Satın Alma SAYFA NO 1 / 6 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; hastanenin tüm bölümlerinin malzeme, hizmet, yapım, bakım onarım ve demirbaş taleplerinin satın alma öncesi ön değerlendirmelerinin kontrollü şartlar altında yapılmasını sağlamak; hastanenin işleyiş özelliği nedeni ile en kısa sürede ve en uygun malzeme / hizmeti /yapım işlerini doğrudan temin/pazarlık ve/veya ihale yolu ile temin edilmesi ile ilgili işlemleri belirlemektir. 2. KAPSAM Hastanenin tüm bölümlerinin malzeme, hizmet, yapım, bakım onarım ve demirbaş taleplerine ilişkin alımları doğrudan temin/pazarlık ve/veya ihale yolu ile satın alma işlemlerini kapsar. 3. SORUMLULAR Başmüdür Satın Alma Müdürü Müdür Yardımcısı Birim Memuru 4.UYGULAMA 4.1. Talep Ve Değerlendirme 4.1.1. Satın Alma Kararı 4.1.1.1. Hastane bölümlerinden Hastane Evrak Bölümü kanalı ile gönderilerek Malzeme Planlama birimince değerlendirilen Satın Alma İstem Formu, analizi yapılan alımla ilgili satın alma kararını vermek üzere Hastane Yazışma Prosedürüne göre Başhekimlik tarafından teslim alınır. 4.1.1.2. Satın alınması onaylanan formlardaki bilgilerin yetersiz olması veya formların yanlış kullanılması durumunda Hastane Yazışma Prosedürüne göre görevli memur tarafından iade edilir. 4.1.1.3. Görevli memuru tarafından eksiksiz olarak teslim alınan evrak eğer ihaleli bir iş ise Yaklaşık Maliyet birimince kayda alınır. İstem formunda bulunan malzemelerle ilgili otomasyon sistemindeki verilerden yararlanarak araştırmalar yapar ve bulunan bilgileri tasnifleyerek kullanıma hazır hale getirilir. 4.1.1.4. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirlenen unsurlara göre istem formlarındaki her bir kalemin yaklaşık maliyet tespit işlemi bölüm memuru tarafından yapılır. Bakım onarım ve çok acil durumlarda yaklaşık maliyet fiyat araştırması ilgililerce yapılabilir. Gerektiğinde fiyat araştırması yapılırken ilgili firma, ticaret odası ve/veya geçmiş yıl fiyatlarından biri veya birkaçından yararlanılır.
Satın Alma SAYFA NO 2 / 6 4.1.1.5. Her talep Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli ile birleştirilerek bölüm sorumlusu tarafından kontrol edilir ve Yaklaşık Maliyet Komisyonuna sunulur. 4.1.1.6. Komisyon Başkanı tarafından alımı onaylanan veya iptal edilen talepler ile Başhekim tarafından alınması onaylanan Satın Alma İstem Formları bölüm sorumlusu tarafından harcama yetkilisinin imzasına sunulur. 4.1.1.7. Bölüm memuru, imzaları tamamlanan ve alınması onaylanan istemleri oluşturulacak ihale işlem Dosyasına alınır. 4.1.1.8. Bölüm memuru alımı iptal edilen istemleri Bölümlerin Talep Dosyasına kaldırır. 4.1.1.9. Bölüm memuru alımı ertelen istemleri Alımı Ertelenen İstemler Dosyası na kaldırır. 4.1.1.10. Bölüm sorumlusu Alımı Ertelenen İstemler Dosyasından periyodik kontrol sonucu alım zamanı gelen istemleri tekrar görüşülmek üzere Komisyona gönderir. 4.1.2. İhaleye Çıkılan Malzemelerin Geçmiş Yıl Bilgilerinin Araştırılması İşlemleri 4.1.2.1. Satın alma Müdürlüğüne gelen İhaleye Malzeme Listesi bölüm memuru tarafından teslim alınır. 4.1.2.2. Bölüm memuru tarafından ihaleye çıkılan malzemelerin geçmiş yıllardaki bilgileri (alış fiyatı, markası, firması, döviz karşılığı şu andaki alış fiyatı, hasta üzerine satılabiliyorsa satış fiyatı) Satın alma Müdürlüğünden ve otomasyon sistemindeki verilerden faydalanılarak araştırılır ve bu bilgileri içeren İhale Listesi son halini alır. 4.2. Satın Alma Avans Alımları 4.2.1. İhale yetkilisince görevlendirilen harcama yetkilisi mutemetlerince acil olarak alınması istenilen (yazılı) mal ve hizmetlerin alımı, isteklilerden fiyat almak sureti ile yapılır. 4.3. Satın Alma Doğrudan Temin Alımlar 4.3.1.İsteğin Kabulü 4.3.1.1. Bölüm İstem Formu ile gelen istekler sorumlu memur tarafından değerlendirilir. 4734 Sayılı Kamu ihale Kanunu nun 22. maddesine uyanlar için bu prosedür uygulanır. 4.3.1.2. Eksik ya da yanlış bilgiler ilgili kişi ve bölümler aranılarak tamamlanır. 4.3.1.3. Gelen her istek için bir kayıt numarası verilerek bilgisayar ortamında personelce Gelen Evrak Kayıt Klasörü nde kayda alınır. 4.3.1.4. Kayda alınan istemler ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere sınıflandırılarak (Teknik ve Tıbbi Malzeme/Hizmet) ilgili sorumlu memurlarca dosyalanır. 4.3.3.5. Malzeme Planlama Birimince değerlendirilmesi yapılan ve Başhekimlik makamınca onaylanan istekler için Teklif İsteme Formu hazırlanır.
