TS EN ISO 9001: 2008 KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ TOPLANTISI SONUÇ RAPORU Toplantı Tarihi: 28/07/2010 TOPLANTI GÜNDEMĠ VE GÖZDEN GEÇĠRĠLEN KONULAR 1. Önceki Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısından devam eden etkinlikler, 2. 2010 yılı KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik sonuçlarının görüģülmesi, 3. MüĢteri memnuniyeti ve müģteri geri beslemesi sonuçları, (Anket Analizleri, Öneri-Ġstek ve Memnuniyetler) yapılan iyileģtirmeler. 4. Birimlerin 2010 Yılı Hedefleri ilk altı aylık değerlendirilmeleri, 5. Birimlerin 2010 yılı performans değerleri (proses ölçüm sonuçları), 6. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģtirmesi sırasında ortaya çıkan uygunsuzlukların analizi, 7. Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin gerçekleģmeleri, 8. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler ve iyileģtirme için öneriler. 1. Önceki Yönetimin Gözden geçirilmesinde alınan kararlar çerçevesinde gerçekleģtirilen etkinlikler; 1. Birimlerin Yıllık Toplantı Planları ve gerçekleģtirilen toplantılar ile ilgili sonuçları takip edilmektedir. 2. Genel Sekreterliğe bağlı birimlerin web anketleri yapılarak analizleri yapılıp birimlerimize gönderilmiģtir. 2010 yılı ilk altı ayı içersinde birimlerde yapılan anketler sonucuna göre memnuniyet derecesi % 70 in altında kalan birimlerden iyileģtirme önerileri istenmiģtir. Yeni açılan binalara Öneri, Ġstek ve Memnuniyet kutuları konulmuģ ve takibi yapılmaktadır. 3. Bir önceki YGG Toplantısında alınan karar gereği TSE eğitimcileri tarafından personelimize verilmesi planlanan eğitimlerden; TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi verilmiģ olup, Dokümantasyon Eğitimi ve Ġç Tetkik Eğitimi 2010 Ekim Ayında yapılması planlanmıģtır. 4. Bütün birimlerin ana ve alt proseslerinde uygunsuzlukla ilgili Formların (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) etkin olarak uygulanmaları konusunda toplantılarda bilgilendirmeler yapılmıģtır. 5. Eğitim öğretim birimleri ortak hedef ve ortak anket sorusu belirlenmesi için kurulan komisyonun belirlediği anket soruları ve hedefler uygulanmak üzere birimlerimize gönderilmiģtir. 6. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün daha etkin çalıģtırılması amacıyla birimlerde kullanılan Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) takibi yapılmıģ ve devam etmektedir. 7. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin hazırlanması (DÖF) konularında bazı birimlerimizde sunumlar yapılmıģ ve yapılmaya devam edilmektedir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 1 / 20
2. Birimlerin 2009 Yılı Kalite Hedeflerinin GerçekleĢmelerinin Değerlendirilmesi; Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığı birimler tarafından 2010 yılında ulaģılan ve performans ölçümü yapılmıģ bulunan kalite hedefleri tablosu aģağıda verilmiģtir. Sıra Ana Proses Performansı Ana/Alt Prosesler No (Kalite Hedefi) % 1 Genel Sekreterlik 100-2 Hukuk MüĢavirliği 100 1 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı 98-4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 50-5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 100-6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı 72 1 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 25-8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı --- - 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı 62-10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 100-11 Basın ġube Müdürlüğü 100-12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 100-13 Basımevi Müdürlüğü 56-14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 100-15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 100-16 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. 100-17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 100-18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 100-19 Sosyal Bilimler Enstitüsü 96-20 Fen Bilimleri Enstitüsü 100-21 Mühendislik Fakültesi 80-22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 88-23 Teknik Eğitim Fakültesi 81-24 Ġlahiyat Fakültesi 100-25 Eğitim Fakültesi 100-26 Fen Edebiyat Fakültesi 97 1 27 Güzel Sanatlar Fakültesi 89-28 Sağlık Yüksek Okulu 92-29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 96-30 Devlet Konservatuvarı 92-31 Sakarya M.Y.O. 99-32 Hendek M.Y.O. 95-33 Akyazı M.Y.O. 96-34 Sapanca M.Y.O. 88-35 Geyve M.Y.O. 92-36 Adapazarı M.Y.O. 92-37 Pamukova M.Y.O. 86-38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 53-39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 100-40 Karasu M.Y.O. 96-41 Ferizli M.Y.O. 80-42 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 100-43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 100 - Kalite Yönetim Sistemi Kalite Hedefleri GerçekleĢme Performansı (%) Yapılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet %89 3 Birimlerin 2010 değerlendirmesinde hedef gerçekleģmesi genel ortalaması % 89 dur. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 2 / 20
3. KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkik Planı doğrultusunda gerçekleģtirilen KuruluĢ Ġçi Kalite Tetkikleri sonucunda meydana çıkan uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler: S.NO 01 02 03 04 05 06 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM GENEL SEKRETERLĠK HUKUK MÜġAVĠRLĠĞĠ BASIN ġube MÜDÜRLÜĞÜ HALKLA ĠLĠġK. ġube MÜDÜRLÜĞÜ KORUMA VE GÜVENLĠK ġube MÜDÜRLÜĞÜ BASIMEVĠ MÜDÜRLÜĞÜ UYGUNSUZLUKLAR 1 UYGUNSUZLUK; 1. 4.1 Genel ġartlar; Prosesin birbiriyle etkileģimi yapılmamıģtır. TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler: AyĢen AKBABA, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Kalite Sisteminin tüm personel tarafından benimsendiği, birim içi iletiģimin birim toplantıları ile daha da etkili hale geldiği görülmüģtür. 2. Birim arģivinin mevzuata uygun olarak düzenlendiği görülmüģ arģiv defterinin daha etkin kullanılması gerektiği tavsiye edilmiģtir. Tetkikçiler: Zeliha KÖKSAL, Mesut Ramazan EKĠCĠ 1. Hukuk MüĢavirliği 00.00.PR.01,02,04,05,06,07 prosedürlerine uyulduğu gözlemlenmiģtir. 2. Birimde iģbaģı eğitimine önem verdiği ve DÖF faaliyetlerine çalıģanların katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 3. Kayıtlarının muhafazasına dikkat edildiği, evrakların ayrı bir odada kontrollü giriģ ve çıkıģlarla korunduğu gözlemlenmiģtir. 