.gov.tr/evrak 15.06.2010 SGB
EVRAK KILAVUZU 1-) EVRAK Şekil 1.0 Şekil 1.0 da görüldüğü gibi Evrak sekmesinden evrak sistemine ulaşabilirsiniz. Evrak sekmesine tıkladığınızda açılan listedeki sekmelerden istediğiniz bilgiye rahatlıkla ulaşabilirsiniz. Menüden Evrak İşlemleri ne tıkladığınızda ise aşağıdaki görüntüyle karşılaşacaksınız.(şekil 1.1) Ayrıca yeşil alanda evrak iş akışı ile ilgili bir alan mevcuttur. 2
Şekil 1.1 Şekil 1.1 de detayını görmek istediğiniz evrakın konu alanına tıkladığınız zaman sağ tarafta gördüğünüz ekran da evrakla ilgili genel bilgilerin olduğu ekran karşınıza çıkacaktır. Mavi ile belirtilen alanda da; Yanıtla, İlet ve evrakla ilgili detay bilgilere ulaşılabilecek ikonlar vardır. Soldaki işlemler menüsünden evrakları Gelen Evrak ve Giden Evrak başlıkları altında sınıflandırılmış şekilde de statülerine göre inceleyebilirsiniz. Daha önce işlem yaptığınız evraklara ilgili sekmelere tıklayarak ulaşabilirsiniz. Kırmızı ile belirtilen alandan Gelen Evrak ile ilgili işlemler, yeşil ile belirtilen alandan ise Giden Evrak ile ilgili işlemler yapılır. 3
1) Evrak İşlemleri A) Gelen Evrak İşlemleri 1)Evrak Kayıt Şekil 2.1 Gelen bir evrak kayıt edilirken Şekil 1.1 durumundaki ekranda Yeni Evrak sekmesi tıklandığında yukarıdaki Şekil 2.1 ekranı karşınıza çıkacaktır. Bu ekrandaki kırmızı ile yazılı alanların doldurulması zorunludur. Bu işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet ikonuna basılır e Tamam tıklandıktan sonra evrak kaydedilmiş olur. Not: Kaydetme işlemi yapılmadan önce ya da sonrasında Dosya Ekle/Gözat ikonuna tıklanarak aşağıdaki Şekil 2.2 ekranı açılabilir ve bu ekranda Dosya Yükle ye tıklanarak istenilen dosya oluşturulan evraka eklenilebilir. 4
Şekil 2.2 2)Evrak Havale Kaydedilmiş evrak Gereği ve de Bilgi İçin alanları yanındaki mercekler tıklandıktan sonra ilgili birim ya da kişiye Şekil 3.1 deki ekrandaki gibi seçilerek havale edilir. Şekil 3.1 5
B) Giden Evrak İşlemleri: Şekil 4.1 Yeni bir evrak oluşturmak için Şekil 4.1 de görüldüğü Gelen Evrak sekmesi altında kırmızı alanla belirtilen Üzerinde Çalıştıklarım tıklandıktan sonra yeşil alanla belitilen Yeni Evrak ikonu tıklanır ve aşağıdaki Şekil 4.2 deki ekran açılır.bu ekranda yeşil alanla belirtilen alanların doldurulması zorunludur.şekil 4.2 de belirtilen kırmızı alanda da evrakla ilgili işlemlerin yapılabileceği ikonlar vardır. 6
7
Şekil 4.2 1) Oluşturulan Evraka Dosya Ekleme: Şekil 4.3 Şekil 4.2 ekranında Dosya Ekle/Gözat ikonu tıklandıktan sonra yukarıdaki Şekil 4.3 dosya ekleme ekranı görüntülenir. Dosya Yükle tıklanarak istenilen dosya oluşturulan evraka eklenmiş olur. 8
2) Oluşturulan Evraka Editör Kullanarak Dosya Ekleme: Şekil 4.4 Şekil 4.2 ekranında Editörü Aç ikonu tıklandıktan sonra yukarıdaki Şekil 4.4 teki gibi önceden şablon olarak kaydedilmiş editör ekranı açılır ve sadece kişi ilgili yazısını yazarak istediği evrağı oluşturabilir ve Şekil 4.4 teki Yazdır ikonunu tıklayarak Şekil 4.5 teki gibi evrakaı yazdırabilir. 9
Şekil 4.5 10
C) Evrakı Kare Barkot Sistemi ile Kayıt Etme: Şekil 5.1 Yukarıda Şekil 5.1 deki ekran açılır ve barkot okuyucu kullanılarak evrak kaydedilmiş olur. 11
