AKINSOFT Yardım Dosyası Doküman Versiyon : 1.02.01 Tarih : 13.06.2014 1
İçindekiler: 1. KAYITLAR...... 3 1.1. Rehber Kayıt... 3 1.2. Firma Kayıt... 5 1.3. Rehber/Firma Listesi... 6 2. TİCARET ODASI... 6 2.1. İhraç Faturası... 6 2.2. İhraç Faturası Raporları... 6 3. BELGE İŞLEMLERİ... 8 3.1. Belge Satışı... 8 3.2. Tır Karne Satışı... 9 3.3. Raporlar... 9 4. İHRACAT/İTHALAT...10 4.1. Aylık İhracat / İthalat Veri Kaydı...10 4.2. Raporlar... 11 5. ORGANİZASYON....11 5.1. Organizasyon Kayıtları..... 11 5.2. Organizasyon Listesi...12 6. TANIMLAR VE RAPORLAMA AYARLARI...12 6.1. Tanımlar...12 6.2. Rapor Ayarları...13 2
1. KAYITLAR 1.1. Rehber Kayıt Rehberinizde yer alamasını istediğiniz şahıs ya da firmaları kaydettiğiniz alandır. Genel sekmesinde kaydını oluşturacağınız şahıs/firmanın adı, soyadı, ticari ünvanı, ev ve iş adresi gibi bilgileri kaydedebilirsiniz. Genel sekmesinde yer alan Rehber başlığı altında Standart telefon numarası ekle butonuna basarak programda daha önceden tanımlanmış olan telefon numaralarının eklenmesini sağlayabilirsiniz. Rehber kayıt alanına dilediğiniz sayıda telefon numarası ekleme imkanınız vardır. Bunun için Telefon Ekle butonuna basabilirsiniz. Yetkililer sekmesinden tanımladığınız firma kaydına ait firmanın yetkili bilgilerini ekleyebilirsiniz. Özel Tanımlar sekmesinden firma kaydına belirtmek istediğiniz ancak veri giriş alanını bulamadığını bilgiler için tanımlamalar yapabilirsiniz. Bu alana tanım oluşturmak için üzerinde bulunduğunuz kaydı tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan Ayar butonuna basınız. Kategori Adı: Oluşturacağınız kategorinin başlığını belirteceğiniz alandır. Bu allan altında oluşturduğunuz tüm özel tanımlar rehber kartında kategori adı başlık, özel alanlar ise alanlar olacak şekilde görünecektir. Özel alan tanımlarını metin, tamsayı, ondalık sayı, tarih, saat, var/yok ve çoktan seçmeli olabilir. Örnek: Rehber kartını oluşturduğunuz kişiye ait özel bir tarih bilgisi girmek için kategori başlığına Özel Tarih yazabilir, alanı ise Tarih olarak seçebilirsiniz. Bu sayede rehber kartında özel tarihleri girebileceğiniz bir alan oluşacaktır. 3
Açıklamalar sekmesinden eklemek istediğiniz herhangi bir açıklama bilgisini kaydedebilirsiniz. Açıklama tarihini ve kodunu yazdıktan sonra Açıklama alanına kaydetmek istediğiniz açıklama bilgisini giriniz. Hazır bir açıklama eklemek ve rehber kartına aktarmak için Tanımlar menüsünde yer alan Açıklama Kodları alanından faydalanarak hazır açıklamalar oluşturabilir daha sonra rehber kartında yer alan Yeni satıra kod ve açıklama aktar butonundan faydalanabilirsiniz. Rehber kaydını tamamladıktan sonra üst kısımda yer alan dosya butonundan faydalanarak rehber kaydıyla ilişkilendirmek istediğiniz herhangi bir dosyayı ekleyebilirsiniz. Bu sayede ihtiyacınız olan dosyalara kolaylıkla erişir, dosya veritabanınızdan silinse dahi program içerisinde saklanmasını sağlayabilirsiniz. Yine aynı alandan dilerseniz bilgisayarınıza bağlı bir web 4
