MAĞAZA AÇILIŞ-KAPANIŞ EĞİTİM MODÜLÜ 2015
Bu modülün amacı Mağazalarımızın, Mağaza Açılış-Kapanış süreçleri konusunda bilgi vermek, dikkat etmeniz gereken önemli noktaları vurgulamak, konuyla ilgili yapılacak iş adımlarını göstermek ve uygulamaları gerçekleştirmenizi sağlamaktır. Modülün içerisinde yer alan konular aşağıda yer almaktadır Mağaza Açılış Planlaması Güvenlik ve Ön Kontroller Ürün Kabul Uygulamaları Gıda Güvenliği Uygulamaları Reyon Hazırlıkları Gün İçerisindeki Uygulamalar Mağaza Kapanış Planlaması Mağaza Kapanışı Son Kontroller.
İçindekiler 1. Bölüm Mağaza Açılışı Çalışma Planının Kontrolü Günlük Bilgilerin Kontrolü Gıda Güvenliği Kontrolleri Ürün Kabul Uygulamaları Depo Ürün Kabulü Kargo İle Gelen Ürünlerin Kabulü B2B ve Transit Gelen Malların Kabulü İade ve Ürün Transfer Uygulamaları Depo Mallarının İadesi Kargo İle Gelen Malların İadesi Transit Malların İadesi Ürünlerin Transferi Kasa Uygulamaları Reyonların Hazırlığı Hizmet Tezgâhlarının Hazırlığı Kuru Gıda Reyonlarının Hazırlığı Müşteriye Açılıştan Önce Son Hazırlıklar 2. Bölüm Gün İçerisinde Yapılması Gereken Uygulamalar Çalışma Planın Takibi Depo Alanının Yönetimi Sipariş işlemleri 3. Bölüm Mağaza Kapanışı Etiket İşlemleri Mağaza Dışı ve Depo Alanın Kontrolü Mağaza İçi Son Kontroller Ofis İşlemleri Mağaza Kapanışı
Açılış Kapanış İşlemleri 1. Bölüm Mağaza Açılışı Mağaza açılış işlemlerini ne kadar titiz yaparsak ve tamamlarsak, mağaza müşteriye açıldığında o kadar sorunsuz bir güne başlamış oluruz. Mağazalarımız müşterilerimize kapılarımızı açmadan en az 30 Dakika önce güne başlamaktadır. Yapılan işler aynı olmak ile birlikte mağazanın yapısına ve büyüklüğüne göre işlerin yapılış ve akış şekli farklılık gösterebilir. Örnek vermek gerekirse bazı küçük mağazalarda kadro yapısı itibarı ile açılış sırasında Ofis veya Ürünkabul işlemlerinin bir bölümü mağaza yöneticisi tarafından yapılması gerekirken büyük mağazalarımızda bu pozisyonlarda görev alan çalışanlarımız bulunmakta ve açılış anından itibaren ilgili işlemleriyapmaktadırlar. Öncelikle, açılış işlemlerini yapabilmek için mağazaya ne zaman gelinmesi gerektiği belirlenmeli ve bunu personelinizle paylaşmalısınız.mağazanın açılabilmesi için gereken süre, Etiket değişimi, Ürün Kabul, hava koşulları vb. nedenlerledeğişebilmektedir. Çalışma Planınınkontrolü Mağazaya gelindiğinde yapılması gereken ilk işlem kilit sisteminin açılmasıdır. Daha sonra mağaza yöneticisi veya yetkilendirilmiş personel mağaza içerisine girer ve alarm sistemini şifreyi girerek devre dışı bırakır. Ardından açılış için gelen personeli mağazaya alır. Mağaza Yöneticisi veya Yetkilendirilmiş personel Mağazayı açmadan önce genel çerçevede gözlem yapmasında fayda vardır.anormal bir durum olup olmadığını gözlemlemelidir.ayrıca mağazayı açarken güvenlik sebebiyle içeriye tek başına giriş yapmamalıdır.alarmı devre dışı bıraktıktan sonra mutlaka bir çalışan ile içeri girmelidir.
