T.C. ADALET BAKANLIĞI İÇ DENETİM M BAŞKANLI KANLIĞI Yaşar ar ŞİMŞEK Başkan V. Ankara, 10.03.2008 1
Sunum Plânı İç Denetimin Tanımı İç Denetimin Amacı İç Denetim Faaliyetinin Kapsamı İç Denetimin Özellikleri İç Denetimin Denetleyeceği Sistemler İç Denetimin Türleri İç Denetim ve Teftiş Kavramlarının Farkları Denetim Türleri-Mevcut Durum İlişkisi İç Denetim Nasıl Yapılacak? Denetim Süreci 2
İç Denetimin Tanımı Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (The Institute Of Internal Auditors- IIA ) ne göre; İç denetim, kurumun her türlü etkinliğini denetlemek, geliştirmek, iyileştirmek ve kuruma değer katmak amacıyla bağımsız ve tarafsız bir şekilde güvence ve danışmanlık hizmeti vermektir. İç denetçiler; risk yönetimi, iç kontrol ve yönetim süreçlerinin etkinliği ve verimliliğinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi için sistematik yaklaşımlar geliştirerek kurumun hedeflerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olurlar. 3
İç Denetimin Amacı İç denetim; Bakanlığımızın faaliyetlerinin; amaç ve politikalara, kalkınma plânına, programlara, stratejik plânlara, performans programlarına ve mevzuata uygun plânlanmasını ve yürütülmesini, Kurumun hedeflerini gerçekleştirmeyi ve kuruma değer kazandırmayı, Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını, Zamanında ve güvenilir bilgi üretilmesini, Nesnel güvence sağlamayı, Amaçlar. 4
İç Denetim Faaliyetinin Kapsamı ORGANİZASYONEL KAPSAM Tüm Birimler FONKSİYONEL KAPSAM Tüm İşlem ve Faaliyetler Bakanlığımızın merkez teşkilatı ile (kurulması halinde) taşra ve yurt dışı teşkilatına dahil bütün birimlerin idari nitelikteki tüm faaliyet, sistem, süreç, proje, karar ve işlemleri iç denetim kapsamındadır. İç denetim risk odaklı olarak yapılır. Ayrıca, bir faaliyet veya konu tüm birimlerde eş zamanlı olarak denetim kapsamına alınabilir. 5
İç Denetimin Özellikleri-1 İç denetim; Sertifikalı iç denetçiler tarafından yapılır. Genel kabul görmüş uluslararası standartlara göre gerçekleştirilir. Risk odaklı olarak hazırlanan denetim plân ve programlarına göre yerine getirilir. Sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla gerçekleştirilir. Yönetimin sorumluluklarını üstlenmez. 6
İç Denetimin Özellikleri-2 İç denetim faaliyeti, objektiflik ve fonksiyonel bağımsızlık ilkelerine uygun olarak yürütülür. İdarenin malî ve malî olmayan tüm işlemlerini kapsar. Özellikle iç kontrolün kalitesi konusunda makul güvence vermeyi hedefler. İlkeler ve sistem bazında danışmanlık yapar. Bakanlığın çalışmalarına değer katar. Denetlenen birimdeki riskleri tespit edip değerlendirerek kuruma destek sağlar. 7
İç Denetimin Denetleyeceği Sistemler KURUMSAL YÖNETİM SİSTEMİ RİSK YÖNETİMİ SİSTEMİ İÇ KONTROL SİSTEMİ PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ İç denetim tarafından etkinliği değerlendirilecek olan bu sistemlerin, kurumsal gelişmenin ve değişimin önünü açan anahtarlar olması, yürütülecek faaliyet ve projelerin bu sistemler üzerine inşa edilmesi öngörülmektedir. 8
