Açık İhale Süreci. Teknik Şartname. Hazırlama Süreci. Teknik Şartname. Gelmesi. Teknik Şartname. Teknik Şartnamenin İncelenmesi

Samsun Defterdarlığı Personel Müdürlüğü Açık İhale Süreci Teknik Şartname Hazırlama Süreci Teknik Şartname Gelmesi Teknik Şartname Teknik Şartnamenin İncelenmesi Ödenek Kontrolünün Yapılması Ödenek Yeterli Ödenek Yetersiz Ödenek Aktarma Süreci Talebin Reddedilmesi Yaklaşık Maliyet Değerlendirme Formunun Düzenlenmesi Yaklaşı k Maliyet Değerl Talep Reddedildi Yaklaşık Maliyet Bilgi ve Belgeleri Yaklaşık Maliyetin Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli İhale Yönteminin Belirlenmesi Açık İhale Pazarlık Usulü İhale SGB.net İhale Onay Belgesinin İhale Onay Belgesi Pazarlık Usulü İhale Süreci İhale Komisyon Üye Listesinin İhale Komisyon Üye Listesi İhale Onay Belgesinin nce İmzalanması 1 2 Ekap nde İhale Öncesi İşlemlerin Başlatılması

İhtiyaç Raporunun Oluşturulması İhale Kayıt Numarasının Alınması İhale Dokümanlarının İhale İlanının Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Tasarısı Standart Formlar Zeyilname Yapılmayacak Zeyilname Yapılacak İhale Dokümanına Değişikliklerin İşlenmesi Zeyilnamenin İhale Dokümanı Zeyilnamesi Zeyilnamenin İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması İlanda Değişiklik Yapılmayacak İlanda Değişiklik Yapılacak Düzeltme İlanı Girişinin Yapılması Sevk İşlem Formunun Gönderilmesi Düzeltme İlanının Yayımlanması Sevk İşlem Formu Düzeltme İlanı Zeyilnamenin Doküman Alanlara Gönderilmesi Teklif Zarfları Teklif Zarflarının Teslim Alınması 3 Teklif Zarfı Alındı Belgesi İhale Oturumlarının Yapılması İhale Tutanaklarının Düzenlenmesi ve İhale Komisyonu Üyeleri Tarafından İmzalanması İhale Oturum Tutanakları

Tarafından İmzalanması Aşırı Düşük Teklif Yok Aşırı Düşük Teklif Var İhale Komisyon Kararının Yazılması İhale Komisyon Kararının Komisyon Üyelerince İhale Yasaklılık Teyitlerinin Alınması İhale Komisyon Kararı Karara İlişkin Yasaklılık Teyit Belgeleri Aşırı Düşük Teklif Açıklama Dosyası Aşırı Düşük Teklif Açıklamasının İstenmesi (Yazı İle) Gelen Evrak Süreci (Tarih Saat Kontrollü) Aşırı Düşük Teklif Açıklamanın İhale Komisyonunca Yasaklı Yasaklı Değil Aşırı Düşük Teklif Uygun Bulundu Aşırı Düşük İsteklinin Geçici Teminatının Gelir Kaydedilmek Suretiyle İhale Dışı Bırakılması Teklifin Değerlendirmeye Alınması Teklifin Değerl endirm 2.En Avantajlı Teklif Var 2.En Avantajlı Teklif Yok 2. En Avantajlı Teklifin Değerlendirmeye Alınması İhale Komisyon Kararının Tarafından Onaylanması A İhale Komisyon Kararı Onaylanmadı İhale Komnisyon Kararı Onaylandı İhalenin İptal Edilmesi İhale İptal İlan Formunun Doldurulması İhale İptalinin İsteklilere Bildirilmesi İhale İptal İlanı Kesinleşen İhale Kararı Bildirimlerinin Kesinleşen İhale Kararının İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması Kesinleşen İhale Kararının Kesinleşen İhale Kararı Formu