Güvenlik ile ilgili genel kontroller yapıldıktan sonra, personelin (işletici, taşeron firma personeli (Satış, temizlik v.b) dâhil olmak üzere) vardiya planına göre işbaşı yapıp yapmadığı control edilmelidir. Mağazanın satışa hazırlanabilmesi için ilgili bölümlerde yeterli sayıda çalışanın olması gerekmektedir. Açılış sırasında mağaza büyüklüğüne göre değişmekle birlikte; Mağaza Yöneticisi Et Ürünleri Satış Elemanı veya Kasap, Meyve / Sebze Satış Elemanı veya Üretim Ustası Gıda / Gıda dışı Satış Elemanı Firma Destek (Temizlik,Satış Elemanı) Kasiyer yeterli sayıda çalışanın mağazada hazır bulunması gerekmektedir. Gelmeyen personel var ise telefonla aranıp bilgi alınması gerekmektedir.acil durumlarda gelmeyen çalışanın yerine aynı pozisyonda çalışan ve mağazaya ulaşması kısa sürede mümkün olabilecek diğer bir çalışan çağrılmalıdır. Örnek Vardiya: PERSONEL NO ADI SOYADI DEPARTMAN 14/09/2015 15/09/2015 16/09/2015 17/09/2015 18/09/2015 19/09/2015 20/09/2015 108795 ABDUL BAKİ GÜRBÜZ Mağaza Yöneticisi 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 İZİN Haftalık 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 6 SELİM KORKMAZ Manav Satış Elemanı 13:35 / 23:05 İZİN Haftalık 13:35 / 23:05 13:35 / 23:05 14:35 / 24:05 14:35 / 24:05 08:30 / 18:00 113900 YASİN FENER Depo Elemanı 13:30/23:00 İZİN Haftalık 13:30/23:00 13:30/23:00 14:30/00:00 14:30/00:00 14:30/00:00 5821 HASAN PULLUKÇU Kasap 08:30 / 18:00 08:30 / 18:00 13:30 / 23:00 İZİN Haftalık 08:30 / 18:00 08:30 / 18:00 08:30 / 18:00 106137 YAŞAR KOZAN Kasap 13:30 / 23:00 13:30 / 23:00 İZİN Haftalık 13:30 / 23:00 14:30/00:00 14:30/00:00 14:30/00:00 72783 METİN TUNA Gıda Satış Elemanı 13:30 / 23:00 13:30 / 23:00 İZİN Haftalık 13:30 / 23:00 14:30/00:00 14:30/00:00 14:30/00:00 107356 ŞABAN AYDINLAR Gıda Satış Elemanı 13:30 / 23:00 08:00/17:30 08:00/17:30 İZİN Haftalık 08:00/17:30 08:00/17:30 08:00/17:30 2801 DURMUŞ AYBATTI Kuruyemiş/Unlu Mamuller 08:00/17:30 08:00/17:30 08:00/17:30 İZİN Haftalık 08:00/17:30 08:00/17:30 08:00/17:30 8561 ESRA SIĞIRCI ŞARKÜTERİ 13:30/23:00 13:30/23:00 İZİN Haftalık 13:30/23:00 13:30 / 24:00 13:30 / 24:00 13:30 / 24:00 50482 MUHAMMET ÇELİK G.Dışı Satış Elemanı 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 İZİN Haftalık 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 08:00 / 17:30 111884 KAMİLE ÇETİN G.Dışı Satış Elemanı 13:30 / 23:00 08:00/17:30 08:00/17:30 İZİN Haftalık 08:00/17:30 08:00/17:30 08:00/17:30
Mağazaya girildikten sonra aydınlatmalar her alanı aydınlatacak şekilde tasarruflu olarak açılır. Aydınlatmalar açıldıktan sonra mağazanın tüm alanlarının görsel kontrolü yapılmalıdır. Bu kontrol size mağazanın genel durumu ve düzeni hakkında bilgi verecek, olağandışı bir durum varsa bunun tespit edilmesini ve gerekli tedbirin alınmasını sağlayacaktır. Eğer depo kapısı dışında bir kapıdan giriş yapılıyor ise, depo kapısı açılmalı ve kamyonun gelip gelmediği control edilmelidir. Mağaza Yöneticisi mağaza açılana kadar ürün kabul alanını kontrol eder ve daha sonra mağazanın satış alanına geçerek mağaza içi kontrollerini gerçekleştirir. Günlük BilgilerinKontrolü Mağazayı açılışa hazırlarken önemli noktalardan biri tanesi de mağaza iletişim defterinin oluşturulması ve oluşturulan bu günlük iletişim defterinin kontrol edilmesi ve kapanıştan iletilen notların ve bilgilerin olup olmadığının takibinin yapılmasıdır. Ardından belit yada intranet üzerinden yayınlanan tamim var ise kontrol edilmeli, okunmalı ve o gün ile ilgili uygulamalar hakkında bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Yapılması gereken uygulamalar not alındıktan sonra mağaza müşteriye açılana kadar olan periyotta gerekli uygulamaların tamamlanması gerekmektedir.
