BAP KOORDİNASYON BİRİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI PROJE ÖNERİSİ PROJE KAYIT VE KONTROL DEĞERLENDİRME RED KABUL SÖZLEŞME SATIN ALMA DEĞİŞİKLİK TALEPLERİ TALEBİN ALINMASI KONTROLÜ VE DEĞERLENDİRMESİ EK SÜRE-EK ÖDENEK TALEPLERİ ONAY BELGESİ DÜZENLENMESİ PROJE İZLEME VE GELİŞME RAPORU ALIMIN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ SONUÇ RAPORU TAŞINIR İŞLEMLERİ KAPANIŞ ÖDEME 1
BAP Projeleri ile ilgili Görevli Personeller; Nesibe DEMİR, İlyas MAHMUTOĞLU BAP Projeleri Ödeme Emirleri İmza Yetkisi; Harcama Yetkilisi Koordinatör, Gerçekleştirme Görv. atama yapılır BAP Projeleri Yazışmaları İmza Yetkisi; Prof. Dr. Erdal Necip YARDIM PROJE ÇAĞRISI Üniversite web sayfasında (her yıl iki defa Nisan ve Ekim dönemi olmak üzere) proje başvurularının duyurusu yapılır. (BAP Çağrı Belgesi) PROJE BAŞVURUSU Proje yürütücüsü tarafından Proje Başvuru Dosyası (Proje Başvuru Dilekçesi, Proje Başvuru Formu, Özgeçmiş Formu ve Proje Başvuru Dosyası Kontrol Listesi Formu ) hazırlanarak (CD' ye kaydedilmiş başvuru dosyası beraberinde) her yıl ilan edilen başvuru ve değerlendirme takvimi çerçevesinde Bilimsel Araştırma Projeleri Birimine teslim edilir. PROJE KAYIT VE KONTROL Yürütücüsü tarafından BAP Koordinasyon Birimine teslim edilen proje, yönetmelik ve yönergeye uygunluk bakımından kontrol ve kayıt işlemi gerçekleştirilir. DEĞERLENDİRME Proje değerlendirilmek üzere BAP Koordinasyon Birimine sunulur. Koordinatör, Proje Şekilsel Değerlendirme Formuna göre ön değerlendirmesini yapar ve Komisyona gönderir. Komisyon gerekli gördüğü takdirde uzman değerlendirmesine (Başvuru Hakem Değerlendirme Formu) gönderir. RED Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyon kararı ile reddedilen projeler gerekçeli olarak ilan edilir ve proje yürütücüsüne yazılı olarak bildirilir. 2
KABUL Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyon kararı ile kabul edilen projeler, ilan edilir ve proje yürütücüsüne yazılı olarak bildirilir. SÖZLEŞME BAP Komisyonunca kabul edilen proje, Proje Sözleşme Formu BAP Komisyon Başkanı ve proje yürütücüsü arasında imzalandıktan sonra öngörülen süre başlamış sayılır. DEĞİŞİKLİK TALEPLERİ Proje yürütücüsü tarafından önerilen proje kapsamında yapılacak olan değişiklik talepleri için MŞÜ-BAP web sayfasında bulunan matbu (Araştırmacı Ekleme Çıkarma Dilekçesi, Proje Başlık Değişikliği Dilekçesi, Proje İptal Dilekçesi) dilekçeler kullanılarak başvuruda bulunulur. İlgili dilekçeler BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır. EK SÜRE-EK ÖDENEK TALEPLERİ Proje yürütücüsü, öngörülmüş süre içerisinde projeyi tamamlayamayacağı durumlarda gerekçeli ek süre (Proje Ek Süre Talep Dilekçesi) talebinde bulunabilir. Kalemler için gerekçeli ek ödenek (Proje Ek Bütçe Talep Dilekçesi) veya cari harcama ile makine-teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve diğer kalemler arasında gerekçeli ödenek aktarımı (Kaynak Aktarma Formu) taleplerinde bulunabilir. Ek ödenek talep edinme zorunluluğunun ortaya çıkış gerekçesi ve projeyle ilişkisi ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Ek ödenek tutarı toplam proje bütçesinin %50'sinden fazla olamaz, Talepler BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır ve ilgili tüm alım başvuruları bu karardan sonra yapılabilir. PROJE İZLEME VE GELİŞME RAPORU Süresi altı aydan fazla olan projelerin yürütücüleri sözleşme başlama tarihinden itibaren, her altı ayda bir Gelişme Raporu (Proje Gelişme Raporu Formu) vermekle yükümlüdür. Komisyon, gerekli gördüğü takdirde Gelişme Raporunu uzman değerlendirmesine (Gelişme Raporu Hakem Değerlendirme Formu) gönderir. 3
SONUÇ RAPORU Proje Sonuç Raporu (Proje Sonuç Raporu Formu), sonuç raporu yazım kurallarına uygun şekilde yazılır (Proje Sonuç Raporu Yazım Kuralları ve Proje Sonuç Raporu Kapak Örneği) ve proje bitiş tarihinden itibaren 3 ay içinde BAP Komisyon Başkanlığına sunulur. KAPANIŞ BAP Komisyon Başkanlığına sunulan sonuç raporu Komisyon tarafından gerekli görüldüğü takdirde uzman değerlendirmesine (Sonuç Raporu Hakem Değerlendirme Formu) gönderilir. Komisyon onayından sonra kabul kararı ilan edilir. SATIN ALMA (BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ DOĞRUDAN TEMİN SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI) Proje bütçesi dahilindeki tüm harcamalar satın alma birimince, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3. maddesinin (f) bendi ile geçici 4. Maddesi 01/12/2003 tarihli 2003/6554 sayılı Kararname eki esasları dahilinde yapılmaktadır. Ön ödeme ile yapılacak mal ve hizmet alımları da (28/01/2006 rg) yayımlanan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yapılır. TALEBİN ALINMASI KONTROLÜ VE DEĞERLENDİRMESİ Proje yürütücüsü tarafından Malzeme/Hizmet Satınalma Dilekçesi 1 nüsha halinde BAP Koordinasyon Birimine gönderilir. Alınacak olan malzeme(ler) Teklif Listesi formu kullanılarak (EK olarak) hazırlanır. Proje yürütücüsü tarafından istenilen mal ve/veya hizmetin proje öneri formunda olup olmadığı ve kalan bütçesinin yeterliliği Koordinatör tarafından kontrol edilir ve onaylanır. ONAY BELGESİ DÜZENLENMESİ Malzeme İstek Formundaki malzemeler kontrol edildikten sonra; MŞÜ-BAP tarafından Doğrudan Temin Onay Belgesi Formu düzenlenir. 4