Bildirilmesi Giden Evrak Süreci Kesinleşen İhale Kararının İsteklilere Bildirilmesi İhale İptal Edildi Giden Evrak Süreci Ön Mali Kontrol Yok Sözleşmeye Davet Yazısının Yazılması Sözleşmeye Davet Yazısı Sözleşmeye Davet Yazısının nce Onaylanması Sözleşmeye Davet Yazısının İstekliye Bildirilmesi 10.Madde Belgeleri Muhasebe Müdürlüğüne Damga Vergilerinin Tahsil Edilmesi İçin Yazı İsteklinin 4734 Sayılı Kanunun 10.Maddesi Gereğince İhale Tarihi İtibarı ile İhale Dışı Bırakılıp Dekont Damga vergisi ve/veya KİK Payı Dekontlarının Kontrol Edilmesi Kesin Teminat Mektubu Kesin Teminatın Kontrol Edilmesi Uygun Uygun Değil Sözleşmeye Son Şeklinin Verilmesi Sözleşme İsteklinin Geçici Teminatı Gelir Kaydedilmek Üzere İhale Dışı Bırakılması Sözleşmenin ve Eklerinin İstekliye İmzalatılması 2. En Avantajlı Teklifle Sürece Devam Edilmesi Uygun B Uygun Değil A 5 Sözleşmeye İlişkin Yasaklılık Teyidinin Yapılması Sözleşme Öncesi Yasaklılık Teyit Belgeleri

Yasaklı Değil Yasaklı Sözleşmenin ve Eklerinin Tarafından Onaylanması 2. En Avantajlı Teklif Sahibinin Sözleşmeye Davet Edilmesi Alındı Belgesi Kesin Teminat Mektubunun Muhasebe Müdürlüğüne Gönderilip Uygun B Uygun Değil A İhale Sonucunun KİK' na Bildirilmesi İhale Sonuç İlanı Muayene Kabul Komisyon Üyelerinin Tespit edilmesi Muayene Kabul Komisyonu Üye Listesi Muayene Kabul Komisyon Üyelerinin İhale Yetkilisince Onaylanması Muayene Kabul Komisyonu Onay Belgesi Muayene Kabul Komisyon Onay ve Listelerinin İlgili Servise Gönderilmesi Taahhüt Dosyalarının Taahhüt Dosyaları Taahhüt Dosyalarının Muhasebe Müdürlüğüne Gönderilmesi Giden Evrak Süreci Dosyalandı Hazırlayan: Sema Nur TAŞDAN Personel Şefi Onaylayan: Sibel AKÇAY Personel Müdürü

SG AS S Personel Süreç Grubu Sosyal Yönetsel ve Mali İşler İşlemleri Ana Süreci Açık İhale Süreci Anasayfa 3.7.Sürecin Aktiviteleri No Aktivite Adı Aktivite Açıklaması Tekrar Sıklığı Gerçekleştiren Onaylayan Danışılan Aktarılan Kullanılan (Bilgi Verilen) Doküman (Talimat, Prosedür, Kullanılan Yazılım Ekran Form) ikincil mevzuatına aykırı hususların olup olmadığı, fiyata etki edecek unsurların neler 1.1 Teknik Şartnamenin olduğu, idari şartnamede olması gerekip, İncelenmesi: teknik şartnamede tekrara neden olacak unsurların olup olmadığı hususlarında incelenir. Yapılacak olan ihalenin gerçekleştirilebilmesi için uygun tertipte ödenek bulunup bulunmadığı, varsa 1.2 Ödenek Kontrolünün Yapılması miktarı; yoksa aktarma yahut revize yapılıp yapılamayacağı hususları Bütçe Servisi ile görüşülerek durum değerlendirmesi yapılır. KBS Yapılacak alımın türü (mal veya hizmet), personel çalıştırılıp çalıştırılmayacağı, malzemeli olup Yaklaşık Maliyet olmadığı gibi maliyet unsurlarının belirlenmesine 1.3 Değerlendirme Formunun yönelik verilerin net olarak ortaya koyulabilmesi için yaklaşık maliyet hesap cetveli oluşturulmadan Yaklaşık Maliyet önce İhale Servisince oluşturulan Yaklaşık Maliyet Değerlendirme Değerlendirme Formu doldurulur. Formu SGB Net İhale uygulama yönetmeliklerinde Yönetici (Personel belirlenen esas ve usuller çerçevesinde Müdürü)/ Defterdar Yaklaşık Maliyetin 1.4 ayrıntılı bir araştırma yapılır ve Katma Yardımcısı (Personel