Gıda Güvenliği Kontrolleri Bir sonraki süreçte Gıda Güvenliğine Yönelik uygulamalar içerisinde yer alan, soğuk alanların (depo, reyon, havuz dolap vb.) kontrolü ve gerekli kayıtların alınması işlemleri gelmektedir. Çalışanların iş başı yapabilmesi için gerekli hijyen şartlarını karşılayıp karşılamadığı kontrole dilmelidir. Ürün Kabul Uygulamaları Mağazalarımızda ürün stoklamak için oluşturulan depo alanları, mağaza büyüklüğe, ürün çeşitliliğine, mağazanın fiziki durumuna göre farklılık göstermektedir. Büyüklüğü nasıl olursa olsun tüm depo alanları; Ürün kabul, İade/İmha alanları, Soğuk hava depoları, Koli ve gıda dışı ürünlerin depolandığı alanları, Bölümlerinden oluşmaktadır. Ürünler, mağaza sinyalizasyonlarında belirtilen alanlara depolanır. Koli grubunda mal grupları birbirleriyle bağlantılı olarak tasnif edilir. Örneğin: Konserve, yağ grubu, makarnalar bir yerde tasnif edilir. Deterjanlar taze gıdadan en uzak noktada depolanır. Depo ÜrünlerininKabulü Eğer depo kapısından giriş yapılıyor ise, giriş yapılırken, depo kamyonunu gelip gelmediği de hemen kontrol edilmelidir. Depo kapısı dışında bir kapıdan giriş yapılıyorsa depo kamyonunu gelip gelmediği control edilir. Rutinin dışında bir gecikme söz konusuysa depo aranarak bilgi alınır. Kamyon gelmiş ise şoförden evraklar ve ürünler alınarak işlem tamamlanır.
Genelde mağazalara ilk gelen kamyonlardan biri sebze meyve kamyonudur. Bunun temel sebepleri aşağıda yer almaktadır; Reyonunun her gün yeni baştan hazırlanmak zorunda olması, Mağazada müşteriyi ilk karşılayan reyon olması. Ürün özelliğinden dolayı stoklu çalışılamaması. Ürün çeşidi ve özelliği nedeniyle reyon hazırlık işlemlerinin uzun sürmesi. Sebze meyve ürünlerin Ürün kabulünü yapın.gelen ürünleri tartın ve irsaliye üzerindeki miktarlar ile karşılaştırarak eksik veya fazla miktarları notedin ve sorun var ise ilgili kategori yöneticisine iletin. Kargo İle Gelen MallarınKabulü Zaman zaman firma ürünleri kargo ile de mağazaya teslim edilmektedir.kargo ile teslimatlarda özellikle irsaliyenin imzalanarak teslim alınmasına dikkat edilir. B2B ve Transit Gelen MallarınKabulü Üretici firmalar mağazamıza kendi depolarından kendi araçlar ile sevkıyat yapabilmektedir.sevkıyatı yapılan ürünler soğuk zincir ürünleri ise gıda güvenliği uygulamalarına dikkat edilmelidir.teslim alınacak ürünlerin irsaliyeleri öncelikli olarak control edilmelidir. İade ve Ürün Transfer uygulamaları Depo Mallarının İadesi Depoya gönderilecek malzemeler, depoda teslimatı kolaylaştıracak şekilde belli bir düzen içerisinde kamyona yüklenmelidir.aksi takdirde tüm mağazalardan dönen malzeme ve iadelerin kontrolü çok zor olmaktadır. Palet, kasa vb iadelerin irsaliyelerini kesin ve malzemelerin adetlerini yazın.