kamerasından faydalanarak kişinin fotoğrafını çekip bilgisayarınızda saklanmasını sağlayabilirsiniz. Yazdır butonundan faydalanarak ise rehber bilgi kartı çıktısı alabilirsiniz. Yazdırma alanında düzenlemeler yaparak istediğiniz formatta bir çıktı alabilirsiniz. 1.2. Firma Kayıt Fatura, belge satışı ya da tır karnesi düzenlemeniz gereken firmaları kaydedeceğiniz alandır. Genel Bilgiler sekmesinden firmaya ait ad, soyad, Unvan, telefon, adres vb. Bilgileri kaydedebilirsiniz. Bu alana oluşturduğunuz firmanın kütük numarasını ve yetki belgesi geçerlilik tarihini de belirtebilirsiniz. Bu sayede filtrelemelerde belirttiğiniz yetki belgesi geçerlilik tarih aralığındaki kayıtları tespit edebilirsiniz. Araç Bilgileri sekmesinden firmaya ait araçları kaydedebilirsiniz. Firma kiralık araç kullanıyorsa Kiralık seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Özel Tanımlar sekmesinden firma kaydına belirtmek istediğiniz ancak veri giriş alanını bulamadığını bilgiler için tanımlamalar yapabilirsiniz. Bu alana tanım oluşturmak için üzerinde bulunduğunuz kaydı tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan Ayar butonuna basınız. Kategori Adı: Oluşturacağınız kategorinin başlığını belirteceğiniz alandır. Bu allan altında oluşturduğunuz tüm özel tanımlar rehber kartında kategori adı başlık, özel alanlar ise alanlar 5
olacak şekilde görünecektir. Özel alan tanımlarını metin, tamsayı, ondalık sayı, tarih, saat, var/yok ve çoktan seçmeli olabilir. Örnek: Firma kartını oluşturduğunuz kişiye ait özel bir tarih bilgisi girmek için kategori başlığını Özel Tarih, alanı ise Tarih olarak seçebilirsiniz. Bu sayede rehber kartında özel tarihleri girebileceğiniz bir alan oluşacaktır. 1.3. Rehber/Firma Listesi Kaydetmiş olduğunuz rehber ve firma kayıtlarına erişebildiğiniz alandır. Filtreleme yapmak için alt tarafta yer alan Filtrele (F2) butonuna basabilir ve tüm kayıtların listelenmesini sağlayabilirsiniz. Filtreleme seçeneklerinden faydalanarak daha kısıtlı filtrelemeler yapabilirsiniz. Filtreleme -1 sekmesinden kaydettiğiniz kişi adı, soyadı, ünvanı gibi bilgilere göre, Filtreleme -2 sekmesinden kayıt tarihi, doğum günü ve kan grubu gibi bilgilere göre filtreleme yapabilirsiniz. Rehber ve firma kayıtlarına oluşturduğunuz özel alan tanımlarına göre filtreleme yapmak için ise, Özel Tanımlar sekmesinden faydalanabilirsiniz. 2. TİCARET ODASI 2.1. İhraç Faturası Düzenlediğiniz ihraç faturalarının kayıtlarını oluşturduğunuz alandır. İhraç faturası düzenlemek için öncelikle döviz birimlerini, ürünleri ve ülke kayıtlarını kaydetmeniz gerekmektedir. Döviz tanımlarını Yetkili menüsünde yer alan Döviz Tanımları kısmından oluşturabilirsiniz. Firma Seç butonuna basarak fatura düzenleyeceğiniz firmayı seçimi yaptıktan sonra satışını yaptığınız ürünü Ürün Seç butonuna basarak seçim yapmanız gerekiyor. Ürün tanımlarını Tanımlar menüsünde yer alan Ürün Kayıtları alanından oluşturabilirsiniz. 6