Değer Vergisi hariç tutularak yaklaşık Müdürlüğünden Yaklaşık Maliyet maliyet belirlenir Sorumlu) Formu SGB Net 4734 Sayılı Kanunun 8 inci maddesinde sıralanan eşik değerler (her yıl 1.5 İhale Yönteminin Belirlenmesi güncellenir) ve yaklaşık maliyet tutarı esas alınarak yapılacak ihalenin usulü belirlenir. SGB net modülüne kullanıcı şifresi ile harcama girişi yapılarak süreç başlatılır ve süreç numarası İhale Onay Belgesinin alınır.standart forma uygun olarak hazırlanması 1.6 gereken ihale onay belgesi, SGB'sistemin İhale Onay yönlendirdiği sayfalarda mevcut bilgi girişleri Belgesi yapılarak tamamlanır. (Standart Form) SGB Net- 4734 Sayılı Kanunun 6 ıncı maddesinde düzenlenen usul ve esaslar doğrultusunda 5 asıl ve 5 yedek olmak üzere 10 üyeden oluşturulan İhale komisyon üyelerine ilişkin liste, onay belgesi 1.7 İhale Komisyon Üye Listesinin ekinde ihale yetkilisine sunulmak üzere hazırlanır. Düzenlenen listede ihale komisyon üyelerinin unvanı ve komisyonda hangi sıfatla yer alacakları Yetkinlik (En fazla 5 adet) Sorumlu Kişinin Almış Olması Gereken Eğitim(ler) Tedarikçi Marifetiyle?

1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 İhale Onay Belgesinin İhale Yetkilisince İmzalanmasıı: nde İhale Öncesi İşlemlerin Başlatılması: İhtiyaç Raporunun Oluşturulması İhale Kayıt Numarasının Alınması İhale Dokümanlarının 1.13 İhale İlanının İlanın 'ta Hazırlanıp 1.13.1 KİK'e gönderilmesi İlan Bedelinin Yatırılması İlgili 1.13.1.1 Servise Bildirlmesi maliyet hesap cetveli ve ekleri ile ihale komisyonu üye listesi eklenerek ihale yetkilisinin onayına sunulur.ihale Yetkilisince imzalandıktan sonra Evrak Servsisimizden onay numarası ile numaralandırılır. İhaleden sorumlu ihale servis görevlisi TC kimlik numarası ve şifresi ile sisteme giriş yapar ve ihale öncesi işlemleri başlatır. İhtiyaç Raporu Bilgileri Girilir,İşin İlgili Olduğu Branşlar Seçilir, İhtiyaç Kalemleri Listesi Girilir. İhale Kapsamı Seçilir,İhale Tür ve Usulü Seçilir,Yaklaşık Maliyet Bilgileri Girilir,İhale Bilgileri Girilir (İhalenin adı vb.),girilen Bilgiler Onaylanır,İhtiyaç Raporu İhaleye Bağlanır Teknik Şartname ve Ekleri Sisteme Yüklenir,Yüklenen Teknik Şartname Onaylanır,İdari Şartname Hazırlanır ve Onaylanır,- Sözleşme Tasarısı Oluşturulur ve Onaylanır,İhale Onaylanır 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi esaslarına göre eşik değerler ve parasal tutarlar göz önünde bulundurularak, ilanın hangi araçlarla yayınlanacağı tespit edilir. Kamu İhale Bülteninde yayınlanması gereken ihale ilanları üzerinden hazırlanırken, mahalli gazetelerde yayınlanması gerekenler ise bir üst yazı ekinde Sevk İşlem Formunun Gönderilmesi (İlan bedelinin 1.13.1.2 KİK tarafından alındığına ilişkin teyitten sonra) İlanın 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi çerçevesinde yerel gazete/gazetelerde de İlanın Basın İlan Kurumuna yayımlanması gerekiyorsa, ilan metni bir yazı 1.13.2 Yazı ile Bildirilmesi ekinde Basın ve İlan Kurumuna iletilerek, ilanın yayınlanacağı gazete/gazetelerin isimleri ile yayınlanacağı tarihe ilişkin bilgiler alınır ve takibi Yönetici (Personel Müdürü)/ Defterdar Yardımcısı (Personel Müdürlüğünden Sorumlu) İhale Onay Belgesi (Standart Form) (Defterdar Yardımcısı) Sevk İşlem Formu Yönetici (Personel Müdürü)/ Defterdar Yardımcısı (Personel Müdürlüğünden Sorumlu)

