1.2.7 ORGANİZASYON ve SÜREÇ PERFORFORMANS YÖNETİMİ 7. Gün: Performans Anlaşmaları 8 Şubat 2011 Tapio Laamanen 1
Performans Prizması Performans Anlaşmalarının Temel Yapısı Toplumsal anlamda etkinlik için hedefler (çıktılar) Toplumsal Etkinlik Toplumsal Etkinlik: Çıktılar Operasyonel performans Operasyonel Etkilik Çıktılar ve Kalite Yönetimi İşlemler ve finans kaynaklarının kullanımı ektinliğin gelişimini nasıl etkilemiştir -ekonomi - verimlilik - karlılık - maliyet karşılama oranı -Varlıklar ve toplumsal araçlar - hizmet verebilirlik ve niteliklilik Operasyonel Sonuçlar (Çıktılar) yönetimin etkisine açıktır. İnsan Kaynakları 2
İyi Performans Hedefleri için Gerekli Nitelikler Ajansın temel görevlerinden türetilmiş olması ve bu görevlerle ilişlikli olması Operasyonel bakış açısıyla stratejik anlamda bağlantılı olması ve belirli gereklilikleri içermesi Herkes tarafından anlaşılabilir ve açık olması Somut ve operasyonel olması Değerlendirilebilir, ölçülebilir ve zaman bağlı olması Ajansın tek başına tesir edebilmesine olanak verebilir olması İstekli ve ilgi çekici aynı zamanda gerçekçi ve uygulanabilir olması. Kabul edilebilir, ortak bir görüşle ortaya çıkarılmış ve üzerinde anlaşılmış olması Bir taraftan operasyonların büyük bölümünü içeren diğer taraftan da öncelikleri belirleyebilen bir yapıda olması. 3
İyi Performans Hedefleri Uygulamaları Uygulamalar kaynaklara göre uyarlanabilmelidir. Sosyal (politik) etkinlik hedefleri sadece takip eden yıl için değil daha uzun dönemlere de uygulanabilir olmalıdır. Bütçe teklifiyle bağlantısı: İEB için: Performans anlaşması bütçe teklifinde öncelikli olarak sunulan hedefleri içermelidir. eklemeleri düzeltmeleri Ölçümler/göstergeler ve hedef değerleri de kapsamalıdır. En öncelikli hedeflerin risk değerlendirmesi Formülasyonu Açık ve kısa cümleler şeklinde olmalı Aktivitelerin betimlemesinden ziyadesi nasıl olması gerektiği anlatılmalıdır. 4
Performans Anlaşmalarının Yapısı (İEB) Genel görüşler Hedefler (Performans prizmasına göre oluşturulur) Sosyal Etkinlik Operasyonel Performans İnsan Kaynakları Kaynaklar ( tüm yaklaşımlar ve tüm personel) Raporlama yolları o Gelecek yılın anlaşmaları o Her ajansın 4 yıllık operasyonel ve finansal planına göre hazırlanmış olmalıdır. Planlar ayrıca bakanlığın harcama limiti teklifine de altyapı oluşturur. 5
Performans Anlaşmalarının Yapısı : Genel Görüşler Misyon, vizyon ve değerlerdeki değişiklikler Hedeflerin temellendirildiği stratejiler Kurum stratejisi İçerik (substance) stratejisi Ajansın kendi stratejisi Devlet bütçe teklifindeki ilgili öncelikli hedefler Ajansın operasyonel ve finansal planında misyon, vizyon ve değerler bir bütün olarak sunulur. 6
Performans Anlaşmalarının Yapısı: Hedef Kategoriler/Toplumsa Etkinlik Bakanlığın genel hedeflerinden türetilmiş olmalıdır. (kurum stratejisi) Politika sektörü hedeflerinden türetilmiş olmalıdır.(içerik strategy) Bir anlaşmada toplumsal etkinliğin kapsamı ajansın rolüne bağlıdır. (operatör grup) Toplumsal etkinlik hedeflerinin belirlenme gereği olmayan durumlar şunlardır: Ajans stratejik olmaktan çok operasyonel bir konumda ise İlgili toplusal etkinlik hedefleri bakanlık düzeyinde ortaya konmuş ise 7