4. Hukuki konularda üniversite dahilinde danıģmanlık amacı özellikle disiplin soruģturmalarında bir rehberin hazırlanarak web sayfasına konulmasının gerekli bir iyileģtirme olduğu tarafımızdan tespit edilmiģtir.(ġyġleġtġrme ÖNERĠSĠ) Tetkikçiler: Vildan YÜZDAĞ, Cevriye ÇAKAR KURT 1. Gelen evrak zimmet defterinin kullanılmasının iģleyiģi kolaylaģtıracağı kanaatine varılmıģtır. 2. 2010 Ocak tarihi itibariyle revize edilen Doküman ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinin güncellenmesi önerilmektedir. Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. Tüm personelin iģi yapmasında donanım ve eğitim yönünden yeterli ve bilinçlenmiģ olarak görevlerini ifa ettiği anlaģılmıģtır. 2. KYS ni iyice öğrenmek ve bu konuda sorular hazırlayıp daha net anlamaya çalıģan bir personel bulunmaktadır. Tüm üniversite çalıģanlarına örnek bir çalıģma grubu 3. Gelen-Giden ve Zimmet defteri onaysız olduğu görülmüģ birim uyarılmıģtır. 4. ArĢivde giriģ-çıkıģ defterinin bulundurulması tavsiye edilmiģtir. 5. Sistem Prosedürlerini tüm personelin okuması ve bu konuda birer sunum hazırlaması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Zeliha KÖKSAL, Mesut Ramazan EKĠCĠ 1. 00.00.PR.01,02,04,05,06,07 prosedürlerine uyulduğu gözlemlenmiģtir. 2. Birimde iģbaģı eğitimine önem verdiği ve DÖF faaliyetlerine çalıģanların katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 3. Kayıtların muhafazasına dikkat edildiği, evrakların kilitli bir dolapta çok düzenli olarak tutulduğu burada personel A.Hakan HANEY in düzenli, titiz ve çok özveri ile çalıģtığı gözlemlenmiģtir. 4. KYS nin görüģtüğümüz personelde bilgilerin özümsenmiģ olduğu görülmüģtür. Tetkikçiler: Muharrem YILMAZ, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Birim personelinin tetkikin gerçekleģtiği süre içerisinde yoğun bir tempoda yüksek bir moral ile performans gösterdikleri gözlemlenmiģtir. 2. Tetkik ekibi olarak baģta proses sorumlusu Orhan GÜÇLÜ olmak üzere tüm birim personeline göstermiģ oldukları performans sebebiyle teģekkür ederiz. 3. Proseste baskı kalitesinin sürekli en iyi düzeyde tutulması ve geliģtirilmesi amacıyla DÖF kapsamına giren birçok iyileģtirme yapılmakla birlikte söz konusu faaliyetlerin DÖF Prosedürleri kapsamında etkin bir 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 3 / 20
S.NO 07 08 09 10 11 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM PERSONEL DAĠRESĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRESĠ ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRESĠ BĠLGĠ ĠġLEM DAĠRESĠ KÜTÜPHANE VE DOK. DAĠRESĠ UYGUNSUZLUKLAR TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Ģekilde kayıt altına alınmadığı görülmüģtür. DÖF formlarının daha etkin kullanılması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Recep ECE, Orhan GÜÇLÜ 1. Kalite çalıģmalarının titizlikle yapılmaktadır. 2. Akademik Tayin ġube Müdürlüğünde gelen evraklar bilgisayar ortamında tutulmaktadır. 3. Hedef-Anket Bildirim Formunda tüm hedeflerin ve varsa anketlerin bir arada gösterilmesi birer örneğinin alt proses dosyalarında tutulması önerildi. 4. Uygunsuzluk Formunun iģlendiği görüldü. Anket çalıģmaları yapılmaktadır. (Hizmetiçi Eğ.) 5. Yürürlükten Kaldırılan Doküman Listesinin Str. Planlama ġube Müdürlüğü tarafından tutulduğu konusunda bilgilendirme yapıldı. 6. Görev Tanım Formlarının baģkanlık dosyasında mevcut olduğu görüldü, proses dosyalarında da birer örneğinin bulundurulması önerildi. Tetkikçiler: Emin SOYLU, Hasan TATAROĞLU 1. Revize edilen ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinin uygulamaya alınmadığı tespit edilmiģtir. 2. DÖF lerin yapıldığı görülmüģtür. 3. Uygun olmayan Hizmetin Kontrolünün yapıldığı ve kayıt altına alındığı görülmüģtür. 4. DıĢ ĠliĢkiler ġube Müdürlüğünün Görev Tanımının bulunduğu ancak yeni atanan ġube Müdürüne imza karģılığı teslim edilmediği görülmüģtür. 5. Gelen-Giden ve Zimmet Defterlerinde genel olarak yıl sonu kapamalarında eksiklikler olduğu görülmüģtür. 6. Gelen-Giden ve Zimmet Defterlerinde ek bilgisi eksikliği ile kayıt hataları olduğu ve hatalı kayıtlarda daksil ile düzeltmeler yapıldığı görülmüģtür. 7. Gelen-Giden ve Zimmet Defterlerindeki örneklemelerde evrakların izlenebilirliği takip edilmiģ ve evrak ve eklerine ulaģılmıģtır. 8. Daire BaĢkanlığı ile personeli ile yapılan görüģmelerde fiziki mekanların yetersiz olduğu tarafımıza bildirilmiģ ve yetersiz olduğu da gözlemlenmiģtir. ArĢiv odası kontrolünde arģiv defterinin kullanıldığı, arģiv planı olduğu, yangın tüplerinin mevcut olduğu görülmüģtür. ArĢiv giriģ kapısının (ahģap kapı) çelik kapı ile değiģtirilmesinin güvenlik açısından daha etkili olabileceği gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Kerim ĠSEN 1. Proseslerde görülen revizyonların çokluğu proses sorumlularının KYS ne verdikleri önemi göstermektedir. Sürekli iyileģtirme çalıģmaları nedeniyle teģekkür ederiz. 2. Sivil Savunma Uzmanlığının BaĢkanlığa bağlanması nedeni ile Sivil Savunma prosesinin de BaĢkanlığın altına kısa sürede konulması gerekmektedir. Tetkikçiler: AyĢen AKBABA, Gökçe BÜYÜKġENGÜR 1. KYS nin tüm personel tarafından benimsendiği, birim içi iletiģimin birim toplantıları ile daha da etkili hale geldiği, DÖF faaliyetlerine çalıģanların katılımının sağlandığı gözlemlenmiģtir. 2. ArĢiv defterinin daha etkin kullanılması gerektiği tavsiye edilmiģtir. Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Turan TURGUT 1. Yayın Komisyonu BaĢkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığı bünyesine alınmasıyla proseslerde revize çalıģmalarına baģlanmıģtır. 2. TMKK yetkilisi Evren ÇOLAKOĞLU, kendi çabalarıyla kitaplarda kullanılan barkot sistemini tüm demirbaģ malzemelere uygulayarak görüntü ve kullanım kolaylığı sağlamıģtır. 3. ÇalıĢan personelin KYS hakkında yeterli bilgiye sahip oldukları, ġube Müdürü Zeliha KÖKSAL ın konu üzerinde titizlikle çalıģtığı gözlemlenmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 4 / 20