Kargo İle Gelen Ürünlerin İadesi Firmaya iade edilecek ürünlerin kargo ile iade edilmesi gerekiyorsa, öncelikli olarak ilgili firma iade ürünleri olduğu konusunda haberdar edilmelidir.sezonluk veya tamimde duyurusu yapılan ürünler için kategori yönetimi departmanı, mağazalara ve firmalara bilgilendirme yapmaktadır. Transit Malların İadesi Firmaya iade edilecek ürünler transit firma ürünleri ise, firmaya bilgi verilir veiade alacağı gün mağazaya firmaya ait iade irsaliyesi ile gelmesi istenir.iade edilecek ürünlerin firma gelmeden hazırlanması depo alanında yoğunluk ve karışıklık olmamasına yardımcıolacaktır. ÜrünlerinTransferi Mağazada yok satan bir Ürün, başka bir mağazada fazlaysa veya fazla fakat satışı az olan bir ürüne ihtiyacı olan başka bir mağaza varsa, ürün bir mağazadan diğer bir mağazaya transfer edilebilir. Transfer edilecek ürünün her iki mağazada da satışa açık, transfer yapılan mağazada siparişe açık olması gerekmektedir. Kasa Uygulamaları Kasada gün sonu işleminden sonra çıkan Z Raporları toplanmalı ve kasaların satışa açılış işleminin sağlıklı şekilde gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilmesi gerekmektedir. Kampanya günlerinde, yeni fiyatlarının kasalara yansıyıp yansımadığı, kontrol edilmelidir. Kontroller sırasında veya gün içerisinde fark edilen kasadan geçmeyen barkotlu ürünler, farklı fiyattan kasadan geçtiği fark edilen ürünler ile ilgili kategoriye mail atılır ve problemin giderilmesi sağlanır.
Reyonların Hazırlığı Reyon araları müşterilerimizin rahat alışveriş yapmasını sağlayacak şekilde düzenlenmeli, reyonlara mal yerleştirme çalışmaları müşterilerin rahat alışveriş yapmasını engellemeyecek şekilde yapılmalıdır.reyonda ve reyon dışı orta teşhirlerde mutlaka güncel fiyat etiketi bulunmalıdır. Hizmet Tezgâhlarının Hazırlığı Tamim ile gelen fiyat değişikliklerinin hizmet tezgâhlarındaki terazilere yansıyıp yansımadığı control edilmelidir. Hizmet reyonları ve tezgâhlarının mağaza açılışına hazır hale getirilip getirilmediği control edilmelidir. Kuru Gıda Reyonlarının Hazırlığı Dönemsel özellik taşıyan ürünlerin mağazada mutlaka bulunması gerekmektedir. Mağaza içindeki ürün gruplarının yerleşiminin standart olması hem müşteri memnuniyeti hem de mağazalar arası ortak yapılanma açısından önem taşımaktadır. Şirketimizde formatlar ve mağazalar arası standart yapılanmayı sağlamak açısından Spaceman programı kullanılmaktadır. Bu program doğrultusunda ürünlerin yerleşim planı standart hale getirilmektedir. Raf yönetim sistemi, Spaceman isimli bir bilgisayar programı sayesinde yapılmaktadır. Bilgisayar üzerinde reyonlar mağazaların ürün metrajlarına uygun olarak yerleştirilmekte ve mağazalara yayınlanmaktadır. Reyon yerleşimleri belirlenmiş merchandising standartları doğrultusunda yapılmaktadır.
Müşteriye Açılıştan Önce Son Hazırlıklar Reyonlar temiz, düzenli, dolu; aynı ürün arka arkaya aynı sırada olmalıdır. Gıda dışı ürünler ürün ve beden seçimini kolaylaştıracak şekilde dizilmelidir. Mağaza yöneticisi sürekli stokta olan çeşidin reyonda düzenli bir şekilde bulunmasını organize etmelidir. Kampanya teşhirlerinin yapılıp yapılmadığının takip edilmesi gerekmektedir. Mağaza, depo alanları ve hizmet reyonlarının (işletici firmalar dâhil) temizliğinin temizlik planlarına uygun olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine dikkat edilmelidir. Tüm reyonlarda değişmesi gereken fiyat etiketlerinin değişikliğinin yapılması gerekmektedir. Personelin işbaşı yapabilmesi için gerekli hijyen şartlarını sağlayıp sağlamadığı control edilmelidir, Bu işlemleri yaptıktan sonra mağazanın açılmasına çok az bir süre kala, mağaza yöneticisi son hazırlıkların tamamlandığından emin olmak için mağazaya göz atar ve Kasiyerlerin zamanında gelip gelmediğini, Kasiyerlerin kasalarını alıp almadığı ve kasalarını açıp açmadığını, Mağazanın tüm aydınlatmalarının açılıp açılmadığını, kontrol eder.