Fatura Bilgileri başlığı altından fatura numarası, para birimi, ülke, nakliye vb. Bilgileri doldurunuz.ülke, nakliye ve belge türü kayıtlarını Tanımlar menüsü altından yapabilirsiniz. Fatura ürün miktar ve tutar bilgilerini girdikten sonra ihtiyacınıza göre açıklama ekleyebilir ve kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. 2.2. İhraç Faturası Raporları İhraç Fatura Listesi: Daha önce oluşturduğunuz ihraç faturalarını raporlayabilirsiniz. Filtreleme yapmak için alt tarafta yer alan Filtrele (F2) butonuna basabilir ve tüm kayıtların listelenmesini sağlayabilirsiniz. Filtreleme seçeneklerinden faydalanarak daha kısıtlı filtrelemeler yapabilirsiniz. Filtreleme sekmesinden fatura ticari ünvanı, numarası, grubu, ülkesi, para birimi vb. Kriterlere göre filtrelemeler alabilirsiniz. Aralıklar sekmesinden fatura tarih ve tutar aralıklarına göre filtreleme yapabilirsiniz. Özel İhracat Raporu: Düzenlediğiniz ihraç faturalarını çeşitli filtreleme kriterleri ekleyerek raporlayabileceğiniz alandır. Filtreleme kriteri eklemek için Filtre Ekle butonuna basabilirsiniz. Açılan ekrandan firma, ürün, ülke ve para birimi ekleyerek eklediğiniz kriterlere uygun faturaların listelenmesini sağlamış olursunuz. Filtreleme yapmak için Filtrele (F2) butonuna basınız. Aralıklar sekmesinden tarih kriteri belirterek belirttiğiniz tarih aralığındaki faturaların listelenmelerini sağlamış olursunuz. Firma, Ürün, Ülke Bazında İhracat Raporu: Filtreleme kriterlerinde firmaya göre, ürüne göre ve ülkeye göre seçimler yaparak rapor alabileceğiniz alandır. Rapor alabilmek için filtreleme kriterlerine gerekli bilgi girişlerini yaptıktan sonra Filtrele (F2) butonuna basarak rapor alabilirsiniz. İhraç Faturası Durum Analizi: Firma, ürün veya ülke bazında aylık olarak rapor alabileceğiniz alandır. Filtreleme sekmesinden yıl seçimi yaparak seçtiğiniz yıl içerisindeki aylara göre toplamları tek ekran üzerinden görüntüleyebilmektesiniz. Rapor alabilmek için 7
Filtrele (F2) butonuna basınız. Üst kısımda yer alan Yazdır butonuna basarak raporladığını bilgilerin çıktısını alabilirsiniz. 3. BELGE İŞLEMLERİ 3.1. Belge Satışı Odanız tarafından satışı yapılan tüm belgelerin kayıtlarını yaparak takip edebildiğiniz alandır. Belge satışı yapabilmek için öncelikle firma seçimi yapmanız gerekmektedir. Firma seçimi sonrası belge tür seçimlerini yapabilirsiniz. Yeni belge türü oluşturmak için Belge Türü alanının hemen yan tarafında yer alan + butonuna basınız. Açılan ekran üzerinde oluşturmak istediğiniz belge türünün kodunu, miadını, adını ve açıklamasını yazınız. Oluşturduğunuz belge türü iade edilmesi zorunlu bir evrak ise İadesi Zorunlu seçeneğini işaretleyiniz. Belge girişi yapmak için yine aynı ekran üzerinde yer alan Belge Girişi butonundan faydalanabilirsiniz. Gerekli tanımlamalar sonrasında satılan belgenin miktarını, veriliş ve teslim tarihini, durumunu ve onay tarihini belirterek Kaydet butonuna basınız. Dilerseniz belgeyi Kopyala butonundan faydalanarak kopyalayıp, üzerinde düzenleme yapıp yeni bir belge olarak kaydedebilir, belge satışı üzerinden direkt olarak ihraç faturasına geçiş yapabilirsiniz. 8