S.NO 12 13 14 15 16 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAĠRESĠ YAPI ĠġLERĠ VE TEKNĠK DAĠRESĠ STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRESĠ DÖNER SERMAYE ĠġLETMESĠ MÜD. SOSYAL BĠLĠMLER ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ UYGUNSUZLUKLAR TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ 4. Görsel ve ĠĢitsel bölüm, öğrencilerin ve personelin hizmetine sunularak memnuniyetin artması sağlanmıģtır. 5. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığının KYS prosedür ve iģleyiģi üzerinde önemle durulduğu, tüm personelin KYS ne katıldığı gözlemlenmiģ ve kendilerine teģekkür edilmiģtir. Tetkikçiler: Emel SANCAKLI, Turan TURGUT 1. ArĢivlerin standartlara uygun olarak düzenlendiği, arģiv kayıt defterlerinin tutulduğu görüldü. 2. Ana Proses ve Spor ġube Müdürlüğü dıģındaki alt proses KYS dosyalarının tek dosya olarak standarda uygun olduğu ancak ana proses ve Spor Ģb. Müdürlüğü KYS dosyasının üç dosya Ģeklinde içeriklere göre bölündüğü görüldü. Bu dosyalama Ģekli proses sorumlusuna KYS dosya içeriklerine kullanım kolaylığı sağlasa da gerek iç gerek dıģ tetkiklerde, gerekse bu proseste yeni göreve baģlayacak personele aynı kolaylığı sağlamayacaktır. Proses dosyasının standarda uymasının uygun olacağı önerilmiģtir. 3. Mediko-Sosyal Merkezi Müdürlüğü prosesinde düģünülen iyileģtirme ve revizyonlar için Personel Dairesi BaĢkanlığından gerekli iģbirliği ve bilgi ve doküman tedarikinin yapılamadığı (Öğrenci, Personel ve Personelin bakmakla yükümlü olduğu yakınlarının kimlik bilgileri vs.) bu durumun KYS ne uygun proses iģleyiģini olumsuz etkilediği, proses arģiv, istatistik ve veri girdilerini aksattığı, ancak Hasta Takip Otomasyonu kurulması halinde hizmetin daha etkin olacağı kanaatine varılmıģtır. 4. Yurtlar Ģube Müdürlüğü prosesinde yapılan tetkikte öğrenci giriģ çıkıģlarını kontrol etmek üzere yeni form ve defterlerin oluģturulması gerektiği kanaatine varılmıģ, DÖF lerin ilgili formlara iģlenmediği görülmüģtür. 5. Ana ve alt proseslerde sistem formlarının kullanıldığı ancak revizyon ve tarih güncellemelerinin takip edilmesi gerektiği düģünülmüģtür. Tetkikçiler: Recep ECE, Orhan GÜÇLÜ 1. Kalite iģlemlerinin titizlikle yapılmaya çalıģıldığı, 2. ArĢiv çalıģmalarının yapıldığı ve defter ve bilgisayar ortamında takip edildiği, 3. Kalite toplantılarının kayıt altına alındığı, 4. Uygunsuzluk formunun iģlendiği görülmüģtür. 5. Yürürlükten kaldırılan doküman listesinin Str. Planlama ġb. Müdürlüğü tarafından kullanıldığı konusunda bilgi alıģveriģinde bulunuldu. 6. Görev tanım foımları ve birim içi etkileģim Ģeması ile ilgili bilgi alıģveriģinde bulunuldu. Tetkikçiler: Gökçe BÜYÜKġENGÜR, Efrahim FINDIK 1. KYS çalıģmalarının örnek teģkil edecek Ģekilde uygulandığı, birim yöneticilerinin ve personelin sistem kavramları ile ilgili bilgiye hakim oldukları ve uyguladıkları, bunun yanında yapılan çalıģmalara katkı sağladıkları gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Kerim ĠSEN 1. DÖF formlarında tarih kısımlarının belirtilmesi formların anlaģılırlığını kolaylaģtıracaktır. 2. Bazı güncellemelerin eksik olduğunun görülmüģ, bunların güncellenmesi gerektiği tavsiye edilmiģtir. 3. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuyup, sunum hazırlamaları sistemin iģleyiģinde yardımcı olacaktır. Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Ahmet YILMAZ 1. Enstitüye gelen dilekçe ve evrak sayısının çok olması, farklı fakültelerdeki bölüm baģkanlıkları ile yoğun yazıģmaların olmasına rağmen, yazıģmaların zamanında yapılması ve evrakların kontrolü ile ulaģılabilirliğinin düzenli olarak yürütülmesinin, görevli personelin özverili çalıģmaları ile sağlandığı görülmüģtür. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 5 / 20
S.NO 17 18 19 20 21 22 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM FEN BĠLĠMLERĠ ENSTĠTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ MÜHENDĠSLĠK FAKÜLTESĠ Ġ.Ġ.B.F. ĠLAHĠYAT FAKÜLTESĠ GÜZEL SANATLAR FAK. TEKNĠK EĞĠTĠM FAK. UYGUNSUZLUKLAR Uygunsuzluğa rastlanmamıģtır TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler: Galip KARAKAYA, Ahmet YILMAZ 1. Enstitüye gelen dilekçe ve evrak sayısının çok olması, farklı fakültelerdeki bölüm baģkanlıkları ile yoğun yazıģmaların olmasına rağmen, yazıģmaların zamanında yapılması ve evrakların kontrolü ile ulaģılabilirliğinin düzenli olarak yürütülmesinin, görevli personelin özverili çalıģmaları ile sağlandığı görülmüģtür. Mail sistemi ile gelen müracaatların da iģ yükünü aģırı derecede arttırdığı gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Mustafa COġKUN, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Yönetimin kalite çalıģmalarına verdiği destek ve uygulamalardaki çalıģmaları, çalıģanların kalite çalıģmalarına uyum göstermesi olumlu görülen hususlardır. 2. Birim arģivinin düzenli ve uygulamalar yönetmelikler doğrultusunda yapılmaktadır. 3. Kalite dokümanlarının çalıģanlarla paylaģılmasının daha etkin yapılması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Ġsmail UZEL, Efrahim FINDIK 1. Fakülte Sekreterliği ve Bölüm Sekreterliğindeki Güncel Doküman Listesinde bulunması gereken Eğitim-Öğretim formları daha önceki iç tetkikte kaldırılması önerildiğinden bulunmamaktaydı. Ancak KYS gereği eklenmesi önerilmiģtir. Gerekli düzeltme yapılmıģtır. 2. Prosesler ile ilgili sunumların daha fazla yapılması önerilmiģtir. 3. KYS formlarının revize edilmesi veya yenisinin eklenmesi durumunda ana ve alt proses sorumlularının zamanında bilgilendirilmediği tespit edilmiģ olup; Str. Planlama ġube Müdürlüğünün e-posta ile bilgilendirme yapması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Zuhal KARAGÜLLE, ġaban CENGĠZ 1. Ana ve alt proses dosyalarının düzenli olduğu, gözden geçirmelerin düzenli yapıldığı görülmüģ, sadece DıĢ Kaynakla Doküman Listelerinin güncellemelerinin atlandığı görülmüģtür. 2. Tüm Personelin KYS benimsediği ve gereklerini yerine getirmek için çaba harcadığı görülmüģtür. 3. Birimde iģleyiģin düzenli olduğu gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Emin SOYLU, Hasan TATAROĞLU 1. Birim toplantılarının düzenli olarak yapıldığı ve kayıt altına alındığı tespit edilmiģtir. 2. Resim Bölümü bünyesinde kullanılan gelen evrak defterinde sayfa numaralarında hatalar görüldü. Bölümün zimmet defterinde teslim bilgilerinin eksik olduğu görüldü. 3. Fakülte Sekreterliği bünyesinde kullanılan Gelen ve Giden evrak defterlerinde yapılan örneklemelerde evrakların izlenebilirliği takip edilerek evrakların eklerine ve evraklara ulaģılmıģtır. 4. Fakültede çalıģan personelin düzenli, titiz ve özveri ile çalıģtıkları gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Hasan TATAROĞLU, Mesut Ramazan EKĠCĠ 1. DÖF yapıldığı görülmüģtür. 2. Birim toplantılarının düzenli olarak yapıldığı ve kayıt altına alındığı tespit edilmiģtir. 3. Gelen-Giden ve Zimmet defterlerinin sayfa sonu kapamalarının ve mühür ve yılsonu kapamalarının tam olarak yapıldığı gözlemlenmiģtir. 4. Fakülte Sekreterliği bünyesinde kullanılan Gelen ve Giden evrak defterlerinde yapılan örneklemelerde evrakların izlenebilirliği takip edilerek evrakların eklerine ve evraklara ulaģılmıģtır. 5. Fakültede çalıģan personelin düzenli, titiz ve özveri ile çalıģtıkları gözlemlenmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 6 / 20