2. Bölüm Gün İçerisinde Yapılması Gereken Uygulamalar Mağazanın satışa açılmasından sonra gün boyunca mağaza yöneticisi/yetkilisi mağaza içerisindeki uygulamaları takip etmelidir.yaşanan sıkıntılara hemen çözüm üretmeli ve gerekli tedbirleri alarak satış sürecinin devam etmesini sağlamalıdır. Çalışma PlanınTakibi Gün içerisindeki çalışma planı takip edilmeli ve mağaza yoğunluğuna göre her departman için yeterli sayıda çalışanın görevinin başında olması sağlanmalıdır. Bu doğrultuda yemek ve çay molaları organize edilmeli ve sürecin takibi yapılmalıdır. Depo AlanınınYönetimi Depo alanın yönetimi etkin bir stok yönetimi için oldukça önemlidir. Gelen malların doğru yerde düzgün muhafaza edilmesi ürüne fiziksel olarak ulaşılabilmesi açısından önemlidir. Mağazanın stok gün ortalaması ile ilgili bilgi edinin. Örnek Stok gün ortalaması: 37gün Hedef : 33 gün Siparişin iyi şekilde yönetilmesi gereklidir. Gelen ürünlerin depoda fazla süre kalmadan reyona çıkıp satılması sağlanacak şekilde Sipariş verilmeli yada verdirilmelidir. Etkin depo yönetiminde ürünlerin depolara özelliklerine gore yerleştirilmesi gerekir. Her zaman FİFO - LİFO kuralına uygun olarak malhareketi sağlanmalıdır. Siparişişlemleri Gün içerisinde sipariş birimi tarafından oluşturulan siparişler kontrol edilir.kampanya dönemlerinde yeterli miktarda ürünün mağazada satışa hazır olmasısağlanmalıdır.
3.Bölüm Mağaza Kapanışı Mağaza kapanışının düzgün ve eksiksiz yapılması, bir sonraki gün mağazanın problemsiz şekilde satışa açılabilmesi açısından büyük önem taşımaktadır. Etiket İşlemleri Bir sonraki güne ait fiyat değişiklikleri Belit programına yansır.değişen fiyatlara ait etiketler ertesi günün sabahı basılarak reyonlara eksiksiz şekilde takılır. Mağaza Dışı ve Depo AlanınKontrolü Depo alanı ve dışarısı kontrol edilip malzemeler (palet vb.) ve ürünler depo içerisine alınmalıdır. Mal kabul ve iade bittikten sonra depo kapısı kapatılıp, kilitlenmeli ve dışarıdan giriş çıkışa müsaade edilmemelidir. Mağaza İçi Son Kontroller Reyonlar,ertesi güne satışa hazır halde bırakılacak şekilde düzenlenmelidir. Eksik ürünler tamamlanmalı stok olmayan ürünler ise öne çekilmeli ve reyonların düzgün görünmesi sağlanmalıdır. Kapanıştan yarım saat önce reyonları dolaşın ve reyonda boşalmış bölümleri kontrol ederek ertesi gün sabah açılışta acil tamamlanması gereken ürün stoğunu kontrol ediniz.
Ofisİşlemleri Mağazanın müşterilere kapanışını takiben kasaların gün sonu işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.daha sonra kasiyerler kasalarını teslim etmelidir.kasiyerler, kasalarını kasiyer teslimat formunu doldurarak teslim etmelidir.tüm kasalar kapatıldıktan sonra kapanış işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Mağaza Kapanışı Sabaha takip edilmesi gereken konular iletişim defterine not edilmeli ve gelişmelerden açılış mağaza yöneticisi haberdar edilmelidir. Mağazadan çıkmadan önce kameraların kayıtta olmasına dikkat edilmelidir. Çay makinesi, klima gibi kapatılması gereken elektrikli cihazlar kapatılmalıdır. Gıda güvenliği uygulamaları gereğince depo soğuk dolaplarının çalışır durumda olduğu control edilmelidir. Hizmet reyonunda açık olarak satılan et ve tavuk ürünleri soğuk hava depolarına kaldırılmalıdır. Taze gıda self servis reyonlarındaki soğuk dolap perdeleri kapatılmalıdır. Mağaza içi / dışı ve depo alanlarının detaylı kontrolü gerçekleştirilmelidir. (bozulabilecek ürün, sahipsiz çanta, poşet ve çevredeki müşteri arabaları vb.) Işıklar söndürülüp gece aydınlatmasına geçilmelidir. UPS in çalışır durumda olduğu control edilmelidir. Personel mağazayı terk ederken mağaza yöneticisi ya da güvenlik görevlisi tarafından poşetleri control edilmelidir. Mağaza açılış ve kapanış işlemleri sırasında mağaza yöneticisine büyük sorumluluklar düşmektedir. Gerekli tüm kontrolleri eksiksiz yaparak mağazanın sorunsuz bir güne Açılış -Kapanışİşlemleri 24 başlamasını ve günü sorunsuz tamamlanmasını sağlamak büyük önem taşımaktadır.