Satın Alma SAYFA NO 3 / 6 4.3.2. Tekliflerin Duyurulması 4.3.2.1. Hazırlanan Teklif İsteme Formları ilan panosuna asılarak, İsteklilere gerekli hallerde faks gönderilir ve Internet ortamında duyurulur. 4.3.3. Tekliflerin Alınması 4.3.3.1. İstekliler kapalı zarf ile tekliflerini verirler. 4.3.3.2. Alınan zarflar personelce ilgili istek yazısının dosyasına, komisyona sunulmak üzere düzenlenerek konur. 4.3.4. Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Karar Verilmesi 4.3.4.1. Toplanan komisyonda alınan teklif mektupları açılarak gerekli tutanaklar imza altına alınır. 4.3.4.2. İhale komisyonu verilen teklifleri inceler, gerekirse istemi yapan bölüm ile görüşür ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifi tespit eder. 4.3.4.3. Komisyon tekliflerin tamamını uygun görmez ise alım iptal edilir. 4.3.4.. Alımına karar verilen malzeme/hizmet için gerektiğinde Satın Alma Komisyon Kararı düzenlenir. İmza altına alınarak harcama yetkilisi onayına sunulur. 4.3.5. Sipariş Verilmesi 4.3.5.1. İta Amirince onaylanan Satın Alma Komisyon Kararlarına uygun Satın Alma Sipariş Formu doldurularak uygun hazırlanan siparişler firmalara faks, telefon, mektup ile duyurulur. 4.4.Satın alma İhale 4.3.5.2. Ayniyat Saymanlığına doğru ve uygun ürünü teslim alabilmesi için Satın Alma Sipariş Formunun varsa şartnamenin birer örneği gönderilir. 4.4.1. İsteğin Kabulü 4.4.1.1. Bölüm İstem Formu na göre gelen istekler değerlendirilir. 4.4.1.2. Eksik ya da yanlış bilgiler ilgili kişi ve bölümler aranılarak tamamlanır. 4.4.1.3. Gelen her istek için bir kayıt numarası verilerek bilgisayar ortamında personelce kayda alınır. 4.4.1.4. Kayda alınan istemler ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere sınıflandırılarak (Teknik ve Tıbbi Malzeme/Hizmet) ilgili şeflerce dosyalanır. 4.4.1.5. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirlenen unsurlara göre istem formlarındaki her bir kalemin yaklaşık maliyet tespit işlemi bölüm memuru tarafından yapılır. Bakım onarım ve çok acil durumlarda yaklaşık maliyet fiyat araştırması ilgililerce yapılabilir. Gerektiğinde fiyat araştırması yapılırken, ilgili firmalar, ticaret odası ve/veya geçmiş yıl fiyatlarından biri veya birkaçından yararlanılır.
Satın Alma SAYFA NO 4 / 6 4.4.1.6. Her talep Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli ile birleştirilerek bölüm sorumlusu tarafından kontrol edilir ve Yaklaşık Maliyet Komisyonuna sunulur. 4.4.1.7. Komisyon Başkanı tarafından alımı onaylanan veya iptal edilen talepler ile Başhekim tarafından alınması onaylanan Demirbaş Malzeme/Cihaz İstem Formları bölüm sorumlusu tarafından harcama yetkilisinin imzasına sunulur. 4.4.2. İhaleye Çıkılması 4.4.2.1. İhaleye çıkılmasına karar verilen istekler İhale Onay Formu doldurularak harcama yetkilisinin onayına sunulur. 4.4.2.2. Onaylanan isteklere ait İlan Formu hazırlanarak Resmi Gazete ve/veya Yerel Basın için Valiliğe gönderilir. 4.4.2.3. Gönderilen ilanların süreleri ve içeriklerinin uygunluğu şeflerce takip edilir. 4.4.2.4. İlan tutanağı tutularak komisyon üyelerince imzalanır. 4.4.5. İhalenin Yapılması 4.4.5.1. İstekli firmalar belirtilen süreler içerisinde teklif mektuplarını zarf alındısı karşılığında bölüm çalışanlarına teslim eder. 4.4.5.2. Gün ve saati gelen ihalenin, tam ve eksiksiz toplanan komisyon toplantısının birinci oturumunda zarfları açılarak fiyatlar ve yaklaşık maliyet tutarı istekler ve komisyon huzurunda tutanağa bağlanır ve imzalanır. İkinci oturum ilgili bölümden görüş alınması ve araştırma, inceleme yapmak amacı ile ileri bir tarihe ertelenir. 4.4.6. İhalenin Sonuçlandırılması 4.4.6.1. Uygunluk İncelemesi 4.4.6.1.1. İhale Komisyon Toplantısının İkinci oturumunda bölümlerden görüş almak için ya da verilen fiyatların yaklaşık maliyete ve teknik şartnameye göre uygunluğu ya da istenen tüm bilgi ve belgelerin yeterli kriterlerini sağlayıp sağlamadığı araştırılır. 4.4.6.1.2. Gerekirse ilgili bölümlere alınan tekliflerin proforma ve katalogları bir yazı ekinde değerlendirilmek üzere gönderilir. 4.4.6.1.3. Komisyon, bölümlerce hangi mal/hizmeti hangi firmalardan istediklerini bildiren gönderdikleri gerekçeli raporları dikkate alır. Değerlendirmesini yaparak sonuca bağlar ve harcama yetkilisinin onayına sunar. 4.4.6.2. Nihai ihale Kararı 4.4.6.2.1. Satın alınmasına karar verilen mal/hizmet/yapım için Satın alma Komisyon Kararı doldurularak imza altına alınır ve karar harcama yetkilisi onayına sunulur. Satın alma Komisyon Kararı ihaleye iştirak eden tüm isteklilere bildirilir.