S.NO 23 24 25 26 27 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM FEN-EDEBĠYAT FAKÜLTESĠ EĞĠTĠM FAKÜLTESĠ SAĞLIK YÜKSEK OKULU B.E.S.Y.O DEVLET KONSERVATUVARI UYGUNSUZLUKLAR TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler: Mustafa COġKUN, Ahmet KILIÇARSLAN 1. Yönetimin kalite çalıģmalarına verdiği destek ve uygulamalardaki çalıģmaları, çalıģanların kalite çalıģmalarına uyum göstermesi olumlu görülen hususlardır. 2. Dokümanların gözden geçirilmesi Doküman ve ArĢiv Saklama Listeleri ile Güncel Doküman Listelerinin Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre yapılması etkinliklerin takibini kolaylaģtıracaktır. 3. ArĢiv olarak belirlenen mekanın sadece arģiv olarak kullanılması gerekir. BaĢka amaçlarla kullanılması halinde; arģivde kaybolması veya hasara uğraması muhtemel malzemelerin muhafazası zorlaģacaktır. 4. Kalite dokümanlarının çalıģanlarla paylaģılmasının daha etkin yapılması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Gelen-Giden evrak sistemi izlenebilirlik açısından çok düzenli olup, arģivleme sistemi konusunda tüm birimlere örnek teģkil edecek Ģekildedir. 2. Proses etkileģim Ģeması eriģilebilir bulunmamıģtır. 3. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesi ile DıĢ Kaynaklı Doküman Listesinin güncellenmesi önerilmiģtir. 4. Hizmete yeni baģlayan personelin alanında hizmetiçi eğitime tabi tutulması önerilmektedir. (Satınalma, Bölüm Sek. Personeli) 5. Görev tanım formlarının gözden geçirilerek çalıģanların yetki ve sorumluluklarının yeniden düzenlenmesi önerilmektedir. 6. Konulan hedeflerin ulaģılabilirliği sağlanmıģ, yeni hedeflerin belirlenmesi veya halihazırdaki hedeflerin revize edilmesi önerilmektedir. 7. Hizmet alan anketlerinin seçilen kitle sayısı göz önünde bulundurulduğunda etkin ve anlamlı veri vermediği gözlenmiģ (4000 öğrenci için seçilen örneklem 350-400 kiģidir) Grup kitlenin öğrenci sayısının en az 5/1 oranında alınması önerilmektedir. Tetkikçiler: Vedat ÇĠL, Mustafa BAYCU 1. KYS çerçevesinde ana proses dosyasının muntazam olduğu görülmüģtür. 2. Alt Proses sorumlularının dosya düzenine daha itina göstermeleri önerilmiģtir. Tetkikçiler: Vedat ÇĠL, Mustafa BAYCU 1. KYS çerçevesinde ana proses dosyasının muntazam olduğu görülmüģtür. 2. Alt Proses sorumlularının dokümanlarla ilgili ana proses sorumlusu ile koordine halinde olması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Muharrem YILMAZ, Orhan GÜÇLÜ 1. Doküman ve ArĢiv Malzemesi Saklama Listesinin güncel durumda olmadığı görülmüģtür. Düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Doküman Gözden Geçirme formunun ve Görev tanımı formlarının güncel bir Ģekilde muhafaza edildiği tespit edilmiģtir. 3. Anket ve Öreni istek kutularından gelen taleplere iliģkin DÖF lerin yapıldığı görülmüģtür. 4. KuruluĢ içinde etkin bir iletiģimin bulunduğu izlenimi edinilmiģtir. Cep telefonu, yüzyüze görüģme ve elektronik posta gibi iletiģim araçlarıyla çalıģanların sorun ve taleplerinin giderildiği ifade edilmiģtir. 5. Hizmet etkinliklerin yerine getirilmesi için bilgisayar vb. teknik donanım açısından sıkıntılar yaģandığı belirtilmiģtir. 6. Birim içi toplantıların düzenli olarak yapıldığı ve kayıt altına alındığı görülmüģtür. 7. Personelin özverili ve gayretli çalıģmaları tespit edilmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 7 / 20
S.NO 28 29 30 31 32 33 34 35 36 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM SAKARYA M.Y.O HENDEK MESLEK YÜKSEK OKULU AKYAZI MESLEK YÜKSEK OKULU SAPANCA MYO. GEYVE M.Y.O KARASU M.Y.O. PAMUKOVA M.Y.O. ADAPAZARI M.Y.O. SAĞLIK HĠZMETLERĠ M.Y.O. SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ UYGUNSUZLUKLAR 4 UYGUNSUZLUK; 1. 4.2.3 Gelen-Giden evrak defter sonu kapatmalarının olmadığı görülmüģtür. 2. Görev tanım teslimlerinin tamamlanmadığı görülmüģtür. 3. MüĢteri mülkiyetinin korunması ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili arģiv defterinin bulunmadığı gözlemlenmiģtir. 4. Tedarikçi değerlendirmelerinin yapılmadığı tespit edilmiģtir. 1 UYGUNSUZLUK; 1. 8.1 ÖĠM Değerlendirme Formunda 1 adet DÖF gösterilmesine rağmen ilgili DÖF görülememiģtir. 1 UYGUNSUZLUK; 1. 4.2.3 Dokümanların Kontrolü; Ana ve Alt Proseslerde güncellemelerin yapılmadığı tespit edilmiģtir. 3 UYGUNSUZLUK; 1. Tedarikçi değerlendirmelerinin yapılmadığı tespit edilmiģtir. 2. MüĢteri mülkiyetinin korunması ve güvenliğinin sağlanması için arģiv defterinin bulunmadığı gözlemlenmiģtir. 3. Hizmet ve etkinliklerin iyileģtirilmesine yönelik Öneri, istek ve memnuniyet uygulamasının değerlendirilmesi neticesinde DÖF ile ilgili formlara anlaģılır Ģekilde iģlenmemiģtir. TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, Melek TÜREL 1. 00.EÖ.PS.03 Mali iģler servisinde kullanılan ve birim personeli tarafından 00.EÖ.FR..01,02.03.04 nolu formların kullanımı için excel formatında hazırlanıp geliģtirilen dosyanın kullanımı ile zaman yönünden güzel bir iyileģtirme sağlandığı gözlemlenmiģtir. 2. 7.5.4 fiziki alan sıkıntısı nedeniyle arģiv olarak kullanılan mekanın uygun olmadığı, öğrenci sicil zarflarının çelik karteks içerisinde saklanmadığı, mevcut karteks dolaplarda tekerlek bulunmadığı gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Gelen-Giden evrak sistemi izlenebilirlik açısından çok düzenli tutulmuģ, arģiv sistemi izlenebilir. Nem ölçer cihazı kullanıldığı tespit edilmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Birim Kalite temsilcisinin görevlendirme yazısının yazılması önerilmiģtir. 2. 2009 yılında açık kalan DÖF için takip yapılmaktadır. Tetkikçiler: Ġsmail BAġ, Melek TÜREL 1. Doküman gözden geçirmelerin prosedürde belirtilen tarihte yapılmadığı gözlemlenmiģtir. 2. 7.5.4 Doküman ArĢiv Malzemesi Saklama listelerinde belirtilen tarihlerde tutarsızlık olduğu gözlemlenmiģtir. (EÖ.PS.08) 3. 