İŞ ANALİZİ ve İŞ TASARIMI(DİZAYNI) Doç. Dr. Ersin KAVİ İş Analizi Nedir? Bir işin NİTELİĞİNİ, YAPILDIĞI ŞARTLARI, İşi yapmak için GEREKEN BECERİ, SORUMLULUK, ÇABA ve ASGARİ BAŞARI standartlarını tespit etmek amacıyla yapılan çalışmalardır. 1
İş Analizinin ve Tasarımının Geçmişi Frederick TAYLOR ve BİLİMSEL YÖNETİM ANLAYIŞI: Taylor 1911 yılında, İşletmelerin Bilimsel Yönetimi adlı kitabında sanayide çalışan işçilerin ekonomik olarak kullanılmadıklarını gözlemlediğini yazmıştır. İnsan iş için gerekli olmayan bir takım hareketleri yapmaktaydı. Böylece, işe harcayacağı enerji ve zamanın büyük bir kısmı boşa gidiyordu. İşçiler, en basit yapabileceği işleri, daha zor ve karmaşık yol ve yöntemlerle yaptığı için çabuk yoruluyordu.(aptal Puma Sendromu) Bu çerçevede TAYLOR un 3 Ana İlkesi Vardır: 1-Bir iş en verimli şekilde yapılmak isteniyorsa, eski alışılmış usulleri bir kenara bırakarak yeni yöntem geliştirmeye çalışmalıdır. Bu amaçla, zaman ve hareket etütlerine girişilmelidir. İşte gereksiz yapılan hareketler kesinlikle önlenmelidir. 2-İşi etkin ve hızlı bir biçimde yapabilmesi için işgören özendirilmelidir. Bu belirli üretim miktarına ulaşan kimselere normal ücretler dışında prim ve ikramiyeler verilerek gerçekleştirilebilir. 3-İşgörenin çalışmasını belirleyen kuralları kapsayan yöntemi uygulamak ve diğer çalışma koşullarını düzenlemek için tecrübeli ustabaşılar kullanmalıdır. 2
İş Analizinin İKY İçin Önemi İnsan kaynakları yönetiminin fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için İLK OLARAK İş Analizinin yapılması gereklidir. Özellikle, İŞE ALIM, EĞİTİM, ÜCRETLENDİRME, KARİYER YÖNETİMİ, PERFORMANS YÖNETİMİ fonksiyonlarının gerçekleşmesi için İŞ ANALİZİ ne ihtiyaç vardır. İş Analizi Nasıl Gerçekleşir? İş analizinde mühendislik ve sosyal bilimlerden yararlanılarak görülen işlerin TEKNİK ve SOSYAL analizlerinin yapılması söz konusudur. Öncelikli olarak işlerin nasıl yapılacağı değil, nasıl yapıldığının ortaya konulması gerekmektedir. İş analizi ile yeni işler çıktığında yada mevcut işlerin yanlış yapıldığına kanaat getirildiğinde bununla ilgili değişiklikler yapılabilir.(iş Tasarımı) İş analizi, işleri en küçük parçasına kadar bölmek ve bu doğrultuda İŞBÖLÜMÜ yapmak anlamına da gelmektedir. 3
İş Analizi Sürecinin Aşamaları Analiz Edilecek İşlerin Belirlenmesi İş Analizi Amacının Saptanması Analistlerin seçilmesi Bilgi Toplama Yönteminin Belirlenmesi İhtiyaç Duyulan Bilginin Toplanması Toplanan Bilginin Analiz Edilmesi İş tanımlarının hazırlanması İş gereklerinin hazırlanması İş Analizi Sürecinin 2 Aşaması Vardır: 1-Veri Toplama Aşaması. 2-İş Tanımlarının, İş Gereklerinin ve İş Standartlarının Hazırlanması.(Belgeler) 1-VERİ TOPLAMA: Bir işle ilgili olarak; -İşgören ne yapıyor? (İşgörenin görevi) -İşgören işini nasıl yapıyor? ( Yöntem ve teknikler) -Ne çeşit yardımcı araçlar gerekiyor? (Makineler, aletler, donanım) -Hangi çıktılar elde ediliyor? (Üretilen mal veya hizmet) -Ne çeşit beceri, bilgi ve deneyim gerekiyor? (İş gerekleri) -İşler hangi koşullarda yapılıyor? (Çevresel faktörler) Bahsedilen bilgileri toplamak için; Gözlem,Görüşme Yöntemi, Anket Yöntemleri kullanabilir. 4
İş Analizi sonrasında ortaya çıkan Belgeler; İŞ TANIMI: İş analizi sonucunda ortaya çıkan belgelerden biridir. İş tanımı, belirli bir işte yapılması gereken GÖREVLERİN, ÖDEVLERİN ve DAVRANIŞLARIN yazılı bir ifadesidir. Diğer bir ifade ile, bir işte yerine getirilen temel görevlerin bir yada iki sayfalık özeti olup o işe ilişkin rol beklentilerinin bir parçasını oluşturur. İş Tanımında bulunması gerekenler; -İşin Kimliği, -İşin Özeti, -İşin Ödevleri. İşin Kimliği: -İşin adı, -İşin kod numarası, -İş tanımının hazırlandığı tarih yer alır. İş isimlerinin standartlaştırılmasına dikkat edilmesi gerekir. İşin Özeti: -İşin amacı, -İşin kapsamı, -İşe bağlı görevler.(kısaca) İşin Ödevleri(İşin Gerektirdiği Görevler): Kapsamlı şekilde görev, yetki ve sorumluluklar. 5