Gideceğiniz Yeri Bilmiyorsanız Vardığınız Yerin Önemi Yoktur 9
Yönetişim, im, Risk Yönetimi, Y Performans Yönetimi Y ve İç Kontrol Sistemleri İşleyen İdare Çalışanların Mutluluğu Vatandaş Memnuniyeti Kaliteli hizmet Çağdaş Yönetim Bilgi Paylaşım Kültürü AB Standartlarına Uygun Yönetsel Yapı Kurumsal Değişim Projeler Faaliyetler Kurumsal Kültür Risk Yönetim Sistemi İç Kontrol Sistemi Kurumsal Yönetim Sistemi Performans Yönetim Sistemi 10
İç Denetimin Denetleyeceği Yönetim Sistemi STRATEJİK VİZYON SAYDAMLIK (ŞEFFAFLIK) HESAP VEREBİLİRLİK CEVAP VEREBİLİRLİK KARAR ALMA SÜREÇLERİNE KATILIM DİĞER KAMU KURUMLARI VATANDAŞ TERCİHLERİ KAMU KURUMU KURUM İÇİ İLİŞKİLER ÖZEL SEKTÖR SİVİL TOPLUM KURULUŞLARI ÇALIŞANLARIN TALEPLERİ KARŞILIKLI ETKİLEŞİM ETKİNLİK HUKUKUN ÜSTÜNLÜĞÜ EŞİTLİK KATILIMCILIK 11
İç Denetimin Denetleyeceği Risk Yönetimi Sistemi RİSKİN TANIMLANMASI (Tehlikeler ve Engeller. Nelerdir?) RİSKİN ÖLÇÜLMESİ (Riskin Potansiyel Büyüklüğü Nedir?) ANALİZ VE ÇÖZÜMLER (Riskler Hakkında Ne Yapılabilir?) RİSKTEN KAÇINMA (Riskin Çok Yüksek Olması) RİSKİ AZALTMA (Etki ve Olasılığın Azaltılması) RİSKİ TRANSFER ETME (Riskin Transferi Daha Ekonomikse) RİSKİ KABUL ETME (Riskin Düşük Olması) STRATEJİ GELİŞTİRME SİSTEMLERİ İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİ İYİLEŞTİRME ÇALIŞANLARIN GELİŞİMİ ORGANİZASYON GELİŞTİRME 12
RİSKİ BELİRLEME RİSKİ DEĞERLENDİRME RİSKTEN KAÇINMA 13
RİSKİ BELİRLEME RİSKİ DEĞERLENDİRME RİSKİ KABUL ETME 14
İç Denetimin Denetleyeceği İç Kontrol Sistemi. KONTROL ORTAMI RİSK DEĞERLEMESİ KONTROL FAALİYETLERİ BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME Yönetim Felsefesi Çalışma Tarzı Organizasyonel Yapı Etik Değerler, Uzmanlık, Liyakat Yetki-Sorumluluk Paylaşımı Kontrol Süreçleri İç Kontrol Tasarlama İç Kontrol Geliştirme İç Kontrol Uygulama Önleyici Tespit Edici Yönlendirici Düzeltici Toplama Tasnif Etme Kaydetme İletme Yatay Dikey Gözleme Değerlendirme Süreç Seviyesi Faaliyet Seviyesi Kurum Seviyesi 15
. STRATEJİK PLÂN Misyon Vizyon Stratejik amaçlar Stratejik hedefler İdarenin neye ulaşacağını gösterir İç Denetimin Denetleyeceği Performans Yönetim Sistemi PERFORMANS PROGRAMI Öncelikler Performans hedefleri Faaliyet/projeler Kaynak ihtiyacı Performans göstergeleri Hedefe nasıl ulaşılacağını gösterir UYGULAMA BÜTÇE Harcama birimleri Kaynak tahsisi Temel performans göstergeleri Hedefe ulaşmanın maliyetini gösterir FAALİYET RAPORLARI Faaliyet/proje sonuçları Performans göstergeleri hedef ve gerçekleşmeleri Hedeften sapma ve nedenleri Öneriler Hedeflere ulaşma derecesini, hedeften sapma nedenlerini gösterir HESAP VERME SORUMLULUĞU Hiyerarşik üstlere, Sayıştay a, TBMM.ne ve kamuoyuna hesap vermeyi ifade eder. SAYDAMLIK Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi, kullanılması ve sonuçlarına ilişkin bilgilerin doğru ve zamanında kamuoyuna duyurulmasıdır. 16
İç Denetim Türleri. Uygunluk Denetimi Mali Denetim Bilgi Teknolojileri Denetimi İç Denetim Türleri Performans Denetimi Risk Denetimi Sistem Denetimi 17