Performans Anlaşmalarının Yapısı: Hedef Kategoriler/Operasyonel Etkinlik Ajanslarla ilgili en etkili hedef tipidir. Makine nasıl işliyor? bakanlığın toplumsal etkinlik hedeflerini uygulayabilir olmak. Ekonomi Araç ve hizmetler üretiliyor mu? Temel görevler içinde harcamaların payı Temel görevler içinde personelin payı Verimlilik Verimlilik programının uygulanması Elektronik hizmetlerin tüm hizmetlere oranı. Sürdürülebilir verimlilik önlemleri Karlılık Tüketiciler için maliyeti olan hizmet ve araçlarla ilgili olarak Maliyet kurtarma oranı Tüketiciler için maliyeti olan hizmet ve araçlarla ilgili olarak 8
Performans Anlaşmalarının Yapısı: Hedef Kategoriler/Operasyonel Etkinlik Kalite Yönetimi ODT( Ortak Değerlendirme Çerçevesi) kullanılıyor mu? AKYF (Avrupa Kalite Yönetimi Fonu) Mükemmeliyet Modeli kullanılıyor mu? Çıkar Grupları Anketi yapılıyor mu? Hizmetlerin tüketiciye uygunluğu (endeks) Tüketici hizmetlerinin kalitesi (endeks) Tüketicilerin tatmini Hizmetlerin algılanışı Eşgüdümlülük (endeks) Beklentilerin karşılanması (endeks) Olayların ele alınma zamanlaması İş memnuniyeti (endeks) Diğer ajans kalite hedefleri 9
Performans Anlaşmalarının Yapısı: Hedef Kategoriler/Halkla İlişkiler Kaynakları Personel miktarı, üç yıllık bir periyod Personel fiziksel kondisyonu Hastalık izni Kişi başına düşen toplam izinli gün sayısı Kısa dönemli işe gelmeyişler (1-3 gün) Organizasyonun yeterliliği Kişi başına düşen eğitim günü ve EURO miktarı İşverenin görüntüsü Çalışanların iş hacmi (%) İş başvuruları/pozisyonlar 10
Performans Anlaşmasının bir Parçası Olarak Risk Yönetimi Her bir performans hedefiyle ilgili riskler nelerdir? Riskin önem derecesi (1-5) Riskin gerçekleşme ihtimali (1-5) Risk gerçekleştiğinde ortaya çıkacak sonuçlar Riskin gerçekleşmesini önlemek için alınacak tedbirler. Riski dikkate almaktan sorumlu olan kim? Risk analizinin bir tablo halinde sunulması Aynı zamanda performans hedefleri için bir nitelik testi işlevini görür 11
Bir Performans Anlaşması Örneği Ulusal Patent ve Tescil Kurulu Ulusal Patent ve Tescil Kurulu Sosyal etkinlik hedefleri 1. Müşterilerin operasyonel ön koşulları uluslararası yenilik sistemi içinde daha iyi hale gelecek. Ölçü: Müşteri araştırması sonucunda ilgili maddeyle ilgili ortaya çıkan sonuç Ajans yenilikleri ve girişimciliği desteklemektedir : 3,5 (5 üzerinden) 2. Müşterilerin yenilik ve girişimcilik ile ilgili ön koşulları elektronik hizmetlerin iyileştirilmesiyle daha iyi hale gelecek. Ölçü: Müşteri araştırması sonucunda ilgili maddeyle ilgili ortaya çıkan sonuç Ajans müşterilerine uluslararası sistem ve bilgilerle ilgili yararlı bağlantılar sunuyor : 3.5 (5 üzerinden). 12
Ulusal Patent ve Tescil Kurulu Elektronik Hizmetlerin Geliştirilmesine Dair Göstergeler Elektronik hizmetler 2009 Gerçekleşen 2010 Önceki Hedef 2011 Hedef Patent başvuruları, % 91 90 90 Dernek sicil (Association register) ilanları, % 32 40 45 Marka başvuruları, % Ticaret sicili ilanları, % 36 50 50 47 50 55 13