1.14 1.15 1.16 İhale Dokümanının Cd Formatına Aktarılması Komisyon Üyelerine Bildirim Yapılması İhale Doküman Bedelinin Belirlenmesi: sisteminden indirilen ihale dokümanı, ihale komisyon üyelerine verilmek ve elden satışı yapılmak üzere CD formatında çoğaltılır. Çoğaltılan CD lerin üzerine ihalenin adı yazılarak numaralandırılır ve tarih atılarak paraflanır İhale öncesi gerekli inceleme ve kontrolleri sağlamak amacıyla ihale dokümanını içeren CD ler ihale ilanını izleyen 3 gün içerisinde ihale komisyon üyelerine imza karşılığında verilir. Doküman hazırlanırken ve çoğaltılırken kullanılan kağıt, cd, toner, kırtasiye ve diğer malzemeler göz önünde bulundurularak, basım maliyetini geçmeyecek bir bedel belirlenir. İhale servis görevlisi maliyet tespitine ilişkin bilgi ve belgeleri içeren bir tutanak düzenleyerek imza altına alır. Tutanak düzenlenerek resmileştirilmiş olan doküman bedeline ilişkin miktarın, ihaleye katılmak isteyen isteklilerden tahsil edilmesi İhale Doküman Bedelinin 1.17 hususu bir yazı ile Muhasebe Müdürlüğüne Saymanlığa Bildirilmesi bildirilerek doküman satış işlemleri başlatılmış olur. 1.18 İhale Dokümanının Satılması İstekli sıfatını kazanabilmek için dokümanın idareden satın alınması ya da e-imzalı olarak nden indirilmesi gerekmektedir.ihale dokümanının idareden satın almak isteyen istekliler, doküman bedelini Muhasebe Müdürlüğüne yatırdıklarına dair alındı belgesini İhale Dokümanının Cd ile 1.18.1 getirdiklerinde, Dokümanın Satın Alındığına Satışının Yapılması: İlişkin Formun düzenlenmesi suretiyle kayıt altına alınırlar. Form iki nüsha düzenlenerek, bir nüshası CD formatında oluşturulan ihale dokümanı ili Ücretsiz olarak istekliler üzerinden e-imza kullanmak suretiyle ihale dokümanını E-imza ile üzerinden indirdiklerinde, sistem otomatik olarak Doküman 1.18.2 İhale Dokümanı İndirilmesi İndirildiğine İlişkin Standart Formu oluşturur. Bu durumda Servis görevlisi sistemden formun çıktısını alarak dosyasına kaldıracaktır. İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında zorunlu olarak yapılması gereken değişiklikler zeyilname düzenlenerek gerçekleştirilir. Düzenlenmiş olan zeyilname ihale dokümanının bir parçası 1.19 Zeyilname Düzenlenmesi olduğundan ihale dokümanını daha önce satın almış olanlara da son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde gönderilir veya elden tebliğ edilir. İhale Dokümanına 1.19.1 Değişikliklerin İşlenmesi 1.19.2 Zeyilnamenin Yapılacak olan değişiklik önce sistem üzerinde oluşturulmuş olan ihale dokümanına işlenir. Yapılan değişiklik açık ve net bir ifadeyle zeyilname metninde belirtilir. Yönetici (Personel Müdürü) Dokümanın Satın Alındığına İlişkin Standart Form Dokümanın İndirildiğine İlişkin Standart Form