7.5.4 MüĢteri mülkiyetinin korunması ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili arģiv defterinin arģivinin kullanılmamıģ olması nedeniyle kullanılmadığı gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. Birim sistemi oluģturması ve takibi konusunda M.Y.O. na örnek niteliğindedir. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, ġuayyip KAHYA 1. Birimde oluģturulan KYS dosyalarında dosya içerik listelerinin kullanılması uygun olacaktır. 2. Güncellemelerin yapılması ve geçmiģ yılların kayıtlarının da bulundurulması uygun olacaktır. 3. Birim çalıģanları eğitim ve bilinç açısından yeterli görülmüģtür. 4. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuyup, sunum hazırlamaları sistemin iģleyiģi açısından yardımcı olacaktır. Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. ArĢiv Malzemesi Saklama Listesindeki düģünceler kısmının doldurulması uygun olacaktır. 2. Sistem prosedürlerini tüm personelin okuması ve bu konuda birer sunum hazırlamaları önerilmiģtir. 3. Çevre düzenlemesi ile tüm okullara örnek gösterilebilir. Tetkikçiler: Tolga GÜNGÖRSÜN, Kerim ĠSEN 1. ADAMYO nun uzaktan eğitim faaliyetleri sunması nedeni ile örgün Eğitim-Öğretim birimlerinden farklı bir proses ve talimatlara sahip olması gerekliliği görülmüģtür. (Kargo ĠĢlemleri-Telefon ile destek, ölçme ve değerlendirme, soru bankası, optik okuma vb.) Tetkikçiler: Zuhal KARAGÜLLE, ġaban CENGĠZ 1. Birimde KYS uygulamaları için uygun bireysel ve bilimsel çalıģmalar devam etmekte olduğu, tüm personelin katılımının sağlandığı, kaliteli bir hizmet için prosedürlere riayet edildiği görülmüģ, teorideki eksikliklerin de planlı bir ekip çalıģması ile giderildiği görülmüģtür. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 8 / 20
S.NO 37 38 39 40 41 42 43 TETKĠK EDĠLEN BĠRĠM ALĠ FUAT CEBESOY M.Y.O. FERĠZLĠ M.Y.O. KAYNARCA SEYFETTĠN SELĠM M.Y.O. YABANCI DĠLLER BÖLÜM TÜRK DĠLĠ BÖLÜM ATATÜRK ĠLKELERĠ VE ĠNKILAP TARĠHĠ BÖLÜM SAÜSEM MÜDÜRLÜGÜ UYGUNSUZLUKLAR 3 UYGUNSUZLUK; 1. Dokümanların Kontrolü Prosedürüne uyulmamıģ. 2. MüĢteri odaklılık iyileģtirmeleri yapılmamıģtır. 3. Alt prosesler belirlenmiģ olmasına rağmen KYS dosyaları oluģturulmamıģ, görev tanım formları eksik yapılmıģtır. 1 UYGUNSUZLUK; 1. 4.2.3 Dokümanların Kontrolü; Ana ve Alt Proseslerde Doküman Gözden Geçirmelerin yapılmadığı tespit edilmiģtir. TETKĠKÇĠNĠN GÖZLEM VE ÖNERĠLERĠ Tetkikçiler: ġeref AKER, Mesut OKTAY 1. Birimde KYS uygulamaları için uygun bireysel ve bilimsel çalıģmalar devam etmekte olduğu, tüm personelin katılımının sağlandığı, kaliteli bir hizmet için prosedürlere riayet edildiği görülmüģ, teorideki eksikliklerin de planlı bir ekip çalıģması ile giderildiği görülmüģtür. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, ġuayyip KAHYA 1. Birimin yer sıkıntısı nedeniyle arģivi bulunmamaktadır. Bu sorunun giderilmesi önerilmiģtir. 2. Birim çalıģanlarının KYS ne ilgili olduğu gözlemlenmiģtir. 3. Standart Dosya Planına uymakta eksiklikler görülmüģ ikinci incelemede giderilmiģtir. 4. Mevcut personel sayısının yetersizliği gözlemlenmiģtir. Tetkikçiler: Mesut OKTAY, ġuayyip KAHYA 1. Mali iģler prosesinde öğrenci iģlerinin formlarının çıkarılması uygun olacaktır. 2. Satınalma prosesinde tedarikçi değerlendirme formundan bahsedilmediği halde planda yer verilmiģ. 3. Birim DÖF prosedürünü çok iyi uygulamaktadır. 4. Birim çalıģanlarının sistem prosedürlerini okuyup, sunum hazırlamaları sistemin iģleyiģi açısından yardımcı olacaktır. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Cemile YUSUFOĞLU 1. Ġdari Hizmetler Prosesinin ekinin Ġdari Hizmetler Proses Planı olarak düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Hasta Sevk ĠĢlemlerinin kaldırılması nedeniyle; proses ve planın görev tanım formunun revizyonu gereklidir. 3. Ġlgili personelin KYS temel eğitimlerine katılımının sağlanması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Cemile YUSUFOĞLU 1. Ġdari Hizmetler Prosesinin ekinin Ġdari Hizmetler Proses Planı olarak düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Hasta Sevk ĠĢlemlerinin kaldırılması nedeniyle; proses ve planın görev tanım formunun revizyonu gereklidir. 3. Ġlgili personelin KYS temel eğitimlerine katılımının sağlanması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Serpil ÜLGEN, Cemile YUSUFOĞLU 1. Ġdari Hizmetler Prosesinin ekinin Ġdari Hizmetler Proses Planı olarak düzeltilmesi önerilmiģtir. 2. Hasta Sevk ĠĢlemlerinin kaldırılması nedeniyle; proses ve planın görev tanım formunun revizyonu gereklidir. 3. Ġlgili personelin KYS temel eğitimlerine katılımının sağlanması önerilmiģtir. Tetkikçiler: Pınar SULAK, Neriman KANBUR 1. Birim Standart dosya planı uygulamasını tüm birimlere örnek olacak Ģekildi yerine getirmektedir. 2. Gelen-Giden-Zimmet defterleri evrak izlenebilirliği açısından en güzel Ģekilde yerine getirilmektedir. 3. Tüm birimlere örnek olacak Ģekilde düzenli ve arģiv yönetmeliğine uygun arģiv oluģturulmuģtur. 4. Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkin olarak uygulanması önerilmiģtir. 5. Birimde 1 personel çalıģtığından gündemli toplantılar yapılmamaktadır. 43 birimde Yapılan tetkikler sonucunda 7 birimde 14 adet uygunsuzluk tespit edilmiģ ve yapılan Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler ile uygunsuzluklar giderilmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 9 / 20
D.F. S. NO SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 5. Kalite Yönetim Sistemi Master Planı (00.00.PL.02) ve 8.1 MüĢteri memnuniyeti Değerlendirme Anketleri bölümü uyarınca gerçekleģtirilen anket uygulaması ve müģteri memnuniyetleri: 5.1. 2010 yılı ilk altı aylık anket ortalamaları; Ana/Alt Prosesler Anket ve MüĢteri Memnuniyeti % Düzeltici Önleyici/Faaliyet 1 Genel Sekreterlik 87,23-2 Hukuk MüĢavirliği --- - 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı 85,14-4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 84,98-5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 88,56 1 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı 78,98 3 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 80,63-8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı 87,60-9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı 89,43-10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 82,73 3 11 Basın ġube Müdürlüğü 88,80-12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 90,11-13 Basımevi Müdürlüğü 78,41 1 14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 74,75-15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 59,15-16 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. --- - 17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı --- - 18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı --- - 19 Sosyal Bilimler Enstitüsü 88,21-20 Fen Bilimleri Enstitüsü 98,01-21 Mühendislik Fakültesi 68,48 1 22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 72,44-23 Teknik Eğitim Fakültesi 80,61-24 Ġlahiyat Fakültesi 83,61 3 25 Eğitim Fakültesi 97,47-26 Fen Edebiyat Fakültesi 78,64 1 27 Güzel Sanatlar Fakültesi 78,13-28 Sağlık Yüksek Okulu 60,79 2 29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 83,05-30 Devlet Koservatuvarı 82,46-31 Sakarya M.Y.O. 83,66-32 Hendek M.Y.O. 72,81 1 33 Akyazı M.Y.O. 77,32 3 34 Sapanca M.Y.O. 71,74-35 Geyve M.Y.O. 73,01 2 36 Adapazarı M.Y.O. 78,23-37 Pamukova M.Y.O. 77,85 2 38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 83,09-39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 84,55-40 Karasu M.Y.O. 69,12 1 41 Ferizli M.Y.O. 84,32-42 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 93,22-43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 92,61 - KYS GENELĠ: %81,27 24 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 10 / 20
5.2. 42 ayrı noktada bulunan öneri, istek ve memnuniyet kutularından 01.01.2010 27.07.2010 tarihleri arasında çıkan öneri, istek ve memnuniyetlerin sayıları: Memnuniyet Öneri-istek Yapılan Faaliyet S.NO Birimler Sayısı Sayısı Önleyici Düzeltici 1 Genel Sekreterlik 2 - - 2 Hukuk MüĢavirliği - - 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı - - 4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 36 11 - - 5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 2-2 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı 54 92 2 3 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 10 - - 8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı - - 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı 5 10 - - 10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı - - 11 Basın ġube Müdürlüğü - - 12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü - - 13 Basımevi Müdürlüğü - - 14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 1 1 - - 15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. - - 16 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. - - 17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı - - 18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı - - 19 Sosyal Bilimler Enstitüsü - - 20 Fen Bilimleri Enstitüsü - - 21 Mühendislik Fakültesi 6 12 - - 22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 13 7-2 23 Teknik Eğitim Fakültesi - - 24 Ġlahiyat Fakültesi 15 19-1 25 Eğitim Fakültesi 1 - - 26 Fen Edebiyat Fakültesi - - 27 Güzel Sanatlar Fakültesi - - 28 Sağlık Yüksek Okulu 17 - - 29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 6 - - 30 Devlet Koservatuvarı - - 31 Sakarya M.Y.O. 4 5 - - 32 Hendek M.Y.O. 1 14 1 1 33 Akyazı M.Y.O. 2 8-3 34 Sapanca M.Y.O. 31 57 - - 35 Geyve M.Y.O. 3 - - 36 Adapazarı M.Y.O. - - 37 Pamukova M.Y.O. 14 - - 38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O - - 39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 4 27 - - 40 Karasu M.Y.O. 8 32-1 41 Ferizli M.Y.O. 9 5 - - 42 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 3 7-5 43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi - - KYS GENELĠ: 235 319 3 18 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 11 / 20
6. Birimlerin Performans Değerleri; SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ Kalite Yönetim Sistemi Master Planı 8.6 Proses Performanslarının Ölçülmesi bölümü uyarınca ana/alt proseslerin performansı. (MüĢteri memnuniyeti sonuçları, Kalite hedefi gerçekleģmeleri, Ġç Tetkik sonuçları ve DÖF lerin değerlendirilmesi sonucu belirlenmiģtir.) Ana/Alt Prosesler Anket % Ana Proses Yapılan Performansı ĠyileĢtirmeler (Kalite Hedefi) % Ġç Tetkik Performans % 1 Genel Sekreterlik 87,23 100 5 100,00 94,15 2 Hukuk MüĢavirliği --- 100 1 100,00 94,00 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı 85,14 98 3 100,00 90,15 4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 84,98 50 1 100,00 72,35 5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 88,56 100 4 100,00 93,38 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢk. 78,98 72 11 100,00 85,45 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 80,63 25 1 100,00 64,95 8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı 87,60 --- 0 100,00 92,11 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı 89,43 62 5 100,00 80,00 10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 82,73 100 12 100,00 96,94 11 Basın ġube Müdürlüğü 88,80 100 0 100,00 93,30 12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 90,11 100 1 92,86 89,90 13 Basımevi Müdürlüğü 78,41 56 1 100,00 68,88 14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 74,75 100 0 100,00 82,00 15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 59,15 100 0 100,00 71,55 16 Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. --- 100 3 100,00 90,91 17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı --- 100 3 100,00 90,91 18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı --- 100 0 100,00 90,91 19 Sosyal Bilimler Enstitüsü 88,21 96 3 100,00 91,40 20 Fen Bilimleri Enstitüsü 98,01 100 0 100,00 89,10 21 Mühendislik Fakültesi 68,48 80 5 100,00 84,63 22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 72,44 88 8 100,00 82,32 23 Teknik Eğitim Fakültesi 80,61 81 0 100,00 84,44 24 Ġlahiyat Fakültesi 83,61 100 5 100,00 92,82 25 Eğitim Fakültesi 97,47 100 0 100,00 93,65 26 Fen Edebiyat Fakültesi 78,64 97 3 100,00 84,38 27 Güzel Sanatlar Fakültesi 78,13 89 0 100,00 86,80 28 Sağlık Yüksek Okulu 60,79 92 3 100,00 78,07 29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 83,05 96 0 100,00 91,16 30 Devlet Konservatuvarı 82,46 92 0 100,00 93,12 31 Sakarya M.Y.O. 83,66 99 4 71,43 96,30 32 Hendek M.Y.O. 72,81 95 3 100,00 87,91 33 Akyazı M.Y.O. 77,32 96 6 100,00 85,59 34 Sapanca M.Y.O. 71,74 88 1 92,86 81,45 35 Geyve M.Y.O. 73,01 92 9 100,00 90,31 36 Adapazarı M.Y.O. 78,23 92 0 100,00 92,60 37 Pamukova M.Y.O. 77,85 86 6 100,00 79,86 38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 83,09 53 3 78,57 91,98 39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 84,55 100 3 78,57 90,45 40 Karasu M.Y.O. 69,12 96 5 92,86 82,83 41 Ferizli M.Y.O. 84,32 80 2 92,86 81,50 42 Kaynarca S.Selim M.Y.O. 93,22 100 9 100,00 90,48 43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi 92,61 100 0 100,00 91,40 TOPLAM %81,27 %89 129 %97,83 86,89 2010 Yılında Proseslerin ortalama performansı 86,89 olarak gerçekleģmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 12 / 20