2) EVRAK ARAMA Şekil 6.1 Menüdeki Evrak sekmesinin altındaki Evrak Arama bölümüne tıklayarak evrak arama bölümüne ulaşabilirsiniz. Buradan arayacağınız evrakın özelliklerini yazdıktan sonra Ara butonuna tıklayarak istediğiniz evraka ulaşabilirsiniz. 12
3) ZİMMET LİSTESİ Şekil 7.1 Menüdeki Evrak sekmesinin altındaki Zimmet Listesi bölümüne tıklayarak zimmet listesi bölümüne ulaşabilirsiniz. Buradan Havale Tarihi aralıklarını ve Havale Edilen Birim kısmını yazarak belirtilen tarih aralıklarındaki kriterlere uyan zimmet listesine ulaşabilirsiniz. 13
4) Posta İşlemleri Şekil 8.1 Menüdeki Evrak sekmesinin altındaki Posta İşlemleri bölümüne tıklayarak posta işlemleriyle ilgili olan bölüme ulaşabilirsiniz. Yukarıdaki şekilde görüldüğü üzere belge düzenlemesi, yapılmak istendiğinde düzenlenecek belgenin bilgileri Belge Düzenleme sekmesi altında görebilirseniz. İstenilen bir belgeye ulaşmak için ise aşağıda şekildeki gibi Belge Arama sekmesine tıklayarak aranılan belgenin özelliklerini belirterek istediğiniz belgeye ulaşabilirsiniz 14
Şekil 8.2 15
5) Raporlar Şekil 9.1 Menüdeki Evrak sekmesinin altındaki Raporlar bölümünün üzerine geldiğinizde Evrak Rapor ve Evrak Kayıt Defteri bölümlerine ulaşabilirsiniz. Evrak Rapor sekmesini tıklayarak yukarıda Şekil 9.2 de görüldüğü gibi yazdırılacak raporu kriterlerini belirterek seçebilirsiniz. Evrak Kayıt Defteri ni seçenekte aşağıda Şekil 9.2 de görüldüğü gibi evrak bilgilerini belirtip Defter Oluştur butonuna basarak işleminizi yapabilirsiniz. 16
Şekil 9.2 17
6) Tanımlar a. Evrak Özel Alan Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Evrak Özel Alan sırasını takip ederek evrak özel alan tanımlama formuna ulaşabilirisiniz Şekil 10.1 18
b. Gelen Konu Tanımlama Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Gelen Konu Tanımlama sırasını takip ederek gelen evrak konu tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.2 19
c. Gelen Yer Tanımlama Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Gelen Yer Tanımlama sırasını takip ederek gelen evrak yer tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.3 20
d. Evrak Habercisi Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Evrak Habercisi sırasını takip ederek haberci tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.4 21
e. Antet Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Antet sırasını takip ederek antet tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.5 22
h. Dağıtım Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Dağıtım sırasını takip ederek dağıtım tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.6 23
ı. Havale Kural Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Havale Kural sırasını takip ederek havale kural tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.7 24
i. Alt Bilgi Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Alt Bilgi sırasını takip ederek altbilgi tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.8 25
j. Paraf Aşağıdaki gibi Evrak Tanımlar Paraf sırasını takip ederek paraf tanımlama sayfasına ulaşabilirsiniz. Şekil 10.9 Bu bilgiyi bir kez girmeniz yeterli olacaktır. 26
27