Ulusal Patent ve Tescil Kurulu Operasyonel Verim Hedefleri 2009 Gerçekleşen 2010 Önceki hedef 2011 Hedef Üretkenlikte değişim, % +1,5 +2,0 +2,2 Ekonomik verimde değişim birim başına maliyet, % Müşteri memnuniyeti (dağılım, 1-5) +2,2 +5,7 +4,0-4,0 4,0 14
Ulusal Patent ve Tescil Kurulu Hedefleri Ele Alma Süresi Ortalama ele alma süresi 2009 Gerçekleşen 2010 Önceki Hedef 2011 Hedef Müşteri memnuniyeti (dağılım 1-5) - 4.0 4.0 Ulusal patent başvuruları (yıllar) 2,9 2,7 2,7 Ulusal marka başvuruları (aylar) 5 5 5 Ticaret sicili ilanları ve mali bildirimler (günler) 3 4 8 Değişken masraf başvuruları (günler) 8 5 5 Derneklerin kuruluş ilanları (aylar) 2,1 1,4 1,3 16 aylık sürede incelenen bütün All PCT başvuruları 87% 100% 100% 15
Personelin mutluluğu 2009 Gerçekleşen 2010 Önceki Hedef 2011 Hedef Çalışan sayısı 473 472 440 İş memnuniyeti (1 5) 3,5 3,8 3,5 Çalışma ortamı (1-5) 3,6 4,0 3,5 Hastalık izinleri (gün/çalışan) 8,3 <7,0 <7,0 Kısa hastalık izinleri (1-3 günlük) 940 <1000 <1000 Yeterlilik yatırımları (Avro/çalışan) 456 600 600 Eğitim günleri (çalışan başına) 4.1 5.5 5.5 Liderlik Liderlik (ortalama, dağılım 1-5) 3,6 3,8 3,8 Bilgi (ortalama, dağılım 1-5) 3,1 3,7 3,7 Geri bildirim (ortalama, dağılım 1-5) 3,4 3,7 3,7 İşverenin imajı Ulusal Patent ve Tescil Kurulu İnsan Kaynakları Hedefleri İşverenin imajı (average, range 1-5) 3,5 3,8 3,8 Çalışan sayısının yıllık cirosu (%) 3,4 <3,5 <5,0 16
Bir Hedef politikası örneği (Kurumsal Strateji; Sosyal Etkililik) Mali krizle ortaya konulan şirket finansmanındaki zorluklar: 1. İşletim sermayesinin erişilebilirliği mali piyasa hatası yüzünden daralır ve işletilebilen şirketler likidite iflas riskiyle karşı karşıya kalırlar. 2. İhracat müşterileri finansman erişimini azaltmıştır ve finans koşullarıyla rekabet zorlaşmıştır. 3. Geleceğe yönelik yatırımlar artan mali risk nedeniyle ertelenir. 4. İşle ilgili Ar-Ge ve yenilik çalışmaları azalan finans erişimi nedeniyle daralmaktadır. 5. Hükümet sübvansiyonları ve uluslar arası korumacılık rekabet işlevini engeller ve sağlıklı yapılanma hızını yavaşlatır. Bakanlığın bütçe uygulaması için politika hedefleri 1. Piyasa hatasından kaynaklanan işletim sermayesi kısıtlılıkları işletilebilir şirketleri etkilemez Göstergeler: # iflasların, # kriz desteğine başvuran şirketlerin, köprü finansman istekleri hacmi Her bir hedef için politika tedbirleri: 1. İşletim sermayesi kısıtlılıkları 1. Köprü finansman enstrümanı ayarlanır ve kaynaklar güvenceye alınır (Kurumsal yönetim,, Finnvera) 2. Bölgesel kriz yönetimi hizmetleri altyapısı inşa edilir (İstihdam ve Yatırımcılık departmanı) Her bir hedef politikası için bileşik göstergelere dayanan nihaî politika değerlendirmesi 17
Performans Anlaşmalarının Takibi Son hesaplar Yıllık rapor Bakanlığın basın açıklaması Ajansa geri bildirim sunma Ayrıca trafik ışıklarını içerir; her bir hedefe ne kadar başarıyla ulaşıldığının değerlendirilmesi İlk önce ajans en son olarak da bakanlık tarafından değerlendirilir. Maliye Bakanlığı örneğindeki aynı tür ilkelere göre takip 18