TOPLANTI KÜLTÜRÜ İş Yerinde Etkili Toplantı Teknikleri Ahmet Cengiz Uçar EL KİTAPLARI SERİSİ - 1
2016
TOPLANTI KÜLTÜRÜ İş Yerinde Etkili Toplantı Teknikleri İşletmelerdeki toplantı kültürü, ne kadar ciddi bir boyutta ise, işletme o kadar ciddi işler yapar. Eğer bu kültür oturmamışsa, toplantıya iştirak edenler toplantı kültürüne hâkim değillerse, yapılan toplantılar zaman kaybı niteliğinde ise, o işletmede sağlıklı kararların alınması zorlaşır. Hâlbuki hızlı, etkili ve ciddi toplantılar, alınacak pek çok kararın zeminini sağlamlaştırmaktadır. Ben zaman seven bir birey olarak bu toplantı kültürünü benimsetecek, sürekliliğini ve kalıcılığını sağlayarak kültürümüzün bir parçası haline getireceğim. Bu çalışan el kitabı, sizlere kılavuzluk etmek üzere Ahmet Cengiz Uçar tarafından hazırlanmıştır.
TOPLANTI NEDİR? Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi Başarı, öncesinde yapılan hazırlıkla ilintilidir, aksi halde başarısızlık kesindir. (Konfüçyüs)
Her işletmenin ya da topluluğun idaresinin başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için, o topluluk ya da işletmeye hükmeden karar alıcıların bir araya gelerek fikirlerini tartışması elzemdir. Bu sayede alınacak sağlıklı kararlar, o işletmeyi iyi noktalara götürecektir. İşletmelerdeki toplantı kültürü, ne kadar yerleşmiş ise, işletme o kadar ciddi işler yapar. Eğer bu kültür oturmamış ve en önemlisi de bu tip toplantılar zaman kaybı niteliğinde ise, o işletmede sağlıklı kararların alınması zorlaşır. Hâlbuki hızlı, etkili ve ciddi toplantılar, alınacak pek çok kararın zeminini sağlamlaştırmaktadır.
Başarıya ulaşmış ve hedeflerini sürekli olarak tutturmuş tüm büyük şirketlerde, gerek departmanların kendi içinde, gerekse genel anlamda yapılan tüm toplantılar, şirketin amacını ve birbirleri ile toplanma gayesini bilen insanlar tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu durum sürekliliğe de bağlanarak, hem kurum kültürüne, hem de çalışanların kişisel gelişimine büyük katkı sağlamaktadır. Her işte olduğu gibi, işletmelerin yapılarında da farklı fikirler illa ki olacaktır. Çarpışan ve bu şekilde fikir sentezleyen akıllar, bağlı olunan kuruluşun daha etkili ve daha büyük adımlar atabilmesinde büyük etkendirler. Farklı fikirlerin olması, bu fikirlerin tartışılması kesinlikle kötü değil; bilakis oldukça önemli ve olması gerekendir. Toplantılar laf olsun diye yapılmazlar. Toplantıya katılacak olan tüm katılımcılar,
toplantı amacını ve ellerindeki verileri çok iyi bilmelidirler. Uygun zamanda ve gereksiz uzatmalar olmadan, kuruma ve çalışanlarına fayda sağlayacak şekilde gerçekleştirilecek her toplantı, mutlaka başarıya ulaşacaktır. Bu başarılar da, şirket kültürünü oluşturacaktır. Şirketlerdeki toplantı kültürü, bu sayılan nedenlerden ötürü oldukça kilit bir noktayı teşkil etmektedir. Toplantı yöneticisi nasıl olmalıdır? ilham veren tetikleyen kararlar alabilen esnek kişisel olmayan hızlı düşünen dikkatli dinleyen kısa ve öz konuşan konuya hakim muğlak ifadeler kullanmayan
hoşgörülü kibar uygunsuz yönetebilen iş odaklı davranışları biri olmalıdır. Öncesinde Toplantı Yönetimi için Öneriler Toplantıya ihtiyaç olup olmadığını netleştir, bu toplantıyı yapmasan eksiklik hisseder misin? Gündemi ve gündem maddeleri için gerekli ek dokümanları hazırla. Gündem maddelerini önem sırasına göre listele, maddeler herkes tarafından anlaşılsın.