Zeyilnamenin 1.19.3 Tarafından Onaylanması Düzeltme İlanı Girişinin 1.19.4 Yapılması Sevk ve İşlem Formunun 1.19.5 Gönderilmesi Zeyilnamenin Doküman 1.19.6 Alanlara Gönderilmesi Zeyilname sistem üzerinde işlemsel olarak onaylandığı gibi sistemden alınan çıktısı da ihale yetkilisince onaylanır. Değişikliğe yol açan hata veya eksiklik ilanda da mevcutsa, sürece devam edilebilmesi, düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür. İhale servis görevlisi, ihale saatinden önce idari şartnamede belirtilmiş olan ihalenin yapılacağı 1.20 Teklif Zarflarının Teslim toplantı salonunda hazır bulunarak, teklif zarfı Alınması alındı belgesi düzenlemek suretiyle teklif zarflarını teslim alır. Teklif zarfı alındı belgeleri iki nüsha düzenlenerek bir nüshası isteklide bırakılır. İhale servis görevlilerince teslim alınan teklif zarflarını değerlendirme görevi, ihale yetkilisince görevlendirilen ihale komisyonuna aittir. İlk oturumda (isteklilere açık), teklifler alınış sırasına göre açılır; teklif zarfları, teklif mektupları ve geçici teminatların uygun olup olmadığı, belgelerin eksik olup olmadığı incelenir; teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır. (Teklif zarflarının hiçbiri uygun değilse yaklaşık maliyet 1.21 İhale Oturumlarının Yapılması açıklanmaz.) Diğer oturumlarda ise (isteklilere kapalı) isteklilerin yeterlik kriterleri, sunmuş oldukları belgelerin içeriği, tekliflerin uygun olup olmadığı, birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata olup olmadığı incelenerek uygun veya değerlendirme dışı bırakılacak teklifler tespit edilir. Aşırı düşük teklif varsa sorgusu yapılır ve en nihayetinde ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklifler belirlenerek ihale karara bağlanır. Bu aşamada inceleme ve değerlendirme aktiviteleri, Yönetici (Personel Müdürü)/ Defterdar Yardımcısı (Personel Müdürlüğünden Sorumlu) İhale Komisyonu Sevk İşlem Formu Teklif Zarfı Alındı Belgesi

1.22 1.23 Tekliflerin alınması ve açılması işlemleri Uygulama Yönetmeliklerinde belirlenmiş olan standart formları kullanmak suretiyle gerçekleştirilir. İhale servis görevlisi tarafından teslim alınan zarflar Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir. İhale komisyonunca kanunun 30 uncu maddesi birinci fıkrasına uygun olmadığı tespit edilmiş olan İhale Tutanaklarının teklif zarfları Uygun Olmadığı İçin Düzenlenmesi ve İhale Değerlendirmeye Alınmayan Teklif Zarflarına Komisyonu Üyeleri Tarafından İlişkin İhale Komisyon Tutanağı nın düzenlenerek İmzalanması imza altına alınması suretiyle değerlendirmeye İhale Komisyonu İhale Komisyonu alınmaz. İhaleye katılabilmek için sunulması gereken belgeler ile yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler kontrol edilerek; her bir belge için ayrı sütunlar ihdas edilmiş olan Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı na işlenir.isteklilerin vermiş oldukları teklif fiyatları, hazır bulunanların önünde açıklanır. Açıklanan fiyatlar İsteklilerce Teklif Aşırı Düşük Teklif Sorgusunun Yapılması