ALIMIN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ Piyasa Araştırma Görevlisi veya Görevlileri tarafından 3 farklı firmadan fiyat teklifleri alınır. Teklifler Teklif Listesi formu kullanılarak hazırlanmalıdır. Hazırlanan tekliflerde firmanın ıslak imzası ve kaşesi olmak zorundadır. Teklifler Muş Alparslan Üniversitesi Rektörlüğü başlığı kullanılarak hazırlanmalıdır. Bölüm, birim ve ad-soyadı belirtilmemelidir. Tekliflerde bulunan KDV oranları ve para birimleri (TL, USD, EURO vb ) verilen 3 teklifte de aynı olmalıdır Teklifler hazırlanırken KDV hariç olacak şekilde düzenlenmelidir. Alınacak malzemenin veya hizmetin adı ve miktarı belirtilmelidir. Gerekli fiyat araştırması yapıldıktan sonra, alınacak malzemelerin adetleri ve firma/firmaların fiyat tekliflerini içeren Onay Belgesi formuna ek olarak Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı Formu düzenlenir. Her alım için ayrı ayrı tutanak düzenlenmesi gerekmektedir. Eğer mal ve/veya hizmet Türkiye de sadece bir firmadan sağlanabiliyorsa Tek Kaynaktan Temin Formu düzenlenir. Proje Yürütücüsünün Piyasa Araştırma Tutanağında tercih etmiş olduğu malzeme veya malzemeler hangi firmada / firmalarda kalmış ise o firmaya/firmalara MŞÜ-BAP tarafından resmi yazı yazılır ve Satınalma Komisyonu tarafından alım gerçekleştirilir. Resmi Yazıya istinaden firma tarafından fatura düzenlenir. Fatura tarihi kesinlikle Onay Belgesindeki tarihten sonra olmalıdır. Aksi takdirde ödeme yapılmaz. Fatura düzenlenirken mutlaka Onay Belgesinin alınıp alınmadığı BAP Koordinasyon biriminden sorulmalıdır. Faturanın adres kısmına Muş Alparslan Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Nolu Proje yazılmalıdır. Proje Yürütücüsü; İlgili birim tarafından Taşınır Kayıt Yetkilisinin kesmiş olduğu Taşınır İşlem Fişini MŞÜ-BAP Koordinasyon birimine teslim eder. Birim Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı düzenler. Bir hizmet alımı yapıldıysa, Hizmet Alımı Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı düzenlenmelidir. Eğer sarf malzemesi alımı yapıldıysa, Malzeme Alımı Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı düzenlenmelidir. ÖN ÖDEME (AVANS) İŞLEMLERİ Bilimsel araştırma projeleri için proje yürütücüsüne, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunda (31/12/2010 tarihli 27802 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 6091 nolu karar) belirtilen limitin 6 katına kadar ön ödeme (Avans) yapılabilir. Proje yöneticisi, Ön Ödeme Talep Formu ile aldığı avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeyi en geç bir (1) ay içinde satınalma komisyonuna teslim etmek zorundadır. Proje yöneticisi; işin tamamlanmasından sonra veya mali yılın sonunda, bu sürelerin dolmasını beklemeksizin avanstan artan miktarı Ön Ödeme Mahsup Formu ile iade etmek zorundadır. Bu şekilde mahsup işlemi yapılmadıkça aynı iş için yeniden avans verilemez, kredi açılamaz. Avans işlemlerinde, Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği ekinde belirtilen belgeler aranır. Aldıkları avansın mahsubunu yapmayan proje yöneticileri hakkında, 6183 Sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkındaki Kanun hükümleri uygulanır. TAŞINIR İŞLEMLERİ 5
Fatura düzenlenip mal alındıktan sonra, projeler kapsamında alınan her türlü taşınır (Demirbaş, cihaz v.s) fatura bilgilerine göre taşınır kaydı (Taşınır İşlem Fişi) yapılıp ardından yürütücünün bağlı olduğu birime devir işlemi yapılır. ÖDEME MŞÜ-BAP birimine getirilen evraklar mevzuata uygunluğu yönünden incelenir. İnceleme sonucunda mevzuata uygunluğu tespit edilenlerin ödemesinin yapılabilmesi için işlem yapılır. Projeler için yapılacak her türlü ödeme, Bilimsel Araştırma Projeleri özel hesabından, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanan Muhasebe İşlem Fişi (MİF) ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe yetkilisi onayı ile yapılır. Not : Proje Yürütücüsü malzeme alımında en ucuzunu tercih etmek zorundadır. Eğer pahalı olanı tercih ederse mutlaka gerekçe belirtilmelidir. Not : İlgili Formlar İnternet MŞÜ Bilimsel Araştırma Projeleri (MŞÜ-BAP) web sayfasında mevcuttur. 6