Konuya değer katan ilgili kişileri çağır, toplantı sonunda karar yetkisine sahip kişiler kesinlikle toplantıda olsun Toplantının planlandığından, görevlerin belirlendiğinden ve katılımcıların önceden hazırlandığından emin ol. Toplantı Sırasında Anlaşmazlıklarla baş et, zamanında başla ve toplantıyı verimli tutmak için de zamanı iyi yönet. Toplantı konularını açıkla, önceden yapılan çalışmaları sun. Katılımcıların düşüncelerinin ve fikirlerinin dinlendiğinden emin ol, onları canlı tut. Fikir birliği sağlamak için tüm katılımcıları konuya odakla.
Duyguları anla, fikir değişikliklerine ve toplantı yeter sayısına dikkat et, anlaşmaların önemli noktalarını özetle, önceden kuralları anlat, anlaşıldığına emin ol, yapacaklar listesi için herkesten onay al, sorumluları belirle ve toplantıyı zamanında bitir. Sonrasında İçinde sorumluların belirlendiği toplantı raporunu bir sonraki vardiyaya kadar katılımcılara ilet. Yapılacaklar listesini hazırla, (kim, ne yapacak ve ne zaman yapacak?) Bir sonraki toplantı için katılımcılardan birine ihtiyacın var ise onun senin için önceden vakit ayırıp ayıramayacağını öğren, ihtiyaç var ise sana vakit ayırması için onu ikna et. Toplantı bittiğinde toplantının nasıl geçtiğini değerlendir (süre, gelenlerin yeterliliği, gündemin uygunluğu vs )
Toplantıya katılanların yapması gerekenler; - Toplantıya hazırlıklı gelmek, gerekli belgeleri incelemek - Tüm farklı bakışlara ve fikirlere saygılı olmak - Planlanmış toplantılara zamanında katılmak - Toplantıyı yönlendirmemek, diğer katılımcıların da konuşmasına müsaade etmek - Toplantı esnasında toplantı yöneticisine yardımcı olmak - Bir sonraki toplantı gündeminin oluşturulmasında toplantı yöneticisine yardımcı olmak - Çözüm odaklı olmak
Hedefi net, iyi tasarlanmış bir gündemi olan, istenilen kararlara varılmış, tüm katılımcıların tam tamına dâhil olduğu, verilen süre içinde bitmiş, eğlenceli bir iş toplantısı ETKİLİ ve VERİMLİ bir toplantıdır. TOPLANTI ÇEŞİTLERİ Toplantılar ortama ve konusuna göre farklı farklı olabilir. - Brifing: Direkt ve bilgilendirici olur. Bu tip toplantılar bilgi aktarmak için yapılır, astlara talimatlar aktarılır, yanlış anlaşılmalar yok edilir, fikirler ve görüşler entegre edilir.
- Tavsiye niteliğindeki toplantılar: Bilgi paylaşımı yapılır, bir problem için öneriler konuşulur, tavsiyeler verilir, katılımcılar bilgilendirilir ve onların bakış açıları da dinlenir. - Komite toplantıları: Genel bir sorun için ne karar verileceği amacıyla ilgili grupları bir araya toplayan toplantılardır. Bu tip toplantılar uzlaşmak veya farklılıkları çözmek için oylama yapılmasıyla öne çıkar. - Kurul toplantıları: Eşit statüdeki kişilerin katkı sağlaması için yapılır, toplananların sorumluluğunun olduğu farklılıkların tartışılarak giderildiği ve oybirliğiyle kararların çıkmasıyla bilinir.
- Pazarlık toplantıları: Kararlar ve istekler oylama ile değil pazarlık usulü ile alınır. Bu toplantılar her iki tarafın da kendi çıkarı için en iyisini elde etmesi amacıyla yapılır.
7 BÜYÜK TOPLANTI HATASI Kötü toplantılar firma çalışanlarına olumsuz mesajlar veren olaylardır. Sıkıcı toplantılar firmanın ve işin de sıkıcı olduğunu düşündürtür. Toplantı da bir iştir ve orada da birçok iş bitirilir. Hata 1: Katılımcılar toplantıyı ciddiye almıyorlar, geç geliyorlar, erken ayrılıyorlar ve sadece defterlerine bir şeyler karalamakla meşguller!