İç Denetim ve Teftiş Kavramlarının Farkları -1. İÇ DENETİM Yönetimin bir parças ası Geleceğe e odaklı Kurum içine i ine ve dışıd ışına güven g sağlay layıcı Soruşturma görevi g yok Risk odaklı denetim metodolojisi İyi uygulama örnekleri tekniği Uluslararası standartlar var Danış ışmanlık k görevi g yapar TEFTİŞ Yönetime bağlılık k anlayışı zayıf Geçmi mişe e odaklı Kurum içine i ine güven g sağlay layıcı Soruşturma görevi g var Periyodik denetim Hata örnekleri tekniği Geçmi mişe e dayalı birikimler var Öneride bulunur 18
İç Denetim ve Teftiş Kavramlarının Farkları -2. İÇ DENETİM Denetim bulguları ilgili birimle paylaşı şılır Taslak rapor denetlenen birimle tartışı ışılır Denetim sonuçlar ları takvime bağlı olarak izlenir Olması gerekene odaklanır Öncelikli amaç idareyi geliştirmektir Sistem,performans,uygunluk,mali,IT denetimi Sistem ve süres reç odaklı Haberli denetim esastır TEFTİŞ Gizlilik esastır Böyle bir yöntem y yoktur Denetim sonuçlar larını izleme sınırls rlıdır Daha ziyade olanla yetinir Öncelikli amaç mevzuata uygunluktur Yalnızca hukuka uygunluk denetimi Şikâyet, birey, olay ve işlem i odaklı Baskın n denetim kuraldır 19
Denetim Türleri-Mevcut Durum İlişkisi Kontrolör Müfettiş Soruşturma, İnceleme ve diğer görevler Uygunluk Denetimi (İdari, Mali) İç Denetçi (Sistem, Performans, Bilgi İşlem) 20
İç Denetim Nasıl Yapılacak? (1) İDKK tarafından üç yıllık döneme ilişkin Kamu İç Denetimi Strateji Belgesi Yayımlanacak. (Yayımlandı) Başkanlığımız, Sayın Müsteşarımızın direktif ve önerileri ile birim yöneticilerinin görüşlerini alarak risk esaslı üç yıllık iç denetim plânını hazırlayacak, 21
İç Denetim Nasıl Yapılacak? (2) En riskli alan ve konulara öncelik verilmek ve denetimin maliyeti de gözetilmek suretiyle plânla uyumlu bir yıllık denetim programı hazırlanacak, Hazırlanan iç denetim plân ve programı Üst Yöneticinin onayına sunulacak, Onaylanan programa uygun görevlendirmeler yapılacak, 22
İç Denetim Nasıl Yapılacak? (3) Başkanlığımızca, denetim yapılacak birime bildirim yazısı gönderilecek, Denetim görevini alan iç denetçiler görevlendirildikleri konuyla ilgili gerekli inceleme ve araştırmaları (mevzuat tarama, toplantı, anket, mülakat, gözlem, vs) yaparak denetimin amaç ve kapsamını tespit edecekler, 23
İç Denetim Nasıl Yapılacak? (4) İç denetçiler, denetlenecek birimin yöneticisi ve ilgili personelin iştirak edeceği bir açılış toplantısı yapacaklar, Açılış toplantısında; denetimin amacı, kapsamı, denetimde kullanılacak yöntemler, tahmini denetim süresi, denetime yardımcı olacak personel, denetim sırasında çalışanlardan beklentiler ve idarenin denetimden beklentileri gibi konular görüşülecek, Açılış toplantısından sonra, fiilen denetime başlanacak, 24
İç Denetim Nasıl Yapılacak? (5) Denetim esnasında elde edilen bulgular paylaşılacak, İncelemenin tamamlanması akabinde denetlenen birim sorumlularının katılımıyla kapanış toplantısı yapılacak, Taslak rapor hazırlanarak, denetlenen birime görüşe gönderilecek, 25