İhale Komisyonu Kamu İhale Genel Tebliğinin aşırı düşük tekliflerle ilgili hükümleri göz önünde bulundurularak teklifi aşırı düşük bulunan isteklilere yazı yazılarak Aşırı Düşük Açıklamasının 1.23.1 İstenmesi 1.23.2 Aşırı Düşük Teklif Açıklamasının İhale Komisyonunca Değerlendirilmesi açıklamaları yazılı olarak istenir. İstenilen belge ve dayanakların idareye ulaştırılması için tayin edilen İhale Komisyonu tarih ve saat hususunda gerekli takibat yapılır. (Açıklama için isteklilere 3 iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi İstenilen tarih ve saatte gelip gelmediği kontrol edilerek teslim alınan aşırı düşük teklif dosyaları, Genel Tebliğin ilgili maddeleri doğrultusunda incelenmek üzere komisyon üyelerinin değerlendirilmesine sunulur. Değerlendirme İhale Komisyonu (Defterdar Yardımcısı) sonrasında, uygun bulunup bulunmadığı hususu komisyon kararında belirtilecek olan aşırı düşük açıklamalarına ilişkin dosyalar muhafaza edilmek İhale Komisyonunun tüm değerlendirmelerinden sonra ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi İhale Komisyon Kararının 1.24 veren isteklinin üzerinde bırakılır. İhaleden Yazılması sorumlu servis görevlisi gerekçeli kararı, standart form ile tutanağa bağlar. 1.25 1.26 1.27 İhale Komisyon Kararının Komisyon Üyelerince Hazırlanan İhale Komisyon Kararı, İhale İmzalanması: Yetkilisinin onayına sunulmak üzere Komisyon Üyelerinin tamamına imzalattırılır. İhale servis görevlisi, ihale kararı ihale yetkilisinin onayına sunulmadan önce, üzerinde ihale kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci İhale Yasaklılık Teyitlerinin teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı Alınması olup olmadığını sisteminden teyit ederek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. Ortak girişimlerde, ortakların hepsi İhale Komisyon Kararının İhale Yetkilisi Tarafından karar tarihini izleyen 5 iş günü Onaylanması: içerisinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıklamak suretiyle reddeder. (Defterdar Yardımcısı) İhale Komisyonu İhale Oturum Tutanakları (Standart Form) İhale Komisyon Kararı Yazısı (Standart Form) İhale Komisyon Kararı Yazısı (Standart Form)

1.28 1.29 1.30 1.33 1.34 1.35 1.36 1.37 1.38 Kesinleşen İhale Kararı Bildirimlerinin : Kesinleşen İhale Kararı, ihale servis görevlisince uygulama yönetmeliklerinde belirlenmiş olan standart formuna uygun olarak yazılır. Kesinleşen İhale Kararının İhale Yetkilisince Onaylanması: Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisinin onayını takip eden 3 gün içerisinde, ekine İhale Komisyon Kararı da eklenmek suretiyle bütün isteklilere tebliğ edilir. Kesinleşen ihale kararı firma yetkililerine elden verildiğinde yazıyı teslim alan kişinin istekli firmayı temsil ettiğine dair belgenin aranılması gerekmektedir. Yazıyı alacak olan yetkili, yazıyı elden aldığını belirterek günün tarihi Kesinleşen İhale Kararının ile birlikte bildirimi imzalamalıdır. İsteklilerce İsteklilere Bildirilmesi: kabulü halinde elektronik posta yoluyla ve faks ile de