Toplantının da diğer işler gibi gerçek bir iş olduğu bilincinin oluşması gerekmektedir. Toplantı bitti hadi işe demek toplantının önemini azaltır. Toplantıların yapıldığı mekânlara bu toplantının amacı nedir, gündeminden haberdar mısın? Toplantıya önceden hazırlandın mı? gibi posterler asılmalıdır. Verimli bir toplantı için öncelikle yapılandırılmış bir gündeme, bir amaca ve toplantının gidişatının belirlenmesine ihtiyaç vardır. Hata 2: Toplantılar çok uzun sürüyor!
Vakit nakittir, toplantının maliyetini hesaplarsanız bunun daha çok farkında olursunuz. Konuya ve kişi sayısına bağlı olmaksızın toplantılar en fazla 90 dakikayı geçmemelidir. Toplantı yöneticileri atamak ve onları öncesinde yetiştirmek gerekebilir. Verimsiz toplantılar daha çok toplantı yapmaya sebep olur ve bu da diğer işlerin birikmesine neden olur. Hata 3: Katılımcılar gündemden uzaklaşıyorlar! Kesin bir gündeminiz olsun, gündemi takip etmekte kararlı olun, gündemsiz toplantıların olumsuz yan etkileri olması kaçınılmazdır. Konu dışı durumları park alanına alın (yani kaydedin ve daha sonra toplantı sonunda kısaca görüşün).
Karar almada 4 yaklaşım vardır; Otoriter yaklaşım (lider direkt karar alır kimseye danışmaz, kararlarda tam sorumludur), Danışma yaklaşımı (lider herkese danıştıktan sonra karar alır), Oy çokluğu yaklaşımı (lider oy çokluğu ile karar alır), Oy birliği yaklaşımı (lider herkes aynı yönde oy kullanmadıkça karar almaz). Hata 4: Toplantı sonrasında kararlar aksiyona dönüşmüyor!
Bu durum kişilerin tembelliğinden kaynaklanmaz. Toplantı sonrası neyi, kimin nasıl yapması netleşmediğinden kişi kendi anladığı şekilde hareket eder veya muğlaklıktan dolayı hareket edemez, yanlış anlaşılmalar da bu durumu destekler. Yorumların kaydedilmesi, fikirlerin altının çizilmesi, önerilerin yazılı hale getirilmesi, tüm gruba bunları görecek şekilde sunulması ve bunların gerçekten yapılması gereklidir.
Hata 5: Katılımcılar gerçeği söylemiyorlar, birçok tartışma yapılıyor ama samimiyet yok. Kişiler ya kendilerinden emin değildirler, ya da fikirlerinin dikkate alınmayacağını düşündüklerinden gerçek fikirlerini söylemezler. Fikirlerinden dolayı yargılanmamaları için kimsenin bilemeyeceği bir şekilde adların gizleneceği bir tutum veya düzenek oluşturulmalıdır. Hata 6: Toplantılarda önemli kararlar ertelenir! Toplantı salonları ve toplantı yerleri hep işin akışına uzak yerlerdedir, soğuktur ve davet edici değildir, çünkü konsantrasyonun sağlanması için bunun gerekli olduğu düşünülür. Bu
izolasyon ise karar almak için gerekli veriye ulaşmayı engeller. Toplantı yerlerinde de bilgi akışının sağlanması için düzenekler kurulmalı ve buna uygun ekipmanlar eklenmelidir, bunun için fiziki yerler ayrılmalıdır. Doğru veriye sahip olmak hayati öneme sahiptir. Ekipmanların, kâğıt kalemin, broşürlerin taşınması yerine bunları önceden toplantı yerinde tutmak daha doğru olur. Hata 7: Toplantılar iyiye doğru gitmiyor, kişiler hep aynı hataları yapıyorlar! Pratik yapmak, durumu takip etmek, gözlemlemek ve neyin olup olmadığını bilmek önemlidir. Bunun için belki dışarıdan bir gözlemciyi toplantıya davet etmek iyi olabilir, bu kişi neyin iyi gidip gitmediği not alır ve daha
sonra tüm firmayı toplayarak bu konuda bir değişim başlatır. Toplantıların iyi gittiği nasıl anlaşılır? Toplantı hem eğlenceli, hem gündemine sadık, konuları, kişileri ve kararları belli, insanları motive eden, yaratıcı, insanların kendilerini serbest, rahat hissettikleri bir ortam ise bu toplantı iyi bir toplantıdır. Zaman en önemli kaynaktır, iyi yönetilmezse kalan hiç bir şey iyi yönetilmiyor demektir! (Peter Drucker) TEŞEKKÜRLER