İç Denetim Nasıl Yapılacak? (6) Denetlenen birimin görüşünün alınıp değerlendirilmesinden sonra, nihai rapor hazırlanarak Üst Yöneticiye sunulacak, Üst Yönetici tarafından rapor değerlendirildikten sonra gereği için ilgili birimlere gönderilecek, Raporda belirtilen öneri ve tedbirlerin uygulaması izlenecek, 26
Denetim Süreci-1 Denetlenen birimin organizasyonu ve işleyişi hakkında bilgi toplanması Denetim görevinin ve Görev Tanımının planlanması Başlangıç toplantısı En önemli gelişmelerle ilgili yazılı bilgi talep edilmesi Özellikle denetlenecek süreçlere ilişkin bilgi toplamak Görev uygulama planı Politika ve Prosedürler Birimin teşkilat yapısı Birimin teşkilat yönetimi 27
Denetim Süreci-2 1. Adım : Bilginin tespit edilmesi 2. Adım : İç Kontrol çerçevesinin ve diğer süreçlerin incelenmesi 3. Adım : Denetlenen sürecin Her aşamasının değerlendirilmesi Denetlenen kapsamda yürürlükte olan Mevzuatın belirlenmesi Önemli Değerler-Veriler Aktörlerin belirlenmesi Denetlenen sürecin işlem Bölümlerine ayrılması Genel Hedefler Risk odaklı yaklaşı şım Alt süreç 1 Sürecin her aşaması için Potansiyel risklerin düzeyinin belirlenmesi Denetlenen birim tarafından Üstlenecek ve uygulanan kontrol modellerinin belirlenmesi Artık risklerin değerlendirilmesi Toplantıların düzenlenmesi Denetim kapsamının çerçevelenmesi Denetim süreci ve araçlarının detaylı tanımı İç Kontrol IT ortamı Alt süreç 2 Alt süreç 3 Alt süreç N Denetim İş İşplanı 28
Denetim Hazırlığı I - Denetlenen birim, organizasyonu ve işleyii leyişi hakkında bilgi toplamak Arka plândaki unsurların tespiti Birimin organizasyonunun anlaşılması Belli risklerin ve ilgili kontrol çerçevelerinin tespiti II - Denetim görevinin g ve görev g tanımının n plânlanması Denetim kapsamının ve risklerin değerlendirilmesi İşlemler için detaylı bir zaman çizelgesinin belirlenmesi Görev tanımının hazırlanması Anketlerin hazırlanması 29
Denetimin Yürütülmesi-1 Açılış toplantısı: Katılımc mcılar: Denetçiler ve denetlenen birimin yönetimi Gündem: Denetçilerin ve görevin tanıtımı, görevin kapsamı ve denetim prosedürleri Görev uygulama plânı: Bu belge görev başladıktan sonra hazırlanır Yapılacak faaliyetin detaylı bir çizelgesini sunar Denetlenen süreçlere ilişkin anketler hazırlanır 30
Denetimin Yürütülmesi-2 Özellikle denetlenecek süres reçlere ilişkin bilgi toplamak: Bu bilgilerin kurum içi ve kurum dışı nasıl geliştiğinin tespit edilmesi. Faaliyet raporları Veri Veri tabanları En önemli gelişmelerle ilgili yazılı bilgi talep edilmesi: Politika ve prosedür, birimin teşkilat yapısı, birimin teşkilat yönetimi Yazılı Yazılıanket anket Soru? Anket: İşlemlerin türü ve boyutu Başlıca rakamlar Mali Yıl Y Mali Yıl Y-1 Mali Yıl Y-2 Gelişim/Değişim % > 30% 31
Denetimin Yürütülmesi-3 Bilginin tespiti Bilginin incelenmesi ve değerlendirilmesi Bilginin kaydedilmesi 32
DEĞERLENDİRMELER. 33
SAYGILARIMLA ARZ EDERİM. 34