bildirim yapılabilir. Bu durumda aynı gün içinde tebligatın iadeli taahhütlü posta ile bildirime çıkarılması gerekmektedir. Servis görevlisi iadeli taahhütlü olarak gönderilen postaların takibini, Genel Servisinden alacağı barkot numaraları ile PTT Genel Müdürlüğünün internet sayfası üzerinde kayıtlı postalar için oluşturulan Yurt İçi Sözleşmeye Davet Yazısının Yazılması: Sözleşmeye Davet Yazısının nce Onaylanması Sözleşmeye Davet Yazısının Bildirilmesi Muhasebe Müdürlüğüne Damga Vergilerinin Tahsil Edilmesi İçin Yazı Yazılması: İsteklinin 4734 Sayılı Kanunun 10 uncu Maddesi Gereğince İhale Tarihi İtibariyle İhale Dışı Bırakılıp Bırakılmayacağının Kontrolü Damga Vergisi ve/veya KİK Payı Dekontlarının Kontrol Edilmesi: İhale servis görevlisince, İhale üzerinde kalan istekliye uygulama yönetmeliklerinde şekli belirlenmiş olan standart forma uygun olarak sözleşmeye davet yazısı yazılır. Kesinleşen ihale kararının tebliğ süresinin bitiminden; itibaren 3 gün içerisinde, sözleşmeye davet yazısı ihale üzerinde kalan istekliye tebliğ edilir ve tebliğ tarihini izleyen 10 gün içinde sözleşmeyi imzalaması istenir. Merkez Saymalık Müdürlüğüne bir yazı yazılarak, ihale bedeli üzerinden hesaplanan komisyon kararı (% 05,69) ve sözleşmeye (%09,48) ilişkin damga vergilerinin istekliden tahsil edilmesi istenir. İstekli sözleşmeyi imzalamadan önce ihale tarihi itibariyle, 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının a, b, c, d, e ve g bentlerinde sayılan durumlarda olmadığına dair belgeleri idareye ibraz etmek durumundadır. Servis görevlisi gerekli teyitleri yapmak suretiyle İsteklinin İhale bedeli üzerinden ödemesi gereken komisyon kararı ve sözleşmeden doğan damga vergileri ile KİK payı tutarlarına ilişkin dekontlar kontrol edilerek, oran bazında hesap yapılır ve doğruluğu teyit edilir. ihale Servis /İhale Komisyonu ihale Servis /İhale Komisyonu İhale Komisyonu Kesinleşen İhale Kararı Yazısı (Standart Form) Sözleşmeye Davet Yazısı (Standart Formu)

1.39 Kesin Teminatın Kontrol/Teyit Edilmesi: İsteklinin sözleşmeyi imzalamadan vermek durumunda olduğu ihale bedelinin %6 sı oranındaki kesin teminat tutarı servis görevlisince hesaplanarak kontrol edilir. Mektup olarak verilen kesin teminatların standart forma uygunluğu ve geçerlilik süresi incelenir. Ayrıca ilgili banka ile de haberleşerek teminat mektubu teyit edilir. 1.40 Tip şartname şeklinde hazırlanmış olan sözleşme tasarısının başlığı değiştirilir. İdarenin ve Sözleşmeye Son Şeklinin yüklenicinin bilgilerine ilişkin boş bırakılmış Verilmesi: bölümleri ile kesin teminata ilişkin bilgileri doldurularak sözleşme, imzaya hazır hale getirilir. İhale servis görevlisi, hazırlamış olduğu sözleşme metninden iki nüsha, ihale dokümanlarından birer nüsha çıktı alarak, üzerine ihale bırakılan 1.41 Sözleşmenin ve Eklerinin isteklinin, sözleşme ve eki ihale dokümanın her İstekliye İmzalatılması: sayfasını imzalamasını sağlar. Ayrıca, istekli sözleşmenin son sayfasında yer alan YÜKLENİCİ ibaresinin altını da firma kaşesi 1.42 