İŞ GEREKLERİ: Belirli bir işi yapacak kişide bulunması gereken özelliklerdir.bunlar; -ÖĞRENİM, -İŞ DENEYİMİ, -İŞ BECERİSİ, -FİZİKSEL ÖZELLİKLER, -KİŞİLİK ÖZELLİKLERİ. Bir nevi iş ilanında yer alan özelliklerdir. 6
Kadro Unvanı Kod numarası Bölümü İşin adı : Teknik Ressam : 200281 : Üretim : Mamul Planlama İŞ GEREKLERİ EĞİTİM: Teknik alanda özellikle endüstri mühendisliği dalında eğitim görmüş olmak. İyi derecede İngilizce bilmek. Ayrıca sosyal bilimlerde lisans üstü eğitim görmek tercih edilir. İŞ TECRÜBESİ: Elektrikli ve elektriksiz çocuk oyuncakları geliştirecek, bunların parça, ana blok ve bütününün teknik resimlerinin çizebilecek yetişkinlikte olması ve bu çalışmalara ilgili yabancı yayınlardaki bilgileri derleyebilmesi. TECRÜBE SÜRESİ: En az beş yıl bir işletmenin çocuk oyuncakları bölümünde çalışmış olmak. YETENEKLER: a.)gördüğü yabancı modellerden yararlanarak yeni modeller tasarlayabilmek, amirlerini ve arkadaşlarını ikna edebilmek, işbirliği ve insancıl ilişkiler kurabilmek, b)araştırıcı, geliştirici ve yaratıcı bir niteliğe sahip olmak. CİNSİYET: Bay ve bayan olabilir ASKERLİK: Erkek çalışanların askerlik görevlerini yapmış olması. MEDENİ DURUM: Evli personel tercih edilir. YAŞ GRUBU: 25-35 ÖZEL İNCELEME: Çalışkanlık Yaratıcılık İŞ TASARIMI (İŞ DİZAYNI) İş tasarımı, işlerin kapsamını ve diğer işlerle olan ilişkisini ortaya koymaya çalışan bir yöntemdir. İşin analizi sonrasında, sosyal ve teknik nedenlerden dolayı tekrar tasarlanmasıdır. Özellikle, işlerin daha motive edici olması için tekrar dizaynı gerekebilir. Ortaya yeni çıkan işlerin amaçlar doğrultusunda tasarlanması gerekir. 7
İş Tasarımı Yöntemleri İŞ BASİTLEŞTİRME: -İşin en küçük parçalara ayrılarak ifa edilmesini ifade eder. -Taylor un Bilimsel Yönetim Anlayışına dayanır. -Bu yöntemle çalışanlara kolay eğitim verilir. -Niteliksiz işgücü çalıştırmak kolaydır. Bu da maliyeti düşürür. -İş basitleştirmenin etkili olabilmesi için uzmanlaşma, işbölümü,hareket ve zaman etüdü vb. araçların kullanılması gerekir. Hareket Etüdü: İşgörenin yapacağı işle ilgili olarak, makine ve çevre unsurları ile birlikte, hareket tarzının standartlaştırılması için yapılan çalışmalardır.(çalışma sahası) Zaman Etüdü: İşlerin süre olarak ne kadar sürede bitirilmesi gerektiği vb. standartların ortaya konması için yapılan çalışmalardır. (Teknik ve sosyal durumlar dikkate alınır.) 8
İŞ GENİŞLETME: -Çalışan tarafından yapılan iş ve görev sayısının arttırılmasıdır.(yatay olarak görevler artar.) -İşler hacimce dar olduklarında ve oldukça fazla uzmanlaşmayı gerektirdiğinde, işgörenleri motive etmek gerçekten zorlaşır. -İş basitleştirme ile işler monotonlaşır ve tatmin edici olmaktan çıkar. -Dolayısıyla, iş genişletme ile işgörenler birkaç işi öğrenerek icra etmeye başlarlar. Böylece, daha fazla sorumluluğa sahip olan işgören kendini daha mutlu hisseder. -Daktilograf olarak çalışan birinin, yazdığı metni faksla göndermesi yada postaya vermesi bir iş genişletmedir. - İŞ ZENGİNLEŞTİRME: -İşgörene kendi işi ile ilgili olarak planlama,örgütleme, denetleme yapabilme konusunda yetki ve sorumluluk verilmesidir. -Ancak, iş zenginleştirme rol çatışmasına neden olabilir.çünkü, başkalarının iş sahasına girme durumuyla karşılaşılabilir. 9
İŞ ROTASYONU: -İşgörenlerin çeşitli işlerde değişik zamanlarda çalıştırılmasıdır. -Monotonluğu önler. -Değişik işlerde uzmanlaşmayı sağlar. -Saklı yeteneklerin ortaya çıkmasını sağlar. -İnsan kaynakları planlamasına yardımcı olur. İş Tasarımı Konusunda Diğer Düzenlemeler Çalışma Koşullarının İyileştirilmesi. -Vardiyaların yeniden düzenlenmesi. -Fiziki koşulların iyileştirilmesi. -Makinelerin yenilenmesi. Esnek Çalışmaya Geçilmesi. -Sıkıştırılmış çalışma. -İş Paylaşımı.(Birden fazla işgörenin işin bütününü paylaşması.) -Uzaktan çalışma (Tele çalışma) 10