Satın Alma SAYFA NO 5 / 6 4.4.6.2.2. Bildirim işleminden sonra şikayet süreci için gerekli yasal süre dolduktan sonra Satın alma Komisyon Kararına istinaden ihaleyi alan isteklilere sözleşmeye davet tebligatı yapılır. 4.4.7. Sonuçlandırılan İhalenin Takibi 4.4.7.1. ilgili firmaya hazırlanmış sözleşme idare yetkilisi ve uhdesinde ihale kalan firma yetkilisi arasında imzalanır. 4.4.7.2. Onaylanan sözleşme sonuçları Kamu İhale Kurumuna gönderilerek ilan edilir. 4.4.7.3. Yapılan sözleşmeye istinaden söz konusu firmalara siparişler gönderilir. 4.4.7.4. Ayniyat Birimi doğru ve uygun ürünü teslim alabilmesi için Sipariş Formunun ve varsa şartnamelerin birer örneği gönderilir. 4.5. Satın Alma Tahakkuk İşlemleri 4.6.Kayıt 4.5.1. Satın Almada ihale ve Doğrudan temin yoluyla satın alması gerçekleştirilen mal/hizmet/yapım işlerine ait dosyalar ayniyat birimlerinden teslim edilen evraklarla birlikte, teslim listesi yapılarak tahakkuk birimine teslim edilir. Tahakkuk birimi teslim edilen dosyaların kontrolünü yaparak eksik olanları iade eder. Tamamlanmış olanları teslim alır. 4.5.2. Teslim alınan dosyalar vade sınıflarına göre ayrılarak tasnif edilir. Öncelik sırasına göre ödeme emri belgesi Maliye Bakanlığının programından kesilir. Aynı belge Hastane otomasyon programına da kaydedilir. Ödeme belgesi kesilen dosyaların kontrol işlemi yapılır. Kontrol edilen dosyalar geçekleştirme Görevlisi ve Harcama yetkilisine imzaya gönderilir. 4.5.3. Ödeme Emri Belgesi imzalana dosyalar Saymanlığa teslim aşaması için ayrıştırılır. Ayrıştırılan belgeler ödeme vadesine göre tasnif edilerek teslim listesi hazırlanır ve saymanlığa teslim edilir. 4.5.4. Saymanlığa Teslim Edilen Faturaların vadesine göre ödeme planındaki para durumuna bakılarak ödeme listesi oluşturulur. Harcama yetkilisinin imzasıyla saymanlığa verilir. 4.5.5. Satın Almada kalan dosya ve ödeme belgeleri ihale ve doğrudan temin birimlerine verilir. İlgili birim dosyalarını ödeme emri belgesi numara sırasına göre arşivler. 4.6.1. Tüm kayıtlar Hastane Evrak Arşivi İşleyiş Prosedürüne göre ilgili bölümlerde kontrol altına alınır.
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Satınalma İstem Formu, Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Bölümlerin Talep Dosyası Alımı Ertelenen İstemler Dosyası İptal dosyası İhaleye Çıkılan Malzeme Listesi Satın alma Gelen Evrak Defteri Satın alma Giden Evrak Defteri Teklif İsteme Formu Onay Belgesi İlan Tutanağı DOKÜMAN KODU Satın Alma SAYFA NO 6 / 6 Teklif zarfı açma belge ve kontrol tutanağı İsteklilerce teklif edilen fiyat tutanağı Uygun sayılmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ait tutanak Satın alma Komisyon Kararı Satın alma Sipariş Formu Ödeme emri belgesi 6. REFERANS DOKÜMANLAR IP.02.03 Hastane Evrak Arşivi İşleyiş Prosedürü IP.02.01 Hastane Yazışma Prosedürü KY.FR.01.07.41 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu KY.FR.01.07.38 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu KY.FR.01.07.81 Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği