İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ GENEL SEKRETERLİK SÜRECİ İŞ AKIŞI AÇIKLAMA SORUMLU KAYIT/DOKUMAN KONTROL ONAY liğe bağlı liğe bağlı birimlerin çalışmaları ile ilgili birim amirleri ile belirli aralıklarla toplantılar yapılarak birimlerin birimlerin, verimli, düzenli daha verimli, düzenli ve uyumlu bir şekilde çalışmaları Birimlerden Gelen Resmi ve uyumlu bir şekilde sağlanır. Bu birimlerin lüğe imzaya sunulacak ı Yazılar ve Ekleri çalışmasını sağlamak, kontrol edilerek paraf edildikten sonra lüğe imzaya sunulur. Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın Raportörlük görevi yapmak Basın ve Halkla İlişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak, lüğün yazışmalarının yürütmesini sağlamak, lüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek Balıkesir Üniversitesi faaliyetlerini bağlayıcı tüm kanun ve yönetmelikleri sürekli izlemek, mevzuat değişiklikleri konusunda ilgili birimlerin bilgilendirilmesini sağlamak, Üniversitemiz Senato veya Yönetim Kurulu toplantısı kararı alındıktan sonra Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne bildirilerek toplantı çağrısı ve gündemle ilgili gerekli yazışmaların yapılması sağlanır. Toplantı günü ilgili toplantıya Raportör olarak katılıp alınan kararlar not edilir. Toplantı bitiminde bu kararlar temize çekilmesi, ilgililere duyurulması ve dosyalanması için gerekli yazışmalar yapılmak üzere Yazı İşleri Şube Müdürlüğüne verilir. Üniversitemiz tarafından yapılan faaliyetlerin Basın ve Yayın organlarına duyurulması ve Üniversitemizi tanıtımı ile ilgili yazışmaların, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılması sağlanır. Üniversitemiz bürokratik ve idari hizmetlere ilişkin yazışmaların Yazı İşleri Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmesi sağlanır. Üniversitemiz lüğünün Protokol, Ziyaret ve Tören işlerinin düzenli bir şekilde gerçekleşmesi için gereken planlama ve görevlendirmeler yapılır. Resmi Gazete de yayınlanan Üniversitemiz faaliyetlerini bağlayıcı tüm kanun ve yönetmelikler ile Üniversitelerarası Kurul ve Yükseköğretim Kurulu ının ekinde gelen kurul kararları sürekli takip edilir, Yazı İşleri Şube Müdürlüğü tarafından ilgili birimlere duyurulması sağlanır. -Birimlerden Gelen Resmi Yazılar ve Ekleri -Üyelere Gönderilen Çağrı Yazıları -İmza Sirküleri Basın organlarına yazılan. -Kurumlardan gelen -İlgililere yazılan İlgili Yazışmalar -Resmi Gazete -YÖK ten gelen -Üniversitelerarası Kurul Başkanlığından gelen -Birimlere giden
YAZI İŞLERİ SÜRECİ İŞ AKIŞI AÇIKLAMA SORUMLU KAYIT/DOKUMAN KONTROL ONAY Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait -Kurumlardan gelen 1- duyurular EBYS Sisteminde hazırlanacak üst yazıyla ilgili Yard. birimlere duyurulur. -Gönderilen 3- Sek. Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklerin duyurulması Üniversitemizi ilgilendiren ve yeni yayınlanan mevzuatın duyurulması Resmi Gazetede yayınlanan ve Üniversitemizi ilgilendiren mevzuat ile Yükseköğretim Kurulu ve Üniversitelerarası Kurul Kararları ilgili birimlere bir üst yazı ekinde duyurulur, -Resmi Gazete -YÖK ten gelen -Üniversitelerarası Kurul Bşk. gelen -Birimlere giden 1-3- Sek. Yard. Üniversite Senato İşlemleri Üniversite birimlerinden gelen gündemlerden oluşan taslak e sunulur. ün belirlediği tarih ve saatte Senato Üyeleri için toplantıya davet yazısı çıkarılır. Toplantı günü imza sirküleri, gündem listesi, tutanak, görüşülecek konulardaki dan oluşan dosya hazırlanır. Toplantı sonrasında alınan kararlar 3 er nüsha çıkarılır ve (Raportör) e imzalatılır. İmzanın üzerine mühür basıldıktan sonra ilgili birime üst yazı ile gönderilir. Karar örnekleri ve üst ilgili dosyaya kaldırılır. Bir sonraki toplantıda tüm kararlar Senato Üyelerinin imzasına açılır. İmzaları tamamlanan kararlar mühürlenip Senato Karar Defterine yapıştırılır ve sayfa kenarları mühürlenir. 2- Sek. Üniversite Yönetim Kurulu İşlemleri Üniversite birimlerinden gelen gündemlerden oluşan taslak e sunulur. ün belirlediği tarih ve saatte Kurul Üyeleri için toplantıya davet yazısı çıkarılır. Toplantı günü imza sirküleri, gündem listesi, tutanak, görüşülecek konulardaki dan oluşan dosya hazırlanır. Toplantı sonrasında alınan kararlar 3 er nüsha çıkarılır ve (Raportör) e imzalatılır. İmzanın üzerine mühür basıldıktan sonra ilgili birime üst yazı ile gönderilir. Karar örnekleri ve üst ilgili dosyaya kaldırılır. Bir sonraki toplantıda tüm kararlar Yönetim Kurulu üyelerin imzasına açılır. İmzaları tamamlanan kararlar mühürlenip Yönetim Kurulu Karar Defterine yapıştırılır ve sayfa kenarları da mühürlenir. 2- Sek.
Üniversite Disiplin Kurulu İşlemleri Üniversite birimlerinden gelen gündemlerden oluşan taslak e sunulur. ün belirlediği tarih ve saatte Kurul Üyeleri için toplantıya davet yazısı çıkarılır. Toplantı günü imza sirküleri, gündem listesi, tutanak, görüşülecek konulardaki dan oluşan dosya hazırlanır. Toplantı sonrasında alınan kararlar 3 er nüsha çıkarılır ve (Raportör) e imzalatılır. İmzanın üzerine mühür basıldıktan sonra ilgili birime üst yazı ile gönderilir. Karar örnekleri ve üst ilgili dosyaya kaldırılır. Bir sonraki toplantıda tüm kararlar Disiplin Kurulu üyelerinin imzasına açılır. İmzaları tamamlanan kararlar mühürlenip Disiplin Kurulu Karar Defterine yapıştırılır ve sayfa kenarları da mühürlenir. 2- Sek. Üniversite Yayın Komisyonu İşlemleri Üniversite birimlerinden gelen üst yazı ile Yayın Komisyonu Başkanlığına gönderilir. Gündemlerden oluşturulan taslak Yayın Komisyonu Başkanı ( ) na sunulur ve Başkanın belirlediği tarih ve saatte Yayın Komisyonu Üyeleri için toplantıya davet yazısı çıkarılır. Toplantı günü imza sirküleri, gündem listesi, tutanak, görüşülecek konulardaki dan oluşan dosya hazırlanır. Toplantı sonrasında alınan kararlar 3 er nüsha çıkarılır ve Komisyon Başkanına imzalatılır. İmzanın üzerine mühür basıldıktan sonra ilgili yerlere üst yazı ile gönderilir. Karar örnekleri ve üst ilgili dosyaya kaldırılır. Bir sonraki toplantıda tüm kararlar Yayın Komisyonu Üyelerinin imzasına açılır. İmzaları tamamlanan kararlar mühürlenir. 2- Sek. Yard.
Ceza Kurulları İşlemleri Eğitim-Öğretim Yılı Faaliyet Raporları Eğitim-Öğretim Yılı Bilimsel Faaliyet Raporları Valilik Makamına Gönderilecek Bilgilerin Hazırlanması Balıkesir Valiliğinin Her Ay Çeşitli konularda istediği Raporların düzenlenmesi Kurul tarafından alınan men-i muhakeme veya lüzum-u muhakeme kararı şikâyetçiye, şüpheliye ve Cumhuriyet Başsavcılığına gönderilir. Şikayetçi ve şüphelilere gönderilen yazıda Karara karşı tebliğ tarihinden itibaren 10 gün içerisinde Danıştay 1. Dairesi Başkanlığına gönderilmek üzere lüğümüze verilecek bir dilekçe ile itiraz hakkınız bulunmaktadır ibaresi bulunur. İtiraz süresi bitiminde ve tebligat belgeleri geldiğinde; dosyanın onaylı bir sureti, Kurul kararının aslı ve varsa itiraza ilişkin dilekçe resen incelenmek üzere Danıştay 1. Daire Başkanlığına gönderilir. Danıştay 1. Daire Başkanlığının kararı onaması halinde kurul kararı, bozması halinde Danıştay ın vereceği karar geçerlidir ve bu karar tüm ilgililere tebliğ edilerek, Cumhuriyet Başsavcılığına da iadeli taahhütlü olarak bildirilir. Tebligat belgelerinin gelmesi ile birlikte dosya bir üst yazı ekinde Personel Daire Başkanlığına gönderilir. Eğitim-Öğretim Yılının sonunda tüm birimlerden yazı ile faaliyet raporları istenir. Birimlerden gelenler tek bir rapor olarak düzenlenir ve üst yazı ile Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilir. Eğitim-Öğretim Yılının sonunda tüm birimlerden yazı ile bilimsel faaliyet raporları istenir. Birimlerden gelen raporlar dosyalanır. Valilik Makamınca belirli aralıklarla Üniversitemizden istenilen bilgiler birimlerden toplanıp düzenlenerek dosya halinde postalanmak üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir. Balıkesir Valiliğinin İlgili Yazıları ile istenen gizli içerikli konulara ilişkin alınan tedbirlerle ilgili Fakülte ve Yüksekokullardan gelen raporlar doğrultusunda oluşturulan rapor, imzalı bir üst yazı ile Valiliğe gönderilmek üzere evrak kayıt bürosuna verilir. Yazının bir örneği konu ile ilgili açılan dosyada saklanır. -Savcılık görevsizlik kararı -lük ı -Ceza Kurulu kararları Raporlar Raporlar -Valilik Makamının İlgili Yazıları -İlgili Birimlerin Yazıları -Dosya -İlgili Valilik Yazıları -Birimlerden gelen -Rapor -YÖK e gönderilen yazı. 2- Sek. 1-3-Gen. Sek.Yrd. 4- Sek. 5-Rek. Yrd 1-3-Gen. Sek.Yrd. 4- Sek. 5-Rek. Yrd 2- Sek. 2- Sek.
Bilgi Edinme Başvuruları Bilgi Edinme nin mail adresi günlük takip edilir. Başvurular kuruma geldiği gün TC kimlik kontrolleri yapıldıktan sonra kayıda alınmak zorundadır. Aynı zamanda kayıt tarihi başvuru tarihidir. Evrak imzaya açılır ve en geç iki gün içerisinde ilgili birime havale edilir. İlgili birim tarafından şahsın isteği üzerine posta yoluyla cevap verilmesi istenen başvuruların cevabı kişinin posta adresine gönderilir. Ayrıca kişiye gönderilen cevabın ebys üzerinden üst yazı ekinde Bilgi Edinme Birimine de gönderilmesi gerekmektedir. E-posta ile cevap isteyen başvurulara ise; birimler şahsa hitaben hazırladıkları cevabi ı ve varsa eklerini ebys üzerinden üst yazı ekinde Bilgi Edinme Birimine gönderirler. Gelen cevaplar kişilerin e-posta adreslerine Bilgi Edinme Birimi tarafından gönderilir. -Bilgi Edinme Başvuruları -Kişilere Yazılan Yazılar Şube Müd. BİMER Başvuruları BİMER web adresi günlük takip edilir. BİMER den 3071 Sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu uyarınca gelen başvuruların cevaplanma süreleri 30 gün, BİMER den 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu uyarınca gelen başvuruların cevaplanma süreleri ise 15 iş günü herhangi bir birimden bilgi alınacaksa bu süre 30 iş günü olur. Başvurular ilgili birime üst yazı ekinde gönderilir ve kişiye hitaben hazırlanan cevabi ı varsa ekleri ile birlikte ebys üzerinden lüğümüz Bilgi Edinme Birimine göndermeleri gerektiği belirtilir. Birimlerden gelen cevap ı; BİMER in sayfasından İşlem Yapılmışlar kısmından başvuru sahibinin e- mail adresine düşer aynı zamanda BİMER in sayfasında da cevaplandığı görülür. -Bilgi Edinme Başvuruları -Kişilere Yazılan Yazılar Şube Müd.