3.2. Tır Karne Satışı Tır karne satış işlemlerinizi gerçekleştirdiğiniz alandır. Satışı gerçekleştirdiğiniz firmayı seçtikten sonra karne türünü belirtmeniz gerekiyor. Karne türü kaydı oluşturmak için Karne Türü alanının yan tarafında yer alan Karne Türü Ekle butonuna basınız. Açılan ekranda karne türünün kodunu, adını, açıklamasını yazdıktan sonra kaydı tamamlayabilirsiniz. Eğer iadesi zorunlu bir evrak ise İadesi Zorunlu seçeneğini işaretleyiniz. Oluşturduğunuz karneyi ihraç faturasında da göstermek istiyorsanız İhraç Faturasında Göster seçeneğini işaretleyiniz. Tır karne tür kaydını tamamladıktan sonra karne satış ekranından seçim yapabilirsiniz. Teminat başlığı altından karne satışının karşılığında aldığınız teminatın detay bilgilerini girebilirsiniz. İşlemi tamamlamak için Kaydet butonuna basınız. Ekranın üst kısmında yer alan Zaman Hesap ekranından tır karnesi için belirlenen sabit gün sonrası değerlere erişebilirsiniz. Yine ekranın üst kısmında yer alan Belgeler alanından 119. ve 75. gün uyarı yazılarını düzenleyebilir ve çıktılarını alabilirsiniz. 3.3. Raporlar Belge Satış Döküm Listesi alanından satışını yaptığınız belgelerin dökümünü alabilirsiniz. Döküm almak için Filtrele (F2) butonuna basınız. Filtreleme başlığı altından karnenin veriliş tarihine, türüne ve süresine göre filtreleme yapabilirsiniz. Belge Kontrol Listesi alanından satışını yaptığınız tüm belgelerin veriliş, teslim ve ihraç tarihlerini seçim yaparak belirttiğiniz tarih aralığındaki evrakların dökümlerini alabilirsiniz. Tarih 9
ve girmek istediğiniz diğer detayları girdikten sonra Filtrele (F2) butonuna basarak sorgulama yapabilirsiniz. Belge Durum Analizi alanından satışını yaptığınız belgelerin ay bazında toplam değerlerini raporlayabilirsiniz. Tır Karne Listesi alanından kaydettiğiniz tır karne satışlarının dökümünü alabilirsiniz. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak kanenin veriliş tarihini, iade edileceği tarihi, kayıp tarihini, uyarı tarihini ve son uyarı tarihini belirterek filtreleme yapabilirsiniz. Teminat sekmesinden faydalanarak tır karnesi üzerinde belirttiğiniz teminat detaylarına göre sorgulamalar yapabilirsiniz. Uyarı Süresi Dolanlar alanından uyarı tarihi dolmuş olan tır karne satışlarının listesini alabilirsiniz. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak veriliş tarihine, iade edileceği tarihe, kayıp tarihine, uyarı tarihine ve son uyarı tarihine göre sorgulama yapabilirsiniz. 4. İHRACAAT İTHALAT 4.1. Aylık İhracat / İthalat Veri Kaydı Tüm ihracat ve ithalat işlemlerinizi kaydedebileceğiniz alandır. 10
Kayıt oluşturmak için öncelikle kaynak oluşturmanız gerekmektedir. Bu işlem için Kaynak Ekle / Düzenle butonuna basabilirsiniz. Kaynak seçimi sonrasında Ürün/Fasıl alanından seçim yapmanız gerekmektedir. Kayıtlı ürün yoksa eklemek için Ürün / Fasıl Ekle / Düzenle butonundan faydalanarak ürün ekleme yapabilirsiniz. Kaydet butonuna basarak kayıt işlemini tamamlayınız. 4.2. Raporlar İhracat / İthalat Veri Raporları alanından ithalat ve ihracat verilerini raporlayabilirsiniz. Rapor alabilmek için Filtrele (F2) butonuna basınız. Filtreleme sekmesi altından seçimler yaparak yaptığınız kriterler doğrultusunda döküm almayı sağlayabilirsiniz. Finansal İhracat / İthalat Raporu alanından yıl seçimi yaparak seçtiğiniz yılın ay bazında ve para birimine göre raporunu alabilirsiniz. Rapor almak için Filtrele (F2) butonuna basınız. 