Sözleşmeye İlişkin Yasaklılık Teyidinin Alınması: İsteklinin imzalamış olduğu sözleşme ve ihale dokümanları, ihale yetkilisinin onayına sunulmadan önce sistemi üzerinden yeniden yasaklılık teyitleri alınır. Sözleşmenin ve Eklerinin İhale Kesin teminat mektubu, damga vergisi ve kik payı 1.43 Yetkilisi Tarafından Onaylanması: dekontları ile 10 uncu madde belgeleri de sözleşme ve ihale dokümanına eklenmek suretiyle ihale yetkilisinin onayına sunulur. Kesin teminat mektubu ve buna ilişkin teyit belgesi bir yazı ekinde Muhasebe Müdürlüğüne gönderilerek; Müdürlükten, teminat mektuplarının Kesin Teminat Mektubunun kendilerine teslim edildiğine dair alındı belgesi 1.44 Muhasebe Müdürlüğüne istenir. Muhasebe Müdürlüğünce gönderilen alındı Gönderilip Alındı Belgesinin belgeleri sözleşme süresince ihale işlem Alınması: dosyasında muhafaza edilmeli; iş bitiminde 4735 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi hükümlerinin uygulanabilmesi için ilgili Servise gönderilmelidir. 1.45 1.46 1.47 İhale Sonucunun KİK e Sonuçlandırılan ihaleler üzerinden İhale Bildirilmesi Sonuç Formu doldurmak suretiyle 15 gün içerisinde Kamu İhale Kurumuna gönderilir. ve Yüklenici tarafından imzalanmış olan sözleşmenin bir örneği servis notu ile ihaleyi talep eden şubeye gönderilir. Personel Sözleşme Suretinin İlgili Servise Gönderilmesi çalıştırılmasına dayalı ihalelerde, işe başlama tarihinin ilgili mevzuatta öngörülen süreler içerisinde SGK ya bildirilmesi gerektiği servis Yüklenicilerin taahhüdü altına giren işlerin, düzenlenmiş olan şartname ve sözleşme hükümlerine göre yapılıp yapılmadığının denetimini, iş akışında gerekli evrakların incelemelerini yürütmek ve takip etmek üzere Muayene Kabul Komisyon oluşturulacak muayene ve kabul komisyonu en az Üyelerinin Tespit Edilmesi: 3 kişiden oluşacak şekilde düzenlenerek makam onayına sunulmak üzere hazırlanır. Burada dikkat edilmesi gereken husus; kontrol teşkilatında yer alan görevlilerin, hizmet alımlarına ilişkin işler için oluşturulan muayene ve kabul komisyonlarında (Defterdar Yardımcısı) Kesin Teminat (Standart Form)

1.48 1.49 1.50 1.51 Hazırlayan: Muayene Kabul Komisyon Üyelerinin nce Onaylanması Muayene Kabul Komisyonu Onay ve Listesinin İlgili Servise Gönderilmesi: Taahhüt Dosyalarının : Taahhüt Dosyalarının Muhasebe Müdürlüğüne Gönderilmesi Sema Nur TAŞDAN Personel Şefi Onaya sunulan muayene kabul komisyonuna ilişkin liste aynen yahut değiştirilerek nce Onaylanır. Muayene Kabul Komisyonu Onayı ve eki liste, işlemlerin başlatılması ve üyelerin bilgilendirilmesi için bir yazı ekinde ilgili şubeye gönderilir. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğin 6 ıncı maddesinde, taahhüt dosyalarına konulması gereken belgelerden bahsedilmiş ve taahhüt dosyasının asıl nüshasının Sayıştay a gönderilecek ödeme belgesine bağlanacağı ifade edilmiştir. Hazırlanmış olan taahhüt dosyaları bir yazı ekinde Muhasebe Müdürlüğüne gönderilir. Söz konusu yazı ile ihale işlem dosyası sonlandırılmış olur. Onaylayan: Sibel AKÇAY Personel Müdürü