CİMER Başvuruları Yazıların arşivlenmesi Bilgi Edinme nin mail adresi günlük takip edilir. CİMER den 3071 Sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu uyarınca gelen başvuruların cevaplanma süreleri 30 gün, CİMER den 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu uyarınca gelen başvuruların cevaplanma süreleri ise 15 iş günü herhangi bir birimden bilgi alınacaksa bu süre 30 iş günü olur. Başvurular ilgili birime üst yazı ekinde gönderilir ve kişiye hitaben hazırlanan cevabi ı varsa ekleri ile birlikte ebys üzerinden lüğümüz Bilgi Edinme Birimine göndermeleri gerektiği belirtilir. Birimler şahsa hitaben hazırladıkları cevabi ı ve varsa eklerini ebys üzerinden üst yazı ekinde Bilgi Edinme Birimine gönderirler. Gelen cevaplar kişilerin e-posta adreslerine Bilgi Edinme Birimi tarafından gönderilir. Ayrıca cevabi yazının kişinin e-mail adresine gönderildiğine dair CİMER in sayfasına kayıt yapılır. Yıl içinde yapılan Bilgi Edinme Başvurularının istatistikleri tutularak Şubat ayının sonuna kadar Bilgi Edinme ve Değerlendirme Kuruluna Gönderilir. Yazı işlerine gelen her türlü evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır, yılsonunda bu dosyalar arşive aktarılır. -Bilgi Edinme Başvuruları -Kişilere Yazılan Yazılar Her Türlü Gelen-Giden evrak Şube Müd. 1-
EVRAK KAYIT SÜRECİ İŞ AKIŞI AÇIKLAMA SORUMLU KAYIT/DOKUMAN KONTROL ONAY Gelen Evrakların Ayrılması lüğe gelen bütün evrakların kabulü ve tasnifi. Her Türlü Gelen evrak Gelen Evrakların Kayıt Edilmesi Ayrılan evraklar taranarak EBYS sistemine kaydedilir. Her Türlü Gelen evrak Posta Hazırlanması lük ve rektörlüğe ait birimlerin gönderdiği evrakların nereye gideceğinin listesi hazırlanır. Daha sonra zarfları hazırlanıp pulları yapıştırılır. -Her Türlü Giden evrak -Zarf, Pul -Posta Gönderileri Postanın Gönderilmesi Giden evrakları PTT ye ulaştırılır. -Her Türlü Giden evrak -Posta Gönderileri Postanın Takibi İadeli taahhütlü ya da APS ile gönderilen evrakların gideceği yerlere ulaşıp ulaşmadığı takip edilir. -Her Türlü Giden evrak -Posta Gönderileri KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Gönderimi Kurum dışına gönderilecek bir belge, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi olan bir Kamu Kurumuna gideceği zaman birim amirinin imzası sonrası KEP yetkilerinin ekranına düşen belgenin Elektronik imza ile imzalanmasından sonra gönderilmesi. Kurumumuza KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile gönderilen evraklarında aynı şekilde kayıt altına alınması. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile Gelen ve Giden evrak.