5. ORGANİZASYON 5.1. Organizasyon Kayıtları Odanızda düzenlenen tüm organizasyonları kaydettiğiniz alandır. Organizasyon Bilgileri alanından düzenlenecek organizasyonla ilgili isim, başlama/bitiş tarihi, katılımcı bilgileri vb. Tüm detayları kaydedebilirsiniz. Katılımcılar sekmesinden organizasyona katılan kişi ve firma 11
bilgilerini belirtebilir, kayıtlı olan firmalardan seçim yapabilirsiniz. Bu alanda Firma Ekle butonuna basarak birden fazla katılımcı ekleme imkanınız vardır. Özel Tanımlar sekmesinden organizasyon kaydına belirtmek istediğiniz ancak veri giriş alanını bulamadığını bilgiler için tanımlamalar yapabilirsiniz. Bu alana tanım oluşturmak için üzerinde bulunduğunuz kaydı tamamladıktan sonra alt kısımda yer alan Ayar butonuna basınız. Kategori Adı: Oluşturacağınız kategorinin başlığını belirteceğiniz alandır. Bu allan altında oluşturduğunuz tüm özel tanımlar organizasyon kartında kategori adı başlık, özel alanlar ise alanlar olacak şekilde görünecektir. Özel alan tanımlarını metin, tamsayı, ondalık sayı, tarih, saat, var/yok ve çoktan seçmeli olabilir. Örnek: Organizasyonla ilgili özel bir tarih bilgisi girmek için kategori başlığına Özel Tarih yazabilir, alanı ise Tarih olarak seçebilirsiniz. Bu sayede organizasyon kartında özel tarihleri girebileceğiniz bir alan oluşacaktır. 5.2. Organizasyon Listesi Kaydettiğiniz organizasyonları listeleyebileceğiniz alandır. Rapor almak için Filtrele (F2) butonuna basınız. Filtreleme kriterlerinden faydalanarak organizasyon detaylarını belirtebilir ve belirttiğiniz detaylara göre sorgulamalar yapabilirsiniz. Üst kısımda yer alan Yazdır butonuna basarak listenin çıktısını alabilirsiniz. 6. TANIMLAR VE RAPORLAMA AYARLARI 6.1. Tanımlar Program içerisinde veri girişlerinde işleyişinizi hızlandırmak için öncelikle tanımları oluşturmanız gerekmektedir. Bu alandan açıklama kodlarını, ürün kayıtlarını, ülke tanımlarını, grupları, ürün gruplarını, istatistik kaynaklarını, meslek gruplarını, ihraç belge türlerini, nakliye tiplerini, hizmet gruplarını ve tır karne türlerini kaydedebilirsiniz. 12
6.2. Rapor Ayarları Programda raporlama yapabildiğiniz tüm alanlarda bir takım özelleştirmeler ve aktarımlar gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlem için raporlar üzerine sağ tıklayarak açılan menüden faydalanmanız gerekmektedir. Özelleştir butonuna basarak rapor başlıklarından görmek istemediklerinizi kaldırabilir, sutunlar için renklendirme veya font ayarları yapabilirsiniz. Yaptığınız değişikliklerin kalıcı olması için Tablo Yerleşimini Kaydet butonuna basmanız gerekmektedir. Aksi taktirde formu kapatıp açtığınızda yeniden eski haline dönecektir. Aktar butonuna basarak listelediğiniz verileri excel'e, open offceye, HTML'e veya XML'e aktarabilirsiniz. Grafik Raporu alanından grafiksel raporlar oluşturup rapora eklediğiniz veriler üzerinden dilediğinizde grafik alabilirsiniz. 13