1.Resmi yazıģma kurallarına uyulmamıģtır. 2.Standart dosya planı kodları hatalıdır. 3.Yazının ekleri eksik/hatalıdır. 4. Dağıtım birimleri eksik/hatalıdır. 5.YanlıĢ birime / daireye / kuruma yazılmıģtır. 6. Paraf / imza yetkilisi eksik / hatalıdır. 7. Yazım ve imla hataları vardır. 8. Yazı içeriği uygunsuzdur. 9. Mevzuata uygun değildir. 10. Diğer T O P L A M SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ 7. Hizmet ve etkinliklerin gerçekleģtirilmesi esnasında ortaya çıkan uygunsuzluklar; 2010 Yılında gerçekleģen uygunsuzluklar; H A T A VE N O K S A N L I K L A R OCAK - HAZĠRAN 2010 B Ġ R Ġ M L E R Genel Sekreterlik 1 1 Hukuk MüĢavirliği Personel Dairesi BaĢkanlığı 1 2 2 5 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 3 3 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 1 1 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BaĢkanlığı 2 1 1 1 5 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 1 1 2 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢkanlığı 3 1 1 2 4 1 12 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢkanlığı Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 1 2 1 4 Basın ġube Müdürlüğü Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü Basımevi Müdürlüğü Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. Döner Sermaye ĠĢletme Müdürlüğü Atatürk Ġlk.ve Ġnk.Tarihi Böl.BĢk. Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı Sosyal Bilimler Enstitüsü Fen Bilimleri Enstitüsü Mühendislik Fakültesi Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 1 2 3 6 Teknik Eğitim Fakültesi Ġlahiyat Fakültesi Eğitim Fakültesi Fen Edebiyat Fakültesi Güzel Sanatlar Fakültesi 1 1 1 3 Tıp Fakültesi Sağlık Yüksekokulu Müdürlüğü Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu Devlet Konservatuvarı 1 1 Sakarya Meslek Yüksekokulu Hendek Meslek Yüksekokulu Akyazı Meslek Yüksekokulu Sapanca Meslek Yüksekokulu 2 2 Geyve Meslek Yüksekokulu Adapazarı Meslek Yüksekokulu Pamukova Meslek Yüksekokulu 1 1 2 4 Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu 1 1 Ali Fuat Cebesoy Meslek Yüksekokulu Karasu Meslek Yüksekokulu 1 1 Ferizli Meslek Yüksekokulu Kaynarca Seyfettin Selim Meslek Yüksekokulu 1 1 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi TOPLAM 9 6 4 0 1 15 9 2 4 2 52 Uygun olmayan hizmetin değerlendirilmesinde kullanılan 00.FR.26 A/B formu ile 52 adet uygunsuzluk tespit edilmiģtir. 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 13 / 20
8. Düzeltici / Önleyici Faaliyetlerin GerçekleĢmesi; 8.1 2010 Yılında gerçekleģen Düzeltici Faaliyetler; Sıra No: ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠ YAPAN BĠRĠM/BÖLÜM ADI YAPILAN DÜZELTĠCĠ FAALĠYETĠN KONUSU Öneri- Ġç Tetkik Anket Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM Ġstek 1 Genel Sekreterlik 5 5 2 Hukuk MüĢavirliği 1 1 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı 3 3 4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 1 1 5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 1 2 1 4 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 2 3 1 2 8 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 1 1 8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢk. 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢk. 5 5 10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 3 1 1 5 11 Basın ġube Müdürlüğü 12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 1 1 13 Basımevi Müdürlüğü 1 1 14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 16 Atatürk Ġlkeleri ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 3 3 17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 3 3 18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 19 Sosyal Bilimler Enstitüsü 2 2 20 Fen Bilimleri Enstitüsü 21 Mühendislik Fakültesi 1 1 2 22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 2 6 8 23 Teknik Eğitim Fakültesi 24 Ġlahiyat Fakültesi 3 1 1 5 25 Eğitim Fakültesi 26 Fen Edebiyat Fakültesi 1 1 1 3 27 Güzel Sanatlar Fakültesi 28 Sağlık Yüksek Okulu 2 1 3 29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 30 Devlet Koservatuvarı 31 Sakarya M.Y.O 4 4 32 Hendek M.Y.O 1 1 2 33 Akyazı M.Y.O 3 3 6 34 Sapanca Meslek Yüksekokulu 1 1 35 Geyve Meslek Yüksekokulu 2 7 9 36 Adapazarı M.Y.O 37 Pamukova M.Y.O 2 4 6 38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 3 3 39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 3 3 40 Karasu Meslek Yüksekokulu 1 1 1 2 5 41 Ferizli Meslek Yüksekokulu 1 1 2 42 Kaynarca M.Y.O. 5 1 3 9 43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi TOPLAM 14 23 18 3 14 42 114 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 14 / 20
8.2 2010 Yılında gerçekleģen Önleyici Faaliyetler; Sıra No: ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠ YAPAN BĠRĠM/BÖLÜM ADI SAKARYA ÜNĠVERSĠTESĠ Ġç Tetkik YAPILAN ÖNLEYĠCĠ FAALĠYETĠN KONUSU Anket Öneri- Ġstek Hedef Uygunsuzluk Diğer TOPLAM 1 Genel Sekreterlik 2 Hukuk MüĢavirliği 3 Personel Dairesi BaĢkanlığı 4 Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı 5 Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı 6 Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi BĢk. 1 2 3 7 Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı 8 Yapı ĠĢleri ve Teknik Dairesi BaĢk. 9 Kütüphane ve Dok. Dairesi BaĢk. 10 Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı 7 7 11 Basın ġube Müdürlüğü 12 Halkla ĠliĢkiler ġube Müdürlüğü 13 Basımevi Müdürlüğü 14 Özel Güv. TeĢ. Kor. ve Güv. ġb. Md. 15 Döner Sermaye ĠĢl.Müd. 16 Atatürk Ġlkeleri ve Ġnkılap Tarihi Bölüm BaĢkanlığı 17 Türk Dili Bölüm BaĢkanlığı 18 Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı 19 Sosyal Bilimler Enstitüsü 1 1 20 Fen Bilimleri Enstitüsü 21 Mühendislik Fakültesi 3 3 22 Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fakültesi 23 Teknik Eğitim Fakültesi 24 Ġlahiyat Fakültesi 25 Eğitim Fakültesi 26 Fen Edebiyat Fakültesi 27 Güzel Sanatlar Fakültesi 28 Sağlık Yüksek Okulu 29 Beden Eğitimi ve Spor Y.O 30 Devlet Koservatuvarı 31 Sakarya M.Y.O 32 Hendek M.Y.O 1 1 33 Akyazı M.Y.O 34 Sapanca Meslek Yüksekokulu 35 Geyve Meslek Yüksekokulu 36 Adapazarı M.Y.O 37 Pamukova M.Y.O Md. 38 Sağlık Hizmetleri M.Y.O 39 Ali Fuat Cebesoy M.Y.O. 40 Karasu Meslek Yüksekokulu 41 Ferizli Meslek Yüksekokulu 42 Kaynarca M.Y.O. 43 SAÜ Sürekli Eğitim Merkezi TOPLAM 0 1 3 0 0 11 15 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 15 / 20
9. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili yapılan değiģiklikler; 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 Genel Sekreterliğe bağlı alt proses Yayın Komisyonu BaĢkanlığı Prosesi iptal edilerek Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi BaĢkanlığına bağlanmıģtır. ĠçiĢleri Bakanlığı Sivil Savunma Genel Müdürlüğünce yayınlana genelge gereği Sivil Savunma Uzmanlığı Prosesi iptal edilerek Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığına bağlanmıģtır. Genel Sekreterlik ve bağlı birimleri için uygulanan web anket soruları revize edilerek uygulamaya konulmuģtur. Eğitim Öğretim Birimleri ortak hedef ve anketleri için kurulan komisyon çalıģmaları sonucu değiģtirilen anket soruları ve hedefler ile ilgili çalıģmalar sonuçlandırılıp uygulanmak üzere birimlere gönderilmiģtir. Kalite El Kitabı (KEK), Master Planı ve KYS Dokümanlarında yapılan değiģiklikler ile ilgili revize çalıģmaları devam etmektedir. 2009 yılı iç tetkik programı hazırlanarak belirlenen tarihlerde tetkiklerin yapılması ve tetkiklerde bulunan uygunsuzlukların giderilmesi sağlanmıģtır. Ayrıca; Ġç tetkikçiler tarafından yapılan gözlemler ve öneriler ile ilgili durum değerlendirilmesi yapılarak rapor halinde YGG toplantısına sunulmuģtur. Öneri, istek ve memnuniyet uygulamaları ile düzeltici önleyici faaliyetlerin hazırlanması (DÖF) konularında bazı birimlerimizde sunumlar yapılmıģtır ve yapılmaya devam edilecektir. Yeni açılan Müh. Fak. A-2 binası ile Ġktisadi ve Ġdari Bilimler Fak. Ek binasına Öneri, istek ve memnuniyet kutuları monte edilmiģtir. 9.9 Proses ölçümleri ve veri analizleri ile ilgili çalıģmalar baģlatılmıģ olup devam etmektedir. DEĞERLENDĠRME VE SONUÇ; Belirlenen hedeflerin ölçülmesinde; genelde hedeflere ulaģıldığı görülmekle birlikte, hedef ölçümleri sonucu gereken Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler daha etkin yapılmalıdır. Yeni hedeflerin belirlenmesinde çalıģanların daha etkin rol oynaması sağlanmalıdır. 2010 yılı ilk altı ayında yapılan anketler sonucu düģük çıkan memnuniyetlerle ilgili memnuniyetin artırılmasının sağlanması amacıyla eylem planları hazırlanarak iyileģtirmeler yapılmalıdır. Öneri, istek ve memnuniyet uygulamalarının etkinliğinin artırılması ve sonuçlarına göre DÖF yapılarak uygulamaların müģteri istekleri doğrultusunda iyileģtirilmesi ve geri dönüģümlerin yapılarak kayıtlarının tutulması gerekmektedir. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün uygulandığı görülmekle birlikte; uygulamaların tüm birimlerde etkinleģtirilmesi ve uygunsuzluk formlarının etkin bir Ģekilde uygulanması sağlanmalıdır. Proses ölçümleri ve veri analizlerinin birimlerde daha etkin bir Ģekilde uygulanmalı ve devam eden çalıģmaların bitirilerek uygulamaya geçilmesi sağlanmalıdır. Sonuç olarak: Yapılan değerlendirmeler neticesinde, hizmetlerin daha etkin yapılabilmesi ve değerlendirilebilmesi için aģağıdaki kararlar alınmıģtır. 28.07.2010 TARĠHĠNDE YAPILAN YÖNETĠMĠN GÖZDEN GEÇĠRMESĠ (YGG) TOPLANTISINDA ALINAN KARARLAR 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 16 / 20
KARAR NO KARAR NO: 01 KARAR NO: 02 KARAR NO: 03 ALINAN KARAR Bir önceki YGG Toplantısında alınan karar gereği TSE eğiticileri tarafından personelimize verilmesi planlanan eğitimlerden; - TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi verilmiģ olup, - Dokümantasyon eğitimi ile Ġç Tetkik Eğitimi Ekim ayında verilmesi planlanmıģtır. - 2010 yılı Ġç Tetkik Raporlarında tetkikçiler tarafından yazılan öneriler ile ilgili her birim tarafından eylem planları hazırlanarak 2010 Eylül Ayı sonuna kadar Genel Sekreterliğe gönderilmesine karar verildi. - Birimlerce düzenlenen memnuniyet anketleri ile ilgili belirlenen hedeflerin 2011 yılında, birimler tarafından bir yıl önceki gerçekleģmeler dikkate alınarak her birim için ayrı ayrı belirlenmesi kararlaģtırıldı. KARAR NO: 04 - Eğitim Öğretim Birimlerimizin 2011 yılı ortak hedef ve anket sorularının belirlenmesi amacıyla; Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı Kalite Temsilcisi Tolga GÜNGÖRSÜN ün baģkanlığında; Fen Bilimleri Enstitüsü Kalite Temsilcisi Fatma AYDIN, Fen-Edebiyat Fakültesi Kalite Temsilcisi Mustafa DURMUġ, Kaynarca S.S. MYO Kalite Temsilcisi Metin ÖRKMEZ ve Yabancı Diller Bölüm BaĢkanlığı Kalite Temsilcisi Davut YEMENLĠ den oluģan hedeflerin belirlenmesi komisyonu kurulması ve komisyonun çalıģmalarının 2010 Eylül Ayı sonuna kadar tamamlanıp Genel Sekreterliğe sunulması kararlaģtırıldı. KARAR NO: 05 KARAR NO: 06 KARAR NO: 07 KARAR NO: 08 - KYS Proses Ölçümü ve veri analizleri ile ilgili ölçüm sisteminin gözden geçirilerek Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı koordinatörlüğünde Proses Ölçümü ve veri analizleri ile ilgili iyileģtirme çalıģmalarının 2010 yılı sonuna kadar sonuçlandırılıp uygulamaya konulması kararlaģtırıldı. - Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürünün daha etkin çalıģtırılması amacıyla, Uygunsuzluk Formlarının (00.00.FR.26 A/B) (00.00.FR.21) birimlerimiz alt proseslerinde de uygulanması kararlaģtırıldı. - Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürlerinin daha etkin çalıģtırılması için; tüm çalıģanların Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlere (DÖF) katılımının sağlanması ve teģvik edilmesi kararlaģtırıldı. - Birimlerde her ay yapılmakta olan birim içi periyodik toplantılar ile her toplantıda proses sorumlularınca yapılan sunum çalıģmalarına devam edilmesi kararlaģtırıldı. KARAR NO: 09 - Birimlerimizde kalite çalıģmaları ile ilgili iģlemleri yürüten personele 2011 yılında TSE eğitimcileri tarafından Problem Çözme Teknikleri eğitimi verilmesi kararlaģtırıldı. EKLER : 1 - Toplantı Katılım Listesi (1 Sayfa) 2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 17 / 20
2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 18 / 20
2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 19 / 20
2010 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 20 / 20